Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
изымать из проверяемого фонда и передавать заведующему хранилищем неправильно подложенные дела других фондов;
сообщать заведующему хранилищем о делах, пораженных плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
изымать документы, не внесенные в опись, и помещать их в конец фонда.
В ходе проверки наличия и состояния дел не допускается:
вносить в опись неучтенные дела;
делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях или других учетных документах.
68. Недостатки, обнаруженные в ходе проверки, фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел фонда согласно приложению 15, который составляется в ходе проверки отдельно на каждую опись. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа на все описи.
В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел фонда недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся дополнительные графы. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.
На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел фонда согласно приложению 16.
При необходимости одновременно с актом проверки наличия и состояния дел фонда составляются акты о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 17, об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д., - согласно приложению 18, о неисправимых повреждениях дел (документов) - согласно приложению 19.
По окончании проверки наличия и состояния дел фонда в конце описи проставляются штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, проводившего проверку.
В случае обнаружения в описи неучтенных, литерных, свободных, пропущенных порядковых номеров и выбывших дел итоговая запись описи пересоставляется.
На не обнаруженные в ходе проверки дела составляются карточки учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 20.
Результаты проверки физического состояния документов заносятся в карточки учета физического состояния фонда согласно приложению 21.
В качестве вспомогательной учетной формы в архиве могут вестись карточки учета физического состояния дел фонда согласно приложению 22.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
69. При розыске необнаруженных дел осуществляются:
изучение документов дела фонда, старых описей, книг выдачи дел;
повторные проверки находящихся рядом фондов с целью обнаружения неправильно подложенных дел;
поиск необнаруженных дел в организациях;
изучение не внесенных в опись дел, среди которых могут оказаться необнаруженные дела;
поиск необнаруженных дел в архивах, которым передавались непрофильные дела.
Розыск дел организуется с момента выявления их отсутствия, проводится в течение одного года как в архиве, так и в других организациях. Срок розыска может быть продлен на основании докладной записки руководителя соответствующего подразделения, но не более чем на один год.
В целях розыска отсутствующих дел могут проводиться целевые проверки наличия отдельных фондов, их частей или групп дел.
Дела, найденные в ходе розыска, передаются заведующему хранилищем, который подкладывает их на место и делает отметку в картотеке необнаруженных документов об их обнаружении.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена документально, снимаются с учета. Для этого составляются акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению 23 и подробная справка о проведении розыска, которые представляются в республиканский орган государственного управления по архивам и делопроизводству для принятия окончательного решения о снятии таких дел с учета. Решение о снятии дел с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству. В картотеке необнаруженных дел производится отметка о снятии дел с учета.
Глава 14
КОНТРОЛЬ ТЕХНИЧЕСКОГО И ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ
ДОКУМЕНТОВ. ВЫЯВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ПОВРЕЖДЕНИЯМИ
НОСИТЕЛЯ И ТЕКСТА
70. При приеме в хранилища поступивших в архив документов осуществляется проверка их физического состояния, в ходе которой выявляются документы:
пораженные биологическими вредителями;
с повышенной влажностью;
с повреждениями бумаги и текста;
запыленные.
При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, в котором отражаются характер дефектов и необходимые меры по их устранению. Ликвидацию дефектов проводит организация, сдающая документы, или архив на платной основе.
Поступившие документы размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших документов в неразобранном виде. Акклиматизацию проводят в течение 7 - 14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха.
Обеспыливание поступивших документов производят в помещении обеспыливания с применением вытяжных шкафов и соблюдением санитарно-гигиенических норм. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел. Полистному обеспыливанию подвергаются документы с высокой степенью загрязнения, следами старой плесени.
71. Контроль физико-химического и технического состояния документов осуществляется:
целевым порядком;
в ходе проверки наличия и состояния дел;
при подготовке дел к выдаче из хранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром документов.
Целевая проверка физического состояния документов проводится дифференцированно с учетом ценности документов. Независимо от ценности документов целевой проверке физического состояния подлежат комплексы документов, пострадавших в результате экстремальных ситуаций.
По итогам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и в зависимости от состояния документов устанавливаются сроки проведения следующего контроля.
При организации контроля физического состояния документов подлежат выявлению:
влажные документы;
документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые);
документы с дефектами бумаги и текста.
В ходе контроля выявлению и удалению подлежат все посторонние предметы, находящиеся в делах (металлические, картонные, бумажные и другие закладки, скобы, скрепки).
Выявленные при проверке физического состояния влажные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация) и возвращению в сухом состоянии на хранение. При массовом увлажнении документов принимаются меры по осушению хранилища, нормализации режима хранения, а в необходимых случаях - по просушиванию отдельных дел, групп дел, отдельных массивов документов.
Выявленные при проверке документы, пораженные биологическими вредителями, подлежат немедленному перемещению в изолятор.
Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел.
72. Учет физико-химического и технического состояния документов осуществляется:
в листе-заверителе дела;
в листе и акте проверки наличия и состояния дел фонда;
в картотеке учета физического состояния дел фондов.
На неисправимо поврежденные дела (документы) составляется заключение реставраторов и специалистов отдела обеспечения сохранности документов архива о полной невозможности восстановления их основы и использования текстовой и изобразительной информации, а также акт о неисправимых повреждениях дел (документов), которые представляются в вышестоящий орган управления по архивам и делопроизводству для принятия окончательного решения о снятии с учета неисправимо поврежденных дел (документов).
В архиве решение о снятии неисправимо поврежденных дел (документов) с учета оформляется приказом директора архива на основании письменного разрешения вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству.
73. Специальная физико-химическая и техническая обработка документов производится в специализированных лабораториях архивной отрасли, в технических подразделениях архивов и в других организациях, осуществляющих специальную обработку документов.
Основными видами специальной обработки документов являются:
дезинфекция, дезинсекция, дератизация как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в хранилищах и на документах;
реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов документов;
воспроизведение документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; фотореставрация документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения и передачи во времени документной информации;
обеспыливание документов как вспомогательный вид работ, осуществляемый при поступлении, хранении, использовании документов, а также при выполнении консервационно-реставрационных, санитарно-гигиенических, технических операций различного назначения;
специальная обработка документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
74. Работы по специальной обработке документов подразделяются по срочности их выполнения на внеочередные и плановые.
К внеочередным относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.
Внеочередные, срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке документов и мест хранения предпринимаются также при поражении документов биологическими вредителями. В зависимости от масштабов поражения внеочередной обработке подвергаются отдельные дела, группы дел, отдельные массивы документов хранилища и соответственно отдельные средства хранения и места хранения документов или все хранилища целиком.
Порядок проведения и технология этих работ определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.
Плановая специальная обработка документов проводится в порядке очередности с учетом ценности, видовых особенностей, физического состояния документов и возможностей архива. К приоритетным относятся особо ценные документы с ослабленной физической основой.
Глава 15
СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТОВ И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
75. Страховой фонд документов представляет собой совокупность копий особо ценных документов и создается в целях сохранения документной информации в случае утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.
Выявление особо ценных документов осуществляется как в плановом порядке по документам архива, так и по заявлениям владельцев особо ценных документов.
Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм, микрофиша) первого поколения, изготовленная на фотографической пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Очередность страхового копирования определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии или интенсивно используются.
Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с установленным порядком выдачи документов из хранилищ. При этом проверяется физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки.
Страховое копирование производится по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в описи, которая копируется непосредственно перед ними. Страховому копированию подлежат все документы дела.
При страховом копировании дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается организацией - изготовителем страховых копий заново.
Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых документов.
Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми техническими регламентами и другими нормативно-техническими документами.
76. Одновременно с созданием страхового фонда архив создает фонд пользования. Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов НАФ, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.
Фонд пользования создается:
целевым порядком на наиболее используемые документы;
в результате рассекречивания документов;
в результате копирования подлинных документов, хранящихся в других государственных хранилищах;
в процессе других видов работ по использованию документов.
Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся в хранилище на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.
Копии фонда пользования на пленочной основе хранятся в отдельном хранилище с соблюдением условий хранения для данного вида носителя.
77. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.
Все страховые копии должны быть приняты отделом технического контроля (далее - ОТК) организации-изготовителя и иметь заключение ОТК об их качестве, зафиксированное в акте технического состояния страховой копии.
При приеме страховых копий проверяются полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.
По согласованию с архивом страховые копии передаются в специальное хранилище вместе с актами приема-передачи страховых копий на специальное хранение согласно приложению 24, описями микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке согласно приложениям 25, 26, описями микрофотокопий страхового фонда на микрофишах согласно приложениям 27, 28, актами технического состояния страховых копий.
В процессе хранения страховые копии подлежат:
проверке наличия для установления их фактического наличия и соответствия учетным документам;
техническому контролю состояния и своевременному проведению консервационно-профилактических работ.
Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежат 20% страховых копий производства каждого года.
Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.
Объем и периодичность проверок наличия и состояния копий фонда пользования определяются архивом с учетом его общего объема и состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий их хранения.
Глава 16
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
ПРИ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЯХ
78. Чрезвычайными ситуациями в деятельности архивов являются обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных документов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности документов архива.
К чрезвычайным обстоятельствам относятся:
объявление режима чрезвычайного положения;
техногенные катастрофы, стихийные бедствия, пожары, аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;
снятие охранной, пожарной сигнализации;
проникновение в архив посторонних людей, повлекшее исчезновение или порчу архивных документов;
другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение о приостановке деятельности архива.
79. При наступлении чрезвычайной ситуации руководство архива немедленно сообщает об этом руководству вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству и по согласованию с ним принимает решение о работе в чрезвычайном режиме, которое оформляется приказом директора архива, принимает меры по выходу из чрезвычайной ситуации и информирует о них вышестоящий орган управления по архивам и делопроизводству.
При наступлении чрезвычайной ситуации работники архива руководствуются планом работы архива в чрезвычайных ситуациях и соответствующими нормативными и методическими документами.
Раздел V
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
Глава 17
ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
80. Учет документов - определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.
Учет документов НАФ в архивах является средством обеспечения сохранности, организационной упорядоченности документов, контроля за их наличием, состоянием и движением и облегчает поиск документной информации.
Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников.
Необработанные документы учитываются подокументно или из расчета 250 листов в одной условной единице хранения.
Поступление в архив необработанных документов возможно вследствие возникновения чрезвычайных ситуаций, повлекших за собой прием документов с неистекшими сроками ведомственного хранения.
81. Основными единицами учета документов в архиве являются:
архивный фонд (объединенный архивный фонд);
архивная коллекция;
единица хранения (дело).
Учет документов строится на принципах:
централизации;
преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в архивах организаций и архивах);
динамичности (оперативное внесение изменений в учетные документы и периодическое представление сведений о составе и объеме фондов в вышестоящие органы управления по архивам и делопроизводству);
единого методического руководства.
Учет документов в архиве ведется централизованно и возлагается на специализированное подразделение или на специально выделенного работника. Кроме централизованного учета ведется учет документов по каждому хранилищу.
82. Документы фондов, образовавшихся в период вхождения Западной Белоруссии в состав Польши (1919 - 1939 гг.), учитываются по общепринятым учетным формам с добавлением к номеру соответствующего фонда буквенного индекса "ЗБ" - Западная Белоруссия.
Пример.
Ф. 12-ЗБ.
К номерам фондов бывших архивов КПБ, которые утратили организационную самостоятельность и вошли в состав архивов, добавляется буквенный индекс "П".
Пример.
Ф. 1-П.
К номерам фондов, поступивших из загрязненных радионуклидами зон и прошедших дезактивацию, добавляется буквенный индекс "Р".
Пример.
Ф. 125-Р.
Буквенные индексы проставляются в списке фондов, в карточке фонда, листе фонда и на обложке дел.
83. С целью правильной организации учета архив составляет схему учета, в которой в графической форме отражаются основные этапы работы по учету приема или выбытия документов, закрепляющие изменения в составе и объеме фондов.
Схема может быть индивидуальной для каждого архива (с учетом состава и разновидностей документов по носителям), но обязательно ориентированной на унификацию учета документов в архивах в целом.
Глава 18
ОСНОВНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
84. Основными учетными документами архива являются:
книга учета поступлений документов согласно приложениям 29, 30 - для учета каждого поступления документов в архив, их количества и состояния;
список фондов согласно приложениям 31, 32 - для пофондового и количественного учета принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций и присвоения им номеров по мере поступления;
лист фонда согласно приложению 33 - для отражения изменений в названии, составе и объеме архивного фонда в целом и по каждой описи в отдельности, учета количества описей и их нумерации, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
опись дел постоянного хранения согласно приложениям 34 - 36 - для поединичного и суммарного учета дел по каждому фонду, краткого раскрытия их состава и содержания, закрепления их систематизации;
опись дел личного происхождения согласно приложениям 37, 38;
реестр описей согласно приложениям 39, 40 - для регистрации описей дел, учета их количества;
список фондов, содержащих особо ценные дела, согласно приложениям 41, 42 - для учета фондов, содержащих особо ценные документы;
опись особо ценных дел согласно приложениям 43, 44 - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел;
реестр описей особо ценных дел согласно приложениям 45, 46 - для учета количества описей особо ценных дел;
книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования: на рулонной пленке согласно приложениям 47, 48 и на микрофишах согласно приложениям 49, 50 - для учета каждого поступления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования;
описи микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке и на микрофишах - для поединичного и суммарного учета единиц хранения копий особо ценных документов;
инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, согласно приложениям 51, 52 - для их поединичного и суммарного учета;
инвентарная книга учета музейных предметов согласно приложениям 53, 54 - для поединичного и суммарного учета музейных предметов в архиве;
перечень музейных предметов согласно приложениям 55, 56 - для их поединичного и суммарного учета в фонде;
паспорт архивохранилища согласно приложению 57 - для суммарного учета фондов, дел и их состояния в хранилище на 1 января каждого года;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле, особенностей их физического состояния, а также других элементов оформления документов дела;
паспорт архива - для отражения состояния архива на 1 января каждого года;
карточка фонда согласно приложению 58 - для централизованного учета документов НАФ и создания фондовых каталогов в вышестоящих органах управления по архивам и делопроизводству;
сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года согласно приложению 59 - для представления в фондовые каталоги вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству.
Состав и формы основных учетных документов архива определяются настоящими Правилами, а также составом и содержанием документов архива.
При автоматизированном учете документов в архиве формы основных учетных документов определяются требованиями соответствующего программного модуля.
85. На каждый фонд ведется дело фонда, в которое включаются документы по истории фондообразователя и фонда: историко-архивная справка, схема систематизации дел, рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей, листы проверки наличия и физического состояния документов, акты, фиксирующие изменения в объеме и составе фонда, сведения об использовании документов фонда и другие материалы, относящиеся к фонду.
Каждому делу фонда присваиваются номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания их номеров. Все документы, включенные в дело, нумеруются и подшиваются. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. Документы, фиксирующие изменения в объеме и составе фонда, включаются в дело фонда только после соответствующих записей в списке фондов, листе фонда и описях.
При передаче фонда в другой архив передается вся учетная документация (дело фонда, лист фонда и описи). Акты приема-передачи на выбывшие фонды помещаются в порядке возрастания номеров фондов в отдельную папку, которая хранится у работника, осуществляющего централизованный учет.
86. Вспомогательными учетными документами архива являются: лицевой счет архива; карточки и книги учета движения фондов, описей, дел; карточки учета состояния фонда; книга учета документов, переданных в другие архивы; книга учета фондов и дел, выделенных к уничтожению; книга учета документов, поступивших из загрязненных радионуклидами зон и прошедших дезактивацию; книга учета дел по личному составу. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
87. Основная и вспомогательная учетная документация архива размещается в изолированном помещении, хранится в сейфах и находится в ведении работника, ответственного за учет. По окончании работы помещения и сейфы, в которых находится учетная документация, опечатываются.
Глава 19
УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
88. Основанием для внесения изменений в учетные документы являются:
акт приема-передачи дел на государственное хранение согласно приложению 60;
акт приема-передачи документов личного происхождения на государственное хранение согласно приложению 61;
акт приема-передачи страховых копий на специальное хранение;
акт о возвращении документов собственнику личного архива согласно приложению 62;
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласно приложению 63;
акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;
акт о неисправимых повреждениях дел (документов);
акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.;
акт о технических ошибках в учетных документах;
акт о создании объединенного архивного фонда согласно приложению 64;
акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложению 65;
акт о рассекречивании документов согласно приложению 66;
акт описания документов, переработки описей согласно приложению 67.
После внесения изменений в учетные документы в акте делается отметка: "Изменения в учетные документы внесены". Ставятся дата, подпись ответственного работника. Акты помещаются в дело фонда и нумеруются по видам в пределах каждого фонда в валовом порядке.
Все записи в учетные документы вносятся работниками, ответственными за учет. Копирование учетных документов с целью передачи копий в другие структурные подразделения архива запрещается. Учетные документы (кроме описей) пользователям не выдаются.
89. В книгу учета поступлений документов вносятся все первичные и повторные поступления документов в архив. Каждое поступление получает порядковый номер.
Если документы фондообразователя поступают впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений документов только после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие в архив документы являются частью уже находящегося на хранении фонда, то в соответствующей графе книги учета поступлений документов указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.
В книгу учета поступлений документов вносятся также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве дела.
В графе "Краткая характеристика состояния и состава документов" приводятся сведения об описании документов, их видовом составе (управленческая, научно-техническая, по личному составу, личного происхождения), возможных особенностях (прошедшие дезактивацию, дезинфекцию, дезинсекцию), а также о поступивших музейных предметах.
На 1 января каждого года в книге учета поступлений документов подводится общий итог количества дел, поступивших в архив в течение года.
90. В список фондов название фонда вносится при первом поступлении в архив. Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра дел данного фонда.
Номера утраченных, переданных в другие архивы фондов, а также номера фондов, включенных в состав ОАФ, документы которых введены в научный оборот, не могут быть присвоены вновь поступившим фондам.
ОАФ, созданному в архиве, присваивается номер архивного фонда из его состава, документы которого включены в научный оборот и в наибольшей степени известны пользователям, или наиболее крупного по объему дел.
В список фондов вносится последнее наименование фондообразователя и крайние даты его существования под этим наименованием.
Название фонда личного происхождения в списке фондов включает фамилию, имя, отчество и даты жизни фондообразователя.
Для ОАФ, сформированных по признаку преемственности функций организаций, в списке фондов указываются наименование и даты существования последней организации. Название ОАФ, созданного из документов личного происхождения (семейный, родовой фонд), в списке фондов состоит из перечисления фамилий, имен, отчеств и дат жизни каждого из членов семьи, рода.
Для архивной коллекции, созданной в архиве, в списке фондов приводятся обобщенное название и дата ее создания в архиве. Для архивной коллекции, сформированной коллекционером, в списке фондов указываются ее название и даты жизни фондообразователя.
При выбытии фонда (передача в другой архив, выделение к уничтожению всех документов фонда) в графе "Отметка о выбытии" списка фонда указывается документ, на основании которого выбыли документы. В графе "Примечание" приводится наименование архива, в который передан фонд.
На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись.
91. Лист фонда составляется при первом поступлении документов фонда в архив после внесения сведений о нем в список фондов и книгу учета поступлений документов.
В верхней части лицевой стороны листа фонда указывается наименование архива, в котором хранятся документы данного фонда.
Лист фонда состоит из трех основных разделов.
Раздел "Общая характеристика фонда" включает крайние даты каждого названия фонда, название фонда, дату первого поступления фонда в архив, дату представления карточки фонда в фондовые каталоги вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству, прежние номера фонда, категорию фонда.
В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются хронологические границы каждого наименования фондообразователя.
В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все наименования организации-фондообразователя с момента ее возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период. Для ОАФ в указанной графе дается обобщенное название фонда.
Наименования всех организаций-фондообразователей, из документов которых создан ОАФ, перечисляются в графе "Название описи или аннотация документов" раздела "Учет описанных документов". Для ОАФ, созданных из документов последовательно сменявших друг друга организаций, перечисляются наименования этих организаций в хронологической последовательности.
Для ОАФ, созданного из документов личного происхождения, перечисляются фамилии, имена, отчества, псевдонимы, титулы, род деятельности, служебное положение и звание каждого члена семьи.
В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата в соответствии с записью в книге учета поступлений документов. Для ОАФ или архивной коллекции в этой графе указывается дата их поступления в архив или дата их создания в архиве.
Раздел "Учет неописанных документов" включает сведения о неописанных документах фонда. После научно-технической обработки неописанных документов, утверждения описи на ЭМК архива документы на основании актов снимаются с учета как неописанные и учитываются по общепринятым учетным формам, что отражается в соответствующих графах листа фонда.
Раздел "Учет описанных документов" включает характеристику описей фонда. При приеме документов на хранение в графе "Дата записи" указывается дата записи номеров описей, в графе "Поступление" указываются номер описи, год поступления, название описи и аннотация документов с указанием хронологических рамок, количество дел по каждой описи. Если дела описи микрофотокопированы, то в графе "Название описи и аннотация документов" проставляются буквенный индекс "МФК" (микрофотокопия) и количество скопированных дел.
При выбытии документов из архива в графе "Выбытие" листа фонда указываются номера соответствующих описей, номер и дата акта выбытия документов и количество выбывших дел. В случае выбытия всех документов описи ее номер другим описям не присваивается.
В графе "Наличие (остаток) дел" указывается количество дел, оставшихся по описи отдельно и по фонду в целом.
В тех случаях, когда в листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части которого указывается: "Продолжение: ф. ..., л. 2". Внизу заполненного листа фонда делается отметка: "См. продолжение, л. 2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения помещаются вслед за основным листом фонда.
Лист фонда пересоставляется при неисправимых повреждениях и в тех случаях, когда вновь созданному ОАФ присвоен номер одного из фондов, вошедших в его состав. В случае пересоставления старый лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка: "Лист пересоставлен". Указываются дата пересоставления, должность и подпись работника, пересоставившего лист фонда.
Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папках с клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, в котором указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папках.
Для установления наличия в архиве того или иного фонда ведется карточный указатель фондов. Карточки указателя составляются на каждое наименование организации-фондообразователя. На карточке проставляются номер и название фонда, крайние даты существования организации-фондообразователя и крайние даты имеющихся документов. Карточки размещаются в картотеке в соответствии с принятой классификационной схемой.
92. Опись дел постоянного хранения является учетным документом, отражающим поединичный и суммарный учет дел описи. Учетные номера описям присваиваются по листу фонда. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов описи ("ЛС" - личный состав, "УД" - управленческая документация, "НТД" - научно-техническая документация, "НД" - научная документация, "ПатД" - патентная документация).
Сведения об общем количестве дел в описи закрепляются в итоговой записи к описи, которая пересоставляется при каждом изменении в объеме дел описи. Если опись состоит из нескольких разделов, итоговая запись составляется к каждому из них. К каждому последующему разделу оформляется сводная итоговая запись с нарастающим итогом.
При выбытии описанных дел в соответствующей описи в графе "Примечание" против каждого выбывшего дела ставится отметка: "Выбыло".
93. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей архива. Каждой описи кроме порядкового номера в пределах фонда присваивается номер по реестру описей, который проставляется в верхнем левом углу обложки описи. Общий объем описей, количество поступивших и выбывших в течение года описей закрепляются итоговой записью на 1 января каждого года.
При выбытии всех документов описи ее номер по реестру описей другим не присваивается, в соответствующей графе реестра делается отметка с указанием основания и даты выбытия.
94. Карточки фондов заполняются на основании листов фондов на каждый впервые поступивший на хранение фонд в количестве, необходимом для представления вышестоящим органам управления по архивам и делопроизводству.
Карточки фондов являются основой для формирования фондовых каталогов: в республиканском органе государственного управления по архивам и делопроизводству - Государственного фондового каталога (далее - ГФК), в областных органах управления по архивам и делопроизводству - областных фондовых каталогов.
95. Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов, произошедших в архиве в течение года, представляются один раз в год в установленные сроки (по состоянию на 1 января наступившего года) в вышестоящие органы управления по архивам и делопроизводству для внесения изменений в фондовые каталоги.
Глава 20
УЧЕТ ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ
96. Учет особо ценных дел ведется:
по списку фондов, содержащих особо ценные дела;
по описям особо ценных дел;
по реестрам описей особо ценных дел.
Во всех учетных формах особо ценных дел сохраняются прежние архивные шифры.
Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список фондов в порядке их номеров или по мере выявления. За фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера по общему списку фондов архива. К списку фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года.
Описи особо ценных документов составляются на дела одной или нескольких описей каждого отдельного фонда в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.
Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись. К ней составляются новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учета страховой копии. Сведения о копировании особо ценных дел в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи по мере проведения их страхового копирования. В итоговой записи указывается общее количество особо ценных дел, включенных в опись. По завершении копирования всех дел данной описи в итоговой записи указывается: "Все дела по данной описи микрофотокопированы", дата, должность, подпись.
Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо ценных дел, содержащем сведения о порядковых номерах записей, номерах фондов и описей, количестве дел и листов, количестве экземпляров описей. Ежегодно к реестру составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество особо ценных описей, дел.
97. В учетных документах, на обложках особо ценных дел, на ярлыках коробок и связок, в топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные документы, проставляется буквенный индекс "ОЦ".
На фонды, по которым начато выявление особо ценных дел, составляются карточки фондов, которые представляются в фондовые каталоги вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству. На карточке фонда проставляется буквенный индекс "ОЦ", указываются название фонда, количество особо ценных дел, аннотация и крайние даты документов. При дальнейшем выявлении по фонду особо ценных дел данные о них включаются в сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов по состоянию на 1 января каждого года.
Глава 21
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
98. Особенности учета документов личного происхождения связаны с их поступлением в архив в неописанном виде. Первичный учет таких документов ведется в книге учета поступлений неописанных документов, в которой указываются условное название и номер фонда, источник поступления, дата поступления, количество документов.
99. После первичной обработки документов, составления сдаточной (расценочной) описи и утверждения ее ЭМК архива оформляются договор дарения (купли-продажи), акт приема-передачи документов личного происхождения на государственное хранение, который служит основанием для внесения записей в учетные документы архива. В листе фонда заполняется раздел "Учет неописанных документов".
При последующей обработке документов, составлении архивной описи дел личного происхождения и акта описания документов документы снимаются с учета как неописанные и вносятся в раздел "Учет описанных документов" листа фонда.
100. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт о возвращении документов собственнику личного архива или акт о выделении к уничтожению документов (в случае смерти фондообразователя, отказа наследников или иных обстоятельств).
Глава 22
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
101. Учет поступивших в архив документов по личному составу осуществляется на общих основаниях.
Для определения количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится целевая работа по их подсчету на основании листов фондов, при необходимости - описей дел с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу, составленной в произвольной форме.
102. Учету документов по личному составу в фондах структур КПБ и ЛКСМБ подлежат: дела по приему в члены КПБ, персональные дела членов КПБ, личные (кадровые) дела партийных и комсомольских работников, личные дела номенклатурных советских, хозяйственных и других категорий работников, утверждавшихся в должностях постановлениями партийных органов. Выявление таких документов может осуществляться при проведении проверки наличия дел, сверки учетных документов и других видов работ.
По мере изменения объемов дел по личному составу в учетные документы вносятся соответствующие изменения.
Глава 23
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, ИМЕЮЩИХ ВО ВНЕШНЕМ ОФОРМЛЕНИИ
ИЛИ В ПРИЛОЖЕНИИ К НИМ МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ
103. Учет документов, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, ведется в инвентарной книге учета дел.
Инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении архива, осуществляющем учет документов; второй - у материально ответственного лица; третий - в бухгалтерии архива.
Документы вносятся в инвентарную книгу в порядке учетных номеров фондов и описей, а внутри каждой описи - в порядке номеров дел. На обложке каждого дела, внесенного в инвентарную книгу, указывается инвентарный номер, под которым оно учтено в этой книге.
Инвентарный номер проставляется через дробь с архивным шифром.
Пример.
Инв. N 1
-----------------------------.
НАРБ. Ф. 3500. Оп. 3. Д. 75
К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия ответственного работника.
Инвентарная книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью. К книге составляется лист-заверитель.
104. Инвентаризация документов, имеющих во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, проводится ежегодно.
Глава 24
УЧЕТ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ
105. Учет музейных предметов осуществляется работником, ответственным за учет документов архива, на основании перечней музейных предметов. Данные перечни составляются к фондам, в составе которых поступают музейные предметы, и пополняются по мере их поступления.
Поступления музейных предметов вносятся в книгу учета поступлений документов.
Учет музейных предметов ведется в инвентарной книге, в которой каждому музейному предмету присваивается инвентарный номер, указывается его название и дается краткое описание.
106. На каждый музейный предмет заводится инвентарная карточка согласно приложению 68.
Инвентарный номер музейного предмета вносится в перечень, инвентарную книгу музейных предметов и проставляется на каждом музейном предмете.
Глава 25
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, ВКЛЮЧЕННЫХ В ДЕЛО
107. Все документы, включенные в дело, подлежат учету. Индивидуальный учет документов в каждом деле осуществляется посредством полистной нумерации. В листе-заверителе дела указывается общее количество листов в деле, оговаривается наличие непронумерованных или ошибочно пронумерованных листов, отмечаются внешние особенности носителя и текста, которые определяют их палеографическую, художественную и иную ценность:
документы, имеющие физические дефекты (надорванные, склеенные, с угасающими текстами);
конверты с вложениями и количество вложенных в них листов и предметов;
фотодокументы, рисунки, карты, планы, чертежи;
автографы деятелей государства, науки, культуры;
печати и их оттиски;
средства почтового обращения (марки, конверты, открытки, бланки, штемпели, пломбы);
документы, представляющие собой типографские оттиски или печатные издания, имеющие самостоятельную нумерацию;
картографические документы.
Для учета документов в деле может быть составлена внутренняя опись согласно приложению 69.
108. Нумерация листов и учет документов в делах закрепляют порядок их расположения и способствуют созданию условий для обеспечения лучшей сохранности каждого архивного документа.
Глава 26
УЧЕТ МИКРОФОТОКОПИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
109. Учет микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке и микрофишах, отснятых с документов на бумажной основе, ведется раздельно.
Учет ведется по книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, описям микрофотокопий страхового фонда.
Учет поступления микрофотокопий осуществляется на основании заказов на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение.
К книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись о количестве поступивших за год страховых копий.
Описи микрофотокопий страхового фонда составляются в трех экземплярах, один из которых передается в специальное хранилище, а два - остаются в архиве (один - контрольный, второй - рабочий).
По мере копирования документов и передачи микрофотокопий в специальное хранилище к описям микрофотокопий страхового фонда составляются новые итоговые записи с указанием включенных в них дел страхового фонда, скопированных дел и отснятых кадров.
В описях в графе "Примечание" напротив заголовков скопированных дел проставляется буквенный индекс "СФ". Если скопированы все дела, включенные в опись, индекс "СФ" проставляется только на обложке и титульном листе описи.
Общий объем страхового фонда и фонда пользования указывается в паспорте архива, а объем созданных за год страхового фонда и фонда пользования - в сведениях об изменениях в составе и объеме архивных фондов, направляемых в вышестоящие органы управления по архивам и делопроизводству.
Хранение и учет страхового фонда, созданного на особо ценные документы, осуществляются в специальном хранилище по установленным формам учета. Паспорт специального хранилища ведется по форме паспорта хранилища архива. Микрофотокопии страхового фонда размещаются в специальном хранилище по архивам в порядке номеров единиц учета. Для облегчения их поиска составляются топографические указатели по архивам и постеллажные указатели.
110. За единицу учета и единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма, за единицу измерения страхового фонда - кадр микрофильма.
Каждая единица хранения страхового фонда вносится в валовом порядке в книгу учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (независимо от фондовой принадлежности) с присвоением ей учетного номера.
На все микрофотокопии страхового фонда вне зависимости от фондовой принадлежности составляется опись микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования.
Архивный шифр единиц хранения страхового фонда включает наименование архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением буквенного индекса "СФ".
Архивный шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на этикетке верхней крышки коробки, в которой хранится копия, а также на боковых стенках.
В качестве вспомогательной формы учета микрофотокопий страхового фонда архивы могут вести лист (карточку) учета микрофотокопий по каждому фонду, документы которого копировались.
111. За единицу учета страхового фонда на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, изготовленный из химически инертной бумаги. Съемка нескольких дел на одну микрофишу не допускается.
За единицу хранения страхового фонда на микрофишах принимается микрофиша, за единицу измерения - кадр.
В книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер.
Описи микрофотокопий страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, на одну или несколько архивных описей.
Учетным номером единицы учета страхового фонда на микрофишах является учетный номер отснятого дела.
В каждом конверте размещается одна единица учета страхового фонда на микрофишах. Архивным шифром единицы учета соответственно является архивный шифр отснятого дела, который проставляется в верхнем правом углу конверта.
В левом углу конверта проставляется порядковый номер, присвоенный единице учета по книге учета поступлений с добавлением буквенных индексов "СФ" - для страхового фонда и "П" (позитив), "Д" (диазокопия) - для фонда пользования.
Конверты с микрофишами размещаются в специальных ящиках в порядке номеров фондов, описей, дел.
Раздел VI
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
Глава 27
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА, СОСТАВА
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПРИЕМУ, И ФОРМ ПРИЕМА
112. Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами НАФ в соответствии с его профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для каждого архива состав документов, определяющий его специализацию в соответствии с признаками классификации документов НАФ. Основной задачей комплектования архива является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю архива.
Комплектование архива включает:
определение источников комплектования;
определение состава документов, подлежащих приему;
прием-передачу документов в архив.
Комплектование архива осуществляется в порядке, определенном законодательством Республики Беларусь.
113. Комплектование архива документами, созданными на территории Беларуси, но по различным причинам оказавшимися за ее пределами, а также документами зарубежного происхождения, имеющими практическое и научно-историческое значение для Республики Беларусь, предполагает:
выявление архивных и опубликованных сведений об указанных документах за рубежом;
составление перечней документов, фондов, коллекций, соответствующих профилю архива;
изучение обстоятельств попадания за рубеж документов, созданных на территории Беларуси;
подготовку научных публикаций, содержащих информацию о документах по истории Беларуси, хранящихся за пределами республики;
своевременное информирование вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству о выявленных документах по истории Беларуси в зарубежных архивах с обоснованием необходимости получения их подлинников или копий;
осуществление работы по эквивалентному обмену копиями документов с зарубежными организациями и архивными службами зарубежных стран в соответствии с заключенными международными договорами;
прием на постоянное хранение подлинников документов или копий на правах подлинников, полученных из-за рубежа в рамках межгосударственных или иных договоров;
учет подлинников документов или копий на правах подлинников, поступивших в архив из-за рубежа.
114. Источниками комплектования архива (фондообразователями) являются юридические и физические лица, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и подлежащие передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании договора.
Определение источников комплектования архива - юридических лиц осуществляется на основании следующих основных критериев:
функционально-целевого назначения организации;
полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;
вида организации (организационно-правовая форма);
особой роли среди других однородных организаций.
Архив ведет список физических лиц - источников комплектования архива. Отнесение физических лиц к числу источников комплектования осуществляется на основании следующих критериев:
роли фондообразователя в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;
роли фондообразователя как участника, свидетеля значительных событий в жизни общества;
родственных, дружеских и творческих связей фондообразователя;
состава и содержания собранных физическим лицом документов.
115. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.
Архивом составляется список организаций - источников комплектования архива (далее - список N 1) согласно приложению 70 и список организаций, не являющихся источниками комплектования архива (далее - список N 2), согласно приложению 71.
Включению организаций в список N 1 или в список N 2 предшествует их обследование работником архива. Итоги обследования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива согласно приложению 72. На основании заключений составляются проекты списков N 1 и 2. Проекты списков рассматриваются на заседаниях ЭМК архива и в установленном порядке представляются на согласование с Центральной экспертно-методической комиссией (далее - ЦЭМК) республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству (республиканскими архивами) или экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) областного органа управления по архивам и делопроизводству (областными и зональными архивами). Согласованные списки N 1 и 2 утверждаются директором архива. Работа по уточнению списков N 1 и 2 проводится систематически и предполагает регулярный контроль за созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций. Изменения и дополнения к спискам N 1 и 2 ежегодно обобщаются и рассматриваются на заседаниях ЭМК архива. Списки источников комплектования архива переутверждаются один раз в пять лет.
Список физических лиц, архивы которых являются источником комплектования архива, ведется по установленной в архиве форме. Список физических лиц, архивы которых включены в состав НАФ, утверждается ЭМК архива один раз в год.
116. Примерный состав документов, подлежащих приему в архив, определяется перечнем типовых документов и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел организации. Состав документов служит одним из оснований для избрания наиболее рациональной формы приема.
117. Документы организаций - источников комплектования могут поступать в архив полностью или выборочно. При полном приеме в архив поступают все ценные документы конкретной организации - источника комплектования полного приема. При групповой форме выборочного приема в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (группы) источников комплектования группового выборочного приема. При повидовой форме выборочного приема в архив поступает часть ценных документов из числа не повторяющихся в фондах других организаций, от конкретной организации - источника комплектования повидового выборочного приема.
Глава 28
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
118. Экспертиза ценности документов - определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве, в архиве организации, в архиве.
Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;
при переработке описей дел;
при оптимизации состава фондов (групп фондов), содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза).
119. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности, а также оценки документов в соответствии с критериями происхождения, содержания и внешних особенностей.
К критериям происхождения относятся:
функционально-целевое назначение организации;
время и место создания документа.
К критериям содержания относятся:
значимость информации, содержащейся в документе;
вид и разновидность документа;
повторяемость информации документа в информации других документов.
К критериям внешних особенностей относятся:
подлинность документа;
юридическая достоверность документа;
особенности передачи текста документа;
особенности материальной основы документа;
физическое состояние документа.
120. Экспертиза ценности документов осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы в соответствии со следующими полномочиями:
республиканский орган государственного управления по архивам и делопроизводству определяет принципы и критерии формирования НАФ, состав документов, относящихся к НАФ, сроки хранения документов, утверждает перечни типовых документов и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, согласовывает примерные и типовые номенклатуры дел, акты о выделении к уничтожению документов, отложившихся до 1945 года включительно, решает спорные вопросы по отбору документов на хранение или для уничтожения;
областные органы управления по архивам и делопроизводству определяют состав документов, относящихся к НАФ и подлежащих хранению в соответствующих архивах, утверждают описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивов, согласовывают описи дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивов, решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;
архив организует отбор и своевременную передачу на постоянное хранение документов организаций - источников комплектования, рассматривает списки фондов, документы которых подлежат экспертизе ценности, проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, рассматривает составленные, переработанные описи дел, хранящихся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива, описи дел организаций - источников комплектования <*>.
--------------------------------
<*> Республиканские архивы рассматривают и утверждают на ЭМК описи дел постоянного хранения, описи документов личного происхождения; согласовывают описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу, номенклатуры дел.
121. Организационно-методическое руководство и контроль за проведением экспертизы ценности документов осуществляют ЦЭМК республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству, ЭПК областных органов управления по архивам и делопроизводству и ЭМК архивов.
122. При проведении экспертизы ценности документов архивы руководствуются решениями ЦЭМК республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству, ЭПК областных органов управления по архивам и делопроизводству, ЭМК архивов, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел, научно-справочным аппаратом архива, опубликованными историческими источниками и справочными пособиями.
123. Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории фондообразователя и фонда, состава и содержания документов.
124. В ходе экспертизы ценности документов каждое дело подлежит полистному просмотру. При этом документы временного хранения изымаются. Документы, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению. В результате экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел и научно-справочный аппарат к ним, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение и согласование ЭМК архива одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу. После согласования акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются директором архива. При выделении к уничтожению документов, отложившихся до 1945 года включительно, акты утверждаются ЦЭМК (ЭПК) вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК областного органа управления по архивам и делопроизводству, ЭМК республиканского архива. Документы, подлежащие уничтожению, в установленном порядке передаются на утилизацию и снимаются с учета.
Глава 29
ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
125. Архив принимает на государственное хранение документы государственной части НАФ после истечения предельных сроков их ведомственного хранения, определенных Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11).
126. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организации, сдающей документы.
127. Прием на государственное хранение документов НАФ осуществляется в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела принимаются в архив поединично по описям, утвержденным в установленном порядке. На всех экземплярах описей делаются отметки о приеме документов в архив. Вместе с делами в архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения и три экземпляра историко-архивной справки к фонду. Один экземпляр описи и историко-архивной справки остается в организации-фондообразователе.
128. Прием документов оформляется актом приема-передачи дел на государственное хранение. Акт приема-передачи дел на государственное хранение составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации-фондообразователе.
129. Если при приеме выявлена утрата документов постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.
При обнаружении расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием принимаемых дел в описи делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел указываются в акте приема-передачи дел на государственное хранение в графе "Примечание".
130. Негосударственные организации передают свои документы на государственное хранение в сроки и на условиях, оговоренных в соответствующем договоре. В зависимости от условий договора документы могут передаваться архиву:
на постоянное хранение с передачей права собственности государству;
на временное хранение с последующим переходом права собственности государству;
на временное (с указанием срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.
131. Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, совместных предприятий с долей собственности Республики Беларусь в их уставном фонде передаются на хранение в архив, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь, ратифицированными и вступившими в силу на территории Республики Беларусь.
132. При ликвидации государственной организации ее документы, включая ликвидационный баланс, передаются правопреемнику. В случае отсутствия правопреемника документы постоянного хранения передаются в архив, источником комплектования которого являлась организация, а документы по личному составу, сроки ведомственного хранения которых не истекли, - в архив вышестоящей организации по принадлежности или в городские и районные архивы. При приватизации государственной организации архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности до приватизации, остаются в составе государственной части НАФ и передаются в архив.
133. При ликвидации негосударственной организации - источника комплектования архива, не имеющей правопреемника, ее документы постоянного хранения передаются в архив, а документы по личному составу, сроки ведомственного хранения которых не истекли, - в городские и районные архивы. Документы негосударственной организации, не являющейся источником комплектования архива, передаются в районный (городской) архив.
134. Архив осуществляет прием на хранение документов личного происхождения, отнесенных к составу НАФ.
Документы личного происхождения поступают в архив:
по договору дарения;
по завещанию;
по договору купли-продажи;
по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, признании документов бесхозными.
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
