ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Приказ Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 22.06.2011 № 171 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве связи и информатизации Республики Беларусь"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Стр. 2

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 |

115. В министерстве составляются внутренние докладные записки. Внутренние докладные записки адресуются руководителю министерства и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Докладные записки регистрируются в структурных подразделениях министерства в журналах регистрации внутренних документов. После рассмотрения их руководством министерства оригинал с резолюцией руководителя министерства возвращается в структурное подразделение (автору докладной записки). Копии докладной записки направляются исполнителям, определенным в резолюции руководителя.

116. Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей. Во вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

117. Внутренние докладные записки подписываются их составителями. Докладная записка на имя Министра подписывается руководителем структурного подразделения с обязательной визой курирующего заместителя Министра.

118. Датой докладной записки является дата ее подписания.

119. Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

120. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности министерства (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

121. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю министерства и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 с использованием углового штампа.

122. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например:

По состоянию на 01.03.2011

или

За период с 01.01.2010 по 31.12.2010

В личных справках заголовок допускается не указывать.

123. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов "выдана настоящая", "действительно работает".

124. Внешние справки подписываются руководителем министерства, внутренние - их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

125. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью министерства (гербовой) заверяются личные справки.

126. Датой справки является дата ее подписания.

127. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

128. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

129. В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

130. Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

131. Письма подписываются руководителями министерства и его структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в локальных правовых актах министерства.

132. Датой письма является дата его подписания.

ГЛАВА 8 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

133. Организация документооборота.

Документооборот - это движение документов в министерстве с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

133.1. В министерстве организация документооборота осуществляется с применением системы электронного документооборота Минсвязи (далее - СЭД Минсвязи), которая обеспечивает оперативность прохождения документов, соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов, своевременный контроль исполнения документов.

134. Регистрация документов:

134.1. регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;

134.2. регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки;

134.3. регистрация входящих и внутренних документов (приказы, постановления, предписания, протоколы административных процедур) в министерстве осуществляется централизованно отделом контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения; приказы по личному составу регистрируются отделом правового обеспечения и кадров, регистрация исходящего документа осуществляется исполнителями в структурных подразделениях и специалистом ОКД министерства, который архивирует исходящий документ в СЭД Минсвязи;

134.4. для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) в СЭД Минсвязи, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.

Правила заполнения основных реквизитов РКК определены согласно приложению 19;

134.5. из РКК формируются автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения;

134.6. при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя индекс применяемого в министерстве классификатора корреспондентов, порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел.

Например:

Б 270, где Б - индекс классификатора корреспондента, применяемого в министерстве для всех корреспондентов (кроме: Совет Министров - индекс СМ; Администрация Президента, Президент - индекс П), 270 - входящий порядковый регистрационный номер документа.

и

05-01/37, где 05-01 - индекс дела по номенклатуре дел, 37 - исходящий порядковый регистрационный номер документа.

135. Прием, регистрация и исполнение входящих документов:

135.1. вся поступающая в министерство корреспонденция (по почте, факсу, курьерской связью, электронной почте) принимается централизованно в ОКД;

135.2. обработка входящей корреспонденции осуществляется, как правило, в день поступления; срочная корреспонденция подлежит обработке в первую очередь. Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно", "Весьма срочно" передается незамедлительно;

135.3. до вскрытия почтовой корреспонденции (конвертов, пакетов) проверяются правильность ее доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.

Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".

Прием документов (кроме расчетно-денежных) структурными подразделениями или должностными лицами министерства, независимо от служебного положения, непосредственно от представителей организаций запрещается.

Все конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой "лично", которые передаются адресату.

Документы на съемных машинных носителях (дисках, USB флэш-накопителях) не вскрываются, обработке подлежат только сопроводительные письма.

После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:

дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

на документе отсутствует реквизит "дата";

дата документа существенно отличается от даты его получения;

в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В вышеуказанных случаях конверт присоединяется к документу и после использования документа подшивается вместе с ним в дело;

135.4. поступающие документы сортируются в ОКД на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 20;

135.5. документы регистрируются один раз. На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп содержит наименование министерства, дату поступления и регистрационный номер документа. Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается;

135.6. входящие документы, адресованные структурным подразделениям, регистрируются и передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, содержащего дату поступления и номер.

Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению нерегистрируемые документы.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления;

135.7. рассмотрение руководством документов, как входящих, так и исходящих, должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на сутки;

135.8. входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является индекс классификатора корреспондента, порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;

135.9. телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю незамедлительно;

135.10. результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. Просмотренные руководством документы возвращаются в приемные.

Работники приемных направляют документы заместителю руководителя согласно резолюции; требующие контроля - специалисту ОКД, осуществляющему контроль;

135.11. после внесения всех резолюций в РКК документы направляются руководителю структурного подразделения, ответственному за исполнение документа;

135.12. документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, направляются в СЭД Минсвязи руководителям структурных подразделений - исполнителей согласно резолюции. Подлинник документа остается у ответственного исполнителя;

135.13. нормативные документы направляются на исполнение всем исполнителям и по истечении года передаются в архив министерства.

Передача нормативных документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя запрещается. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством.

Срочная корреспонденция (если срок исполнения до трех дней с момента поступления документа) доводится незамедлительно до руководителей структурных подразделений.

Получаемая корреспонденция передается для рассмотрения руководителю структурного подразделения, а в его отсутствие - заместителю. Руководители структурных подразделений направляют документы конкретным исполнителям, указывая в необходимых случаях порядок и сроки их рассмотрения (исполнения), о чем делается соответствующая запись в РКК;

135.14. в системе электронного документооборота Минсвязи все бумажные документы, поступающие в министерство, переводятся в электронный вид путем сканирования. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения - исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен;

135.15. специалист ОКД переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в электронный архив, после чего документ подшивается в дело.

136. Регистрация и отправка исходящих документов:

136.1. исходящие документы после их согласования (визирования), подписания (утверждения) и регистрации в структурных подразделениях передаются в отдел контроля и делопроизводства для отправки;

136.2. документы должны сдаваться в ОКД для отправки, адресованные в вышестоящие государственные органы и иным государственным органам и организациям - до 17 часов;

136.3. телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно;

136.4. исходящие документы делятся на инициативные и ответные.

Индекс инициативного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, подготовившем документ), и через дробь - порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года.

Например:

06-11/57

На каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется РКК.

Регистрация ответных документов осуществляется на РКК, на которых были зарегистрированы соответствующие инициативные документы. Регистрационным индексом ответного документа являются индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. В РКК информация об ответном документе записывается в графу "Отметка об исполнении документа";

136.5. документы, поступившие в ОКД для отправки, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Во время приема исходящих документов специалист ОКД обязательно проверяет правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.

Неправильно оформленные и некомплектные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

Отправляемые документы на бумажных носителях передаются в ОКД в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости);

136.6. документы на съемных носителях в электронной форме (дисках, USB флэш-накопителях и др.) принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело в структурных подразделениях министерства на общих основаниях;

136.7. документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями пункта 49 Инструкции;

136.8. на заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором отправителем проставляется адрес министерства и дата отправки.

При этом на соответствующих документах исполнители проставляют в верхнем правом углу надпись "заказная". Надпись "заказная" переносится и на конверт.

Конверты с заказной корреспонденцией регистрируются отделом контроля и делопроизводства в почтовых реестрах, составляемых в одном экземпляре, который хранится в ОКД. Оригиналы реестров служат доказательством отправки заказной корреспонденции.

Подготовленные к отправке конверты с документами сдаются предприятию связи.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется в СЭД Минсвязи.

Документы на иностранных языках представляются в ОКД на отправку.

137. Регистрация и исполнение внутренних документов.

Работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами в СЭД Минсвязи.

Внутренние документы (протоколы, поручения Министра и его заместителей, планы) регистрируются в РКК.

Регистрация распорядительных документов (постановления, приказы) осуществляется отдельно по каждому виду в журналах в СЭД Минсвязи.

Постановления и приказы по основной деятельности министерства регистрируются в отделе контроля и делопроизводства.

Приказы по личному составу регистрируются в отделе правового обеспечения и кадров министерства, отдельно по каждому виду приказов (о командировании, о предоставлении отпусков и др.) по форме согласно приложению 21.

Протоколы совещаний коллегии составляются и регистрируются помощником Министра.

Регистрационным индексом постановления, приказа по основной деятельности, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Регистрационным индексом приказа по личному составу в министерстве является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой:

"к" - для приказов о приеме, перемещении, увольнении, поощрении и премировании (75-летнего срока хранения);

"ком" - для приказов по служебным командировкам за границу (75-летнего срока хранения);

"л" - для приказов по отпускам, взысканиям (3-летнего срока хранения).

Совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших.

Например:

11/14

Регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел.

Рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов в СЭД Минсвязи.

Документы, требующие контроля исполнения, направляются специалисту отдела контроля и делопроизводства для постановки их на контроль и заполнения РКК.

138. Система электронного документооборота министерства.

В министерстве внедрена система электронного документооборота (СЭД) Минсвязи.

139. Учет объема документооборота.

Объем документооборота в министерстве - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) за определенный период времени.

Подсчет количества документов производится в автоматизированной системе ведения делопроизводства по определенным формам.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные (входящие) и созданные (внутренние и исходящие) документы, обращения граждан.

В министерстве может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т.д.).

Учет и анализ объема документооборота в министерстве осуществляется отделом контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения.

Результаты учета объема документооборота обобщаются специалистом отдела контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения и представляются руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

ГЛАВА 9 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

140. Задачи контроля исполнения.

140.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства, помощника Министра.

Ответственность за своевременное исполнение документов и содержащихся в них поручений возлагается на руководителей министерства, структурных подразделений, ответственных исполнителей, указанных в резолюции документа.

Отдел контроля, делопроизводства и материально-технического обеспечения осуществляет контроль в СЭД Минсвязи за своевременным исполнением поручений; учет и анализ результатов исполнения в установленные сроки, еженедельное информирование Министра о состоянии исполнительской дисциплины.

Контроль за исполнением устных поручений Министра, а также решений коллегии, протоколов совещаний руководства осуществляет помощник Министра.

140.2. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются согласно резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, протокола, постановления и др.).

Информация о контроле вводится в РКК документа.

140.3. В министерстве постановке на контроль подлежат следующие документы:

постановления и поручения Национального собрания Республики Беларусь;

указы, распоряжения и протоколы поручений Президента Республики Беларусь;

постановления, распоряжения, поручения и протоколы заседаний Совета Министров и Президиума Совета Министров Республики Беларусь;

запросы и письма депутатов Национального собрания Республики Беларусь, государственных органов и иных организаций; приказы и постановления министерства;

планы основных мероприятий, протоколы заседаний коллегии министерства;

обращения граждан;

другие документы, которые по своему характеру требуют решения (ответа).

141. Сроки исполнения документов.

141.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты регистрации, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

141.2. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными:

типовые сроки устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь;

постановления, решения, распоряжения, приказы, указания, инструкции вышестоящих органов - согласно указанному в них сроку;

запросы, предложения и заявления депутатов Национального собрания и местных Советов;

обращения граждан - в соответствии с действующим законодательством;

письма вышестоящих государственных органов - согласно указанному в них сроку или в течение 30 дней (при отсутствии указанного срока);

телеграммы, требующие срочного решения, - до 3 дней включительно; остальные - в течение 15 дней;

внутренние распорядительные документы (приказы, постановления, протоколы, решения, инструкции) - к указанному в них сроку;

планы-графики - к указанному в них сроку.

141.3. Поручения, указания Премьер-министра Республики Беларусь об оперативной (срочной, немедленной) подготовке документов для рассмотрения в Правительстве Республики Беларусь исполняются министерством в 3-дневный срок, если иной срок не установлен Премьер-министром Республики Беларусь.

Если министерство является соисполнителем названных документов, то обеспечивает представление в орган государственного управления, ответственный за их внесение в Совет Министров Республики Беларусь, предложений об исполнении поручений, указаний в срок, не превышающий 1/3 срока, отведенного на исполнение поручения, указания.

Рассмотрение и согласование документов, подготовленных во исполнение поручений, указаний Премьер-министра Республики Беларусь, осуществляются в 1-дневный срок или в более короткий срок, если это требуется для обеспечения своевременного исполнения поручения, указания.

141.4. Информация о выполнении поручений Президента Республики Беларусь предоставляется в ОКД ответственными исполнителями поручений для отправки их в Администрацию Президента Республики Беларусь по единой информационной системе контроля за выполнением поручений Президента Республики Беларусь (ЕИС КВП ПРБ). Кроме этого, ответственные исполнители направляют по почте оригиналы документов на бумажных носителях.

141.5. Информация о выполнении поручений Президента Республики Беларусь, предоставляемая в ОКД, должна содержать:

если в поручениях министерство определено как основной исполнитель: копию письма в адрес контролера (соответствующего органа государственного управления, на который возложено согласование доклада), копию доклада Главе государства, копию заключения контролера после согласования доклада;

если в поручениях министерство определено соисполнителем: копию письма с предложениями в адрес основного исполнителя поручения.

Если в документе или в резолюции на документе срок выполнения решения или поручения Президента Республики Беларусь не указан, он не должен превышать одного месяца со дня подписания документа или резолюции.

Если в решении или поручении указано "Срочно", то срок выполнения такого решения или поручения не должен превышать семи дней со дня его подписания, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, Главой Администрации Президента Республики Беларусь, а срок согласования проекта правового акта, подготовленного для доклада Главе государства, - одного рабочего дня.

Документы о ходе выполнения решений или поручения Президента Республики Беларусь, в том числе об изменении его сроков, представляются ответственными за их выполнение государственными органами, иными государственными организациями (должностными лицами) основному исполнителю, осуществляющему подготовку доклада Президенту Республики Беларусь, если иное не установлено Главой государства.

Основной исполнитель решения или поручения Президента Республики Беларусь осуществляет проработку полученных документов и представляет соответствующий доклад на рассмотрение Президента Республики Беларусь через Администрацию Президента Республики Беларусь (если подготовка документа на доклад Президенту Республики Беларусь не относится к компетенции другого государственного органа):

не позднее одного рабочего дня, предшествующего дате выполнения решения или поручения, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь;

до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, - по решению или поручению со сроком выполнения по итогам квартала, полугодия или года, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь;

ежегодно до 25 февраля (по итогам статистической отчетности за предыдущий год) - по решению или поручению со сроком выполнения более одного года либо подлежащему длительному контролю.

Указанный доклад должен содержать вывод о выполнении решения или поручения Президента Республики Беларусь, предложение о снятии с контроля либо об изменении срока или порядка его дальнейшего выполнения.

По решению или поручению Президента Республики Беларусь, контроль за выполнением которого возложен на соответствующий государственный орган, доклад основного исполнителя до внесения в Администрацию Президента Республики Беларусь подлежит согласованию с этим государственным органом. Доклад направляется в указанный орган до истечения срока выполнения решения или поручения Президента Республики Беларусь не позднее:

двух дней, если срок выполнения решения или поручения составляет не более семи дней;

трех дней, если срок выполнения решения или поручения составляет от семи дней до одного месяца;

пяти дней, если срок выполнения решения или поручения составляет более одного месяца.

Информация о согласовании доклада государственным органом, на который возложен контроль, представляется основным исполнителем в установленном порядке на рассмотрение Президента Республики Беларусь.

141.6. Индивидуальные сроки устанавливаются руководством. При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются содержание и практические возможности его исполнения.

Проекты постановлений согласовываются министерством в 5-дневный, а распоряжений - в 3-дневный срок.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога "до" или "к", указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.

141.7. Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Информацию о полученном разрешении на продление срока исполнения документа исполнитель обязан в тот же день сообщить в отдел контроля и делопроизводства для внесения изменения в РКК.

142. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые документы, давать поручения и др.

143. Организация контроля исполнения.

Система контроля исполнения включает:

учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

контроль за сроками исполнения;

проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

учет и отчетность о результатах исполнения; оценку состояния исполнительской дисциплины.

143.1. Учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК.

На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК.

143.2. Формирование напоминаний о приближении и истечении сроков исполнения документов осуществляется ежедневно автоматически в системе СЭД Минсвязи: исполнитель имеет три электронных журнала контроля за ходом исполнения документов в своем структурном подразделении - "СРОК более 2 дней"; "СРОК менее 2 дней" и "СРОК ИСТЕК".

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной системы ведения делопроизводства и обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии всех видов документов, а также предварительный контроль подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводка состояния исполнения и др. имеются у каждого исполнителя структурного подразделения.

Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного отправкой отчета в системе СЭД об исполнении документа с присоединением файла "Ответного документа".

На исполненном документе исполнителем оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ: ответ на запрос, извещение заявителю о принятом решении, приказ, постановление и др. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в окне "Текст отчета". Ответственный исполнитель в структурном подразделении делает отметку в РКК о выполнении поручения.

Например:

П.2.СМ РБ от 02.02.2011 N 06-10/250 Нестерович

или

МЭ от 10.02.2011 N 10-21/300-18 Лабкович

На основании отчетов в СЭД об исполнении контрольных документов, сделанных ответственными исполнителями, специалист ОКД ежедневно контролирует исполнение документов (поручений) в СЭД Минсвязи.

Информация о результатах исполнения документов (поручений) за каждую неделю месяца обобщается и доводится начальником ОКД до сведения Министра.

ГЛАВА 10 СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

144. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в министерстве в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В делопроизводстве номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел в министерстве составляется на дела всей организации (далее - сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.

145. Сводная номенклатура дел составляется отделом контроля и делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 22.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем ОКД, согласовывается с лицом, ответственным за архив, Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) министерства и утверждается Министром до 1 января года, на который составлена.

146. Сводная номенклатура дел подлежит пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре министерства.

147. Министерство, являясь источником комплектования Национального архива Республики Беларусь, согласовывает сводную номенклатуру дел с ГУ "Национальный архив Республики Беларусь" один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре министерства независимо от срока предыдущего согласования.

148. Сводная номенклатура дел составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в отделе контроля и делопроизводства, второй передается в архив министерства в качестве учетного документа, третий - в ГУ "Национальный архив Республики Беларусь".

После истечения делопроизводственного года сводная номенклатура дел в электронном виде вносится в систему СЭД Минсвязи.

149. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

150. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 23.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается лицом, ответственным за архив министерства, и подписывается руководителем структурного подразделения.

151. Номенклатура дел профсоюзного комитета министерства составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы профсоюзного комитета включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

152. При составлении номенклатуры дел используются положение о министерстве, положения о структурных подразделениях министерства, штатное расписание, планы и отчеты о работе министерства и его структурных подразделений, должностные инструкции работников, номенклатуры дел за предыдущие годы, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности министерства.

153. В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций министерства.

В номенклатуру дел не включаются: Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

154. Сводная номенклатура дел министерства составляется по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой).

155. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры министерства в первый раздел включаются дела помощника Министра.

Наименования общественных организаций министерства указывается в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельного раздела.

156. Сводная номенклатура дел оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

157. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

157.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Например:

01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03

В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.

Например:

Приказы Министра по основной деятельности. Копии

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;

157.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:

указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);

Например:

Приказы Министра по основной деятельности

указание адресата или корреспондента документов;

Например:

Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь о проведении юридической экспертизы нормативных правовых актов Республики Беларусь

географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;

Например:

Бизнес-план Минского филиала РУП "Белтелеком"

даты (период), к которым относится содержание документов дела;

Например:

Проект программы развития связи Республики Беларусь на 2011 год

указание на копийность документов, включенных в дело.

Например:

Приказы Министра по основной деятельности. Копии

Термин "Документы" используется в заголовке:

при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два - три основных вида документов, включенных в дело;

Например:

Документы о состоянии условий и охраны труда, техники безопасности (докладные записки, информации, справки и др.)

при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.

Например:

Документы к протоколам заседаний коллегии Министерства связи и информатизации Республики Беларусь за 2010 год

Термин "Дело" используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

Например:

Личное дело Ивановой Г.Н.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Например:

Переписка с органами государственного управления, финансовыми органами, организациями по вопросам финансирования

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Например:

Переписка с финансовыми органами о работе с кадрами

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

Например:

Переписка о заключении договоров на поставку оборудования

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Например:

Планы работы структурных подразделений Минсвязи на I кв. 2011 года

Квартальные отчеты о работе структурных подразделений Минсвязи за 2010 год

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело ("Материалы", "Документальные материалы", "Разные документы", "Финансовые документы", "Общая переписка" и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием ("Погашение ...", "Рассмотрение ...", "Аннулирование ..." и т.д.).

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

нормативные правовые акты Республики Беларусь (законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, постановления министерства и др.);

учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

распорядительные документы министерства (приказы, постановления);

организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.); протоколы, планы;

отчеты, договоры;

справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.); переписка;

учетно-регистрационные формы.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями - перед перепиской с иными организациями и т.д.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;

157.3. графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в министерстве в течение года под соответствующим заголовком;

157.4. в графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим перечням типовых документов и ведомственным перечням документов министерства с указанием сроков хранения, иным актами законодательства Республики Беларусь, даются ссылки на соответствующие пункты и (или) статьи перечней.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются ЦЭК министерства по согласованию с ГУ "Национальный архив Республики Беларусь";

157.5. в графе 5 "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив министерства дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК министерства, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов и ведомственном перечне документов с указанием сроков хранения, и др.

158. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом "Подпись" указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

159. По окончании делопроизводственного года отделом контроля и делопроизводства министерства в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 24. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (профсоюзного комитета министерства) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (профсоюзного комитета министерства).

ГЛАВА 11 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

160. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в министерстве осуществляется ОКД.

161. Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов "В дело N". При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

162. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

163. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

164. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.

Приказы по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.

Приказы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:

о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов);

о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках.

Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно в соответствии с требованиями пункта 137 Инструкции, группируются в отдельные дела.

Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2010 год, составленный в 2009 году, или отчет за 2010 год, составленный в 2011 году, должны быть отнесены к 2010 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. N 2.

Книга учета личных дел ведется отделом правового обеспечения и кадров министерства по форме согласно приложению 25.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, содержащие предложения по улучшению деятельности министерства (должностных лиц), совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы по их рассмотрению систематизируются в деле вместе с предыдущими.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

ГЛАВА 12 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

165. Экспертиза ценности документов - определение научно- исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

166. Экспертиза ценности документов в министерстве осуществляется постоянно действующей ЦЭК.

ЦЭК действует на основании положения, утвержденного Министром, и согласовывается с ГУ "Национальный архив Республики Беларусь".

167. ЦЭК министерства создается в составе не менее 7 человек. Председателем ЦЭК назначается заместитель Министра, членами - руководитель отдела контроля, делопроизводства и материально- технического обеспечения, лицо, ответственное за архив министерства, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники министерства. В состав ЦЭК министерства, являющегося источником комплектования Национального архива Республики Беларусь, включается работник этого архива. Персональный состав ЦЭК утверждается приказом Министра.

168. Основными функциями ЦЭК являются:

согласование проектов номенклатур дел министерства и его структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;

ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством Республики Беларусь, и внесение их на рассмотрение органов и организаций Государственной архивной службы Республики Беларусь;

осуществление методического руководства и контроля за деятельностью структурных подразделений и подчиненных министерству государственных организаций;

рассмотрение и представление на утверждение в ГУ "Национальный архив Республики Беларусь" списков подчиненных министерству государственных организаций, являющихся источником комплектования Национального архивного фонда Республики Беларусь, проектов номенклатур дел, положений об ЭК подчиненных министерству государственных организаций, других документов по вопросам экспертизы ценностей документов и их подготовки к архивному хранению;

оказание методической и практической помощи подчиненным министерству государственным организациям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатур дел, составлению методических документов по организации, хранению и учету документов;

принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива министерства и подчиненных ему государственных организаций.

169. ЦЭК является совещательным органом, решения которого утверждаются Министром.

Заседания ЦЭК и принимаемые решения оформляются протоколами.

170. Непосредственный отбор документов на архивное хранение и выделение к уничтожению производятся работниками структурных подразделений министерства, в деятельности которых они были образованы.

Принципы, критерии и порядок проведения экспертизы ценности документов определяются актами законодательства Республики Беларусь.

171. По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

ГЛАВА 13 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

172. Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

173. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

174. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:

наименование организации;

наименование структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел;

индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; год, в котором заводится дело; срок хранения дела.

175. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных пунктом 178 настоящей Инструкции);

составление листа-заверителя дела;

оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 Инструкции.

176. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

177. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.

Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.

При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.

Например: 15а, 15б

178. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 26.

Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, имен, отчеств конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел.

В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в дело листов документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и др.) отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новые итоговые записи к внутренней описи и заверительная надпись.

179. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 27 и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+" (плюс).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись, старая надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

180. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 28. По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются:

при изменении наименования структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки;

в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера;

на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);

если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается отметка "Имеются документы за ... год(ы)";

из листа-заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле;

при внесении дела в сводную опись в соответствии с требованиями пункта 196 Инструкции на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи).

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами. Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами, дел, сформированных из нескольких личных дел уволенных работников, и дел, содержащих один документ, включают только год. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в Национальный архив, предусматривается место для указания наименования Национального архива Республики Беларусь.

Надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

181. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

ГЛАВА 14 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ

182. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации.

183. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

184. Описи дел составляются в структурных подразделениях (далее -описи дел структурных подразделений) и в архиве министерства (далее -сводные описи дел).

185. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством сотрудника архива по форме согласно приложению 29.

186. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив министерства в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности или выполнение функций).

187. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел. При просмотре дела проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов дела, наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, определенных пунктом 178 Инструкции, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел в архив министерства.

188. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок дела воспроизводится полностью);

переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены;

Например:

Документы за 2010 год, см. также в описи N 3/2006 за 2009 год, дела N 5, 7, 15.

графа описи "Примечание" используется для отметок о передаче дел в архив министерства, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и т.п.

189. Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение "лс", а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - "в".

190. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

191. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается с работником архива министерства и утверждается руководителем структурного подразделения.

192. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами.

193. На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

194. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в архив министерства. На основе описей дел структурных подразделений в архиве составляются годовые разделы сводных описей дел.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в 4 экземплярах по форме согласно приложению 30.

Сводная опись дел постоянного хранения согласовывается ЦЭК министерства и утверждается Министром и ЭМК ГУ "Национальный архив Республики Беларусь".

Первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в ГУ "Национальный архив Республики Беларусь", остальные остаются в министерстве.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в 2 экземплярах по форме согласно приложению 31 согласовывается ЦЭК министерства и утверждается Министром.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется в 3 экземплярах по форме согласно приложению 32, согласовывается ЦЭК министерства и ЭМК ГУ "Национальный архив Республики Беларусь" и утверждается Министром. Один экземпляр передается ГУ "Национальный архив Республики Беларусь", остальные остаются в министерстве.

195. Документы профсоюзного комитета министерства включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела профсоюзного комитета передаются в архив в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.

ГЛАВА 15 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ МИНИСТЕРСТВА

196. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив министерства.

Дела должны быть переданы в архив министерства и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Передача дел в архив министерства осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 14 Инструкции.

197. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив допускается в исключительных случаях по решению Министра. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом министерства по номенклатуре дел.

198. Дела передаются в архив по графику. График составляется лицом, ответственным за архив, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается Министром.

При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

ГЛАВА 16 УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

199. Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период и оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК министерства.

200. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

201. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всего министерства, так и на дела его отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой "ЭПК" составляется отдельный акт.

202. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 33. В акте указываются:

заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

Например:

План работы отдела контроля и делопроизводства на 2011 год

или

Планы работы структурных подразделений министерства

дата или крайние даты дел;

Например:

2007

или

2007 - 2010

номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;

индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;

количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);

сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

Например:

5 л., п. 461

203. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК министерства одновременно со сводными описями дел.

Акт утверждается Министром после утверждения ГУ "Национальный архив Республики Беларусь" сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой "ЭПК".

204. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 17 ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

205. С момента заведения и до передачи в архив министерства или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

206. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

207. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям министерства, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.

Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению министерства производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции Министра.

Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в министерстве, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.

208. Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 34. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 35.

ГЛАВА 18 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

209. Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

210. Форматы документов в электронном виде согласовываются с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Используемые форматы обеспечивают подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

211. Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

212. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 19 Инструкции.

Внешнее представление документа в электронном виде - это воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком.

213. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в пункте 214 Инструкции.

Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, в том числе предъявляемыми к средствам выработки и проверки ЭЦП.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита "Гриф согласования", используется ЭЦП.

214. Согласование (подписание) документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

215. Прием и отправка документов в электронном виде осуществляются, как правило, службой ОКД.

Допускаются прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ОКД.

После отправки документа в электронном виде, удостоверенного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

216. При получении документов, подписанных ЭЦП, осуществляется проверка:

Страницы: | Стр. 1 | Стр. 2 | Стр. 3 |

Архіў дакументаў Папярэдні | Наступны