Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10.2001 № 288 "Об утверждении Правил организации бухгалтерского учета и отчетности в банках Республики Беларусь"

Документ утратил силу

Зарегистрировано в НРПА РБ 16 ноября 2001 г. N 8/7469

Правление Национального банка Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые Правила организации бухгалтерского учета и отчетности в банках Республики Беларусь.

2. Признать утратившими силу:

Правила организации бухгалтерского учета и отчетности в банках Республики Беларусь, утвержденные Правлением Национального банка Республики Беларусь 25 июня 1996 г. (протокол N 11);

Дополнение 1 к Правилам организации бухгалтерского учета и отчетности в банках Республики Беларусь от 08.07.1996 N 88, утвержденное протоколом заседания Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 4 декабря 1998 г. N 32.3;

постановление Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 22 июня 2001 г. N 179 "О внесении изменений и дополнений в Правила организации бухгалтерского учета и отчетности в банках Республики Беларусь, утвержденные Правлением Национального банка Республики Беларусь 25 июня 1996 г. (протокол N 11)" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 72, 8/6359).

3. Банкам в срок до 1 января 2002 г. разработать локальные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы организации бухгалтерского учета в банке.

4. Департаменту методологии банковского учета и бюджета банка совместно с заинтересованными департаментами в срок до 1 января 2002 г. разработать альбом форм документов, используемых для оформления банковских операций и установленных нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь.

5. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2002 г.

Председатель Правления П.П.ПРОКОПОВИЧ

                                             УТВЕРЖДЕНО
                                             Постановление Правления
                                             Национального банка
                                             Республики Беларусь
                                             31.10.2001 N 288

Правила организации бухгалтерского учета и отчетности в банках Республики Беларусь (далее - Правила) разработаны на основании статьи 26 Банковского кодекса Республики Беларусь (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 106, 2/219) и определяют порядок ведения бухгалтерского учета, организации операционной работы, документооборота, вопросы контроля расчетно-кассовых документов и бухгалтерской отчетности в Национальном банке Республики Беларусь, в банках Республики Беларусь, в небанковских кредитно-финансовых организациях (далее - банки).

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Бухгалтерский учет представляет собой систему непрерывного и сплошного документального отражения информации о состоянии и движении имущества и обязательств банка методом ее двойной записи в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

2. Руководитель банка обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения.

Руководитель банка должен обеспечить неукоснительное выполнение всеми подразделениями и работниками, имеющими отношение к бухгалтерскому учету, требований главного бухгалтера в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений.

3. Руководство бухгалтерским учетом в банке осуществляет главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно руководителю банка.

4. В компетенцию главного бухгалтера банка входят:

постановка и ведение бухгалтерского учета в банке;

формирование учетной политики;

составление и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности.

Главный бухгалтер обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Глава 2 ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

5. Ведение бухгалтерского учета в банках осуществляется согласно учетной политике банка, сформированной в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

6. Организация бухгалтерского учета в банках строится на общих принципах, основными из которых являются:

ведение бухгалтерского учета с момента создания, образования банка до его реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь;

государственное регулирование бухгалтерского учета и отчетности;

строгое документальное оформление и отражение в бухгалтерском учете каждой совершаемой операции;

оценка и учет имущества, финансовых вложений, требований, обязательств и других операций в белорусских рублях;

систематизация, группировка полученной информации и отражение ее в бухгалтерском учете методом двойной записи;

обеспечение сопоставимости данных аналитического учета с данными синтетического учета с целью формирования полной и оперативной информации, своевременного предупреждения негативных явлений, контроля за показателями деятельности банка и ее конечными результатами;

инвентаризация активов и пассивов банка с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета;

публикация отчетности;

независимая проверка и подтверждение финансовой отчетности аудиторскими организациями.

7. Имущество, являющееся собственностью банка, учитывается обособленно от имущества других юридических и физических лиц, находящегося на бухгалтерском учете данного банка.

8. Банки при осуществлении банковской деятельности используют альбомы форм документов, используемых при оформлении банковских операций и установленных нормативными правовыми актами Национального банка.

При осуществлении отдельных видов деятельности банки используют формы документов, определенные альбомами унифицированных форм первичной учетной документации, разработанными республиканскими органами государственного управления. Документы, формы которых не предусмотрены в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование, номер документа, дату и место его составления; содержание и основание совершения банковской операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях; должности лиц, ответственных за совершение банковской операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

9. Для ведения бухгалтерского учета в случаях, регламентированных настоящими Правилами, банками могут использоваться формы документов, составленные на бумажных и (или) машинных носителях информации либо сформированные в виде электронных документов.

При ведении документов на машинных носителях информации банку следует обеспечить:

защиту информации;

сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь для ее хранения;

возможность получения надлежащим образом заверенных бумажных копий документов.

При использовании электронных документов банки должны руководствоваться законодательством Республики Беларусь.

Глава 3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЧЕТАМИ

10. Документы по открытию счета клиента проверяются структурным подразделением или лицом, наделенным данным правом в банке, на соответствие нормативным правовым актам Национального банка Республики Беларусь (далее - Национальный банк) и иным актам законодательства Республики Беларусь и передаются руководителю банка или лицу, им уполномоченному, для решения вопроса об открытии счета. После получения разрешения на открытие счета документы представляются главному бухгалтеру или лицу, им уполномоченному, которые производят открытие счета, регистрацию счета и передают карточки с образцами подписей и оттиска печати соответствующим работникам банка.

11. Счета регистрируются в книге регистрации открытых лицевых счетов, которая должна содержать следующие реквизиты:

дату открытия счета;

наименование счета;

номер лицевого счета;

дату закрытия счета;

поле для примечаний.

По усмотрению банка в книге регистрации открытых лицевых счетов могут быть предусмотрены другие необходимые банку реквизиты.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера банка или подписями лиц, ими уполномоченных, а также оттиском печати банка.

Книгу регистрации открытых лицевых счетов можно вести на машинном носителе информации.

При переходе на ведение книги с применением машинных носителей информации обязательному внесению в базу данных подлежат действующие на момент перехода счета, а книга на бумажном носителе информации передается в архив.

12. В случае закрытия счета в книге регистрации открытых лицевых счетов проставляется дата закрытия. Номера закрытых счетов могут присваиваться новым клиентам по истечении двух лет после даты их закрытия.

13. Хранение документов по оформлению счетов клиентов возлагается на главного бухгалтера или на лицо, им уполномоченное.

14. Необходимые документы по открытию счетов должны храниться в отдельном деле для каждого клиента. Не допускаются изъятие документов из таких дел (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь), а также исправления в них. В это же дело помещается вся переписка, связанная с юридическим оформлением счетов. Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру счета клиента, регламентируемый банками самостоятельно. Главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, должны обеспечить сохранность дел.

15. Действующие карточки с образцами подписей и оттиска печати должны храниться у ответственного исполнителя и контролера.

В данном пункте и далее по тексту настоящих Правил под ответственными исполнителями следует понимать работников банка, занимающихся приемом, оформлением, контролем расчетно-кассовых документов, обслуживанием юридических и физических лиц по совершаемым ими в банке расчетно-кассовым операциям, отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета; под контролером - ответственного исполнителя, имеющего право контрольной подписи.

16. При замене документов по открытию счета по действующим счетам клиентов представляемые документы проверяются на соответствие нормативным правовым актам Национального банка и передаются главному бухгалтеру или лицу, им уполномоченному, для их замены в документах по открытию счета.

17. По действующим счетам утратившие силу документы по открытию счетов остаются в деле, перечеркиваются крестообразно, на них делается отметка о замене новыми документами. При замене карточек с образцами подписей и оттиска печати последний экземпляр, удостоверенный нотариально или вышестоящим органом, помещается в дело по открытию счета (остальные экземпляры уничтожаются).

В случае закрытия счета клиента дело по оформлению открытия счета перечеркивается крестообразно и делается отметка: "Счет закрыт" с указанием даты закрытия счета. При этом данной отметкой помечаются все листы документов, имеющихся в деле по оформлению открытия счета клиента.

18. При закрытии счета, переходе клиента на обслуживание в другой банк, реорганизации юридического лица, изменении наименования юридического лица, не вызванном реорганизацией, владелец счета обязан возвратить в банк чековые книжки для получения наличных денег с оставшимися неиспользованными чеками (далее - денежные чеки). В данном случае представляется заявление клиента на закрытие счета, содержащее подтверждение остатка средств на день закрытия счета, с указанием номеров возвращаемых неиспользованных денежных чеков. При наличии остатка на счете клиент представляет платежное поручение на перечисление денежных средств.

Неиспользованные денежные чеки принимает от клиентов главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, которые должны погасить каждый сданный денежный чек путем вырезания его части, предназначенной для подписи.

Погашенные банком неиспользованные денежные чеки хранятся в документах дня.

В случае невозможности представления чековых книжек для получения наличных денег с неиспользованными чеками клиентом представляется объяснительная записка с указанием причины их непредставления.

19. Порядок открытия лицевых счетов по внутрибанковским операциям определяется банком самостоятельно. Указанные лицевые счета подлежат обязательной регистрации в книге регистрации открытых лицевых счетов.

В данном пункте и далее по тексту под внутрибанковскими операциями понимаются операции с основными средствами, нематериальными активами, материалами, расходами и доходами банка и другие операции, осуществляемые банком без поручений клиентов и не связанные с перечислением в адрес других лиц.

20. Основные требования, предъявляемые к нумерации банком счетов аналитического учета, определяются нормативными правовыми актами Национального банка.

Глава 4 ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИТИЧЕСКОГО И СИНТЕТИЧЕСКОГО УЧЕТА

21. Основной формой аналитического учета в банках являются лицевые счета, открываемые в разрезе балансовых и внебалансовых счетов, которые ведутся на бумажных или машинных носителях информации.

Записи в лицевых счетах делаются только на основании надлежаще оформленных расчетно-кассовых документов (бумажных или электронных).

22. Обязательными реквизитами лицевых счетов и выписок из них являются:

номер лицевого счета;

дата совершения последней операции;

дата совершения текущей операции;

номер документа;

номер счета-корреспондента (кроме лицевых счетов по внебалансовым счетам);

номер банка-корреспондента (кроме лицевых счетов по внебалансовым счетам);

Абзац исключен. - Постановление Совета директоров Нацбанка от 29.12.2005 N 424.

код валюты;

сумма операции;

итоги оборотов по дебету и кредиту (по приходу и расходу по внебалансовым счетам);

сумма входящего остатка;

сумма исходящего остатка.

Дополнительными реквизитами могут быть:

наименование клиента;

код отчетного данного;

учетный номер плательщика;

код платежа в бюджет и др.

23. Информация по операциям, проведенным за день, выдается клиентам в виде выписок из лицевых счетов на бумажных носителях информации или в виде электронного документа.

Порядок и периодичность выдачи выписок по счету и приложений к ним клиента оговариваются между банком и клиентом в договоре текущего (расчетного) банковского счета.

24. Предназначенные для выдачи клиентам выписки из лицевых счетов на бумажных носителях информации заверяются штампами банка.

Для подтверждения подлинности выписок из лицевых счетов, выдаваемых клиентам в виде электронных документов, используется электронная цифровая подпись.

25. Приложениями к выпискам из лицевых счетов могут быть расчетные документы, мемориальные ордера, электронные документы или их бумажные копии, оформленные в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Национального банка, на основании которых совершены записи по лицевым счетам, и другие документы.

26. Исключен. - Постановление Совета директоров Нацбанка от 29.12.2005 N 424.

27. Выписки из лицевых счетов и приложения выдаются лицам, имеющим право первой или второй подписи по данному счету, представителям владельца счета по доверенности, оформленной в установленном порядке, а также по письменному заявлению клиента через абонентские ящики, по почте.

28. Владелец счета обязан в течение 10 календарных дней после получения выписок письменно сообщить банку о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента в указанный срок возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными.

29. В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат выдается с письменного разрешения руководителя банка или его заместителя по письменному заявлению клиента, подписанному его руководителем и главным бухгалтером. В заявлении клиент обязан указать причины утраты выписки.

На дубликате выписки ставятся дата выдачи, подписи ответственного исполнителя и главного бухгалтера банка или лица, им уполномоченного, оттиск печати банка. В титульной части документа делается надпись: "Дубликат выписки".

Выданные дубликаты регистрируются в книге дубликатов выписок. Книга должна содержать следующие реквизиты:

номер лицевого счета, на который выдан дубликат выписки;

дату, за которую выдается дубликат выписки;

дату выдачи дубликата выписки;

подпись ответственного исполнителя;

подпись главного бухгалтера или лица, им уполномоченного;

фамилию, имя и отчество получателя;

подпись получателя.

30. По состоянию на 1 января банк выдает клиентам выписки по всем действующим лицевым счетам (за исключением лицевых счетов физических лиц). По данным этих выписок клиенты должны представить в банк в письменной форме подтверждение остатков лицевых счетов на начало нового года.

31. Аналитический учет операций в иностранной валюте ведется в двойной оценке: в иностранной валюте по ее номиналу и в рублевом эквиваленте по официальному курсу белорусского рубля по отношению к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком.

32. Аналитический учет материальных ценностей ведется в количественно-суммовой оценке.

33. Банки могут применять для ведения аналитического учета карточки, книги, журналы, которые ведутся на бумажных или машинных носителях информации.

34. Основными формами синтетического учета в банке являются:

ежедневный баланс;

кассовые журналы;

оборотные ведомости;

проверочные ведомости.

В синтетическом учете все операции отражаются только в белорусских рублях.

35. В ежедневном балансе отражаются обороты по дебету и кредиту за день, исходящие остатки по активу и пассиву по каждому балансовому счету IV порядка с промежуточными итогами по балансовым счетам III и II порядков. В балансе выводятся итоги по каждому классу баланса и в целом по банку. По внебалансовым счетам отражаются обороты по приходу и расходу и исходящие остатки.

Ежедневный баланс проверяется и подписывается руководителем, главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. Наличие ежедневного баланса оборотов и остатков является обязательным условием начала нового операционного дня.

Правильность составления ежедневного баланса контролируется равенством дебетовых и кредитовых оборотов и итогов остатков по активу и пассиву, а правильность итога остатков по внебалансовым счетам - соответствием его итогу по остатку за предыдущий операционный день плюс сумма оборотов по приходу минус сумма оборотов по расходу за текущий операционный день.

36. Кассовый журнал составляется на основании документов по приходу и расходу кассы и содержит записи операций, в которых указываются номера лицевых счетов клиентов, код отчетного данного, номер документа, частные суммы операций и итоги по журналу, которые затем сверяются с данными прихода и расхода кассы.

37. Оборотная ведомость (квартальная или годовая) по балансовым счетам включает в себя входящие остатки на начало периода, обороты, накопленные за соответствующий период, и исходящие остатки на конец периода. Оборотная ведомость по балансовым счетам составляется в разрезе счетов IV порядка с промежуточными итогами по счетам III и II порядков. Оборотная ведомость по внебалансовым счетам включает в себя информацию о входящих остатках на начало периода, накопленных оборотах по приходу и расходу за соответствующий период и исходящих остатках на конец периода.

Оборотная ведомость предназначена для накопления дебетовых и кредитовых оборотов за определенный период. Ведомость проверяется и подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

38. Проверочная ведомость может составляться ежедневно и содержит информацию об остатках всех лицевых счетов, открытых на балансе банка. В проверочной ведомости выводятся промежуточные итоги остатков по балансовым счетам IV, III, II порядков, по каждому классу баланса и в целом по активу и пассиву.

Ежемесячно по всем балансовым счетам составляется проверочная ведомость по остаткам на 1-е число месяца с указанием номеров лицевых счетов и сверяется с балансом. Результат сверки удостоверяется подписями ответственного исполнителя, главного бухгалтера или лица, им уполномоченного.

39. Проверка записей в лицевых счетах производится ответственными исполнителями, которым поручено ведение этих счетов. При этом проверяется, все ли записи в лицевых счетах соответствуют расчетно-кассовым документам, прошедшим контроль со стороны ответственных исполнителей и подписанным ими.

40. Все первичные документы за текущий операционный день подлежат подсчету с получением итогов, которые сверяются с данными ежедневного баланса.

41. При ведении аналитического учета в карточках, книгах, журналах проверка соответствия данных аналитического и синтетического учета производится на 1-е число каждого месяца. Для этого используются ведомости остатков, составленные:

по суммам документов, находящихся в картотеках;

по открытым суммам книг и журналов (суммам, против которых нет отметки о списании).

Обязательными реквизитами ведомости остатков являются:

дату образования частной суммы;

частную сумму;

итоговую сумму ведомости остатков;

подписи соответствующих ответственных исполнителей.

Итог ведомости остатков сверяется с остатком по соответствующему лицевому счету в проверочной ведомости. Результаты проверки главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, удостоверяют подписью в проверочной ведомости и ведомости остатков.

Данные проверочной ведомости сверяются с данными баланса.

41-1. Проверочные ведомости и ведомости остатков могут формироваться и храниться банками в виде электронных документов.

Глава 5 ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОЧНЫХ ЗАПИСЕЙ

42. Исключен. - Постановление Совета директоров Нацбанка от 19.08.2002 N 285.

43. Исключен. - Постановление Совета директоров Нацбанка от 19.08.2002 N 285.

44. В настоящем пункте и далее по тексту настоящих Правил под ошибочными записями следует понимать записи в лицевых счетах, произведенные в результате ненадлежащего исполнения ответственным исполнителем документов, используемых банком при оформлении и совершении внутрибанковских операций.

Исправление ошибочных записей осуществляется путем составления мемориальных ордеров.

45. В тексте мемориального ордера, которым осуществляется исправление ошибочной записи, указываются дата ошибочной записи, номер и дата документа, по которому она была произведена, а также ее причина.

46. Исправление ошибочных записей производится при наличии подтверждающих документов по тем счетам, по которым сделаны ошибочные записи, обратной проводкой либо путем отражения сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета, исходя из экономической сущности проведенной операции.

47. Исправление неправильно проведенной суммы может производиться как путем полного ее сторнирования и осуществления правильной записи, так и путем исправления в части неправильной суммы.

Глава 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАЦИОННОЙ РАБОТЫ

48. Основными участниками учетно-операционной работы банка являются ответственные исполнители.

49. Закрепление счетов за структурными подразделениями банка и отдельными ответственными исполнителями, а также последующее их перераспределение производится в порядке, установленном локальными нормативными правовыми актами банка.

При этом главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, должен быть обеспечен контроль полномочий ответственных исполнителей по совершению операций по закрепленным счетам.

50. В каждом банке должны быть разработаны и утверждены главным бухгалтером или лицами, им уполномоченными, должностные инструкции ответственных исполнителей, копии которых передаются им под роспись.

51. Соответствующие ответственные исполнители должны быть ознакомлены с законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязательств.

52. Организация рабочего дня ответственных исполнителей должна обеспечивать своевременное оформление поступающих расчетно-кассовых документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.

53. Операционный день банка состоит из времени работы с клиентами и службами банка (далее - банковский день) и времени на завершение обработки информации с формированием ежедневного баланса. Время начала и завершения операционного дня определяется приказом (распоряжением) руководителя банка в пределах календарного дня, кроме государственных праздников и праздничных дней, установленных и объявленных нерабочими в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

В отдельных случаях на основании приказа (распоряжения) руководителя банка время начала и завершения операционного дня может изменяться с обязательным предварительным оповещением клиентов об изменениях в графике обслуживания. При этом ежедневный баланс должен быть сформирован не позднее начала следующего операционного дня.

Продолжительность банковского дня устанавливается приказом (распоряжением) руководителя банка и представляет собой период времени, в течение которого осуществляется прием от клиентов и служб банка расчетно-кассовых документов.

53-1. При объявлении банком выходных дней рабочими днями банк должен обеспечить соблюдение требований по организации учетно-операционной работы согласно настоящим Правилам, в том числе составление всех форм аналитического и синтетического учета.

54. Организация учетно-операционной работы в банке должна обеспечивать выполнение следующих условий:

все операции по расчетно-кассовым документам, поступившим в течение банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете в тот же операционный день. Расчетно-кассовые документы, поступившие в банк по истечении банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете не позднее следующего операционного дня;

оплата всех расчетно-кассовых документов с текущих (расчетных) счетов производится за счет средств на этих счетах на начало операционного дня (исключение составляют контокоррентные счета) с соблюдением действующей очередности платежей. Порядок использования денежных средств, поступивших на текущие (расчетные) счета в течение операционного дня, определяется банком и клиентом в договоре текущего (расчетного) банковского счета с учетом требований законодательства Республики Беларусь;

передача информации на Расчетный центр Национального банка производится по установленному графику. Обработка банковской информации осуществляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Национального банка;

расчетно-кассовые документы, подлежащие отправке другим банкам по почте, подлежат сдаче предприятию связи в день совершения операции.

55. Организация учетно-операционной работы требует установления в банке порядка прохождения документов по всем стадиям обработки. Для этого составляются график обслуживания клиентов и график документооборота, утверждаемые приказом (распоряжением) руководителя банка или лица, им уполномоченного.

Глава 7 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В БАНКЕ

56. Все операции банков (расчетные, кассовые, кредитные и др.) совершаются в банке и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-кассовых документов, оформленных в установленном законодательством порядке.

Расчетно-кассовые документы поступают в банк от клиентов, от других банков, а также составляются в банках и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществлять банковский контроль.

57. Все расчетно-кассовые документы по характеру отражаемых операций подразделяются на:

кассовые;

мемориальные;

внебалансовые.

58. Кассовые документы используются при оформлении операций, регламентированных нормативными правовыми актами Национального банка по ведению кассовых операций в банках Республики Беларусь.

59. Мемориальными документами производится оформление безналичных операций банка и его клиентов.

К мемориальным документам (бумажным или электронным) относятся расчетные документы, мемориальные ордера.

Мемориальные документы применяются для совершения и отражения в бухгалтерском учете операций банка и клиентов по безналичному перечислению средств в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка. Мемориальными ордерами также оформляются внутрибанковские операции.

60. Внебалансовыми документами оформляются все операции по внебалансовым счетам. К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера.

61. При оформлении расчетно-кассовых документов должны соблюдаться следующие требования:

при составлении расчетно-кассовых документов используются формы документов, изготовленные типографским способом либо составленные с использованием технических средств;

расчетные документы (бумажные или электронные) должны оформляться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Национального банка по осуществлению безналичных расчетов;

документы по кассовым операциям должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов Национального банка по ведению кассовых операций в банках;

для осуществления валютных операций представляются документы, предусмотренные соответствующими нормативными правовыми актами Национального банка;

денежные чеки и первые экземпляры расчетных документов, представляемые в банк клиентами, должны иметь подписи уполномоченных лиц и оттиск его печати, соответствующие карточке с образцами подписей и оттиска печати;

исправления в расчетно-кассовых документах не допускаются;

расчетно-кассовые документы составляются в количестве экземпляров, достаточном для совершения бухгалтерских записей по всем затронутым данной операцией лицевым счетам.

62. Банк отказывает клиенту в приеме расчетно-кассовых документов, если данные документы оформлены с нарушением требований законодательства Республики Беларусь либо когда удостоверение прав распоряжения счетом вызывает у банка сомнение.

63. Расчетно-кассовые документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны иметь:

контировку, то есть обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись;

дату проводки;

подпись ответственного исполнителя, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - подпись контролера.

Электронные мемориальные документы удостоверяются электронной цифровой подписью соответствующих работников.

64. Предоставление работникам банка права единоличной или контрольной подписи на расчетно-кассовых документах оформляется приказом (распоряжением) руководителя банка с указанием:

фамилии, имени, отчества должностного лица;

наименования должности;

характера предоставленного права подписи.

На основании вышеуказанного приказа (распоряжения) оформляются образцы подписей. Образцы подписей заверяются подписями руководителя банка и главного бухгалтера банка и печатью банка.

65. Право единоличной подписи на расчетно-кассовых документах предоставляется ответственным исполнителям.

Право контрольной подписи на расчетно-кассовых документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют все ответственные исполнители, на которых возложено оформление операций в банке, а также по должности руководители и главные бухгалтеры банков, их заместители.

66. Образцами подписей работников банка с указанием характера подписи (единоличная или контрольная) снабжаются все работники, проверяющие и отражающие документы в бухгалтерском учете.

67. Контролеры должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентами.

Контролерам запрещается пользоваться теми же экземплярами образцов подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которыми пользуются ответственные исполнители.

Главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, обеспечивает своевременное внесение изменений в образцы подписей работников банка. Один комплект образцов подписей работников банка обязательно находится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетно-кассовых документах.

68. Предоставление права контрольной подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками банка.

69. Должностное лицо банка, подписавшее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по этому документу бухгалтерской операции в банке.

70. Ответственные исполнители, которые подписали какой-либо расчетно-кассовый документ, не имея на то права, отвечают за этот проступок в дисциплинарном порядке, а при наличии в их действиях состава преступления привлекаются к уголовной ответственности. В таком же порядке несут ответственность ответственные исполнители, имеющие право подписи, в случае превышения ими своих полномочий.

71. Подписями ответственных исполнителей оформляются экземпляры документов, которые предназначены для хранения в банке в качестве оправдательных по совершенным операциям, а также экземпляры, подлежащие приложению к выпискам по счетам клиентов и отправляемые по межбанковским расчетам в другие банки.

72. Подвергаются дополнительному контролю расчетно-кассовые документы:

по операциям с ценными бумагами;

по размещению денежных средств банка во вклады (депозиты) и долгосрочные финансовые вложения;

по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными), ссудными и другими счетами физических лиц;

по возврату средств, привлеченных банком во вклады (депозиты);

по списанию суммы неустойки (штрафа, пени), не взысканной одновременно с основным платежом;

по перечислению средств с субсчетов;

по операциям с основными средствами, нематериальными активами, материалами;

по операциям финансовой аренды (лизинга);

по суммам до выяснения;

по транзитным счетам;

по выданным гарантиям, поручительствам;

Абзац исключен. - Постановление Совета директоров Нацбанка от 19.08.2002 N 285.

по операциям с дебиторами банка;

по операциям с бланками строгой отчетности;

по доходам;

по расходам, в том числе будущих периодов;

по другим счетам и операциям на основании отдельных решений банка.

Подвергаются дополнительному контролю операции по выдаче расчетных чеков, чеков из чековых книжек, банковских пластиковых карточек.

Результат произведенной проверки удостоверяется подписью контролера на расчетно-кассовых документах.

73. Порядок осуществления дополнительного контроля по кассовым операциям определяется нормативными правовыми актами Национального банка по ведению кассовых операций в банках.

74. Контрольную подпись главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, должны иметь расчетно-кассовые документы:

по операциям с фондами банка;

по операциям с иностранной валютой;

по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями;

по операциям использования прибыли;

по операциям списания долгов в убыток;

по операциям закрытия текущих (расчетных) счетов;

по операциям исправления допущенных ошибок в бухгалтерском учете.

75. При совершении безналичных банковских операций должны соблюдаться основные правила документооборота и контроля.

Ответственный исполнитель, ведущий дебетуемый счет, принимает документы к проводу после проверки правильности оформления документов, в том числе по платежным поручениям и денежным чекам - соответствия подписи и оттиска печати заявленным образцам подписи и оттиска печати, и возможности списания суммы со счета. В удостоверение этой проверки ответственный исполнитель подписывает документ и его копию (копии), предварительно убедившись в их тождестве.

76. Кассовые расходные операции, выполняемые ответственными исполнителями, контролируются централизованно контролером. Контроль кассовых расходных операций должен быть организован так, чтобы была исключена возможность:

оплаты неправильно оформленных документов, оплаты чеков с подписями и оттисками печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из чековой книжки, не принадлежащей данному клиенту;

поступления в кассу чеков и других кассовых расходных документов, минуя соответствующих ответственных исполнителей и контролера банка;

внесения исправлений и дописок в кассовые документы и журналы.

77. Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям осуществляются в следующем порядке.

Ответственный исполнитель, принявший денежный чек или другой расходный денежный документ:

убеждается в законности операции и возможности ее совершения по состоянию счета;

проверяет оформление документа в соответствии с правилами совершения данной операции;

сличает подписи и оттиск печати клиента на денежном чеке, а также номер денежного чека с номером, записанным в карточке образцов подписей и оттиска печати по счету чекодателя;

подписывает документ;

выдает получателю денег контрольную марку от денежного чека или отрывной талон от расходного кассового ордера для предъявления в кассу;

направляет документ ответственному исполнителю, на которого возложен контроль кассовых расходных операций.

Контролер проверяет:

правильность заполнения денежного чека или расходного кассового ордера;

соответствие подписей и печати клиента образцам, представленным банку, соответствие номера представленного денежного чека номерам, указанным в карточке с образцами подписей и оттиска печати;

наличие на оборотной стороне денежного чека разрешительной подписи на оплату денежного чека ответственного исполнителя и соответствие данной подписи образцам подписей работников банка, подписи получателя денег;

подписывает документ;

регистрирует документ в кассовом журнале по расходу;

передает документ в кассу.

Порядок направления контролером кассовых расходных документов в кассу для оплаты устанавливается главным бухгалтером банка.

Часть исключена. - Постановление Совета директоров Нацбанка от 29.12.2005 N 424.

В конце операционного дня производится сверка кассовых оборотов, приведенных в справке кассира, с записями в кассовом журнале контролера. Сверка оформляется подписями кассира в кассовом журнале и контролера на справке кассира.

78. Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован так, чтобы выдача квитанций клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу.

При приеме денег заполняется приходный кассовый документ и передается контролеру, который, проверив правильность заполнения документа, подписывает его, делает запись в кассовом журнале по приходу и передает документ в кассу в порядке, установленном главным бухгалтером банка.

79. В банке информация, предназначенная для обработки, должна проходить проверку на правильность оформления расчетно-кассовых документов и наличие необходимых подписей.

80. Банк должен организовывать и осуществлять внутренний контроль, соответствующий характеру и масштабам проводимых бухгалтерских операций.

Контроль осуществляется при открытии счетов, приеме расчетно-кассовых документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.

Контроль должен быть направлен на:

обеспечение сохранности средств и ценностей;

соблюдение клиентами требований законодательства по оформлению расчетно-кассовых документов;

своевременное исполнение поручений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

перечисление и зачисление средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в расчетно-кассовых документах, принимаемых к исполнению.

81. Методы и технические средства, применяемые для осуществления внутреннего контроля, определяет сам банк исходя из конкретных условий работы, характера операций и их объема.

Контроль осуществляется путем визуальной проверки расчетно-кассовых документов.

82. По операциям, требующим дополнительного контроля, бухгалтерские записи совершаются на основании расчетно-кассовых документов, имеющих подпись контролера. Оформление расчетно-кассового документа и его проверка удостоверяются подписями ответственного исполнителя и контролера, а в необходимых случаях - подписями других должностных лиц.

83. Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской работы возлагаются на главного бухгалтера (лицо, его заменяющее).

Руководитель банка или лицо, им уполномоченное, обязаны обеспечить контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования не по назначению.

84. Рабочие места сотрудников банка должны быть расположены так, чтобы клиенты и другие посторонние лица не имели доступа к печатям, штампам, документам и бланкам банка, к автоматизированным рабочим местам сотрудников банка.

85. Обязательной и неотъемлемой частью внутреннего контроля является постоянный последующий контроль.

При проверках контролируется правильность учета и оформления надлежащими документами совершенных операций.

В процессе последующих проверок должны вскрываться причины выявленных нарушений правил совершения операций и ведения бухгалтерского учета и приниматься меры к устранению недостатков.

Периодичность последующих проверок устанавливается главным бухгалтером банка.

Результаты последующих проверок должны оформляться справками. Руководитель банка или лицо, им уполномоченное, обязаны рассмотреть составленную справку и принять необходимые меры для устранения отмеченных недостатков.

Главный бухгалтер обязан осуществлять контроль за устранением недостатков, выявленных последующими периодическими проверками, и в необходимых случаях организовать повторную проверку.

Глава 8 ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

86. Все банки обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов и отчетности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

87. Документы, сформированные на бумажных носителях информации и в виде электронных документов, хранятся в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь.

Перечни документов с указанием сроков хранения разрабатываются Национальным банком, банками Республики Беларусь, небанковскими кредитно-финансовыми организациями на основании требований нормативных правовых актов Республики Беларусь.

88. Ответственность за организацию хранения документов бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель банка.

89. Приказом (распоряжением) руководителя банка должны быть определены места для хранения документов, назначены лица, ответственные за обеспечение их сохранности, которые под роспись знакомятся с действующим в банке порядком хранения документов.

На случай чрезвычайных обстоятельств должны быть разработаны и утверждены руководителем банка инструкции, определяющие порядок и очередность выноса документов в безопасные места.

Лица, на которых возложено хранение документов, обязаны обеспечить их полную сохранность.

90. Выдача документов из архива банка (кладовой, текущего архива, бухгалтерии) работникам других структурных подразделений банка и прочим лицам, допуск их к просмотру документов может производиться только с письменного разрешения руководителя банка или лиц, им уполномоченных. К концу рабочего дня полученные документы должны быть обязательно возвращены.

91. Мемориальные документы в бумажном виде хранятся подшитыми за каждый рабочий день в отдельных папках. Формирование их производится ответственным исполнителем, на которого возложены эти функции.

Кассовые журналы по приходу и расходу кассы в документы дня не подшиваются, а хранятся отдельно.

Подборка мемориальных документов для брошюрования осуществляется в порядке возрастания номеров балансовых счетов по дебету или по пачкам, формируемым для передачи и обработки информации. В папки с мемориальными документами помещаются их первые экземпляры либо бумажные копии электронных мемориальных документов, оформленные в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Национального банка.

При небольшом объеме работы допускается брошюрование мемориальных документов за несколько рабочих дней, но не более чем за календарный месяц. При этом порядок их брошюрования и хранения определяется локальными нормативными правовыми актами банка.

Кассовые документы формируются в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка по организации кассовой работы в банках

92. Хранение электронных мемориальных документов осуществляется за каждый банковский день в отдельных файлах при выполнении требований законодательства Республики Беларусь в сфере обращения электронных документов.

Структура и содержание файлов должны соответствовать требованиям по формированию мемориальных документов в бумажном виде.

При этом в папку с мемориальными документами в бумажном виде за текущий день помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, о суммах документов в разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту, хранящихся в файлах с электронными мемориальными документами, а также наименования данных файлов.

93. Документы, подлежащие более длительному хранению, должны помещаться в отдельные папки:

по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц;

по кредитам (займам), выданным физическим лицам;

по операциям с иностранной валютой;

по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями;

по операциям с уставным и резервным фондами;

по операциям с долгосрочными финансовыми вложениями;

по операциям с капитальными вложениями и незавершенному строительству.

В отдельные папки помещаются:

кассовые документы;

документы по внутрибанковским операциям.

94. Электронные мемориальные документы длительного и отдельного хранения помещаются в отдельные файлы. При этом в общие файлы электронных мемориальных документов вместо документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, о суммах документов в разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту, находящихся в отдельных файлах электронных мемориальных документов, а также наименования данных файлов.

95. Документы по внутрибанковским операциям брошюруются за каждый операционный день в порядке возрастания номеров балансовых счетов по дебету, затем в порядке возрастания номеров балансовых счетов по кредиту. По внутрибанковским операциям, проведенным в корреспонденции со счетом кассы, помещаются документы, послужившие основанием для составления кассовых документов (заявления, ведомости на выплату заработной платы, счета и т.д.).

96. При формировании документов с длительными сроками хранения, документов отдельного хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за день.

97. Часть исключена. - Постановление Совета директоров Нацбанка от 29.12.2005 N 424.

В общие папки мемориальных документов вместо документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным), о суммах хранящихся в отдельных папках документов по дебету балансовых счетов, приходу и расходу каждого внебалансового счета.

98. Внебалансовые документы (кроме кассовых) подбираются и брошюруются вместе с мемориальными документами и помещаются в папку в порядке возрастания номеров внебалансовых счетов сначала по приходу, затем по расходу каждого счета. Приходные и расходные внебалансовые ордера, затрагивающие более одного счета, помещаются после всех ордеров.

99. Документы за истекший день должны быть оформлены в установленном порядке не позднее чем на следующий рабочий день. До утра следующего рабочего дня несброшюрованные документы должны обязательно храниться в несгораемом сейфе (шкафу) или в железном шкафу.

Суммы сброшюрованных в папки мемориальных документов за день должны подсчитываться и сверяться с итогом оборотов по ежедневному балансу (исключая обороты по кассе). Суммы сброшюрованных в папки кассовых документов за день подсчитываются и сверяются с оборотом кассы по ежедневному балансу.

Если общие суммы итогов по сброшюрованным документам не совпадают с данными ежедневного баланса, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Если документы для брошюрования подбираются по пачкам, формируемым для передачи и обработки информации, ответственный исполнитель, формирующий документы, должен убедиться в том, что в пачке находятся все документы, по которым произведены бухгалтерские операции за день.

Ответственные исполнители, на которых возложено формирование документов, должны в обязательном порядке проверять наличие приложений, если в мемориальных документах делается на них ссылка.

100. К каждой папке сброшюрованных мемориальных документов прилагается титульный лист, составленный по форме согласно приложению к настоящим Правилам, информация которого позволяет определить общую сумму совершенных за день операций.

Титульный лист должен в обязательном порядке содержать реквизиты:

наименование банка (управления, отдела);

индекс (согласно утвержденной в банке номенклатуре дел);

дату, за которую сброшюрованы документы;

общую сумму документов (в том числе по суммам документов, находящихся в общих файлах электронных мемориальных документов, в отдельных папках, в отдельных файлах электронных мемориальных документов);

сумму документов по приходу и расходу внебалансовых счетов (в том числе по суммам документов, находящихся в отдельных папках);

срок хранения;

подпись ответственного исполнителя и контролера.

В случае необходимости допускается указание дополнительной информации.

101. Все документы бухгалтерского учета до их сдачи в архив банка должны храниться в текущем архиве бухгалтерии, который находится в ведении специально выделенного работника. Архив должен быть оборудован стеллажами и обеспечивать сохранность документов. Доступ посторонних лиц к документам, хранящимся в архивах, должен быть ограничен.

Из-за недостатка мест в текущем архиве банка документы могут храниться в бухгалтерии в несгораемых сейфах или железных шкафах под ответственностью работника, на которого возложены функции обеспечения сохранности документов.

102. Для восстановления данных бухгалтерского учета, на случай непредвиденных обстоятельств, обязательному хранению должны подлежать следующие документы:

102.1. в несгораемых сейфах (шкафах):

оформленные надлежащими подписями годовой бухгалтерский отчет за истекший год и месячный баланс за последний месяц со всеми необходимыми приложениями;

кассовые журналы за текущий месяц;

Абзац исключен. - Постановление Совета директоров Нацбанка от 29.12.2005 N 424.

кассовые документы за последние двенадцать месяцев;

мемориальные документы за текущий месяц.

102.2. в железных шкафах:

ежедневные балансы;

(абзац 2 подпункта 102.2 введен постановлением Совета директоров Нацбанка от 29.12.2005 N 424)

проверочные ведомости на 1-е число текущего месяца;

(абзац 3 подпункта 102.2 введен постановлением Совета директоров Нацбанка от 29.12.2005 N 424)

действующие лицевые счета;

(абзац 4 подпункта 102.2 введен постановлением Совета директоров Нацбанка от 29.12.2005 N 424)

книги, журналы, карточки с образцами подписей и оттиска печати, ведомости начисленных процентов;

картотеки по расчетным документам.

103. Исключен. - Постановление Совета директоров Нацбанка от 29.12.2005 N 424.

104. Документы не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

105. Справки по документам, хранящимся в кладовых, бухгалтерии и текущем архиве, наводятся в присутствии работника, ответственного за сохранность данных документов. Лица, получившие в установленном порядке разрешение на наведение справки, должны работать в присутствии вышеназванного работника.

Исправления и надписи в представленных для получения справок документах не допускаются.

106. Банки гарантируют соблюдение банковской тайны своих клиентов и банков-корреспондентов.

107. Документы бухгалтерского учета и отчетности могут быть изъяты в соответствии с законодательством Республики Беларусь только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами на основании их постановлений.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо банка вправе в присутствии представителя органа, проводящего изъятие документов бухгалтерского учета и отчетности, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием для изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

Глава 9 БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ

108. В соответствии с законодательством Республики Беларусь в отчетности, представляемой банками, должны обеспечиваться:

полнота отражения за отчетный период всех банковских операций и результатов инвентаризации имущества и обязательств;

тождество данных аналитического учета данным синтетического учета за отчетный период, а также показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета.

109. Представляемая банками отчетность делится на бухгалтерскую, статистическую и оперативную.

110. Бухгалтерская отчетность должна составляться на основании данных синтетического и аналитического учета, подтверждаться расчетно-кассовыми и другими бухгалтерскими документами и содержать показатели финансовой деятельности банков. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером банка, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.

111. Статистическая отчетность должна составляться для статистического изучения деятельности банков через систему количественных и качественных показателей, измерение и обобщение которых не характерны для бухгалтерского учета.

112. Оперативная отчетность должна составляться для текущего контроля и управления банками.

113. Банки Республики Беларусь представляют в Национальный банк, органы государственного управления отчеты и другие материалы в порядке, установленном Национальным банком и законодательством Республики Беларусь.

114. Банки, расположенные на территории Республики Беларусь, публикуют годовую бухгалтерскую отчетность банка по форме и в сроки, установленные Национальным банком, после подтверждения достоверности представленных в них сведений аудиторской организацией.

Приложение
к Правилам организации
бухгалтерского учета и
отчетности в банках
Республики Беларусь

ФОРМА ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ПАПКИ СБРОШЮРОВАННЫХ МЕМОРИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Срок хранения _____________ Индекс ______________
Наименование банка (управления отдела) _____________________________
Бухгалтерские документы за "__" ______________ 200_ г.
Мемориальных документов на сумму ________________________ руб.
(цифрами)

В том числе в файлах электронных
мемориальных документов ________________________ руб.

Из них находится в отдельных папках:
по операциям с текущими (расчетными),
вкладными (депозитными) и другими
счетами физических лиц ________________________ руб.