Приказ Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь от 30.01.1982 № 15 "О Положении о ведении делопроизводства по предложениям и жалобам граждан в центральном аппарате министерства, на предприятиях, в организациях и учреждениях системы Минжилкомхоза БССР"

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 23 марта 2001 г. N 8/5239

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить согласованное с Белорусским республиканским управлением Госстандарта, Главным архивным управлением при Совете Министров БССР Положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в центральном аппарате Министерства, на предприятиях, в организациях и учреждениях системы Министерства жилищно-коммунального хозяйства БССР (прилагается).

2. Управлению обеспечения управленческих процессов и социальной работы довести настоящее Положение до структурных подразделений центрального аппарата Министерства, предприятий и организаций республиканского подчинения для организации исполнения его во всех звеньях системы Минжилкомхоза БССР.

Министр А.И.БЕЗЛЮДОВ

                                               УТВЕРЖДЕНО
                                               Приказ Министерства
                                               жилищно-коммунального
                                               хозяйства БССР
                                               30.01.1982 N 15

1. Настоящее Положение разработано на основе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденного постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета по стандартам и Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 30 ноября 1981 г. N 463/162/288.

2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в системе Минжилкомхоза БССР ведется отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется в центральном аппарате Министерства управлением обеспечения управленческих процессов и социальной работы, а в подведомственных предприятиях, организациях и учреждениях - должностным лицом, назначенным приказом руководителя.

Личную ответственность за состояние вышеуказанного делопроизводства несут руководители структурных подразделений центрального аппарата Министерства, подведомственных предприятий, организаций и учреждений. Они систематически проверяют порядок ведения его и принимают меры к совершенствованию этой работы.

3. Все поступающие в аппарат Министерства, на предприятия, в организации и учреждения предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках (форма прилагается) в день их поступления.

Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления и жалобы, а также в других необходимых случаях.

При личном приеме граждан их предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках или в специальных журналах.

Регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы указывается в регистрационном штампе, место проставления и форма которого определяются ГОСТом 6.39-72. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-401).

4. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).

5. Контрольно-регистрационная карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр помещается в контрольную картотеку, а второй вместе с предложением, заявлением, жалобой передается в структурное подразделение-исполнитель.

По мере исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан первые экземпляры контрольно-регистрационных карточек помещаются из контрольной картотеки в справочную картотеку, которая систематизируется по алфавиту фамилий заявителей.

6. Контроль за своевременным разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан возлагается на руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства, подведомственных предприятий, организаций и учреждений, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Письма граждан, направленные в аппарат Министерства, подведомственные предприятия, организации и учреждения различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращений граждан, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях, жалобах в месте, установленном ГОСТом 6.39-72, проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".

Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, жалобы, заявления. Решение о снятии с контроля предложений, заявлений и жалоб граждан принимают руководители и другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное их рассмотрение.

7. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу (например, 01-33/А-56).

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

8. Управление обеспечения управленческих процессов и социальной работы Министерства ежемесячно и ежеквартально анализирует и обобщает предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Квартальные сводки составляются в виде аналитических справок и представляются на рассмотрение руководства Министерства к 20-му числу следующего за кварталом месяца. Два раза в год эти вопросы рассматриваются на заседаниях коллегии Министерства.

Аналогичные справки составляются в подведомственных предприятиях, организациях, учреждениях и вместе с отчетом установленной формы представляются в Министерство к 1 августа и 1 февраля.

9. Предложения, заявления и жалобы граждан, переписка по их рассмотрению вместе с ответами заявителям и контрольной карточкой после их разрешения в центральном аппарате Министерства возвращаются в управление обеспечения управленческих процессов и социальной работы; в подведомственных предприятиях, организациях и учреждениях - должностному лицу, осуществляющему учет писем граждан.

На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должны быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принимавшего это решение.

Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанными с их разрешением, также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства, предприятия, учреждения, организации.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного предложения, заявления, жалобы или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

Обложка дела должна оформляться в соответствии с ГОСТом 17914-72.

10. В аппарате Министерства, подведомственных предприятиях, учреждениях и организациях осуществляется хранение и использование в справочных и других целях предложений, заявлений и жалоб граждан.

Ответственность за сохранность документов возлагается на управление обеспечения управленческих процессов и социальной работы центрального аппарата Министерства, руководителей подведомственных предприятий, организаций и учреждений и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Сроки хранения предложений, заявлений, жалоб граждан определяются "Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов", М., 1969 г. и "Перечнем документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР", М., 1973 г.

Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения предложений, заявлений и жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. В необходимых случаях постоянно действующий экспертной комиссией предприятия, организации, учреждения может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и отбора их для хранения подлежат обязательному утверждению руководителями предприятий, организаций и учреждений.

11. Архив учреждения принимает дела постоянного хранения по описям, дела временного хранения - по номенклатуре.

Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 10 лет) хранению, передаются в архив Министерства, подведомственных учреждений, организаций, предприятий через год после завершения делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 10 лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководства Министерства, подведомственных учреждений, организаций, предприятий. По истечении установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению.

Отбор дел к уничтожению оформляется актом, который рассматривается постоянно действующей экспертной комиссией, подписывается председателем и ее членами и утверждается руководством Министерства, подведомственных учреждений, организаций и предприятий. Уничтожение включенных в акт дел производится после того, как дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены архивным учреждением.

12. Действие настоящего Положения не распространяется на ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик, Положением о порядке рассмотрения трудовых споров, Положением об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, Уставом связи и другим законодательством Союза ССР и союзных республик.

Заместитель начальника Белорусского

республиканского управления

Госстандарта СССР П.В.ЯНУС

Начальник Главного архивного

управления при Совете

Министров БССР В.В.ЛАШКЕВИЧ

Приложение
к контрольно-регистрационной
карточке

УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (РКК) <*>

-------------------------------

<*> В случае использования электронно-вычислительной техники при организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств вычислительной техники.

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись "без подписи".

Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.

Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.

Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационный индекс.

Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.

Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.

Резолюция - переносится с документа или записывается на личном приеме.

Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.

Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно-контрольная карточка.

В правом верхнем углу проставляется штамп "Повторно" при регистрации повторных обращений.

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Ход исполнения - графа "Дата передачи на исполнение" - указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;

графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);

графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.

Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.

Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.

Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.

Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Дело..., том..., листы... - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).

Фонд..., опись..., дело... - проставляются после сдачи дела в архив.

Размеры карточки рекомендуются А5 (148х210) и А6 (105х148).

Приложение
к положению
о ведении делопроизводства
по предложениям, заявлениям
и жалобам граждан
на предприятиях, в организациях
и учреждениях системы
Минжилкомхоза БССР

ФОРМА РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ (указания по заполнению прилагаются)

-------------------------+------------------------------------------
0229140                  ¦   Регистрационно-контрольная карточка
-------------------------+------------------------------------------
Корреспондент            ___________________________________________
(Ф.И.О., адрес, телефон) ___________________________________________
Предыдущие обращения от  __________________ от ______________ N ____
Вид документа            __________________ на ______________ л. ___
Автор, дата, индекс
сопровод. письма         ___________________________________________
Дата, индекс поступления ___________________________________________
Краткое содержание       ___________________________________________
                         ___________________________________________
                         ___________________________________________
Отв.исполнитель          ___________________________________________
Резолюция                ___________________________________________
                         ___________________________________________
                         ___________________________________________
Автор резолюции          ___________________________________________
Срок исполнения          ___________________________________________
                                                 Формат А5 (148х210)
--------------------------------------------------------------------

ХОД ИСПОЛНЕНИЯ

---------------+-------------+-------------------------+-------
¦Дата передачи ¦ Исполнитель ¦ Отметка о промежуточном ¦Контрольные¦
¦на исполнение ¦             ¦       ответе или        ¦  отметки  ¦
¦              ¦             ¦ дополнительном запросе  ¦           ¦
¦--------------+-------------+-------------------------+------------

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Дата, индекс исполнения (ответа) ___________________________________
Адресат ____________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

С контроля снял __________________  Подпись контролера _____________

---------------+----------------+---------------+---------------
¦     Дело     ¦       Том      ¦     Листы     ¦  Фонд опись дела  ¦
¦--------------+----------------+---------------+--------------------

dokumenty archiwalne Папярэдні | Наступны