ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.02.2001 № 29 "Об утверждении Положения о ведомственном нотариальном архиве"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 7 февраля 2001 г. N 8/4959

На основании пункта 10 Положения о нотариате и нотариальной деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 2 февраля 2000 г. N 38 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 15, 1/982), ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемое Положение о ведомственном нотариальном архиве.

2. Положение вступает в силу с момента включения в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь.

Министр Г.Н.Воронцов

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                       Приказ
                                                       Министерства юстиции
                                                       Республики Беларусь
                                                       01.02.2001 N 29

1. Для централизованного хранения и обеспечения сохранности нотариальных документов, являющихся составной частью Национального архивного фонда Республики Беларусь, в городе Минске и городах, являющихся областными центрами, Министерством юстиции Республики Беларусь образуются ведомственные нотариальные архивы.

2. Положение о ведомственном нотариальном архиве (далее - Положение) определяет порядок организации деятельности ведомственных нотариальных архивов (далее - архив), их основные задачи, функции и права, а также порядок использования документов архива, предоставления сведений и (или) документов в отношении переданных на хранение в архив документов.

3. В своей деятельности архив руководствуется Законом Республики Беларусь от 18 июля 2004 года "О нотариате и нотариальной деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 120, 2/1055), Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1999 г., N 5-6, ст. 95), нормативными правовыми актами, регламентирующими деятельность архивов, настоящим Положением и иными актами законодательства Республики Беларусь.

4. Штатное расписание архивов утверждается Министерством юстиции Республики Беларусь в пределах установленного фонда оплаты труда.

5. Архив имеет печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь и наименованием архива.

6. Правила о соблюдении тайны нотариального действия распространяются также на работников архива, которым о совершенном нотариальном действии стало известно в связи с исполнением ими служебных обязанностей.

7. Контроль за обеспечением сохранности и учета документов архива осуществляют Министерство юстиции Республики Беларусь и управления юстиции областных исполнительных комитетов, Минского городского исполнительного комитета (далее - управления юстиции).

8. В архив на хранение поступают нотариальные документы государственных нотариальных контор, частных нотариусов, местных исполнительных и распорядительных органов соответствующей административно-территориальной единицы Республики Беларусь, дипломатических представительств, консульских учреждений Республики Беларусь и представительств Республики Беларусь при международных организациях (далее - источники комплектования архива).

9. Государственные нотариальные конторы и частные нотариусы (далее - нотариусы) передают в архив на хранение:

законченные делопроизводством и сформированные в дела нотариальные документы, наследственные дела, реестры, книги учета, журналы, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел;

экземпляры номенклатуры дел, описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, актов об уничтожении документов и дел за каждый сдаваемый в архив год.

10. Должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов передают в архив на хранение:

законченные делопроизводством и сформированные в дела нотариальные документы;

реестры и книги учета.

Передача документов, указанных в абзацах втором и третьем части первой настоящего пункта, на хранение в архив производится в порядке, устанавливаемом Минским городским и областными исполнительными комитетами по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.

11. Дипломатические представительства, консульские учреждения Республики Беларусь и представительства Республики Беларусь при международных организациях передают в архив на хранение:

законченные делопроизводством и сформированные в дела нотариальные документы;

реестры.

Передача документов, указанных в абзацах втором и третьем части первой настоящего пункта, на хранение в архив производится в порядке, устанавливаемом Министерством иностранных дел Республики Беларусь по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.

12. В состав документов архива также входят:

описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;

журналы, книги, реестры, дела, ведение которых предусмотрено номенклатурой дел;

научно-справочный аппарат к документам, находящимся на хранении.

13. Архив по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь может принимать на хранение иные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, связанные с нотариальной деятельностью источников комплектования архива, не указанные в пунктах 9, 10, 11 настоящего Положения.

14. Основными задачами архива являются:

комплектование документами, состав которых предусмотрен пунктами 9 - 12 настоящего Положения;

обеспечение учета, сохранности и использования документов, хранящихся в архиве;

осуществление методического руководства и контроля за состоянием архивного дела у источников комплектования архива, перечисленных в пункте 9 настоящего Положения;

подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение в соответствии с нормативными правовыми актами Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.

15. Архив в целях выполнения стоящих перед ним задач осуществляет следующие функции:

составляет и ежегодно уточняет список источников комплектования архива;

утверждает планы и описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;

составляет графики приема документов от источников комплектования архива;

на основании составленных графиков осуществляет прием документов, предусмотренных пунктами 9 - 13 настоящего Положения, не позднее одного года после окончания 10-летнего срока их хранения у источников комплектования архива;

в соответствии с утвержденными описями дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения ведет учет документов, хранящихся в архиве;

создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;

обеспечивает сохранность документов, регулярно проводит проверку наличия и состояния дел в архиве;

проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь источникам комплектования архива в проведении экспертизы ценности хранящихся у них документов;

оказывает нотариусам методическую и практическую помощь по формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;

обеспечивает использование документов архива в пределах, предусмотренных настоящим Положением, другими нормативными правовыми актами Республики Беларусь, в том числе составляет и выдает архивные копии, архивные выписки и архивные справки;

предоставляет по письменным запросам нотариусов архивные копии (архивные выписки, архивные справки) хранящихся в архиве нотариальных документов, а в случаях, предусмотренных настоящим Положением, - подлинные документы;

обеспечивает соблюдение в помещении архива условий, необходимых для надлежащего хранения документов;

представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов архива;

передает в установленном порядке документы и научно-справочный аппарат к ним на государственное хранение;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации лиц, ответственных за делопроизводство у источников комплектования архива;

информирует соответствующее управление юстиции о состоянии архивного дела в соответствующей административно-территориальной единице Республики Беларусь, вносит предложения по его совершенствованию;

ведет предусмотренную законодательством Республики Беларусь отчетность;

ведет прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;

требует соблюдения и исполнения правил работы с архивными документами;

по поручению управления юстиции осуществляет контроль за хранением и обеспечением использования архивных документов;

дает рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;

выдает сведения и (или) документы по совершенным нотариальным действиям в отношении переданных на хранение документов в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

запрашивает необходимые для своей работы сведения;

выполняет иные функции в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

16. Архив возглавляет заведующий архивом, который назначается на должность и освобождается от должности управлением юстиции по согласованию с Министерством юстиции Республики Беларусь.

17. Заведующий архивом:

несет ответственность за выполнение стоящих перед архивом задач и осуществление возложенных на него функций;

распределяет функциональные обязанности между работниками архива;

представляет архив во всех государственных органах и иных организациях;

выдает архивные копии, архивные выписки, архивные справки;

в случаях, предусмотренных настоящим Положением, выдает подлинные документы.

18. Работники архива назначаются на должности и освобождаются от должностей управлением юстиции.

19. Работники архива:

создают, пополняют и совершенствуют научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;

обеспечивают сохранность документов;

оказывают нотариусам методическую и практическую помощь по формированию документов в дела и подготовке их к передаче в архив;

участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации лиц, ответственных за делопроизводство у источников комплектования архива;

ведут предусмотренную законодательством Республики Беларусь отчетность;

ведут прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;

выполняют иные действия в соответствии с должностными обязанностями.

20. Основной формой использования документов архива является выдача сведений и (или) документов лицам от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых было совершено данное нотариальное действие.

21. Выдача архивом сведений и (или) документов производится в виде архивных копий, архивных выписок и архивных справок, при этом:

21.1. сведения и (или) документы по совершенным нотариальным действиям в отношении переданных на хранение документов выдаются только лицам от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых было совершено данное нотариальное действие;

21.2. сведения и (или) документы по совершенным нотариальным действиям в отношении переданных на хранение документов выдаются по письменному требованию (запросу):

судей общих судов по имеющимся в их производстве уголовным или гражданским делам;

судей хозяйственных судов по имеющимся в их производстве делам, связанным с рассмотрением хозяйственных (экономических) споров;

прокуроров и заместителей прокуроров;

органов уголовного преследования по находящимся у них на рассмотрении материалам или в их производстве уголовным делам. Документы по совершенному нотариальному действию выдаются органам уголовного преследования по находящимся в их производстве уголовным делам в порядке, предусмотренном Уголовно-процессуальным кодексом Республики Беларусь для проведения выемки документов;

органов Комитета государственного контроля Республики Беларусь;

таможенных органов по имеющимся в их производстве делам об административных таможенных правонарушениях;

налоговых органов по проводимым ими налоговым проверкам;

других государственных органов (должностных лиц) в случаях, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь;

21.3. сведения о завещании при жизни завещателя выдаются завещателю, а после его смерти - лицам и органам, указанным в подпунктах 21.1 и 21.2 пункта 21 настоящего Положения, а также супругу, родителям, детям, внукам, деду, бабке, родным братьям и сестрам завещателя;

21.4. сведения, полученные при принятии мер по охране наследства из банков и небанковских кредитно-финансовых организаций об имеющихся у них во вкладах, на счетах или переданных им на хранение деньгах (валюте), валютных и иных ценностях, принадлежащих наследодателю, архив может выдать только исполнителю завещания и наследникам.

22. Подлинные документы выдаются архивом в случаях производства выемки, а также при направлении документов на экспертизу в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

В этом случае в деле остаются копии документов, которые заверяются заведующим архивом, при этом составляется справка о том, кому выданы подлинные документы, указываются дата и основания их выдачи.

23. По письменным запросам нотариусов архив предоставляет архивные копии документов, хранящихся в архиве, а также архивные выписки и архивные справки.

По письменному запросу государственной нотариальной конторы, частного нотариуса, передавшего документы на хранение, архив может выдать соответствующей государственной нотариальной конторе, частному нотариусу подлинные документы.

Archive documents Папярэдні | Наступны