ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25.11.2005 № 7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Стр. 2

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 |

75. Страховой фонд документов представляет собой совокупность копий уникальных и особо ценных документов и создается в целях сохранения документной информации в случае утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.

Выявление уникальных и особо ценных документов осуществляется как в плановом порядке по документам архива, так и по заявлениям владельцев особо ценных документов.

Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм, микрофиша) первого поколения, изготовленная на фотографической пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Очередность страхового копирования определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом (техническом) состоянии или интенсивно используются.

Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с установленным порядком выдачи документов из хранилищ. При этом проверяется физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами, а также документы, требующие реставрации и консервационно-профилактической обработки.

Страховое копирование производится по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в описи, которая копируется непосредственно перед ними. Страховому копированию подлежат все документы дела.

При страховом копировании дела расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается организацией - изготовителем страховых копий заново.

Исполнитель несет ответственность за сохранность копируемых документов.

Страховое копирование документов осуществляется в соответствии с типовыми техническими регламентами и другими нормативно-техническими документами.

76. Одновременно с созданием страхового фонда архив создает фонд пользования. Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов НАФ, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Фонд пользования создается:

целевым порядком на наиболее используемые документы;

в результате рассекречивания документов;

в результате копирования подлинных документов, хранящихся в других государственных хранилищах;

в процессе других видов работ по использованию документов.

Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся в хранилище на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке номеров фондов и дел.

Копии фонда пользования на пленочной основе хранятся в отдельном хранилище с соблюдением условий хранения для данного вида носителя.

Организация хранения копий фонда пользования на электронных носителях (в цифровом формате) должна соответствовать нормативным режимам хранения для данного типа носителей в соответствии с правилами работы с аудиовизуальными документами и правилами работы с электронными документами.

77. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Все страховые копии должны быть приняты отделом технического контроля (далее - ОТК) организации-изготовителя и иметь заключение ОТК об их качестве, зафиксированное в акте технического состояния страховой копии.

При приеме страховых копий проверяются полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

По согласованию с архивом страховые копии передаются в специальное хранилище вместе с актами приема-передачи страховых копий на специальное хранение согласно приложению 24, описями микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке согласно приложениям 25, 26, описями микрофотокопий страхового фонда на микрофишах согласно приложениям 27, 28, актами технического состояния страховых копий.

В процессе хранения страховые копии подлежат:

проверке наличия для установления их фактического наличия и соответствия учетным документам;

техническому контролю состояния и своевременному проведению консервационно-профилактических работ.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежат 20% страховых копий производства каждого года.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем и периодичность проверок наличия и состояния копий фонда пользования определяются архивом с учетом его общего объема и состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий их хранения.

ГЛАВА 16 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЯХ

78. Чрезвычайными ситуациями в деятельности архивов являются обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных документов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности документов архива.

К чрезвычайным обстоятельствам относятся:

объявление режима чрезвычайного положения;

техногенные катастрофы, стихийные бедствия, пожары, аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;

снятие охранной, пожарной сигнализации;

проникновение в архив посторонних людей, повлекшее исчезновение или порчу архивных документов;

другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение о приостановке деятельности архива.

79. При наступлении чрезвычайной ситуации руководство архива немедленно сообщает об этом руководству соответствующего органа архивного дела и делопроизводства и по согласованию с ним принимает решение о работе в чрезвычайном режиме, которое оформляется приказом директора архива, принимает меры по выходу из чрезвычайной ситуации и информирует о них соответствующий орган архивного дела и делопроизводства.

При наступлении чрезвычайной ситуации работники архива руководствуются планом работы архива в чрезвычайных ситуациях и соответствующими нормативными и методическими документами.

РАЗДЕЛ V УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ

ГЛАВА 17 ОСНОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ

80. Учет документов - определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

Учет документов НАФ в архивах является средством обеспечения сохранности, организационной упорядоченности документов, контроля за их наличием, состоянием и движением и облегчает поиск документной информации.

Учету подлежат все документы, находящиеся в архиве, в том числе необработанные и непрофильные для данного архива, описи дел, копии документов страхового фонда и фонда пользования, копии документов, поступивших из других источников.

Необработанные документы учитываются подокументно или из расчета 250 листов в одной условной единице хранения.

Поступление в архив необработанных документов возможно вследствие возникновения чрезвычайных ситуаций, повлекших за собой прием документов с неистекшими сроками временного хранения.

81. Основными единицами учета документов в архиве являются:

архивный фонд (объединенный архивный фонд);

архивная коллекция;

единица хранения (дело).

Учет документов строится на принципах:

централизации;

преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в архивах организаций и архивах);

динамичности (оперативное внесение изменений в учетные документы и периодическое представление сведений о составе и объеме фондов в соответствующие органы архивного дела и делопроизводства);

единого методического руководства.

Учет документов в архиве ведется централизованно и возлагается на специализированное подразделение или на специально выделенного работника. Кроме централизованного учета ведется учет документов по каждому хранилищу.

82. Документы фондов, образовавшихся в период вхождения Западной Белоруссии в состав Польши (1919 - 1939 гг.), учитываются по общепринятым учетным формам с добавлением к номеру соответствующего фонда буквенного индекса "ЗБ" - Западная Белоруссия.

Пример.

Ф. 12-ЗБ.

К номерам фондов бывших архивов КПБ, которые утратили организационную самостоятельность и вошли в состав архивов, добавляется буквенный индекс "П".

Пример.

Ф. 1-П.

К номерам фондов, поступивших из загрязненных радионуклидами зон и прошедших дезактивацию, добавляется буквенный индекс "Р".

Пример.

Ф. 125-Р.

Буквенные индексы проставляются в списке фондов, в карточке фонда, листе фонда и на обложке дел.

83. С целью правильной организации учета архив составляет схему учета, в которой в графической форме отражаются основные этапы работы по учету приема или выбытия документов, закрепляющие изменения в составе и объеме фондов.

Схема может быть индивидуальной для каждого архива (с учетом состава и разновидностей документов по носителям), но обязательно ориентированной на унификацию учета документов в архивах в целом.

ГЛАВА 18 ОСНОВНЫЕ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

84. Основными учетными документами архива являются:

книга учета поступлений документов согласно приложениям 29, 30 - для учета каждого поступления документов в архив, их количества и состояния;

список фондов согласно приложениям 31, 32 - для пофондового и количественного учета принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций и присвоения им номеров по мере поступления;

лист фонда согласно приложению 33 - для отражения изменений в названии, составе и объеме архивного фонда в целом и по каждой описи в отдельности, учета количества описей и их нумерации, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

опись дел постоянного хранения согласно приложениям 34 - 36 - для поединичного и суммарного учета дел по каждому фонду, краткого раскрытия их состава и содержания, закрепления их систематизации;

опись дел личного происхождения согласно приложениям 37, 38;

реестр описей согласно приложениям 39, 40 - для регистрации описей дел, учета их количества;

список фондов, содержащих уникальные документы, согласно приложениям 41-1, 41-2 - для учета фондов, содержащих уникальные документы;

листы учета и описания уникальных документов согласно приложению 41-3 - для специального государственного учета уникальных документов;

список фондов, содержащих особо ценные дела, согласно приложениям 41, 42 - для учета фондов, содержащих особо ценные документы;

опись особо ценных дел согласно приложениям 43, 44 - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел;

реестр описей особо ценных дел согласно приложениям 45, 46 - для учета количества описей особо ценных дел;

книги учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования: на рулонной пленке согласно приложениям 47, 48 и на микрофишах согласно приложениям 49, 50 - для учета каждого поступления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования;

описи микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке и на микрофишах - для поединичного и суммарного учета единиц хранения копий уникальных и особо ценных документов;

инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, согласно приложениям 51, 52 - для их поединичного и суммарного учета;

инвентарная книга учета музейных предметов согласно приложениям 53, 54 - для поединичного и суммарного учета музейных предметов в архиве;

перечень музейных предметов согласно приложениям 55, 56 - для их поединичного и суммарного учета в фонде;

паспорт архивохранилища согласно приложению 57 - для суммарного учета фондов, дел и их состояния в хранилище на 1 января каждого года;

лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле, особенностей их физического состояния, а также других элементов оформления документов дела;

паспорт архива - для отражения состояния архива на 1 января каждого года;

карточка фонда согласно приложению 58 - для централизованного учета документов НАФ и создания фондовых каталогов в соответствующих органах архивного дела и делопроизводства;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января каждого года согласно приложению 59 - для представления в фондовые каталоги соответствующих органов архивного дела и делопроизводства.

Состав и формы основных учетных документов архива определяются настоящими Правилами, а также составом и содержанием документов архива.

84-1. Автоматизацию процесса учета документов, принимаемых на постоянное хранение в государственный архив, и генерацию основных учетных документов обеспечивает соответствующий программный модуль автоматизированной информационной системы архива.

Перечень и формы основных учетных документов программного модуля формируются в соответствии с основными учетными документами архива и определяются Департаментом.

85. На каждый фонд ведется дело фонда, в которое включаются документы по истории фондообразователя и фонда: историко-архивная справка, схема систематизации дел, рабочие инструкции по усовершенствованию и переработке описей, листы проверки наличия и физического состояния документов, акты, фиксирующие изменения в объеме и составе фонда, сведения об использовании документов фонда и другие материалы, относящиеся к фонду.

Каждому делу фонда присваиваются номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания их номеров. Все документы, включенные в дело, нумеруются и подшиваются. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. Документы, фиксирующие изменения в объеме и составе фонда, включаются в дело фонда только после соответствующих записей в списке фондов, листе фонда и описях.

При передаче фонда в другой архив передается вся учетная документация (дело фонда, лист фонда и описи). Акты приема-передачи на выбывшие фонды помещаются в порядке возрастания номеров фондов в отдельную папку, которая хранится у работника, осуществляющего централизованный учет.

86. Вспомогательными учетными документами архива являются: лицевой счет архива; карточки и книги учета движения фондов, описей, дел; карточки учета состояния фонда; книга учета документов, переданных в другие архивы; книга учета фондов и дел, выделенных к уничтожению; книга учета документов, поступивших из загрязненных радионуклидами зон и прошедших дезактивацию; книга учета дел по личному составу. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

87. Основная и вспомогательная учетная документация архива размещается в изолированном помещении, хранится в сейфах и находится в ведении работника, ответственного за учет. По окончании работы помещения и сейфы, в которых находится учетная документация, опечатываются.

ГЛАВА 19 УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ

88. Основанием для внесения изменений в учетные документы являются:

акт приема-передачи дел на постоянное хранение согласно приложению 60;

акт приема-передачи документов личного происхождения на постоянное хранение согласно приложению 61;

акт приема-передачи страховых копий на специальное хранение;

акт о возвращении документов собственнику личного архива согласно приложению 62;

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласно приложению 63;

акт о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;

акт о неисправимых повреждениях дел (документов);

акт об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.;

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт о создании объединенного архивного фонда согласно приложению 64;

акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложению 65;

акт о рассекречивании документов согласно приложению 66;

акт описания документов, переработки описей согласно приложению 67.

После внесения изменений в учетные документы в акте делается отметка: "Изменения в учетные документы внесены". Ставятся дата, подпись ответственного работника. Акты помещаются в дело фонда и нумеруются по видам в пределах каждого фонда в валовом порядке.

Все записи в учетные документы вносятся работниками, ответственными за учет. Копирование учетных документов с целью передачи копий в другие структурные подразделения архива запрещается. Учетные документы (кроме описей) пользователям не выдаются.

89. В книгу учета поступлений документов вносятся все первичные и повторные поступления документов в архив. Каждое поступление получает порядковый номер.

Если документы фондообразователя поступают впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений документов только после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие в архив документы являются частью уже находящегося на хранении фонда, то в соответствующей графе книги учета поступлений документов указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

В книгу учета поступлений документов вносятся также обнаруженные и ранее неучтенные в архиве дела.

В графе "Краткая характеристика состояния и состава документов" приводятся сведения об описании документов, их видовом составе (управленческая, научно-техническая, по личному составу, личного происхождения), возможных особенностях (прошедшие дезактивацию, дезинфекцию, дезинсекцию), а также о поступивших музейных предметах.

На 1 января каждого года в книге учета поступлений документов подводится общий итог количества дел, поступивших в архив в течение года.

90. В список фондов название фонда вносится при первом поступлении в архив. Номер, присвоенный фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах и является составной частью архивного шифра дел данного фонда.

Номера утраченных, переданных в другие архивы фондов, а также номера фондов, включенных в состав ОАФ, документы которых введены в научный оборот, не могут быть присвоены вновь поступившим фондам.

ОАФ, созданному в архиве, присваивается номер архивного фонда из его состава, документы которого включены в научный оборот и в наибольшей степени известны пользователям, или наиболее крупного по объему дел.

В список фондов вносится последнее наименование фондообразователя и крайние даты его существования под этим наименованием.

Название фонда личного происхождения в списке фондов включает фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется) и даты жизни фондообразователя.

Для ОАФ, сформированных по признаку преемственности функций организаций, в списке фондов указываются наименование и даты существования последней организации. Название ОАФ, созданного из документов личного происхождения (семейный, родовой фонд), в списке фондов состоит из перечисления фамилий, собственных имен и отчеств (если таковые имеются) и дат жизни каждого из членов семьи, рода.

Для архивной коллекции, созданной в архиве, в списке фондов приводятся обобщенное название и дата ее создания в архиве. Для архивной коллекции, сформированной коллекционером, в списке фондов указываются ее название и даты жизни фондообразователя.

При выбытии фонда (передача в другой архив, выделение к уничтожению всех документов фонда) в графе "Отметка о выбытии" списка фонда указывается документ, на основании которого выбыли документы. В графе "Примечание" приводится наименование архива, в который передан фонд.

На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись.

91. Лист фонда составляется при первом поступлении документов фонда в архив после внесения сведений о нем в список фондов и книгу учета поступлений документов.

В верхней части лицевой стороны листа фонда указывается наименование архива, в котором хранятся документы данного фонда.

Лист фонда состоит из трех основных разделов.

Раздел "Общая характеристика фонда" включает крайние даты каждого названия фонда, название фонда, дату первого поступления фонда в архив, дату представления карточки фонда в фондовые каталоги вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству, прежние номера фонда, категорию фонда.

В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются хронологические границы каждого наименования фондообразователя.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все наименования организации-фондообразователя с момента ее возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период. Для ОАФ в указанной графе дается обобщенное название фонда.

Наименования всех организаций-фондообразователей, из документов которых создан ОАФ, перечисляются в графе "Название описи или аннотация документов" раздела "Учет описанных документов". Для ОАФ, созданных из документов последовательно сменявших друг друга организаций, перечисляются наименования этих организаций в хронологической последовательности.

Для ОАФ, созданного из документов личного происхождения, перечисляются фамилии, собственные имена и отчества (если таковые имеются), псевдонимы, титулы, род деятельности, служебное положение и звание каждого члена семьи.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата в соответствии с записью в книге учета поступлений документов. Для ОАФ или архивной коллекции в этой графе указывается дата их поступления в архив или дата их создания в архиве.

Раздел "Учет неописанных документов" включает сведения о неописанных документах фонда. После научно-технической обработки неописанных документов, утверждения описи на ЭМК архива документы на основании актов снимаются с учета как неописанные и учитываются по общепринятым учетным формам, что отражается в соответствующих графах листа фонда.

Раздел "Учет описанных документов" включает характеристику описей фонда. При приеме документов на хранение в графе "Дата записи" указывается дата записи номеров описей, в графе "Поступление" указываются номер описи, год поступления, название описи и аннотация документов с указанием хронологических рамок, количество дел по каждой описи. Если дела описи микрофотокопированы, то в графе "Название описи и аннотация документов" проставляются буквенный индекс "МФК" (микрофотокопия) и количество скопированных дел.

При выбытии документов из архива в графе "Выбытие" листа фонда указываются номера соответствующих описей, номер и дата акта выбытия документов и количество выбывших дел. В случае выбытия всех документов описи ее номер другим описям не присваивается.

В графе "Наличие (остаток) дел" указывается количество дел, оставшихся по описи отдельно и по фонду в целом.

В тех случаях, когда в листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верхней части которого указывается: "Продолжение: ф. ..., л. 2". Внизу заполненного листа фонда делается отметка: "См. продолжение, л. 2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения помещаются вслед за основным листом фонда.

Лист фонда пересоставляется при неисправимых повреждениях и в тех случаях, когда вновь созданному ОАФ присвоен номер одного из фондов, вошедших в его состав. В случае пересоставления старый лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка: "Лист пересоставлен". Указываются дата пересоставления, должность и подпись работника, пересоставившего лист фонда.

Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папках с клапанами. К каждой папке составляется лист-заверитель, в котором указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папках.

Для установления наличия в архиве того или иного фонда ведется карточный указатель фондов. Карточки указателя составляются на каждое наименование организации-фондообразователя. На карточке проставляются номер и название фонда, крайние даты существования организации-фондообразователя и крайние даты имеющихся документов. Карточки размещаются в картотеке в соответствии с принятой классификационной схемой.

92. Опись дел постоянного хранения является учетным документом, отражающим поединичный и суммарный учет дел описи. Учетные номера описям присваиваются по листу фонда. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов описи ("ЛС" - личный состав, "УД" - управленческая документация, "НТД" - научно-техническая документация, "НД" - научная документация, "ПатД" - патентная документация).

Сведения об общем количестве дел в описи закрепляются в итоговой записи к описи, которая пересоставляется при каждом изменении в объеме дел описи. Если опись состоит из нескольких разделов, итоговая запись составляется к каждому из них. К каждому последующему разделу оформляется сводная итоговая запись с нарастающим итогом.

При выбытии описанных дел в соответствующей описи в графе "Примечание" против каждого выбывшего дела ставится отметка: "Выбыло".

93. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей архива. Каждой описи кроме порядкового номера в пределах фонда присваивается номер по реестру описей, который проставляется в верхнем левом углу обложки описи. Общий объем описей, количество поступивших и выбывших в течение года описей закрепляются итоговой записью на 1 января каждого года.

При выбытии всех документов описи ее номер по реестру описей другим не присваивается, в соответствующей графе реестра делается отметка с указанием основания и даты выбытия.

94. Карточки фондов заполняются на основании листов фондов на каждый впервые поступивший на хранение фонд в количестве, необходимом для представления соответствующим органам архивного дела и делопроизводства.

Карточка фондов является основой для формирования фондовых каталогов: в республиканском органе государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства - Государственного фондового каталога (далее - ГФК), в структурных подразделениях по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов - областных фондовых каталогов.

95. Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов, произошедших в архиве в течение года, представляются один раз в год в установленные сроки (по состоянию на 1 января наступившего года) в соответствующие органы архивного дела и делопроизводства для внесения изменений в фондовые каталоги в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

ГЛАВА 20 УЧЕТ УНИКАЛЬНЫХ И ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ

96. Учет особо ценных дел ведется:

по списку фондов, содержащих особо ценные дела;

по описям особо ценных дел;

по реестрам описей особо ценных дел.

Во всех учетных формах особо ценных дел сохраняются прежние архивные шифры.

Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список фондов в порядке их номеров или по мере выявления. За фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера по общему списку фондов архива. К списку фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года.

Описи особо ценных документов составляются на дела одной или нескольких описей каждого отдельного фонда в необходимом для архива количестве экземпляров. К описи составляется титульный лист.

Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись. К ней составляются новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учета страховой копии. Сведения о копировании особо ценных дел в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи по мере проведения их страхового копирования. В итоговой записи указывается общее количество особо ценных дел, включенных в опись. По завершении копирования всех дел данной описи в итоговой записи указывается: "Все дела по данной описи микрофотокопированы", дата, должность, подпись.

Описи особо ценных дел учитываются в реестре описей особо ценных дел, содержащем сведения о порядковых номерах записей, номерах фондов и описей, количестве дел и листов, количестве экземпляров описей. Ежегодно к реестру составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество особо ценных описей, дел.

96-1. Учет уникальных документов ведется:

по списку фондов, содержащих уникальные документы;

по листам учета и описания уникальных документов.

Во всех учетных формах уникальных документов сохраняются прежние архивные шифры.

Фонды, содержащие уникальные документы, вносятся в список фондов в порядке их номеров или по мере выявления. За фондами, содержащими уникальные документы, сохраняются номера по общему списку фондов архива. К списку фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года.

Сведения о копировании уникальных документов в целях создания страхового фонда и фонда пользования вносятся в соответствующие учетные документы по мере проведения копирования.

97. В учетных документах, на обложках дел, на ярлыках коробок и связок, топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих уникальные и особо ценные документы, проставляются буквенные индексы "УН" или "ОЦ".

На фонды, по которым начато выявление уникальных документов или особо ценных дел, составляются карточки фондов, которые представляются в фондовые каталоги органов архивного дела и делопроизводства. На карточках фонда проставляются буквенные индексы "ОЦ" или "УН", указываются название фонда, количество уникальных документов или особо ценных дел, аннотация и крайние даты документов. При дальнейшем выявлении по фонду уникальных документов или особо ценных дел данные о них включаются в сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов по состоянию на 1 января каждого года.

ГЛАВА 21 УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

98. Особенности учета документов личного происхождения связаны с их поступлением в архив в неописанном виде. Первичный учет таких документов ведется в книге учета поступлений неописанных документов, в которой указываются условное название и номер фонда, источник поступления, дата поступления, количество документов.

99. После первичной обработки документов, составления сдаточной (расценочной) описи и утверждения ее ЭМК архива оформляются договор дарения (купли-продажи), акт приема-передачи документов личного происхождения на постоянное хранение, который служит основанием для внесения записей в учетные документы архива. В листе фонда заполняется раздел "Учет неописанных документов".

При последующей обработке документов, составлении архивной описи дел личного происхождения и акта описания документов документы снимаются с учета как неописанные и вносятся в раздел "Учет описанных документов" листа фонда.

100. На документы, не подлежащие хранению, составляется акт о возвращении документов собственнику или акт о выделении к уничтожению документов (в случае смерти фондообразователя, отказа наследников или иных обстоятельств).

ГЛАВА 22 УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

101. Учет поступивших в архив документов по личному составу осуществляется на общих основаниях.

Для определения количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится целевая работа по их подсчету на основании листов фондов, при необходимости - описей дел с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу, составленной в произвольной форме.

102. Учету документов по личному составу в фондах структур КПБ и ЛКСМБ подлежат: дела по приему в члены КПБ, персональные дела членов КПБ, личные (кадровые) дела партийных и комсомольских работников, личные дела номенклатурных советских, хозяйственных и других категорий работников, утверждавшихся в должностях постановлениями партийных органов. Выявление таких документов может осуществляться при проведении проверки наличия дел, сверки учетных документов и других видов работ.

По мере изменения объемов дел по личному составу в учетные документы вносятся соответствующие изменения.

ГЛАВА 23 УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, ИМЕЮЩИХ ВО ВНЕШНЕМ ОФОРМЛЕНИИ ИЛИ В ПРИЛОЖЕНИИ К НИМ МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ

103. Учет документов, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, ведется в инвентарной книге учета дел.

Инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении архива, осуществляющем учет документов; второй - у материально ответственного лица; третий - в бухгалтерии архива.

Документы вносятся в инвентарную книгу в порядке учетных номеров фондов и описей, а внутри каждой описи - в порядке номеров дел. На обложке каждого дела, внесенного в инвентарную книгу, указывается инвентарный номер, под которым оно учтено в этой книге.

Инвентарный номер проставляется через дробь с архивным шифром.

Пример.

          Инв. N 1
-----------------------------.
НАРБ. Ф. 3500. Оп. 3. Д. 75

К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия ответственного работника.

Инвентарная книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью. К книге составляется лист-заверитель.

104. Инвентаризация документов, имеющих во внешнем оформлении или приложении к ним материальные ценности, проводится ежегодно.

ГЛАВА 24 УЧЕТ МУЗЕЙНЫХ ПРЕДМЕТОВ

105. Учет музейных предметов осуществляется работником, ответственным за учет документов архива, на основании перечней музейных предметов. Данные перечни составляются к фондам, в составе которых поступают музейные предметы, и пополняются по мере их поступления.

Поступления музейных предметов вносятся в книгу учета поступлений документов.

Учет музейных предметов ведется в инвентарной книге, в которой каждому музейному предмету присваивается инвентарный номер, указывается его название и дается краткое описание.

106. На каждый музейный предмет заводится инвентарная карточка согласно приложению 68.

Инвентарный номер музейного предмета вносится в перечень, инвентарную книгу музейных предметов и проставляется на каждом музейном предмете.

ГЛАВА 25 УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ, ВКЛЮЧЕННЫХ В ДЕЛО

107. Все документы, включенные в дело, подлежат учету. Индивидуальный учет документов в каждом деле осуществляется посредством полистной нумерации. В листе-заверителе дела указывается общее количество листов в деле, оговаривается наличие непронумерованных или ошибочно пронумерованных листов, отмечаются внешние особенности носителя и текста, которые определяют их палеографическую, художественную и иную ценность:

документы, имеющие физические дефекты (надорванные, склеенные, с угасающими текстами);

конверты с вложениями и количество вложенных в них листов и предметов;

фотодокументы, рисунки, карты, планы, чертежи;

автографы деятелей государства, науки, культуры;

печати и их оттиски;

средства почтового обращения (марки, конверты, открытки, бланки, штемпели, пломбы);

документы, представляющие собой типографские оттиски или печатные издания, имеющие самостоятельную нумерацию;

картографические документы.

Для учета документов в деле может быть составлена внутренняя опись согласно приложению 69.

108. Нумерация листов и учет документов в делах закрепляют порядок их расположения и способствуют созданию условий для обеспечения лучшей сохранности каждого архивного документа.

ГЛАВА 26 УЧЕТ МИКРОФОТОКОПИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ

109. Учет микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке и микрофишах, отснятых с документов на бумажной основе, ведется раздельно.

Учет ведется по книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, описям микрофотокопий страхового фонда.

Учет поступления микрофотокопий осуществляется на основании заказов на изготовление микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение.

К книгам учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования ежегодно составляется итоговая запись о количестве поступивших за год страховых копий.

Описи микрофотокопий страхового фонда составляются в трех экземплярах, один из которых передается в специальное хранилище, а два - остаются в архиве (один - контрольный, второй - рабочий).

По мере копирования документов и передачи микрофотокопий в специальное хранилище к описям микрофотокопий страхового фонда составляются новые итоговые записи с указанием включенных в них дел страхового фонда, скопированных дел и отснятых кадров.

В описях в графе "Примечание" напротив заголовков скопированных дел проставляется буквенный индекс "СФ". Если скопированы все дела, включенные в опись, индекс "СФ" проставляется только на обложке и титульном листе описи.

Общий объем страхового фонда и фонда пользования указывается в паспорте архива, а объем созданных за год страхового фонда и фонда пользования - в сведениях об изменениях в составе и объеме архивных фондов, направляемых в соответствующие органы архивного дела и делопроизводства.

Хранение и учет страхового фонда, созданного на уникальные и особо ценные документы, осуществляются в специальном хранилище по установленным формам учета. Паспорт специального хранилища ведется по форме паспорта хранилища архива. Микрофотокопии страхового фонда размещаются в специальном хранилище по архивам в порядке номеров единиц учета. Для облегчения их поиска составляются топографические указатели по архивам и постеллажные указатели.

110. За единицу учета и единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма, за единицу измерения страхового фонда - кадр микрофильма.

Каждая единица хранения страхового фонда вносится в валовом порядке в книгу учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (независимо от фондовой принадлежности) с присвоением ей учетного номера.

На все микрофотокопии страхового фонда вне зависимости от фондовой принадлежности составляется опись микрофотокопий страхового фонда на рулонной пленке, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования.

Архивный шифр единиц хранения страхового фонда включает наименование архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением буквенного индекса "СФ".

Архивный шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на этикетке верхней крышки коробки, в которой хранится копия, а также на боковых стенках.

В качестве вспомогательной формы учета микрофотокопий страхового фонда архивы могут вести лист (карточку) учета микрофотокопий по каждому фонду, документы которого копировались.

111. За единицу учета страхового фонда на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, изготовленный из химически инертной бумаги. Съемка нескольких дел на одну микрофишу не допускается.

За единицу хранения страхового фонда на микрофишах принимается микрофиша, за единицу измерения - кадр.

В книге учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер.

Описи микрофотокопий страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, на одну или несколько архивных описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда на микрофишах является учетный номер отснятого дела.

В каждом конверте размещается одна единица учета страхового фонда на микрофишах. Архивным шифром единицы учета соответственно является архивный шифр отснятого дела, который проставляется в верхнем правом углу конверта.

В левом углу конверта проставляется порядковый номер, присвоенный единице учета по книге учета поступлений с добавлением буквенных индексов "СФ" - для страхового фонда и "П" (позитив), "Д" (диазокопия) - для фонда пользования.

Конверты с микрофишами размещаются в специальных ящиках в порядке номеров фондов, описей, дел.

РАЗДЕЛ VI КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

ГЛАВА 27 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА, СОСТАВА ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПРИЕМУ, И ФОРМ ПРИЕМА

112. Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами НАФ в соответствии с его профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для каждого архива состав документов, определяющий его специализацию в соответствии с признаками классификации документов НАФ. Основной задачей комплектования архива является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю архива.

Комплектование архива включает:

определение источников комплектования;

определение состава документов, подлежащих приему;

прием-передачу документов в архив.

Комплектование архива осуществляется в порядке, определенном законодательством Республики Беларусь.

113. Комплектование архива документами НАФ исторического прошлого белорусского народа, оказавшимися за пределами Республики Беларусь, а также документами зарубежного происхождения, имеющими историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность для белорусского народа, предполагает:

выявление архивных и опубликованных сведений об указанных документах за рубежом;

составление перечней документов, фондов, коллекций, соответствующих профилю архива;

изучение обстоятельств попадания за рубеж документов, созданных на территории Беларуси;

подготовку научных публикаций, содержащих информацию о документах по истории Беларуси, хранящихся за пределами республики;

своевременное информирование соответствующих органов архивного дела и делопроизводства о выявленных документах по истории Беларуси в зарубежных архивах с обоснованием необходимости получения их подлинников или копий;

осуществление работы по эквивалентному обмену копиями документов с зарубежными организациями и архивными службами зарубежных стран в соответствии с заключенными международными договорами;

прием на постоянное хранение подлинников документов или копий на правах подлинников, полученных из-за рубежа в рамках межгосударственных или иных договоров;

учет подлинников документов или копий на правах подлинников, поступивших в архив из-за рубежа.

114. Источниками комплектования архива являются организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение в архивы в соответствии с законодательством или на основании договора хранения.

Определение организаций - источников комплектования архива осуществляется на основании следующих основных критериев:

функционально-целевого назначения организации;

полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

вида организации (организационно-правовая форма);

особой роли среди других однородных организаций.

Архив ведет список граждан - источников комплектования архива. Отнесение граждан к числу источников комплектования осуществляется на основании следующих критериев:

роли фондообразователя в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

роли фондообразователя как участника, свидетеля значительных событий в жизни общества;

родственных, дружеских и творческих связей фондообразователя;

состава и содержания собранных гражданином документов.

115. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками организаций и граждан - источников комплектования архива.

Архивом составляется список организаций - источников комплектования архива (далее - список N 1) согласно приложению 70 и список организаций, не являющихся источниками комплектования архива (далее - список N 2), согласно приложению 71.

Включению организаций в список N 1 или в список N 2 предшествует их обследование работником архива. Итоги обследования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива согласно приложению 72. На основании заключений составляются проекты списков N 1 и 2. Проекты списков рассматриваются на заседаниях ЭМК архива и в установленном порядке представляются на согласование с Центральной экспертно-методической комиссией (далее - ЦЭМК) Департамента. Областные и зональные архивы предварительно согласовывают проекты списков с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов. Согласованные списки N 1 и 2 утверждаются директором архива. Работа по уточнению списков N 1 и 2 проводится систематически и предполагает регулярный контроль за созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций. Изменения и дополнения к спискам N 1 и 2 ежегодно обобщаются и рассматриваются на заседаниях ЭМК архива (республиканскими архивами) или ЭМК архива и ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов (областными и зональными архивами). Списки источников комплектования архива пересоставляются один раз в пять лет.

Список граждан, которые являются источником комплектования архива, ведется по установленной в архиве форме. Список граждан, документы которых включены в состав НАФ, согласовывается ЭМК архива один раз в год и утверждается директором архива.

При включении документов, образовавшихся на протяжении жизни гражданина (его семьи, рода), в состав НАФ гражданином подписывается охранное обязательство, в соответствии с которым он обязуется создать условия для хранения этих документов. При передаче гражданином права собственности на документы НАФ новому собственнику, за исключением передачи их в собственность государства, аналогичное охранное обязательство подписывается новым собственником. Охранное обязательство составляется согласно приложению 93 в двух экземплярах. Один экземпляр выдается архивом гражданину (новому собственнику), другой хранится в архиве.

116. Примерный состав документов, подлежащих приему в архив, определяется перечнями типовых документов НАФ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - перечень типовых документов с указанием сроков хранения), перечнями документов НАФ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее - ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения), а также перечнями документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел организации. Состав документов служит одним из оснований для избрания наиболее рациональной формы приема.

117. Документы организаций - источников комплектования могут поступать в архив полностью или выборочно. При полном приеме в архив поступают все ценные документы конкретной организации - источника комплектования полного приема. При групповой форме выборочного приема в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (группы) источников комплектования группового выборочного приема. При повидовой форме выборочного приема в архив поступает часть ценных документов из числа не повторяющихся в фондах других организаций, от конкретной организации - источника комплектования повидового выборочного приема.

ГЛАВА 28 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

118. Экспертиза ценности документов - определение исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве, в архиве организации, в архиве.

Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;

при переработке описей дел;

при оптимизации состава фондов (групп фондов), содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза).

119. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности, а также оценки документов в соответствии с критериями происхождения, содержания и внешних особенностей.

К критериям происхождения относятся:

функционально-целевое назначение организации;

время и место создания документа.

К критериям содержания относятся:

значимость информации, содержащейся в документе;

вид и разновидность документа;

повторяемость информации документа в информации других документов.

К критериям внешних особенностей относятся:

подлинность документа;

юридическая достоверность документа;

особенности передачи текста документа;

особенности материальной основы документа;

физическое состояние документа.

120. Экспертиза ценности документов осуществляется органами архивного дела и делопроизводства и архивами в соответствии со следующими полномочиями:

республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства определяет принципы и критерии формирования НАФ, состав документов, относящихся к НАФ, сроки хранения документов, утверждает перечни типовых документов с указанием сроков хранения, согласовывает ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, примерные и типовые номенклатуры дел, акты о выделении к уничтожению документов и дел, отложившихся до 1945 года включительно, решает спорные вопросы по отбору документов на хранение или для уничтожения;

структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов определяют состав документов, относящихся к НАФ и подлежащих хранению в соответствующих архивах, утверждают описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов архивов, согласовывают описи дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивов, решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;

архив организует отбор и своевременную передачу на постоянное хранение документов организаций - источников комплектования, рассматривает списки фондов, документы которых подлежат экспертизе ценности, проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, рассматривает составленные, переработанные описи дел, хранящихся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов архива, описи дел организаций - источников комплектования <*>, согласовывает перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

--------------------------------

<*> Республиканские архивы рассматривают и утверждают на ЭМК описи дел постоянного хранения, описи документов личного происхождения; согласовывают описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу, номенклатуры дел.

121. Организационно-методическое руководство и контроль за проведением экспертизы ценности документов осуществляют ЦЭМК Департамента, ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов и ЭМК архивов.

122. При проведении экспертизы ценности документов архивы руководствуются решениями ЦЭМК Департамента, ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов, ЭМК архивов, перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, а также перечнями документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел, научно-справочным аппаратом архива, опубликованными историческими источниками и справочными пособиями.

123. Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории фондообразователя и фонда, состава и содержания документов.

124. В ходе экспертизы ценности документов каждое дело подлежит полистному просмотру. При этом документы временного хранения изымаются. Документы, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению. В результате экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел и научно-справочный аппарат к ним, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение и согласование ЭМК архива одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу. После согласования акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждаются директором архива. При выделении к уничтожению документов и дел, отложившихся до 1945 года включительно, акты утверждаются ЦЭМК (ЭПК) соответствующего органа архивного дела и делопроизводства. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов, ЭМК республиканского архива. Документы, подлежащие уничтожению, в установленном порядке передаются на утилизацию и снимаются с учета.

ГЛАВА 29 ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

125. Архив принимает на постоянное хранение документы государственной части НАФ после истечения сроков их временного хранения, установленных статьей 20 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 136, 2/1875).

126. Работы (услуги), связанные с передачей документов НАФ на постоянное хранение (транспортирование, изготовление коробок и так далее), выполняются за счет средств организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций, которые их передают.

127. Прием на постоянное хранение документов НАФ осуществляется в соответствии со сроками их временного хранения. Дела принимаются в архив поединично по описям, утвержденным в установленном порядке. На всех экземплярах описей делаются отметки о приеме документов в архив. Вместе с делами в архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения и три экземпляра историко-архивной справки к фонду. Один экземпляр описи и историко-архивной справки остается в организации-фондообразователе.

128. Прием документов оформляется актом приема-передачи дел на постоянное хранение. Акт приема-передачи дел на постоянное хранение составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации-фондообразователе.

129. Если при приеме выявлена утрата документов постоянного хранения, организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

При обнаружении расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием принимаемых дел в описи делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел указываются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение в графе "Примечание".

130. Негосударственные организации передают свои документы на постоянное хранение в сроки и на условиях, оговоренных в соответствующем договоре хранения. В зависимости от условий договора хранения документы могут передаваться архиву:

на постоянное хранение с передачей права собственности государству;

на временное хранение с последующим переходом права собственности государству;

на временное (с указанием срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.

131. Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, межгосударственных образований, участницей которых является Республика Беларусь, передаются в архивы, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.

132. При реорганизации организаций их документы НАФ передаются правопреемникам этих организаций.

При преобразовании государственных организаций в организации иной формы собственности их архивные документы постоянного хранения передаются в архивы, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника).

133. В случае ликвидации организаций, являющихся источниками комплектования архива, их архивные документы постоянного хранения передаются в соответствующий архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника).

В случае смерти гражданина, являющегося источником комплектования архива, и при отсутствии у него наследников документы гражданина передаются в архив.

134. Архив осуществляет прием на хранение документов, образовавшихся на протяжении жизни граждан (их семьи, рода) (далее - документы личного происхождения), отнесенных к составу НАФ.

Документы личного происхождения поступают в архив:

путем дарения;

путем получения в наследство;

путем покупки;

иными способами, не противоречащими законодательству.

135. Архив осуществляет инициативный поиск документов, выявление источников комплектования архива документами личного происхождения и их учет. Все сведения о таких документах вносятся в учетную карточку документов НАФ, находящихся в собственности гражданина, согласно приложению 73.

136. По месту хранения документов личного происхождения производится их предварительный просмотр, в результате которого экспертом составляется заключение о ценности документов. Работник архива или собственник документов составляет сдаточную опись. Документы личного происхождения поступают в архив от граждан по их заявлению. Работник архива, ведущий переговоры с собственником документов, обязан проверить правильность составления заявления.

При заключении договора купли-продажи составляется проект расценочной описи с указанием стоимости документов.

Прием документов личного происхождения в архив осуществляется на основании решения ЭМК по результатам рассмотрения сдаточной или расценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема-передачи на постоянное хранение документов личного происхождения, договором дарения или купли-продажи.

137. При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом документов, а также в случае возврата части документов после проведения экспертизы ценности составляется акт в двух экземплярах о возвращении документов собственнику. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами передается собственнику.

ГЛАВА 30 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ МЕЖДУ АРХИВАМИ

138. Распределение документов между архивами, определение профиля архива, передача архивных фондов, их частей и отдельных дел из одного архива в другой осуществляются на основании решения ЦЭМК Департамента.

139. При передаче документов из одного архива в другой составляется акт приема-передачи документов в двух экземплярах. При передаче всего фонда передаются три экземпляра описей и дело фонда.

РАЗДЕЛ VII ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ И ОРГАНИЗАЦИЕЙ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

ГЛАВА 31 МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОМОЩЬ В РАБОТЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРОЛЬ ИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

140. Методическая помощь архивам организаций осуществляется в целях комплектования документами НАФ, их учета, обеспечения сохранности, использования и ведения ими делопроизводства по следующим направлениям:

отбор документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и обеспечение их сохранности;

разработка и внедрение локальных нормативных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства;

взаимодействие с центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее - ЦЭК (ЭК) организаций;

учет документов НАФ, находящихся на временном хранении;

проведение паспортизации;

ведение делопроизводства;

повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.

141. Архив может оказывать организациям платные услуги по отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке локальных нормативных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, консультированию работников архивных и делопроизводственных служб.

142. Сведения о ликвидации организации и исключении ее из списка N 1 или N 2 вносятся в картотеку ликвидированных организаций, которую ведет архив, осуществляющий прием документов на постоянное хранение.

143. Архив совместно с организациями:

рассматривает и готовит к согласованию с соответствующими органами архивного дела и делопроизводства или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел, положения об архивах организаций, другие локальные нормативные правовые акты и методические документы.

При согласовании инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах организаций проверяется соответствие их требованиям государственных стандартов, типовых инструкций по делопроизводству, правил работы архивов организаций, перечней типовых документов НАФ с указанием сроков хранения, перечней документов НАФ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения.

Номенклатуры дел представляются на согласование по мере необходимости (в случае существенного изменения функций, задач и структуры организации), но не реже чем один раз в пять лет.

144. Государственный контроль за деятельностью архивов организаций в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности.

ГЛАВА 32 МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОМОЩЬ В ОТБОРЕ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ, УПОРЯДОЧЕНИИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОБЕСПЕЧЕНИИ ИХ СОХРАННОСТИ

145. В целях оказания методической помощи в отборе документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочении документов по личному составу и обеспечении их сохранности архив:

участвует в разработке локальных нормативных правовых актов и методических документов по организации работы архивов организаций, отбору документов на постоянное хранение и обеспечению их сохранности, предложений по совершенствованию работы архивов организаций;

рассматривает и согласовывает положения об архивах организаций и их ЦЭК (ЭК);

рассматривает, утверждает на ЭМК архива или готовит к утверждению ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов годовые разделы описей дел постоянного хранения, согласовывает или готовит к согласованию ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов годовые разделы описей дел по личному составу;

оказывает организационную и практическую помощь в подготовке и передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям деятельности архивов организаций;

разрабатывает и организует внедрение методических документов по вопросам работы архивов организаций;

контролирует совместимость и преемственность создаваемого архивами организаций научно-справочного аппарата к документам НАФ, в том числе совместимость программного обеспечения баз данных.

146. В работе с ЦЭК (ЭК) организаций архив:

оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК);

участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций - источников комплектования;

заслушивает отчеты председателей ЦЭК (ЭК) организаций - источников комплектования об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности документов, обеспечении их сохранности и по другим вопросам.

147. Архив ведет учет документов, хранящихся в архивах организаций - источников комплектования, по следующим формам:

описи дел постоянного хранения и по личному составу;

паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря отчетного года, представляемый в архив к 1 января текущего года.

Паспортизация архивов организаций проводится один раз в два года и предусматривает рассылку бланков паспортов архивов организаций в двух экземплярах, оказание практической помощи в составлении паспортов, проверку правильности заполнения, обобщение и анализ результатов паспортизации.

148. Архив совместно со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов, другими организациями или самостоятельно проводит совещания (семинары) по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций, председателей и членов ЦЭК (ЭК).

149. Архив взаимодействует с негосударственными организациями на основании договора. В соответствии с условиями договора архив:

оказывает негосударственным организациям на платной основе необходимую методическую и практическую помощь в постановке делопроизводства и организации работы архива;

привлекает работников архивных и делопроизводственных служб негосударственных организаций к участию в семинарах (совещаниях) по повышению квалификации.

150. На основании договора с негосударственной организацией ее документы могут поступать на постоянное хранение. В этом случае организация включается в список источников комплектования архива.

В соответствии с законодательством Республики Беларусь архив принимает меры для сохранения архивов негосударственных организаций в случае возникновения угрозы их сохранности.

Договор с негосударственной организацией может заключаться на комплексное выполнение работ и услуг в сфере архивного дела и делопроизводства или на отдельные их виды.

ГЛАВА 33 УЧЕТ РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЯМИ

151. На каждую организацию - источник комплектования архива заводятся карточка учета работы государственного архива с организацией по форме согласно приложению 74 и наблюдательное дело. Карточки и наблюдательные дела имеют единую индексацию. Новые организации - источники комплектования включаются в картотеку под литерными номерами. Перенумерация карточек и наблюдательных дел осуществляется один раз в пять лет после пересоставления списка N 1.

В наблюдательное дело организации - источника комплектования архива включаются документы, характеризующие работу архива организации и состояние делопроизводства: положение об архиве организации, положение о ЦЭК (ЭК) организации, инструкция по ведению делопроизводства, контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, документы о проведении проверок и другие документы.

152. В целях учета работы архива с организациями могут создаваться учетно-справочные картотеки и базы данных.

В установленные сроки в архиве проводятся проверка наличия документов в наблюдательном деле, экспертиза их ценности и выделение к уничтожению документов, утративших практическое значение.

РАЗДЕЛ VIII НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ К ДОКУМЕНТАМ АРХИВА

ГЛАВА 34 СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

153. Система научно-справочного аппарата (далее - СНСА) - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС) о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе и обеспечивающих поиск документов и документной информации в целях их эффективного использования.

Основными элементами СНСА являются описи дел, списки фондов, каталоги, путеводители по фондам архива, АИПС, выполняющие функции этих справочников. Дополнительными элементами СНСА являются указатели, обзоры документов.

154. К научно-справочному аппарату бывших архивов КПБ относятся перечни вопросов, рассмотренных на пленумах, заседаниях бюро и секретариата партийных и комсомольских органов, на собраниях активов, которые сдавались в архивы одновременно с документами фондообразователей и предназначались для раскрытия содержания дел и повышения информативности описи.

Перечни хранятся в архиве в таком виде, в каком формировались в прежних структурах.

155. Архивные справочники и АИПС в зависимости от уровня, структуры и объема представленной в них информации подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые, пофондовые.

Межархивные справочники и АИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы архивов; общеархивные справочники и АИПС - поиск документов по материалам архива в целом; межфондовые справочники и АИПС - поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники - поиск документов по материалам фонда.

156. В СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве организаций, научно-справочного аппарата (далее - НСА) архивов организаций, территориальных (районных и городских) архивов местных исполнительных и распорядительных органов и СНСА архивов.

При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе оптимального состава архивных справочников и АИПС, определенной методики составления и усовершенствования справочников, в определении структуры и наполнения справочного аппарата к ним, в установлении очередности работ в зависимости от категорий фондов, категорий их обособленных частей, характера документов, состояния и состава имеющегося справочного аппарата к каждому фонду.

157. К фондам первой категории относятся фонды, содержащие ценную в научном отношении, полную, многоаспектную документную информацию, освещающую важнейшие стороны деятельности общества.

К этой группе фондов составляется НСА, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью поиска. Описи таких фондов должны иметь наиболее полный справочный аппарат, в том числе различные указатели. Материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания - подокументный. В путеводителе на них составляются индивидуальные характеристики.

К наиболее информативным и используемым фондам первой категории могут создаваться другие архивные справочники, раскрывающие содержание документов, - обзоры фондов, указатели к делам и документам.

158. К фондам второй категории относятся фонды, содержащие ценную в научном отношении информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления. К описям фондов этой категории кроме историко-архивной справки, как правило, составляется глухой указатель (предметный и его разновидности), история фондообразователя дается кратко. Основной способ описания при каталогизации - поединичный в сочетании с подокументным. В путеводителе информация о фондах может быть включена в групповую характеристику.

159. К третьей категории относятся фонды, содержащие информацию, ограниченную рамками одного вопроса или темы. К этой категории фондов составляется минимальный справочный аппарат. Описи могут не содержать указателей, при каталогизации допускается составление одной отсылочной карточки на фонд, группу фондов. В путеводителе информация о фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.

При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда, имеющие самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости их документов могут быть отнесены к разным категориям (внутрифондовое категорирование). В ОАФ также применяется дифференцированный подход к созданию справочного аппарата в зависимости от уровня информативности входящих в него фондов.

160. Для определения путей совершенствования СНСА архива в журнале или картотеке ведутся анализ и учет состояния НСА. Журнал (карточка) включает сведения о номере каждого фонда, его названии; номере описи; категории, объеме, крайних датах документов; составе и состоянии НСА; использовании документов; мерах по созданию и совершенствованию НСА (перечисляются виды работ, их объем, фиксируются данные об их исполнении). Сведения об изменениях в НСА фондов вносятся в журнал (картотеку) анализа и учета состояния НСА ежегодно.

Все архивные справочники, созданные в плановом порядке, являются собственностью государства и находятся в распоряжении архива. На опубликованные (депонированные) архивные справочники распространяется действие законодательства Республики Беларусь по охране авторских прав.

161. Автоматизированный НСА (далее - АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных (далее - БД) автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска.

АНСА реализуется в рамках автоматизированной информационной системы архива, предназначенной для обработки и интеграции информации, представляемой в электронном виде и обеспечивающей возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, дела, документа, содержащиеся в информационной системе; файлы ключевых слов; рубрикаторы (именной и систематический); справочники.

АНСА строится на принципах традиционной системы научно-справочного аппарата архива и реализует все его функции, предоставляя широкие возможности для более оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Информационной основой для создания АНСА являются те же элементы описания различных уровней, что и для традиционной СНСА.

ГЛАВА 35 АРХИВНЫЕ ОПИСИ

162. Архивная опись (далее - опись) - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, заверительной надписи и справочного аппарата к описи.

В архиве описи составляются на неописанные документы и в процессе усовершенствования или переработки некачественных описей.

Описи на документы государственных органов или документы организаций постоянного хранения утверждаются, а по личному составу - согласовываются ЭМК архива, ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов. Архив должен иметь четыре экземпляра описей: один контрольный и три рабочих, в том числе рабочий вариант описи на внешнем электронном носителе. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, ведущем централизованный учет; рабочие - в соответствующем хранилище и в читальном зале. Хранение, учет и использование описей дел в электронном виде осуществляются аналогично требованиям к хранению, учету и использованию цифровых копий архивных документов.

163. Составление описи включает описание каждого дела на карточках, систематизацию карточек в соответствии со схемой систематизации фонда, их редактирование, оформление описи.

Описание дел включает установление названия структурной части фондообразователя, делопроизводственного номера (индекса), составление заголовка дела, определение крайних дат документов дела, количества листов в деле. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который проставляется карандашом на обложке дела и становится его временным рабочим номером. После составления описи и утверждения ее ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета, ЭМК республиканского архива за делом закрепляется его постоянный номер, который становится одним из элементов архивного шифра.

При описании дел употребляются официальные и общепринятые сокращения слов, а также сокращения, применявшиеся в практической деятельности организации. В архиве составляется список сокращений, используемых при описании документов.

Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о деле: порядковый номер дела; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, степень полноты документов и внешние особенности дела; крайние даты документов.

Систематизация карточек с описанием дел осуществляется на основании схемы систематизации фонда, в соответствии с которой в описи выделяются разделы и подразделы. В зависимости от схемы систематизации, объема и завершенности комплектования фонда на дела одного фонда составляется одна или несколько описей, которые оформляются в соответствующем порядке.

164. Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть написан современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов, с сохранением стилистических особенностей и терминологии, характерных для литературного языка и лексики соответствующего исторического периода. Не допускается употребление неконкретных формулировок и перечисление названий отдельных документов. Дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (генерал-губернатор, полицмейстер), с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (высочество, превосходительство).

165. В состав заголовка дела входят:

название вида дела или вида документов;

наименование организации, должность и (или) фамилия и инициалы лица, составившего документы (автора);

наименование организации, должность и (или) фамилия и инициалы лица, которому адресованы и (или) от которого получены документы (адресат, корреспондент);

вопрос (предмет, событие, факт), к которому относится содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент;

даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события.

В начале заголовка указывается вид дела (дело, документы, переписка, журнал) или вид документов (протоколы, циркуляры, приказы, декреты, распоряжения). Если дело состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному вопросу, при составлении заголовка употребляется понятие "дело". Наиболее часто оно используется при описании судебных, личных (персональных) дел.

Пример.

Дело о забастовке наборщиков типолитографии в г.Витебске.

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства, заголовок начинается с термина "документы", а в скобках указываются основные их виды.

Пример.

Документы об оказании материальной помощи семьям мобилизованных в армию в годы Первой мировой войны 1914 - 1918 гг. (отчеты, акты обследований, прошения, ведомости, переписка).

166. После обозначения вида дела или вида документов указываются их автор и корреспондент (наименование организации, должность и (или) фамилия отдельного лица).

Пример.

Донесения витебского гражданского губернатора в Министерство внутренних дел о крестьянских волнениях в Полоцком уезде.

Если автором документа является организация-фондообразователь, при первом упоминании дается ее полное наименование, а в дальнейшем указывается только общее видовое наименование (министерство, комитет).

Пример.

Приказы директора Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. Приказы директора института.

Если дело состоит из переписки, в заголовке указывается только название корреспондента, а наименование организации-фондообразователя не приводится. В случае переписки с однородными корреспондентами указывается их общее видовое название.

Пример.

Переписка с республиканскими и областными государственными архивами об участии в подготовке серии книг "Память".

167. Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида дела (документа), автора, корреспондента (адресата).

В заголовках дел (документов) фондов всех категорий при изложении вопроса (предмета), отражающего содержание документов, следует:

приводить полные или официально принятые сокращения наименований организаций или фамилии и инициалы лиц с указанием их должностей, званий, профессий в случаях, если содержание документов касается каких-либо организаций или лиц; если упоминается несколько организаций или лиц, давать их видовое понятие;

если дело состоит из документов нескольких видов, содержание которых касается ряда вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке дается формулировка, охватывающая все вопросы частного характера.

Пример.

Документы о состоянии и развитии мануфактурной и фабричной промышленности в имениях Радзивиллов в XVIII - XIX вв.

(Дело состоит из отчетов, докладов, ведомостей о работе предприятий и стоимости их продукции; книг учета сырья и выхода готовой продукции; инвентарных описаний оборудования суконных фабрик в имениях Кореличи, Несвиж и Погорелое.)

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 | Стр. 4 |

Архив документов Папярэдні | Наступны