Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29.04.2004 № 5 "Об утверждении Типового положения об архиве электронных документов организации"

Зарегистрировано в НРПА РБ 12 мая 2004 г. N 8/10967

На основании статьи 4 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемое Типовое положение об архиве электронных документов организации.

Председатель В.И.АДАМУШКО

                                                УТВЕРЖДЕНО
                                                Постановление
                                                Комитета по архивам
                                                и делопроизводству
                                                при Совете Министров
                                                Республики Беларусь
                                                29.04.2004 N 5

1. Архив электронных документов (далее - архив ЭД) организации является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав иного структурного подразделения. Возглавляет архив заведующий. Приказом руководителя организации его функции могут быть возложены на иного сотрудника организации.

2. Архив ЭД обеспечивает прием, учет, хранение, использование электронных документов организации, проведение экспертизы их ценности и передачу на государственное хранение.

3. В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11) архив ЭД организации осуществляет хранение электронных документов постоянного срока хранения в течение 3 лет до передачи их в государственный архив.

4. В своей работе архив ЭД руководствуется актами законодательства Республики Беларусь.

5. Архив ЭД организации работает по планам, утвержденным руководителем организации, и отчитывается перед ним за свою работу.

6. Контроль за деятельностью архива ЭД осуществляет руководитель организации или его заместитель.

7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива ЭД организации осуществляет Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (далее - БелНИЦЭД).

8. Архив электронных документов осуществляет работу по приему, учету, хранению, использованию электронных документов организации, проведению экспертизы их ценности и передаче на государственное хранение на основании настоящего Типового положения с учетом специфики деятельности организации.

9. В состав документов архива ЭД входят:

электронные документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации; электронные документы, необходимые в практической деятельности; электронные документы по личному составу;

электронные документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;

электронные документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации;

служебные и ведомственные издания;

научно-справочный аппарат к документам архива ЭД.

10. Основными задачами архива ЭД являются:

комплектование документами в соответствии с пунктом 9 настоящего Типового положения;

учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве ЭД;

осуществление контроля за оформлением электронных документов в делопроизводстве организации;

подготовка и передача в установленные сроки электронных документов постоянного хранения на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.

11. Архив ЭД в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

11.1. составляет и ежегодно уточняет список структурных подразделений и других организаций, документы которых передаются в архив ЭД;

11.2. принимает на хранение через 1 год после завершения в делопроизводстве электронные документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу структурных подразделений, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива ЭД;

11.3. составляет и представляет через 2 года после завершения в делопроизводстве разделы описей электронных документов постоянного хранения организационно-распорядительной, специальной документации и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии организации и экспертно-проверочной комиссии БелНИЦЭД;

11.4. проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве электронных документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности электронных документов в структурных подразделениях; участвует в работе экспертной комиссии организации;

11.5. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность электронных документов в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

11.6. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве электронным документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом архива ЭД;

11.7. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел электронных документов;

11.8. организует использование документов:

информирует руководителя и работников организации о составе и содержании документов архива ЭД;

выдает в установленном порядке электронные документы или их копии в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива ЭД;

выполняет запросы организаций и обращения граждан по вопросам установления трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии электронных документов, выписки из документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве ЭД;

11.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива ЭД организации;

11.10. представляет в БелНИЦЭД сведения о составе и объеме электронных документов по установленной форме;

11.11. подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение в БелНИЦЭД электронные документы постоянного хранения, образовавшиеся в процессе деятельности организации.

12. Для выполнения возложенных задач и функций архив ЭД имеет право:

контролировать выполнение установленных правил работы с электронными документами в структурных подразделениях организации;

запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы архива ЭД;

вносить руководству организации предложения по совершенствованию автоматизированной системы документационного обеспечения управления.

13. Заведующий архивом ЭД (лицо, ответственное за ведение архива) несет ответственность за выполнение возложенных на архив ЭД задач и функций в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

Права и обязанности заведующего архивом ЭД (лица, ответственного за ведение архива) определяются соответствующей должностной инструкцией.