Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 120 "Об утверждении Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. № 36"

Зарегистрировано в НРПА РБ 18 мая 2012 г. N 8/25570

На основании статьи 18 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" и пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций.

2. Признать утратившим силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. N 36 "Об утверждении Инструкции об организации работы с документами в электронном виде в архиве организации и о признании утратившим силу постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29 апреля 2004 г. N 5" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., N 186, 8/22642).

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Министр О.Л.Слижевский

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                       Постановление
                                                       Министерства юстиции
                                                       Республики Беларусь
                                                       11.05.2012 N 120

1. Настоящая Инструкция определяет порядок организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций.

2. Документы в электронном виде, образующиеся в деятельности государственных органов, иных организаций (далее - организации), имеющие историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающие материальную и духовную жизнь белорусского народа, включаются в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь.

3. Документы в электронном виде в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, передаются в архив организации в целях накопления, обеспечения сохранности, организации их учета и использования.

4. В соответствии с требованиями настоящей Инструкции государственные органы, иные организации разрабатывают локальные нормативные правовые акты, учитывающие особенности организации работы с документами в электронном виде.

Локальный нормативный правовой акт организации, являющейся источником комплектования государственного архива, издается руководителем организации (его заместителем) после согласования с экспертной (центральной экспертной) комиссией (далее - ЭК (ЦЭК) организации и экспертно-методической комиссией (далее - ЭМК) государственного архива, источником комплектования которого является организация.

Локальный нормативный правовой акт организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, издается руководителем организации (его заместителем) после согласования с ЭК организации и ЭК или ЦЭК вышестоящей организации.

5. Методическое руководство работой архива организации осуществляют органы архивного дела и делопроизводства, государственные архивные учреждения.

6. В состав документов в электронном виде архива организации входят:

документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации (в том числе научно-технические, кино-, фото-, фоно-, видеодокументы), документы по личному составу в электронном виде;

архивные копии информационных ресурсов (базы данных, базы знаний, веб-сайты, ГИС-системы, электронные издания);

электронные версии нормативных правовых актов и методических документов;

электронные издательские оригиналы печатной продукции;

электронные географические карты;

личные фонды работников организации в электронном виде;

документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных данной организации, либо организаций, правопреемником которых является данная организация;

научно-справочный аппарат к документам в электронном виде архива организации.

7. Основными задачами архива организации (объединенного архива) в части работы с документами в электронном виде являются:

комплектование документами, указанными в пункте 6 настоящей Инструкции;

учет, обеспечение сохранности и целостности, создание научно-справочного аппарата, использование документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации;

осуществление контроля за оформлением документов в электронном виде, формирование и оформление электронных дел в организации;

подготовка и передача документов в электронном виде, подлежащих постоянному хранению, в архив электронных документов государственного учреждения "Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации" (далее - архив ЭД БелНИЦЭД) в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

составление и ежегодное уточнение списка структурных подразделений, организаций - источников комплектования архива организации (объединенного архива) документами в электронном виде;

прием на хранение документов в электронном виде через 1 год после завершения в делопроизводстве в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива организации (объединенного архива);

составление и представление через 2 года после завершения работы с документами в электронном виде описей электронных дел постоянного хранения организационно-распорядительной, научно-технической, аудиовизуальной документации, документов по личному составу на рассмотрение ЭК организации, ЭМК государственного учреждения "Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации" или ЭК (ЦЭК) вышестоящей организации;

проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве организации (объединенном архиве) документов в электронном виде и оказание методической помощи в ее проведении в структурных подразделениях, организациях - источниках комплектования архива организации (объединенного архива), участие в работе ЭК организации;

осуществление группировки документов в электронном виде по фондам;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве организации документам в электронном виде, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом архива ЭД БелНИЦЭД;

оказание методической помощи структурным подразделениям, организациям - источникам комплектования архива организации (объединенного архива) в решении вопросов хранения и передачи документов в электронном виде в архив организации (объединенный архив);

организация использования документов в электронном виде;

представление в архив ЭД БелНИЦЭД сведений о составе и объеме документов в электронном виде в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства;

подготовка и передача на постоянное хранение образовавшихся в деятельности организации (организаций - источников комплектования объединенного архива) документов в электронном виде в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства;

подтверждение подлинности и целостности передаваемых на постоянное хранение документов в электронном виде, выполненных в соответствии с требованиями законодательства об электронном документе и электронной цифровой подписи;

представление руководству организации предложений по совершенствованию работы с документами в электронном виде и их хранению в архиве организации (объединенном архиве).