Приказ Министерства образования Республики Беларусь от 30.03.1998 № 175 "Аб зацвярджэннi Iнструкцыi па справаводству ў апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь"

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 23 декабря 1999 г. N 8/2382

3 мэтай забеспячэння рацыянальнага вядзення справаводства, якаснага i своечасовага выканання арганiзацыйна-распарадчых дакументаў загадваю:

1. Зацвердзiць i ўвесцi ў дзеянне з 30 сакавiка 1998 г. Iнструкцыю па справаводству ў апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь (дадаецца).

2. Упраўленню спраў (Мiнкевiч П.А.) арганiзаваць вывучэнне Iнструкцыi з супрацоўнiкамi цэнтральнага апарата Мiнiстэрства.

3. Кiраўнiкам структурных падраздзяленняў Мiнiстэрства забяспечыць строгае выкананне Iнструкцыi ўсiмi работнiкамi падраздзяленняў.

4. Лiчыць страцiўшым сiлу загад Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь ад 4 мая 1993 г. N 139.

5. Кантроль за выкананнем гэтага загаду ўскласцi на намеснiка Мiнiстра Б.В.Iванова.

Мiнiстр В.I.СТРАЖАЎ

                                                ЗАЦВЕРДЖАНА
                                                Загад Мiнiстэрства адукацыi
                                                Рэспублiкi Беларусь
                                                30.04.1998 N 175

1. Агульныя палажэннi

1.1. Iнструкцыя па справаводству ў апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь (у далейшым Iнструкцыя) вызначае асноўныя прынцыпы справаводства, устанаўлiвае агульныя патрабаваннi да арганiзацыi работы з дакументамi ў апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь.

Iнструкцыя распрацавана ў адпаведнасцi з "Прыкладнай iнструкцыяй па справаводству ў мiнiстэрствах, дзяржкамiтэтах i iншых цэнтральных органах кiравання, установах, арганiзацыях i на прадпрыемствах Рэспублiкi Беларусь", Дзяржаўным стандартам Рэспублiкi Беларусь "Сiстэма арганiзацыйна-распарадчай дакументацыi" (СТБ 6.38-95) i з'яўляецца абавязковай для выканання ўсiмi работнiкамi апарата Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь.

Iнструкцыя ўстанаўлiвае парадак прыёму, улiку, падрыхтоўкi, афармлення, размнажэння (тыражыравання), кантролю выканання, захавання, апрацоўкi i выкарыстання дакументаў як традыцыйнымi метадамi, так i з выкарыстаннем сродкаў вылiчальнай тэхнiкi i сеткавых камунiкацый (лакальных i глабальных), утрымлiвае ўлiка-рэгiстрацыйныя формы (рэгiстрацыйныя карткi, наменклатуру i вопiс спраў i iнш.).

Палажэннi Iнструкцыi распаўсюджваюцца на арганiзацыйна-распарадчую дакументацыю.

На арганiзацыйна-распарадчыя дакументы з грыфамi асобай важнасцi, зусiм сакрэтна, сакрэтна, пiсьмы, заявы i скаргi грамадзян, а таксама на дакументы, якiя не аднесены да сiстэмы арганiзацыйна-распарадчай дакументацыi (планавая, справаздачна-статыстычная, разлiкова-грашовая i iншыя, сiстэмы дакументацыi), дзеянне Iнструкцыi распаўсюджваецца ў частцы, якая закранае агульны парадак работы з дакументамi i падрыхтоўкi iх да здачы ў архiў. Асаблiвасцi афармлення i апрацоўкi ўказаных дакументаў рэгламентуюцца спецыяльнымi iнструкцыямi. Справаводства па зваротах грамадзян вядзецца асобна ад агульнага справаводства.

Упраўленнi адукацыi аблвыканкамаў, гарадскiя i раённыя аддзелы адукацыi, установы рэспублiканскага падпарадкавання i навучальныя ўстановы вядуць справаводства на аснове самастойна распрацаваных iнструкцый, iншых нарматыўна-метадычных дакументаў, якiя не супярэчаць "Прыкладнай iнструкцыi па справаводству ў мiнiстэрствах, дзяржкамiтэтах i iншых цэнтральных органах кiравання, установах, арганiзацыях i на прадпрыемствах Рэспублiкi Беларусь" i дадзенай Iнструкцыi, якiя ўзгадняюцца з архiўнай установай Дзяржаўнай архiўнай службы Рэспублiкi Беларусь.

1.2. Пры аўтаматызаванай сiстэме апрацоўкi iнфармацыi (АСАI) рэгiстрацыя, улiк, кантроль за праходжаннем i выкананнем дакументаў вядуцца з аўтаматызаваных рабочых месцаў, арганiзаваных на базе персанальных ЭВМ.

1.3. У аўтаматызаваным рэжыме выконваюцца наступныя вiды работ:

1.3.1. з уваходнай карэспандэнцыяй:

рэгiстрацыя ўваходнай карэспандэнцыi за выключэннем прадугледжанай пунктам 4.2.7;

фармiраванне i вядзенне машыначытаемай картатэкi ўлiку ўваходных дакументаў у цэлым па апарату Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь i ў кожным структурным падраздзяленнi;

кантроль за праходжаннем уваходных дакументаў у апараце Мiнiстэрства адукацыi i яго структурных падраздзяленнях;

аператыўны пошук i выдача iнфармацыi па запытах;

выдача ўведамленняў аб наблiжэннi тэрмiнаў выканання ўваходнай карэспандэнцыi.

1.3.2. 3 унутранай i выходнай дакументацыяй, ў тым лiку, калi персанальная ЭВМ не падключана да лакальнай сеткi:

пераўтварэнне рукапiсу дакумента ў машыначытаемы дакумент;

захоўванне машыначытаемага дакумента на магнiтных носьбiтах персанальных ЭВМ у якасцi iмянаванай вобласцi памяцi - файла;

рэдагаванне машыначытаемых дакументаў i наступнае захоўванне машыначытаемага дакумента на магнiтных носьбiтах персанальных ЭВМ;

вывад на друк выдрукоўкi гатовага дакумента.

1.3.3. 3 унутранай i выходнай дакументацыяй, у тым лiку, калi персанальная ЭВМ падключана да лакальнай сеткi:

пераўтварэнне рукапiсу дакумента ў машыначытаемы дакумент, захоўванне i збiранне машыначытаемых дакументаў згодна з зацверджаным парадкам;

рэдагаванне машыначытаемых дакументаў i наступнае захоўванне машыначытаемага дакумента ў iнфармацыйнай прасторы лакальнай сеткi;

фармiраванне i падтрымка сiстэмы пошуку-выбару машыначытаемых дакументаў;

аператыўны пошук i выдача машыначытаемых дакументаў па запытах;

дасылка машыначытаемых выходных дакументаў па адрасах глабальнай сеткi.

1.4. Адказнасць за арганiзацыю справаводства, выкананне ўстаноўленных правiлаў i парадку работы з дакументамi ў структурных падраздзяленнях апарата Мiнiстэрства адукацыi ўскладаецца на кiраўнiкоў гэтых падраздзяленняў. Кiраўнiк структурнага падраздзялення вызначае адказнага за вядзенне справаводства, якi забяспечвае ўлiк i праходжанне дакументаў ва ўстаноўленыя тэрмiны, iнфармуе кiраўнiцтва аб стане iх выканання, ажыццяўляе азнаямленне работнiкаў з нарматыўнымi i метадычнымi дакументамi па справаводству. Права, абавязкi работнiкаў, якiя ўдзельнiчаюць у справаводчым абслугоўваннi мiнiстэрства, вызначаюцца службовымi iнструкцыямi.

1.5. Дакументацыйнае забеспячэнне ўпраўлення, кантроль за выкананнем у структурных падраздзяленнях мiнiстэрства адзiнай сiстэмы справаводства, метадычнае кiраўнiцтва работай з дакументамi i навучанне работнiкаў асновам справаводства ўскладаецца на Упраўленне спраў.

1.6. Работнiк структурнага падраздзялення, на якога ўскладаецца адказнасць за вядзенне справаводства, праходзiць iнструктаж ва Упраўленнi спраў Мiнiстэрства адукацыi.

1.7. Работнiкi апарата мiнiстэрства павiнны быць азнаёмлены з устаноўленым парадкам работы з дакументамi i Iнструкцыяй па справаводству.

Работнiкi структурных падраздзяленняў апарата мiнiстэрства нясуць персанальную адказнасць за выкананне патрабаванняў Iнструкцыi па справаводству i за захаванасць дакументаў, якiя ў iх знаходзяцца. Аб страце дакумента неабходна далажыць кiраўнiку структурнага падраздзялення i ва Упраўленне спраў, а па прапановам, заявам i скаргам грамадзян - ва Упраўленне па рабоце з кадрамi i прававым забеспячэннi.

Перадача дакументаў або iх копiй работнiкам пабочных арганiзацый дапускаецца з дазволу кiраўнiка мiнiстэрства або структурнага падраздзялення.

Пры звальненнi або перамяшчэннi работнiка, у якога ёсць дакументы, яны па ўказанню кiраўнiка структурнага падраздзялення перадаюцца другому работнiку па акту перадачы.

2. Правiла падрыхтоўкi i афармлення дакументаў

2.1. Дакументаванне кiраўнiцкай дзейнасцi:

Дакументаванне кiраўнiцкай дзейнасцi заключаецца ў фiксацыi на бумазе або iншых носьбiтах кiраўнiцкiх дзеянняў па ўстаноўленым правiлам, гэта значыць у стварэннi кiраўнiцкiх дакументаў.

Дзейнасць арганiзацыi забяспечваецца сiстэмай узаемазвязаных кiраўнiцкiх дакументаў, састаўляючых яго дакументаваную базу. Састаў дакументаванай базы вызначаецца кампетэнцыяй арганiзацыi, кругам кiраўнiцкiх функцый, парадкам вырашэння пытанняў (аднаасобны або калегiяльны), аб'емам i характарам узаемасувязяў памiж арганiзацыямi аднаго або розных узроўняў кiравання.

Згодна дзеючаму заканадаўству мiнiстэрства мае права выдаваць толькi тыя распарадчыя дакументы, якiя прадугледжаны ў Палажэннi аб Мiнiстэрстве адукацыi Рэспублiкi Беларусь i дзеючым заканадаўствам.

Калегiяльны орган мiнiстэрства выдае рашэннi калегii, якiя ўводзяцца ў дзеянне, як правiла, загадамi Мiнiстра.

Падрыхтоўка дакумента ўключае састаўленне i афармленне праекта дакумента, яго падпiсанне, пры неаобходнасцi - узгадненне (вiзiраванне) праекта, зацвярджэнне, размнажэнне (капiраванне).

Складальнiк дакумента адказвае за правiльнасць яго зместу, афармлення, своечасовасць падрыхтоўкi.

На Упраўленне спраў ускладаецца праверка правiльнасцi афармлення дакументаў.

Права выдання дакументаў, iх падпiсання, зацвярджэння, узгаднення (вiзiравання) замацоўваецца ў Палажэннi аб Мiнiстэрстве адукацыi Рэспублiкi Беларусь, у палажэннях аб структурных падраздзяленнях i службовых iнструкцыях.

Пры падрыхтоўцы i афармленнi дакументаў неабходна прытрымлiвацца правiлаў, якiя забяспечваюць юрыдычную сiлу дакумента, аператыўнае i якаснае iх выкананне i пошук, магчымасць апрацоўкi дакументаў з дапамогай сродкаў вылiчальнай тэхнiкi (ВТ).

Для надання дакументу юрыдычнай сiлы неабходна наяўнасць абавязковых для дадзенага вiду дакумента рэквiзiтаў: назва арганiзацыi-аўтара, код арганiзацыi-аўтара дакумента, назва вiду дакумента, загаловак да тэксту, тэкст, дата, iндэкс, вiзы, подпiс.

Праверка адпаведнасцi дакумента дзеючаму заканадаўству ўскладваецца на юрыдычную службу мiнiстэрства.

2.2. Бланкi дакументаў:

2.2.1. Дакументы павiнны афармляцца на бланках i мець устаноўлены комплекс абавязковых рэквiзiтаў i стабiльны парадак iх размяшчэння, якi ўстанаўлiваецца Дзяржаўным стандартам Рэспублiкi Беларусь СТБ 6.38-95 "Сiстэма арганiзацыйна-распарадчай дакументацыi".

2.2.2. Асобныя дакументы дапускаецца афармляць не на бланках (напрыклад, унутраныя дакументы структурных падраздзяленняў), але з абавязковым запаўненнем рэквiзiтаў з адпаведнай бланачнай прадукцыi.

2.2.3. У апараце Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь выкарыстоўваюцца наступныя бланкi: загадаў i ўказанняў, пастаноў калегii i службовых пiсьмаў.

Пры распрацоўцы бланкаў выкарыстоўваюцца фарматы А4 (210 x 297 мм) i А5 (210 x 148 мм).

Бланкi дакументаў павiнны мець палi, мм: левае - 30, правае - не меньш як 8; верхняе i нiжняе - не менш як 20.

Нанясенне палёў на бланку не абавязкова. Абмежавальныя меткi для палёў i асобных рэквiзiтаў наносяцца на бланк у выглядзе вугалкоў i лiнiй. Дапускаецца наносiць на бланк меткi для фальцоўкi i меткi для прабiвання адтулiн дзiркаколамi.

2.2.4. Бланкi дакументаў распрацоўваюць на падставе вуглавога або падоўжанага размяшчэння рэквiзiтаў.

2.2.5. Бланкi дакументаў неабходна друкаваць на белай паперы цi паперы светлых тонаў фарбамi насычанага колеру.

Выкарыстанне бланкаў адвольнай формы не дазваляецца. Заказы на выраб бланкаў робiць Упраўленне спраў пасля ўзгаднення з Упраўленнем бухгалтарскага ўлiку, справаздачы i кантролю.

2.2.6. Узоры бланкаў i парадак размяшчэння рэквiзiтаў у дадатках 1, 2, 3, 4.

2.2.7. Дакументы, якiя ствараюцца ад iмя двух i болей арганiзацый, афармляюцца без бланка.

2.3. Афармленне рэквiзiтаў дакументаў.

2.3.1. Дакумент павiнен мець устаноўлены комплекс абавязковых рэквiзiтаў i стабiльны парадак iх размяшчэння (дадаткi 5, 6).

Пры афармленнi арганiзацыйна-распарадчых дакументаў выкарыстоўваецца наступны склад рэквiзiтаў:

Вiдарыс Дзяржаўнага герба Рэспублiкi Беларусь на бланку з вуглавым размяшчэннем рэквiзiтаў змяшчаюць на верхнiм полi бланка над сярэдзiнай радкоў назвы арганiзацыi, а на бланках з падоўжаным размяшчэннем рэквiзiтаў - у цэнтры верхняга поля;

2.3.2. Назва арганiзацыi (поўная, а таксама скарочаная), вышэйстаячай арганiзацыi, структурнага падраздзялення павiнны адпавядаць назвам, устаноўленым адпаведнымi прававымi актамi. Скарочаная назва прымяняецца толькi ў тым выпадку, калi яна афiцыйна зафiксавана ў Палажэннi (Статуце) аб арганiзацыi.

2.3.3. Назва дакумента павiнна адпавядаць кампетэнцыi арганiзацыi, зместу дакументаванага кiраўнiцкага дзеяння, а таксама Табелю ўнiфiкаваных форм дакументаў. На пiсьмах назва дакумента не паказваецца.

Перапiска памiж структурнымi падраздзяленнямi мiнiстэрства забараняецца.

У залежнасцi ад зместу распазнаюць наступныя разнавiднасцi службовых пiсьмаў: пiсьмы-запатрабаваннi, пiсьмы-адказы, пiсьмы суправаджальныя, гарантыйныя i iнш.

У мiнiстэрстве выдаюцца i iншыя ўпраўленчаскiя дакументы: планы работы, справаздачы, спраўкi, акты i iнш.

2.3.4. Датай дакумента з'яўляецца дата яго падпiсання; для дакумента, якi прымае калегiяльны орган - дата яго прыняцця; для зацверджанага дакумента - дата зацвярджэння. Дата дакумента ставiцца службовай асобай, якая падпiсвае або зацвярджае дакумент.

Даты падпiсання, зацвярджэння, узгаднення дакумента, а таксама даты, што змяшчаюцца ў тэксце, афармляюць лiчбавым спосабам. Элементы даты прыводзяць арабскiмi лiчбамi ў адным радку ў наступнай паслядоўнасцi: дзень месяца, месяц, год. Дзень месяца - дзвюма лiчбамi ад 01 да 31, месяц - ад 01 да 12, год - чатырма лiчбамi.

Напрыклад: дату 18 студзеня 1998 года трэба афармляць 18.01.1998.

Пры афармленнi распарадчых i фiнансавых дакументаў мiнiстэрства дапускаецца слоўна-лiчбавы спосаб афармлення дат: 18 студзеня 1998 года.

Iндэкс ствараемых i атрымлiваемых дакументаў складаецца з парадкавага нумара, якi можа быць дапоўнены iндэксам па наменклатуры спраў, iндэксам класiфiкатара, якi прымяняецца (карэспандэнтаў, пытанняў дзейнасцi i iнш.).

2.3.5. Рэквiзiт "Месца складання або выдання дакумента" размяшчаюць на агульным бланку пад рэквiзiтам "Дата" i "Iндэкс дакумента". На бланках пiсьмаў на гэтым месцы размяшчаюць рэквiзiт "Спасылка на iндэкс i дату ўваходнага дакумента", якi ўключае iндэкс i дату дакумента, на якi даецца адказ.

2.3.6. Дакументы адрасуюць арганiзацыям, iх структурным падраздзяленням, канкрэтным службовым i прыватным асобам.

     Напрыклад: Мiнiстэрства аховы здароўя
                Рэспублiкi Беларусь
                Эканамiчны аддзел
або
                  Беларускi дзяржаўны тэхналагiчны
                  унiверсiтэт
                  Начальнiку аддзела кадраў
                  Iванову Т.С.

Пры адрасаваннi дакумента кiраўнiку арганiзацыi назва арганiзацыi ўваходзiць у склад назвы пасады адрасата.

     Напрыклад: Мiнiстру эканомiкi
                Рэспублiкi Беларусь
                Сiдараву I.С.

Калi дакумент накiроўваюць у некалькi аднародных арганiзацый, iх назвы даюць абагульнена.

     Напрыклад: Упраўленням адукацыi
                аблвыканкамаў
або
                Начальнiкам упраўленняў
                адукацыi аблвыканкамаў

Рэквiзiт "Адрасат" не павiнен змяшчаць больш чатырох адрасаў. Слова "Копiя" перад другiм, трэцiм, чацвёртым адрасатам не пiшуць.

Пры накiраваннi дакумента больш чым на чатыры адрасы складаюць спiс рассылкi i на кожным дакуменце ўказваюць толькi адзiн адрасат.

2.3.7. Рэквiзiт "Паштовы адрас адпраўнiка" афармляюць у адпаведнасцi з "Паштовымi правiламi", якiя дзейнiчаюць на тэрыторыi Рэспублiкi Беларусь.

     Напрыклад: Свiрыдовiч А.А.
                вул. П.Глебкi, д. 48, кв. 3
                220121, г. Мiнск

2.3.8. Загаловак да тэксту дакумента. У дакуменце фармата А4 перад тэкстам злева пiшацца загаловак, г.зн. кароткi (адна фраза, не больш пяцi радкоў машынапiснага тэксту) пераказ яго зместу. Загаловак павiнен граматычна дапасоўвацца да назвы дакумента.

     Напрыклад: загад (аб чым?) "Аб правядзеннi Рэспублiканскага
                конкурсу студэнцкiх навуковых работ",
                пратакол (чаго?) "пасяджэння Вучонага савета".

У канцы загалоўка кропка не ставiцца. Загаловак павiнен фармулявацца выканаўцам дакумента.

2.3.9. Тэкст дакумента павiнен быць як мага больш кароткiм, дакладным, дэтальна адрэдагаваным i змяшчаць вычарпальную iнфармацыю па закранутаму пытанню, якая выключае паўторныя запыты.

Тэкст прынята пачынаць з указання прычыны (падставы) для складання дакумента (уводная частка), потым выкладаецца просьба, прапанова, вывад, рашэнне, распараджэнне. Часам уводная частка можа адсутнiчаць.

2.3.10. Рэквiзiт "Адзнака аб наяўнасцi дадатку" размяшчаецца пасля тэксту дакумента перад рэквiзiтам "Подпiс".

Калi дакумент мае дадаткi, названыя ў тэксце, адзнака аб наяўнасцi дадаткаў афармляецца па наступнай форме:

Дадатак: на 7 л. у 1 экз.

Калi дакумент мае дадаткi, не названыя ў тэксце, iх назвы неабходна пералiчыць з указаннем колькасцi лiстоў у кожным дадатку i колькасцi экземпляраў.

Напрыклад:

Дадатак: 1. Спiс вышэйшых навучальных устаноў на 5 л. у 1 экз.
         2. Даведка  аб  падрыхтоўцы вучэбных устаноў да зiмовага сезону на
            3 л. у 1 экз.

Калi да дакумента прыкладаецца другi дакумент, якi мае дадатак, адзнака аб наяўнасцi дадатку афармляецца па наступнай форме:

Дадатак: пiсьмо  Нацыянальнага  архiва  ад  09.01.1998 N 4/303 i дадатак да
         яго, усяго на 3 л. у 1 экз.

Калi дадаткi збрашураваны, колькасць лiстоў не называюць.

У распарадчых дакументах (загадах, указаннях) вылучэнне адзнакi аб дадатку пасля тэкста не дапускаецца, указанне аб наяўнасцi дадатка даецца ў тэксце дакумента: "Згодна з дадаткам", "дадатак", "Дадатак 1", "...прадставiць пералiк дакументаў па дадаваемай форме" i iнш.

На дадатку да распарадчага дакумента ў правым верхнiм вугле неабходна рабiць адзнаку з указаннем назвы распарадчага дакумента, яго даты i нумара.

     Напрыклад: Дадатак
                да загада Мiнiстра адукацыi
                Рэспублiкi Беларусь
                18.01.1998 N 102

На дакументах, зацверджаных распарадчымi актамi, адзнака аб дадатку не ставiцца; у правым верхнiм вугле першай старонкi зацвярджаемага дакумента ставiцца грыф зацвярджэння.

Дакументы - дадаткi афармляюцца з указаннем усiх неабходных рэквiзiтаў дакумента (назвы вiда дакумента, загалоўка да тэксту, подпiсу i iнш.).

2.3.11. Адзнака аб выканаўцы выходнага дакумента змяшчае прозвiшча i нумар службовага тэлефона выканаўцы i ставiцца на пярэднiм баку апошняга лiста ў левым нiжнiм вугле дакумента без знакаў прыпынку. Пад адзнакай аб выканаўцы дакумента i нумарам яго тэлефона дапускаецца ўказаць iндэкс машынiсткi (першыя лiтары iмя i прозвiшча), колькасць надрукаваных экземпляраў i дату друкавання.

Напрыклад:

Сiдараў 222 62 14
СА

2.3.12. Подпiс дакумента.

Праект дакумента прадстаўляецца на подпiс адпаведнай службовай асобе поўнасцю аформленым, правераным, узгодненым (пры неабходнасцi), разам з дадаткамi i матэрыяламi, на падставе якiх ён састаўлены.

Дакументы на бланках мiнiстэрства падпiсваюцца Мiнiстрам i яго намеснiкамi. Асобныя дакументы (запыты, суправаджальныя пiсьмы, тыпавыя тэксты адказа i iнш.) могуць падпiсвацца начальнiкамi ўпраўленняў, аддзелаў у адпаведнасцi з iх паўнамоцтвамi, якiя замацаваны ў палажэннях аб структурных падраздзяленнях i службовых iнструкцыях.

У склад подпiсу ўваходзяць: назва пасады асобы, якая падпiсала дакумент, асабiсты подпiс i яго расшыфроўка (iнiцыялы i прозвiшча).

Напрыклад:

Намеснiк Мiнiстра                 Асабiсты подпiс                Б.В.Iваноў

Пры афармленнi дакумента не на бланку у назву пасады ўключаецца назва арганiзацыi.

Напрыклад:

Мiнiстр адукацыi Рэспублiкi Беларусь           подпiс           В.I.Стражаў

Пры падпiсаннi дакумента некалькiмi службовымi асобамi, iх подпiсы размяшчаюць адзiн пад адным ў паслядоўнасцi адпаведна займаемай пасадзе.

Напрыклад:

Мiнiстр адукацыi Рэспублiкi Беларусь           подпiс           В.I.Стражаў

Галоўны бухгалтар                              подпiс          А.А.Сiдарава

Пры падпiсаннi дакумента некалькiмi асобамi роўных пасад, iх подпiсы размяшчаюць на адным узроўнi.

Напрыклад:

Намеснiк Мiнiстра                                       Намеснiк Мiнiстра
адукацыi Рэспублiкi                                     аховы здароўя
Беларусь                                                Рэспублiкi Беларусь
______ Б.В.Iваноў                                       ______ I.А.Сiдараў
подпiс                                                  подпiс

Калi службовая асоба, чый подпiс патрэбны на дакуменце, адсутнiчае, то дакумент падпiсвае той, хто яе замяшчае: выконваючы абавязкi або яго намеснiк. Пры гэтым абавязкова ўказваецца фактычная пасада асобы, якая падпiсала дакумент, яе iмя i прозвiшча. Не дапускаецца ставiць прыназоўнiк "За" або касую рысу перад назвай пасады.

2.3.13. Узгадненне дакумента.

Узгадненне можа праводзiцца як унутры апарата мiнiстэрства (структурнымi падраздзяленнямi i службовымi асобамi), так i знешне (з падпарадкаванымi i непадпарадкаванымi арганiзацыямi).

Унутранае ўзгадненне афармляецца шляхам вiзiравання праекта дакумента службовай асобай. Вiза дакумента ўключае назву пасады вiзуючага, яго асабiсты подпiс, яе расшыфроўку i дату вiзiравання.

Адмаўляцца ад вiзiравання, а таксама рабiць якiя-небудзь папраўкi ў дакуменце не дапускаецца. Заўвагi i дапаўненнi да праекта дакумента выкладаюцца на асобным лiсце, аб чым пры вiзiраваннi ставiцца адзнака "Заўвагi дадаюцца".

Напрыклад:

Начальнiк Галоўнага ўпраўлення

вышэйшай адукацыi

_______ А.А.Сiдараў

подпiс

13.02.1998

Заўвагi дадаюцца

Вiзы ставяцца на экземплярах дакументаў, якiя застаюцца ў мiнiстэрстве, нiжэй подпiсу злева на пярэднiм баку апошняга лiста дакумента.

Праекты загадаў, указанняў, пастаноў калегii вiзiруюцца на першым экземпляры абаротнай старонкi апошняга лiста дакумента i пры (капiраваннi) размнажэннi дакумента на копiях вiзы не ўзнаўляюцца. У абавязковым парадку загады, указаннi, якiя выдаюцца ў апараце мiнiстэрства, ўзгадняюцца з юрыдычнай службай, кiраўнiком спраў (дадаткi 7, 8).

Пiсьмы i iншыя выходныя дакументы вiзiруюцца на копiях, якiя застаюцца ў справе.

Пры неабходнасцi афармлення некалькiх вiз i адсутнасцi на дакуменце свабоднага месца дапускаецца дадаваць да яго асобны "Лiст узгаднення". На дакуменце робiцца адзнака "Лiст узгаднення дадаецца".

Пералiк узгадняючых iнстанцый вызначае складальнiк дакумента, зыходны з яго зместу.

Знешнее ўзгадненне афармляецца адпаведным грыфам.

Грыф узгаднення размяшчаюць нiжэй рэквiзiту "Подпiс" у левым нiжнiм вугле дакумента. Грыф узгаднення складаецца са слова "УЗГОДНЕНА", назвы пасады асобы, з якой узгадняецца дакумент, уключаючы назву арганiзацыi, асабiстага подпiсу, яго расшыфроўкi i даты.

Напрыклад:

УЗГОДНЕНА

Начальнiк Галоўнага ўпраўлення

Мiнiстэрства аховы здароўя

Рэспублiкi Беларусь

_________ А.С.Пятроў

подпiс

15.02.1998

Калi ўзгадненне дакумента праводзiцца калегiяльным органам або пiсьмом, грыф узгаднення афармляюць па наступнай форме:

УЗГОДНЕНА

Пратакол пасяджэння

экспертнага Савета

18.02.1998 N 4

або

УЗГОДНЕНА

Пiсьмо Камiтэта па архiвах i

справаводству Рэспублiкi Беларусь

12.03.1998 N 01-10/115

Грыфы ўзгаднення з арганiзацыямi, падпадаючымi пад дзеянне спецыяльных палажэнняў, трэба размяшчаць у прадугледжаным гэтымi палажэннямi месцы.

Пры наяўнасцi аднаго грыфа ўзгаднення яго трэба размяшчаць ад краю левага поля дакумента; два грыфа ўзгаднення - на адным узроўнi; некалькi грыфаў узгаднення размяшчаюцца на дакуменце або лiсце ўзгаднення двума вертыкальнымi радамi.

Знешнее ўзгадненне ў залежнасцi ад зместа дакумента ажыццяўляецца ў наступнай чарговасцi:

з падначаленымi, аднароднымi i пабочнымi арганiзацыямi, калi яны выступаюць абавязковым бокам праваадносiн, узнiкаючых праз выданне дакумента або калi выданне дакумента закранае iх iнтарэсы;

з грамадскiмi арганiзацыямi - у выпадку неабходнасцi або ў выпадках, якiя прадугледжаны актам заканадаўства;

з органамi, якiя ажыццяўляюць дзяржаўны мiжведамасны кантроль (нагляд) у вызначанай вобласцi (эканамiчны, пажарны i iнш.);

з вышэйстаячымi органамi - у выпадках, калi заканадаўствам прадугледжваецца магчымасць выканання кiраўнiцкiх дзеянняў толькi з дазволу гэтых органаў.

2.3.14. Зацвярджэнне дакумента.

Зацвярджэнне - адзiн з спосабаў засведчання дакумента пасля яго падпiсання. Дакумент, якi падлягае зацвярджэнню, набывае юрыдычную сiлу толькi з моманту яго зацвярджэння.

Зацвярджаюцца ўставы арганiзацый, палажэннi аб структурных падраздзяленнях, калегiяльных органах, справаздачы i балансы, структуры i штатныя расклады, iнструкцыi i iнш. дакументы.

Устанаўлiваюцца два спосабы зацвярджэння дакументаў: зацвярджэнне службовай асобай, у кампетэнцыю якой уваходзiць круг пытанняў, выкладаемых у дакуменце, або зацвярджэнне распарадчым актам (загадам, указаннем). Распарадчы акт выдаецца, як правiла, у выпадку, калi ўвядзенне зацвярджаемага дакумента патрабуе дапаўняльных прадпiсанняў i растлумачэння або назва зацверджаемага дакумента не прадугледжана дзеючым заканадаўствам.

Зацвярджэнне дакумента афармляецца грыфам зацвярджэння, якi размяшчаецца ў правым верхнiм вугле дакумента. У залежнасцi ад спосабу зацвярджэння грыф можа мець наступныя формы:

                                                        ЗАЦВЯРДЖАЮ
                                                        Мiнiстр адукацыi
                                                        Рэспублiкi Беларусь
                                                        _______ В.I.Стражаў
                                                        подпiс
                                                        15.03.1998
або
                                                    ЗАЦВЕРДЖАНА
                                                    Загад Мiнiстра адукацыi
                                                    Рэспублiкi Беларусь
                                                    17.03.1998 N 158

Словы "ЗАЦВЯРДЖАЮ" i "ЗАЦВЕРДЖАНА" друкуюць вялiкiмi лiтарамi без двукосся.

Дакумент можа зацвярджацца некалькiмi службовымi асобамi (сумесныя дакументы арганiзацый). У гэтым выпадку дакумент афармляецца не на бланку i грыфы зацвярджэння размяшчаюцца на адным узроўнi ў мяжы плошчы, адведзенай для рэквiзiта "назва арганiзацыi - аўтара дакумента". Назва арганiзацыi ўключаецца ў назву службовых асоб, якiя зацвярджаюць дакумент.

Дата зацвярджэння ў грыфе "ЗАЦВЯРДЖАЮ" ставiцца службовай асобай, зацвердзiўшай дакумент; месяц i год дапускаецца друкаваць на машынцы.

2.3.15. Пячатка на дакуменце.

На дакументах, якiя патрабуюць засведчання iх юрыдычнай сiлы, ставiцца гербавая пячатка.

Адбiтак пячаткi на дакументах павiнен захоплiваць частку назвы пасады i асабiстага подпiсу асобы, якая падпiсала дакумент.

2.3.16. Афармленне копiй дакумента.

Арганiзацыя можа засведчыць копii (выпiскi) толькi тых дакументаў, якiя ствараюцца ў самой арганiзацыi. Зняць копiю з дакументаў пабочных арганiзацый дапускаецца з вырашэння гэтых арганiзацый. Як выключэнне дазваляецца вырабляць копii (выпiскi) дакументаў, выдадзеных iншымi арганiзацыямi, пры рашэннi пытанняў прыёму грамадзян на работу, пасведчанне iх працоўных, жыллёвых i iншых правоў, пры фармiраваннi асабiстых спраў работнiкаў (копii дыпломаў, пасведчанне аб адукацыi, працоўных кнiжак i iнш.).

Копiя (выпiска), знятая з дакумента, павiнна ўзнаўляць усе рэквiзiты гэтага дакумента. Яе неабходна афармляць на бланку або звычайнай паперы з узнаўленнем поўнага тэксту бланка арыгiнала. На першым лiсце копii (выпiскi) у правым верхнiм вугле указваецца слова "Копiя", або "Выпiска" без двукосся.

Пры засведчаннi копii дакумента нiжэй рэквiзiту "Подпiс" ставяць завяральную адзнаку, у якую ўваходзяць надпiс "Дакладна", назва пасады асобы, якая заверыла копiю, яе асабiсты подпiс, iнiцыялы, прозвiшча i дата засведчання.

Напрыклад:

Дакладна Галоўны iнспектар
Упраўлення па рабоце з кадрамi i прававым
забеспячэннi                               подпiс               Н.В.Iванова
16.03.1998

Пры перасылцы копiй дакумента ў iншыя арганiзацыi або перадачы яго на рукi завяральны подпiс сведчаць пячаткай.

На копiях выходных дакументаў, пакiнутых у справе мiнiстэрства, тэкст бланкаў не ўзнаўляецца, ставiцца дата падпiсання, рэгiстрацыйны iндэкс i завяральная адзнака.

Размножаныя экземпляры дакумента, якiя не ўзнаўляюць факсiмiльны подпiс арыгiнала, сведчацца пячаткай Упраўлення спраў; на экземплярах указваецца нумар заказу на размнажэнне, тыраж i дата размнажэння. На размножаных экземплярах дакумента, узнаўляючых факсiмiльны подпiс арыгiнала, пячатка не ставiцца.

2.3.17. Рэзалюцыя.

Рэзалюцыя - пiсьмовае ўказанне кiраўнiка аб парадку выканання або выкарыстання дакумента.

Рэзалюцыя размяшчаецца ў правым верхнiм вугле першага лiста дакумента, на пiсьмах пад рэквiзiтам "Адрасат", уключае прозвiшча выканаўцы, змест даручэння i тэрмiн выканання. Рэзалюцыя павiнна быць падпiсана i датавана.

     Напрыклад: Iванову I.А.
                Прашу падрыхтаваць заключэнне да 17.02.1998
                Сiдараў Б.А. 08.02.1998

Пры некалькiх рэзалюцыях на дакуменце iх змест не дублiруецца.

Калi ў рэзалюцыi вызначаецца некалькi выканаўцаў, службовая асоба, якая названа першай, як правiла, з'яўляецца адказнай за своечасовае i якаснае выкананне задання ў цэлым.

Пры неабходнасцi афармлення складанай па зместу рэзалюцыi, а таксама некалькiх рэзалюцый i немагчымасцi iх размяшчэння ў адведзеным для рэзалюцыi месцы дапускаецца напiсанне рэзалюцый на свабоднай плошчы пярэдняга боку першага лiста дакумента, не закранаючы яго тэксту i палёў. Пры адсутнасцi на дакуменце месца дапускаецца дадаваць да дакумента асобны лiст рэзалюцый з адзнакай на дакуменце аб наяўнасцi такога лiста.

3. Афармленне сумесных дакументаў

3.1. Сумесныя распарадчыя дакументы арганiзацый, якiя выдаюць аднолькавыя па форме дакументы (загады, пастановы i iнш.), выдаюцца ў адпаведнай форме (загады, пастановы i iнш.). Дадатак 9.

3.2. Сумесныя распарадчыя дакументы арганiзацый, якiя выдаюць розныя па форме дакументы, выдаюцца ў форме "сумеснага рашэння", якое мае прававую сiлу распарадчага дакумента для кожнай арганiзацыi, якая прыняла гэты дакумент.

3.3. На дакументах, складзеных сумесна некалькiмi арганiзацыямi, рэгiстрацыйныя iндэксы аўтараў ставяць праз касую рысу ў парадку ўказання аўтараў на дакуменце (злева направа).

3.4. Для дакументаў, якiя састаўлены сумесна некалькiмi арганiзацыямi, датай дакумента з'яўляецца дата падпiсання яго апошняй арганiзацыяй.

4. Арганiзацыя работы з дакументамi

4.1. Арганiзацыя дакументаабарота.

4.1.1. Рух дакументаў у арганiзацыi з моманту iх атрымання або стварэння да завяршэння выканання, адпраўкi або здачы ў справу стварае дакументаабарот арганiзацыi.

4.1.2. Арганiзацыя дакументаабарота павiнна адказваць наступным патрабаванням:

праходжанне дакументаў у арганiзацыi павiнна быць аператыўным, мэтанакiравана рэгулявацца i аптымальна ажыццяўляцца;

належыць выключыць лiшнiя iнстанцыi праходжання i дзеяннi з дакументамi, не абумоўленыя дзелавой неабходнасцю;

у парадку праходжання i ў працэсе апрацоўкi асноўных катэгорый дакументаў патрэбна дабiвацца максiмальнай аднолькавасцi;

парадак праходжання дакументаў у мiнiстэрстве павiнен ажыццяўляцца строга ў адпаведнасцi са схемай праходжання дакументаў, якая распрацоўваецца Упраўленнем спраў i зацвярджаецца Мiнiстрам.

Арганiзацыя дакументаабарота ва ўмовах прымянення сродкаў ВТ i сеткавых камунiкацый павiнна забяспечваць сумяшчальнасць традыцыйнай i аўтаматызаванай апрацоўкi дакументаў як аўтаномна працуючымi персанальнымi ЭВМ, так i персанальнымi ЭВМ, падключанымi да лакальнай вылiчальнай сеткi.

4.2. Прыём, рэгiстрацыя i выкананне ўваходных дакументаў.

4.2.1. Паступаючая ў мiнiстэрства карэспандэнцыя прымаецца i апрацоўваецца цэнтралiзавана ва Упраўленнi спраў.

Апрацоўка ўваходнай карэспандэнцыi ажыццяўляецца, як правiла, у дзень паступлення; паступiўшыя тэлеграмы належыць апрацоўваць у першую чаргу.

4.2.2. Пры прыёме карэспандэнцыi адказны за вядзенне справаводства правярае цэласнасць упакоўкi i правiльнасць дастаўкi (паводле адрасу на канверце). Няправiльна дастаўленая карэспандэнцыя накiроўваецца па прызначэннi, пры немагчымасцi ўстанаўлення адрасату - вяртаецца адпраўшчыку з адзнакай на канверце "Памылкова дастаўленая".

4.2.3. Канверты (пакеты) ўскрываюцца, за выключэннем дасланых на адрас грамадскiх арганiзацый i з адзнакай "асабiста".

4.2.4. Канверты, як правiла, знiшчаюцца, акрамя наступных выпадкаў:

калi дата паштовага штэмпеля патрэбна як сведчанне даты адпраўкi або атрымання дакумента;

калi на дакуменце адсутнiчае рэквiзiт "дата дакумента";

калi дата дакумента iстотна адрознiваецца ад даты яго атрымання;

калi на атрыманым дакуменце няма зваротнага адрасу адпраўшчыка. Ва ўказаных выпадках канверт далучаецца да дакумента i пасля выкарыстання дакумента падшываецца разам з iм у справу.

4.2.5. У выпадку адсутнасцi ў канвертах дадаткаў, лiстоў i iнш. адпраўшчыку высылаецца запыт або паведамленне па тэлефону, а на дакуменце ставiцца адзнака "Дадаткi запатрабаваны" з указаннем даты запыту.

4.2.6. Рэгiстрацыя дакументаў - фiксацыя факта стварэння або паступлення ў мiнiстэрства дакумента шляхам прастаўлення на iм рэгiстрацыйнага iндэкса з наступным запiсам неабходных звестак аб дакуменце ў рэгiстрацыйных формах.

4.2.7. На ўсiх без выключэння дакументах ставiцца рэгiстрацыйны штэмпель з датай паступлення ў правым нiжнiм вуглу першага лiста дакумента.

На стадыi першапачатковай апрацоўкi ўваходных дакументаў неабходна выдзелiць дакументы, якiя не падлягаюць рэгiстрацыi, згодна пералiку нерэгiстрыруемых дакументаў (дадатак 10).

Нерэгiстрыруемые дакументы накiроўваюцца па прызначэнню ў структурныя падраздзяленнi для рэгiстрацыi ў спецыяльным журнале (дадатак 11), папярэдне на iх ва Упраўленнi спраў прастаўляецца рэгiстрацыйны штэмпель без запаўнення.

4.2.8. Для зручнасцi рэгiстрацыi i пошуку дакументаў структурным падраздзяленням мiнiстэрства i групам карэспандэнтаў прысвоены iндэксы (дадаткi 12, 13).

Рэгiстрацыя паступаючых у мiнiстэрства дакументаў ажыццяўляецца цэнтралiзавана, ва Упраўленнi спраў.

4.2.9. Рэгiстрацыйны нумар ставiцца ў правым нiжнiм вугле першай старонкi паступiўшага дакумента (СТБ 6.38-95) i складаецца з iндэксаў карэспандэнта i структурнага падраздзялення мiнiстэрства, парадкавага нумара паступлення па картатэцы дадзенай групы карэспандэнтаў. Тут жа ўказваецца дата паступлення дакумента.

Напрыклад: 21-10/310 ад 12.01.1998, дзе:

21 - iндэкс карэспандэнта (Савет Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь);

10 - iндэкс структурнага падраздзялення (Упраўленне дашкольнага выхавання);

310 - парадкавы нумар дакумента;

12.01.1998 - дата паступлення дакумента.

4.2.10. Для рэгiстрацыi ўсiх уваходных дакументаў запаўняецца адзiная рэгiстрацыйна-кантрольная картка, прыгодная для апрацоўкi сродкамi ВТ. Картка выкарыстоўваецца для ўлiку, кантролю выканання i пошуку дакументаў (дадатак 14).

Картка запаўняецца пры дапамозе сродкаў ВТ, машынапiсным або рукапiсным спосабам, у залежнасцi ад наяўнасцi тэхнiчных сродкаў. Запаўняецца картка ў двух экземплярах.

З рэгiстрацыйна-кантрольных картак фармiруюцца даведачная i кантрольная картатэкi, з дапамогай якiх ажыццяўляецца даведачная работа па дакументах i кантроль за тэрмiнамi iх выканання.

Пры аўтаматызаванай рэгiстрацыi дакументаў (на машынных носьбiтах) запiс выконваецца непасрэдна з дакумента з выкарыстаннем устаноўленага набора абавязковых рэквiзiтаў. Запiс на машынных носьбiтах дублiруецца машынаграмай карткi, якая выкарыстоўваецца ў якасцi дапаможнай даведачнай картатэкi па месцы рэгiстрацыi ў мэтах страхоўкi iнфармацыi i для прадухiлення паўторнай рэгiстрацыi пры перадачы дакумента ў iншыя структурныя падраздзяленнi.

Пры аўтаматызаванай рэгiстрацыi фармiруецца банк рэгiстрацыйных даных i арганiзуецца яго выкарыстанне пры ўлiку дакументаў, пошуку, кантролю выканання, адбору дакументаў да захавання i знiшчэння, аналiзу выканаўчай дзейнасцi i iнш.

Аўтаматызаваныя банкi даных забяспечваюць iнфармацыяй аб усiх дакументах i месцы iх знаходжання работнiкаў мiнiстэрства пры дапамозе вываду iнфармацыi на дысплей i вырабу машынаграм. Пры частковай аўтаматызацыi пошукавых аперацый павiнна захоўвацца сумяшчальнасць традыцыйнай i аўтаматызаванай сiстэм рэгiстрацыi i пошуку.

4.2.11. Пасля рэгiстрацыi дакументы з Упраўлення спраў павiнны перадавацца кiраўнiцтву на разгляд або непасрэдным выканаўцам у дзень iх паступлення з двума экземплярамi рэгiстрацыйна-кантрольнай карткi.

Кiраўнiк разглядае дакументы ў дзень iх паступлення. Тэлеграмы i iншыя тэрмiновыя дакументы патрэбна перадаваць кiраўнiку па меры iх паступлення.

Вынiкi разгляду дакументаў адлюстроўваюцца ў форме рэзалюцыi.

Рэзалюцыi павiнны ўтрымлiваць яснае i вычарпальнае ўказанне аб парадку i характару выканання дакументаў i выканаўцы.

На дакуменце павiнна быць не больш адной рэзалюцыi. Наступныя рэзалюцыi кiраўнiкоў неабходны, калi ў iх дэталiзуецца парадак выканання дакумента.

Рэзалюцыя пераносiцца ў рэгiстрацыйна-кантрольную картку. Дакумент з адным экземплярам карткi накiроўваецца (праз Упраўленне спраў) выканаўцу, а першы экземпляр карткi накiроўваецца ва Упраўленне спраў.

Пры неабходнасцi тэрмiновага выканання або азнаямлення з дакументам некалькiх падраздзяленняў (службовых асоб) дакумент вяртаецца ва Упраўленне спраў для зняцця неабходнай колькасцi (па лiку выканаўцаў) копiй, якiя адначасова накiроўваюцца на выкананне (арыгiнал дакумента перадаецца адказнаму выканаўцу з паметкай, каму разасланы копii).

Калi размнажэнне дакумента не дазваляецца спецыяльнымi правiламi, яго перадаюць выканаўцам па чарзе. Рух дакумента ў працэсе яго выканання (азнаямлення) у абавязковым парадку фiксуецца ў даведачным экземпляры рэгiстрацыйна-кантрольнай карткi Упраўлення спраў.

Дакументы, якiя зарэгiстраваны ва Упраўленнi спраў, паўторнай рэгiстрацыi ў падраздзяленнях не падлягаюць.

Дакументы перадаюцца на разгляд кiраўнiку падраздзялення або яго намеснiку згодна ўстаноўленаму размеркаванню абавязкаў. Дакументы, якiя не патрабуюць рашэння кiраўнiцтва, перадаюцца непасрэдна выканаўцам згодна iх кампетэнцыi.

На выкананым дакуменце выканаўца ставiць адзнаку аб выкананнi дакумента i накiраванне яго ў справу з указаннем iндэкса справы.

Адказны за вядзенне справаводства пераносiць адзнаку аб выкананнi ў рэгiстрацыйна-кантрольную картку. Картка памяшчаецца ў даведачную картатэку, дакумент падшываецца ў справу.

Дакументы, якiя падлягаюць захаванню ва Упраўленнi спраў па прызначэннi, павiнны мець адзнаку або штэмпель "Вярнуць ва Упраўленне спраў".

4.3. Рэгiстрацыя i адпраўка выходнай карэспандэнцыi:

4.3.1. Рэгiстрацыi падлягаюць дакументы, якiя накiроўваюцца ў вышэйстаячыя органы, iнiцыятыўныя выходныя дакументы, якiя патрабуюць выканання (адказу).

Выходныя дакументы рэгiструюцца ў структурных падраздзяленнях (у журналах) пасля iх падпiсання Мiнiстрам або кiраўнiкамi структурных падраздзяленняў у адпаведнасцi з iх паўнамоцтвамi. Пасля гэтага дакументы перадаюцца на адпраўку ва Упраўленне спраў.

Звесткi аб дакументах-адказах рэгiструюцца на картках, на якiх былi зарэгiстраваны адпаведныя дакументы-запыты. На выходным дакуменце-адказу робiцца спасылка на выходны нумар дакумента-запыта.

Iнiцыятыўнаму выходнаму дакументу прысвойваецца рэгiстрацыйны iндэкс.

Iндэксам iнiцыятыўнага выходнага дакумента з'яўляецца iндэкс справы, у якiм захоўваецца копiя адпраўленага дакумента (ставiцца ў падраздзяленнi, якое саставiла дакумент), а праз дроб указваецца парадкавы нумар рэгiстрацыi, якi ўзрастае ў межах года (ставiцца ў момант рэгiстрацыi дакумента), напрыклад: 04-13/121.

Рэгiстрацыя дакументаў, iх далейшая апрацоўка i адпраўка ажыццяўляецца, як правiла, у дзень падпiсання дакументаў; выходныя тэлеграмы i тэлефонаграмы падлягаюць адпраўцы ў першую чаргу.

Выкананыя дакументы перадаюцца ва Упраўленне спраў у незаканвертаваным вiдзе поўнасцю аформленыя, з адзнакай складальнiка аб вiдзе паштовага адпраўлення (заказное, бандэроль) - пры неабходнасцi.

Ва Упраўленнi спраў правяраецца правiльнасць афармлення дакументаў: наяўнасць неабходных рэквiзiтаў, дадаткаў, адпаведнасць даты адпраўкi даце падпiсання i рэгiстрацыi i iнш. Няправiльна аформленыя дакументы вяртаюцца выканаўцам.

4.3.3. Для дакументаў, якiя адрасуюць пастаянным карэспандэнтам, належыць карыстацца канвертамi з адрасамi, загатаванымi друкарскiм спосабам.

На заказную карэспандэнцыю складаецца вопiс рассылкi, у якой адпраўшчык ставiць сваё прозвiшча i дату адпраўкi. Вопiс са штэмпелямi аддзялення сувязi падшываецца ў справу Упраўлення спраў. Копii выходных дакументаў падшываюцца ў справы згодна з наменклатурай спраў.

4.4. Рэгiстрацыя i праходжанне ўнутраных дакументаў:

4.4.1. Унутраныя дакументы рэгiструюцца пасля iх падпiсання. Дакументы, якiя падпiсаны кiраўнiцтвам мiнiстэрства, падлягаюць абавязковай рэгiстрацыi ва Упраўленнi спраў або ў структурных падраздзяленнях у журналах.

4.4.2. Рэгiстрацыйным iндэксам распарадчага дакумента (загада, указання) з'яўляецца яго парадкавы рэгiстрацыйны нумар у межах дадзенага вiду дакумента, якi ўзрастае ў межах года. Загады па асноўнай дзейнасцi рэгiструюцца асобна ад загадаў па асабiстаму складу.

4.4.3. Устанаўлiваецца наступны парадак рэгiстрацыi распарадчых дакументаў апарата мiнiстэрства:

пастановы калегii           - дата i парадкавы нумар           памочнiк
                            без iндэкса,                       Мiнiстра
                            напрыклад: 10.01.1998 N 7
загады:
па пытаннях асноўнай        - дата i парадкавы нумар           Упраўленне
дзейнасцi                   без iндэкса,                       спраў
                            напрыклад:
                            10.01.1998 N 15

па асабоваму складу         - дата, парадкавы нумар з          Упраўленне
цэнтральнага апарата        лiтараваным абазначэннем,          па рабоце з
                            напрыклад:                         кадрамi i
                            21.01.1998 N 16-к                  прававым
                                                               забеспячэннi

па водпусках                - дата, парадкавы нумар з          Упраўленне
                            лiтараваным абазначэннем,          па рабоце з
                            напрыклад:                         кадрамi i
                            03.01.1998 N 13-ук                 прававым
                                                               забеспячэннi

па пытаннях                 - дата, парадкавы нумар з          Упраўленне
узнагароджання работнiкаў   лiтараваным абазначэннем,          па рабоце з
адукацыi Рэспублiкi         напрыклад:                         кадрамi i
Беларусь                    17.01.119 N 11-н                   прававым
                                                               забеспячэннi

указаннi
па аператыўных пытаннях     - дата i парадкавы нумар           Упраўленне
асноўнай дзейнасцi          без iндэкса,                       спраў
мiнiстэрства                напрыклад:
                            11.01.1998 N 10

Рэгiстрацыйны iндэкс дакладной запiскi, даведкi, iншых аналагiчных дакументаў фармулюецца таксама, як i iндэкс выходнага дакумента.

4.5. Падрыхтоўка i афармленне матэрыялаў калегii.

4.5.1. Пасяджэннi калегii праводзяцца ў адпаведнасцi з планамi работы.

Прапановы да плана работы калегii прадстаўляюцца структурнымi падраздзяленнямi ў двух экземплярах у аддзел аналiтычнай работы, пасля папярэдняга абмеркавання ў падраздзяленнях i ў адпаведных намеснiкаў Мiнiстра i не пазней чым за 10 дзён да разгляду плана калегii.

Праект плана работы калегii складаецца на аснове прапаноў структурных падраздзяленняў, рашэнняў калегii, ўказанняў кiраўнiцтва мiнiстэрства.

Праект плана зацвярджаецца на пасяджэннi калегii не пазней чым за 10 дзён да пачатку плануемага перыяду.

Павестка чарговага пасяджэння калегii зацвярджаецца на папярэднiм пасяджэннi. У праект павесткi ўключаюцца пытаннi, поўнасцю падрыхтаваныя да разгляду на пасяджэннi калегii.

4.5.2. Матэрыялы да чарговага пасяджэння калегii прадстаўляюцца памочнiку Мiнiстра не пазней чым за 7 дзён да пасяджэння i складаюцца з:

даведкi (i, у выпадку неабходнасцi, дадаткаў), якая змяшчае кароткi выклад сутнасцi пытання i абгрунтаванне прапаноў, уключаных у праекты рашэння калегii або загада (аб'ёмам 7 - 8 старонак машынапiснага тэксту);

праекта пастановы калегii або загада з указаннем выканаўцаў, тэрмiнаў выканання i асоб, на якiх ускладаецца кантроль за iх выкананнем, (аб'ёмам не больш 4 старонак машынапiснага тэксту);

спiсу асоб, якiя запрашаюцца на пасяджэнне калегii, з указаннем прозвiшча, iмя, iмя па бацьку (поўнасцю), пасады i месца работы.

У пасяджэннi калегii ўдзельнiчаюць асобы, якiя маюць непасрэдныя адносiны да разглядаемых пытанняў.

Запрашэнне iх ажыццяўляецца адпаведнымi структурнымi падраздзяленнямi па спiсу, зацверджанаму кiраўнiцтвам мiнiстэрства.

4.5.3. Матэрыялы да пасяджэння калегii рыхтуюцца структурнымi падраздзяленнямi.

4.5.4. У тых выпадках, калi матэрыялы не могуць быць прадстаўлены ва ўказаныя тэрмiны або неабходнасць у абмеркаваннi пытання адпала, кiраўнiк падраздзялення з ведама намеснiка Мiнiстра, якi курыруе структурнае падраздзяленне, дакладвае аб гэтым старшынi калегii, а ў яго адсутнасць - першаму намеснiку Мiнiстра i прынятае рашэнне даводзiць да ведама памочнiка Мiнiстра.

4.5.5. Матэрыялы, прадстаўленыя з парушэннем устаноўленых тэрмiнаў, уключаюцца ў чарговую павестку пасяджэння калегii толькi з дазволу старшынi або першага намеснiка Мiнiстра.

4.5.6. Матэрыялы да пасяджэнняў калегii размнажаюцца не пазней чым за 7 дзён да правядзення калегii Упраўленнем спраў.

4.5.7. Пастановы калегii ў канчатковай рэдакцыi рыхтуюцца адпаведнымi падраздзяленнямi не больш чым у пяцiдзенны тэрмiн (калi калегiяй не ўстаноўлены iншыя тэрмiны), пасля чаго перадаюцца на подпiс старшынi калегii праз памочнiка Мiнiстра.

Пастановы калегii праводзяцца ў жыццё, як правiла, загадамi Мiнiстра.

4.5.8. Памочнiк Мiнiстра ажыццяўляе сiстэматычны кантроль за дапрацоўкай i прадстаўленнем ва ўстаноўленыя тэрмiны на подпiс кiраўнiцтву пастаноў калегii, загадаў i пiсем па выкананнi пастаноў калегii.

Аператыўны кантроль за выкананнем пастаноў калегii (загадаў па выкананнi пастаноў калегii) ажыццяўляюць супрацоўнiкi, указаныя ў п. 5.3.3 Iнструкцыi.

Падпiсаныя пастановы калегii структурнае падраздзяленне, якое рыхтавала пытанне, рассылае падведамным навучальным установам i арганiзацыям праз Упраўленне спраў.

4.6. Улiк аб'ёму дакументаабарота.

4.6.1. Пад аб'ёмам дакументаабарота падразумеваецца колькасць дакументаў, атрыманых (уваходных) i створаных (унутраных, выходных) мiнiстэрствам за выбраны адрэзак часу (год, месяц).

Вынiкi ўлiку аб'ёму дакументаў абагульняюцца Упраўленнем спраў i прадстаўляюцца кiраўнiцтву мiнiстэрства для выпрацоўкi мер па ўдасканаленню работы з дакументамi.

Звесткi аб аб'ёме дакументаабарота неабходны для ўстанаўлення структуры i штатнай колькасцi справаводнай службы, выбару тэхналогii работы з дакументамi i тэхнiчных сродкаў для механiзацыi справаводных працэсаў, вызначэння ступенi загрузкi падраздзялення i асобных работнiкаў.

4.6.2. Падлiк колькасцi дакументаў праводзiцца па рэгiстрацыйным формам у месцы iх рэгiстрацыi.

За адзiнку падлiку прымаецца сам дакумент без улiку копiй, якiя ствараюцца пры капiраваннi i размнажэннi. Кожны дакумент улiчваецца адзiн раз.

Колькасць уваходных дакументаў устанаўлiваецца штодзённа ва Упраўленнi спраў, а выходных дакументаў - у структурных падраздзяленнях адказнымi за вядзенне справаводства.

Унутраныя дакументы падлiчваюцца па месцы iх рэгiстрацыi.

Размножаныя экземпляры (копii) падлiчваюцца асобна па журналах.

Дакументы, якiя паступаюць i ствараюцца ў апараце мiнiстэрства падлiчваюцца асобна.

4.6.3. Падлiк аб'ёму дакументаабарота можа праводзiцца поўны або выбарачны (па ўсiм мiнiстэрстве, па структурным падраздзяленням, па групах дакументаў).

4.7. Захаванне i прымяненне пячатак i бланкаў.

4.7.1. Пячаткi i бланкi захоўваюцца i прымяняюцца ў адпаведнасцi з наступнымi правiламi:

--------------------+------------------------+----------------------
       Назва        ¦      Захоўваецца       ¦     Прымяняецца
--------------------+------------------------+----------------------

Пячатка з вiдарысам  ва Упраўленнi па рабоце  на дакументах, на якiх
Дзяржаўнага герба    з кадрамi i прававым     адбiтак пячаткi з
Рэспублiкi Беларусь  забеспячэннi             вiдарысам Дзяржаўнага
                                              герба прадугледжаны
                                              заканадаўствам
                                              Рэспублiкi Беларусь

бланкi, якiя         ва Упраўленнi спраў i    у адпаведнасцi з
выкарыстоўваюцца     выдаюцца пад распiску,   пунктам 2.2
ў мiнiстэрстве       адказным за вядзенне
                     справаводства ў
                     структурных
                     падраздзяленнях
--------------------------------------------------------------------

4.7.2. Пячатка з вiдарысам Дзяржаўнага герба Рэспублiкi Беларусь захоўваецца ў сейфе або спецыяльнай металiчнай шафе (скрынцы); бланкi - у шафах i сталах, якiя закрываюцца на замок.

5. Кантроль выканання дакументаў

5.1. Задачы кантроля выканання.

Мэтай кантролю з'яўляецца забеспячэнне своечасовага i якаснага выканання даручэнняў, зафiксаваных у дакументах.

Кантролю падлягаюць усе зарэгiстраваныя дакументы: уваходныя, выходныя i ўнутраныя дакументы, якiя па свайму характару патрабуюць вырашэння (адказу). На кантроль могуць быць пастаўлены таксама вусныя даручэннi кiраўнiцтва.

Кантроль ажыццяўляюць кiраўнiкi, Упраўленне спраў i адказныя выканаўцы. Кантроль за тэрмiнамi выканання, улiк i справаздача аб вынiках выканання ўваходных дакументаў ажыццяўляецца Упраўленнем спраў. Кантроль выканання арганiзацыйна-распарадчых дакументаў у апараце мiнiстэрства ажыццяўляецца па даручэннi кiраўнiцтва мiнiстэрства спецыяльнай службай, якая ўваходзiць у састаў Упраўлення спраў або спецыяльна назначанай асобай. Кантроль за выкананнем выданых мiнiстэрствам дакументаў, накiраваных арганiзацыям i вучэбным установам, якiя знаходзяцца ў падпарадкаваннi мiнiстэрства, ажыццяўляюць структурныя падраздзяленнi мiнiстэрства, якiя падрыхтавалi гэты дакумент. Кантроль выканання дакументаў другiх сiстэм дакументацыi (планавай, па матэрыяльна-тэхнiчнаму забеспячэнню i iнш.) вядзецца па даручэнню кiраўнiкоў у адпаведных структурных падраздзяленнях.

Неабходнасць пастаноўкi дакумента на кантроль, тэрмiны выканання, выканаўцы i службовыя асобы, адказныя за кантроль, устанаўлiваюцца ў рэзалюцыi кiраўнiка або ў тэксце дакумента (загада, указання, пратакола, пастановы калегii).

На дакументах, якiя ўзяты на кантроль ва Упраўленнi спраў, ставiцца адзнака аб кантролi (адзнака ставiцца на левым полi першага лiста дакумента).

Кантроль за выкананнем вусных даручэнняў Мiнiстра, якiя пастаўлены на кантроль, ажыццяўляецца памочнiкам Мiнiстра.

5.2. Арганiзацыя кантроля выканання.

5.2.1. Кантроль за выкананнем дакументаў устанаўлiваецца ў мэтах забеспячэння iх своечасовага i якаснага выканання, павышэння ўзроўню арганiзатарскай работы i выканаўчай дысцыплiны.

5.2.2. Сiстэма кантроля выканання ўключае:

улiк кантралiруемых дакументаў (даручэнняў) i iх своечасовае давядзенне да выканаўцаў;

кантроль за тэрмiнамi выканання;

праверку i рэгулiраванне хода выканання, зняцце дакумента з кантролю;

улiк i справаздачу аб вынiках выканання;

ацэнку стану выканальнiцкай дысцыплiны.

5.2.3. Улiк уваходных дакументаў, якiя ўзяты на кантроль i кантроль выканання строяцца на базе рэгiстрацыйных даных: рэгiстрацыйных картак або аўтаматызаваным банку рэгiстрацыйных даных.

На адзiн дакумент, якi ўзяты на кантроль, запаўняецца дзве рэгiстрацыйныя карткi. Першы экземпляр размяшчаецца ў кантрольную картатэку ва Упраўленнi спраў, а другi экземпляр разам з дакументам - у структурнае падраздзяленне. У структурным падраздзяленнi другi экземпляр карткi размяшчаецца ў кантрольную картатэку, а дакумент - выканаўцу.

Кантрольныя карткi групуюцца ў кантрольных картатэках згодна з устаноўленым тэрмiнам выканання дакументаў (даручэнняў), па выходным дакументам - згодна з чакаемай датай атрыманага адказу.

Кантрольная картатэка сiстэматызуецца па тэрмiнам выканання дакументаў, па выканаўцам i г.д.

Картатэку належыць штодзённа праглядаць i аб прыблiжэннi тэрмiну выканання iнфармаваць выканаўцаў (кiраўнiкоў). Папярэджанне выканаўцаў ажыццяўляецца, як правiла, за 2 - 3 днi да заканчэння ўстаноўленага тэрмiну. Пры аўтаматызаваным кантролi выканаўцам накiроўваюцца машынаграмы-папярэджаннi (дадатак 15).

Сведчаннем выканання дакумента (даручэння) можа быць падрыхтаваны выканаўцам i падпiсаны кiраўнiком выходны або ўнутраны дакумент: адказ на запыт, паведамленне заявiцелю аб прынятым рашэннi, загад, указанне i iнш. Пры адсутнасцi дакумента, якi сведчыць аб выкананнi, выканаўца складае даведку аб выкананнi; кароткая даведка выкладаецца ў картцы.

     Напрыклад:  "У  справу  N  03-8. Па паведамленню Мiнiстэрства фiнансаў
Рэспублiкi     Беларусь     (Iванова)     пытанне    вырашана    станоўча".
Асабiсты подпiс (расшыфроўка подпiсу)
19.01.1998

Картка з матэрыяламi, якiя характарызуюць выкананне, падаюцца адказнаму за кантроль для праверкi выканання i зняцця дакумента (даручэння) з кантроля. Пры неякасным выкананнi дакумент з кантроля не знiмаецца i пераходзiць у разрад невыкананых у тэрмiн дакументаў, таксама можа быць прынята рашэнне аб неабходнасцi пераносу тэрмiна выканання такога дакумента.

Iнфармацыя аб рэзультатах выканання дакументаў (даручэнняў) абагульняецца патыднёва i даводзiцца да ведама кiраўнiцтва ў форме зводкi аб выкананнi дакументаў i даручэнняў.

5.3. Тэрмiны выканання дакументаў.

5.3.1. Тэрмiны выканання вылiчваюцца ў каляндарных днях з даты падпiсання (зацвярджэння) дакумента, а для паступiўшых - з даты паступлення. Тэрмiны выканання могуць быць тыпавымi або iндывiдуальнымi.

Тыпавыя тэрмiны выканання дакументаў устанаўлiваюцца нарматыўнымi актамi органаў дзяржаўнай улады.

Iндывiдуальныя тэрмiны ўстанаўлiваюцца кiраўнiцтвам. Канечная дата выканання ўказваецца ў тэксце дакумента або ў рэзалюцыi кiраўнiка. У выпадку, калi тэрмiн выканання дакумента не ўказаны, ён павiнен быць выкананы не больш чым у 10-дзённы тэрмiн.

5.3.2. Тыпавыя тэрмiны выканання:

пастановы, рашэннi, распараджэннi, загады, указаннi, iнструкцыi вышэйстаячых органаў - адпаведна вызначанаму ў iх тэрмiну;

запыты, прапановы i заявы дэпутатаў Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь i мясцовых Саветаў, прапановы, заявы i скаргi грамадзян - у адпаведнасцi з iснуючым заканадаўствам Рэспублiкi Беларусь;

пiсьмы ўстаноў, арганiзацый, прадпрыемстваў - адпаведна з вызначаным у iх тэрмiнам або на працягу 10 дзён (пры адсутнасцi вызначанага тэрмiну);

пiсьмы - запыты i пiсьмы даручэннi вышэйстаячых органаў - да вызначанага у iх тэрмiну не пазней 15 дзён або на працягу 10 дзён (пры адсутнасцi вызначанага тэрмiну);

тэлеграмы, якiя патрабуюць тэрмiновага рашэння - ад 2 да 5 дзён, астатнiя - на працягу 10 дзён;

унутраныя распарадчыя дакументы (загады, указаннi, пастановы калегii, iнструкцыi) - да вызначанага ў iх тэрмiну;

пратаколы нарад - да вызначанага ў iх тэрмiну;

планы-графiкi - да вызначанага ў iх тэрмiну.

5.3.3. Змена тэрмiну выканання праводзiцца толькi па ўказанню кiраўнiка. Аргументаваная просьба выканаўцы аб пераносе тэрмiну накiроўваецца пiсьмова або вусна на iмя кiраўнiка, якi вызначыў тэрмiн, адразу пасля атрымання задання або за некалькi дзён да заканчэння тэрмiну выканання. Змяненне дакументуецца - ставiцца новы тэрмiн, дата змянення i подпiс. Змяненнi ўносяцца ў рэгiстрацыйную картку або банк рэгiстрацыйных даных.

5.3.4. Выкананне дакумента (даручэння) можа быць даручана некалькiм выканаўцам. Выканаўца, указаны першым, з'яўляецца адказным выканаўцам i адказвае за своечасовае i якаснае выкананне задання ў цэлым. Адказнаму выканаўцу прадастаўляецца права каардынаваць i кантраляваць дзеяннi выканаўцаў: склiкаць нарады, патрабаваць неабходныя матэрыялы, даваць даручэннi i iнш.

6. Тэлеграмы, тэлефанаграмы i факсiмiльныя дакументы

6.1. Тэлеграмы афармляюцца ў двух экземплярах на тэлеграфным бланку ўстаноўленай формы або на звычайнай паперы фармата А5, адзiн экземпляр перадаецца на тэлеграф, другi падшываецца ў справу ва Упраўленнi спраў.

6.2. Асноўныя рэквiзiты тэлеграмы: месца, дата, час перадачы тэлеграмы (прастаўляецца тэлеграфам ва ўстаноўленым месцы); рэгiстрацыйны нумар, адзнака (грыф) аб асобным вiду (серыя) тэлеграмы, адрасат, ссылка на iндэкс i дату выходнага (iнiцыятыўнага) дакумента, тэкст, подпiс.

6.3. Пасля тэксту тэлеграмы пад лiнiяй паказваецца тэлеграфны адрас адпраўшчыка тэлеграмы, нумар тэлетайпа, назва службовай асобы, якая падпiсала тэлеграму, яе асабiсты подпiс i расшыфроўка подпiсу.

Тэкст тэлеграмы выкладаецца сцiсла, без злучнiкаў, прыназоўнiкаў i займеннiкаў (калi iх адсутнасць не скажае сэнс), без пераносаў i паправак. Знакi прыпынку пiшуцца славамi поўнасцю або скарочана.

Верхнюю частку тэлеграмы (над лiнiяй) трэба друкаваць вялiкiмi лiтарамi праз два iнтэрвалы без абзацаў, пад лiнiяй - звычайным шрыфтам (дадатак 16).

6.4. Перадача мясцовых тэлеграм забараняецца. Тэрмiновая iнфармацыя ў мясцовыя (мiнскiя) адрасы павiнна перадавацца тэлефанаграмамi.

Тэлефанаграмы афармляюцца на звычайнай паперы фармата А5 або на бланках.

Рэквiзiты, тэлефанаграмы: адрасат, назва вiду дакумента, дата i рэгiстрацыйны iндэкс, гадзiны i хвiлiны яе перадачы (прыёму), тэкст, подпiс, прозвiшчы тых, хто перадае i прымае тэлефанаграму з указаннем пасад.

У адрасаце ўказваецца назва арганiзацыi, прозвiшча адрасата i тэлефон, па якому перадаецца тэкст тэлефанаграмы.

Тэкст тэлефанаграмы павiнен быць сцiслым (дадатак 17).

6.5. Факсiмiльны дакумент можа перадавацца i прымацца як у выглядзе выдрукоўкi, так i машыначытаемай копii дакумента.

У тым выпадку, калi персанальная ЭВМ адрасата падключана да лакальнай сеткi, факсiмiльны дакумент рэгiструецца на месцы прыёма i можа быць пераданы i запiсаны ў электроную паштовую скрыню адрасата.

7. Машынапiсныя работы

7.1. Правiлы афармлення машыначытаемых дакументаў i машынаграм.

Машыначытаемыя дакументы - гэта дакументы, прыгодныя для аўтаматычнага счытвання iнфармацыi, якая ў iм змешчана.

Машыначытаемыя дакументы патрэбна размяшчаць у iнфармацыйнай прасторы лакальнай вылiчальнай сеткi згодна з зацверджаным парадкам.

Асноўнымi вiдамi носьбiтаў, якiя прымяняюцца пры стварэннi машыначытаемых дакументаў, з'яўляюцца магнiтныя носьбiты запiсу (магнiтныя стужкi, магнiтныя дыскi, магнiтныя дыскеты).

Пад машынаграмай разумеецца дакумент на папяровым носьбiце, якi створаны сродкамi вылiчальнай тэхнiкi ў пiсьмовай форме i аформлены ва ўстаноўленым парадку.

7.2. Патрабаваннi да рукапiснага i машынапiснага афармлення дакументаў.

Рукапiс дакумента пiшацца дакладна i выразна на стандартных лiстках паперы, не дапускаецца пiсаць карандашом, чырвонымi або зялёнымi чарнiламi, надта дробным почыркам i рабiць шматлiкiя ўстаўкi, спасылкi, папраўкi.

Рукапiсны дакумент павiнен утрымлiваць усе неабходныя рэквiзiты, быць аформлены ў адпаведнасцi з устаноўленымi патрабаваннямi.

Пры перадачы рукапiсу ў друк складальнiк указвае неабходную колькасць экземпляраў дакумента, дату здачы ў друк i подпiс.

Дакументы патрэбна друкаваць на бланках або на звычайнай паперы фармата А4 або А5. Фармат А5 выкарыстоўваецца пры афармленнi дакументаў (пiсем, дакладных запiсак, даведак i iнш.), аб'ём якiх не перавышае 7 - 10 радкоў машынапiснага тэксту. Загады, указаннi, пастановы калегii друкуюцца толькi на бланках фармата А4 незалежна ад аб'ёму тэкста. Калi дакумент складаецца з некалькiх старонак, на бланку друкуецца першая старонка дакумента, наступныя - на звычайнай паперы аднолькавага з бланкам фармата i якасцi.

Правiлы размяшчэння тэксту прыведзены ў дадатку 18.

Чарговасць друкавання, з улiкам тэрмiновасцi дакумента, устанаўлiваецца Кiраўнiком спраў i загадчыкам машынапiснага бюро.

Праверка, вычытванне надрукаванага матэрыялу выконваецца выканаўцам.

8. Парадак размнажэння (тыражыравання)

8.1. Размнажацца (тыражыравацца) могуць дакументы службовага характару.

8.2. Матэрыялы для размнажэння павiнны быць пададзены ў першым экземпляры. Надрукаваны на машынцы тэкст павiнен быць роўным i выразным, старонкi пранумараваны.

8.3. Размнажэнне (тыражыраванне) службовых матэрыялаў праводзiцца:

да 15 старонак машынапiснага тэксту i тыражом да 25 экз. - ва Упраўленнi спраў;

да 5 старонак i тыражом да 10 экз. - у прыёмных намеснiкаў Мiнiстра;

звыш 15 старонак тыражом да 150 экз. - у размножвальным участку Вылiчальна-аналiтычнага цэнтра i тыпаграфiях вучэбных устаноў Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь.

На дакументы, якiя падлягаюць размнажэнню, афармляюцца заказы (дадаткi 19, 20).

Вучэбныя планы, праграмы, метадычныя дапаможнiкi тыражыруюцца Навукова-метадычным цэнтрам вучэбнай кнiгi i сродкаў навучання.

8.4. Пастановы, загады, указаннi, пастановы калегii Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусi, а таксама тэрмiновыя дакументы размнажаюцца ў першую чаргу.

Дакументы з грыфам "Для службовага карыстання" могуць быць размножаны толькi са згоды супрацоўнiка рэжымнага падраздзялення.

8.5. Пры афармленнi заказу на размнажэнне (тыражыраванне) ўказваецца нумар заказу, колькасць экземпляраў. Улiк выкананых работ вядзецца ў журнале.

8.6. Адказнасць за размнажэнне (тыражыраванне) дакументаў, iх тыраж i выкарыстанне размножаных экземпляраў нясе кiраўнiк структурнага падраздзялення, якi падпiсаў заказ.

9. Састаўленне наменклатур спраў

9.1. У мэтах правiльнага фармiравання i ўлiку спраў у Мiнiстэрстве адукацыi Рэспублiкi Беларусь складаецца наменклатура спраў (дадатак 21).

Наменклатура спраў уяўляе сабой пералiк назваў усiх спраў, якiя заводзяцца, з указаннем тэрмiнаў iх захавання i iндэкса. Iндэкс справы складаецца з абазначэння структурнага падраздзялення i парадкавага нумара справы.

Напрыклад: 12-05, дзе

12 - гэта iндэкс структурнага падраздзялення;

05 - парадкавы нумар справы па наменклатуры.

Наменклатура спраў прызначана для групоўкi выкананых дакументаў у справы, сiстэматызацыi i ўлiку спраў, iндэксацыi спраў i вызначэння тэрмiнаў iх захавання. Наменклатура спраў з'яўляецца схемай пабудавання даведачнай картатэкi на выкананыя дакументы i асноваю для састаўлення вопiсаў спраў пастаяннага i часовага (звыш 10 гадоў) захавання.

Зводная наменклатура спраў мiнiстэрства складаецца на аснове наменклатур спраў структурных падраздзяленняў (дадатак 22).

9.2. Адказнасць за распрацоўку наменклатур спраў структурных падраздзяленняў ускладаецца на iх кiраўнiкоў, якiя прадстаўляюць наменклатуры спраў ва Упраўленне спраў не пазней 20 снежня бягучага года.

9.3. Наменклатурай спраў павiнны быць прадугледжаны ўсе дакументы i справы як атрымлiваемыя, так i ствараемыя ў мiнiстэрстве, адлюстроўваючыя дакументаваныя iмi ўчасткi работы, у тым лiку справы грамадскiх арганiзацый.

9.4. У наменклатуру спраў бягучага года пры неабходнасцi уносяцца дадатковыя справы, якiм прысвойваюцца рэзервовыя парадкавыя нумары. Пры гэтым кiраўнiкi падраздзяленняў абавязаны ўзгадняць пытанне аб завядзеннi новай справы з адказным за вядзенне архiва ў мiнiстэрстве.

9.5. Зводная наменклатура спраў вiзiруецца загадчыкам архiва мiнiстэрства, узгадняецца з Цэнтральнай экспертнай камiсiяй мiнiстэрства, ЭПК Нацыянальнага архiва Рэспублiкi Беларусь i зацвярджаецца намеснiкам Мiнiстра.

9.6. Пасля зацвярджэння зводнай наменклатуры спраў мiнiстэрства намеснiкам Мiнiстра структурныя падраздзяленнi атрымлiваюць выпiскi з адпаведных раздзелаў для выкарыстання ў рабоце.

9.7. Наменклатура спраў удакладняецца ў канцы кожнага года i ўводзiцца ў дзеянне з 1 студзеня наступнага года.

9.8. Па заканчэннi каляндарнага года загадчык архiва сумесна з адказным за вядзенне справаводства ў структурных падраздзяленнях у канцы наменклатуры спраў складаюць вынiковы запiс аб катэгорыях i колькасцi заведзеных спраў (дадатак 23).

10. Фармiраванне спраў

10.1. Фармiраванне спраў - гэта групоўка выкананых дакументаў у справу ў адпаведнасцi з наменклатурай спраў.

10.2. У пачатку года на кожную прадугледжаную наменклатурай справу заводзiцца асобная папка.

10.3. Фармiраваннем спраў у структурных падраздзяленнях займаюцца асобы, адказныя за вядзенне справаводства.

10.4. Пры групiроўцы дакументаў у справу трэба правяраць правiльнасць афармлення дакументаў (наяўнасць подпiсаў, даты, iндэкса, паметак "у справу" i iнш.). Недааформленыя дакументы вяртаюцца выканаўцам на дапрацоўку.

10.5. Дакументы пастаяннага i часовага тэрмiну захавання трэба групаваць у асобныя справы.

Напрыклад: трэба асобна фармiраваць арыгiналы i копii дакументаў, гадавыя, квартальныя i месячныя планы i справаздачы, загады вышэйстаячай i падначаленай арганiзацыi, паколькi яны маюць розныя тэрмiны захавання.

10.6. Кожная справа павiнна змяшчаць не больш 250 лiстоў. Калi дакументаў больш, то заводзiцца другi том справы.

10.7. У справу фармiруюцца дакументы аднаго справаводнага года.

10.8. Распарадчыя дакументы групуюцца ў справы па вiдах i храналогii дадаткаў, якiя да iх адносяцца.

10.9. Загады па асноўнай дзейнасцi групуюцца асобна ад загадаў па асабоваму складу.

10.10. Загады па асабоваму складу групуюцца ў адпаведнасцi з устаноўленымi тэрмiнамi iх захавання.

10.11. Даручэннi вышэйстаячых арганiзацый i дакументы па iх выкананнi групуюцца ў справы па накiраваннях дзейнасцi арганiзацыi.

10.12. Зацверджаныя планы, справаздачы, каштарысы, тытульныя спiсы i iшпыя дакументы групуюцца асобна ад iх праектаў.

10.13. Перапiска групуецца, як правiла, за перыяд каляндарнага года i сiстэматызуецца ў храналагiчнай паслядоўнасцi, дакумент-адказ змяшчаецца за дакументам запытам.

10.14. Машыначытаемы дакумент у выглядзе выдрукоўкi грунтуецца ў справу ў адпаведнасцi з наменклатурай спраў i захоўваецца па агульных правiлах. На адваротнай старонцы першага лiста выдрукоўкi машыначытаемага дакумента ўверсе запiсваецца iмя файла, пад якiм захаваны машыначытаемы дакумент.

11. Экспертыза каштоўнасцi дакументаў

11.1. Экспертыза каштоўнасцi дакументаў - гэта вызначэнне палiтычнага, народнагаспадарчага, сацыяльна-культурнага, гiстарычнага i iншага значэння дакументаў у мэтах iх адбору на дзяржаўнае захаванне i ўстанаўленне тэрмiнаў захавання або знiшчэння.

11.2. Экспертыза каштоўнасцi дакументаў ажыццяўляецца пастаяннадзеючай цэнтральнай экспертнай камiсiяй (ЦЭК) мiнiстэрства, назначанай загадам Мiнiстра ў складзе не менш 3 - 5 чалавек (дадатак 24).

11.3. ЦЭК мiнiстэрства ажыццяўляе наступныя функцыi:

разглядае праекты наменклатур спраў мiнiстэрства i яго структурных падраздзяленняў;

праводзiць штогадовы адбор дакументаў на захаванне i знiшчэнне;

разглядае вопiсы спраў пастаяннага захавання i па асабоваму складу выносiць рашэнне аб дазволе iх на зацвярджэнне экспертна-праверачнай камiсiяй (ЭПК) Нацыянальнага архiва Рэспублiкi Беларусь;

удзельнiчае ў падрыхтоўцы метадычных дапаможнiкаў па справаводству, праектаў пералiку дакументаў, тыпавых намеклатур спраў.

11.4. ЦЭК з'яўляецца дарадчым органам. Яе рашэннi зацвярджаюцца кiраўнiком арганiзацыi. Пасяджэннi камiсii праводзяцца не радзей чым два разы ў год i афармляюцца пратаколамi.

Экспертыза каштоўнасцi дакументаў праводзiцца на падставе наменклатур спраў.

11.5. Па вынiках экспертызы каштоўнасцi дакументаў складаюцца вопiсы дакументаў пастаяннага i доўгачасовага (звыш 10 гадоў) захавання i акты аб выдзяленнi i знiшчэннi дакументаў, не падлягаючых захаванню.

12. Афармленне спраў

12.1. Справы мiнiстэрства падлягаюць афармленню пры iх завядзеннi i па завяршэннi года. Афармленне спраў уключае комплекс работ па тэхнiчнай апрацоўцы i праводзiцца супрацоўнiкамi адпаведных структурных падраздзяленняў пры метадычнай дапамозе i пад кантролем загадчыка архiва мiнiстэрства.

12.2. У залежнасцi ад тэрмiнаў захавання праводзiцца поўнае цi частковае афармленне спраў.

12.3. Для ўлiку колькасцi лiстоў у справе i фiксацыi асаблiвасцей iх нумарацыi складаецца завяральны надпiс справы па ўстаноўленай форме (дадатак 25).

12.4. Вокладка спраў пастаяннага i доўгачасовага захавання афармляецца па ўстаноўленай форме (дадатак 26).

13. Састаўленне вопiсаў спраў

13.1. На завершаныя справы, якiя прайшлi экспертызу каштоўнасцi, аформленыя ў адпаведнасцi з гэтымi патрабаваннямi i падлягаюць здачы ў архiў, штогод складаюцца вопiсы.

13.2. Вопiс спраў - гэта архiўны даведнiк, якi прадстаўляе сабою сiстэматызаваны пералiк загалоўкаў спраў i прызначаны для раскрыцця складу i зместу спраў.

13.3. Вопiсы спраў структурных падраздзяленняў складаюцца асобамi, адказнымi за вядзенне справаводства пад метадычным кiраўнiцтвам загадчыка архiвам мiнiстэрства. Яны падлягаюць разгляду на пасяджэннi экспертнай камiсii i зацвярджаюцца кiраўнiцтвам падраздзялення (дадатак 27).

13.4. Вопiсы складаюцца асобна на:

справы пастаяннага захавання;

справы доўгачасовага захавання;

справы па асабiстаму складу.

13.5. На падставе вопiсаў спраў структурных падраздзяленняў складаюцца гадавыя раздзелы зводных вопiсаў мiнiстэрства (дадатак 28).

13.6. Зводны вопiс спраў пастаяннага захавання, састаўлены ў чатырох экземплярах, узгадняецца экспертнай камiсiяй мiнiстэрства i зацвярджаецца экспертна-праверачнай камiсiяй Нацыянальнага архiва Рэспублiкi Беларусь. Пасля гэтага зводны вопiс спраў пастаяннага захавання перадаецца на зацвярджэнне намеснiку Мiнiстра.

14. Арганiзацыя захавання дакументаў

14.1. 3 моманту завядзення i да перадачы ў архiў мiнiстэрства дакументы захоўваюцца ў структурных падраздзяленнях.

14.2. Кiраўнiкi структурных падраздзяленняў i супрацоўнiкi, адказныя за вядзенне справаводства, нясуць адказнасць за захаванне дакументаў i спраў. Справы знаходзяцца ў рабочых пакоях i спецыяльна адведзеных для гэтай мэты памяшканнях, размяшчаюцца ў шафах, якiя замыкаюцца. У мэтах павышэння аператыўнасцi пошуку дакументаў справы размяшчаюцца ў адпаведнасцi з наменклатурай спраў. Выпiска з наменклатуры спраў змяшчаецца ва ўнутраным баку шафы.

14.3. На вокладках спраў указваюцца iндэксы па наменклатуры.

15. Перадача спраў у цэнтральны архiў i парадак знiшчэння спраў

15.1. У сваёй практычнай дзейнасцi архiў мiнiстэрства кiруецца заканадаўствам Рэспублiкi Беларусь, распарадчымi актамi мiнiстэрства, нарматыўна-метадычнымi дакументамi Камiтэта па архiвах i справаводству Рэспублiкi Беларусь, палажэннем аб ведамасным архiве мiнiстэрства.

15.2. Перадача спраў у Цэнтральны архiў ажыццяўляецца па графiку, якi зацвярджаецца кiраўнiцтвам Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь.

15.3. У архiў мiнiстэрства перадаюцца справы пастаяннага, доўгачасовага (звыш 10 гадоў) захавання i па асабоваму складу. Iх перадача выконваецца толькi па вопiсах. Вопiсы спраў складаюцца асобамi, адказнымi за вядзенне справаводства ў структурных падраздзяленнях пры метадычнай дапамозе загадчыка архiвам мiнiстэрства.

Завершаныя справы пастаяннага i доўгачасовага (звыш 10 гадоў) захавання на працягу 2 гадоў застаюцца ў структурных падраздзяленнях для даведачнай работы, а потым перадаюцца ў архiў мiнiстэрства.

15.4. Справы часовага (да 10 гадоў) захавання перадачы ў архiў мiнiстэрства, як правiла, не падлягаюць, яны захоўваюцца ў структурных падраздзяленнях i па сканчэннi тэрмiну захавання падлягаюць знiшчэнню ва ўстаноўленым парадку. Яны могуць перадавацца ў архiў мiнiстэрства толькi ў выключных выпадках па рашэнню кiраўнiцтва мiнiстэрства.

15.5. Адбор спраў да знiшчэння i састаўлення на iх акта (дадатак 29) выконваецца пасля падрыхтоўкi вопiсаў спраў пастаяннага i доўгачасовага (звыш 10 гадоў) захавання ў гэты ж перыяд.

15.6. Непасрэдны адбор дакументаў да знiшчэння ў структурных падраздзяленнях ажыццяўляюць адказныя за вядзенне справаводства. Праверку правiльнасцi праведзенага адбору ажыццяўляе экспертная камiсiя.

15.7. Акт аб выдзяленнi дакументаў i спраў для знiшчэння складаецца ў двух экземплярах, разглядаецца на пасяджэннi ЦЭК мiнiстэрства адначасова з вопiсамi спраў, падпiсваецца членамi экспертнай камiсii. Пасля ўзгаднення ЦЭК мiнiстэрства акт прадстаўляецца на разгляд ЭПК Нацыянальнага архiва i зацвярджаецца намеснiкам Мiнiстра толькi пасля зацвярджэння ЭПК Нацыянальнага архiва вопiсу спраў пастаяннага захавання. Пасля гэтага мiнiстэрства мае права знiшчаць справы, уключаныя ў дадзены акт.

15.8. Падлягаючыя знiшчэнню дакументы пасля зацвярджэння акта здаюцца на перапрацоўку.

15.9. Пры першай перадачы на дзяржаўнае захаванне вопiсу спраў пастаяннага захавання да яго прыкладаецца гiстарычная даведка аб арганiзацыi, у якой выказваецца гiсторыя мiнiстэрства.

15.10. Пры наступным зацвярджэннi экспертна-праверачнай камiсiяй архiўнага ўстанаўлення гадавых раздзелаў вопiсу спраў складаюцца дапаўненнi да гiстарычнай даведкi аб змяненнях у назве, функцыях структуры.

15.11. Справы выдаюцца з архiва па запытах работнiкаў апарата Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь пад распiску.

15.12. Забараняецца рабiць якiя-небудзь паметкi i падкрэслiваннi на дакументах, атрыманых з архiва.

15.13. Канфiскацыя i выдача дакументаў са спраў пастаяннага захавання не дазваляецца. У выключных выпадках iх канфiскацыя выконваецца з дазволу кiраўнiка мiнiстэрства з абавязковым астаўленнем у справе дакладнай заверанай копii канфiскаванага дакумента i ўкладаннем акта аб прычынах гэтага канфiскавання.

15.14. Допуск да справаў i дакументаў асоб, не працуючых у апараце мiнiстэрства, выконваецца толькi па пiсьмоваму дазволу мiнiстра або яго намеснiкаў.

15.15. Справы i дакументы, здадзеныя на пастаяннае захаванне ў архiў, захоўваюцца ў iм на працягу 15 гадоў, пасля чаго перадаюцца ва ўстаноўленым парадку на дзяржаўнае захаванне.

Кiраўнiк спраў П.А.Мiнкевiч

УЗГОДНЕНА
Пратакол ЭПК Нацыянальнага
архiва Рэспублiкi Беларусь
26.02.1998 N 2
Старшыня ЭПК
Л.I.Мурмыла

Дадатак 1 (п. 2.2.6)

*****НА ПАПЯРОВЫМ НОСЬБIЦЕ

Дадатак 2 (п. 2.2.6)

*****НА ПАПЯРОВЫМ НОСЬБIЦЕ

Дадатак 3 (п. 2.2.6)

*****НА ПАПЯРОВЫМ НОСЬБIЦЕ

Дадатак 4 (п. 2.2.6)

*****НА ПАПЯРОВЫМ НОСЬБIЦЕ

Дадатак 5 (п. 2.3.1)

СКЛАД РЭКВIЗIТАЎ

1 - Дзяржаўны герб Рэспублiкi Беларусь;

2 - эмблема арганiзацыi;

3 - код арганiзацыi па Агульнадзяржаўным класiфiкатары Рэспублiкi Беларусь "Прадпрыемствы i арганiзацыi" (АКПА);

4 - код дакумента па Агульнадзяржаўным класiфiкатары Рэспублiкi Беларусь "Унiфiкаваныя дакументы" (АКУД);

5 - назва вышэйстаячай арганiзацыi;

6 - назва арганiзацыi;

7 - назва структурнага падраздзялення;

8 - паштовы адрас адпраўнiка;

9 - камунiкацыйныя даныя (тэлеграфны адрас, нумары тэлефакса, тэлетайпа, тэлекса, тэлефона, электроннай пошты, код аўтаматычнай мiжгародняй тэлефоннай сувязi i г.д.) i камерцыйныя даныя (нумар рахунку, назва банка i г.д.);

10 - назва вiду дакумента;

11 - дата;

12 - iндэкс дакумента;

13 - спасылка на iндэкс i дату ўваходнага дакумента;

14 - месца складання або выдання дакумента;

15 - грыф абмежавання доступу да дакумента;

16 - адрасат;

17 - грыф зацвярджэння;

18 - рэзалюцыя;

19 - загаловак да тэксту;

20 - адзнака аб кантролi;

21 - тэкст;

22 - адзнака аб наяўнасцi дадатку;

23 - подпiс;

24 - грыф узгаднення;

25 - вiзы;

26 - пячатка;

27 - прозвiшча выканаўцы i нумар яго тэлефона;

28 - адзнака аб завярэннi копii;

29 - адзнака аб выкананнi дакумента i накiраваннi яго ў справу;

30 - адзнака аб пераносе даных на машынны носьбiт;

31 - адзнака аб паступленнi (рэгiстрацыйны штамп уваходных дакументаў);

32 - папераджальны знак.

Дадатак 6 (п. 2.3.1)

*****СХЕМА РАЗМЯШЧЭННЯ I ПАМЕРЫ РЭКВIЗIТАЎ ЗНАХОДЗЯЦЦА НА ПАПЯРОВЫМ НОСЬБIЦЕ У СУВЯЗI З АДСУТНАСЦЬЮ ТЭХНIЧНЫХ МАГЧЫМАСЦЕЙ АДЛЮСТРАВАЦЬ СХЕМУ

Дадатак 7 (п. 2.3.13)

      Вiдарыс
 Дзяржаўнага герба
Рэспублiкi Беларусь

Мiнiстэрства адукацыi
 Рэспублiкi Беларусь

Министерство образования
  Республики Беларусь

       ЗАГАД

19.05.1998 N 276
    г. Мiнск

Об изменении и дополнении
квалификаций по отдельным
специальностям и специализациям
высших учебных заведений

     По  согласованию  с  Министерством  труда  и  Министерством  экономики
Республики  Беларусь  (письма 04-02-08/1338 от 07.05.1998 и N 23-13/2343 от
12.05.1998)
ПРИКАЗЫВАЮ:
     1.  Выпускникам  специальности Н.06.01 "Экология", прошедшим программу
обучения  по  психолого-педагогическому  циклу  по следующим специализациям
присваивать соответствующие квалификации:
     Н.06.01.01     "Общая    экология",    квалификация    "Эколог-биолог.
Преподаватель экологии и биологии";
     Н.06.01.02  "Охрана  природы  и  рациональное  использование природных
ресурсов",   квалификация   "Эколог-географ.   Преподаватель   экологии   и
географии";
     Н.06.01.03   "Физико-химический  анализ  обьектов  окружающей  среды",
квалификация "Эколог-химик. Преподаватель экологии и химии";
     Н.06.01.04   "Экология,   токсикология,  биолокация  и  нормирование",
квалификация "Эколог-биолог. Преподаватель экологии и биологии".
     2.    Определить   квалификацию   "Биолог-биотехнолог.   Преподаватель
биологии"   для   специализации  Н.04.01.08  "Биотехнология"  специальности
Н.04.01 "Биология".
     3.  Включить  в  Перечень специальностей, специализаций и квалификаций
высших  учебных  заведений  Республики  Беларусь  по  специальности Н.03.01
"Химия"  специализацию  Н.03.01.16  "Химическая  экология"  с  квалификаций
"Химик. Химик-эколог".

Министр                                                         В.И.Стражев

Дашкевич 220 30 66

Первый заместитель Министра
              Б.М.Хрусталев

Начальник Главного управления
высшего образовання
               В.М.Добрянский

Управляющий делами
                 П.А.Минкевич

Главный юрисконсульт управления
по работе с кадрами и правовому
обеспечению
                   О.В.Мякинник

Дадатак 8 (п. 2.3.13)

      Вiдарыс
 Дзяржаўнага герба
Рэспублiкi Беларусь

Мiнiстэрства адукацыi
 Рэспублiкi Беларусь

Министерство образования
  Республики Беларусь

    УКАЗАННЕ

19.05.1998 N 198
     г. Мiнск

Аб правядзеннi Рэспублiканскага
семiнара па курсу "Чалавек i
свет" (гуманiстыка)

     У адпаведнасцi з планам мерапрыемстваў на 1998 год
АБАВЯЗВАЮ:
     1.  Галоўнае  ўпраўленне  агульнай  сярэдняй  адукацыi  (Фяськоў М.С.)
правесцi  19  - 20 мая 1998 года рэспублiканскi семiнар па курсу "Чалавек i
свет" (гуманiстыка).
     2.  Зацвердзiць  праграму  семiнара i каштарыс выдаткаў (дадаткi NN 1,
2).
     3.   Упраўленнi   адукацыi   аблвыканкамаў   i  Мiнскага  гарвыканкама
накiраваць   на   семiнар   настаўнiкаў  i  другiх  работнiкаў  адукацыi  ў
адпаведнасцi з разнарадкай (дадатак N 3).
     4.  Акадэмii  паслядыпломнай  адукацыi  (Жук А.I.) стварыць неабходныя
ўмовы для правядзення семiнара.
     5.  Кантроль  за  выкананнем указання ўскласцi на начальнiка Галоўнага
ўпраўлення агульнай сярэдняй адукацыi Фяськова М.С.

Намеснiк мiнiстра                                                 Г.Д.Дылян

Ганушчанка 222 67 98

Начальнiк Галоўнага ўпраўлення
агульнай сярэдняй адукацыi
                   М.С.Фяськоў

Начальнiк планава-эканамiчнага
ўпраўлення
                Н.А.Астроўская

Кiраўнiк спраў
                  П.А.Мiнкевiч

Галоўны юрысконсульт ўпраўлення
па рабоце з кадрамi i прававым
забеспячэннi
                  А.У.Мякiннiк

Дадатак 9 (п. 3.1)

Министерство сельского хозяйства и
продовольствия Республики Беларусь

Министерство образования Республики Беларусь

                                  ПРИКАЗ

5 мая 1998 г.
N 89/255
г. Минск

О создании учебно-научного
объединения "Белорусская
государственная политехническая
академия - Пинский
гидромелиоративный техникум"

     С   целью   совершенствования   подготовки   специалистов  со  средним
специальным   и   высшим  образованием,  реализации  принципа  непрерывного
образования
ПРИКАЗЫВАЕМ:
     1.   В   соответствии  с  предложениями  Пинского  гидромелиоративного
техникума  и  Белорусской  государственной политехнической академии создать
учебно-научное  объединение  "Белорусская  государственная  политехническая
академия - Пинский гидромелиоративный техникум".
     2.  Считать основной задачей объединения улучшение качества подготовки
специалистов  в  техникуме  и  академии  на  основе  принципов непрерывного
образования,   совместного   использования   учебно-материальной   базы   и
педагогических  кадров  этих  учебных  заведений  по  специальности Т.19.03
"Строительство дорог и транспортных объектов".
     3.  Белорусской государственной политехнической академии (Демчук М.И.)
и   Пинскому  гидромелиоративному  техникуму  (Горошко  В.М.)  организовать
деятельность   учебно-научного   объединения  "Белорусская  государственная
политехническая   академия   -   Пинский   гидромелиоративный  техникум"  в
соответствии  с  Примерным положением об учебно-научном объединении "Высшее
учебное  заведение  -  Среднее  специальное  учебное заведение" (ВУЗ-ССУЗ),
утвержденным  приказом  Министерства  образования  Республики  Беларусь  от
09.02.1998 года N 66.
     4.  Контроль  за  исполнением  данного  приказа  возложить  на Главное
управление  образования  и  кадров  Минсельхозпрода (Ловкис З.В.) и Главное
управление высшего образования Минобразования, (Добрянский В.М.).

Министр сельского хозяйства                     Первый заместитель Министра
и продовольствия                                образования
                 И.П.Шаколо                                   Б.М.Хрусталёв

Лашук 2275887                                   Цырельчук 2207127

Начальник Главного управления
высшего образования
Минобразования
               В.М.Добрянский

Начальник управления среднего
специального образования
Минобразования
                  Л.Е.Кирилюк

Управляющий делами
Минобразования
                 П.А.Минкевич

Главный юрисконсульт управления
по работе с кадрами и правовому
обеспечению Минобразования
                   О.В.Мякинник

Дадатак 10 (п. 4.2.7)

ПЕРАЛIК ДАКУМЕНТАЎ, ЯКIЯ НЕ ПАДЛЯГАЮЦЬ РЭГIСТРАЦЫI ВА ЎПРАЎЛЕННI СПРАЎ МIНIСТЭРСТВА АДУКАЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ

1. Навуковыя справаздычы па тэмах.

2. Пiсьмы, дасланыя да ведама. Копii.

3. Тэлеграмы.

4. Паведамленнi аб пасяджэннях, нарадах.

5. Графiкi, заяўкi, запрашэннi на нарады.

6. Зводкi i iнфармацыi, дасланыя да ведама.

7. Рэкламныя паведамленнi, праграмы нарадаў, канферэнцый.

8. Прэйскуранты.

9. Нормы выдаткаў матэрыялаў.

10. Вiншавальныя пiсьмы, запрашальныя бiлеты.

11. Бухгалтарскiя дакументы.

12. Справаздычы за месяц, квартал, паўгоддзе.

13. Фiнансавыя дакументы.

14. Заявы аб водпусках i звальненнях.

15. Данясеннi аб выкананнi загадаў, рашэнняў калегii i прыватных распараджэнняў.

16. Дакладныя i службовыя запiскi.

Заўвага: пералiчаныя ў пп. 1, 5, 9, 11, 12, 13, 14, 15 - дакументы перадаюцца для рэгiстрацыi ў адпаведныя структурныя падраздзяленнi мiнiстэрства i рэгiструюцца ў асобным журнале.

Дадатак 11 (п. 4.2.7)

                                  ЖУРНАЛ
                   рэгiстрацыi ўваходнай карэспандэнцыi
                       ў структурных падраздзяленнях

----------------+-------------+--------+-------------+--------------
Дата паступлення¦Карэспандэнт,¦Кароткi ¦Рэзалюцыя або¦Адзнака аб
i iндэкс        ¦дата i iндэкс¦змест   ¦каму         ¦выкананнi
дакумента       ¦паступiўшага ¦        ¦накiраваны   ¦
                ¦дакумента    ¦        ¦дакумент     ¦
----------------+-------------+--------+-------------+--------------

Дадатак 12 (п. 4.2.8)

IНДЭКСЫ ЎПРАЎЛЕННЯЎ I АДДЗЕЛАЎ

     1. Мiнiстр                                                   01
     2. Намеснiк Мiнiстра                                         02
     3. Упраўленне спраў                                          03
     4. Галоўнае ўпраўленне вышэйшай адукацыi                     04
     5. Упраўленне падрыхтоўкi навуковых кадраў i
        каардынацыi навуковых даследванняў                        05
     6. Галоўнае ўпраўленне агульнай сярэдняй адукацыi            06
     7. Упраўленне прафесiйна-тэхнiчнай адукацыi                  07
     8. Упраўленне сярэдняй спецыяльнай адукацыi                  08
     9. Аддзел па праблемах вынiкаў катастрофы на ЧАЭС            09
     10. Упраўленне дашкольнага выхавання                         10
     11. Аддзел працы i заработнай платы                          11
     12. Галоўнае ўпраўленне сацыяльнай i выхаваўчай работы       12
     13. Аддзел павышэння квалiфiкацыi i перападрыхтоўкi
         спецыялiстаў                                             13
     14. Упраўленне замежных сувязей                              14
     15. Упраўленне па рабоце з кадрамi i прававым забеспячэннi   15
     16. Планава-эканамiчнае ўпраўленне                           16
     17. Ахрана працы                                             17
     18. Упраўленне развiцця матэрыяльна-тэхнiчнай базы           18
     19. Упраўленне бухгалтарскага ўлiку, справаздачы i кантролю  19
     20. Аддзел аналiтычнай работы                                20
     21. Спецчастка                                               21
     22. Архiў                                                    22
     23. Прафкам                                                  23
     24. Дзяржiнспекцыя навучальных устаноў Мiнiстэрства адукацыi
         Рэспублiкi Беларусь                                      24
     25. Навукова-метадычны цэнтр вучэбнай кнiгi i сродкаў
         навучання                                                25
     26. Аддзел спецыяльнай адукацыi                              26
     27. Грамадзянская абарона                                    27

Дадатак 13 (п. 4.2.8)

КЛАСIФIКАТАР КАРЭСПАНДЭНТАЎ

19. Нацыянальны сход РБ. Палата прадстаўнiкоў i Савет Рэспублiкi

20. Адмiнiстрацыя Прэзiдэнта, Дэпартамент па гуманiтарнай дапамозе пры Прэзiдэнце Рэспублiкi Беларусь

21. Савет Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь

22. Савет па супрацоўнiцтву ў галiне адукацыi дзяржаў-удзельнiкаў СНД

23. Аблвыканкамы, райвыканкамы, гарвыканкамы

24. Народныя дэпутаты

25. Рэспублiканскiя мiнiстэрствы i ведамствы, Дзяржкамiтэты, Пракуратура Рэспублiкi Беларусь

26. Акадэмiя навук Рэспублiкi Беларусь, Навукова-даследчыя i праектныя арганiзацыi, Акадэмiя кiравання пры Прэзiдэнце Рэспублiкi Беларусь

27. Навучальныя ўстановы i арганiзацыi рэспублiканскага падпарадкавання Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь

28. Дакументы з грыфам "ДСН"

29. Iншыя ўстановы i арганiзацыi, прадпрыемствы, пасольствы

30. Прафсаюзы, спартыўныя i грамадскiя арганiзацыi

31. Рэдакцыi газет i часопiсаў, радыё i тэлебачанне

32. Прапановы, заявы, скаргi грамадзян

Дадатак 14 (п. 4.2.10)

*****НА ПАПЯРОВЫМ НОСЬБIЦЕ

Дадатак 15 (п. 5.2.3)

ПАПЯРЭДЖАННЕ

     Назва дакумента ______________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
     Тэрмiн выканання _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
     Выканаўца ____________________________________________________________
                             (прозвiшча, iмя i iмя па бацьку)
     Дата папярэджання ____________________________________________________
     Роспiс выканаўцы _____________________________________________________

Дадатак 16 (п. 6.3)

ТЭЛЕГРАМА
N __________
____________
час перадачы

Катэгорыя

                                               225766, Брэсцкая вобласць,
                                               Пiнскi раён, д. Жабчыцы
                                               ПТВ N 161
                                               Гапаненка Леанiду Антонавiчу

     ПАВАЖАНЫ ЛЕАНIД АНТОНАВIЧ
     МIНIСТЭРСТВА АДУКАЦЫI ШЧЫРА ВIНШУЕ ВАС НАГОДЫ 60 ГАДОВАГА ЮБIЛЕЮ.
     ЖАДАЕМ ДОБРАГА ЗДАРОЎЯ ШЧАСЦЯ СЯМЕЙНАГА ДАБРАБЫТУ ВЫДАТНЫХ ПОСПЕХАЎ
___________________________________________________________________________
Адрас адпраўшчыка
220010 г. Мiнск вул. Савецкая 9 Мiнiстэрства адукацыi Рэспублiкi Беларусь
Разлiковы рахунак N 3031000000453 у АСБ "Беларусбанк", код 795

Намеснiк Мiнiстра                   подпiс                        Г.Д.Дылян

Дадатак 17 (п. 6.4)

Рэктару Беларускай дзяржаўнай
полiтэхнiчнай акадэмii
Дзямуку М.I.

ТЭЛЕФОНАГРАМА
25.03.1998                            N 3                             16.30

     26  сакавiка б.г. у 10 гадзiн 00 мiнут у будынку Мiнiстэрства адукацыi
Рэспублiкi  Беларусь  (пакой  336)  адбудзецца  абмеркаванне  праекта плана
фiнансавання будаўнiцтва навучальных устаноў на 1998 год.

Начальнiк упраўлення развiцця
матэрыяльна-тэхнiчнай развiцця             подпiс             А.I.Сакольчык

Прыняў(ла) iнспектар Пятрова Н.А. 28 14 17
Перадаў(ла) сакратар Казлова Г.У. 27 46 74

Дадатак 18 (п. 7.2)

ПРАВIЛЫ РАЗМЯШЧЭННЯ ТЭКСТУ ДАКУМЕНТА

I. Згодна ДАСТу 6.38-95 тэкст дакументаў на бланках фармату А4 друкуюць праз паўтара мiжрадковых iнтэрвалы, на бланках фармату А5 - праз адзiн мiжрадковы iнтэрвал.

Тэксты дакументаў, якiя падрыхтоўваюцца да друкарскага выдання, дапускаецца друкаваць праз 2 мiжрадковыя iнтэрвалы.

2. Праз адзiн мiжрадковы iнтэрвал друкуюцца наступныя рэквiзiты: загаловак да тэксту, адрасат, грыфы зацвярджэння i адзнаку аб наяўнасцi дадаткаў.

Усе рэквiзiты раздзяляюць памiж сабой двума-чатырма мiжрадковымi iнтэрваламi.

Расшыфроўка подпiсу друкуецца на ўзроўнi апошняга радка назвы пасады.

3. Пры друкаваннi дакументаў выкарыстоўваць восем стандартных становiшч табулятара:

0 - ад мяжы левага поля для друкавання рэквiзiтаў "Загаловак да тэксту", "Тэкст", (без абзацаў), "Адзнака аб наяўнасцi дадатка", "Прозвiшча выканаўца i нумар яго тэлефона", "Адзнака аб выкананнi дакумента i накiраваннi яго ў справу", назва пасады ў рэквiзiтах "подпiс" i "Грыф узгаднення", засведчанай надпiсi "Верна", а таксама слоў "Слухалi", "Выступiлi", "Рашылi", "Пастанавiлi", "Загадваю", "Прапаную";

1 - пасля 5 друкавальных знакаў для пачатку абзацаў у тэксце;

2 - пасля 16 друкавальных знакаў для складання (састаўлення) i трафарэтных тэкстаў;

3 - пасля 24 друкавальных знакаў для складання таблiц i перафарэтных тэкстаў;

4 - пасля 32 друкавальных знакаў для рэквiзiта "адрасат";

5 - пасля 40 друкавальных знакаў для рэквiзiта "грыф зацвярджэння" i "грыф абмежавання доступу да дакумента";

6 - пасля 48 друкавальных знакаў для расшыфроўкi подпiса ў рэквiзiце "Подпiс";

7 - пасля 56 друкавальных знакаў для складання таблiц i трафарэтных тэкстаў, а таксама для прастаноўкi Кодаў на ОКПО i ОКУД.

Размер палеў у адпаведнасцi з ДАСТам 6.38-95 устаноўлены ў мм: з левага боку - 35 мм, з правага боку - не менш 8, верхняе - 20, нiжняе - не менш 19 (для фармата А4), не менш 16 (для фармата А5).

4. Калi ў тэксце дакумента маюцца заўвагi або вылучаная ў самастойны абзац спасылка на дакумент, якi служыць заснаваннем да яго выдання, словы "Заўвага", "Заснаванне" друкуюцца да 0-га становiшча табулятара, а тэкст якi мае дачыненне да iх - праз адзiн мiжрадковы iнтэрвал.

5. Нумары старонак павiнны прастаўляцца пасярэдзiне верхняга поля лiста арабскiмi лiчбамi без слоў "старонка" (стар.) i знакаў прыпынку. Нумары старонак друкуюцца ў iнтэрвале 10 - 15 мм ад верхняга поля лiста.

Дадатак 19 (п. 8.3)

                 МIНIСТЭРСТВА АДУКАЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ

Размножыць

Упраўляючы спраў                                               П.А.Мiнкевiч
"__"___________ 19__ г.

                               ЗАКАЗ N_____
                   на капiравальна-размножвальныя работы

Упраўленне (аддзел) _______________________________________________________
___________________________________________________________________________
Адказны выканаўца _________________________________________________________
Тэлефон ___________________________________________________________________
Вiд дакумента _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                                          (пiсьмо, загад, iнструкця i г.д.)
Лiстоў арыгiнала _________________               Тыраж ____________________
Начальнiк упраўлення
(аддзела)                                                    ______________
                                                                (подпiс)
"__"___________ 19__ г.

Дадатак 20 (п. 8.3)

                        ВЫЛIЧАЛЬНА-АНАЛIТЫЧНЫ ЦЭНТР
                 МIНIСТЭРСТВА АДУКАЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ
             (220600, г. Мiнск, вул. Караля, 16, т. ________)

УЗГОДНЕНА                                            ДА ВЫКАНАННЯ
_______________________                              Галоўны iнжынер IВЦ
_______________________                              ______________________
"__"___________ 19__ г.                              "__"__________ 19__ г.

                                ЗАКАЗ N____
              на выкананне капiравальна-размножвальных работ

Заказчык __________________________________________________________________
Адказны за
выпуск _______________________________ тэлефон ____________________________
       (прозвiшча, iмя, iмя па бацьку)
Назва арыгiнала ___________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Колькасць старонак арыгiнала ________

                               ЗМЕСТ ЗАКАЗУ

Вiд работ:        капiраванне выраб брашур         (непатрэбнае закрэслiць)

Друкаванне з
адваротам:                 ТАК          НЕ         (непатрэбнае закрэслiць)

Тыраж ____________________
Фармат ___________________
Тэрмiн выканання _________
Дадатковыя патрабаваннi ___________________________________________________

Дадатак 21 (п. 9.1)

Мiнiстэрства адукацыi                                     ЗАЦВЯРДЖАЮ
Рэспублiкi Беларусь                                       Намеснiк Мiнiстра
                                                                 Б.В.Iваноў
                                                          _________ 1997 г.

НАМЕНКЛАТУРА СПРАЎ
НА 1998 ГОД

------+------------------+----------+-------------------+------
¦Iн-  ¦ Загаловак справы ¦Колькасць ¦Тэрмiн захавання   ¦Заўвага   ¦
¦дэкс ¦(тома, часткi)    ¦спраў     ¦справы (тома,      ¦          ¦
¦     ¦                  ¦(тамоў)   ¦часткi) N артыкулаў¦          ¦
¦     ¦                  ¦          ¦па пералiку        ¦          ¦
+-----+------------------+----------+-------------------+----------+
¦  1  ¦        2         ¦    3     ¦         4         ¦    5     ¦
¦-----+------------------+----------+-------------------+-----------

     УПРАЎЛЕННЕ СПРАЎ - 03

 03-1  Законы,                       Калi мiне патрэба
       пастановы                     арт.8
       Нацыянальнага
       схода Беларусь

 03-1  Указы i                       Калi мiне патрэба
       распараджэннi                 арт.8
       Прэзiдэнта
       Рэспублiкi
       Беларусь

     ГАЛОЎНАЕ ЎПРАЎЛЕННЕ
    ВЫШЭЙШАЙ АДУКАЦЫI - 04

 04-1  Законы,                       Калi мiне патрэба
       пастановы i                   арт.4
       ўказаннi
       Нацыянальнага
       схода Рэспублiкi
       Беларусь i
       Савета Мiнiстраў
       Рэспублiкi
       Беларусь (копii)

Кiраўнiк спраў                                                 П.А.Мiнкевiч

Заг. архiвам                                                     А.У.Манько

УЗГОДНЕНА                                              УЗГОДНЕНА
Пратакол ЦЭК Мiнiстэрства                              Пратакол ЭПК
адукацыi Рэспублiкi Беларусь                           Нацыянальнага архiва
____________________ 1998 г.                           Рэспублiкi Беларусь
N __________                                           ____________ 1998 г.
                                                       N _________

                                                       Старшыня ЭПК
                                                                Л.I.Мурмыла

     Пры  складаннi  наменклатуры  спраў  быў выкарастаны "Перечень типовых
документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств
и   других   учреждений,   организаций,   предприятий  с  указанием  сроков
хранения" - М., 1989 г.

Дадатак 22 (п. 9.1)

Назва арганiзацыi                               ЗАЦВЯРДЖАЮ
___________________                             Назва пасады кiраўнiка
НАМЕНКЛАТУРА СПРАЎ                              арганiзацыi
________________ N ____                         подпiс, iнiцыялы, прозвiшча
месца састаўлення                               дата
на __________ год

---------------------------------------------------------------
¦                          НАЗВА РАЗДЗЕЛА <*>                      ¦
+-----+----------------+------------+-------------------+----------+
¦Iн-  ¦Загаловак справы¦Колькасць   ¦Тэрмiн захавання   ¦Заўвага   ¦
¦дэкс ¦(тома, часткi)  ¦спраў       ¦справы (тома,      ¦          ¦
¦     ¦                ¦(тамоў,     ¦часткi i           ¦          ¦
¦     ¦                ¦частак)     ¦N артыкулаў        ¦          ¦
¦     ¦                ¦            ¦па пералiку) <**>  ¦          ¦
+-----+----------------+------------+-------------------+----------+
¦  1  ¦        2       ¦     3      ¦         4         ¦    5     ¦
¦-----+----------------+------------+-------------------+-----------

 12-05 Загады Мiнiстра       2       Пастаянна ст. 19
       адукацыi
       Рэспублiкi
       Беларусь

Назва пасады
кiраўнiка службы
дакументацыйнага
забеспячэння                   подпiс                   iнiцыялы, прозвiшча

Вiза заг. ведамаснага
архiва (асобы,
адказнай за архiў)

УЗГОДНЕНА                                             УЗГОДНЕНА
Пратакол ЦЭК (ЭК)                                     Пратакол ЭПК архiўнай
                                                      установы
____________ N _____                                  ____________ N ______

     --------------------------------
     <*>  Назва  структурнага  падраздзялення (грамадскай арганiзацыi), для
арганiзацый, якiя не маюць структурнага дзялення ______ напрамак дзейнасцi.
     <**>  Назва пералiку з указаннем тэрмiнаў захавання дакументаў - i яго
выходныя днi.

                                                   Формат А5 (210 x 297)
                                                   Форма наменклатуры спраў
                                                   арганiзацыi

Дадатак 23 (п. 9.8)

     Вынiкавы  запiс  аб  катэгорыях  i  колькасцi  спраў,  якiя  заведзены
ў ___________ годзе ў структурным падраздзяленнi (грамадскай арганiзацыi)

-------------------+------------------+-----------------------------
    Па тэрмiнах    ¦                  ¦      У тым лiку
     захавання     ¦     Усяго        +----------+------------------
                   ¦                  ¦пераходных¦ з адзнакай "ЭПк"
-------------------+------------------+----------+------------------
         1         ¦        2         ¦    3     ¦        4
-------------------+------------------+----------+------------------
пастаяннага
--------------------------------------------------------------------
Часовага (звыш 10
гадоў)
--------------------------------------------------------------------
Часовага (да 10
гадоў уключна)
--------------------------------------------------------------------
УСЯГО:
--------------------------------------------------------------------

Назва пасады адказнага
за дакументацыю                     подпiс              iнiцыялы, прозвiшча

Дата

Дадатак 24 (п. 11.2)

Вiдарыс Дзяржаўнага
 герба Рэспублiкi
      Беларусь

Мiнiстэрства адукацыi
 Рэспублiкi Беларусь

Министерство образовання
  Республики Беларусь

       ЗАГАД

12.02.1998 N 76
    г. Мiнск

Аб зацвярджэннi пастаянна
дзеючай цэнтральнай экспертнай
камiсii Мiнiстэрства адукацыi
Рэспублiкi Беларусь

     Для   арганiзацыi  i  правядзення  работы  па  экспертызе  каштоўнасцi
дакументаў,   якiя  ствараюцца  Ў  практыцы  работы  Мiнiстэрства  адукацыi
Рэспублiкi Беларусь,
ЗАГАДВАЮ:
     1.  Зацвердзiць  пастаянна  дзеючую  цэнтральную  экспертную камiсiю ў
складзе:
     старшыня  камiсii              Iваноў Б.В. - намеснiк  Мiнiстра

     намеснiк старшынi              Мiнкевiч П.А. - кiраўнiк спраў

     члены камiсii                  Мiнаева Л.М. - галоўны архiвiст
                                    Нацыянальнага архiва Рэспублiкi
                                    Беларусь (па ўзгадненнi)

                                    Канаплянiк Л.М. - вядучы
                                    iнспектар галоўнага ўпраўлення
                                    вышэйшай адукацыi

                                    Валасевiч В.В. - вядучы iнжынер
                                    групы тэхнагляду па капiтальнаму
                                    рамонту будынкаў

                                    Бурэйка Г.Г. - галоўны эканамiст
                                    вытворча-эканамiчнага аддзела

                                    Матвейчык М.I. - галоўны
                                    iнспектар аддзела павышэння
                                    квалiфiкацыi i перападрыхтоўкi
                                    спецыялiстаў

                                    Калбасiн В.С. - вядучы iнспектар
                                    упраўлення замежных сувязей

                                    Гладкая Г.У. - вядучы iнспектар
                                    упраўлення прафесiйна-тэхнiчнай
                                    адукацыi

                                    Жураўлёва Л.А. - вядучы iнжынер
                                    упраўлення падрыхтоўкi навуковых
                                    кадраў i каардынацыi навуковых
                                    даследаванняў

                                    Гладкоў Ю.I. - вядучы iнспектар
                                    галоўнага ўпраўлення агульнай
                                    сярэдняй адукацыi

                                    Хамiцэвiч В.П. - iнспектар
                                    1 катэгорыi ўпраўлення сярэдняй
                                    спецыяльнай адукацыi

                                    Мохарава Ж.В. - iнспектар
                                    1 катэгорыi ўпраўлення дашкольнага
                                    выхавання

                                    Фiлiповiч В.М. - вядучы
                                    эканамiст упраўлення
                                    бухгалтарскага ўлiку,
                                    справаздачы i кантролю

                                    Шаўцова Г.I. - вядучы iнспектар
                                    аддзела па праблемах вынiкаў
                                    катастрофы на Чарнобыльскай АЭС

                                    Жышкевiч Т.I. - вядучы iнспектар
                                    упраўлення па рабоце з кадрамi
                                    i прававым забеспячэннi

     2. Загад N 64 ад 21.02.1996 года лiчыць страцiўшым сiлу.

Мiнiстр                                                         В.I.Стражаў

Манько 220 94 10

Дадатак 25 (п. 12.3)

                     Форма лiста - завяральнiка справы

                    ЛIСТ - ЗАВЯРАЛЬНIК СПРАВЫ N ______

     У справе падшыта (укладзена) i пранумеравана _________________________
                                                         (лiчбамi i
__________ лiстоў
пропiсам)
у тым лiку: лiтарныя лiсты ________________________________________________
прапушчаныя нумары ____________ лiстоў
унутранага вопiсу _________________________________________________________

-----------------------------------------+--------------------------
      Асаблiвасцi фiзiчнага стану i      ¦      Нумары лiстоў
           фармiравання справы           ¦
-----------------------------------------+--------------------------

Назва пасады асобы, якая склала
завяральны запiс                        подпiс          Расшыфроўка подпiсу

Дата                                                  Формат А4 (210 x 297)

Дадатак 26 (п. 12.4)

                 МIНIСТЭРСТВА АДУКАЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ

03-1                                                       УПРАЎЛЕННЕ СПРАЎ

                       ЗАГАДЫ з N ______ па N ______
                  Мiнiстра адукацыi па асноўнай дзейнасцi

                                                         2 студзеня 1998 г.
                                                             10 мая 1998 г.

                                                        Захоўваць пастаянна

Дадатак 27 (п. 13.3)

Форма вопiсу спраў

                 МIНIСТЭРСТВА АДУКАЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ

___________________________________________________________________________
                    (назва структурнага падраздзялення)

                                                ЗАЦВЯРДЖАЮ
                                                Назва пасады кiраўнiка
                                                структурнага падраздзялення

                                                Подпiс          Расшыфроўка
                                                                подпiсу
                                                Дата

                                ВОПIС N___

----+--------+-------------+----------+---------+---------+----
¦   ¦ Iндэкс ¦  Загаловак  ¦   Дата   ¦Колькасць¦ Тэрмiн  ¦        ¦
¦NN ¦ справы ¦    справы   ¦  справы  ¦лiстоў у ¦захавання¦Заўвага ¦
¦пп ¦ (тома, ¦    (тома,   ¦  (тома,  ¦ справе  ¦ справы  ¦        ¦
¦   ¦ часткi)¦    часткi)  ¦  часткi) ¦ (томе,  ¦ (тома,  ¦        ¦
¦   ¦        ¦             ¦          ¦ частцы) ¦ часткi) ¦        ¦
¦---+--------+-------------+----------+---------+---------+---------

     У дадзены вопiс унесены ______________________________________________
___________________________________________________________________________
                            лiчбамi i пропiсью
спраў з N ________________________ па N ___________________________________

у тым лiку:
лiтарныя нумары:
прапушчаныя нумары:

Назва пасады складальнiка
вопiсу                                   подпiс                 Расшыфроўка
                                                                подпiсу
Дата
УЗГОДНЕНА

Назва пасады кiраўнiка
службы справаводства
арганiзацыi

Подпiс             Расшыфроўка
                   подпiсу

Дата

Дадатак 28 (п. 13.5)

                                                     ЗАЦВЯРДЖАЮ
                                                     назва пасады кiраўнiка
                                                     арганiзацыi

                                                     подпiс     расшыфроўка
                                                                 подпiсу

                                                     Дата

Форма N ____________
Вопiс N ____________
спраў пастаяннага
захоўвання
за ________ год

---------------------------------------------------------------
¦     Назва раздзела (структурнага падраздзялення арганiзацыi)     ¦
+----+--------+-------------+-----------+-----------+--------------+
¦    ¦ Iндэкс ¦  Загаловак  ¦   Дата    ¦ Колькасць ¦              ¦
¦ NN ¦ справы ¦   справы    ¦  справы   ¦ лiстоў у  ¦   Заўвага    ¦
¦ пп ¦ (тома, ¦   (тома,    ¦  (тома,   ¦  справе   ¦              ¦
¦    ¦ часткi)¦   часткi)   ¦  часткi)  ¦  (томе,   ¦              ¦
¦    ¦        ¦             ¦           ¦  частцы)  ¦              ¦
¦----+--------+-------------+-----------+-----------+---------------

     У дадзены раздзел вопiсу ўнесена _______________________________ спраў
                                           (лiчбамi i пропiсью)
з N________ па N ________, у тым лiку лiтарныя
нумары:
прапушчаныя нумары:

Назва пасады складальнiка
вопiсу                                подпiс            Расшыфроўка подпiсу

Загадчык ведамаснага
архiва (асоба, адказная
за архiў)                             подпiс            Расшыфроўка подпiсу

ЗАЦВЯРДЖАЮ                                                АДОБРАНА
Пратакол ЭПК архiўнай                                     Пратакол ЦЭК (ЭК)
установы                                                  Назва арганiзацыi
ад _______ N ________                                     ад ______ N _____

Дадатак 29 (п. 15.5)

Министерство образовання                             УТВЕРЖДАЮ
Республики Беларусь                                  Заместитель Министра
                                                     образовання Республики
                                                     Беларусь

                                                                 Б.В.Иванов
                                                     "__"__________ 1998 г.

АКТ
"__"______________ 1998 г. N ____

О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

     На  основании  Перечня типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов,  министерств,  ведомств  и  других  учреждений,  организаций,
предприятий,  с  указанием сроков хранения и приказа Министра образования и
науки  Республики  Беларусь от 12.02.1998 г. N 76 "Об утверждении постоянно
действующей   центральной   экспертной  комиссии  Министерства  образования
Республики    Беларусь"    отобраны    к   уничтожению   как   не   имеющие
научно-исторической  ценности  и утратившие практическое значение документы
фонда N 498 Министерства народного образования Республики Беларусь.

---+------------+-------+--------+-------+--------+--------+---
¦  ¦            ¦       ¦        ¦Индекс ¦        ¦Сроки   ¦       ¦
¦  ¦Заголовок   ¦Дата   ¦Номера  ¦дела   ¦Количе- ¦хране-  ¦       ¦
¦NN¦дела или    ¦дела   ¦описей  ¦(тома, ¦ство    ¦ния     ¦Приме- ¦
¦пп¦групповой   ¦или    ¦(номен- ¦части) ¦дел     ¦дела    ¦чание  ¦
¦  ¦заголовок   ¦крайние¦клатур),¦по     ¦(томов, ¦(тома,  ¦       ¦
¦  ¦дел         ¦даты   ¦за      ¦номен- ¦частей) ¦части)  ¦       ¦
¦  ¦            ¦дел    ¦годы    ¦клатуре¦        ¦и       ¦       ¦
¦  ¦            ¦       ¦        ¦или N  ¦        ¦номера  ¦       ¦
¦  ¦            ¦       ¦        ¦дела   ¦        ¦статей  ¦       ¦
¦  ¦            ¦       ¦        ¦по     ¦        ¦по      ¦       ¦
¦  ¦            ¦       ¦        ¦описи  ¦        ¦перечню ¦       ¦
+--+------------+-------+--------+-------+--------+--------+-------+
¦1 ¦     2      ¦   3   ¦   4    ¦   5   ¦   6    ¦   7    ¦   8   ¦
L--+------------+-------+--------+-------+--------+--------+--------

     Описи  дел  постоянного  хранения  за  1998  - 1991 и 1992 - 1993 годы
утверждены,  а  по  личному  составу согласованы с ЭПК Национального архива
Республики  Беларусь  (протокол  "__"_______  1998 г. N ____ и "__"________
1998 г. N ___)

Зав.архивом                                                      А.В.Манько

Главный бухгалтер                                            Л.И.Гавриленко

ОДОБРЕНО
Протокол ЦЭК
"__"___________ 1998 г. N _____

Архив документов Папярэдні | Наступны