Постановление ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
9 июля 2001 г. № 28
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ И
ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО ФОНДОВОГО КАТАЛОГА,
ЯВЛЯЮЩЕГОСЯ ИНФОРМАЦИОННЫМ РЕСУРСОМ ГОСУДАРСТВЕННОГО
ЗНАЧЕНИЯ
Государственный комитет по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь постановляет:
Утвердить прилагаемое Положение о порядке представления
документированной информации для формирования и использования
Государственного фондового каталога, являющегося информационным
ресурсом государственного значения.
Председатель А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Государственного комитета
по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
09.07.2001 № 28
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке представления документированной информации
для формирования и использования Государственного фондового
каталога, являющегося информационным ресурсом
государственного значения
1. Настоящее Положение о порядке представления
документированной информации для формирования и использования
Государственного фондового каталога, являющегося информационным
ресурсом государственного значения, разработано в соответствии с
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 мая 2001
г. № 784 "О перечне информационных ресурсов, имеющих государственное
значение" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2001 г., № 56, 5/6111), которое определяет порядок представления
документированной информации для формирования и использования
Государственного фондового каталога (далее - ГФК).
2. ГФК относится к информационным ресурсам государственного
значения и формируется в Государственном комитете по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь (далее - Госкомархив).
3. ГФК является банком обобщающей информации о составе,
содержании и местонахождении государственной части Национального
архивного фонда Республики Беларусь.
4. Основная задача ГФК - сбор, обработка, систематизация и
накопление сведений о документах государственной части Национального
архивного фонда Республики Беларусь.
5. Источниками формирования ГФК являются:
5.1. государственные архивы (республиканские, областные,
зональные архивы, районные и городские архивы по личному составу);
5.2. ведомственные архивы, осуществляющие длительное хранение
документов на основании договоров о сроках, условиях хранения и
использования документов;
5.3. Национальная академия наук Беларуси, Национальный фонд
стандартов Государственного комитета по стандартизации, метрологии и
сертификации Республики Беларусь, Государственный фонд данных о
состоянии окружающей среды и ее загрязнении Государственного
комитета по гидрометеорологии Республики Беларусь, Государственный
картографо-геодезический фонд Государственного комитета по земельным
ресурсам, геодезии и картографии Республики Беларусь,
Государственный геологический фонд Производственного объединения по
геологоразведочным работам "Белгеология" Министерства природных
ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь,
осуществляющие постоянное хранение документов;
5.4. государственные музеи и библиотеки.
6. Сведения об архивных документах, изменениях в их составе и
объеме представляются в ГФК по состоянию на 1 января каждого года по
формам согласно приложениям 1, 2 к настоящему Положению.
7. Представление сведений в ГФК осуществляется в следующем
порядке:
7.1. республиканские архивы, ведомственные архивы,
осуществляющие длительное хранение документов, Национальная академия
наук Беларуси и государственные фонды, осуществляющие постоянное
хранение документов, Национальная библиотека Республики Беларусь,
музеи республиканского подчинения представляют такие сведения
непосредственно в Госкомархив;
7.2. областные, зональные архивы, районные и городские архивы
по личному составу, музеи и библиотеки областного, районного и
городского подчинения, хранящие документы Национального архивного
фонда Республики Беларусь, представляют их в Госкомархив через
отделы по архивам и делопроизводству областных исполнительных
комитетов.
8. Республиканский и местные органы государственного управления
по архивам и делопроизводству оказывают методическую и практическую
помощь в подготовке сведений для ГФК.
9. Источники формирования ГФК несут ответственность за
достоверность и своевременность представляемых сведений в
соответствии с действующим законодательством.
10. Госкомархив с помощью ГФК осуществляет централизованный
государственный учет документов, контролирует их состав и
содержание, координирует распределение документов между архивами,
обеспечивает их использование как базы данных для подготовки
научно-справочных изданий и для других целей.
* &
Приложение 1
к Положению о порядке представления
документированной информации для
формирования и использования
Государственного фондового каталога,
являющегося информационным ресурсом
государственного значения
__________________________________________________
(название архивного учреждения, библиотеки, музея)
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов
на 1 января _____ г.
---T----T---T-----T------------------T------------------T-------------------T------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общее количество ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Поступило ¦ Выбыло ¦дел в фонде ¦
¦ ¦ ¦Наз- ¦ ¦ ¦на 01.01.___ ¦
¦ ¦ ¦ва- +----T---T-----T---+----T---T-----T---+--------------T----+
¦Но- ¦Ка-¦ние ¦ан- ¦ ¦ ¦ ¦ан- ¦ ¦ ¦ ¦описано единиц¦не ¦Приме-
№ ¦мер ¦те-¦фон- ¦но- ¦ ¦коли-¦ос-¦но- ¦ ¦коли-¦ос-¦хранения ¦опи-¦чание
п/п¦фон-¦го-¦да, ¦та- ¦го-¦чест-¦но-¦та- ¦го-¦чест-¦но-+----T---------+сано¦
¦да ¦рия¦край-¦ция-¦ды ¦во ¦ва-¦ция-¦ды ¦во ¦ва-¦ ¦в том ¦еди-¦
¦ ¦ ¦ние ¦до- ¦ ¦дел ¦ние¦до- ¦ ¦дел ¦ние¦все-¦числе ¦ниц ¦
¦ ¦ ¦даты ¦ку- ¦ ¦ ¦ ¦ку- ¦ ¦ ¦ ¦го ¦микрофи- ¦хра-¦
¦ ¦ ¦ ¦мен-¦ ¦ ¦ ¦мен-¦ ¦ ¦ ¦ ¦льмов ¦не- ¦
¦ ¦ ¦ ¦тов ¦ ¦ ¦ ¦тов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ния ¦
---+----+---+-----+----+---+-----+---+----+---+-----+---+----+---------+----+------
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
---+----+---+-----+----+---+-----+---+----+---+-----+---+----+---------+----+------
Итого: за __________ поступило ____________ фондов, ___________дел
выбыло _____________ фондов, ___________ дел
смикрофильмировано ____________________ дел
На 01.01.________ г. числятся с № ________ по № _________ номеров
фондов,
в том числе: номеров, числящихся в наличии
___________ фондов ______________ дел;
номеров фондов, переданных и объединенных
(дела которых использовались и номер занимать
нельзя) ___________
утраченных ________________ фондов
свободных номеров _________________
Директор __________________ _________________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
______________________
(дата)
Приложение 2
к Положению о порядке представления
документированной информации
для формирования и использования
Государственного фондового каталога,
являющегося информационным ресурсом
государственного значения
КАРТОЧКА ФОНДА
-------------T-----------T------------------------T----------T-----¬
¦Дата ¦Дата ¦Местонахождение фонда ¦Категория ¦ ¦
¦первого ¦получения ¦(название архивного ¦ L-----+
¦поступления ¦карточки ¦учреждения, библиотеки, ¦ Номер фонда ¦
¦фонда ¦фонда ¦музея) ¦ ¦
+------------+-----------+------------------------+----------------+
+------------+-----------+------------------------+----------------+
L------------+-----------+------------------------+-----------------
-------------------------------------------T-----------------------¬
¦ Крайние даты каждого названия фонда ¦ Название фонда ¦
+------------------------------------------+-----------------------+
+------------------------------------------+-----------------------+
+------------------------------------------+-----------------------+
+------------------------------------------+-----------------------+
+------------------------------------------+-----------------------+
L------------------------------------------+------------------------
----------T----------------T----T----T----T----T----T----T----T----¬
¦ ¦Годы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +----------------+----+----+----+----+----+----+----+----+
¦ ¦Описанных дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Объем +----------------+----+----+----+----+----+----+----+----+
¦фонда на ¦В том числе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦1 января ¦смикрофильми- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦рованных дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +----------------+----+----+----+----+----+----+----+----+
¦ ¦Неописанных дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦(кг) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+----------------+----+----+----+----+----+----+----+-----
-----------T----------T----------T----------T----------T-----------¬
¦Состав ¦Начало ¦Конец года¦Состав ¦Начало ¦Конец года ¦
¦фонда ¦года ¦ ¦фонда ¦года ¦ ¦
+----------+----------+----------+----------+----------+-----------+
+----------+----------+----------+----------+----------+-----------+
+----------+----------+----------+----------+----------+-----------+
+----------+----------+----------+----------+----------+-----------+
L----------+----------+----------+----------+----------+------------
Прежний номер фонда ________________________________________________
Примечание _________________________________________________________
Дата ________________ Начальник отдела фондов, учета и НСА _________
|
