Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 9 апреля 2007 г. N 8/16244
На основании Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. N 373, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Республики Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Министр В.Г.ГОЛОВАНОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь
14.03.2007 N 14
ПРАВИЛА
РАБОТЫ С НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Раздел I
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Глава 1
ОБЛАСТЬ РАСПРОСТРАНЕНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ
1. Настоящие Правила устанавливают порядок обеспечения сохранности, учета, комплектования, экспертизы ценности и использования научно-технической документации (далее - НТД) в государственных архивах (далее - архивы).
2. НТД - проектная, конструкторская, технологическая, научная, патентная, картографическая и иная документация, по своему значению и объему является важнейшей частью Национального архивного фонда Республики Беларусь.
3. НТД, образующаяся в процессе деятельности проектно-конструкторских, научно-исследовательских, технологических и иных организаций, имеющая научно-историческое и практическое значение, независимо от времени ее создания, происхождения, техники и способа воспроизведения, места хранения и формы собственности подлежит передаче на государственное хранение.
4. НТД, имеющая научно-историческое, историко-техническое и практическое значение в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, арт. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11), входит в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ) независимо от вида носителя и места хранения.
Раздел II
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С НТД. ФОНДИРОВАНИЕ НТД
Глава 2
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С НТД
5. Организация работы с НТД архивом осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами с учетом ее принадлежности к государственной или негосударственной части НАФ, разным историческим периодам, отраслям экономики в целях ее упорядочения и рационального архивного хранения.
6. НТД, отнесенная к государственной части НАФ, подлежит передаче на государственное хранение (далее - хранение) в установленные законодательством сроки.
7. НТД негосударственной части НАФ, передаваемая ее собственниками в государственную собственность, подлежит приему на постоянное хранение на основании договора между архивом и собственниками НТД.
8. НТД негосударственной части НАФ, остающаяся в собственности ее владельцев, может поступать от собственников в архив на временное хранение в целях обеспечения ее сохранности.
Порядок организации временного хранения НТД в архиве и условия доступа к ней определяются соответствующим договором.
9. Графическая и текстовая НТД в архиве входит в состав исторически или логически связанных комплексов - архивных фондов и коллекций.
10. На особо ценную НТД в установленном порядке создаются страховой фонд и фонд пользования.
11. НТД государственной части НАФ, не отнесенная законодательством к документам ограниченного доступа, является открытой документацией. Организация хранения и пользование секретной НТД осуществляется в установленном законодательными актами порядке.
Глава 3
ФОНДИРОВАНИЕ НТД
12. Фондирование НТД - это определение или уточнение фондовой принадлежности НТД и хронологических границ документов с целью формирования архивных фондов, объединенных архивных фондов, архивных коллекций, в состав которых входит НТД.
13. Работа по фондированию НТД, находящейся на хранении в организациях - источниках комплектования архива, осуществляется в службах научно-технической документации (далее - СНТД) в процессе ее отбора для передачи на хранение.
14. В архиве фондирование проводится при описании необработанной НТД, создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, уточнении фондовой принадлежности документов.
15. Архивный фонд организаций - источников комплектования архива имеет поливидовой характер. В его состав могут входить управленческие, научно-исследовательские, конструкторские, технологические, производственно-технические, патентные, программные, телеметрические, изыскательские, картографические, учетно-технические, градостроительные, архитектурные, землеустроительные, лесоустроительные, проектные документы на строительство, рентгенограммы и иные документы.
16. Определение фондовой принадлежности НТД заключается в отнесении ее к фонду соответствующего юридического или физического лица.
Фондовая принадлежность определяется для каждого вида НТД на основе изучения истории фондообразователя, фонда и состава документов.
17. В состав НТД фонда может входить НТД, созданная в организации, и НТД, полученная от других организаций (по договорам, от соразработчиков, инвесторов, физических лиц).
18. Фондовая принадлежность НТД, созданной в организации, определяется для каждого вида документов по следующим признакам:
для научно-исследовательской, технологической, программной, текстовой градостроительной, землеустроительной, лесоустроительной, инвестиционной, проектной, учетно-технической документации - по названию организации-разработчика, указанному на титульном листе;
для технической графической документации - по угловому штампу на чертежах, штампу применения, составу проекта или спецификации.
19. Фондовая принадлежность НТД, полученной от сторонних организаций и физических лиц, определяется по адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении НТД в структурные подразделения, по содержанию НТД.
20. НТД, созданная организацией-соразработчиком проекта (темы), поступает на хранение в составе фонда организации-генпроектировщика (головной организации).
21. Акты испытаний изделий, разработанных организацией-фондообразователем, проведенные сторонней организацией, относятся к фонду организации-фондообразователя.
22. Проект, разработку которого начинала одна организация-разработчик, а завершала проектирование или проводила реконструкцию другая, включается в состав фонда той организации, в которой было закончено проектирование (реконструирование).
23. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные темы, проекты, разработки включаются в фонд ликвидированной организации.
Незаконченные проекты, темы, разработки передаются организации-правопреемнику и включаются в ее фонд.
24. Хронологические границы фондов и крайние даты документов устанавливаются после определения фондовой принадлежности документов.
25. Объединенные архивные фонды могут включать в себя НТД разных организаций в том случае, если они формировались из фондов, однородных по целевому назначению, подчиненности организаций и организаций, объединенных объектом и периодом деятельности, с учетом единства их местонахождения.
26. Объединенные архивные фонды физических лиц формируются с учетом родственных, профессиональных, творческих отношений.
27. Архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей при разработке одного или нескольких проектов, проблем (тем) и объединенных по одному или нескольким признакам.
28. В названии коллекции отражается принцип подбора документов (тематический, географический, хронологический, номинальный) и в случае необходимости - ее составитель (юридическое, физическое лицо).
Глава 4
ОРГАНИЗАЦИЯ НТД В ПРЕДЕЛАХ АРХИВНОГО ФОНДА
29. Учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда, в состав которого входит НТД, является единица хранения НТД.
30. Единица хранения НТД - совокупность научных, научно-технических или технических документов, относящихся к определенному вопросу (или отдельный текстовой или графический документ, имеющий самостоятельное значение), объединенных в том или помещенных в папку, тубус, отдельную обложку и внесенных в опись под отдельным порядковым номером.
31. В пределах архивного фонда единицы хранения распределяются согласно схеме систематизации на основе структурного, хронологического, функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного, номинального, корреспондентского, географического, авторского признаков.
Систематизация единиц хранения НТД является основанием для внутренней организации НТД архивного фонда и закрепляется описью единиц хранения НТД (далее - опись НТД).
Раздел III
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ НТД
Глава 5
СИСТЕМА МЕР ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ НТД
32. Обеспечение сохранности НТД в архиве - это комплекс мероприятий, направленных на создание оптимальных условий и организацию хранения НТД на различных видах носителей, исключающих ее утрату и обеспечивающих поддержание документов в надлежащем физическом состоянии.
33. Режимы хранения НТД представляют собой совокупность условий ее хранения и подразделяются на: температурно-влажностный (обеспечивает предохранение НТД от повреждающего действия температуры и влаги); световой (обеспечивает предохранение НТД от излишнего воздействия света); санитарно-гигиенический (обеспечивает предохранение НТД от биоповреждений и загрязнения); охранный (обеспечивает предохранение НТД от хищений, утрат, несанкционированного выноса).
34. Организация хранения НТД - система мероприятий, включающая рациональное размещение НТД, контроль за ее движением и физическим состоянием, копирование НТД с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
Глава 6
СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ НТД
35. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются строительством, реконструкцией и ремонтом здания архива; оборудованием рабочих мест помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации; применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в здании и помещениях архива; применением специальных средств хранения и перемещения документов.
36. Графическая НТД на бумажной основе хранится в сфальцованном виде в папках (листы фальцуются до формата А4). В папку включается не более 50 листов формата А4. Допускается хранение калек, ватманов и синек в папках, коробках или тубусах. Крупноформатные графические документы можно хранить в тубусах либо в развернутом виде вертикально или горизонтально в металлических стеллажах с выдвижными ящиками.
37. Условия хранения НТД на тканевой основе аналогичны условиям хранения документов на бумажной основе. Крупноформатные чертежи на тканевой основе хранятся в свернутом виде в тубусах.
Глава 7
РАЗМЕЩЕНИЕ НТД В АРХИВОХРАНИЛИЩАХ
38. НТД, поступающая в архив, размещается в архивохранилищах (далее - хранилища). Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам с указанием номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.
39. Месторасположение и площадь для размещения документов обособленного хранения (секретные, пораженные биологическими вредителями, принятые на временное хранение, не учтенные в качестве документов НАФ) определяются исходя из реальных возможностей, объема и перспектив комплектования архива.
40. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Для закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или иной форме в необходимом количестве экземпляров.
41. Карточки пофондового топографического указателя составляются отдельно на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются в порядке номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Все изменения в размещении документов отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане размещения фондов.
Глава 8
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ НТД ИЗ ХРАНИЛИЩ
42. Выдача НТД из хранилищ, контроль за сохранностью выданных единиц хранения, возвращение документов в хранилища производятся в установленном порядке.
НТД выдается из хранилища: пользователям в читальный зал архива, организациям-фондообразователям во временное пользование, работникам архива в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами, в Центральную лабораторию микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и Республиканскую техническую лабораторию микрофильмирования страхового фонда документации (далее - лаборатории) для специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов и создания страхового фонда и фонда пользования.
43. Единицы хранения, выдаваемые из хранилищ, должны быть зашифрованы и пронумерованы, иметь лист-заверитель дела и лист использования документов.
44. Для работы в читальном зале НТД выдается на основании заказа на выдачу дел с разрешения заведующего отделом обеспечения сохранности документов, особо ценные документы - с разрешения директора архива и на срок, не превышающий один месяц.
45. Выдача НТД во временное пользование осуществляется на основании официальных запросов организаций (на срок до трех месяцев), договоров о проведении выставок и условиях экспонирования документов (на срок до шести месяцев), договоров о проведении копирования документов с разрешения директора архива. Выдача документов оформляется актом о выдаче дел во временное пользование.
46. Выдача НТД из хранилищ для проведения специальной физико-химической и технической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования осуществляется на основании заказов на выполнение работ по улучшению физического состояния дел и изготовления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования с разрешения директора архива.
47. При первой выдаче из хранилищ отдельных листов чертежей на лицевой стороне листа ставится штамп (4 см x 2 см), где указываются наименование архива, номер фонда, описи, единицы хранения и листа.
48. На место каждой выдаваемой из хранилищ единицы хранения помещается карта-заместитель. После возвращения единицы хранения карта-заместитель изымается и используется при следующей выдаче.
49. Перед выдачей единиц хранения из хранилищ и при приеме обратно проверяются их нумерация и физическое состояние. Особенности нумерации и физического состояния оговариваются в заверительной надписи.
50. Выдача НТД из хранилищ регистрируется в книгах выдачи:
единиц хранения работникам архива;
единиц хранения в читальный зал;
единиц хранения в лабораторию для проведения специальной физико-химической и технической обработки;
единиц хранения во временное пользование.
Глава 9
КОНТРОЛЬ НАЛИЧИЯ И ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ НТД В АРХИВЕ
51. Проверка наличия и состояния НТД проводится в плановом порядке в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по описи, и выявления единиц хранения, требующих специальной физико-химической и технической обработки.
52. Плановые проверки наличия и состояния единиц хранения проводятся:
по фондам, содержащим особо ценные документы, - один раз в пять лет;
по фондам первой категории - один раз в десять лет;
по фондам второй категории - один раз в пятнадцать лет;
по фондам третьей категории - один раз в двадцать лет.
Внеочередные единовременные проверки наличия и состояния НТД проводятся в случае нарушения установленного правилами режима хранения документов, влекущих за собой порчу или утрату единиц хранения, при обнаружении отсутствия единиц хранения, в случае чрезвычайных ситуаций, при передаче НТД из одного архива в другой, а также при массовых перемещениях фондов. Проверке наличия и состояния НТД подвергаются все фонды или группы фондов, а также отдельные фонды и коллекции.
53. В ходе проверки наличия и состояния НТД осуществляются: установление соответствия фактического наличия единиц хранения их количеству, числящемуся по описям; выявление и устранение недостатков в учете документов, выявление отсутствующих документов и организация их розыска; выявление и учет документов, требующих специальной физико-химической и технической обработки; выявление непрофильных документов, литерных и пропущенных номеров единиц хранения, проверка соответствия наличия документов указанным во внутренней описи документов единицы хранения по форме согласно приложению 1.
54. Проверка наличия графической документации осуществляется полистно по внутренним описям документов единиц хранения, при этом сверяются наименования реквизитов внутренней описи с наименованием каждого листа чертежа (по штампу чертежа), входящего в единицу хранения. Одновременно проверяется соответствие внутренней описи документов заверительной надписи единицы хранения. Единицы хранения, подлежащие хранению в несброшюрованном виде, проверяются полистно.
55. Недостатки, обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния НТД, фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел фонда. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа на все описи. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.
56. На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел фонда. Листы проверки прилагаются к акту. Акт проверки наличия и состояния НТД подписывается исполнителями и утверждается директором архива. Акты и листы проверки включаются в дело фонда. В необходимых случаях одновременно с актом проверки наличия и состояния НТД составляются акты о технических ошибках в учетных документах; об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных; о неисправимых повреждениях дел (документов).
57. На необнаруженные при проверке наличия единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных единиц хранения (документов), образующие картотеку необнаруженных единиц хранения.
Проверка наличия и состояния единиц хранения считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
58. Организация розыска не обнаруженных при проверке наличия единиц хранения проводится в установленном порядке.
59. При обнаружении единиц хранения в ходе работы по их розыску делается отметка в картотеке учета необнаруженных единиц хранения.
60. На документы, не обнаруженные в результате розыска, составляются акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны, служащий основанием для снятия их с учета, и подробная справка о проведении розыска. Решение о снятии единиц хранения с учета оформляется приказом директора архива. НТД, образовавшаяся до 1945 года включительно, а также единицы хранения фондов первой категории снимаются с учета только с разрешения Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Департамент). Во все учетные документы и картотеку учета необнаруженных единиц хранения вносятся соответствующие изменения.
Глава 10
ВЫЯВЛЕНИЕ ОСОБО ЦЕННОЙ НТД
61. Выявление особо ценной НТД производится в плановом порядке наиболее квалифицированными работниками архива на основании нормативных правовых актов и отраслевых научно-методических разработок. Результаты этой работы обсуждаются на заседаниях экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) архива.
62. Описи особо ценной НТД утверждаются ЭМК архива.
Глава 11
СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА, ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
И ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОЙ СОХРАННОСТИ НТД
63. Страховой фонд НТД представляет собой совокупность страховых копий особо ценной НТД и создается в целях сохранения ценной документальной информации на случай утраты или повреждения оригиналов НТД. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от НТД, с которой изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда. Объектом страхового копирования является особо ценная НТД независимо от времени ее создания, материала и техники изготовления, а также описи единиц хранения, в которых она учтена.
64. Страховыми копиями НТД на бумажной основе являются негативы микроформ (микрофильмов, микрофиш) первого поколения.
65. Страховое копирование НТД осуществляется в соответствии с действующими техническими нормативными правовыми актами.
66. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования. Фонд пользования НТД представляет собой совокупность копий научных и технических документов на различных материальных носителях для использования их вместо подлинников и в целях сохранения оригиналов НТД.
67. Комплекс работ по специальной физико-химической и технической обработке НТД проводит лаборатория или архив.
Раздел IV
УЧЕТ НТД В АРХИВЕ
Глава 12
УЧЕТ НТД КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ РАБОТЫ
ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
68. Под учетом НТД понимается определение ее количества и состава в установленных единицах учета, отражение этого количества и состава в учетных документах.
Учет НТД в архиве осуществляется в целях упорядочения и обеспечения сохранности НТД, контроля за ее наличием и состоянием, организации поиска документальной информации.
Вся НТД, переданная на хранение, независимо от вида, носителя, техники и способа закрепления информации, подлежит обязательному государственному учету.
69. Основными единицами учета НТД являются архивный фонд (объединенный архивный фонд), архивная коллекция, единица хранения.
70. Основными принципами учета НТД являются централизация, преемственность, унификация, динамичность, единое методическое руководство.
Учет НТД ведется централизованно и возлагается на специализированное подразделение или на специально выделенного работника. Помимо централизованного, ведется учет документов по каждому хранилищу.
71. С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии) документов.
Глава 13
ОСНОВНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
72. Учет НТД в архиве осуществляется посредством основных и вспомогательных учетных документов.
73. Основными учетными документами архива являются:
73.1. книга учета поступлений документов - для фиксации каждого поступления документов в архив за год. На 1 января каждого года в книге подводится общий итог количества единиц хранения и количества единиц хранения по видам НТД, поступивших в архив в течение года;
73.2. список фондов - для пофондового и количественного учета принятых на хранение фондов и присвоения им номеров по мере поступления.
Фонд вносится в список фондов только при первом поступлении его в архив. Каждому поступающему в архив фонду присваивается очередной порядковый номер по списку фондов в валовой последовательности.
В список фондов вносятся последнее название фондообразователя и крайние даты его существования под этим названием. Все предыдущие названия приводятся только в листе фонда.
К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года;
73.3. лист фонда - для фиксации изменений в названии фонда, учета количества и состава описей и их нумерации; количества, состава и содержания НТД, динамики изменений их объема по каждой описи и фонду в целом.
Лист фонда составляется на каждый фонд. В нем учитываются все документы фонда, включая неописанные. Лист фонда заводится при первом поступлении фонда в архив.
В листе фонда указываются крайние даты каждого названия фонда (начальная и конечная даты фактического существования организации-фондообразователя под одним названием); название фонда (перечисляются все названия организации-фондообразователя с момента его возникновения в хронологическом порядке с указанием изменения подчиненности и местонахождения); номер фонда; дата записи (учета документов); номер описи, состоящий из номера описи и буквенного обозначения НТД; название описи или аннотации документов (для краткой характеристики включенных в опись документов); количество единиц хранения.
Учет поступления неописанных документов осуществляется в разделе "Учет неописанных документов" в делах, документах или листах. После составления описи на неописанные документы и утверждения ее на ЭМК архива документы на основании акта описания документов снимаются с учета как неописанные и ставятся на учет как описанные, что отражается в соответствующих графах листа фонда.
Лист фонда пересоставляется в случае неисправимых повреждений. При пересоставлении старый лист фонда помещается в дело фонда.
Листы фонда располагаются в порядке номеров фондов в папках с клапанами и в зависимости от количества листов могут составить один или несколько томов. К каждому тому составляется лист-заверитель, в котором указываются начальные и конечные номера фондов, общее количество фондов, листы которых хранятся в папке. При необходимости заводятся листы-продолжения, которые подкладываются в папку за основными листами;
73.4. опись НТД по форме согласно приложениям 2, 3 - для поединичного и суммарного учета единиц хранения НТД по каждому фонду, закрепления порядка их систематизации, краткого раскрытия их состава и содержания.
Опись составляется отдельно на каждый вид НТД (научно-исследовательскую, проектную, конструкторскую, технологическую, патентную, учетно-техническую и иные виды НТД), входящий в состав фонда.
Сведения об общем количестве единиц хранения в описи закрепляются в итоговой записи к описи, которая пересоставляется при каждом изменении в объеме описи;
73.5. реестр описей - для регистрации описей, учета их количества.
Каждой описи присваивается номер по реестру описей, который проставляется в верхнем левом углу обложки описи;
73.6. список фондов, содержащих особо ценные единицы хранения, по форме согласно приложениям 4, 5 - для учета фондов, в которых имеются такие документы, с указанием номеров описей и единиц хранения. За фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера по общему списку фондов архива.
К списку фондов, содержащих особо ценные единицы хранения, составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года;
73.7. опись особо ценных единиц хранения по форме согласно приложениям 6, 7 - для их поединичного и суммарного учета.
При составлении описей на особо ценные единицы хранения в них сохраняются их архивные шифры. Если большинство единиц хранения по описи являются особо ценными, отдельная опись не составляется, а копируется имеющаяся опись. К ней составляется новый титульный лист. В описях проставляется отметка о наличии страховой копии с указанием номера единицы хранения страхового фонда;
73.8. реестр описей особо ценных единиц хранения по форме согласно приложениям 8, 9 - для учета количества описей.
Ежегодно к реестру составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество особо ценных описей и единиц хранения;
73.9. книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке и на микрофишах - для учета каждого поступления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования;
73.10. описи микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке и на микрофишах - для их поединичного и суммарного учета;
73.11. паспорт архивохранилища - для суммарного учета фондов, единиц хранения и их состояния в хранилище на 1 января каждого года.
74. Централизованный государственный учет НТД осуществляется в следующих учетных документах:
74.1. паспорт архива - для отражения состояния архива на 1 января каждого года;
74.2. карточка фонда - для централизованного учета состава, содержания, объема и динамики развития фонда. Карточка фонда является основой для формирования Государственного фондового каталога;
74.3. сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года - отражают изменения в составе и объеме фондов. Представляются один раз в год Департаменту для внесения изменений в Государственный фондовый каталог.
75. На каждый фонд (коллекцию) ведется дело фонда. Делу фонда присваивается номер фонда, на который оно заведено.
В дело фонда включаются: историко-архивная справка и дополнения к ней, акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, акты о рассекречивании документов, листы и акты проверок наличия и физического состояния документов, рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей фонда и другие материалы, относящиеся к данному фонду.
Все документы, включенные в дело фонда, должны быть подшиты и пронумерованы. На них составляются внутренняя опись и лист-заверитель дела.
76. Вспомогательными учетными документами архива являются: книги и карточки движения фондов, описей, документов; карточки учета состояния фонда; книга учета фондов и единиц хранения, выделенных к уничтожению; книга учета единиц хранения по личному составу и другие.
Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
77. Внесение изменений в учетные документы производится в установленном порядке.
Раздел V
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ И ОПИСАНИЕ НТД
Глава 14
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К НТД
78. Научно-справочный аппарат (далее - НСА) к НТД - это единая система справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем, взаимодополняемых, взаимосвязанных и взаимодействующих друг с другом и служащих средством информации о наличии и содержании НТД.
79. Элементами НСА являются описи НТД, списки фондов, историко-архивные справки, путеводители, каталоги, указатели, обзоры документов.
80. Создание НСА осуществляется на основе преемственности учетно-справочного и поискового аппарата организаций и архива, основывающейся на единстве требований и принципов его построения.
81. Для совершенствования системы НСА проводятся анализ и учет его состояния в журнале анализа и учета состояния НСА по форме согласно приложениям 10, 11.
Сведения об изменениях в НСА фондов вносятся в журнал (картотеку) анализа и учета ежегодно.
82. Опись НТД - архивный справочник, который создается в результате описания и научно-технической обработки (далее - НТО) документов.
Объектом описания в описи НТД является единица хранения НТД. Описи НТД составляются отдельно на каждый вид НТД.
83. К описи НТД как к одному из самых сложных видов НСА составляется справочный аппарат, состоящий из титульного листа, предисловия, оглавления, списка сокращений, указателей.
84. По мере необходимости проводится усовершенствование описей НТД, находящихся в архиве, включающее их редактирование, пересоставление заголовков и составление необходимого справочного аппарата.
Описи НТД подлежат переработке, если они не отвечают требованиям поиска и учета НТД.
85. При первой передаче документов на хранение в архив в организации-фондообразователе составляется историко-архивная справка. При последующих поступлениях документов в нее вносятся необходимые дополнения и изменения.
Историко-архивная справка состоит из двух разделов: истории организации (первый раздел) и описания особенностей и значимости НТД, подлежащей передаче на хранение (второй раздел);
85.1. первый раздел справки в хронологическом порядке содержит следующие сведения:
основания к созданию, преобразованию и ликвидации организации со ссылкой на акты законодательства;
крайние даты деятельности организации;
изменения названий, функций, структуры и подведомственности с указанием основных причин, вызвавших их;
наименования организаций-соразработчиков (если таковые имеются);
перечень наиболее важных научно-исследовательских, проектных разработок и их авторов;
основные направления деятельности организации;
85.2. во втором разделе указываются:
состав и содержание НТД, ее новизна и значение для истории науки и техники, степень сохранности документов;
особенности экспертизы ценности и категории выделенных к уничтожению документов;
наличие в фонде различных групп документов, их количество и крайние даты;
факты передачи подлинников документов в другие организации;
наличие особо ценных документов;
факты утраты отдельных категорий документов и их причины;
состояние НСА к фонду.
86. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата.
Информация о составе и содержании НТД в путеводителе по фондам архива представляется в виде аннотаций отдельно по каждому виду НТД.
87. Каталог НТД - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов представлена по предметам (отраслям, проблемам, темам, объектам, проектам), расположенным согласно принятой для данного каталога схеме классификации документной информации.
88. Совокупность различных каталогов НТД составляет систему каталогов архива.
Состав системы каталогов в свою очередь определяется составом и содержанием НТД, характером ее использования, материально-техническими возможностями.
Каталоги НТД в зависимости от схемы построения подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности.
Каталоги могут создаваться по видам НТД (каталоги научно-исследовательской, проектной, конструкторской, технологической, учетно-технической документации, каталоги карт).
89. В систематическом каталоге документная информация группируется по отраслям деятельности, с которыми связано содержание документов, внутри - по темам, комплексам или группам.
К систематическому каталогу могут быть составлены предметный, именной, географический указатели.
90. В тематическом каталоге документная информация систематизируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам, далее - в логической последовательности. Самостоятельный тематический каталог создается в архиве в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.
91. В предметных каталогах (объектных, именных, географических) и их разновидностях информация группируется по алфавиту предметных понятий: названий проблем; объектов; проектов; изделий; географических пунктов; по фамилиям авторов-разработчиков.
92. В объектном каталоге информация распределяется по объектам, проектам, изделиям; систематизация проводится по видам НТД, далее - по этапам и стадиям разработки, по производственным номерам документов. В таких каталогах также применяются принципы систематизации по шифрам, производственным индексам разработок и хронологический принцип.
Основа описания карточки объектного каталога - аннотация.
93. В именном каталоге документная информация систематизируется по алфавиту фамилий авторов-разработчиков. Затем систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.
94. В географическом каталоге документная информация группируется по алфавиту географических пунктов, затем по номерам или названиям объектов.
95. При необходимости на различные виды документов могут составляться справочные картотеки (фотографий, микрофильмов, типовых проектов, серийных изделий, карт).
96. Каталогизация НТД - комплекс работ по созданию и ведению каталогов.
Каталогизация НТД в архиве проводится как самостоятельный вид работы (тематическая разработка, целевая каталогизация) или в процессе других видов работ, связанных с выявлением и описанием документов (попутная каталогизация).
97. В состав описательной статьи (карточки) каталога НТД входят наименование архива, шифр архива, наименования архивного комплекса, проекта, изделия, проблемы, научно-исследовательской разработки, части проекта, изделия, темы, индекс по классификации, стадия (этап) разработки, дата окончания разработки, наименование организации-разработчика, фамилия составителя и дата составления каталожной карточки по форме согласно приложению 12.
98. Ведение каталога НТД - это комплекс работ, обеспечивающий его функционирование и включающий научно-методическое обеспечение работы, индексирование информации, систематизацию описаний по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога; ведение учета работы по каталогизации и использованию каталогов, оформление каталога.
99. Учет работ по каталогизации НТД ведется в журнале учета работ по каталогизации документов архива.
При завершении каталогизации по отдельной описи в заверительной надписи описи делается отметка: "Разработана тематически.". При завершении тематической разработки всего фонда исполнитель сдает тематические карточки ответственному за каталогизацию НТД по акту приема-передачи тематических карточек по форме согласно приложению 13. Акт составляется в одном экземпляре и по завершении работы помещается в дело фонда.
100. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень предметных понятий, упоминаемых в НТД, с указанием поисковых данных этих документов.
Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия и поисковых данных.
101. Обзор документов - архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов с элементами источниковедческого анализа.
Видами обзора НТД являются обзор фонда, тематический обзор (отраслевой обзор по видам НТД).
Обзор состоит из совокупности аннотаций групп единиц хранения, документов и справочного аппарата.
Глава 15
ОПИСАНИЕ НТД
102. Описание НТД - это создание вторичной документной информации путем переработки первичной информации, содержащейся в НТД, и извлечения необходимых сведений из учетных и других документов архива с целью создания информации о НТД для их дальнейшего поиска и использования.
103. Описание НТД осуществляется на трех основных уровнях в соответствии с организацией документов: фонд, единица хранения, документ.
104. Элементами описания на уровне фонда являются: название фонда, справочные данные, информация по истории образования и хранения фонда, аннотация документов фонда, библиография, информация об условиях доступа и использования.
105. Описание НТД на уровне единицы хранения включает следующие элементы: название фонда, вида НТД; заголовок; стадию (этап) разработки; комплектность; справочные данные; вид носителя информации; подлинность, информацию об условиях доступа и использования.
106. Заголовок единицы хранения НТД включает: производственный индекс (шифр) проблемы (темы), номер проекта (объекта); наименование документа (документов).
Заголовок единицы хранения может сопровождаться аннотацией отдельных документов или группы документов.
Аннотация составляется на особо ценную НТД.
Аннотация к заголовку единицы хранения НТД раскрывает содержание документа.
107. Описание НТД на уровне документа включает: заголовок документа с производственным индексом (шифром) и наименованием проблемы (темы), проекта (объекта); обозначение; этап разработки, фамилию автора-разработчика; наименование организации-разработчика; содержание (аннотацию); указание на подлинность; справочные и поисковые данные: номер фонда, описи, единицы хранения, листов; дату создания документа; вид носителя информации.
Раздел VI
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА НТД И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД
Глава 16
КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА НТД
И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
108. Комплектование архива НТД - это систематическое пополнение архива научно-исследовательскими, проектными, конструкторскими и иными документами НАФ.
Комплектование архива НТД включает следующие основные виды работ: определение источников комплектования архива, определение состава НТД, подлежащей постоянному хранению в архиве; организацию приема-передачи НТД на хранение.
109. Источниками комплектования архива (фондообразователями) являются научно-исследовательские, проектные, конструкторские, технологические и иные организации, в деятельности которых образуется НТД, а также физические лица.
Организации негосударственной формы собственности, а также физические лица могут стать источниками комплектования архива на основании договора.
110. Отнесение организаций к источникам комплектования архива осуществляется на основании критериев значимости их деятельности для развития науки, техники и народного хозяйства республики, масштаба деятельности; оригинальности и новизны произведенной научно-технической продукции; уровня научно-технического влияния организации и степени общественного признания ее деятельности, экономической эффективности научных исследований и разработок, наличия НТД, имеющей научное, экономическое, историческое и практическое значение.
111. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.
Архив ведет списки: список N 1 организаций - источников комплектования архива (далее - список N 1), список N 2 организаций - возможных источников комплектования архива (далее - список N 2) по форме согласно приложению 14 и список физических лиц (граждан) - источников комплектования архива документами личного происхождения по форме согласно приложению 15.
Включению организаций в списки N 1 и N 2 предшествует их анкетирование и обследование работниками архива. Итоги обследования и анкетирования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива или к числу возможных источников комплектования. Анкета для постановки организации на учет в архиве по форме согласно приложению 16 и заключение представляются на рассмотрение ЭМК архива, которая выносит решение о включении организации в соответствующий список.
Составление проектов списков N 1 и N 2 осуществляется на основании решений ЭМК.
112. Проекты списков N 1 и N 2 пересоставляются один раз в пять лет, рассматриваются на заседании ЭМК архива и в установленном порядке представляются на согласование с Центральной экспертно-методической комиссией (далее - ЦЭМК) Департамента. Согласованные списки N 1 и N 2 утверждаются директором архива.
113. При составлении списка физических лиц - источников комплектования архива изучаются сведения о профессиональной и общественной деятельности потенциальных фондообразователей, состав и содержание их документов. Результаты изучения рассматриваются на заседании ЭМК архива. Список физических лиц, архивы которых включены в состав НАФ, утверждается ЭМК архива один раз в год.
114. Работа по уточнению списков N 1 и N 2 проводится систематически и предполагает регулярный контроль за реорганизацией и ликвидацией организаций.
Изменения и дополнения к спискам N 1 и N 2 ежегодно обобщаются, рассматриваются на заседаниях ЭМК архива и представляются в Департамент.
115. Документы организаций, включенных в списки N 1 и N 2, могут поступать в архив полностью или выборочно. При полном приеме в архив поступают НТД и документы, образующиеся в делопроизводстве организаций, включенных в списки N 1 и N 2. При выборочном приеме (повидовая форма) в архив поступает только НТД.
116. Основанием для исключения организаций из списков N 1 и N 2 является ликвидация организации, реорганизация, приводящая к утрате организацией юридической самостоятельности, изменение профиля деятельности, вследствие которого прекращается создание НТД постоянного хранения.
117. Исключение организаций из списков N 1 и N 2 осуществляется после передачи в архив НТД постоянного хранения в установленном порядке. Решение об исключении юридических и физических лиц из списков принимается ЭМК архива.
Глава 17
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ НТД
118. Экспертиза ценности НТД - определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью определения состава, сроков хранения и отбора НТД на постоянное хранение.
Экспертиза ценности НТД проводится в СНТД организаций и в архиве.
119. Экспертиза ценности НТД в СНТД осуществляется постоянно действующими экспертными комиссиями организаций (далее - ЭК) в два этапа.
Первый этап - выбор проблем (тем), проектов изделий промышленного производства и технологии их изготовления, объектов планировки и капитального строительства, НТД по которым подлежит передаче на хранение.
Конечным результатом первого этапа экспертизы ценности НТД является составление перечня разработок НТД, подлежащей передаче на государственное хранение (далее - перечень), по форме согласно приложению 17.
Перечень составляется за определенный хронологический период (как правило, за пять лет начиная с начала деятельности организации) в двух экземплярах. Перечень подписывается председателем и членами ЭК, утверждается руководителем организации и представляется вместе с протоколом заседания ЭК на утверждение ЭМК архива. После утверждения ЭМК архива один экземпляр перечня остается в архиве, а второй возвращается в организацию.
Второй этап - экспертиза ценности НТД, включенной в перечни при подготовке ее к передаче на постоянное хранение в архив. Результаты работы второго этапа экспертизы ценности НТД оформляются описями НТД и актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Описи НТД и акт представляются на рассмотрение, согласование и утверждение ЭМК архива в установленном порядке.
120. Экспертиза ценности НТД в архиве проводится при поступлении НТД в необработанном состоянии, при переработке описей НТД, при целевой экспертизе (оптимизация состава фондов, содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов).
121. Экспертиза ценности НТД проводится на основе принципов историзма, системности и целостности в соответствии с общими и специфическими критериями.
122. Принцип историзма предполагает отбор НТД, отражающей объективные закономерности развития науки и техники в различные периоды истории общества.
123. Использование принципов системности и целостности учитывает значение и место каждого научного исследования, технической разработки в системе всех научных исследований и разработок по определенной проблематике, а также место и роль каждого документа в составе имеющегося документального комплекса по исследованиям и разработкам.
124. Из общих критериев для обоих этапов экспертизы ценности НТД применяются критерии происхождения (функционально-целевое назначение организации, авторство, время и место создания документа), содержания (значимость информации, содержащейся в документе, вид и разновидность документа, дублетность и поглощенность), внешних особенностей документа (подлинность, особенности передачи текста, полнота состава, физическое состояние и другие).
125. Специфическими критериями для первого этапа экспертизы ценности НТД являются: значимость проблем (тем), проектов, изделий промышленного производства, программного обеспечения и технологий; степень новизны, уникальность и оригинальность решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства; экономическая эффективность внедрения результатов исследований, технической идеи; фундаментальность научных исследований и прикладных разработок; степень отражения уровня (отечественного и зарубежного) развития науки и техники в исследовании, проекте объекта строительства или изделии промышленного производства, а также в технологии его изготовления. Дополнительно следует учитывать для оценки работ в области архитектуры и строительства сочетание индивидуальных или типовых решений, общепринятых и национальных подходов, степень реконструкции объектов, специфику геологических и гидрологических условий; для изделий промышленного производства - степень унификации, модификации, массовость, серийность, уникальность производимых изделий, их техническую эстетичность и уровень надежности; для технологических проектов и процессов - степень механизации и автоматизации при изготовлении изделий промышленного производства.
На первом этапе экспертизы ценности применяются также комплексные критерии: присуждение разработкам и исследованиям международных, государственных или именных премий и наград; премий международных, государственных, общественных и частных фондов; выдвижение на соискание премий; демонстрация их на международных, межгосударственных выставках и ярмарках; выполнение разработок и исследований по международным программам, межгосударственным и совместным корпоративным проектам; их патентно-коммерческая ценность.
126. Специфическими критериями для второго этапа экспертизы ценности НТД являются: стадийность разработок (этапность научных исследований); степень информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок.
127. Экспертиза ценности НТД на втором этапе проводится на основании ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения и перечня НТД, подлежащей передаче на хранение.
Глава 18
НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА НТД
128. НТО НТД осуществляется силами и за счет средств организаций, включенных в списки N 1 и N 2. Допускается проведение НТО НТД архивом по договору, заключенному между архивом и организацией.
129. В отдельных случаях (ликвидация организаций, не имеющих правопреемников; поступление НТД в порядке реституции; передача права собственности на НТД государству) архив осуществляет НТО НТД собственными силами и за счет собственных средств.
130. НТО НТД проводится в соответствии с Правилами работы с научно-технической документацией в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. N 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 3, 8/10325).
Глава 19
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ НТД В АРХИВ
131. Архив осуществляет прием НТД от юридических и физических лиц, включенных в списки N 1 и N 2, на основании планов-графиков передачи НТД на хранение, согласованных ЭМК архива и утвержденных руководителем организации.
При реорганизации организации государственной формы собственности НТД передается правопреемнику.
При приватизации государственной организации документы передаются на хранение в архив или хранятся в приватизированной организации до истечения установленных сроков хранения.
При ликвидации организации государственной формы собственности НТД, относящаяся к НАФ, передается в архив.
132. НТД принимается на хранение в виде подлинников или заменяющих их копий, если физическое состояние подлинников неудовлетворительное.
133. Сроки ведомственного хранения НТД НАФ в организациях, включенных в списки N 1 и N 2, могут быть продлены на основании договора о сроках, условиях ведомственного хранения и использования документов между архивом и организацией.
Организации негосударственной формы собственности передают на хранение НТД в сроки и на условиях, установленных в договоре о передаче архивных документов на хранение в архив.
134. НТД передается в архив по описям НТД, согласованным ЭК организации, утвержденным руководителем организации и ЭМК архива, с соответствующим НСА и страховыми копиями на особо ценные документы.
135. Прием НТД проводится поединично или полистно по описям НТД с проверкой физического состояния, качества НТО, количества листов, со сверкой заголовков внутренней описи и чертежей, заголовков единицы хранения в описи и на обложке.
На всех экземплярах описи НТД делается отметка о приеме документов в архив. Все экземпляры описи НТД подписывают работник организации, сдавшей документы, и работник архива, принявший документы.
Три экземпляра описи НТД передаются в архив, четвертый - в организацию.
136. Прием НТД на хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается директором архива и руководителем организации. Один экземпляр акта остается в архиве, второй передается в организацию.
137. При приеме НТД ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, акты приема-передачи составляются в двух экземплярах и утверждаются директором архива.
138. Прием НТД от организаций негосударственной формы собственности на временное хранение с сохранением права собственности за организацией осуществляется по описям НТД.
139. При необнаружении НТД, включенной в опись НТД, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны.
При обнаружении неисправимо поврежденной НТД составляется акт о неисправимых повреждениях документов.
Устранение дефектов за счет собственных средств проводит организация, передающая документы.
Раздел VII
ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО
И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ СНТД
Глава 20
МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОМОЩЬ И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ СНТД
140. Организационно-методическое руководство и контроль за работой СНТД - это комплекс мероприятий архива, направленных на формирование и обеспечение сохранности НТД, находящейся на ведомственном хранении.
141. Архив осуществляет организационно-методическое руководство, контроль за работой СНТД, принимает участие в работе ЭК организаций, оказывает методическую и практическую помощь в разработке перечней и положений о СНТД (архивах) и ЭК организаций. Архив осуществляет методическую помощь по отбору и подготовке НТД к передаче на хранение, в составлении планов-графиков передачи НТД на хранение, организует и осуществляет мероприятия по обмену опытом и повышению квалификации работников ведомственных архивов, проводит совещания, семинары и консультации.
142. В соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 22 декабря 1998 г. N 1947 "О Государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь" (Собрание декретов, указов Президента и постановлений Правительства Республики Беларусь, 1998 г., N 36, ст. 928) государственный надзор за соблюдением законодательства по архивному делу и делопроизводству осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее - Госархивнадзор).
143. Архив осуществляет контроль за работой СНТД путем проведения комплексных, тематических и контрольных проверок в организациях, включенных в списки N 1 и N 2.
144. В процессе комплексной проверки осуществляется контроль за соблюдением требований технических нормативных правовых актов, нормативных правовых актов и методических документов по вопросам работы с НТД; условий хранения и физического состояния НТД, состояния учета и НСА, проведением экспертизы ценности и обработки документов, наличием перечней, подготовкой НТД к передаче на хранение.
При обследовании условий хранения НТД в организации проверяется обеспечение сохранности документов: наличие хранилищ, рабочих комнат, оборудования, состояние температурно-влажностного режима, наличие средств для обеспыливания документов, охранно-пожарной сигнализации и средств пожаротушения; выявляются случаи гибели документов в результате стихийных бедствий, факты уничтожения их без согласования с архивом.
При обследовании состояния учета и НСА проверяются формы учета, виды каталогов, наличие описей, актов, паспорта служб НТД и документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) организаций, порядок приема-передачи дел при смене руководителя организации и заведующего архивом (ответственного за архив).
Комплексная проверка проводится не реже одного раза в пять лет.
145. Тематическая проверка проводится по отдельным направлениям деятельности СНТД (архива) организации по мере необходимости, но не чаще одного раза в год.
146. Контрольная проверка осуществляется в целях контроля выполнения замечаний и предложений, высказанных в ходе комплексной или тематической проверок.
Контрольная проверка проводится по мере необходимости после проведения комплексной или тематической проверки.
147. По итогам проверок составляется справка.
При проведении проверок инспекторами Госархивнадзора результаты оформляются актом. При обнаружении недостатков инспекторами составляется предписание с указанием мер по их устранению и сроков исполнения.
В случае неустранения организацией выявленных нарушений в установленные предписанием сроки инспектор составляет протокол об административном правонарушении, который передается в соответствующие органы для принятия решения о привлечении должностного лица к административной ответственности в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Результаты проверок доводятся до сведения руководителя организации.
148. Одной из форм контроля является паспортизация СНТД организаций. Паспортизация проводится ежегодно.
Глава 21
ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ АРХИВА С ОРГАНИЗАЦИЯМИ
НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ ФОРМЫ СОБСТВЕННОСТИ
149. Архив оказывает организационно-методическую помощь организациям негосударственной формы собственности на основании договоров.
150. При приватизации организация представляет в архив сведения о хранящихся у нее документах, на основании которых архив принимает решение о целесообразности передачи документов организации-правопреемнику. Принятое решение оформляется заключением на документы приватизируемой организации по форме согласно приложению 18.
151. На основании заключения документы приватизированной организации в упорядоченном состоянии могут передаваться на временное хранение организации-правопреемнику, а при отсутствии правопреемника или несоответствии условий хранения документов - в архив. Передача документов осуществляется по акту приема-передачи документов при приватизации организации по форме согласно приложению 19.
Глава 22
УЧЕТ РАБОТЫ АРХИВА С ОРГАНИЗАЦИЯМИ
152. В целях организации контроля и оказания научно-методической помощи организациям в архиве ведутся картотека учета работы с организациями, включенными в списки N 1 и N 2; журнал регистрации консультаций по форме согласно приложениям 20, 21; наблюдательные дела организаций (отдельно для СНТД и ДОУ).
153. Картотека учета работы с организациями составляется на основании списков N 1 и N 2 и ведется на специальных карточках учета работы архива с организациями. Карточка заполняется на основании анкеты для постановки организации на учет в архиве, паспорта служб НТД и ДОУ организаций, справок проверок, протоколов ЭМК архива.
154. В наблюдательное дело СНТД включаются: анкета для постановки организации на учет в архиве, нормативные правовые акты о создании, реорганизации и ликвидации организации, копии свидетельств о государственной регистрации организации, копии приказов руководителя организации о создании ЭК, историко-архивные справки, перечни, положения об СНТД (архиве) и ЭК организации, справки и акты проверок, предписания, паспорта служб НТД и ДОУ организаций, планы-графики передачи НТД на хранение, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, копии протоколов ЭК организаций, выписки из протоколов ЭМК архива и другие документы.
В наблюдательное дело организации негосударственной формы собственности дополнительно включаются договоры, заключения на документы приватизируемой организации, акты приема-передачи документов при приватизации организации, другие документы.
Наблюдательное дело имеет внутреннюю опись, которая дополняется по мере поступления документов.
Наблюдательные дела и карточки учета работы архива с организациями имеют единый номер, который присваивается по мере постановки организации на учет по спискам N 1 и N 2.
Сведения об исключении организаций из списков N 1 и N 2 вносятся в карточки учета работы архива с организациями.
Наблюдательные дела и карточки организаций, исключенных из списков N 1 и N 2 (ликвидированных, реорганизованных, переданных другим архивам), хранятся отдельно.
155. Работа с организациями, включенными в списки N 1 и N 2, находящимися в областях, проводится совместно с органами Государственной архивной службы Республики Беларусь в областях и г.Минске.
Раздел VIII
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НТД
Глава 23
ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НТД
156. Использование НТД - применение пользователями НТД и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства, а также в целях развития науки, техники, культуры.
157. НТД, хранящаяся в архиве, используется при выполнении научно-исследовательских, проектно-конструкторских, испытательных работ, при исследовании проблем науки и техники, при реставрации памятников архитектуры, реконструкции, ремонте, эксплуатации объектов, при разработке новых стандартов, при повторном проектировании, для наведения справок, изготовления копий, выписок и в других случаях.
158. Основными формами использования НТД в архиве являются:
информационное обеспечение пользователей в инициативном порядке, а также в соответствии с их запросами;
предоставление документов пользователям для работы в читальном зале;
организация и проведение выставок НТД;
использование НТД в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий с использованием НТД (экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников);
публикация НТД в различных формах.
Глава 24
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
159. Информационное обеспечение пользователей НТД предусматривает выявление архивом запрашиваемых ими сведений, подготовку и предоставление соответствующих информационных документов. Информационное обеспечение организаций осуществляется в плановом или оперативном порядке.
160. Информационное обеспечение пользователей предусматривает исполнение тематических запросов, в которых излагается обоснованная просьба о предоставлении архивной информации по определенной теме. В запросе указываются: полное наименование организации, место нахождения (почтовый адрес), тема, хронологические границы запрашиваемых сведений.
Запросы пользователей рассматриваются директором архива, направляются на исполнение в соответствующий отдел или непосредственно исполнителю и исполняются по НТД, хранящейся в архиве.
В зависимости от характера тематического запроса и его цели архив предоставляет информационные документы: архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни и подборки документов, обзоры фондов, тематические обзоры (отраслевые обзоры по видам НТД).
161. Инициативное информирование осуществляется путем направления потенциальным пользователям информационных писем, других информационных документов о наличии в архиве НТД, а также об информационных услугах, оказываемых архивом.
162. Форма и тематика инициативных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений государственного управления, развития экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности организации - потенциального заказчика НТД.
Глава 25
РАБОТА С НТД В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
