ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2009 № 123 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Республики Беларусь"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

В целях обеспечения рационального ведения делопроизводства, качественного и своевременного выполнения организационно-распорядительных документов ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Министерстве финансов Республики Беларусь.

2. Начальнику Управления контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения (Шельпук Н.В.) обеспечить тиражирование настоящей Инструкции и довести ее до сведения всем начальникам структурных подразделений министерства.

3. Начальникам структурных подразделений министерства обеспечить изучение работниками настоящей Инструкции и строгое соблюдение ими ее требований.

4. Признать утратившими силу:

приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 8 ноября 2000 г. N 271 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Республики Беларусь";

приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 25 июля 2001 г. N 205 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства финансов Республики Беларусь";

приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 10 декабря 2001 г. N 631 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства финансов Республики Беларусь";

приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 26 февраля 2003 г. N 382 "О соблюдении требований оформления организационно-распорядительных документов";

приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 18 февраля 2004 г. N 64 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства финансов Республики Беларусь";

приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 9 сентября 2005 г. N 266 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства финансов Республики Беларусь";

приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 14 апреля 2006 г. N 127 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства финансов Республики Беларусь";

приказ Министерства финансов Республики Беларусь от 28 ноября 2006 г. N 428 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Министерства финансов Республики Беларусь".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Первого заместителя Министра финансов Амарина В.В.

Министр А.М.Харковец

                                                      УТВЕРЖДЕНО
                                                      Приказ
                                                      Министерства финансов
                                                      Республики Беларусь
                                                      30.04.2009 N 123

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Республики Беларусь (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Министерстве финансов Республики Беларусь (далее - министерство).

Инструкция определяет правила приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче документов в архив, осуществляемые с помощью ручных и автоматизированных (компьютерных) технологий.

2. Положения Инструкции распространяются на организационно- распорядительную документацию независимо от вида носителя, в состав которой входят:

организационные документы (уставы подчиненных министерству государственных организаций, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении министерства, должностная инструкция работника);

распорядительные документы (приказ, постановление, решение);

справочно-информационные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.).

Порядок оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регламентируется локальным правовым актом министерства.

3. Особенности оформления, обработки и хранения организационно- распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Порядок ведения секретного делопроизводства определяется специальной инструкцией.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства в соответствии с инструкцией, утверждаемой приказом министерства.

5. Правила делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников министерства. Работники министерства обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции. Все вновь принятые на работу сотрудники министерства должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком работы с документами и Инструкцией по делопроизводству в министерстве.

6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях министерства, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом министерства назначаются работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, которые осуществляют учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, сохранность и своевременную сдачу документов в архив, информируют руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

7. Работники министерства несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю структурного подразделения и в отдел контроля и делопроизводства.

8. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в министерстве, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на Управление контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения.

9. При увольнении, перемещении, переводе, уходе работника в отпуск, отъезде в длительную командировку и в других случаях все неисполненные им документы и дела должны быть переданы по решению руководителя структурного подразделения, через ответственного за ведение делопроизводства другому работнику по акту приема-передачи документов и дел. Дела, взятые из архива, должны быть сданы в архив.

ГЛАВА 2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

10. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов - фиксации на бумаге или других носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

11. Состав документов, образующихся в деятельности министерства, определяется его компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности министерства являются:

акты законодательства Республики Беларусь;

решения судов;

предписания государственных органов и должностных лиц;

поручения вышестоящих организаций;

осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения министерством возложенных на него функций и задач в соответствии с его компетенцией.

12. Согласно действующему законодательству Республики Беларусь и положению о министерстве оно наделено правом принимать (издавать) в пределах своей компетенции следующие распорядительные документы: постановления, приказы, инструкции, положения, уставы, правила. Принимаемые министерством инструкции, положения, уставы, правила утверждаются постановлениями или приказами.

13. Совместные акты министерства с государственными органами принимаются в виде приказов и постановлений.

Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее - заседания) фиксируется в протоколах.

14. На заседаниях коллегии министерства принимаются решения, которые вводятся в действие приказом министерства либо путем утверждения руководителем министерства протокола заседания.

15. Министерство ведет переписку с государственными органами и иными сторонними организациями, предприятиями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ним задач и реализации возложенных на него функций.

Переписка между структурными подразделениями министерства запрещается.

16. Министерство на основании нормативных правовых актов, определяющих его задачи и функции, издает (составляет) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.

17. Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положении и регламенте министерства, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников и иных локальных правовых актах министерства.

18. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение.

Составитель документа несет ответственность за правильность его содержания, оформления, своевременность подготовки, а также за доведение его до заинтересованных.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

19. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения -автора;

дата;

регистрационный индекс;

подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются: гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.

20. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы, документы, направляемые подчиненным министерству государственным организациям и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп министерства.

При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

21. Каждый лист документа должен иметь поля:

левое - 30 мм;

правое - не менее 8 мм;

верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

ГЛАВА 3 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП

22. Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

23. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

24. В министерстве используются два вида бланков, разработанных в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21 декабря 2004 г. N 69 (далее - СТБ 6.38-2004): бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов (приказов, постановлений, протоколов, решений и др., приложение 1 - 13).

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

25. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти - семи строк текста.

26. На бланк для письма наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

код организации: код по ОКРБ 004-2001 "Государственные органы";

наименование министерства;

почтовый адрес министерства;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: даты, регистрационного индекса, ссылки на регистрационный индекс и дату входящего документа.

На общий бланк наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

наименование министерства;

место составления или издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: даты, регистрационного индекса.

Для оформления реквизита "Название вида документа" на общем бланке отводится свободное место между реквизитами "Наименование организации" и ограничительными линиями для реквизитов "Дата" и "Регистрационный индекс".

27. Бланки документов разрабатываются на основе продольного расположения реквизитов.

При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Реквизиты бланка располагаются центрованным способом, т.е. начало и конец каждой строки реквизита центрируются (равноудалены от границ зоны расположения реквизитов).

При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.

28. В министерстве общий бланк и бланк для письма изготавливаются с продольным расположением реквизитов на двух языках.

29. Гербовые бланки министерства подлежат обязательному учету. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам гербовых бланков в учетно-регистрационной форме (журнале) с использованием следующих реквизитов:

наименование вида гербового бланка;

дата поступления;

организация - поставщик гербовых бланков;

количество полученных гербовых бланков;

серия и номер гербовых бланков;

наименование структурного подразделения министерства, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

количество выданных гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Форма журнала учета и выдачи гербовых бланков:

-------------+-----------+-------------+----------+--------+--------------+----------+---------+------
¦Наименование¦Дата       ¦Организация -¦Кол-во    ¦Серия   ¦Наименование  ¦Количество¦Расписка ¦Примечание¦
¦вида        ¦поступления¦поставщик    ¦полученных¦и номер ¦структурного  ¦выданных  ¦в        ¦          ¦
¦гербового   ¦           ¦гербовых     ¦гербовых  ¦гербовых¦подразделения,¦гербовых  ¦получении¦          ¦
¦бланка      ¦           ¦бланков      ¦бланков   ¦бланков ¦Ф.И.О.        ¦бланков   ¦         ¦          ¦
¦            ¦           ¦             ¦          ¦        ¦получателя    ¦          ¦         ¦          ¦
¦------------+-----------+-------------+----------+--------+--------------+----------+---------+-----------

Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые закрываются и опечатываются.

Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в журнале учета и выдачи гербовых бланков (приложение 12).

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возложен на Управление контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения министерства. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются приказом Министра.

Журнал учета и выдачи гербовых бланков включается в номенклатуру дел министерства.

Проверка учета и выдачи гербовых бланков наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом Министра. О проводимой проверке делается отметка в журнале учета и выдачи гербовых бланков после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения Министра.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии министерства документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью Управления контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.

30. В министерстве используется общий угловой штамп документа. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа (приложение 14).

31. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления соответствуют составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

32. Размер углового штампа с изображением Государственного герба Республики Беларусь не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм по вертикали.

ГЛАВА 4 ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

33. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

34. Реквизит "Государственный герб Республики Беларусь".

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

35. Реквизит "Код организации".

Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

36. Министерство проставляет код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления" (далее - ОКОГУ).

37. Реквизит "Код документа".

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 "Унифицированные документы" (далее - ОКУД).

38. Реквизит "Наименование вышестоящей организации".

При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

39. Реквизит "Наименование организации".

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование министерства указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование министерства - Минфин, закреплено в нормативных правовых актах.

40. Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Например:

Министерство финансов                       Министерство по налогам
Республики Беларусь                         и сборам Республики Беларусь

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться отдельный бланк.

41. Реквизит "Почтовый адрес отправителя".

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии С действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

ул. Советская, 7, 220010, г. Минск

42. Реквизит "Коммуникационные и коммерческие данные".

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и т.д. и располагаются ниже коммуникационных данных.

43. Реквизит "Название вида документа".

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции министерства, содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

44. Реквизит "Дата документа".

Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах: "Текст", "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Гриф приложения", "Отметка о наличии приложения", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии" - оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

07.02.2009

При оформлении дат в постановлениях, приказах, решениях, документах, содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ; в протоколах - цифровой способ.

45. Реквизит "Регистрационный индекс".

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора корреспондентов (приложение 15) и другими условными обозначениями.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

46. Реквизит "Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа".

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

47. Реквизит "Место составления или издания".

Место составления или издания документа располагается под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс".

48. Реквизит "Гриф ограничения доступа".

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов: "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

49. Реквизит "Адресат".

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

Например:

                                          Министерство образования
                                          Республики Беларусь

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

Например:

                                          Министерство экономики
                                          Республики Беларусь
                                          Управление методологии
                                          бухгалтерского учета и отчетности

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

                                          Министерство экономики
                                          Республики Беларусь
                                          Начальнику Управления
                                          контроля, делопроизводства и
                                          материально-технического
                                          обеспечения
                                          Свергуну А.А.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                          Директору Департамента
                                          государственных знаков
                                          Кислухину С.В.

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

Например:

                                          Республиканские органы
                                          государственного управления

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

Например:

                                          Руководителям главных управлений
                                          Министерства финансов
                                          по областям и г. Минску

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита "Адресат" при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите "Адресат" оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

                                          Учреждение "Белорусский
                                          научно-исследовательский
                                          институт документоведения и
                                          архивного дела"
                                          ул. Кропоткина, 55
                                          220002, г. Минск

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем - почтовый адрес.

Например:

                                          Солнцевой Н.М.

                                          ул. П.Бровки, д. 5, кв. 2
                                          223120, п/о Логоза
                                          Логойского р-на
                                          Минской обл.

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 16. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

50. Реквизит "Гриф утверждения".

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Например:

                                            УТВЕРЖДАЮ
                                            Директор департамента
                                            Подпись А.Л.Гальперин
                                            29.02.2009

При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Например:

                                            УТВЕРЖДАЮ
                                            Директор департамента по ценным
                                            бумагам Министерства финансов
                                            Республики Беларусь
                                            Подпись А.Л.Гальперин
                                            25.02.2009

Дата (день месяца) утверждения в грифе "УТВЕРЖДАЮ" проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.

При утверждении постановлением, приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

Например:

                                            УТВЕРЖДЕНО
                                            Приказ Министра финансов
                                            Республики Беларусь
                                            29.02.2009 N 57

или

                                            УТВЕРЖДЕНО
                                            Протокол заседания
                                            коллегии
                                            25.01.2009 N 2

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 17.

51. Реквизит "Резолюция".

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит "Резолюция" включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

Поручение, содержащееся в резолюции, должно быть изложено конкретно.

Например:

Урупиной Н.П.

Прошу подготовить заключение. Срок - 04.02.2009

Подпись. Дата.

Министр финансов Республики Беларусь (далее - Министр) ответственными исполнителями определяет работников любых структурных подразделений министерства, заместители Министра - только курируемых структурных подразделений, а соисполнителями - работников и других подразделений.

В случае если поручение дается нескольким исполнителям, то руководителем определяется ответственный исполнитель с отметкой в резолюции "Отв." или "Свод", который отвечает за своевременное и качественное выполнение задания в целом. В иных случаях при наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей. Ответственному исполнителю дано право созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов и обязаны представить необходимые сведения и материалы по его исполнению ответственному исполнителю в сроки, позволяющие исполнить поручение в целом.

Если по проекту документа соисполнителями высказаны замечания, ответственный исполнитель принимает меры к устранению разногласий до внесения проекта документа руководству министерства.

В случае, когда в процессе согласования проекта разногласия устранить не удалось, ответственный исполнитель представляет проект документа руководству министерства с приложением письменных замечаний соисполнителей и своим мотивированным мнением по каждому замечанию. Окончательное решение принимает руководство министерства.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.

Изменять резолюцию имеет право только руководитель - автор резолюции.

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

для формата А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8;

для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.

52. Реквизит "Заголовок к тексту".

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Например:

приказ (о чем?) "О распределении обязанностей между Министром финансов и его заместителями";

положение (о чем?) "Об отделе контроля и делопроизводства";

протокол (чего?) "заседания коллегии";

правила (чего?) "внутреннего трудового распорядка";

должностная инструкция (кому?) "консультанту";

акт (о чем?) "О выделении документов к уничтожению";

акт (чего?) "ревизии";

письмо (о чем?) "О разъяснении заполнения товарно-транспортной накладной"

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.

Например:

О внедрении СТБ 6.38-2004

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

53. Реквизит "Отметка о контроле".

Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой "К" или словом "Контроль". Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

54. Реквизит "Отметка о наличии приложения".

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом "Подпись". Слово "Приложение" печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
            2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

Например:

Приложение: письмо  Министерства  образования  от  07.01.2009  N 06-2/127
            и приложение к нему, всего на 4 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

В распорядительных документах реквизит "Отметка о наличии приложения" не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: "согласно приложению", "приложение", "приложение 1", "...представить перечень документов по прилагаемой форме" и др.

55. Реквизит "Подпись".

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

Реквизит "Подпись" располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.

     Например:
Директор департамента               Подпись                  А.Л.Гальперин

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.

Например:

Директор департамента
по ценным бумагам
Министерства финансов
Республики Беларусь                 Подпись                  А.Л.Гальперин

В составе реквизита "Подпись" могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

Например:

Директор предприятия
доктор технических наук,
профессор                           Подпись                  Л.С.Корочкин

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Директор предприятия                Подпись                  Л.С.Корочкин
Главный бухгалтер                   Подпись                  В.И.Зотова

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Министр образования                              Министр финансов
Республики Беларусь                              Республики Беларусь

Подпись А.М.Радьков                              Подпись А.М.Харковец

При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Например:

Председатель комиссии               Подпись                  С.Н.Леонович
Члены комиссии:                     Подпись                  А.В.Козляков
                                    Подпись                  П.П.Стельмах
                                    Подпись                  Н.П.Урупина

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.

Например:

Председатель                        Подпись                  А.М.Харковец
Секретарь                           Подпись                  И.В.Костеневич

При подписании распорядительных и исходящих документов руководством министерства подписывается оригинал документа, оформленный на бланке, и копия документа с визами согласующих лиц.

При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.

В реквизите "Подпись", а также реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений "Зам." ("заместитель"), "И.о." ("исполняющий обязанности"). Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.

56. Реквизит "Гриф приложения".

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака N), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Например:

                                            Приложение 2
                                            к приказу директора предприятия
                                            17.01.2009 N 7

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа ("Название вида документа", "Заголовок к тексту", "Подпись" и др.).

57. Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в министерстве, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

58. Реквизит "Гриф согласования".

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово "СОГЛАСОВАНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Министр финансов
Республики Беларусь
Подпись  А.М.Харковец
07.01.2009

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
коллегии
Министерства финансов
Республики Беларусь
11.01.2009 N 1

или

СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства по налогам
и сборам Республики Беларусь
12.01.2009 N 04-11/156

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

Например:

СОГЛАСОВАНО                                    СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции                                Министр финансов
Республики Беларусь                            Республики Беларусь
Подпись  В.Г.Голованов                         Подпись  А.М.Харковец
15.02.2009                                     15.02.2009

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

Например:

СОГЛАСОВАНО                                    СОГЛАСОВАНО
Министр юстиции                                Министр финансов
Республики Беларусь                            Республики Беларусь
Подпись  В.Г.Голованов                         Подпись  А.М.Харковец
15.02.2009                                     15.02.2009

СОГЛАСОВАНО
Министр экономики
Республики Беларусь
Подпись  Н.П.Зайченко
15.02.2009

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования по образцу согласно приложению 6. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования
прилагается

59. Реквизит "Визы".

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит "Виза" включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Начальник отдела кадровой политики
Подпись  Г.Н.Грисенко
24.02.2009

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: "Замечания прилагаются".

Например:

Начальник отдела кадровой политики
Подпись  Г.Н.Грисенко
24.02.2009
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

Визы проставляются ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Например:

Начальник отдела кадровой политики
Подпись  Г.Н.Грисенко
20.02.2008

Зам. начальника отдела контроля
Подпись  Т.Г.Бублик
20.02.2008

Зав. архивом
Подпись  А.Е.Сергеева
21.02.2008

Главный юрист
Подпись  Н.А.Гармаза
22.02.2008

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 58 настоящей Инструкции.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа, исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

60. Реквизит "Печать".

Реквизит "Печать" ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

В министерстве применяются следующие виды печатей: гербовая печать; печать структурного подразделения; печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).

Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в приказах министерства, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Например:

*****НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

61. Реквизит "Отметка об исполнителе".

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

Например:

Серебрякова 200 30 42

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

Например:

01 Сергеева 200 30 42
АЕ 17.02.2009 Инструкция.doc

При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

62. Реквизит "Отметка о заверении копии".

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена.

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Например:

Верно
Главный инспектор отдела кадровой политики   Подпись  О.Т.Климова
15.01.2009

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную надпись удостоверяют печатью.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле министерства, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Например:

Верно
Подпись   Н.В.Сечко

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Министерство может заверять копии только тех документов, которые созданы в самом министерстве.

Снятие копий с документов сторонних организаций для представления третьим лицам допускается с разрешения этих организаций. Без разрешения сторонних организаций допускается изготавливать и заверять копии документов при решении вопросов приема граждан на работу, подтверждения их трудового стажа, формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных министерством в подтверждение его прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).

63. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело".

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов "В дело", номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.

Например:

В дело 06-12

Подготовлен ответ

15.02.2009 N 06-12/57

Подпись

26.02.2009

При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.

Например:

В дело 4-12

Произведен перерасчет

Подпись

23.01.2009

64. Реквизит "Отметка о поступлении".

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из сокращенного наименования министерства, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Например:

                                           -----------------       /\
                                           ¦       Минфин       ¦       ¦
                                           +--------------------+       ¦
                                           ¦     26.05.2008     ¦ 16 мм ¦
                                           +--------------------+       ¦
                                           ¦      N 33/507      ¦       \/
                                           ¦---------------------
                                                   42 мм
                                           <-------------------->

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

ГЛАВА 5 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ

65. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.

66. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

67. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.

Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.

68. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

69. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.

70. В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;

аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;

ненормативной лексики.

71. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, постановлений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Например:

ГЛАВА 2 ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Например:

2.1.

2.2.

2.3.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

72. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

73. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

74. В распорядительных документах министерства текст излагается от первого лица единственного числа: "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" и др.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "РЕШИЛ" и др.

ГЛАВА 6 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ

75. Межстрочный интервал текста документов, изготовленных на компьютере, на бланках формата А4 - одинарный, на бланках формата А5 - точно 14 пт.

76. При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 15 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.

77. При подготовке таблиц с использованием средств технических средств межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт.

78. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита "Текст"), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения", "Гриф приложения" отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Например:

СОГЛАСОВАНО              Одинарный
Министр финансов         Точно 14 пт
Республики Беларусь
Подпись  А.М.Харковец    Одинарный
01.02.2009               Одинарный
                         Полуторный
СОГЛАСОВАНО              Одинарный
Министр экономики        Точно 14 пт
Республики Беларусь
Подпись  Н.П.Зайченко    Одинарный
01.02.2009               Одинарный

79. Максимальная длина строки многострочных реквизитов 73 мм на компьютере.

80. При печатании документов используют 9 стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 - граница левого поля;

1 - от границы левого поля 12,5 мм;

2 - от границы левого поля 40 мм;

3 - от границы левого поля 60 мм;

4 - от границы левого поля 80 мм;

5 - от границы левого поля 100 мм;

6 - от границы левого поля 120 мм;

7 - от границы левого поля 140 мм;

8 - от границы левого поля 160 мм.

81. От нулевого положения печатаются:

реквизит "Название вида документа";

реквизит "Заголовок к тексту";

реквизит "Текст" (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

реквизит "Отметка о наличии приложения";

реквизит "Отметка об исполнителе";

реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";

реквизит "Отметка о заверении копии";

реквизит "Гриф согласования" и наименование должности в реквизите "Подпись";

слова "Верно", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатается реквизит "Адресат".

От пятого положения печатаются реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите "Подпись".

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

82. При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 х 210) реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения", расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).

83. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от нулевого и восьмого положений табулятора.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите "Подпись" располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора.

84 Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).

85. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - с межстрочным интервалом точно 14 пт.

86. В текстах документов слова "Примечание", "Основание", а также слово "Приложение" в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом с межстрочным интервалом точно 14 пт.

87. В конце реквизитов (кроме реквизита "Текст") точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

88. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Прописными буквами печатаются: реквизит "Название вида документа", слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" - в грифах согласования и утверждения, "ПРИКАЗЫВАЮ" - в приказах, "ПОСТАНОВЛЯЕТ" - в постановлениях, "РЕШИЛ" - в решениях, "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" - в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия разделов и подразделов в организационных документах.

89. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

ГЛАВА 7 ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

90. Министерство издает следующие виды распорядительных документов: приказ, постановление, решение.

Приказ - нормативный правовой акт, издаваемый Министром, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед министерством. Во время отсутствия Министра приказы принимает Первый заместитель Министра или по поручению Министра - один из его заместителей.

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных министерству государственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

91. Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

92. Решение - нормативный правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

93. Приказы, издаваемые в министерстве, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; о принудительном взыскании платежей в бюджет, государственные целевые, бюджетные и внебюджетные фонды, экономических санкций, сумм, необоснованно полученных из бюджета.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

94. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", постановления - "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "ПОСТАНОВИЛИ", решения - "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ".

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово "ПРЕДЛАГАЮ" используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие ("НАЗНАЧИТЬ", "УВОЛИТЬ" и др.). Распорядительное слово "ПРИКАЗЫВАЮ" может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой".

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: "Признать утратившим силу приказ ... от ... N ....".

В распорядительный документ не следует включать пункт: "Приказ довести до сведения ...". Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников министерства пункт "Приказ довести до сведения всех работников" обязателен.

95. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Проект акта министерства, передаваемый на обязательную юридическую экспертизу в юридическое управление министерства, должен быть предварительно завизирован руководителем структурного подразделения (департамента), юридической службой департаментов, главного управления страхового надзора, главного управления драгоценных металлов и драгоценных камней, управления аудита, разработавших проект, руководителями заинтересованных структурных подразделений, начальником отдела контроля и делопроизводства, курирующим заместителем Министра. После проведения обязательной юридической экспертизы согласованный проект акта министерства представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

96. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа является дата подписания.

Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.

97. Распорядительный документ вступает в силу с момента его принятия, если в нем не указан иной срок.

98. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

99. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.

100. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

101. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания и вопрос (тема) заседания, если он один.

102. Датой протокола является дата проведения заседания.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Например:

Присутствовали - 19 человек (список прилагается).

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Например:

О состоянии исполнительской дисциплины в Министерстве финансов за 2008 год.

Информация начальника Управления контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения Н.В.Шельпука.

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе "СЛУШАЛИ" указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

Например:

СЛУШАЛИ:

Кретову С.Г. - Текст выступления прилагается.

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" текст оформляется аналогично разделу "СЛУШАЛИ". В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" без текста выступлений. В разделе "СЛУШАЛИ" записываются вопросы повестки дня, в разделе "РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - принятые решения.

Например:

РЕШИЛИ:

Одобрить прилагаемый проект Инструкции по делопроизводству в Министерстве финансов Республики Беларусь.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

103. Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

104. Порядок подготовки документов коллегии министерства.

104.1. Заседания коллегии проводятся в соответствии с утвержденным на заседании коллегии планом работы коллегии, сформированным на основе предложений структурных подразделений, решений коллегии, указаний руководства министерства.

104.2. Повестки дня заседаний коллегии составляются в соответствии с планом работы коллегии. Структурные подразделения могут дополнительно вносить вопросы, предложения, которые в ходе деятельности министерства потребовали коллегиального рассмотрения.

104.3. Ответственные исполнители, определенные планом работы коллегии, готовят документы по вопросам повестки дня и представляют их секретарю коллегии не позднее чем за пять дней до заседания. Документы состоят из:

справки (в случаях необходимости с приложениями), содержащей информацию о сущности вопроса и обоснование предложений, включенных в проект решения коллегии, и подписанной ответственным исполнителем. Объем справки без приложений до 5 страниц;

проекта решения коллегии, завизированного курирующим заместителем Министра. Если проект решения содержит поручение, то он должен быть согласован с должностными лицами, которым даются поручения (объем не более 4 страниц);

текста справки и проекта решения коллегии на магнитном носителе;

списка лиц, приглашаемых на заседание коллегии, с указанием фамилии, имя, отчества (полностью), должности и места работы.

104.4. В случае необходимости переноса срока рассмотрения вопроса или, если потребность в его обсуждении отпала, ответственный исполнитель с согласия курирующего заместителя Министра направляет докладную записку о причинах изменений Председателю коллегии, а в его отсутствие - Первому заместителю Министра. О принятом решении информирует секретаря коллегии.

104.5. Секретарь коллегии при несвоевременном представлении документов снимает вопрос с повестки дня, о чем докладывает Председателю коллегии. На утверждение представляется проект новой повестки дня.

104.6. Секретарь коллегии оформляет протоколы, передает документы в отдел контроля и делопроизводства для постановки их на контроль и осуществляет контроль за исполнением этих решений.

105. Секретарь коллегии доводит решения коллегии до исполнителей в виде выписок из протоколов заседаний коллегии согласно прилагаемому к протоколу коллегии листу рассылки, в котором указывается кому, куда и сколько экземпляров направлено.

106. Акт - документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) по форме согласно приложению 12.

107. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном ("акт - о чем?") или родительном падеже ("акт - чего?").

108. Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

109. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, приказ, протокол или поручение Министра, а также плановое задание вышестоящих организаций и др.

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

Страницы документа:

Стр. 1, Стр. 2, Стр. 3

Archive documents Папярэдні | Наступны