Приказ Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 20.09.1997 № 179 "Об утверждении и введении в действие Инструкции о порядке приема, обработки и доставки факсимильных сообщений (Бюрофакс)"

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 16 августа 2001 г. N 8/6586

В связи с введением в эксплуатацию факсимильной связи между предприятиями почтовой связи Республики Беларусь (Бюрофакс) ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию о порядке приема, обработки и доставки факсимильных сообщений (Бюрофакс).

2. Ввести в действие с 1 ноября 1997 года Инструкцию о порядке приема, обработки и доставки факсимильных сообщений (Бюрофакс).

3. Генеральному директору Республиканского объединения "Белпочта", Г.Е.Игнатовичу организовать тиражирование и до 15.10.97 г. обеспечить рассылку Инструкции о порядке приема, обработки и доставки факсимильных сообщений (Бюрофакс).

4. Генеральному директору Республиканского объединения "Белпочта", директорам государственных предприятий почтовой связи довести Инструкцию о порядке приема, обработки и доставки факсимильных сообщений (Бюрофакс) до всех структурных подразделений и обеспечить ее правильное применение в практической работе.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на УПС (Р.А.Жигалко).

Министр В.И.ГОНЧАРЕНКО

                                        УТВЕРЖДЕНО
                                        приказ Министерства связи
                                        20.09.1997 N 179

1. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке приема, обработки и доставки факсимильных сообщений (в дальнейшем Бюрофакс) обязательна для выполнения РО "Белпочта", предприятиями почтовой связи и их структурными подразделениями (именуемыми в дальнейшем предприятиями), осуществляющими оказание этой услуги.

1.2. Факсимильное оборудование, как правило, должно работать в автоматическом режиме.

1.3. Временная приостановка службы Бюрофакс возможна в случаях, предусмотренных Конвенцией Международного союза электросвязи (МСЭ) и Всемирной почтовой конвенцией (ВПК).

2. Терминология

2.1. Факсимиле - дистанционное воспроизведение всех видов графического, рукописного или печатного материала в рамках и в соответствии с характеристиками, определенными в соответствующих Рекомендациях Международного консультативного комитета по телефонии и телеграфии (МККТТ);

2.2. Факсимильное оконечное устройство (факсимильный аппарат) - аппарат, используемый для передачи и/или приема документов в факсимильной службе;

2.3. Факсимильная установка общего пользования - оборудование, эксплуатируемое предприятиями почтовой связи для общего пользования, включая факсимильное оконечное устройство, стык с соответствующими сетями электросвязи общего пользования, а также соединительное и дополнительное оборудование.

3. Условия приема факсимильных сообщений

3.1. Почтовые администрации обязаны соблюдать нормативы, принятые на международном уровне, для обеспечения совместимости систем.

3.2. Для факсимильной передачи могут приниматься документы с максимальным размером А4 (210 х 297 мм). В исключительных случаях по двустороннему соглашению между заинтересованными Администрациями могут приниматься документы другого формата.

3.3. Для достоверной передачи на документах должны оставаться чистые поля 15 мм со всех четырех краев документа.

3.4. Документ, передаваемая площадь которого больше площади, воспроизводимой факсимильным аппаратом, может быть разделен отправителем; в этом случае должен указываться порядок, в котором будут передаваться отдельные части документа.

3.5. Следует следить за тем, чтобы не было потерь при передаче воспроизводимой части документа.

3.6. Для обеспечения удовлетворительного качества факсимильной передачи документа необходимо рекомендовать отправителю не представлять документ с недостаточной четкостью.

3.7. Если отправитель подает документ, содержащий цвета полутонов, то он должен быть информирован о том, что при существующем оборудовании невозможно достоверное воспроизведение документа. На конечном пункте изображение документа будет черно-белым.

3.8. В тех случаях, когда оператор службы "Бюрофакс" считает, что качество документа, подлежащего передаче, не позволит получить удовлетворительную копию, а отправитель настаивает на передаче документа, то документ принимается на риск отправителя, о чем на сопроводительном бланке должна быть сделана служебная отметка "Риск отправителя" (RЕ). Если эта служебная отметка не относится ко всему документу, то нужно указывать соответствующие страницы, напр.: "RЕ 3 + 5".

4. Состав факсимильного документа

4.1. Каждая факсимильная передача должна содержать:

- сопроводительный бланк документа в качестве первой страницы, заполненной в соответствии с п. 4.2;

- документ отправителя, заполненный в соответствии с п. 4.3 настоящей инструкции.

4.2. Сопроводительный бланк документа (приложение 1).

4.2.1. Сопроводительный бланк документа должен содержать следующую информацию:

- наименование предприятия почтовой связи, принимающего и передающего факсимильное сообщение;

- номер документа по квитанции ф.1, кассово-суммирующего аппарата (КСА) или почтово-кассового терминала (ПКТ);

- дату и время приема-передачи документа;

- количество страниц (без сопроводительного бланка, кроме тех случаев, когда в нижней части содержится сообщение для адресата);

- служебная отметка RЕ (риск отправителя) в том случае, когда это необходимо в соответствии с п. 3.8;

- указания о доставке в закодированной форме и другие служебные отметки, если таковые имеются;

- адрес получателя, содержащий все необходимые сведения для обеспечения направления и доставки документа (наименование адресата, его полный почтовый адрес, включая почтовый индекс, номер телефона адресата, если он известен;

- адрес отправителя (наименование отправителя, полный почтовый адрес, номер телефона).

При отсутствии достаточной адресной информации в принятом факсимильном документе, предприятия почтовой связи не несут гарантийных обязательств по доставке полученных документов.

4.2.2. Бланк отправления документа должен быть изготовлен типографским способом на русском языке с подстрочным переводом на французский (или английский) язык.

4.3. Факсимильные документы могут приниматься без заполнения бланка; в этом случае заголовок документа должен содержать следующую информацию:

- наименование предприятия почтовой связи, принимающего и передающего факсимильное сообщение;

- номер документа (по квитанции ф.1, кассово-суммирующего аппарата или почтово-кассового терминала);

- количество страниц (исключая страницу, содержащую заголовок и адрес, если только в ней нет сообщения для адресата);

- дату и время приема-передачи документа;

- служебные отметки согласно п. 3.8, включая и информацию о доставке;

- адрес получателя (его полный почтовый адрес и номер телефона адресата, при наличии такового у последнего).

4.4. Документ отправителя.

Документ для факсимильной передачи может содержать рукописные и печатные материалы, чертежи или любую другую графику с учетом ограничений, указанных в п. 3. Подпись на документе не обязательна.

5. Прием документов

5.1. Документ для факсимильной передачи может быть подан в операционное окно предприятия почтовой связи.

5.2. Отправитель может воспользоваться сопроводительным бланком факсимильного документа согласно п. 4.2 или оформить передаваемый документ согласно п. 4.3.

5.3. Работник связи, принимающий документ, должен предложить отправителю указать свою фамилию, полный адрес и номер телефона для того, чтобы, при необходимости, сообщить ему любую информацию, либо запросить у него дополнительные сведения относительно его факсимильного документа.

5.4. Отправитель факсимильного документа должен удостоверить свою личность по требованию принимающего отправление работника.

5.5. Предприятие связи может отказать в приеме (прервать передачу) факсимильного отправления, которое могло бы представлять угрозу безопасности государства или противоречить действующим законам, общественному порядку или правилам приличия.

6. Передача документов

6.1. Документы должны передаваться в порядке их поступления.

6.2. При необходимости принимающее предприятие должно подтвердить качество приема факсимильного документа передающему предприятию.

6.3. Если факсимильный документ принимается с неудовлетворительным качеством максимум после трех попыток, то дальнейших попыток делать не следует. Отправитель ставится в известность о создавшейся ситуации.

6.4. Если в течение четырех часов после приема документа предприятие связи не может осуществить передачу, то отправитель ставится об этом в известность в самый короткий срок.

6.5. Если оконечная установка назначения занята, она должна быть вызвана повторно через определенный промежуток времени, не превышающий четырех часов. Если оконечная установка назначения не может обеспечить прием сообщений из-за отсутствия бумаги, электропитания или ее повреждения, отправитель ставится в известность о невозможности доставки, а сообщение считается "не подлежащим доставке".

6.6. Принимающее предприятие не должно запрашивать повторения передачи в целях усиления качества воспроизведения страниц, обозначенных служебной отметкой RЕ.

6.7. После передачи факсимильного документа работник связи возвращает документ отправителю. Сопроводительный бланк (или заголовок документа) остается в предприятии. К бланку документа (заголовку) приобщается отчет факсимильного аппарата, подтверждающего передачу (непередачу) документа.

7. Доставка документов

7.1. Факсимильный документ, принятый предприятием почтовой связи в пункте назначения, должен быть получен адресатом или его доверенным лицом, либо доставлен адресату под расписку методом, указанным отправителем.

7.2. Адресат факсимильного документа должен удостоверить свою личность по требованию работника связи, осуществляющего доставку факсимильного документа.

7.3. Предприятия почтовой связи Республики Беларусь должны обеспечить следующие методы доставки:

А - обычная доставка (как заказного отправления);

D - выдача адресату в операционном окне;

E - выдача адресату в операционном окне по телефонному

уведомлению.

Метод доставки отправитель указывает в п. 7 сопроводительного бланка документа в обозначенном квадрате (например "А"). При доставке всеми методами факсимильный документ заделывается в немаркированный конверт, на котором указывается адрес получателя.

7.4. Предприятие почтовой связи должно регистрировать в специальном журнале дату и время приема каждого факсимильного документа, а также время и метод его доставки адресату (приложение 2).

7.5. В случае невозможности доставки адресату факсимильного документа предприятие почтовой связи места назначения должно предупредить об этом предприятие связи места приема факсимильного сообщения, которое в свою очередь информирует отправителя.

7.6. Невостребованные и неидентифицированные сообщения хранятся в отделении связи в течение месяца, после чего передаются в число нерозданных для последующего хранения и уничтожения в установленном порядке.

7.7. Адресат факсимильного документа, в котором имеется служебная отметка "Риск отправителя" в соответствии с п. 3.8 обязан принять факсимильный документ предлагаемого качества.

8. Аннулирование факсимильного документа по просьбе отправителя

8.1. Отправитель факсимильного документа или его доверенное лицо после предъявления документа, удостоверяющего личность или полномочия, может аннулировать свой документ при условии, что передача его еще не началась.

8.2. Аннулирование факсимильного документа, переданного в предприятие почтовой связи места назначения внутри республики, может быть осуществлено только в том случае, если факсимильный документ не доставлен.

8.3. В случае многостраничных факсимильных документов до начала передачи могут быть аннулированы одна или несколько страниц. Передающее предприятие в таком случае должно изменить число страниц, указанное на сопроводительном бланке или в заголовке документа.

9. Оплата услуг за передачу факсимильных документов

9.1. Отправитель факсимильных документов производит оплату за предоставленную услугу наличными деньгами или путем безналичных расчетов согласно установленным тарифам.

9.2. При приеме факсимильного отправления работник связи выписывает квитанцию строгой отчетности ф.1 или квитанцию, выданную кассово-суммирующим аппаратом (КСА) или почтово-кассовым терминалом (ПКТ).

9.3. В конце рабочего дня полученные денежные средства приходуются по дневнику ф.130 установленным порядком.

9.4. Если факсимильное сообщение не подлежит доставке в соответствии с п. 6.5 или в случае аннулирования факсимильного сообщения до начала его передачи, отправителю полностью возвращается принятая тарифная плата. В случае аннулирования факсимильного сообщения в пределах Республики Беларусь после его передачи, но доставка которого не произведена, отправителю возвращается 40% принятой тарифной платы.

10. Архив

10.1. Предприятия, принимающие и передающие факсимильные сообщения, обязаны подшивать служебные документы в отдельные пачки. Служебные документы внутренних факсимильных сообщений хранятся 6 месяцев, международных - 12 месяцев.

10.2. По истечении указанных в п. 10.1 сроков документы отправляются в архив предприятия. На вложение мешков составляется опись в двух экземплярах, в которой указывается наименование документов, за какой период (дата начала и окончания), количество пачек. Первый экземпляр описи вкладывается в мешок, а второй остается в предприятии, отправляющем архив, и подшивается в отдельную пачку.

10.3. Учет и сроки хранения документов в узле почтовой связи должны строго соответствовать требованиям перечня документальных материалов.

Приложение 1

---+-------------------------------------------------------------------------------
/\ ¦                                             1. Исходящее бюро________________     ¦
¦  ¦                                                Телефон N_____________________     ¦
¦  ¦                          -------------------------+--------------------------+----+--
¦  ¦                          ¦                        ¦                          ¦    ¦/\
¦  ¦                          ¦ 2. Передающее бюро     ¦3. Номер документа        ¦    ¦¦
¦  ¦                          ¦                        ¦                          ¦    ¦¦
¦  ¦                          +---------------+--------+--------------------------+    ¦¦
¦  ¦                          ¦               ¦                                   ¦    ¦¦
¦  ¦                          ¦ 4. Страницы   ¦    5. Дата (и время)              ¦    ¦45
¦  ¦                          ¦               ¦                                   ¦    ¦¦
¦  ¦                          +---------------+                                   ¦    ¦¦
¦  ¦                          ¦ 6. RE         ¦    Подача-передача        Прием   ¦    ¦¦
¦  ¦                          ¦               ¦                                   ¦    ¦\/
¦  ¦                          +---------------+-----------------------------------+----+---
148¦                          ¦ -                                            ¦    ¦/\
¦  ¦                          ¦ ¦    ¦   7. Тип доставки и служебные              ¦    ¦15
¦  ¦                          ¦ ¦-----      отметки                               ¦    ¦\/
¦  ¦-----------------    +---------------------------------------------------+----+---
¦  ¦¦ 9. Отправитель     ¦    ¦  8. Адресат                                       ¦    ¦/\
¦  ¦¦    (включая        ¦    ¦  (включая почтовый индекс)                        ¦    ¦¦
¦  ¦¦    почтовый индекс)¦    ¦                                                   ¦    ¦42
¦  ¦¦                    ¦    ¦                                                   ¦    ¦¦
¦  ¦¦                    ¦    ¦                                                   ¦    ¦\/
¦  ¦+--------------------+    +---------------------------------------------------+----+---
¦  ¦¦                    ¦    ¦                                                   ¦    ¦/\
¦  ¦¦                    ¦    ¦                                                   ¦    ¦15
\/ ¦¦                    ¦    ¦                                                   ¦    ¦\/
---++--------------------+----+---------------------------------------------------+----+---
   ¦¦         80         ¦ 10 ¦                          90                       ¦ 15 ¦
   ¦L<------------------>+<-->+<------------------------------------------------->+<-->+
   ¦                                        210                                        ¦
   L<--------------------------------------------------------------------------------->-

Приложение 2

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ФАКСИМИЛЬНЫХ СООБЩЕНИЙ "БЮРОФАКС"

----+------+------+------+-----------+--------+-------+-----T--
¦NN ¦Дата  ¦Время ¦Исх.N ¦Предприятие¦Наимено-¦Адрес  ¦Метод¦Время ¦
¦п\п¦приема¦приема¦      ¦подачи     ¦вание   ¦получа-¦дос- ¦дос-  ¦
¦   ¦      ¦      ¦      ¦           ¦получа- ¦теля   ¦тавки¦тавки ¦
¦   ¦      ¦      ¦      ¦           ¦теля    ¦       ¦     ¦      ¦
+---+------+------+------+-----------+--------+-------+-----+------+
¦   ¦      ¦      ¦      ¦           ¦        ¦       ¦     ¦      ¦
¦---+------+------+------+-----------+--------+-------+-----+-------

Архів документів Папярэдні | Наступны