ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
О РАЙОННОМ (ГОРОДСКОМ) АРХИВЕ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Утверждено: Заместитель Председателя Государственного комитета
по архивам и делопроизводству Республики Беларусь В.И.Адамушко
01.06.1998
1. Общие положения
1.1. Районный (городской) архив по личному составу (далее -
Архив) является структурным подразделением районного (городского)
исполнительного комитета, осуществляющим прием архивных документов,
предусмотренных настоящим примерным Положением, и их хранение в
пределах установленных законодательством сроков.
1.2. Архив руководствуется в своей работе действующим
законодательством Республики Беларусь и настоящим Положением.
Правовой основой деятельности Архива являются Законы о
Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь, о
местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь,
распорядительные документы Совета Министров Республики Беларусь,
Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь, областного, районного (городского) исполнительных
комитетов.
1.3. Положение об Архиве утверждается районным (городским)
исполнительным комитетом по согласованию с отделом по архивам и
делопроизводству облисполкома.
1.4. Архив содержится за счет средств местного бюджета. Штатная
численность архива утверждается районным (городским) исполнительным
комитетом. Оплата труда сотрудников архива устанавливается в
соответствии с Постановлениями Совета Министров Республики Беларусь,
Министерства труда Республики Беларусь для специалистов
государственных архивов.
1.5. Архив работает в соответствии с планом, согласованным с
отделом по архивам и делопроизводству облисполкома и утвержденным
рай(гор)исполкомом.
1.6. Организационно-методическое руководство работой Архива
осуществляется соответствующим учреждением Государственной архивной
службы.
1.7. Архив хранит документы Национального архивного фонда
республики временного срока хранения, а также может осуществлять
временное хранение документов и постоянного срока хранения с
последующей их передачей в соответствующий государственный архив.
1.8. Архив пользуется печатью районного (городского)
исполнительного комитета, имеет угловой штамп (бланк) с указанием
своего наименования.
2. Состав документов
Архив хранит:
2.1. Документы ликвидируемых субъектов хозяйствования
негосударственной формы собственности.
2.2. Документы по личному составу ликвидируемых учреждений,
организаций, предприятий независимо от форм собственности, не
имеющих правопреемника.
2.3. Документы по приватизации жилья, проводимых аукционов и
другие документы, связанные с разгосударствлением, приватизацией
государственной собственности.
2.4. Медицинскую документацию.
2.5. Похозяйственные книги.
2.6. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и
содержание документов архива: описи, каталоги, картотеки и др.
2.7. Печатные и другие материалы, дополняющие фонды архива.
2.2. Архив по согласованию с рай(гор)исполкомами и
соответствующими государственными архивными органами на местах имеет
право принимать на депозитарное хранение документы государственных
учреждений, организаций, предприятий, а также общественных
объединений и граждан.
3. Основные задачи
Основными задачами архива являются:
3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Национального архивного фонда, хранящихся в архиве.
3.2. Комплектование архива документами государственной и
негосударственной частей Национального архивного фонда республики,
имеющими историческое, социальное, экономическое и другие значения.
3.3. Информационное обеспечение местных советов депутатов,
исполнительных и распорядительных органов; обеспечение сохранности и
использования документов по личному составу в целях обеспечения прав
и законных интересов граждан.
3.4. Контроль за соблюдением учреждениями - источниками
комплектования архива действующего законодательства по вопросам
организации работы с документами.
4. Функции
4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и
представляет ежегодно в соответствующий государственный архивный
орган сведения по установленной форме о хранящихся в архиве фондах.
4.2. Принимает меры по созданию оптимальных условий хранения
документов и обеспечению их физической сохранности.
4.3. Составляет и по согласованию с соответствующим
государственным архивным органом представляет один раз в пять лет на
утверждение рай(гор)исполкома списки учреждений и организаций,
документы которых подлежат передаче в архив.
Архив ведет работу по уточнению списков; организует отбор и
осуществляет прием документов на хранение.
4.4. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности
документов, хранящихся в архиве.
4.5. Осуществляет прием на хранение документов по личному
составу, согласовывает описи на дела по личному составу;
осуществляет прием документов постоянного хранения и представляет на
утверждение ЭПК отдела по архивам и делопроизводству облисполкома
описи дел постоянного хранения.
4.6. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к
хранящимся в архиве документам.
4.7. Осуществляет использование принятых на хранение
документов, в установленном порядке выдает архивные справки, копии
документов и выписки из них (социально-правового характера по
запросам учреждений и заявлениям граждан).
4.8. Определяет местонахождение документов по личному составу,
не принятых в архив.
4.9. Контролирует обеспечение сохранности документов,
правильность оформления и формирования дел в учреждениях,
организациях и на предприятиях района (города) независимо от
подчиненности и форм собственности.
4.10. Оказывает методическую помощь и дает консультации
предприятиям и организациям района (города) по вопросам подготовки
документов для передачи их в архив.
4.11. Проводит в необходимых случаях научно-техническую
обработку документов по личному составу по договорам с учреждениями
района (города).
4.12. Принимает участие в разработке нормативно-методических
документов по вопросам организации работы с документами, а также их
использованию в социально-правовых интересах граждан.
4.13. Совместно с государственными архивными учреждениями
проводит семинары для работников учреждений, организаций,
предприятий по вопросам обеспечения сохранности документов и их
подготовке к передаче в районный (городской) архив.
5. Права
Архив имеет право:
5.1. Получать от учреждений - источников комплектования архива
сведения по вопросам обеспечения сохранности документов по личному
составу, хранящихся в них.
5.2. Проверять выполнение учреждениями - источниками
комплектования архива законодательных и других правовых актов в
области архивного дела и делопроизводства.
5.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям,
организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по
устранению выявленных недостатков в работе с документами по личному
составу.
5.4. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и
консультантов специалистов государственных архивов области.
5.5. Информировать руководство рай(гор)исполкома, отдела по
архивам и делопроизводству облисполкома о состоянии обеспечения
сохранности документов по личному составу в учреждениях,
организациях и на предприятиях района (города).
5.6. Заключать договора и в установленном порядке производить
расчеты с учреждениями, организациями, предприятиями за выполнение
договорных работ по научно-технической обработке документов.
6. Организация работы
6.1. Архив возглавляет заведующий.
6.2. Заведующий архивом назначается и освобождается от
должности рай(гор)исполкомом по согласованию с отделом по архивам и
делопроизводству облисполкома.
6.3. Заведующий архивом:
6.3.1. Организует деятельность Архива и несет персональную
ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
6.3.2. Отчитывается о работе Архива перед рай(гор)исполкомом и
отделом по архивам и делопроизводству облисполкома.
6.4. Архив организует свою работу во взаимодействии с
рай(гор)исполкомом, местными государственными архивными органами,
общественными объединениями.
6.5. Обеспечение Архива помещениями, отвечающими требованиям
длительного хранения документов, техническое оснащение,
оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других,
необходимых для работы условий, осуществляется рай(гор)исполкомами
за счет местного бюджета.
6.6. При смене заведующего Архивом прием-передача дел
производится с участием специально созданной комиссии, в состав
которой входят представители рай(гор)исполкома и соответствующего
государственного архивного органа.
Акт приема-передачи утверждается рай(гор)исполкомом и
представляется в отдел по архивам и делопроизводству облисполкома.
6.7. Ликвидация и реорганизация архива осуществляется
рай(гор)исполкомом по согласованию с отделом по архивам и
делопроизводству облисполкома.
|
