Президиум Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов.
2. Поручить Секретариату Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь до 30 декабря 2006 г. принять меры по обеспечению изготовления печатей и штампов, предусмотренных утвержденным Положением.
Председатель Совета Республики
Национального собрания
Республики Беларусь Г.НОВИЦКИЙ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Президиума
Совета Республики
Национального собрания
Республики Беларусь
06.12.2006 N 440-ПСР3
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Общие положения
1. Настоящим Положением определяется порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в Совете Республики Национального собрания Республики Беларусь (далее - Совет Республики) и Секретариате Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь (далее - Секретариат Совета Республики).
Действие настоящего Положения не распространяется на порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов, используемых в секретном делопроизводстве.
2. Совет Республики имеет:
большую печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и наименованием по ее окружности "Савет Рэспублiкi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь";
малую печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и наименованием по ее окружности "Савет Рэспублiкi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь".
3. Секретариат Совета Республики имеет:
большую печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и наименованием по ее окружности "Сакратарыят Савета Рэспублiкi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь";
малую печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и наименованием по ее окружности "Сакратарыят Савета Рэспублiкi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь".
4. В Секретариате Совета Республики также имеются:
простые печати (печати круглой формы без изображения Государственного герба Республики Беларусь);
мастичные штампы (далее - штампы);
пломбиры под пластилин.
Порядок изготовления печатей и штампов
5. Печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь изготавливаются в соответствии с Положением о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. N 424 "Об изготовлении и использовании изображения Государственного герба Республики Беларусь" (Собрание указов Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь, 1995 г., N 22, ст. 537).
6. Простые печати и штампы изготавливаются по установленным стандартам с учетом требований, предусмотренных Инструкцией о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных предприятий (участков), изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 25 сентября 2000 г. N 157 (далее - Инструкция МВД Республики Беларусь от 25.09.2000 N 157) (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 109, 8/4319).
6.1. Требуемое количество и виды простых печатей и штампов определяются с учетом реальной необходимости в них.
6.2. Печати и штампы могут изготавливаться на белорусском и (или) русском языках.
6.3. Изготовление простых печатей и штампов осуществляется по заявке самостоятельного структурного подразделения Секретариата Совета Республики (приложение 1).
К заявке прилагаются для изготовления:
простой печати, в тексте которой отсутствует наименование Секретариата Совета Республики, угловых, прямоугольных, треугольных и овальных штампов, пломбиров - образец (эскиз) печати или штампа в двух экземплярах (в случае изготовления в связи с износом прикладываются эти печать или штамп);
простой печати, в тексте которой присутствует наименование Секретариата Совета Республики:
при первичном ее изготовлении - обоснование необходимости изготовления и использования печати, выписка из положения, постановления, распоряжения или иного документа, подтверждающего право пользования такой печатью, образец (эскиз) печати в двух экземплярах;
при необходимости ее изготовления в связи с переименованием самостоятельного структурного подразделения - образец (эскиз) печати в двух экземплярах и выписка из локального нормативного правового акта о переименовании самостоятельного структурного подразделения;
при необходимости ее изготовления в связи с износом - образец (эскиз) печати в двух экземплярах и сама печать.
Образец (эскиз) простой печати или штампа выполняется разборчиво чернилами, тушью или на компьютере с указанием размеров.
6.4. Заявка согласовывается с отделом по работе с документами Секретариата Совета Республики в части необходимости использования печати или штампа в системе делопроизводства Секретариата Совета Республики. Наличие возражений не исключает дальнейшего рассмотрения заявки в соответствии с подпунктом 6.5 пункта 6 настоящего Положения.
6.5. Заявка и прилагаемые к ней документы подаются в отдел кадров и спецработы Секретариата Совета Республики, который передает их Начальнику Секретариата Совета Республики на согласование. Решение Начальника Секретариата Совета Республики является окончательным.
При принятии положительного решения Начальник Секретариата Совета Республики утверждает образец (эскиз) простой печати, в тексте которой присутствует наименование Секретариата Совета Республики.
6.6. Отдел социально-бытового развития Секретариата Совета Республики обеспечивает изготовление печати или штампа и передает их в отдел кадров и спецработы Секретариата Совета Республики. Эти печать или штамп учитываются работником отдела кадров и спецработы Секретариата Совета Республики, ответственным за их учет, в журнале учета печатей и штампов (приложение 2) и выдаются под роспись работнику Секретариата Совета Республики, ответственному за их использование и хранение.
Порядок использования, хранения и уничтожения печатей
с изображением Государственного герба Республики Беларусь
7. Большая печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и наименованием "Савет Рэспублiкi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь" ставится:
на документах, подписанных Председателем Совета Республики (его заместителем) и требующих особого удостоверения;
на Почетных грамотах Национального собрания Республики Беларусь;
на командировочных удостоверениях членов Совета Республики;
в контрактах, подписываемых Председателем Совета Республики (его заместителем);
на справках, отчетных документах, направляемых в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее - Фонд социальной защиты населения);
в трудовых книжках членов Совета Республики;
на иных документах, на которых оттиск печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь предусмотрен законодательством Республики Беларусь.
8. Большая печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и наименованием "Сакратарыят Савета Рэспублiкi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь" ставится:
на документах, подписанных Начальником Секретариата Совета Республики (его заместителем) и требующих особого удостоверения;
на договорах, заключаемых от имени Секретариата Совета Республики;
на командировочных удостоверениях работников Секретариата Совета Республики;
в контрактах, подписываемых Начальником Секретариата Совета Республики (его заместителем);
на справках, отчетных документах, направляемых в Фонд социальной защиты населения;
в трудовых книжках работников Секретариата Совета Республики;
на копиях документов для удостоверения заверительной отметки;
на иных документах, на которых оттиск печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь предусмотрен законодательством Республики Беларусь.
9. Малая печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и наименованием "Савет Рэспублiкi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь" либо "Сакратарыят Савета Рэспублiкi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь" ставится на служебных удостоверениях, пропусках и других документах по указанию Начальника Секретариата Совета Республики.
10. Оттиск печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь должен захватывать часть наименования должности и подлинной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
11. Право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь имеет Начальник Секретариата Совета Республики.
Начальник Секретариата Совета Республики своим распоряжением возлагает на заместителя Начальника Секретариата Совета Республики либо заведующего отделом кадров и спецработы Секретариата Совета Республики ответственность за хранение и использование по его указанию печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
12. При смене Начальника Секретариата Совета Республики печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь передаются по акту (приложение 3) вновь назначенному руководителю.
13. Печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь хранятся в надежно закрываемых сейфах. Должностные лица, ответственные за использование и хранение печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, обязаны не допускать их повреждения или утери.
14. Печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь по миновании их надобности, при повреждении или непригодности к применению уничтожаются в порядке, установленном Инструкцией МВД Республики Беларусь от 25.09.2000 N 157.
Порядок использования простых печатей <*>
15. В Секретариате Совета Республики используются следующие виды простых печатей:
15.1. "Секретариат Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь. Для документов (индекс)" - выдается руководителю соответствующего самостоятельного структурного подразделения.
Эта печать проставляется:
на копиях распоряжений Председателя Совета Республики (его заместителя), Начальника Секретариата Совета Республики (его заместителя) по основной деятельности, копиях документов, резолюций (рефераток) Председателя Совета Республики (его заместителя), Начальника Секретариата Совета Республики (его заместителя), размноженных экземплярах служебных документов <**>, не воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, - работниками отдела по работе с документами;
на копиях распоряжений Председателя Совета Республики (его заместителя), Начальника Секретариата Совета Республики (его заместителя) по личному составу и на выписках из них, пропусках на право пользования автомобильной стоянкой Совета Республики - работниками отдела кадров и спецработы;
на копиях документов, резолюций (рефераток) Председателя Совета Республики (его заместителя), Начальника Секретариата Совета Республики (его заместителя) при ведении делопроизводства по обращениям граждан - работниками отдела писем и приема граждан.
--------------------------------
<*> Могут использоваться простые печати, изготовленные как на русском, так и на белорусском языках.
<**> По согласованию с Начальником Секретариата Совета Республики.
15.2. "Секретариат Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь. Для командировок" - выдается работнику отдела по работе с документами; проставляется на командировочных удостоверениях для подтверждения подписи и даты прибытия и убытия.
15.3. "Секретариат Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь. Для пакетов (индекс)" - выдается:
работнику отдела по работе с документами; проставляется на реестрах исходящей корреспонденции, на конвертах и пакетах с документами, подготовленными к отправке, на актах на снятие показаний счетчика маркировальной машины для оплаты почтовых услуг, на описях корреспонденции (входящей), доставляемой фельдъегерской связью, на контрольных листах отправки корреспонденции фельдъегерской связью, на справках о приеме и доставке срочной корреспонденции фельдъегерской связью, на реестрах экспедиторов полиграфических предприятий, на реестрах доставки почтовых отправлений;
работнику управления информации; проставляется на реестрах экспедиторов РУП "Издательство "Белорусский Дом печати" и других полиграфических предприятий.
15.4. "Секретариат Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь. Для телеграмм" - выдается работнику отдела по работе с документами; проставляется на копиях телеграмм и их описях, подаваемых в счет аванса.
15.5. "Секретариат Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь. Отдел кадров и спецработы" - выдается работнику отдела кадров и спецработы; проставляется на листках нетрудоспособности, выписках из трудовых книжек или их копиях, других документах или их копиях, выдаваемых в отделе кадров и спецработы.
15.6. "Секретариат Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь. Протокольный отдел" - выдается работнику протокольного отдела управления организационной работы; проставляется на копиях законов Республики Беларусь, постановлений Президиума Совета Республики, постановлений Совета Республики, протоколов поручений Председателя Совета Республики (его заместителя), Начальника Секретариата Совета Республики (его заместителя).
16. Оттиск простой печати на документах должен захватывать часть наименования должности и подлинной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ, оттиск печати на копии документа, размноженном экземпляре документа - часть наименования должности этого лица, а на копии резолюции (рефератки) - часть его фамилии.
17. Ответственный за использование и хранение простых печатей определяется руководителем самостоятельного структурного подразделения Секретариата Совета Республики. По его указанию простые печати могут временно передаваться другим работникам этого структурного подразделения. Временная передача простых печатей фиксируется работником отдела кадров и спецработы Секретариата Совета Республики, ответственным за их учет, в журнале учета печатей и штампов.
Порядок использования штампов <*>
--------------------------------
<*> Могут использоваться штампы, изготовленные как на русском, так и на белорусском языках.
18. Штампы для проставления отметок о прохождении и контроле за выполнением документов и других отметок используются в Секретариате Совета Республики по прямому назначению.
19. В Секретариате Совета Республики используются следующие виды штампов:
19.1. "Совет Республики Национального собрания Республики Беларусь" - выдается работнику отдела кадров и спецработы; проставляется в трудовых книжках, справках, личных карточках учета военнообязанных.
19.2. "Секретариат Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь" - выдается работнику отдела кадров и спецработы; проставляется в трудовых книжках работников Секретариата Совета Республики, выдаваемых им справках, личных карточках учета военнообязанных, на квитанциях авансовой книжки по расчетам за услуги связи.
19.3. "Секретариат Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь. Дата, вход. N" - выдается работнику отдела по работе с документами; проставляется на подлежащих регистрации документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого их листа.
19.4. "Секретариат Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь. Отдел писем и приема граждан. Дата, вход. N" - выдается работнику отдела писем и приема граждан; проставляется на письменных обращениях граждан и ответах организаций на запросы из Совета Республики или Секретариата Совета Республики по обращениям граждан в правом нижнем углу или на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого их листа.
19.5. "Секретариат Совета Республики. Инв. N" - выдается работнику Главного экспертно-правового управления; проставляется на периодических печатных изданиях (кроме газет) и юридической литературе, приобретенной для правового и информационно-аналитического обеспечения деятельности Совета Республики, его органов и членов Совета Республики, в правом нижнем углу обложки либо титульного листа.
19.6. "Секретариат Совета Республики. Управление информационных ресурсов и технологий" - выдается работнику управления информационных ресурсов и технологий; проставляется на поступающей вместе с программно-техническими средствами технической документации и магнитных носителях с программными продуктами и базами данных в правом нижнем углу лицевой стороны первого их листа или на другом свободном месте.
19.7. "Секретариат Совета Республики. Для литературы" - выдается работнику отдела социально-бытового развития; проставляется на приобретенной им литературе в правом нижнем углу титульного листа.
19.8. "Контроль" - выдается работнику отдела по работе с документами, работнику отдела писем и приема граждан, работнику отдела кадров и спецработы; проставляется, как правило, на документах, подлежащих контролю, в правом верхнем углу первой их страницы.
19.9. "Выбыло" - выдается работнику отдела по работе с документами; используется для проставления отметок в описях дел в графе "примечания".
19.10. "Вручить немедленно", "Вскрыть лично" - выдаются работнику отдела по работе с документами; проставляются на конвертах и пакетах с документами в правом верхнем их углу.
19.11. "Подлежит возврату в Секретариат Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь", "Подлежит возврату в отдел по работе с документами Секретариата Совета Республики" - выдаются работнику отдела по работе с документами; при необходимости проставляются на подлежащих возврату документах в правом верхнем углу первой их страницы.
19.12. "Подлежит опубликованию в газете. Дата" - выдается работнику протокольного отдела управления организационной работы; проставляется на подлежащих опубликованию в периодических печатных изданиях законах Республики Беларусь в правом верхнем углу первой страницы соответствующего документа.
19.13. "Копия" - выдается работнику отдела кадров и спецработы; проставляется на копиях трудовых книжек или выписках из них в правом верхнем углу первой страницы соответствующего документа.
19.14. "Верно" - выдается работнику отдела кадров и спецработы; проставляется на копиях трудовых книжек или выписках из них ниже реквизита "подпись" либо последней записи в трудовой книжке.
19.15. "Выдан вкладыш" - выдается работнику отдела кадров и спецработы; проставляется на титульном листе трудовой книжки вверху в случае дополнения ее вкладышем.
19.16. Порядок использования штампов, применяемых при работе с системой "Атлас-Беларусь", регулируется Инструкцией по организации и обеспечению эксплуатации защищенной электронной почты в Национальной сети передачи шифрованной информации "Атлас-Беларусь", утвержденной постановлением Комитета Государственной безопасности Республики Беларусь от 19 октября 2004 г. N 28с.
20. Ответственный за использование и хранение штампов определяется руководителем самостоятельного структурного подразделения Секретариата Совета Республики. По его указанию штампы могут временно передаваться другим работникам этого структурного подразделения. Временная передача штампов фиксируется работником отдела кадров и спецработы Секретариата Совета Республики, ответственным за их учет, в журнале учета печатей и штампов.
Порядок выдачи и хранения пломбиров под пластилин
21. Пломбиры под пластилин - металлические (латунные) печати для опечатывания служебных помещений, сейфов, шкафов и т.п.; используются по прямому назначению.
По указанию Начальника Секретариата Совета Республики работникам Секретариата Совета Республики, в шкафах, сейфах либо служебных помещениях которых находятся документы, сохраняемые в силу их значимости или содержащие информацию ограниченного распространения и (или) информацию, отнесенную к государственным секретам, либо дорогостоящее оборудование, выдаются пломбиры под пластилин.
22. Пломбиры под пластилин хранятся у работников Секретариата Совета Республики, получивших их для использования, в месте, обеспечивающем их сохранность и исключающем несанкционированное использование.
Порядок хранения и уничтожения простых печатей и штампов
23. Простые печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых сейфах. Запрещается хранение простых печатей и штампов в других местах, а также передача их лицам, не имеющим права на использование и хранение этих печатей и штампов.
24. Работники, ответственные за использование и хранение простых печатей и штампов, не должны допускать их повреждения, утери или незаконного использования.
25. Контроль за правильностью использования и хранения простых печатей и штампов в самостоятельных структурных подразделениях Секретариата Совета Республики возлагается на их руководителей.
26. Работник Секретариата Совета Республики, ответственный за использование и хранение простых печатей и штампов, при увольнении или переводе его на другую должность в Секретариате Совета Республики все имеющиеся у него печати и штампы передает через отдел кадров и спецработы (с отметкой в журнале учета печатей и штампов) вновь назначенному работнику или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.
27. Простые печати и штампы по миновании их надобности, при повреждении или непригодности к применению передаются работнику отдела кадров и спецработы Секретариата Совета Республики, ответственному за их учет, для уничтожения.
27.1. Уничтожение простых печатей, в тексте которых присутствует наименование Секретариата Совета Республики, производится в порядке, установленном Инструкцией МВД Республики Беларусь от 25.09.2000 N 157.
27.2. Уничтожение других простых печатей и штампов с составлением соответствующих актов производится комиссией, создаваемой согласно распоряжению Начальника Секретариата Совета Республики.
К акту об уничтожении простых печатей и штампов в обязательном порядке прилагаются их оттиски.
Акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается Начальником Секретариата Совета Республики.
27.3. Данные об уничтожении простых печатей и штампов заносятся в журнал учета печатей и штампов.
Заключительные положения
28. Наличие печатей и штампов, порядок их хранения и использования по мере необходимости, но не реже одного раза в созыв проверяются комиссией, создаваемой согласно распоряжению Начальника Секретариата Совета Республики.
29. О проводимой комиссией проверке делается отметка в журнале учета печатей и штампов после последней записи (например: "10.02.2006. Проверено наличие и хранение печатей и штампов. Нарушений не обнаружено. Подписи членов комиссии").
30. В случае утери печати или штампа руководители самостоятельных структурных подразделений Секретариата Совета Республики незамедлительно информируют об этом Начальника Секретариата Совета Республики.
31. Лица, нарушившие установленный порядок изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка для работников Секретариата Совета Республики Национального собрания Республики Беларусь, а также иную ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
32. Не предусмотренные в настоящей Инструкции вопросы, касающиеся изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов, подлежат согласованию с Начальником Секретариата Совета Республики.
Приложение 1
к Положению о порядке
изготовления, учета, хранения,
использования и уничтожения
печатей и штампов
Начальнику Секретариата
Совета Республики
Национального собрания
Республики Беларусь
_______________________
ЗАЯВКА
Прошу поручить отделу социально-бытового развития обеспечить
изготовление _______________________________________________________
(описание печати, штампа)
____________________________________________________________________
в связи с __________________________________________________________
(обоснование необходимости изготовления печати, штампа)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Образец (эскиз) в 2 экз. прилагается.
_____________________ _________________ ___________________
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
"__" ___________ 20__ г.
Согласовано:
Заведующий отделом
по работе с документами
"__" ___________ 20__ г.
Приложение 2
к Положению о порядке
изготовления, учета, хранения,
использования и уничтожения
печатей и штампов
ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов <*>
_____________________________________________
(наименование организации)
----+------------+---------+-------+-----------+--------+---------+---------¬
¦N ¦Наименование¦Правовые ¦Оттиски¦Должность, ¦Роспись ¦Роспись ¦Отметка о¦
¦п/п¦печатей и ¦основа- ¦печатей¦фамилия и ¦работ- ¦работника¦снятии с ¦
¦ ¦штампов (при¦ния для ¦и ¦инициалы ¦ника в ¦при ¦учета; ¦
¦ ¦возможности ¦изготов- ¦штампов¦работника, ¦получе- ¦возврате ¦основание¦
¦ ¦и номера) ¦ления ¦ ¦ответствен-¦нии пе- ¦печати ¦для ¦
¦ ¦ ¦печатей и¦ ¦ного за ис-¦чати или¦или ¦снятия с ¦
¦ ¦ ¦штампов ¦ ¦пользование¦штампа, ¦штампа, ¦учета ¦
¦ ¦ ¦(номер ¦ ¦и хранение ¦дата ¦дата ¦ ¦
¦ ¦ ¦и дата ¦ ¦печатей и ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦заявки) ¦ ¦штампов ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+---------+-------+-----------+--------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+------------+---------+-------+-----------+--------+---------+----------
--------------------------------
<*> Журнал ведется работником, ответственным за учет и хранение
печатей и штампов.
Приложение 3
к Положению о порядке
изготовления, учета, хранения,
использования и уничтожения
печатей и штампов
АКТ
приема-передачи
печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь
________________ г. г.Минск
Произвести прием-передачу от _______________________________________
к ________________________________________________________ следующих
печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь:
-----------+----------------------------------+--------------------¬
¦ N п/п ¦ Наименование печати ¦ Оттиск печати ¦
+----------+----------------------------------+--------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦----------+----------------------------------+---------------------
Передал печати с изображением Принял печати с изображением
Государственного герба Государственного герба
Республики Беларусь Республики Беларусь
__________________ __________________
(подпись) (подпись)
| 
