Решение Минского областного исполнительного комитета от 30.03.2011 № 393 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете"

Зарегистрировано в НРПА РБ 5 апреля 2011 г. N 9/39858

На основании пункта 1 статьи 40 Закона Республики Беларусь от 4 января 2010 года "О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь" Минский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:

1. Внести в Инструкцию по документационному обеспечению управления в Минском областном исполнительном комитете, утвержденную решением Минского областного исполнительного комитета от 29 декабря 2007 г. N 1616 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 47, 9/13301), следующие изменения и дополнения:

в части тринадцатой пункта 42 слова "отдела контроля и подготовки заседаний исполкома управления делами облисполкома" заменить словами "отдела организации и координации контрольной работы управления делами облисполкома";

в абзаце пятом пункта 73 слова "подписанный руководителем структурного подразделения;" исключить;

в пункте 79 слова "отдел контроля" заменить словами "отдел протокольной работы управления делами облисполкома (далее - отдел протокольной работы)";

в пунктах 82, 83, в части первой пункта 84, в пунктах 87, 91, в части первой пункта 146, в части первой пункта 165, в пункте 166 слова "отдел контроля" заменить словами "отдел протокольной работы" в соответствующем падеже;

в части первой пункта 96 после слов "электронной почте" дополнить словами ", системе межведомственного электронного документооборота (далее - СМДО)";

пункт 97 дополнить частями восьмой - одиннадцатой следующего содержания:

"По системе СМДО передача документа осуществляется в виде прикрепленных к регистрационной карточке (далее - РК) файлов (документов) с использованием средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП).

Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Файл документа должен иметь формат PDF, TIF, DOC.

Все последующие действия с входящим электронным документом производятся в соответствии с настоящей Инструкцией.";

в части второй пункта 98 после слов "не подлежащих регистрации," дополнить словами "перечень документов, подлежащих регистрации в структурных подразделениях облисполкома,";

пункт 99 дополнить частью пятой следующего содержания:

"Прием поступившего в облисполком по СМДО электронного документа осуществляет отдел по работе с документами. Электронный документ распечатывается. Работник отдела по работе с документами проверяет ЭЦП полученного документа, при необходимости заполняет или изменяет учетные реквизиты РК, сверяет электронные образы файлов с бумажными экземплярами и, если документ подлежит регистрации, переносит данный документ в "Журнал входящих документов", далее регистрация происходит в соответствии с настоящей Инструкцией.";

часть вторую пункта 102 изложить в следующей редакции:

"После рассмотрения председателем облисполкома, его заместителями и управляющим делами облисполкома документы передаются в отдел по работе с документами, а поступившие из республиканских органов государственного управления и требующие ответа - в отдел контроля для завершения регистрации. Завершение регистрации документов после их рассмотрения заключается во внесении в РК сведений о порядке исполнения документов (резолюций): фамилий ответственного исполнителя и других исполнителей, краткого описания поручений и действий по исполнению, сроков исполнения.";

пункт 112 дополнить частями третьей - восьмой следующего содержания:

"Исходящий электронный документ, направляемый по СМДО, регистрируется работником отдела по работе с документами или отдела контроля (по принадлежности) путем создания РК отправки, куда вносятся учетные реквизиты отправки документа, при этом указывается соответствующий способ доставки.

Ответственность за содержание информации в электронном документе, соответствие текста и реквизитов оригинала документа и его электронной копии, а также комплектность документа, количество файлов и наименование адресата несет работник структурного подразделения, представивший документ на отправку в отдел по работе с документами или отдел контроля.

Исходящие электронные документы отправляются отделом по работе с документами и отделом контроля (по принадлежности). Работник отдела по работе с документами, отдела контроля сверяет реквизиты оригинала документа и его электронной копии, регистрирует электронный документ, подписывает документ ЭЦП, осуществляет его отправку.

После регистрации электронного документа на рабочем месте получателя в форме отправки в поле "Дата подтверждения СМДО" проставляется дата и время, соответствующие дате и времени регистрации документа на рабочем месте получателя.

Документ переходит в журнал "Отправленные по СМДО", когда документ будет зарегистрирован у всех получателей.

При необходимости из подсистемы "Делопроизводство" можно распечатать реестры отправки и карточку исходящего документа.";

в пункте 119 слова "оформляются, учитываются и контролируются главным управлением организационно-кадровой работы облисполкома" заменить словами "оформляются и доводятся до сведения заинтересованных главным управлением организационно-кадровой работы облисполкома, контролируются отделом контроля".

2. Настоящее решение вступает в силу после его официального опубликования.

Председатель Б.В.Батура

Управляющий делами И.С.Маркевич