Решение Брестского областного исполнительного комитета от 28.10.1996 № 644 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан"

Зарегистрировано в НРПА РБ 18 ноября 99 г. N 9/343

Во исполнение постановления Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. N 643 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан" областной исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан.

2. Комитетам, отделам и управлениям облисполкома, гор(рай)исполкомам разработать необходимые документы по ведению делопроизводства по обращениям граждан.

Председатель В.А.ЗАЛОМАЙ

Управляющий делами Г.Н.ЛАБУДА

                                     УТВЕРЖДЕНО
                                     Решение Брестского облисполкома
                                     28.10.1996 N 644

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 1 октября 1996 г. N 643 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан" и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан в облисполкоме, его комитетах, отделах и управлениях, гор(рай)исполкомах, учреждениях, организациях и на предприятиях, независимо от форм собственности (далее - организации).

2. Делопроизводство по обращениям граждан в организациях ведется отдельно от других видов делопроизводства.

Руководители организаций несут персональную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан.

3. Все поступающие обращения граждан в организации должны быть зарегистрированы в день их поступления.

Срок рассмотрения обращения исчисляется в календарных днях с даты получения его организацией. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя.

Конверты от поступающих обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.

При личном приеме граждан их устные и письменные обращения также подлежат регистрации в установленном порядке.

После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение в день их поступления. Рассмотрение поступивших обращений должно быть оперативным и целенаправленным.

Результаты рассмотрения обращений должностными лицами организации отражаются в форме резолюции. На обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции должностных лиц организаций допускаются, если в них детализируется порядок исполнения.

4. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается регистрационный индекс первого обращения и делается отметка "Повторно", а при регистрации указываются даты поступлений предыдущих обращений. При рассмотрении повторных обращений подбираются все предшествующие документы, связанные с рассмотрением обращения, за период не более двух лет со времени поступления первого обращения.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну и ту же организацию, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.

5. Порядок регистрации обращений в организациях определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручения по обращениям и их анализа.

6. Обращения граждан, направленные в организации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на обращениях делается отметка "Контроль".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают должностные лица организаций, ответственные за рассмотрение обращений граждан.

7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны ответы в соответствии с законодательством.

8. Ответы на обращения граждан дают уполномоченные должностные лица организаций. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в учетных документах.

В ответах, направленных в порядке контроля в вышестоящие органы, необходимо указать, что заявителю дан ответ, а также фамилию исполнителя и его номер телефона.

9. Обращения граждан после их разрешения должны быть возвращены должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами.

10. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе по личному приему граждан за период календарного года, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.

11. Срок хранения обращений граждан, документов по рассмотрению и разрешению обращений - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке организацией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

12. Дела, подлежащие постоянному и временному хранению, передаются в архив организации через год после завершения делопроизводства по ним.

По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.

13. Обращения граждан систематически анализируются и обобщаются должностными лицами организаций с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования работы организаций.

14. Действие настоящего Положения не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, порядок рассмотрения которых установлен иными нормативными актами, предусматривающими специальное делопроизводство.