Зарегистрировано в НРПА РБ 27 марта 2008 г. N 8/18483
На основании Закона Беларуси от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" и постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" Министерство сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения обращений граждан и юридических лиц и организации приема граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь.
2. Делегировать заместителям Министра сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь право принимать решение об оставлении обращений без рассмотрения.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управление организационного обеспечения, учета и делопроизводства Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь.
Министр Л.В.РУСАК
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства сельского
хозяйства и продовольствия
Республики Беларусь
13.03.2008 N 19
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ
ЛИЦ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ СЕЛЬСКОГО
ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
1. Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан и юридических лиц и организации приема граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997) и постановлением Совета Министров РБ от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям (предложениям, заявлениям, жалобам) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее - обращения), а также организации приема граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь (далее - Минсельхозпрод).
2. Делопроизводство по обращениям граждан в Минсельхозпроде ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется отделом контроля и делопроизводства управления организационного обеспечения, учета и делопроизводства.
3. Обращения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, рассматриваются Минсельхозпродом в порядке, установленном законодательством для рассмотрения обращений граждан, за исключением случаев, когда законодательством установлен иной порядок рассмотрения обращений юридических лиц или индивидуальных предпринимателей.
4. Регистрация обращений в Минсельхозпроде осуществляется заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства в автоматизированном (электронном) виде с заполнением регистрационно-контрольных карточек по форме согласно приложению.
В регистрационно-контрольную карточку могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, поиска и анализа работы по обращениям.
5. Все поступившие в Минсельхозпрод обращения, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления.
6. Регистрационный индекс и дата регистрации обращения указываются в регистрационном штампе, проставляемом в правом нижнем углу или на другом свободном от текста листе первой страницы обращения. Регистрационный индекс состоит из индекса управления организационного обеспечения, учета и делопроизводства, начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера поступившего обращения (например, 04/Л-128).
7. Повторным обращениям при их поступлении в Минсельхозпрод в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первого обращения или очередной индекс. В правом верхнем углу повторного обращения и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка: "Повторно" и заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства подбираются предшествующие документы по данному обращению.
8. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Минсельхозпрод, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 04/С-214-1, 04/С-214-2, 04/С-214-3).
9. После регистрации и подготовки проекта резолюции обращения передаются заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства на рассмотрение Министру сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь (далее - Министр).
10. Контроль за рассмотрением обращений в Минсельхозпроде ведется заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля.
С обращений, пересылаемых на рассмотрение организаций, находящихся в подчинении Минсельхозпрода, делаются ксерокопии для последующего контроля за их рассмотрением.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается, если все поставленные в обращении вопросы рассмотрены, приняты исчерпывающие меры по его разрешению и даны ответы в установленные законодательством сроки. Решение о снятии с контроля обращения принимается Министром.
Обращения, направленные в Минсельхозпрод вышестоящими государственными органами (вышестоящими должностными лицами), иными организациями, требующими сообщить результаты рассмотрения, и предписания подлежат постановке на особый контроль.
11. Организация личного приема граждан Министром и его заместителями возлагается на отдел контроля и делопроизводства. Прием граждан Министром, его заместителями и другими должностными лицами Минсельхозпрода, как правило, ведется по предварительной записи.
Контроль за рассмотрением обращений, поступивших на личном приеме Министра и его заместителей, осуществляет заместитель начальника отдела контроля и делопроизводства.
12. Ответы на обращения должны быть даны в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".
13. В ответах, направляемых в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об уведомлении автора о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения с дополнением исходящего регистрационного номера (например, 04/В-286/354).
14. Оформление предписания осуществляется заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки.
15. Отдел контроля и делопроизводства по утвержденному приказом Министра графику осуществляет проверки соблюдения в организациях, находящихся в подчинении Минсельхозпрода, и комитетах по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов порядка рассмотрения обращений, а в случаях, предусмотренных законодательством, организует выездные проверки работы с обращениями.
16. В случаях, когда в письменных обращениях, поступивших в Минсельхозпрод, одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), копии данных обращений в 5-дневный срок направляются отделом контроля и делопроизводства в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.
17. Ход рассмотрения обращений (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) в Минсельхозпроде должен быть точно и своевременно отражен в регистрационной электронной базе данных заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства.
18. Обращения и прилагаемые материалы после их рассмотрения возвращаются заместителю начальника отдела контроля и делопроизводства, ведущему делопроизводство по обращениям, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Минсельхозпрода. На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть запись "В дело", дата и личная подпись Министра или его заместителя по курируемым вопросам.
Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
19. Срок хранения обращений, материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях Центральной экспертной комиссией Минсельхозпрода (далее - ЦЭК) может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.
Ответственность за сохранность документов по обращениям возлагается на начальника отдела контроля и делопроизводства.
20. Дела по обращениям передаются в ведомственный архив Минсельхозпрода через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению. Акт об уничтожении рассматривается ЦЭК, подписывается председателем ЦЭК, ее членами и утверждается заместителем Министра, курирующим управление организационного обеспечения, учета и делопроизводства. Уничтожение включенных в акт документов и дел производится управлением организационного обеспечения, учета и делопроизводства после того, как описи на дела постоянного хранения утверждены, а по личному составу согласованы за соответствующий период времени.
21. Обращения систематически анализируются и обобщаются заместителем начальника отдела контроля и делопроизводства с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы организаций, подчиненных Минсельхозпроду.
Результаты анализа и обобщения, оформленные в виде аналитических справок и обзоров, представляются Министру по окончании каждого года, а также по мере необходимости.
Приложение
к Инструкции о порядке
рассмотрения обращений
граждан и юридических лиц
и организации приема
граждан в Министерстве
сельского хозяйства
и продовольствия
Республики Беларусь
Форма
Регистрационно-контрольная карточка обращений
N __________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон __________
____________________________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Количество листов обращения ________________________________________
Количество листов приложений <1> ___________________________________
Даты, индексы <2> повторных обращений ______________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________
Тематика ___________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата направления _____ Срок исполнения ______ Дата исполнения ______
Ход рассмотрения ___________________________________________________
____________________________________________________________________
Отметка о выдаче предписания и его исполнении ______________________
Результат рассмотрения обращения (N ________ дата ответа _________).
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело N _____ _____ л.
--------------------------------
<1> Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
результатах предыдущего рассмотрения обращения.
<2> Проставляются при присвоении повторному обращению
очередного регистрационного индекса.
| 
