Зарегистрировано в НРПА РБ 26 января 2006 г. N 8/13884
На основании статьи 108 Закона Беларуси от 18 июля 2004 года "О нотариате и нотариальной деятельности" и Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Внести в Положение о ведомственном нотариальном архиве, утвержденное приказом Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 февраля 2001 г. N 29 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 22, 8/4959; 2004 г., N 109, 8/11216), изменения и дополнения, изложив его в следующей редакции (прилагается).
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Министр В.Г.ГОЛОВАНОВ
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Председатель Первый заместитель
Комитета по архивам Министра иностранных дел
и делопроизводству Республики Беларусь
при Совете Министров В.П.Пугачев
Республики Беларусь 07.12.2005
В.И.Адамушко
29.11.2005
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя Первый заместитель председателя
Брестского областного Витебского областного
исполнительного комитета исполнительного комитета
С.Д.Ашмянцев В.Г.Новацкий
05.12.2005 06.12.2005
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Исполняющий обязанности Председатель
председателя Гродненского областного
Гомельского областного исполнительного комитета
исполнительного комитета В.Е.Савченко
Г.В.Дашкевич 06.12.2005
02.12.2005
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Председатель Председатель
Минского городского Минского областного
исполнительного комитета исполнительного комитета
М.Я.Павлов Н.Ф.Домашкевич
06.12.2005 07.12.2005
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Могилевского областного
исполнительного комитета
Б.В.Батура
06.12.2005
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
Министерства юстиции
Республики Беларусь
01.02.2001 N 29
(в редакции постановления
Министерства юстиции
Республики Беларусь
23.12.2005 N 68)
ПОЛОЖЕНИЕ
О ВЕДОМСТВЕННОМ НОТАРИАЛЬНОМ АРХИВЕ
1. Для централизованного хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов, являющихся составной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь, в городе Минске и городах, являющихся областными центрами, Министерством юстиции Республики Беларусь образуются ведомственные нотариальные архивы.
2. Положение о ведомственном нотариальном архиве (далее - Положение) определяет порядок организации деятельности ведомственных нотариальных архивов (далее - архив), их основные задачи, функции и права, а также порядок использования документов архива, предоставления сведений и (или) документов в отношении переданных на хранение в архив документов.
3. В своей деятельности архив руководствуется Законом Республики Беларусь от 18 июля 2004 года "О нотариате и нотариальной деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 120, 2/1055), Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1999 г., N 5-6, ст. 95), Указом Президента Республики Беларусь от 12 мая 2005 г. N 220 "О некоторых мерах по упрощению порядка совершения нотариальных действий" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 74, 1/6438), нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность архивов, настоящим Положением и иными актами законодательства Республики Беларусь.
4. Штатное расписание архивов утверждается Министерством юстиции Республики Беларусь в пределах установленного фонда оплаты труда.
5. Архив имеет печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и наименованием архива.
6. Правила о соблюдении тайны нотариального действия распространяются также на работников архива, которым о совершенном нотариальном действии стало известно в связи с исполнением ими служебных обязанностей.
7. Контроль за обеспечением сохранности и учета документов архива осуществляют Министерство юстиции Республики Беларусь и управления юстиции областных исполнительных комитетов, Минского городского исполнительного комитета (далее - управления юстиции).
8. В архив на хранение поступают нотариальные документы государственных нотариальных контор, частных нотариусов, местных исполнительных и распорядительных органов соответствующей административно-территориальной единицы Республики Беларусь, дипломатических представительств, консульских учреждений Республики Беларусь и представительств Республики Беларусь при международных организациях (далее - источники комплектования архива).
9. Государственные нотариальные конторы и частные нотариусы (далее - нотариусы) передают в архив на хранение:
законченные делопроизводством и сформированные в дела нотариальные документы, наследственные дела, реестры, книги учета, журналы, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел;
экземпляры номенклатуры дел, описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, актов об уничтожении документов и дел за каждый сдаваемый в архив год.
10. Должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов передают в архив на хранение:
законченные делопроизводством и сформированные в дела нотариальные документы;
реестры и книги учета.
Передача документов, указанных в абзацах втором и третьем части первой настоящего пункта, на хранение в архив производится в порядке, устанавливаемом Минским городским и областными исполнительными комитетами по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.
11. Дипломатические представительства, консульские учреждения Республики Беларусь и представительства Республики Беларусь при международных организациях передают в архив на хранение:
законченные делопроизводством и сформированные в дела нотариальные документы;
реестры.
Передача документов, указанных в абзацах втором и третьем части первой настоящего пункта, на хранение в архив производится в порядке, устанавливаемом Министерством иностранных дел Республики Беларусь по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.
12. В состав документов архива также входят:
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;
журналы, книги, реестры, дела, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел;
научно-справочный аппарат к документам, находящимся на хранении.
13. Архив по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь может принимать на хранение иные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, связанные с нотариальной деятельностью источников комплектования архива, не указанные в пунктах 9, 10, 11 настоящего Положения.
14. Основными задачами архива являются:
комплектование документами, состав которых предусмотрен пунктами 9 - 12 настоящего Положения;
обеспечение учета, сохранности и использования документов, хранящихся в архиве;
осуществление методического руководства и контроля за состоянием архивного дела у источников комплектования архива, перечисленных в пункте 9 настоящего Положения;
подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение в соответствии с нормативными правовыми актами Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.
15. Архив в целях выполнения стоящих перед ним задач осуществляет следующие функции:
составляет и ежегодно уточняет список источников комплектования архива;
утверждает планы и описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;
составляет графики приема документов от источников комплектования архива;
на основании составленных графиков осуществляет прием документов, предусмотренных пунктами 9 - 13 настоящего Положения, не позднее одного года после окончания 10-летнего срока их хранения у источников комплектования архива;
в соответствии с утвержденными описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения ведет учет документов, хранящихся в архиве;
создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;
обеспечивает сохранность документов, регулярно проводит проверку наличия и состояния дел в архиве;
проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь источникам комплектования архива в проведении экспертизы ценности хранящихся у них документов;
оказывает нотариусам методическую и практическую помощь по формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;
обеспечивает использование документов архива в пределах, предусмотренных настоящим Положением, другими нормативными правовыми актами Республики Беларусь, в том числе составляет и выдает архивные копии, архивные выписки и архивные справки;
предоставляет по письменным запросам нотариусов архивные копии (архивные выписки, архивные справки) хранящихся в архиве нотариальных документов, а в случаях, предусмотренных настоящим Положением, - подлинные документы;
обеспечивает соблюдение в помещении архива условий, необходимых для надлежащего хранения документов;
представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов архива;
передает в установленном порядке документы и научно-справочный аппарат к ним на государственное хранение;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации лиц, ответственных за делопроизводство у источников комплектования архива;
информирует соответствующее управление юстиции о состоянии архивного дела в соответствующей административно-территориальной единице Республики Беларусь, вносит предложения по его совершенствованию;
ведет предусмотренную законодательством Республики Беларусь отчетность;
ведет прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;
требует соблюдения и исполнения правил работы с архивными документами;
по поручению управления юстиции осуществляет контроль за хранением и обеспечением использования архивных документов;
дает рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;
выдает сведения и (или) документы по совершенным нотариальным действиям в отношении переданных на хранение документов в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
запрашивает необходимые для своей работы сведения;
выполняет иные функции в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
16. Архив возглавляет заведующий архивом, который назначается на должность и освобождается от должности управлением юстиции по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.
17. Заведующий архивом:
несет ответственность за выполнение стоящих перед архивом задач и осуществление возложенных на него функций;
распределяет функциональные обязанности между работниками архива;
представляет архив во всех государственных органах и иных организациях;
выдает архивные копии, архивные выписки, архивные справки;
в случаях, предусмотренных настоящим Положением, выдает подлинные документы.
18. Работники архива назначаются на должности и освобождаются от должностей управлением юстиции.
19. Работники архива:
создают, пополняют и совершенствуют научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;
обеспечивают сохранность документов;
оказывают нотариусам методическую и практическую помощь по формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;
участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации лиц, ответственных за делопроизводство у источников комплектования архива;
ведут предусмотренную законодательством Республики Беларусь отчетность;
ведут прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;
выполняют иные действия в соответствии с должностными обязанностями.
20. Основной формой использования документов архива является выдача сведений и (или) документов лицам от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых было совершено данное нотариальное действие.
21. Выдача архивом сведений и (или) документов производится в виде архивных копий, архивных выписок и архивных справок, при этом:
21.1. сведения и (или) документы по совершенным нотариальным действиям в отношении переданных на хранение документов выдаются только лицам от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых было совершено данное нотариальное действие;
21.2. сведения и (или) документы по совершенным нотариальным действиям в отношении переданных на хранение документов выдаются по письменному требованию (запросу):
судей общих судов по имеющимся в их производстве уголовным или гражданским делам;
судей хозяйственных судов по имеющимся в их производстве делам, связанным с рассмотрением хозяйственных (экономических) споров;
прокуроров и заместителей прокуроров;
органов уголовного преследования по находящимся у них на рассмотрении материалам или в их производстве уголовным делам. Документы по совершенному нотариальному действию выдаются органам уголовного преследования по находящимся в их производстве уголовным делам в порядке, предусмотренном Уголовно-процессуальным кодексом Республики Беларусь для проведения выемки документов;
органов Комитета государственного контроля Республики Беларусь;
таможенных органов по имеющимся в их производстве делам об административных таможенных правонарушениях;
налоговых органов по проводимым ими налоговым проверкам;
других государственных органов (должностных лиц) в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь;
21.3. сведения о завещании при жизни завещателя выдаются завещателю, а после его смерти - лицам и органам, указанным в подпунктах 21.1 и 21.2 пункта 21 настоящего Положения, а также супругу, родителям, детям, внукам, деду, бабке, родным братьям и сестрам завещателя;
21.4. сведения, полученные при принятии мер по охране наследства из банков и небанковских кредитно-финансовых организаций об имеющихся у них во вкладах, на счетах или переданных им на хранение деньгах (валюте), валютных и иных ценностях, принадлежащих наследодателю, архив может выдать только исполнителю завещания и наследникам.
22. Подлинные документы выдаются архивом в случаях производства выемки, а также при направлении документов на экспертизу в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
В этом случае в деле остаются копии документов, которые заверяются заведующим архивом, при этом составляется справка о том, кому выданы подлинные документы, указываются дата и основания их выдачи.
23. По письменным запросам нотариусов архив предоставляет архивные копии документов, хранящихся в архиве, а также архивные выписки и архивные справки.
По письменному запросу государственной нотариальной конторы, частного нотариуса, передавшего документы на хранение, архив может выдать соответствующей государственной нотариальной конторе, частному нотариусу подлинные документы.
| 
