ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 № 7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Стр. 3

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 |

В случаях, когда в деле собраны документы не по одному, а по многим вопросам, в заголовке перечисляются основные вопросы в порядке их значимости с учетом их связи между собой.

Пример.

Переписка с Минским губвоенревкомом о борьбе с бандитизмом, национализации промышленности, проведении хлебозаготовок, ремонте зданий учебных заведений и по другим вопросам.

168. При описании управленческой документации вопрос (предмет), отражающий содержание документов, чаще всего в заголовок не выносится, обозначается лишь вид документов.

Пример.

Протоколы N 1 - 15 заседаний коллегии Госкомархива.

В случае, когда описывается отдельный управленческий документ, в заголовке раскрывается его содержание.

Пример.

Декрет Президента Республики Беларусь от 28 сентября 2000 г. N 20 "О совершенствовании регулирования страховой деятельности в Республике Беларусь".

169. Название местности (населенных пунктов, географических объектов, административно-территориальных единиц) вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий и местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов). Названия населенных пунктов и административно-территориальных единиц приводятся в возрастающем порядке: деревня (село), город, уезд (район), губерния (область).

Пример.

Дело об открытии публичной библиотеки в г.Могилеве.

Внесенные в заголовок данные (наименование организации, название местности, должность, фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется)), установленные составителем описи методом исследования, заключаются в квадратные скобки.

Пример.

Рапорт Люцинского уездного исправника Витебскому губернатору о найденной в г.Люцине прокламации [Двинского комитета РСДРП] "Ко всем рабочим России".

170. При составлении заголовков для повышения их информационного уровня применяется аннотирование документов. Аннотация к заголовку дела является краткой характеристикой отдельных документов, группы документов дела. Аннотируются представляющие интерес для пользователей уникальные, особо ценные и иные документы, наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку. Аннотация пишется после заголовка с новой строки с указанием номеров листов аннотируемых документов.

Пример.

Сведения укомов, угоркомов и окружкомов КП(б)Б о численности и составе членов и кандидатов в члены КП(б)Б, секретарей и членов укомов, бюро райкомов и ячеек КП(б)Б по округам БССР и их списки.

Сравнительные таблицы штатов ЦК и окружкомов КП(б)Б со штатами по проекту ЦК ВКП(б) на 1928/29 г. лл. 273 - 283.

Смета расходов ЦК КП(б)Б на 1928/29 г. лл. 284 - 287.

В заголовок дела могут быть вынесены сведения о подлинности или копийности, степени полноты, способах воспроизведения, внешних и других особенностях документов. Они приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

При описании дела обозначается наименование организации-фондообразователя и ее структурной части. Если наименование организации менялось в течение периода, когда дело находилось в делопроизводстве, то указывается ее последнее наименование. Делопроизводственный номер дела обозначается под названием фонда (структурной части).

171. Описание дел включает установление крайних дат документов дела. Степень полноты датировки зависит от характера документов. Полная дата (число, месяц, год) указывается при описании управленческой, творческой документации, дел по одному вопросу, документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма).

Начальной датой дела считается дата составления (регистрации) самого раннего документа, конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа.

Пример.

Дело о ремонте Борисовской Воскресенской церкви. 1878 - 1880 гг.

Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для понимания содержания документов.

Пример.

Дело о праздновании 100-летнего юбилея Отечественной войны 1812 г. в учебных заведениях г.Минска.

При описании дел, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который подготовлен отчет.

Пример.

План развития керамической промышленности БССР на 1934 г.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

При наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов в крайние даты включаются, как правило, даты документов обоих периодов.

Даты следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы (без перевода на другой стиль), за исключением:

дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перехода в Советской России со старого стиля на новый, то есть с 14 февраля по 1 июля 1918 г., которым дается двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках - по старому.

Пример.

8 мая (25 апреля) 1918 г.;

дел, содержащих документы, образовавшиеся до перехода со старого стиля на новый и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках - по новому.

Все даты переводятся на современное летоисчисление: даты, указанные в документах, приводятся в круглых скобках.

Если полные даты дела или отдельные их элементы определяются приблизительно на основании анализа содержания документов, то даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки.

Пример.

[Не ранее 1919 г.]; [Не ранее апреля - не позднее мая] 1920 г.; [Не ранее 25] апреля 1939 г.; 15 [января] 1954 г.; 15 января [1954 г.]; [15 января 1954 г.].

В случае невозможности определения более или менее полной даты необходимо исходя из содержания, формы, стиля и палеографических особенностей документов указывать, к какому столетию (или части столетия) следует отнести данное дело.

172. В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела, имеющие записи, должны быть пронумерованы. К делу на отдельном листе составляется лист-заверитель. Листы-заверители так же, как и чистые листы, не нумеруются.

Количество листов на карточке и на обложке дела проставляется на основании листа-заверителя вслед за годом образования дела или крайними датами его документов с новой строки.

В листе-заверителе оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела.

Если дело имеет общую нумерацию листов, но одна часть дела пронумерована римскими цифрами, а другая - арабскими, в листе-заверителе указывается общее количество листов. Если одна часть дела пронумерована по листам, а другая - по страницам и если такую нумерацию необходимо сохранить, в листе-заверителе проставляется смешанная нумерация.

Пример.

42 листа + 5 страниц.

Количество листов внутренней описи документов дела обозначается через знак "плюс" после указания количества листов дела.

Лист-заверитель составляется и подписывается составителем описи.

173. На обложке дела штампом проставляется архивный шифр. Он состоит из наименования архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.

При горизонтальном способе хранения документов шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки; при вертикальном способе хранения шифр дела проставляется на корешке обложки, если корешок достаточно широк, и в нижнем левом углу лицевой стороны обложки; на ценных или художественных переплетах дел шифр проставляется на обороте переплета; на темных переплетах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги.

Архивный шифр на обложке дела проставляется после утверждения описи.

174. В графе "Примечание" описи приводятся сведения о выбытии дел, наличии уникальных и особо ценных документов, их репрографировании, наличии фонда пользования.

В конце описи дается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью количество дел, внесенных в опись, фиксируются наличие литерных и пропущенных номеров, дата, должность, фамилия составителя и заведующего архивохранилищем (отделом).

175. К описям составляется справочный аппарат, в который входят: титульный лист; оглавление (содержание), если опись имеет разделы; историко-архивная справка; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

Титульный лист оформляется к каждой описи. На нем помещаются:

полное наименование архива;

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи;

крайние даты документов, внесенных в опись.

Название фонда дается в виде официально принятого наименования государственного органа-фондообразователя и организации-фондообразователя со всеми его (ее) переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности.

Пример.

Белорусский государственный архив (БГА) Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, с 22.09.1994 - Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, г.Минск

01.08.1993 - 12.06.1995

Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 11.01.1997 - Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, с 24.09.2001 - государственного учреждения "Национальный центр по архивам и делопроизводству", с 03.06.2002 - Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, г.Минск

12.06.1995 -

Для действующих организаций на титульном листе вместо конечной даты ставится прочерк; если дела включены за несколько лет с перерывами, то на титульном листе указываются только те годы, за которые имеются документы.

Обязательным является проставление на титульном листе описи ее порядкового номера по реестру описей при взятии описи на учет, а также отметок об утверждении описи ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или ЭМК республиканского архива.

176. После титульного листа в описи помещается оглавление (содержание). В оглавлении к описи перечисляются: названия разделов и подразделов, элементы справочного аппарата с указанием соответствующих листов описи. При построении описи по структурно-хронологическому принципу ее разделами являются названия структурных частей и годы в пределах каждой структурной части. При хронологически-структурном принципе построения описи в оглавлении вначале дается год, затем названия структурных частей в пределах каждого года. В описях, построенных по хронологическому принципу, в оглавлении указываются только годы.

К небольшим по объему описям оглавление не составляется.

177. Историко-архивная справка составляется на каждую организацию, документы которой передаются на постоянное хранение, и состоит из истории организации-фондообразователя и ее фонда, характеристики описей (фонда), информации о составе и полноте документов, особенностях их группировки, состоянии дел, составе справочного аппарата к описи и порядке пользования им.

История организации-фондообразователя представляет собой краткое изложение сведений об исторических условиях, в которых возникла и действовала организация-фондообразователь, о дате создания (со ссылкой на соответствующие нормативные документы) и подчиненности организации-фондообразователя, ее структуре, функциях и направлениях деятельности, о дате ликвидации или реорганизации фондообразователя (со ссылкой на соответствующие нормативные документы) с указанием наименования организации, унаследовавшей его функции.

История фонда и характеристика его состояния включают в себя сведения о времени поступления дел в архив, полноте документов в описи; о наличии дел, выходящих за хронологические границы фонда или относящихся к профилю данного фонда в составе других фондов, с указанием их названий и номеров; о проведенных в архиве описании документов, переработке или усовершенствовании описей с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ.

В краткой аннотации состава и содержания дел в описи указываются наиболее типичные группы дел по их содержанию, видам и разновидностям документов.

В историко-архивной справке должны быть отмечены приемы раскрытия содержания документов, принципы формирования дел и построения описи, особенности описания и оформления дел.

Историко-архивная справка к фонду подписывается составителем и помещается в начале описи после оглавления (содержания). В случае выявления дополнительных данных по истории организации-фондообразователя или по истории фонда в историко-архивную справку вносятся дополнения (изменения) или она пересоставляется. На каждое последующее поступление документов фонда составляется продолжение к историко-архивной справке.

178. Список сокращений представляет собой перечень сокращенных понятий и названий, применяемых в тексте описи, и предназначен для уменьшения объема и унификации приемов описания текста описи. В список не включаются общепринятые сокращения слов, хорошо известные сокращенные наименования организаций.

Слова в списке располагаются в алфавитном порядке. Слева помещаются сокращения, затем через тире следует их полное написание.

Пример.

гр. - граф(иня).

БРК - Белорусский республиканский комитет.

Список сокращений помещается в описи после историко-архивной справки.

179. Переводные таблицы шифров дел составляются в архиве при переработке описей, включающей пересистематизацию и перешифровку дел. Они представляют собой вертикальные колонки цифр, где слева помещаются старые порядковые номера дел, справа - соответствующие им новые. Если новая опись включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в переводную таблицу включаются не только номера дел, но и номера описей.

Единая переводная таблица ко всем описям фонда переплетается в один том и помещается вслед за последней описью фонда. Переводные таблицы, составленные к каждой описи, прилагаются (или подшиваются) к этим описям.

180. К наиболее информативным и используемым фондам (первой, второй категории) составляются указатели.

Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов.

Указатели могут быть элементами справочного аппарата не только к описи, но и к другим архивным справочникам (путеводителю, каталогу, обзору); являться самостоятельными архивными справочниками (пофондовые, межфондовые, межархивные указатели).

Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника. Ссылочные данные указателя к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору - на страницу справочника, к каталогу - на индекс каталожной карточки.

Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

Указатели могут составляться к заголовкам дел или к документам, быть межархивными, межфондовыми, внутрифондовыми, по форме - листовыми, карточными, электронными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями). Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, всего фонда, нескольких фондов одного или нескольких архивов.

Поисковые данные указателя к делам одной описи содержат номера дел; для указателя к делам нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов; для указателя к делам фондов нескольких архивов - наименованиями архивов.

Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера описей, дел, листов дел; поисковые данные указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; поисковые данные указателя к документам нескольких архивов - наименованиями архивов.

181. В предметном указателе предметные понятия расположены в алфавитном порядке. Названия его рубрик и подрубрик указываются в именительном падеже.

Предметный указатель может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и специальным, состоящим из однородных предметных понятий. Общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными. Связь между близкими понятиями в предметном указателе осуществляется путем применения общих ("см.") и частных ("см. также") ссылок (отсылок).

182. Географический указатель включает названия государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических объектов.

Если географический объект был переименован и в тексте указан под старым и новым названием, за основное принимается название, являющееся по хронологии последним. При этом старое название указывается рядом с новым в скобках, а также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название.

Пример.

Дзержинск (Койданово).

Койданово см. Дзержинск.

Географические названия, состоящие из двух или нескольких слов (например, Брест-Литовск, Новый Быхов), вносятся в указатель по первому слову.

Наименования обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде, в каком они названы в тексте.

Пример.

Кавказ.

Дальний Восток.

183. В именном указателе предметными понятиями служат фамилии, имена, клички, прозвища лиц, встречающиеся в тексте справочника. Именной указатель может быть глухим или аннотированным.

Пример.

Карамзин Н.М. 110.

Хмельницкий Б. 256.

Сапега, канцлер 307.

Скарга Петр, церковный и политический деятель Речи Посполитой 196, 200.

Если одно и то же лицо упоминается под несколькими именами (фамилия, псевдоним, прозвище), первым указывается основное, а остальные даются за ним в скобках. В соответствующих местах указателя делаются ссылки на основное предметное понятие.

Пример.

Колас (Мицкевич К.М.).

Мицкевич К.М. см. Колас.

Двойные фамилии вносятся в именной указатель по первому слову (без инверсии).

Пример.

Плятер-Зиберги - включены в раздел на букву "П".

Мусин-Пушкин А.А. - включен в раздел на букву "М".

Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, а частицы фон, дер, ле, де и другие приводятся после фамилии и инициалов:

Пример.

Ришелье А.Ж., де, герцог, кардинал.

Рейхели, фон, барон.

184. В хронологическом указателе даты событий или документов располагаются в хронологическом порядке. Указатель составляется глухим.

Пример.

1917 г. - оп. 1, дд. 2 - 8.
          оп. 2, дд. 1 - 7.
1918 г. - оп. 1, дд. 1 - 5.
          оп. 4, дд. 4 - 7.

185. Переработка описи представляет собой составление новой описи взамен старой, не отвечающей необходимым требованиям в качестве поискового и учетного документа.

Переработка описей включает в себя: изучение дел в ходе проведения экспертизы их ценности; уточнение фондовой принадлежности дел; составление или редактирование заголовков дел; определение или уточнение датировки дел; систематизацию дел по вновь разработанной схеме.

При переработке допускается объединение нескольких описей в одну новую опись, что целесообразно при наличии ряда небольших по объему описей за близкие хронологические периоды или для однородных по содержанию описей, каждая из которых нуждается в переработке.

При переработке описей бывших архивов КПБ, содержащих документы по личному составу (персональные дела, дела по приему в члены партии, личные дела партийных, комсомольских, номенклатурных работников), новая опись составляется на каждую разновидность дел по личному составу в пределах каждого года по алфавиту. При этом сохраняется особенность датировки персональных дел - на их обложках так же, как и в описях, не указывается время заведения дел, проставляется только год их рассмотрения в конечной инстанции. Отметка о времени заведения каждого персонального дела делается в графе "Примечание" вновь составленной описи.

При переработке описей составляется переводная таблица шифров дел. Старые описи после их пересоставления сохраняются и учитываются по новым описям на правах дел и помещаются в конце описи за последним номером под своим заголовком с отметкой: "Опись пересоставлена. См. оп. N ___".

186. Усовершенствование описей представляет собой комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня.

Усовершенствование описей включает проверку правильности фондирования, пересоставление и редактирование заголовков, составление необходимого справочного аппарата к описи, оформление и перепечатку описей.

Категория фонда обусловливает очередность работы с описями, определяет степень необходимого повышения информационно-поискового уровня описи, состав справочного аппарата к ней.

Пересоставление и редактирование заголовков проводится с просмотром дел (полным или выборочным). Необходимость просмотра определяется при предварительном анализе качества заголовков. При редактировании заголовков проводится установление корреспондента, места события, уточнение содержания дел, датировки, фондовой и структурной принадлежности дел.

В целях повышения информативности описей проводится составление указателей. Выбор необходимых указателей и методика их составления те же, что и при составлении описи. Для вошедших в научный оборот фондов, включающих материалы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определенного фондообразователя допускается составление указателей фондовых включений. В них указываются номера и названия фондов и перечисляются номера дел, относящихся к этим фондам. Соответствующие указания делаются и в историко-архивных справках к описям фонда, в котором находятся эти дела, и фонда, к которому они относятся.

По завершении описания неописанных документов или переработки описей составляется акт, утверждаемый директором архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учетную документацию. Составленные в результате описания документов или переработанные описи рассматриваются на ЭМК архива или ЭПК соответствующего органа архивного дела и делопроизводства.

ГЛАВА 36 АРХИВНЫЕ КАТАЛОГИ

187. Архивный каталог (далее - каталог) - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по темам (предметам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (по истории учреждений, по истории административно-территориального деления), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

При определении системы каталогов архива учитываются профиль архива, статус архива, структура, состав и содержание документов, степень разработанности фондов, интенсивность и задачи использования документов, наличие и качественный уровень других типов архивных справочников, кадровые и материально-технические возможности. Основу системы каталогов архива составляют систематический и именной каталоги.

Каталоги могут быть внутриархивными и (или) межархивными. Объектом описания в каталоге может выступать документ (часть документа, группа документов), опись, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).

188. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и направлениям деятельности общества, содержатся сведения по конкретным вопросам, отражаются связи между событиями и явлениями.

Систематические каталоги организуются на основании схемы единой классификации документной информации в систематических каталогах архивов.

К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели.

189. В тематическом каталоге документная информация по теме группируется по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности.

Самостоятельный тематический каталог создается в архиве в том случае, когда группировка информации в нем ведется по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений (разновидность тематического) документная информация классифицируется по отраслям, затем по подведомственности, а далее по типам организаций в алфавитном порядке.

В каталоге по истории административно-территориального деления (разновидность тематического) документная информация классифицируется по видам административно-территориальных единиц в алфавитном порядке.

190. В предметном каталоге документная информация классифицируется в алфавитном порядке предметных понятий (фактов, событий, географических названий) и лиц. Дальнейшая систематизация проводится в логической или хронологической последовательности.

В именном каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами.

Дальнейшая систематизация внутри разделов и подразделов осуществляется по алфавитному, хронологическому или жанровому признакам.

В географическом каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических названий. Основой классификации может являться административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация осуществляется по хронологическому или тематическому признаку.

191. Каталогизация архивных документов - совокупность работ по созданию и ведению каталогов. Каталогизация может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка, целевая каталогизация) и при проведении других работ, связанных с выявлением и описанием документов (попутная каталогизация).

192. При каталогизации применяется дифференцированный подход, заключающийся в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел, документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации (подокументный, поединичный, групповой).

В первую очередь каталогизируются фонды первой и второй категории.

Подокументно описываются дела, содержащие многоаспектную информацию по нескольким вопросам. Каждый документ или его часть описывается на отдельной карточке.

Поединичный прием описания применяется при каталогизации дел, сформированных по одному вопросу. Заголовок дела вносится на одну карточку.

Групповым способом описываются однотипные дела или группа документов одного дела по одному вопросу (предмету). На них составляется одна карточка.

193. В каталог включаются сведения, содержащие информацию о сущности событий и фактов, отраженных в документах, раскрывающие закономерности их развития, показывающие характерные особенности их проявления. Отобранные сведения описываются на каталожных карточках согласно приложениям 75, 76. Для автоматизированных каталогов отобранные сведения вводятся в описательные статьи согласно формам соответствующего программного модуля автоматизированной информационной системы.

194. При составлении каталожной карточки не допускается пересказывать содержание документа. Карточка должна содержать основные сведения, дающие представление о первичной информации. Нецелесообразно применять сложные синтаксические конструкции, затрудняющие понимание смысла. Текст не должен сокращать или увеличивать объем информации, содержащейся в документе.

Для систематического и предметного каталогов основой при описании является вопрос или тема, предмет (графа "Содержание" каталожной карточки). В графе "Содержание" кратко излагается суть вопроса, затем с новой строки приводятся вид документа, автор, адресат, дата, указывается подлинность или копийность документа.

Пример.

О выступлении крестьян против реформы 1861 г.

Рапорт пружанского земского исправника от 22 марта 1861 г.

Подлинник.

В тех случаях, когда такой способ описания нельзя применить, информация о содержании дела или документа дается по форме его заголовка.

Если вид документа является составной частью содержания, то описание начинается с указания этого вида.

Пример.

Положение о губернских и уездных землеустроительных комиссиях, принятое Советом Министров Российской империи 4 марта 1906 г.

В графе "Место события" каталожной карточки дается название местности или пункта, в которых происходили описываемые в документах события, в соответствии с административно-территориальным делением того времени, от мелкого к крупному.

В графе "Дата события" каталожной карточки даты приводятся полностью в цифровом обозначении.

Пример.

10.09.1772.

17.05.1999.

Графа "Язык документа" каталожной карточки заполняется, если документ написан на языке, не являющемся государственным.

Графа "Способ воспроизведения" каталожной карточки заполняется, если способ воспроизведения является необычным для документов данного периода или имеет значение для их характеристики.

Заполненные каталожные карточки систематизируются по индексам и рубрикам и размещаются в каталоге.

Для связи с другими разделами каталога или с другими архивными справочниками применяется система отсылок, которая включает: полную отсылку (от понятия без индекса к понятию с индексом), частичную отсылку (дополняющую) для связи двух или нескольких родственных понятий. В отсылочных карточках графы "Рубрика" и "Подрубрика" заполняются в обычном порядке, а в графе "Содержание" указывается "см. также ___", даются индексы названий соответствующих подразделов каталога или других архивных справочников, к которым дается отсылка.

195. Ведение каталога представляет собой комплекс работ, обеспечивающий его функционирование и включающий научно-методическое обеспечение работы, индексирование, систематизацию каталожных карточек по индексам и рубрикам, распределение карточек в каталоге, составление отсылочного аппарата к каталогу, усовершенствование каталога, ведение учетных форм работ по каталогизации документов и использованию каталогов, оформление каталога.

Научно-методическое обеспечение предполагает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их групп), рабочих схем классификации каталогов, которые периодически уточняются и дополняются.

Индексирование представляет собой процесс выбора или составления индекса (индексов) в соответствии со схемой классификации и отнесение его к информации каталожной карточки. Индексирование осуществляется на основе анализа содержания каталожной карточки и отнесения ее к определенному структурному подразделению схемы классификации.

Периодически проводится усовершенствование каталога, включающее в себя совершенствование схемы классификации, принятой для данного каталога, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).

196. В целях учета работы по каталогизации документов в листе-заверителе дела ставится штамп "каталог" или отмечается: "лл. ___ описаны для каталога". Отметки о завершении каталогизации документов по отдельным описям делаются в заверительных надписях описей и в журнале (картотеке) учета и анализа НСА.

В архиве ведется журнал учета работ по каталогизации документов согласно приложениям 77, 78.

Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело фонда. В справке указываются номер и название фонда, кто и когда проводил каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о включении карточек в каталог архива, проставляются дата, должность лица, составившего справку, и его подпись.

Если проводилась каталогизация части архивного фонда, в справке вслед за номером и названием фонда указываются номера и названия описей, по которым осуществлялась разработка. В журнале учета работ по каталогизации документов или картотеке архива ведется централизованный пофондовый (по каждой описи) учет дел, подвергнутых каталогизации (с указанием номеров дел). Представление результатов работ автоматизированной информационной системы архива, выполняющей функции каталога, осуществляется в форме журнала учета работ по каталогизации, разработанной с учетом требований автоматизированной обработки информации и являющейся электронным вариантом бумажного аналога.

В предметном каталоге и его разновидностях карточки не индексируются, а располагаются в алфавитном порядке.

Учет поступлений карточек в каталог следует вести по каждому каталогу отдельно в специальных журналах, в которые включаются дата поступления карточек в каталог, название и номер фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог.

В архиве ведется журнал учета использования каталога согласно приложениям 79, 80.

ГЛАВА 37 ПУТЕВОДИТЕЛИ

197. Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах (архивных коллекциях, архивных комплексах) в систематизированном виде и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива (архивов).

В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Различают следующие виды путеводителей: путеводитель по архиву (архивам); путеводитель по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов).

Путеводитель состоит из описательных статей (характеристик фондов и документов), составляющих его основную часть, и справочного аппарата. Содержание характеристик зависит от объекта описания.

Схема построения путеводителя определяется составом и содержанием архивных фондов и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. В большинстве случаев наиболее оптимальной для архивных путеводителей является производственно-отраслевая схема, согласно которой характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех сфер государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру деятельности фондообразователя. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности организаций. Внутри этих групп характеристики располагаются по хронологии, значимости фондов, алфавиту наименований организаций.

198. Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика фонда состоит из названия фонда, справочных данных о нем (номер фонда, количество дел, крайние даты документов), краткой исторической справки о фондообразователе, аннотации состава и содержания документов.

Пример.

Белорусское бюро Всесоюзного совета синдикатов.

Ф.490, 34 ед. хр., 1925 - 1930 гг.

Образовано в 1926 г. для объединения и руководства деятельностью отделений Всесоюзных синдикатов и трестов, действовавших в Белоруссии. Ликвидировано в марте 1930 г.

В путеводителе дается аннотация состава и содержания документов. В ней приводятся обобщенное описание документов (по видам) и их краткое содержание (по темам, вопросам, отражающим направление деятельности фондообразователя). Виды документов в аннотациях указываются в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, циркуляры, распоряжения, положения, уставы, протоколы, планы, отчеты.

Пример.

Постановления СНК БССР и совета съезда государственной промышленности и торговли БССР, протоколы заседаний Всесоюзного совета синдикатов и его Белорусского бюро, положение о местных бюро Всесоюзного совета синдикатов.

199. В конце путеводителя помещается список неаннотированных фондов, в котором указываются: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда (фондов), объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

200. Путеводитель по архиву предназначается для общего ознакомления с историей архива, составом и содержанием его документов. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя состоит из характеристик состава и содержания фондов и сведений о научно-справочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловии.

Путеводитель по архивам содержит систематизированный перечень характеристик архивов. Объектом описания в путеводителе по архивам является архив или другое хранилище документов НАФ. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит из наименования архива (полного и сокращенного), адресных данных архива, справочных сведений по видам документации, исторической справки и аннотации. Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией.

Путеводитель по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия и номера фонда, объема фонда в единицах хранения по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду. Перечень характеристик может быть дополнен списком неаннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них. Объектом описания в путеводителе по фондам архива (архивов) является фонд.

Характеристика фонда может быть дополнена информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов.

201. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов (частей фондов), содержащих документы по определенной теме (темам). Характеристика документов тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из номера и названия фонда; крайних дат документов фонда; номера описи (описей); аннотации документов фонда (фондов) и библиографии по теме; указания на наличие внутриархивного НСА к фонду. Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, об условиях доступа и использования документов, наименованиями архивов для межархивного путеводителя.

202. Краткий справочник по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В краткий справочник могут входить сведения обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов.

Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные.

Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации.

Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных.

Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов, библиографией и наименованиями архивов для межархивного справочника.

ГЛАВА 38 ОБЗОРЫ ДОКУМЕНТОВ

203. Обзор документов - архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа. Обзор состоит из совокупности аннотаций (характеристик) групп дел, документов и справочного аппарата.

Видами обзора являются: обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Тематический обзор может быть архивным (внутриархивным) и межархивным.

204. Обзоры строятся по следующим основным схемам: структурной, отраслевой, тематической, хронологической. Для обзоров фондов личного происхождения используется схема систематизации документов фондов.

В аннотациях обзора (индивидуальных и групповых) излагается содержание группы дел, документов с элементами источниковедческого анализа, указываются основные разновидности документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, дел, листов дел; в межархивном и архивном (внутриархивном) тематических обзорах поисковые данные дополняются сокращенными наименованиями архивов, номерами фондов.

В состав справочного аппарата обзора входят титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме.

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории фондообразователя (фондообразователей) и истории фонда (фондов), структуре обзора, составу справочного аппарата. Предисловие к тематическому обзору по документам одного архива может быть дополнено сведениями о наличии документов по данной теме в других архивах.

При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации) и описания отдельных видов документов, выявлении оптимального состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

ГЛАВА 39 ПОДГОТОВКА АРХИВНЫХ СПРАВОЧНИКОВ К ИЗДАНИЮ

205. Основной задачей издания архивных справочников является научное информирование о документах архивов в целях расширения их использования.

Архивными учреждениями могут готовиться к изданию:

справочники, дающие общее представление об архивах Республики Беларусь (путеводители, краткие справочники, очерки, обзоры);

справочники, содержащие информацию об архивных фондах (путеводители, краткие справочники о фондах одного или нескольких архивов);

справочники, раскрывающие состав и содержание дел архивных фондов (описи, указатели, обзоры);

справочники, информирующие о содержании отдельных документов, групп документов (каталоги, указатели, обзоры).

Обязательным справочно-информационным изданием для архива любого уровня, постоянно хранящего документы НАФ, является справочник, дающий общее представление о составе и содержании документов архива на уровне фондов (путеводитель).

206. При подготовке архивных справочников к изданию соблюдается следующая схема расположения структурных элементов справочника: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, основная часть, приложения, указатели. Состав элементов справочника может быть различным в зависимости от его вида и целевого назначения.

На титульном листе размещаются следующие информационные сведения:

надзаголовочные данные (наименование организации, от имени которой выпускается издание, и ее вышестоящей организации);

заглавие издания;

подзаголовочные данные (сведения о виде повторности или периодичности издания);

выходные данные (сведения об издательстве, месте и годе издания).

На обороте титульного листа указываются состав редакционной коллегии, составители, совещательный орган, рекомендовавший справочник к изданию, знак охраны авторского права, дается аннотация издания.

207. Предисловие содержит следующие сведения: цель и назначение издания; обоснование важности и актуальности тематики; краткие исторические сведения об объекте (объектах) описания; тематические и хронологические границы; общая характеристика структуры издания и распределения информации между отдельными разделами; критерии отбора и способы описания первоисточников в издании; состав и особенности справочного аппарата; методические указания о пользовании изданием; взаимосвязь с другими изданными архивными справочниками.

208. Приложения размещаются перед указателями. Приложениями могут являться материалы, дополняющие информацию об архивных фондах, терминологический словарь, переводная таблица архивных шифров, библиографический список, материалы рекламно-справочного характера. Каждое приложение должно иметь правильно оформленный заголовок и порядковый номер.

Издаваемые архивные справочники могут снабжаться иллюстрациями, в качестве которых используются текстовые и изобразительные документы. Каждая иллюстрация должна сопровождаться подписью (аннотацией), в которой указываются вид и содержание иллюстрации.

209. К справочнику могут составляться предметные указатели, в том числе именные и географические. К небольшому по объему справочнику может составляться один общий указатель, в который включаются понятия всех перечисленных выше указателей.

210. Для подготовки издания определяются коллектив исполнителей, состав редакционной коллегии и научный редактор. Подготовка межархивных изданий координируется Департаментом.

Для правильного определения объема работ, контроля за сроком исполнения для каждого издания составляется план-график, в котором последовательно фиксируются все этапы работы: подготовка плана-проспекта; составление рабочей инструкции; подготовка, отбор и систематизация сведений, включаемых в основную часть; составление справочного аппарата; редактирование и рецензирование рукописи; подготовка рукописи к сдаче в издательство. Кроме того, в плане-графике указываются исполнители отдельных видов работ и сроки исполнения.

211. В плане-проспекте отражаются целевое назначение издания, его название, объем, структура.

В рабочей инструкции излагается методика отбора, анализа и обобщения информации при подготовке описательных статей, их систематизации, подготовке разделов основной части, справочного аппарата издания.

Подготовленная и отредактированная рукопись проходит внутреннее и внешнее рецензирование и обсуждается научно-совещательным органом, обладающим правом рекомендовать ее к изданию. Рукопись, подготовленная к передаче в издательство, должна быть оформлена в соответствии с действующими нормативными документами.

РАЗДЕЛ IX ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

ГЛАВА 40 ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

212. Использование документов - применение пользователями и архивом архивных документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

213. Основными формами использования документов в архиве являются:

информационное обеспечение пользователей (государственных органов, иных организаций и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

предоставление документов пользователям для исследований в читальном зале;

организация выставок документов;

использование документов в средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий (экскурсий, встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников, читательских конференций) с использованием архивных документов;

выдача документов во временное пользование;

публикация документов в различных формах.

214. Основными принципами использования архивных документов являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.

ГЛАВА 41 ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ЗАПРОСОВ

215. Информационными документами архива являются:

информационное письмо - письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее краткое сообщение об архивных документах по определенной теме, проблеме;

архивная справка согласно приложению 81 - документ, содержащий (подтверждающий) имеющуюся в документах архива информацию по предмету запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых он составлен;

архивная копия - документ, дословно воспроизводящий машинописным, электрографическим, фотографическим или иным способом текст документа с указанием его поисковых данных;

архивная выписка - заверенное архивом дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа;

тематический перечень документов согласно приложению 82 - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, дел, единиц учета по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя;

тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их частей по определенной теме (вопросу) с указанием поисковых данных, составленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.

216. Запросы, поступающие в архив, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии.

Генеалогический запрос - запрос об архивной информации, с помощью которой можно установить родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

ГЛАВА 42 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

217. Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивом запрашиваемых организациями сведений и предоставление им соответствующих информационных документов. Информационное обеспечение организаций осуществляется в плановом или оперативном порядке.

218. Архив организует прием и рассмотрение запросов организаций. В запросе указываются полное наименование организации, почтовый адрес, тема (вопрос), хронологические и географические рамки запрашиваемых сведений.

219. При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения документов, содержащих запрашиваемую информацию, или дает заявителю соответствующие рекомендации.

220. При отсутствии в архиве необходимых для наведения справки документов архив запрашивает организацию, в которой хранятся документы, содержащие сведения, интересующие заявителя. После получения необходимой информации архив в установленном порядке извещает об этом заявителя.

221. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемой теме (вопросу), запросы исполняются на основании имеющихся в архиве печатных изданий, относящихся к предмету запроса.

222. Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе и на основе договора). Пользователи могут провести самостоятельное исследование в читальном зале архива.

Тематические запросы государственных органов, органов местного управления и самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством Республики Беларусь сроки или в сроки, обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется на безвозмездной основе.

При необходимости проведения поиска по значительному количеству документов и организации их копирования архив информирует заявителя о промежуточных результатах работы.

По итогам проведенной работы архив направляет пользователям информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки, копии и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма.

223. Генеалогические запросы исполняются в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с заключенными с пользователями договорами.

224. К запросам социально-правового характера относятся запросы, касающиеся подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, прохождения воинской службы, участия в Великой Отечественной войне, партизанском и подпольном движении, проживания на оккупированной территории, пребывания в эвакуации, нахождения в созданных нацистами местах принудительного содержания, насильственного вывоза в Германию и другие страны Европы в период Второй мировой войны, состояния здоровья и нахождения на излечении, награждения и присвоения ученых степеней и званий, творческой деятельности и охраны авторских прав, образования и учебы, избрания на выборные должности, применения репрессий, реабилитации, гражданского состояния, имущественных и наследственных прав граждан, и иные, касающиеся защиты прав и законных интересов граждан.

225. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива.

Имеющиеся в личных делах собственноручно составленные заявителем листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские профсоюзные билеты, учетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

226. В справку о заработной плате включаются сведения не только о размере заработной платы, но и обо всех видах доплат, полученных заявителем, в том числе об оплате за сверхурочную работу, работу в выходные дни, за совместительство, а также сведения о выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной плате, если такие сведения есть в документах архива.

Сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

В справке о размере заработной платы колхозников приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда.

В справку о заработной плате при наличии месяцев, в течение которых работник фактически не работал или проработал неполное количество рабочих дней (независимо от причины), включаются данные о зарплате за другие непосредственно предшествующие месяцы.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующие годы; другие выплаты - на основании приказов по личному составу или по основной деятельности.

Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в период, за который запрашиваются сведения.

227. В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.

228. В справку о награждении в соответствии с решением местных исполнительных и распорядительных органов включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным исполнительным и распорядительным органом, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

229. В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф и несчастных случаев, делах по расследованию причин аварий и катастроф на этих предприятиях, а также в документах областных комитетов, городских комитетов профсоюзов и профсоюзных комитетов соответствующих организаций.

230. При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе заявителя справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, имеющихся в документах, тем, которые изложены в ранее выданной справке, и в случае обнаружения дополнительных данных включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

231. Архивные справки, архивные выписки и машинописные архивные копии составляются на бланке письма с указанием названия документа: "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия".

Текст справки излагается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. Наименование организации, в которой работал или учился заявитель, при первом упоминании приводится полностью, при повторных упоминаниях допускается применение официальных сокращений.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие собственного имени, отчества и инициалов, невозможность расшифровки инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе в нескольких организациях или об учебе в разных учебных заведениях включаются в одну справку. В случае, если сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью архива.

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.

232. В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов). Допускается включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события.

В случае необходимости дополнительные сведения и рекомендации приводятся в архивной справке после указания поисковых данных или в сопроводительном письме.

233. Архивная справка подписывается руководителем архива, заверяется печатью архива. Копия архивной справки остается в деле и заверяется исполнителем.

К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в справке.

234. При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке письма (без указания названия документа "Архивная справка") составляется ответ с изложением причин отсутствия документов и даются соответствующие рекомендации.

235. В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки или машинописной копии неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа части текста оригинала могут быть оговорены словами "Так в тексте оригинала" или "В тексте неразборчиво". При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков.

Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.

При изготовлении ксеро- и фотокопий документов бланк архива не используется.

На обороте каждого листа копии документа проставляются поисковые данные документа, на обороте последнего листа копии документа - заверительная надпись и печать архива.

236. Подлинные личные документы могут изыматься из дел с разрешения руководства архива. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые помещаются на место изъятых документов. Изъятие подлинных личных документов, а также замена их на копии отражаются в листах-заверителях, описях.

Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения.

237. Инициативное информирование государственных органов, иных организаций осуществляется путем направления им информационных документов. Формы и тематика инициативных информационных документов архива должны быть направлены на обеспечение приоритетных направлений деятельности государственных органов, иных организаций и соответствовать профилю деятельности возможного пользователя (заказчика) архивной информации.

Планирование работы архива по инициативному информированию осуществляется на основе изучения перспективных программ развития, планов работы возможных пользователей информации, полученных в пресс-службах и соответствующих структурах этих организаций, календарей знаменательных и памятных дат.

238. Рассмотрение запросов граждан осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 43 РАБОТА ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА АРХИВА

239. Для информационного обслуживания пользователей в архиве действует читальный зал, располагающий техническим оборудованием, необходимым для работы с документами и их копиями.

При отсутствии специального помещения обслуживание пользователей осуществляется в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива.

240. Порядок работы пользователей с документами в читальном зале, их права, обязанности и ответственность устанавливаются республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства. Архив обязан ознакомить пользователей с этим порядком.

241. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, в которое включаются следующие документы: официальное письмо организации, направившей пользователя в архив, или личное заявление пользователя с резолюцией руководства архива о разрешении на работу в читальном зале, анкета пользователя, заказы на выдачу документов, заказы на копирование документов согласно приложению 83.

Каждое личное дело учитывается в журнале регистрации пользователей и их личных дел согласно приложениям 84, 85. Личные дела хранятся в читальном зале и через год после завершения работы пользователей передаются на архивное хранение.

Для регистрации посещений пользователями читального зала архива ведется журнал согласно приложениям 86, 87.

ГЛАВА 44 ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДОСТУПА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ

242. Доступ пользователей к архивным документам и заменяющим их копиям, базам данных, научно-справочному аппарату осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

243. Архив предоставляет для пользования всем юридическим и физическим лицам документы НАФ, находящиеся на открытом хранении, и научно-справочный аппарат к ним.

244. Архив обеспечивает в установленном порядке доступ пользователей к секретным документам, базам данных с учетом ограничений, определенных законодательством Республики Беларусь.

Ознакомление с секретными документами осуществляется в установленном порядке в специально выделенном помещении под контролем работника архива, допущенного к работе с секретными документами.

Частично рассекреченные дела выдаются пользователям в порядке, установленном для выдачи секретных дел.

Копии рассекреченных документов из состава частично рассекреченных дел, включенные в фонд пользования, выдаются в порядке, установленном для документов, находящихся на открытом хранении.

Сведения, содержащие государственные секреты, ставшие известными работнику архива в силу его должностных обязанностей, не подлежат огласке либо незаконному использованию. Руководители, работники архива, осуществляющие использование документов, содержащих сведения ограниченного доступа, обязаны обеспечить исполнение законодательства Республики Беларусь в области защиты государственных секретов, а также режим доступа к документам, установленный фондообразователем.

245. Архив обеспечивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию, относящуюся к личной тайне граждан, в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

245-1. При поступлении в архив письменного запроса правоохранительных, следственных органов, судов или иных организаций о предоставлении архивных документов, дальнейшее использование которых может нанести вред их сохранности, запрашивающей стороне вместо оригиналов архивных документов выдаются их копии.

246. По запросам правоохранительных, судебных органов, органов прокуратуры, Следственного комитета, государственного контроля по делам, находящимся в их производстве, архив предоставляет для пользования документы, содержащие коммерческую тайну, которые хранятся в фондах организаций независимо от их организационно-правовой формы. Документы, содержащие коммерческую тайну, могут быть выданы также иным пользователям на основании письменного разрешения фондообразователя или его правопреемника.

247. Доступ и использование документов, подпадающих под действие законодательства Республики Беларусь об авторском праве и смежных правах, на которые срок действия авторского и смежных прав не истек, осуществляются с разрешения автора или его наследников (правопреемников).

Выдача пользователям документов, перешедших по истечении установленных законодательством Республики Беларусь сроков в общественное достояние, не ограничивается.

248. Архив по требованию гражданина обязан предоставить ему для ознакомления все документы, касающиеся его лично, а также изготовить их копии. Ограничения на доступ гражданина к информации о нем возможны только в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Архив обеспечивает реабилитированным лицам, а в случае их смерти - родственникам и наследникам в установленном порядке право на ознакомление в полном объеме с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также получение копий документов, за исключением сведений, касающихся третьих лиц без их согласия.

Не допускается внесение изменений в документы в случае обнаружения заинтересованным лицом недостоверных сведений о нем. В таких случаях по его инициативе или инициативе правоохранительных органов к делу в установленном порядке могут быть приобщены документы, уточняющие информацию об этом лице.

ГЛАВА 45 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА ПО ПОДГОТОВКЕ ВЫСТАВОК ДОКУМЕНТОВ

249. Выставка архивных документов представляет собой предназначенную для публичной демонстрации художественно оформленную подборку документов и (или) их копий на определенную тему.

Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями.

Подготовка или участие в международной выставке осуществляется на основании договора с зарубежной организацией по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Выставка документов может быть стационарной и передвижной, размещаться в архиве, в других специально оборудованных или приспособленных помещениях. По времени функционирования она может быть постоянно действующей (с использованием копий документов) или временной.

Выставки проводятся как на некоммерческой, так и на коммерческой основе.

При организации межархивной или межотраслевой выставки создается организационный комитет из представителей архивных учреждений, других организаций - устроителей и участников выставки.

На базе выставки документов могут проводиться экскурсии, научно-практические конференции, семинары, круглые столы.

250. При организации выставки документов разрабатывается ее тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов.

Тематический план (концепция) определяет структуру выставки, состав и содержание ее разделов. На основании тематического плана проводятся выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала. Тематический план при необходимости согласовывается с заинтересованными организациями, рассматривается на заседаниях ЭМК архива и утверждается руководством архива.

Тематико-экспозиционный план включает аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с указанием их размеров и композиционного размещения на стендах или витринах, поисковых данных, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки.

При подготовке выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов, витрин, экспонатов в них. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки.

Наряду с документами на выставке могут быть представлены музейные предметы, художественные произведения, печатные издания. Все отобранные для экспозиции документы аннотируются. К иноязычным документам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация.

251. Подготовка документов и других материалов к экспонированию включает: реставрацию подлинных документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий. Несоответствие размеров экспонируемых копий документов их оригиналам при необходимости оговаривается в аннотации.

При экспонировании оригиналов документов их помещают в застекленные, запираемые и опечатываемые витрины, которые размещаются в отдалении от отопительной системы, оборудуются специальными шторками из плотного материала для защиты документов от воздействия солнечных лучей. В экспозиционном помещении поддерживается температурно-влажностный режим, обеспечивающий хорошую сохранность документов.

Страхование документов и оформление их временного вывоза за пределы страны осуществляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 46 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА В СРЕДСТВАХ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

252. Использование документов архива в средствах массовой информации представляет собой подготовку информационных материалов для периодической печати, радио- и телевизионных передач, кинофильмов.

Для периодической печати архив готовит тематические, научные, научно-популярные статьи, статьи о составе и содержании документов, документальные очерки, тематические газетные полосы, подборки документов, сообщения об архивных находках.

Радио- и телепередачи предполагают использование архивной информации в виде бесед, интервью, информаций, рекламы, репортажей, хроник.

Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для средств массовой информации согласовываются с редакциями газет, журналов, радио- и телепрограмм.

253. Архив может в установленном порядке предоставлять кино-, теле-, видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям газет и журналов, издательствам документы для подготовки различного рода сценариев, создания художественных, художественно-публицистических, документальных, научно-популярных и учебных фильмов и программ, издания печатной продукции.

ГЛАВА 47 ПРОВЕДЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ МЕРОПРИЯТИЙ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

254. Информационные мероприятия с использованием архивных документов, представляющих общественный интерес, проводятся архивом на основании предварительной договоренности с заинтересованными организациями. Подобные мероприятия сопровождаются выступлениями работников архива, показом кинофильмов, видеофильмов, слайд-фильмов, кинопрограмм, тематических подборок документов, прослушиванием фонодокументов, экскурсиями по архиву, выставками документов.

255. Встречи с общественностью могут быть тематическими (предполагающими выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов) и информационными. Участники таких встреч информируются о составе документов одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах. Для организации встречи составляется программа, в которой определяются тематика выступлений, состав документов, предназначенных для демонстрации, продолжительность встречи и порядок ее проведения.

256. Экскурсии в архив могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (о документах по определенным темам).

257. Презентации, дни открытых дверей проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива.

258. Лекции, доклады готовятся по определенной тематике на основании информации, содержащейся в документах.

259. Устные журналы имеют, как правило, определенное название и постоянные тематические рубрики. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках.

260. Читательские конференции организуются для пользователей в целях информации о составе и содержании архивных фондов и научно-справочного аппарата к ним, о новых поступлениях, рассекреченных документах, информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания пользователей в читальном зале. Во время этих конференций изучаются потребности пользователей, их отзывы о работе архива.

261. Уроки для студентов и школьников носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий и организуются на основании договоров архива с учреждениями образования по согласованным планам.

ГЛАВА 48 УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

262. Учету подлежат все формы использования документов. Учет возлагается на отдел использования документов или другое структурное подразделение архива, выполняющее его функции.

Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических и генеалогических запросов на карточках согласно приложению 88, пользователей и их личных дел - по журналу регистрации пользователей и их личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале - на карточках согласно приложению 89, числа посещений пользователями читального зала - по журналу регистрации посещений пользователями читального зала. Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Учет подготовленных архивом выставок, встреч с общественностью, экскурсий, презентаций, лекций, статей, тематических подборок, уроков для студентов и школьников, печатных изданий, радио- и телепередач, инициативных информаций ведется на карточках учета форм использования документов согласно приложению 90.

Заказы на копирование документов учитываются в журнале согласно приложениям 91, 92.

Архив ведет учет количественных показателей использования документов (количество использованных фондов, количество выданных для использования дел, снятых копий).

263. Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающих от белорусских и иностранных юридических и физических лиц, ведутся раздельно.

ГЛАВА 49 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО РАССЕКРЕЧИВАНИЮ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

264. Руководитель архива организует проведение работы по контролю за сроками секретности архивных документов, имеющих грифы секретности, и информирует руководителей государственных органов, наделенных полномочием по отнесению сведений к государственным секретам, о наличии в архиве секретных архивных документов со сроками секретности содержащихся в них сведений свыше 30 лет, их составе и объемах.

265. Рассекречивание либо изменение степени секретности документов, находящихся на хранении в архиве, осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

266. Исключен.

267. Исключен.

268. Исключен.

ГЛАВА 50 ПУБЛИКАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ АРХИВА

269. Публикационная деятельность архива - совокупность работ по подготовке к изданию документов, включающая выбор темы, определение типа, вида и формы публикации, формирование коллектива составителей, редакционной коллегии, составление организационно-методических документов, заключение договоров с заинтересованными организациями и издательствами. При публикации документов необходимо руководствоваться действующими правилами издания исторических документов.

Работа по подготовке межархивных изданий, а также изданий, осуществляемых в соответствии с поручениями Президента Республики Беларусь и Правительства Республики Беларусь, международными договорами Республики Беларусь и договорами с архивными службами зарубежных стран, координируется республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Подготовка документальных публикаций осуществляется в плановом порядке.

270. Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различают научный, научно-популярный и учебный типы изданий.

271. Публикации научного типа предназначены для научного исследования, в большинстве случаев заменяют непосредственное обращение к документам, освещают историю создания текста, внешние особенности публикуемого документа, определяют место публикуемого документа среди других источников. Научные публикации являются результатом научного исследования; их научно-справочный аппарат отражает все стороны этого исследования.

272. Публикации научно-популярного типа предназначены для распространения исторических знаний и популяризации архивных документов.

273. Публикации учебного типа предназначены для более глубокого усвоения учебной программы, обучения самостоятельной работе с архивными документами. При подготовке учебных публикаций учитываются возрастные особенности учащихся, степень их подготовки.

274. По видам документальные публикации делятся на пофондовые, тематические, публикации документов одной разновидности или одного лица.

Пофондовые публикации создаются в научных целях. Остальные виды публикаций могут относиться к любому их типу.

Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения фонда.

Тематические публикации состоят из разнообразных архивных документов по определенной теме независимо от их фондовой принадлежности.

Публикации документов одной разновидности состоят из исторических источников одного вида (протоколы, акты, письма) независимо от их фондовой принадлежности.

Публикации документов одного лица состоят из документов, созданных этим лицом в процессе его деятельности, независимо от их фондовой принадлежности.

275. Формами публикаций документов являются:

печатная (корпус, серия, сборник, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и многотомных изданиях);

публикация на пленочных носителях (микрофильм, микрофиша);

электронная.

276. Для подготовки документальной публикации создается коллектив участников работы (редакционная коллегия, составители), численность и состав которого определяются характером публикации и количеством организаций-участников. Распределение обязанностей между участниками работы оформляется соглашением и фиксируется в нем или в рабочем плане, который утверждается руководителем головной организации по согласованию с руководителями организаций-участников. Научное руководство и организацию работы по подготовке публикации осуществляет редакционная коллегия или назначаемый редактор. В состав редакционной коллегии входят представители всех организаций - участников подготовки издания. В составе редакционной коллегии может быть выделен ответственный (главный) редактор. При подготовке многотомного издания на каждый том выделяется свой редактор.

Редакционная коллегия определяет тип и форму публикации, утверждает план-проспект, формирует коллектив составителей, поручает участникам документальной публикации подготовку необходимых организационно-методических документов, определяет сроки их представления и график работы, рассматривает вместе с составителями состав и содержание документов, отобранных к публикации, принципы их отбора, систематизации, а также научно-справочный аппарат публикации, рекомендует рукопись к печати. Редакционная коллегия контролирует выполнение принятых решений и работу коллектива составителей, заслушивает отчеты ответственных составителей, редактора тома о проделанной работе.

Коллектив составителей определяет источники выявления документов, проводит первичный отбор документов, непосредственную археографическую работу с ними (передача текста, археографическое оформление, составление примечаний по тексту и содержанию), подготовку других частей научно-справочного аппарата и приложений. К обязанностям составителей относится также сверка копий документов, в том числе текстов, введенных в компьютер, с оригиналами.

При наличии нескольких составителей выделяется ответственный составитель, который входит в состав редакционной коллегии. Он руководит коллективом составителей, организует его работу, оказывает остальным составителям методическую и практическую помощь, контролирует выполнение работы составителями, проводит унификацию всех частей документальной публикации, готовит археографическое предисловие к ней.

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 |

Архіў дакументаў Папярэдні | Наступны