ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 08.04.2002 № 8 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 23 апреля 2002 г. N 8/8035

На основании Положения о Министерстве обороны Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 19 ноября 2001 г. N 685 "О Министерстве обороны Республики Беларусь и Генеральном штабе Вооруженных Сил Республики Беларусь", ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь.

2. Заместителям Министра обороны Республики Беларусь, командующим видами Вооруженных Сил Республики Беларусь, помощникам Министра обороны Республики Беларусь, начальникам структурных подразделений Министерства обороны Республики Беларусь, командующим войсками оперативных командований Сухопутных войск Вооруженных Сил Республики Беларусь, командирам соединений и воинских частей, руководителям организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, военным комиссарам:

2.1. обеспечить изучение и выполнение в войсках и органах военного управления настоящего приказа;

2.2. привести нормативные правовые акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства, в соответствие с требованиями настоящего приказа.

3. Не применять в Вооруженных Силах Республики Беларусь приказ Министра обороны СССР от 2 июня 1983 г. N 170 "О введении в действие Наставления по служебной переписке и делопроизводству в Советской Армии и Военно-Морском Флоте".

4. Настоящий приказ разослать до отдельной роты.

Министр

генерал-полковник Л.С.МАЛЬЦЕВ

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания центральной

экспертно-методической комиссии

государственного учреждения

"Национальный центр по архивам

и делопроизводству

Республики Беларусь"

27.03.2002 N 2

                                                УТВЕРЖДЕНО
                                                Приказ
                                                Министерства обороны
                                                Республики Беларусь
                                                08.04.2002 N 8

Раздел I ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее - Инструкция) определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях Вооруженных Сил Республики Беларусь (далее - воинские части).

На служебные документы с грифами "Особой важности", "Совершенно секретно" и "Секретно" действие настоящей Инструкции не распространяется.

2. Особенности ведения делопроизводства в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее - Вооруженные Силы) определяются:

при подготовке проектов служебных документов для представления Президенту Республики Беларусь и Правительству Республики Беларусь - Инструкцией о порядке подготовки и оформления документов, представляемых в высшие органы государственной власти и управления, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 10 февраля 1997 г. N 45 "О порядке подготовки и оформления документов, представляемых в высшие органы государственной власти и управления";

при подготовке проектов правовых актов Министерства обороны Республики Беларусь (далее - Министерство обороны), воинских частей - Инструкцией о порядке подготовки и вступления в силу правовых актов Министерства обороны Республики Беларусь, утвержденной приказом Министерства обороны Республики Беларусь от 26 февраля 2001 г. N 1 "Об утверждении Инструкции о порядке подготовки и вступления в силу правовых актов Министерства обороны Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 30, 8/5206);

при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем - главой 5 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 июня 2001 г. N 355 "Об утверждении общевоинских уставов Вооруженных Сил Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 62, 1/2794), и Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и приема посетителей в центральном аппарате Министерства обороны Республики Беларусь, воинских частях, военно-учебных заведениях, предприятиях, учреждениях и организациях Вооруженных Сил Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 23 августа 2000 г. N 19 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений и приема посетителей в центральном аппарате Министерства обороны Республики Беларусь, воинских частях, военно-учебных заведениях, предприятиях, учреждениях и организациях Вооруженных Сил Республики Беларусь (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 88, 8/3973).

3. Основным методом руководства и управления войсками является личное общение должностных лиц воинских частей непосредственно, с использованием средств связи, электронно-вычислительной техники и других технических средств.

4. Служебную переписку следует применять лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использовать технические средства связи или когда действующим законодательством предусмотрено составление письменного документа.

5. Служебная переписка по различным вопросам служебной деятельности ведется между воинскими частями, а также с иными юридическими и физическими лицами.

Ведение служебной переписки между подразделениями воинской части, между отделами и службами в оперативных командованиях и ниже, а также внутри управлений, отделов и служб запрещается.

6. Служебная переписка в Вооруженных Силах ведется на одном из государственных языков.

7. Служебная переписка с должностными лицами министерств обороны (вооруженных сил), с учреждениями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами Республики Беларусь за границей ведется через уполномоченные структурные подразделения Министерства обороны.

8. Командиры (начальники) воинских частей несут ответственность за организацию делопроизводства и обязаны:

определять порядок работы со служебными документами в воинской части в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;

знать фактическое состояние делопроизводства и принимать необходимые меры по сокращению служебной переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если законодательством Республики Беларусь не предусмотрено составление письменного документа;

постоянно содержать делопроизводство в готовности к выполнению поставленных задач, контролировать работу подчиненных органов и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства;

своевременно доводить до личного состава поступающие служебные документы, контролировать их учет и исполнение;

принимать меры по спасению служебных документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций;

организовывать и систематически проводить с личным составом занятия по изучению требований настоящей Инструкции, обеспечивать необходимые условия для организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства;

требовать от подчиненных своевременного исполнения изложенных в полученных документах указаний;

принимать меры по совершенствованию делопроизводства, качественному подбору личного состава для работы со служебными документами, обеспечению книгами, журналами, бланками, предусмотренными настоящей Инструкцией, внедрению оргтехники и автоматизированных технологий обработки служебной информации;

обеспечивать правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских частей при разработке и отправке служебных документов;

своевременно организовывать работу по отбору и уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения, не нужных для практической работы, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности;

принимать меры по наведению должного порядка в делопроизводстве;

обеспечивать своевременную сдачу в архивы служебных документов с постоянными и длительными (10 лет и более) сроками хранения. Не допускать уничтожения служебных документов, подлежащих сдаче в архивы.

9. Запрещается требовать от подчиненных представления сведений и документов, не предусмотренных правовыми актами Министерства обороны.

10. Военнослужащие и лица гражданского персонала, работающие со служебными документами, обязаны:

знать и строго выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией;

быть бдительными, не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов;

ознакамливать со служебными документами других лиц и передавать служебные документы другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного начальника;

передавать служебные документы из одного управления (отдела, службы) в другое только через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в соответствующих журналах учета. Допускается передача служебных документов военнослужащим и лицам гражданского персонала одной воинской части для временного пользования под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить служебные документы обратно под расписку в этом же реестре. Подписи за получение служебных документов необходимо расшифровывать;

давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части;

немедленно сообщать своему непосредственному начальнику об утрате или недостаче служебных документов, удостоверений, пропусков, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся служебные документы, а также о фактах обнаружения излишних и неучтенных служебных документов;

при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнение с воинской службы или работы, перевод к новому месту службы или работы), при убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдать все числящиеся за ними служебные документы и издания лицу, ведущему делопроизводство;

своевременно сдавать в делопроизводство документы, надобность в которых миновала;

предъявлять все числящиеся за ними служебные документы и издания представителям делопроизводства по их требованию.

11. Лицам, работающим со служебными документами, запрещается:

вести разговоры, связанные с содержанием служебных документов, в присутствии посторонних лиц;

обращаться куда-либо с личными просьбами, изложенными на бланках с наименованием воинской части;

самовольно провозить и пересылать за границу Республики Беларусь служебные документы, не подлежащие продаже в торговой сети и опубликованию в открытой печати;

изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, не предусмотренные настоящей Инструкцией, с наименованием воинской части или воинской должности командира (начальника);

использовать изложенную в служебных документах информацию в личных целях.

12. Изготовление бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящей Инструкцией, и обеспечение ими воинских частей возлагаются на вещевую службу тыла Вооруженных Сил, видов Вооруженных Сил и оперативных командований. Заявки на обеспечение бланками, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.

13. Работа со служебными документами в воинских частях в нерабочее время допускается только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части.

14. Работа со служебными документами и хранение их за пределами служебных помещений воинских частей, запрещаются.

15. Непосредственная ответственность за организацию делопроизводства и контроль за его ведением возлагаются на начальника штаба воинской части, а где эта должность штатом не предусмотрена, - на одного из заместителей командира (начальника) воинской части.

Глава 2 ОСНОВНЫЕ ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИЗДАВАЕМЫХ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ

16. Для осуществления принципа централизации руководства и единоначалия на правовой основе в Вооруженных Силах издаются и применяются следующие служебные документы: постановления, приказы, директивы, инструкции, положения, уставы, уставные документы, приказания, указания, предписания, рапорты, доклады, донесения, докладные записки; договоры (контракты), планы, расписания занятий, отчеты, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты и другие разработанные в установленном порядке документы (текстовые и графические), написанные или нарисованные от руки в рабочих тетрадях или на отдельных листах, напечатанные на пишущей машинке, или на объектах вычислительной техники, введенных в эксплуатацию в установленном порядке, изданные типографским, электрографическим или другим способом.

Служебные документы, издаваемые командирами (начальниками) воинских частей, являются распорядительными и содержащиеся в них нормы не должны противоречить законодательству Республики Беларусь.

17. Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый коллегиально на основе и во исполнение нормативных правовых актов большей нормативной силы в пределах компетенции Министерства обороны.

18. Приказ - основной распорядительный служебный документ военного управления, издаваемый на правах единоначалия командиром (начальником) воинской части.

Текст приказа (директивы, постановления) состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если документ издается на основании (в развитие) распорядительного документа вышестоящего органа, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, номера и заголовка.

Если распорядительная часть приказа (директивы, постановления) не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (заглавными буквами без кавычек), директивы - ПРЕДЛАГАЮ, постановления - ПОСТАНОВЛЯЕТ и разбивается на пункты и подпункты.

Распорядительная часть приказа (директивы, постановления) заканчивается, как правило, указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа, а также (кроме директивы), до каких воинских частей разослать или до кого из должностных лиц довести документ.

Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается.

Если приказ (директива, постановление) отменяет, вносит изменения или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-то его положения, или приказ либо отдельные его пункты утратили силу, предпоследний пункт приказа (директивы, постановления) должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Признать утратившим силу приказ ... от ... N ... "Заголовок".

19. Командир (начальник) воинской части в соответствии со статьей 88 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 июня 2001 г. N 355 "Об утверждении общевоинских уставов Вооруженных Сил Республики Беларусь (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 62, 1/2794), отдает письменные приказы по строевой части.

Приказами командира (начальника) воинской части по строевой части могут регламентироваться следующие вопросы по образцу 1 согласно приложению 1:

зачисление в списки личного состава воинской части, на обеспечение;

исключение из списков личного состава воинской части, с обеспечения;

изменения в персональных учетных данных личного состава;

нахождение на лечении и возвращение на службу из лечебного учреждения;

назначение на воинские должности, присвоение воинских званий;

прием на работу, перевод на другую работу и увольнение с работы лиц гражданского персонала;

убытие в командировки, отпуска, на учебу и прибытие из командировок, отпусков и с учебы;

применение поощрений и наложение взысканий;

другие вопросы, право решения которых предоставлено командиру (начальнику) воинской части.

Выписки из приказа командира (начальника) воинской части по строевой части, предназначенные для приобщения в документы по персональному учету личного состава, удостоверяются гербовой печатью воинской части и заверительной подписью командира (начальника) воинской части (начальника кадрового органа, начальника отделения, в котором ведется учет личного состава, начальника штаба воинской части) по установленной форме. Выписки из вышеназванного приказа для других целей удостоверяются печатью "Для документов" и заверительной подписью должностных лиц, определенных решением командира (начальника) воинской части. Подчистки и исправления в выписках из приказов не допускаются.

20. Приказы командира (начальника) воинской части изготовляются на пишущих машинках, средствах электронно-вычислительной техники или пишутся от руки на отдельных листах или в специальных книгах.

При изготовлении служебных документов с использованием средств электронно-вычислительной техники в редакторах MS WORD устанавливается шрифт "Times New Roman Cyr" 13-14 размера.

21. Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера.

22. Приказы командира (начальника) воинской части по строевой части о составе суточного наряда издаются отдельно, имеют свою нумерацию с добавлением индекса "НР" по образцу 2 согласно приложению 1.

Эти приказы в архив не сдаются, в течение трех лет хранятся в воинской части, после чего уничтожаются.

23. Директива - распорядительный служебный документ, издаваемый с целью осуществления конкретных (разовых) организационных, контрольных или распорядительных мероприятий либо рассчитанный на иное однократное применение и содержащий указания по подготовке и ведению боевых действий, вопросам боевой готовности, всестороннего обеспечения войск, боевой и оперативной подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск. Директива применяется главным образом в системе руководства Вооруженными Силами, стратегическими и оперативно-стратегическими объединениями.

24. Приказы и директивы издаются во исполнение нормативных правовых актов Республики Беларусь, приказов и директив вышестоящих командиров (начальников), а также в инициативном порядке.

25. Приказание - распорядительный служебный документ, издаваемый начальником штаба от имени командира (начальника) воинской части или военным комендантом от имени начальника гарнизона.

26. Указание - распорядительный служебный документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения нормативных и ненормативных правовых актов большей юридической силы.

27. Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа военного управления.

27-1. Устав - нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности организации Министерства обороны, а также порядок деятельности военнослужащих и иных лиц в военной сфере деятельности.

27-2. Уставные документы - локальные нормативные правовые акты, издаваемые по вопросам подготовки и применения Вооруженных Сил, обеспечения военных действий и управления войсками, а также содержащие нормы и правила, указания и требования, регулирующие обучение и воспитание военнослужащих.

К уставным документам относятся боевые уставы, наставления и руководства.

Боевой устав - уставной документ, определяющий основы подготовки и ведения боевых действий соединениями, воинскими частями и подразделениями видов Вооруженных Сил, родов войск (сил) и специальных войск.

Наставление - уставной документ, содержащий указания и требования по вопросам подготовки, ведения, обеспечения военных действий и управления войсками.

Руководство - уставной документ, содержащий указания и требования по вопросам подготовки, ведения, обеспечения боевых действий и управления войсками, а также боевого применения вооружения и военной техники, боевой подготовки, устройства и эксплуатации военной техники, хранения военного имущества.

28. Инструкция, правила регламентируют организационные, научно-технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности воинских частей и должностных лиц.

Тексты этих документов могут подразделяться на разделы, главы, пункты и подпункты. Разделы нумеруются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами, главы - арабскими цифрами, пункты - арабскими цифрами с точкой, подпункты - несколькими арабскими цифрами. Разделы и главы должны иметь заголовки. Пункты и подпункты заголовков не имеют. Нумерация разделов, глав и пунктов должна быть сквозной для всего текста. Подпункты нумеруются в последовательном порядке в пределах каждого пункта.

После цифровых обозначений пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.

29. Положения, уставы, боевые уставы, наставления, руководства, инструкции утверждаются приказами соответствующих должностных лиц.

30. План - служебный документ, в котором излагается перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения, ответственных исполнителей, а также служебный документ с графическим изображением участка местности, здания, сооружения и прочее.

31. Отчет, доклад - служебные документы, содержащие сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представляемые вышестоящему командиру (начальнику).

32. Протокол - служебный документ, в котором зафиксирован ход проведения каких-либо действий, мероприятий (протокол собрания, заседания; протокол осмотра и так далее).

33. Акт - служебный документ, подтверждающий установленные факты и события. Акт составляется, как правило, в ходе проверки, инвентаризации, приема-передачи дел и должности и так далее несколькими лицами и подлежит утверждению должностным лицом - в пределах его полномочий.

34. Телеграмма - служебный документ для передачи распоряжений и сообщений срочного характера по техническим средствам связи.

35. Докладная записка, справка - описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

В справках приводится только информация (без выводов и предложений). Этим они отличаются от докладных записок. По форме изложения справки могут быть описательными и цифровыми (оформленными в виде таблицы).

36. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию служебных документов.

37. К служебным изданиям могут относиться (за исключением изданий, предназначенных для открытой продажи): наставления, руководства, инструкции, правила, курсы, программы, учебные и методические пособия, нормативы, справочники, военно-учебные плакаты, эксплуатационная и ремонтно-техническая документация и другие документы, регламентирующие служебную деятельность и боевую подготовку воинских частей.

Служебные издания должны быть подписаны и утверждены должностными лицами в пределах своих полномочий.

Глава 3 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

38. Составление проекта служебного документа должно начинаться с изучения раскрываемого в нем вопроса, действующего по этому вопросу законодательства Республики Беларусь, приказов, директив вышестоящих начальников и справочного материала.

Оформление служебных документов предполагает обязательное соблюдение ряда требований и правил, способствующих обеспечению их качества, оперативности прохождения и исполнения.

39. Проекты служебных документов составляются в рабочих тетрадях или на отдельных листах. Служебные документы, подлежащие сдаче в архивы, исполняются на бумаге первого сорта.

40. В служебных документах, изготавливаемых машинописным способом или с помощью других технических средств, реквизиты должны располагаться в пределах границ по образцу 3 согласно приложению 1.

41. Исполнитель служебного документа отвечает за его целесообразность, правильность оформления, определение ограничительных грифов.

42. Служебные документы составляются от имени юридического лица - воинской части.

Для оформления служебных документов применяется бумага форматов А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объем превышает 200 документов в год.

Бланки документов следует печатать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

Для служебных документов с неизменяемым текстом (командировочные удостоверения, отпускные билеты, предписания, справки и тому подобные) могут изготавливаться типографским или иным способом бланки, которые заполняются на пишущей машинке или от руки. Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению.

43. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

соответствовать законодательству Республики Беларусь, постановлениям, приказам, директивам и другим актам распорядительного характера вышестоящих командиров (начальников);

основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;

не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

составляться по следующей форме: вид документа (постановление, приказ, директива), дата и номер, адресование документа (для директив и служебных писем), название, изложение содержания, удостоверение документа (подпись, проставление печати).

44. Служебный документ должен быть изложен с соблюдением официально-делового стиля, правил орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования.

45. При составлении служебных документов рекомендуется:

пользоваться простыми предложениями;

применять прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом), а вводные слова и выражения "ввиду того", "в связи с тем", "как правило" - в начале предложения;

не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в смысл фразы, предложения.

46. Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов и исправления, подпись пишется с новой строки по образцу 4 согласно приложению 1.

47. Исходящие телеграммы пишутся (печатаются) на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге и заверяются печатью "Для телеграмм".

48. В соответствии с требованиями составления служебных документов и с целью обеспечения единообразия в написании наименований государственных органов, организаций, должностей, званий и так далее следует руководствоваться приложением 2 к настоящей Инструкции.

49. При употреблении в служебных документах цифровой информации однозначное число в записи воспроизводится словом, а однозначное число с указанием меры пишется цифрой (не более трех изделий, но 3 км). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда такие числа начинают предложение (Двадцать пять изделий, но воинская часть получила 25 изделий).

Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (радиоприемник 2-го класса).

50. Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: "Основание: ..." с указанием наименования, даты и номера документа (для приказов по строевой части).

51. При ответах на запросы и поручения после наименования адресата указывается номер служебного документа (поручения), на который дается ответ, например: "На N 137 от 09.12.2001".

52. Если служебный документ готовится взамен ранее изданных, то в разрабатываемом документе необходимо предусматривать отмену ранее изданных служебных документов. Изменения в служебные документы вносятся путем объявления новой редакции частей, пунктов, подпунктов, абзацев, статей, исключения их, а также путем замены предложений (слов) другими предложениями (словами) или исключения их.

53. На срочных документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов (посыльных) воинских частей, ставится надпись: "Срочно - доставить к:" (указывается время, к которому необходимо доставить документ).

54. Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя слов "утра", "дня", "вечера" и "ночи".

55. В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования "гвардейский" или "гвардейская") и государственных наград.

Запрещается указывать в несекретных служебных документах действительные наименования режимных воинских частей, которым присвоены условные наименования.

Полные действительные наименования воинских частей, включая почетные наименования и государственные награды, пишутся только в адресах служебных документов, когда это необходимо по содержанию документа.

56. Служебный документ формата А4 (210 x 297) должен иметь заголовок, отражающий предельно кратко и точно основное существо излагаемого вопроса.

Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "О чем": "О выделении...", "Об утверждении...", "О командировании...".

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы) на расстоянии 2-3 интервалов от наименования вида документа. Заголовок располагается от левой границы текстового поля.

Заголовок не пишется на телеграммах, рапортах, справках и служебных документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148х210 мм).

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.

57. Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см (5 печатных знаков) от левой границы текстового поля.

Перечисляемые в тексте фамилии, географические наименования или административно-территориальные единицы, как правило, располагаются в алфавитном порядке.

58. Текст служебного документа, как правило, должен состоять из двух основных частей: в первой - указывается основание составления документа, во второй - излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

59. Отметка об исполнении служебного документа (кроме постановления, приказа, директивы) и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться служебный документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен служебный документ.

60. Отметка об исполнителе (составителе) исходящего документа располагается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, от границы левого поля и содержит фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя); отметка позволяет получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы или дать ответ, если решение вопроса не требует документального закрепления.

Под отметкой об исполнителе (составителе) допускается указывать индекс машинистки, отпечатавшей документ (например, первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания, например:

Петров 239 24 84
ИС 3 10.11.01

Примечание: номера телефонов указываются без черточек.

Проекты документов, представляемые на подпись, должны быть завизированы работником, подготовившим их, и руководителем структурного подразделения, а в отсутствие руководителя - его заместителем.

В состав визы входит личная подпись, ее расшифровка и дата визирования.

61. В процессе подготовки и оформления служебного документа он может быть дополнен такими реквизитами, как: наименование структурного подразделения - автора документа; резолюция; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования; отметка о наличии приложения; адресат; индекс объекта почтовой связи; почтовый и телеграфный адрес; номер абонентского телеграфа; номер телефона; место составления или издания; отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и другие. При необходимости в правом верхнем углу первой страницы проекта служебного документа может быть проставлена пометка "Проект".

62. Если к служебным документам (кроме постановлений, приказов, директив, приказаний и указаний) прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста после слова "Приложение". Слово "Приложение" печатается от границы левого поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие.

Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого:

Приложения: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.
            2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом:

Приложение: письмо  Минэкономики от 22.10.1996 N 4/3032 и приложение
            к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом служебном документе после текста указывается:

Приложения: согласно описи на ... листах.

Если приложение направляется адресату без оставления копии в делах отправителя, то после перечисления материалов, их номеров и количества листов добавляются слова "только адресату", если адресатов несколько, то указывается, какому адресату: первому, второму и так далее.

Не следует оформлять как приложения докладные записки, справки, акты, письма и другие документы, направляемые на основании содержащихся в распорядительных документах указаний.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте служебного документа.

На служебных документах, направляемых в высшие государственные органы, Министру обороны Республики Беларусь и его заместителям, приложения разрешается перечислять на обороте последнего листа служебного документа.

Ограничительный гриф "Для служебного пользования" проставляется выше слова "Приложение".

63. В служебных документах, представляемых Министру обороны Республики Беларусь, его заместителям, в Генеральный штаб Вооруженных Сил Республики Беларусь указываются установленные полные наименования образцов вооружения и военной техники, а также полные действительные наименования воинских частей (за исключением режимных воинских частей). При повторном упоминании этих наименований в одном документе употребляются установленные сокращения.

64. При необходимости ссылки на секретный документ в несекретном служебном документе разрешается указывать только дату, номер и наименование секретного документа, не раскрывая его содержание.

Запрещается производить дословные выписки из несекретных шифртелеграмм, кодограмм и телеграмм ЗАС в несекретные документы, а также ссылаться на то, что информация передавалась с применением скрытой связи.

65. Материалы заседаний военных советов видов Вооруженных Сил и оперативных командований представляются Министру обороны Республики Беларусь в виде краткого протокола рассмотренных вопросов с приложением полного текста постановлений.

Глава 4 ВИЗИРОВАНИЕ (СОГЛАСОВАНИЕ) ПРОЕКТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

66. При необходимости оценки целесообразности служебного документа, его обоснованности, соответствия законодательству Республики Беларусь проводится согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны, как правило, превышать двух-трех дней (для каждой согласующей инстанции); остальные документы следует рассматривать в день их поступления на согласование. Для ускорения процесса согласования документ может быть размножен и разослан в копиях.

67. Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование, а также внесение каких-либо исправлений в документ не допускаются.

68. Согласование может быть внутреннее (с подразделениями и должными лицами воинской части) и внешнее (с неподчиненными организациями).

69. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным командиру (начальнику), на подпись которому готовится проект служебного документа. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку и дату визирования.

70. В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту служебного документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Должностное лицо, разрабатывающее проект служебного документа, при согласии с замечаниями и предложениями вносит в проект необходимые изменения, а при несогласии - докладывает лицу, подписывающему служебный документ.

71. Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле воинской части, ниже текста и подписи. На проектах постановлений, приказов, директив и приказаний визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта в нижней его части. Если проект служебного документа согласовывается со многими штабами, управлениями, то к нему может прилагаться лист согласования по форме 1 согласно приложению 1.

При размножении подписанного документа визы не воспроизводятся.

72. Проект служебного документа после согласования его с заинтересованными лицами и перед представлением на подпись командиру (начальнику) должен пройти юридическую экспертизу, которую проводят должностные лица юридической службы. При отсутствии замечаний начальник юридической службы (юрисконсульт), проводят юридическую экспертизу, визирует первый экземпляр проекта служебного документа на оборотной стороне последнего листа проекта, после чего проект представляется на подпись командиру (начальнику) воинской части.

73. При наличии замечаний проект служебного документа возвращается исполнителю для доработки или докладывается командиру (начальнику) с этими замечаниями.

74. Внешнее согласование проекта служебного документа оформляется грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), воинское (специальное) звание, личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра торговли
Республики Беларусь
_____________________________________________
(подпись, инициалы имени и отчества, фамилия)
10.01.2001

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
____________________________________
(наименование коллегиального органа)
10.01.2001 N 5

СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства культуры
10.01.2001 N 02-15/1247-Т

75. Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание проекта служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций. На проекте служебного документа делается отметка: "Лист согласования прилагается".

При наличии одного грифа согласования его следует располагать от края левого поля документа; два грифа согласования располагаются на одном уровне; несколько грифов согласования располагаются на документе или листе согласования двумя рядами.

76. Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта служебного документа осуществляется в следующей последовательности:

с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное);

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Глава 5 ПОДПИСАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

77. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его воинское звание, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества, фамилия).

78. При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей. При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

79. Служебные документы, направляемые от имени Министерства обороны организациям, не подчиненным Министерству обороны, подписываются Министром обороны Республики Беларусь или его заместителями, а от имени других органов военного управления - руководителями этих органов от командира (начальника) воинской части, ему равного и выше. Служебные документы, направляемые подчиненным воинским частям, подписываются должностными лицами в пределах полномочий по подчиненности.

80. Приказы и директивы подписывают командиры (начальники), которым уставами Вооруженных Сил и положениями об органах военного управления предоставлено право издавать приказы и директивы.

81. Командующие видами Вооруженных Сил и войсками оперативных командований могут делегировать право издания приказов и директив своим заместителям по роду их деятельности, в том числе начальникам Главных штабов (штабов) право издания приказов по строевой части, приема на работу лиц гражданского персонала, заверения отпускных билетов, доверенностей, командировочных удостоверений, справок и других служебных документов.

82. Приказания подписывают начальники штабов всех наименований и военные коменданты гарнизонов.

83. Указания подписывают начальники Главных управлений (управлений), самостоятельных отделов и служб Министерства обороны и видов Вооруженных Сил, заместители командующих оперативными командованиями и адресуют нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности.

84. Право подписи служебных документов, кроме приказов, директив, приказаний и указаний, в пределах полномочий предоставляется <*>:

в воинской части, соединении - командиру и его заместителям;

в организации, включая военно-учебное заведение, - начальнику (руководителю) и его заместителям;

в гарнизоне - начальнику, его заместителям и военному коменданту гарнизона;

в видах Вооруженных Сил, оперативных командованиях - командующим, их заместителям, заместителям начальников Главных штабов (штабов), начальникам родов войск, начальникам самостоятельных отделов и служб;

Министерстве обороны - заместителям, помощникам Министра обороны, первому заместителю начальника Генерального штаба Вооруженных Сил, начальникам штабов, начальникам главных управлений (управлений), отделов и служб, не входящих в состав главных управлений (управлений) и их заместителям.

-------------------------------

<*> Пункты 80 - 83 настоящей Инструкции.

85. В случае временной нетрудоспособности, отпуска или временного отсутствия по другой причине командира (начальника), имеющего право подписывать служебные документы, это право принадлежит тому лицу, на которое возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности отсутствующего. О возложении на военнослужащего временного исполнения обязанностей объявляется приказом убывающего на время или вышестоящего командира (начальника). В этом случае на служебных документах перед наименованием должности пишется: врио (временно исполняющий обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то на служебных документах перед наименованием должности пишется: врид (временно исполняющий должность).

Подписывать служебные документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности запрещается.

86. Для направления служебного документа в подчиненные воинские части нескольким адресатам командиром (начальником) может подписываться только один экземпляр, который остается в делах отправителя. В этом случае адресатам посылаются экземпляры документов, исполненные техническими средствами копирования и заверенные должностным лицом в пределах полномочий или непосредственным исполнителем служебного документа.

Для направления служебного документа нескольким адресатам в высшие инстанции командир (начальник) подписывает все экземпляры. В этом случае в делах остается копия документа, исполненная техническими средствами копирования или заверенная исполнителем.

87. Предписания офицерам о направлении к месту военной службы по окончании военно-учебного заведения может подписывать начальник отдела кадров, а отпускные билеты слушателям (курсантам) - начальник строевого отдела военно-учебного заведения.

88. Командиры (начальники) воинских частей своими приказами могут ограничить круг должностных лиц воинских частей, которым настоящей Инструкцией предоставлено право подписи служебных документов.

89. Служебные документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

90. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается доклад, в котором указываются основания для составления проекта служебного документа, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, мотивы непринятия поступивших предложений. Доклад должен быть предельно кратким.

Если проект служебного документа подготовлен в соответствии с поручением вышестоящего командира (начальника), то к представляемому на подпись проекту служебного документа прилагается и это поручение.

Глава 6 УТВЕРЖДЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

91. Утверждение - один из способов удостоверения документа. Утверждаются: акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи; дел; ликвидации организаций; учреждений; предприятий и так далее); договоры (о производстве работ, аренде помещений, о поставках и так далее); задания (на проектирование объектов, проведение научно-исследовательских и других работ и так далее); заявки (на оборудование, аванс и так далее); инструкции и правила (должностные, по делопроизводству, требованиям безопасности и так далее); нормативы (расхода чего-нибудь, численности работников и так далее); отчеты (о производственной деятельности, научно-исследовательских работах, командировках и так далее); перечни (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности республиканских органов государственного управления с указанием сроков их хранения и так далее); планы (работы, мероприятий, производственные и так далее); положения, уставы (о министерстве, структурном подразделении, уставы предприятий и так далее); программы (проведения работ или мероприятий и так далее); сметы (расходов на содержание аппарата управления, на капитальное строительство и так далее); стандарты; структура и штатная численность; тарифные ставки; формы унифицированных документов; штатные расписания и изменения к ним.

92. Служебные документы утверждаются командиром (начальником) воинской части, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

93. Утверждение служебного документа производится проставлением в правом верхнем углу документа грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

94. Гриф утверждения должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности и воинского звания лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

                                   УТВЕРЖДАЮ
                                   Командир войсковой части 35440
                                   подполковник _________ Ю.А.Петров
                                                (подпись)
                                   10.11.2001

95. Если служебный документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа, его даты и номера. Например:

                                             УТВЕРЖДЕНО
                                             Приказ Министра обороны
                                             Республики Беларусь
                                             06 ноября 2001 г. N 456

96. Документ может быть утвержден несколькими должностными лицами (совместные документы организаций). В этом случае документ оформляется не на бланке, и грифы утверждения располагаются на одном уровне в пределах площади, отводимой для реквизита "наименование организации-автора документа". Наименование организации включается в наименования должностных лиц, утверждающих документ.

Глава 7 ДАТА СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА И ВСТУПЛЕНИЕ ЕГО В СИЛУ

97. Датой служебного документа является дата его подписания. Для служебного документа, принимаемого коллегиальным органом, датой является дата его принятия, а для утверждаемого служебного документа - дата его утверждения. Дату служебного документа и, если необходимо, надписи "Вручить лично" и о срочности проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее служебный документ. Для служебных документов, составленных совместно несколькими организациями, датой является дата подписания его должностным лицом, которое подписывает его последним.

Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 декабря 2000 г.).

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении служебного документа, передаче телефонограмм и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 03.10.2001).

98. Служебные документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или утверждения), если в тексте служебного документа или законодательством Республики Беларусь не предусмотрена другая дата.

Глава 8 АДРЕСОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

99. Служебные документы адресуют в организации, их структурные подразделения, воинские части, конкретному лицу.

100. При адресовании служебного документа в организацию, воинскую часть или их структурные подразделения без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

                                         Министерство обороны
                                         Республики Беларусь
                                         Главное управление военного
                                         бюджета и финансирования

                                         220034, Ф-2 г.Минск-34

101. При адресовании служебного документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                              Генеральному директору
                                              объединения "АГРОПРОМ"
                                              Иванову И.И.

                                              220020 г.Минск-20

102. При адресовании служебных документов (кроме директив), рассылаемых большому числу адресатов, перечисляются не более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Запрещается перечислять все воинские части и учреждения, входящие в состав войск оперативного командования, соединения. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки и на каждом документе указывается только один адрес. Например:

                                         Командирам воинских частей
                                         Только: командиру войсковой
                                                  части 51808

103. Адресование служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей, осуществляется по их действительному наименованию с указанием условного наименования (если оно присвоено). Например:

                                                  Командиру
                                                  10 мсп (в/ч 51808)

                                                  220012 г.Минск-12

Служебные документы, направляемые в режимные воинские части, адресуются только по условному наименованию этих воинских частей.

В особый период вся служебная переписка ведется только по условным наименованиям без указания пунктов дислокации.

104. При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе, как правило, указываются все адресаты (без слова копия перед 2-м, 3-м, 4-м адресатами); все экземпляры печатаются на бланках. Если документ является ответом, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов; основному адресату направляется первый экземпляр документа.

При направлении документа в вышестоящий орган одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа (в тексте документа в таком случае дается ссылка на дату и номер поручения).

Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должны начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей) адресата знаки препинания не ставятся, в середине строк - сохраняются.

При написании адресата допускаются сокращения: п.я. (почтовый ящик), обл., г. (город), с. (село), р-н, ул., пер., пр-кт., корп., кв. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера дома буква пишется слитно с цифрой (25а).

Адрес не пишется на служебных документах, направляемых в республиканские органы государственного управления и иные государственные организации.

105. Адресование служебных документов физическому лицу производится в следующем порядке:

наименование адресата (фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название района, области;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

                                Иванову Ивану Ивановичу
                                улица Червякова, дом 23, квартира 59
                                220053 город Минск-53

106. При ведении служебной переписки внутри центрального аппарата Министерства обороны, а также между Министерством обороны и Главными штабами (штабами) видов Вооруженных Сил, оперативных командований документы адресуются и пересылаются только по действительным наименованиям.

107. Военные представительства Министерства обороны при ведении служебной переписки несекретные служебные документы, не требующие скрепления гербовой печатью, составляют на бланках с угловыми штампами по наименованиям: "Представительство заказчика N ...".

Несекретные служебные документы, направляемые военным представительствам Министерства обороны на предприятиях, в учреждениях и организациях, адресуются по условным наименованиям: "Представительство заказчика N...". Пересылка этих документов осуществляется по почтовым адресам, установленным для предприятий, учреждений и организаций, с указанием на конверте (пакете) фамилии и инициалов военного представителя.

Указывать на конвертах (пакетах) слова: "Военное представительство", "Военный представитель", "Представительство заказчика" или "Представитель заказчика", а также воинское звание военного представителя запрещается.

108. Офицерский состав, прапорщики, военнослужащие, проходящие военную службу по контракту, лица гражданского персонала воинских частей при ведении личной переписки пользуются почтовыми адресами по месту жительства.

Раздел II НЕСЕКРЕТНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Глава 9 ОРГАНИЗАЦИЯ И ЗАДАЧИ НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

109. В каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от объема служебных документов ведение несекретного делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначается ответственное лицо за ведение несекретного делопроизводства.

В воинской части могут быть организованы делопроизводства (филиалы) и в соответствующих отделах (службах) в зависимости от характера выполняемых работ. Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав этих отделов (служб), а особенности учета, хранения и обращения с некоторыми служебными документами определяются специальными наставлениями, руководствами, инструкциями.

110. Несекретное делопроизводство воинских частей должно размещаться в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки.

Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). Служебные документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах или ящиках.

111. По окончании рабочего дня помещения несекретного делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений.

112. Для ведения несекретного делопроизводства назначаются лица, способные обеспечить сохранность служебных документов. Они обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Если в делопроизводстве работает более одного человека, то между ними распределяются функциональные обязанности. Время работы сотрудников несекретного делопроизводства, включая время на выполнение внутренних работ, регламентируется распорядком дня.

113. Основные задачи несекретного делопроизводства:

прием, учет, отправка и хранение служебных документов;

доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение в соответствии с указаниями командования;

ведение и оформление дел;

выдача исполнителям служебных документов и дел для работы;

контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов, обращения с ними, а также за своевременным возвращением их в делопроизводство;

учет печатей и штампов, множительных аппаратов, электронно-вычислительных машин, факсов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

подготовка и передача служебных документов в архивы, а также отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; учет, хранение и выдача исполнителям рабочих тетрадей и других носителей информации.

Глава 10 ПРИЕМ И УЧЕТ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

114. Прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией или делопроизводством воинской части.

115. В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части, который записывает ее в книгу учета входящей корреспонденции по форме 2 согласно приложению 1, а с прибытием лица, ответственного за делопроизводство, передает всю полученную корреспонденцию в делопроизводство под расписку в этой книге, не вскрывая пакеты, бандероли и посылки. О получении срочных пакетов дежурный докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части.

Порядок приема служебной корреспонденции в нерабочее время определяется в инструкции дежурному по штабу воинской части.

116. Принимаемые и передаваемые телефонограммы записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. В конце текста телефонограммы указываются время приема (передачи) и фамилии принявшего и передавшего телефонограмму. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.

117. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то служебная корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией <*>.

-------------------------------

<*> Пункты 115 - 116 настоящей Инструкции.

118. Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, обязано проверить правильность адресования пакетов, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (расписке), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью "Для пакетов".

119. Лицо, ведущее делопроизводство, вскрывает полученные пакеты, разрезая их с трех сторон так, чтобы не повредить вложенные документы, изымает все вложения и проверяет их наличие. Если при вскрытии пакета будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

120. Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения служебного документа.

121. Ошибочно засланные пакеты и служебные документы передаются или пересылаются по принадлежности за их же номерами, а излишние возвращаются отправителю или по его просьбе высылаются в другую воинскую часть.

122. Поступившие в воинскую часть служебные документы (в том числе постановления, приказы, директивы, приказания и указания), а также документы, подготовленные в воинской части - регистрируются в журнале учета служебных документов по форме 3 согласно приложению 1. В штабах объединений и выше, а также в областных военных комиссариатах приказы (директивы, постановления, приказания и указания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов и директив по форме 4 согласно приложению 1.

В книге учитываются приказы (директивы), издаваемые воинской частью и полученные для рассылки подчиненным воинским частям.

Приказы (директивы) разных инстанций в книге учитываются раздельно, для чего книга подразделяется на несколько разделов в зависимости от количества инстанций. Например: приказы Министра обороны Республики Беларусь, приказы начальника Генерального штаба Вооруженных Сил - первого заместителя Министра обороны Республики Беларусь, приказы командующего Сухопутными войсками Вооруженных Сил Республики Беларусь. Для учета приказов, издаваемых воинской частью, могут заводиться отдельные книги учета.

Запись приказов (директив) производится в порядке последовательности их издания.

Записи в книге производятся чернилами или пастой фиолетового, синего или черного цвета.

Книга ведется до полного использования, после чего сдается на архивное хранение воинской части.

123. Служебные документы регистрируются в воинской части один раз: поступившие - в день поступления, подготовленные в воинской части - в день утверждения или подписания.

124. Именные пакеты с надписью: "Лично" регистрируются в журнале учета служебных документов без вскрытия путем записи номеров документов и наименования отправителя, имеющихся на пакете. При наличии в пакете нескольких номеров каждый номер регистрируется отдельно. Запись о содержании этих документов может не производиться или же производится по возвращении их в делопроизводство. Если запись о содержании такого документа не производится, то в графе "Наименование или краткое содержание документа" делается пометка: "Вручен лично". В отдельных случаях именные пакеты с надписью: "Лично" могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.

125. Служебные документы, поступающие в воинские части, секретариаты и канцелярии для временного пользования и не подлежащие постоянному хранению, регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов по форме 5 согласно приложению 1 и передаются по принадлежности под расписку в этом журнале или по реестру по форме 6 согласно приложению 1 c последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.

126. При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступившего документа в левом нижнем углу ставится штамп по образцу 5 согласно приложению 1. При наличии приложений к документу на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп по образцу 6 согласно приложению 1. На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других книгах, журналах, штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, в каких книгах, журналах (с указанием их номеров по номенклатуре дел, книг и журналов) и за какими порядковыми номерами они учтены.

127. До регистрации служебные документы для доклада и исполнения передавать запрещается.

128. Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, регистрируются в соответствующих книгах и журналах учета (без регистрации в журнале учета служебных документов).

129. Служебные документы, подготовленные для пользования внутри воинской части и подлежащие хранению в делах, после подписи (утверждения) учитываются в журнале учета служебных документов.

130. Не подлежат регистрации в журнале учета служебных документов и уничтожаются в делопроизводстве по минованию надобности:

письма, присланные в копии для сведения;

телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

сообщения о заседаниях, совещаниях, повестках дня;

графики, наряды, заявки, разнарядки;

сводки и информация, присланные для сведения;

учебные планы и программы;

рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и тому подобные;

прейскуранты;

поздравительные письма и пригласительные билеты;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени, газеты);

формы статистической отчетности.

131. Командир (начальник) воинской части в зависимости от объема переписки и количества исполнителей устанавливает, каким должностным лицам служебные документы докладываются непосредственно лицами, ответственными за делопроизводство. Остальной личный состав документы на исполнение получает в несекретном делопроизводстве или через уполномоченных несекретных делопроизводств в управлениях, отделах и службах воинской части.

132. Служебные документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. При этом в обязательном порядке производится документальный учет служебных документов.

Глава 11 РАССМОТРЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

133. Поступившие служебные документы докладываются командиру (начальнику) воинской части и рассматриваются им, как правило, в день поступления, а документы с отметкой "Срочно" и телеграммы - немедленно.

134. Служебные документы из делопроизводства передаются исполнителям под расписку в журнале учета служебных документов. Передача служебных документов из одного управления, отдела (службы) в другой производится через лицо, ведущее делопроизводство, под расписку в журналах учета. Допускается передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под расписку в том же реестре.

135. Доклады, предложения, заключения и проекты служебных документов, представляемые во исполнение поручений, адресованных нескольким должностным лицам, должны быть согласованы с ними, а также с другими заинтересованными должностными лицами и ими завизированы.

136. К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных документов, представляемым во исполнение поручений, прилагается материал с оригиналом поручения, во исполнение которого подготовлен служебный документ.

137. В тех случаях, когда в поступившем документе запрашивается о разъяснении того или иного вопроса или испрашивается разрешение на проведение какого-либо мероприятия, а также по другим аналогичным запросам и ходатайствам, командир (начальник), которому адресован такой документ, ответ на него может дать на этом же документе в виде краткой резолюции. Такой служебный документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за входящим номером без сопроводительного письма.

138. Если командир (начальник), которому адресован служебный документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

Если в служебном документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее служебный документ.

139. Решения и поручения (в дальнейшем - поручения) по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Писать поручения на тексте служебных документов запрещается. Поручение по исполнению служебного документа дается в форме резолюции командира (начальника).

В состав резолюции должны входить следующие элементы: воинское звание, фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, а если он не указан, то ответственным исполнителем становится лицо, названное в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

140. Резолюция также может быть написана на бланке или на отдельном листе по образцам 7 - 8 согласно приложению 1, приложенном к служебному документу. На нижнем поле этого листа (бланка) указываются дата и номер документа, к которому относится резолюция.

141. Служебные документы передаются исполнителю в день их рассмотрения командиром (начальником), но не позднее следующего дня, через несекретное делопроизводство.

142. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение служебного документа в установленный срок. Соисполнители должны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы по вопросам, входящим в их компетенцию.

143. Все служебные документы должны исполняться в установленный срок, который указывается в самом служебном документе либо в поручении (в резолюции) о его исполнении. Срок исполнения служебного документа определяется должностным лицом, подписывающим служебный документ (поручение), исходя из срока, установленного органом, направившим служебный документ, или срока, установленного законодательством. При установлении срока исполнения служебного документа командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на доставку и исполнение служебного документа.

144. Если срок исполнения служебного документа не указан ни в самом служебном документе, ни в поручении, то служебный документ должен быть исполнен не более чем в 10-дневный срок, а служебный документ с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок.

145. Изменение срока исполнения служебного документа производится должностным лицом, установившим срок. При необходимости продления срока исполнения служебного документа должностному лицу, давшему поручение, не позднее, чем за три дня (по срочному документу - за один день) до истечения срока исполнения представляется доклад с указанием причин задержки, принимаемых мерах и срока, необходимого для исполнения (доработки) служебного документа. Доклад с ходатайством о продлении срока исполнения служебного документа допускается представлять без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей.

146. Об изменении срока исполнения служебного документа делаются соответствующие отметки в документах, в которых был указан первоначальный срок исполнения.

Глава 12 ОТПРАВКА СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

147. Служебные документы после их подписи командиром (начальником) регистрируются в журнале учета служебных документов и отправляются по назначению делопроизводством, как правило, в день их приема от исполнителей.

Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно. Отправка служебных документов без регистрации их в журнале учета запрещается.

148. При приеме служебных документов для отправки лицо, ведущее делопроизводство, обязано в присутствии исполнителя проверить правильность оформления и адресования служебного документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним с пересчетом листов, а также наличие на экземпляре, остающемся в деле, расчета рассылки и отметки, в какое дело служебный документ следует подшить.

Расчет рассылки подписывается начальником управления, отдела (службы), которым подготовлен служебный документ.

149. Присвоенный воинской части цифровой индекс проставляется впереди исходящего номера и отделяется от него дробной чертой. Например: 20/236.

Если служебный документ составлен на бланке с угловым штампом, то исходящий номер проставляется в угловом штампе.

Если служебный документ составлен на листке без углового штампа, то исходящий номер проставляется под датой подписанного служебного документа.

150. Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности, воинского звания, фамилии и инициалов. Копия подшивается в дело вместе с исполненным документом.

Если копия исходящего служебного документа требуется для работы, она выдается исполнителю под расписку в журнале учета служебных документов.

151. Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные служебные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без сопроводительных писем. Дата и исходящий номер на этих служебных документах, если они составлены не на бланках с угловым штампом (без углового штампа), проставляются ниже подписей должностных лиц, в левом нижнем углу.

152. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, при котором он отправлен.

153. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие воинские части они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В журнале учета служебных документов указываются, кому отправляется служебный конверт, порядковый номер по книге реестров (разносной книге) и дата отправки.

154. Разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. В этих случаях в журнале учета служебных документов производится отметка об отправке: "Возвращен отправителю" и указываются порядковый номер по реестру и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале учета служебных документов.

155. Рабочие тетради и служебные издания разрешается отправлять за их учетными номерами без сопроводительных писем.

156. Наряды, накладные и другие приходно-расходные служебные документы на вооружение, военную технику и другие материальные средства в журнале учета служебных документов не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.

Глава 13 КОНВЕРТОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

157. Служебные документы, подлежащие пересылке, обязательно конвертуются. Отправляемые одновременно несколько служебных документов одному и тому же адресату вкладываются в один пакет.

В тех случаях, когда приложения посылаются в нескольких пакетах, в первый вкладывается сопроводительное письмо и на пакете ставится номер этого письма, а на последующих пакетах ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы "к", например: к N 3/615. На основном служебном документе или в сопроводительном письме указывается количество отправляемых пакетов.

158. Служебные документы, посылаемые постоянным адресатам, могут отправляться в пакетах с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом.

159. На лицевой стороне пакета (почтового конверта, оболочки почтового отправления) указываются:

почтовый адрес получателя;

номера всех служебных документов, вложенных в пакет. На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись: "Лично".

160. Почтовые адреса на пакетах (почтовых конвертах, оболочках почтовых отправлений) отправителей и получателей пишутся в следующей последовательности:

для воинских частей, расположенных на территории Республики Беларусь, - наименование получателя (фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка, и тому подобное); название района, области; почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес получателя пишется в правой нижней части пакета, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. В наименовании адресата пишется: "Командиру (начальнику) войсковой части:" (указывается условное наименование воинской части, а если оно не установлено, то действительное);

в военное время для всех воинских частей - "Командиру войсковой части - полевая почта:". При этом указываются номер полевой почты и почтовый индекс без указания пункта дислокации;

для военных представительств Министерства обороны в адресе получателя и отправителя вместо слов командиру (командир) войсковой части пишется: "Представительство заказчика N ___", затем действительное наименование предприятия промышленности (например, Минский автомобильный завод); название населенного пункта (город, поселок и тому подобное); название района, области; почтовый индекс.

161. Если отправителю служебного документа известно действительное наименование воинской части, но неизвестно ее условное наименование или известно условное наименование, но неизвестно наименование населенного пункта или пункта приписки к предприятию связи, то документ может быть адресован: в случае, если действительное наименование воинской части подлежит засекречиванию в соответствии с Перечнем охраняемых сведений в Вооруженных Силах Республики Беларусь, утвержденной приказом Министра обороны Республики Беларусь от 7 марта 2001 г. N 04, - в порядке, установленном для документов, имеющих гриф секретности, в остальных случаях - по условному наименованию в порядке, установленном для несекретных служебных документов.

162. Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью: "Двойной пакет". На внутреннем конверте указывается, кому адресован документ (действительное или условное наименование воинской части - получателя), а на внешнем конверте пишется адрес узла фельдъегерско-почтовой связи, на территории которого находится отправитель.

163. Адреса получателей и отправителей служебных документов следует писать (печатать) четко, полно, без сокращений и помарок. Пятизначные номера условных наименований на пакетах проставляются под словами "Войсковая часть" или "Полевая почта".

164. Работник делопроизводства, ответственный за конвертование и отправку служебных документов, обязан перед отправкой пакетов сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с адресами и номерами, указанными на служебных документах, в книге реестров (реестрах) и журналах учета, в которых эти документы зарегистрированы.

165. В воинских частях, где имеются экспедиции, пакеты с документами для отправки сдаются в эти экспедиции по реестру (форма 7 согласно приложению 1).

166. Пакеты, подлежащие пересылке через предприятия связи, оплачиваются в установленном порядке по тарифам Министерства связи Республики Беларусь, а затем сдаются экспедицией в почтовое отделение, к которому приписана воинская часть.

Страницы документа:

Стр. 1, Стр. 2, Стр. 3, Стр. 4, Стр. 5

Архіў дакументаў Папярэдні | Наступны