Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
163. Порядок работы пользователей с НТД и НСА в читальном зале архива, их права, обязанности и ответственность определяются Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь, утвержденными приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 25 ноября 1999 г. N 52. Архив предоставляет пользователям имеющийся НСА: описи, каталоги, перечни, обзоры, путеводители и другие справочники, документы по заявленной тематике, копии фонда пользования, обеспечивает консультирование по составу и содержанию документов и НСА по теме исследования.
164. Заказы на выдачу описей и НТД для работы в читальном зале оформляются работниками читального зала и фиксируются в журнале регистрации заказов пользователей на выдачу описей, единиц хранения по форме согласно приложениям 22, 23. Каждая единица хранения выдается пользователю под расписку в соответствующей графе заказа. Справочно-информационные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день обращения.
165. Описи и НТД выдаются пользователям в читальный зал на срок до одного месяца.
Продление сроков пользования в читальных залах описями и НТД согласуется с работниками читального зала, продление сроков пользования особо ценными документами согласуется с директором архива, при необходимости оформляется новый заказ.
166. Доступ и использование документов, подпадающих под действие актов законодательства Республики Беларусь об авторском праве и смежных правах, на которые срок действия авторского и смежных прав не истек, осуществляются в соответствии с действующим законодательством.
Выдача пользователям документов, перешедших в установленном законодательством Республики Беларусь порядке в государственную собственность, не ограничивается.
Глава 26
ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ВЫСТАВОК
167. Выставка НТД представляет собой художественно оформленную подборку подлинников или копий документов, отражающих развитие науки и техники, достижений в области культуры, жизни и деятельности лиц, внесших значительный вклад в научно-техническое и культурное развитие в Республике Беларусь и за рубежом.
Выставки организуются архивом самостоятельно или совместно с другими организациями.
168. Выставки могут быть стационарными, передвижными, постоянно действующими (с использованием копий документов) или временными. Выставки НТД проводятся архивом как на бесплатной, так и на возмездной основе. В целях рекламы выставок архив использует средства массовой информации.
169. Разрешение на выдачу НТД для экспонирования за пределами архива оформляется приказом директора архива.
170. При организации выставок разрабатываются тематические и тематико-экспозиционные планы, которые содержат названия разделов выставки, аннотированные перечни отобранной для экспонирования НТД, иллюстративные и информационные материалы.
НТД и другие экспонаты перечисляются с указанием размеров и порядка размещения на стендах или в витринах.
171. Экспонирование подлинной НТД, находящейся в плохом физическом состоянии, не допускается. Ответственность за сохранность документов несут организации - устроители выставок. Архив, предоставивший НТД для выставок, обеспечивает контроль за соблюдением ими требований обеспечения сохранности документов при транспортировке, монтаже (демонтаже) и экспонировании.
172. Все основные документы по организации и проведению выставок формируются в специальные дела, которые вносятся в номенклатуру дел архива.
Глава 27
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НТД В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
173. Использование НТД архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио- и телевизионных передач.
174. Статьи, подборки документов, корреспонденции, информации, которые архив готовит для периодической печати, могут носить характер обзора НТД по определенной теме, посвящаться истории отраслей промышленности, крупнейших научных и научно-технических центров, открытий и изобретений, отдельным объектам капитального строительства, вопросам использования НТД в новых инженерных решениях, содержать информацию о деятельности ученых и специалистов.
175. Использование НТД в радио- и телевизионных передачах архив организует в форме тематических бесед, информации, интервью, репортажей, посвященных выдающимся деятелям науки и техники, истории различных организаций, научных центров.
При подготовке радио- и телепередач НТД используется самостоятельно и в сочетании с другими видами документов.
176. НТД может быть использована по инициативе архива или в связи с обращением теле- и радиостудий, компаний при создании документальных, научно-популярных, учебных программ и фильмов.
177. Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются со средствами массовой информации и включаются в план работы архива.
Глава 28
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НТД ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
178. НТД используется при проведении информационных мероприятий, представляющих общественный интерес, а также посвященных выдающимся деятелям науки и техники, строительству уникальных объектов капитального строительства, памятникам архитектуры.
179. Мероприятия проводятся в плановом порядке на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями в виде конференций, встреч с общественностью, экскурсий в архиве, презентаций, дней открытых дверей, круглых столов, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников.
180. Информационные мероприятия с использованием НТД сопровождаются выступлениями работников архива.
181. При организации мероприятий составляется программа их проведения, в которой определяются тематика докладов, выступлений, состав НТД, предназначенной для демонстрации, и продолжительность их проведения.
182. Публикация НТД в различных формах осуществляется в установленном законодательством порядке.
Глава 29
ПОРЯДОК КОПИРОВАНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
183. Заказы на копирование НТД принимаются архивом от юридических и физических лиц.
184. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются копии. Копирование производится на возмездной основе. Копирование архивных документов осуществляется по разрешению директора архива на основании заказа пользователя и регистрируется в журнале учета заказов на копирование документов по форме согласно приложениям 24, 25.
Копии НТД выдаются пользователю или его доверенному лицу под расписку либо могут быть высланы по почте.
185. При отсутствии в архиве технических возможностей допускается копирование документов техническими средствами пользователей: сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами. Копирование техническими средствами пользователей производится только с разрешения директора архива в помещении читального зала и под контролем его работника на договорной основе.
186. НТД, имеющая неудовлетворительное физическое состояние, копированию не подлежит. Вопрос о копировании НТД, а также НТД из единиц хранения, требующих расшивки или реставрации, решается директором архива в каждом конкретном случае на договорной основе.
187. Копирование документов негосударственной части НАФ осуществляется в соответствии с условиями, установленными фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на хранение в архив. При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
Глава 30
УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НТД
188. Архив ведет учет подготовленных им информационных документов, исполненных тематических запросов, пользователей и тематики исследований, изготовленных копий по заказам пользователей, изданных ими или с их участием публикаций, других форм использования документов.
189. Архив ведет учет заказов на копирование документов по журналу учета заказов на копирование документов; учет пользователей и их личных дел ведется по журналу регистрации пользователей и их личных дел; пользователей, тематики их исследований, поступающих и исполненных тематических запросов - на карточках.
190. Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
191. Учет подготовленных архивом выставок, экскурсий, лекций, статей, тематических подборок, печатных изданий, радио- и телепередач, инициативных информаций ведется на карточках учета форм использования документов.
Приложение 1
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
Форма внутренней описи документов единицы хранения N _____
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов единицы хранения N _____
------+----------------+---------------+----T-----------+----------¬
¦ N ¦Индекс документа¦ Заголовок ¦Дата¦Номер листа¦Примечание¦
¦ п/п ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+----------------+---------------+----+-----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-----+----------------+---------------+----+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----+----------------+---------------+----+-----------+-----------
Итого __________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
_____________________________________ __________ _________________
(наименование должности составителя (подпись) (расшифровка
внутренней описи) подписи)
________________
(дата)
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 2
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ НТД
Наименование государственного архива
____________________________________________________________
(название фонда)
Фонд N ______
ОПИСЬ N _____
___________________________________________________________
(вид научно-технической документации)
___________________________________________________________
(крайние даты)
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 3
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
ФОРМА ОПИСИ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ НТД
Наименование вышестоящей УТВЕРЖДАЮ
организации ___________________________________
Наименование организации (наименование должности
___________________________________
руководителя организации)
___________ _____________________
(подпись) (расшифровка подписи)
___________
(дата)
Фонд N ________
ОПИСЬ N ________
постоянного хранения
за _______________ годы
----+---------+---------+-------+-------+-------------------+------¬
¦N ¦Обозначе-¦Заголовок¦Органи-¦Год ¦Количество листов ¦Приме-¦
¦п/п¦ние ¦единицы ¦зация- ¦оконча-+-------+------+----+чание ¦
¦ ¦объекта ¦хранения ¦разра- ¦ния ¦тексто-¦графи-¦фото¦ ¦
¦ ¦(изделия,¦ ¦ботчик ¦разра- ¦вых ¦ческих¦ ¦ ¦
¦ ¦темы) ¦ ¦ ¦ботки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------+-------+-------+------+----+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+---------+---------+-------+-------+-------+------+----+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+---------+---------+-------+-------+-------+------+----+-------
В опись (раздел описи) включено ____________________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения с N ________ по N _________ за _______________ годы,
в том числе:
литерные номера ____________________________________________________
пропущенные номера _________________________________________________
Всего в опись включено _____________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
с N ___________ по N _____________ за ________________________ годы.
Составитель описи ________________________ _________ ______________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка
подписи)
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК Протокол ЭК
______________________________ ______________________________
(наименование (наименование организации)
______________________________
государственного архива)
от ____________ N ___________ от ___________ N ________
Научно-техническая документация передана на государственное хранение
____________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
Сдал _____________________________________ __________ ______________
(наименование должности (подпись) (расшифровка
работника организации) подписи)
Принял ___________________________________ __________ ______________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка
государственного архива) подписи)
Формат А4 (297 x 210)
Приложение 4
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА СПИСКА ФОНДОВ,
СОДЕРЖАЩИХ ОСОБО ЦЕННЫЕ ЕДИНИЦЫ ХРАНЕНИЯ
Наименование государственного архива
СПИСОК
фондов, содержащих особо ценные единицы хранения
Том N __________
Начат __________
Окончен ________
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 5
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
Форма списка фондов, содержащих особо ценные единицы хранения
------+-------------+-----------------+---------------+------------¬
¦N п/п¦ Номер фонда ¦ Название фонда ¦ Номера описей ¦ Примечание ¦
+-----+-------------+-----------------+---------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-----+-------------+-----------------+---------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦-----+-------------+-----------------+---------------+-------------
Итого на 1 января _______ года _____________________________ фондов.
(цифрами и прописью)
_____________________________________ __________ _______________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка
государственного архива) подписи)
_____________
(дата)
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 6
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ
Наименование государственного архива
____________________________________________________
(название фонда)
Фонд N _______
ОПИСЬ N ______
особо ценных единиц хранения
__________________________________
(крайние даты единиц хранения)
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 7
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
ФОРМА ОПИСИ ОСОБО ЦЕННЫХ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ
Наименование государственного архива УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК _________________
______________________________
(наименование
государственного архива)
Фонд N _______ _________ N __________________
ОПИСЬ N ___
особо ценных единиц хранения
за ________ годы
----+-----T-----+-------+-----T------+---------+-------------+------¬
¦N ¦Номер¦Номер¦Заголо-¦Край-¦Коли- ¦Сведения ¦Сведения ¦Приме-¦
¦п/п¦описи¦еди- ¦вок ¦ние ¦чество¦о страхо-¦о фонде ¦чание ¦
¦ ¦ ¦ницы ¦единицы¦даты ¦листов¦вом ко- ¦пользования ¦ ¦
¦ ¦ ¦хра- ¦хране- ¦ ¦ ¦пировании¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦нения¦ния ¦ ¦ +---------+------+------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦номер ¦номер ¦номер ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦единиц ¦микро-¦микро-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учета ¦формы ¦формы ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(единиц ¦3-го ¦2-го ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранения)¦поко- ¦поко- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦страхово-¦ления ¦ления ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦го фонда ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+-----+-------+-----+------+---------+------+------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+---+-----+-----+-------+-----+------+---------+------+------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----+-----+-------+-----+------+---------+------+------+-------
В опись внесено _______________________________________ особо ценных
(цифрами и прописью)
единиц хранения, из них микрофотокопировано ________________________
(цифрами и прописью)
единиц хранения.
___________________________________ __________ __________________
(наименование должности (подпись) (расшифровка
составителя описи) подписи)
_______________
(дата)
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 8
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА РЕЕСТРА ОПИСЕЙ
ОСОБО ЦЕННЫХ ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ
Наименование государственного архива
РЕЕСТР
описей особо ценных единиц хранения
Том N ____________
Начат ____________
Окончен __________
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 9
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
Форма реестра описей особо ценных единиц хранения
----+-----T-----+-------+----------+----------+-----------+--------¬
¦N ¦Номер¦Номер¦Крайние¦Количество¦Количество¦Количество ¦Примеча-¦
¦п/п¦фонда¦описи¦даты ¦единиц ¦листов в ¦экземпляров¦ние ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранения ¦описи ¦описей ¦ ¦
+---+-----+-----+-------+----------+----------+-----------+--------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-----+-----+-------+----------+----------+-----------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----+-----+-------+----------+----------+-----------+---------
Итого за _____ год поступило _______________________________ описей,
(цифрами и прописью)
выбыло _____________________________________________________ описей.
(цифрами и прописью)
Итого на 1 января _____ года _______________________________ описей.
(цифрами и прописью)
_____________________________________ _________ _________________
(наименование должности работника (подпись) (расшифровка
государственного архива) подписи)
________________
(дата)
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 10
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ЖУРНАЛА АНАЛИЗА И УЧЕТА СОСТОЯНИЯ
НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА
Наименование государственного архива
ЖУРНАЛ
анализа и учета состояния научно-справочного аппарата
Том N __________
Начат __________
Окончен ________
Формат А4 (210 x 297)
Приложение 11
к Правилам работы с
научно-технической
документацией в
государственных архивах
Республики Беларусь
Форма журнала анализа и учета состояния
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
