ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121 "Об утверждении Инструкции о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. № 37"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 18 мая 2012 г. N 8/25571

На основании статей 10 и 18 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь", статьи 21 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" и пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов.

2. Признать утратившим силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. N 37 "Об утверждении Инструкции по проведению экспертизы ценности и передаче на государственное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов и о признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., N 186, 8/22643).

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Министр О.Л.Слижевский

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                       Постановление
                                                       Министерства юстиции
                                                       Республики Беларусь
                                                       11.05.2012 N 121

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция определяет порядок проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов и распространяется на государственные органы, иные организации (далее - организации), в деятельности которых образуются документы в электронном виде (управленческая, научно-техническая, геологическая, телеметрическая документация, информационные ресурсы (далее - ИР) (базы данных, базы знаний, веб-сайты, ГИС-системы, электронные издания и другие), кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, другие виды документов.

2. Порядок работы с документами в электронном виде и ИР разрабатывается организациями самостоятельно в соответствии с критериями, установленными настоящей Инструкцией, согласовывается с архивом документов в электронном виде государственного учреждения "Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации" (далее - архив ЭД БелНИЦЭД) и утверждается руководителем организации.

3. Экспертиза ценности проводится с целью отбора на постоянное хранение документов в электронном виде и ИР, содержащих информацию, которая имеет историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающую материальную и духовную жизнь белорусского народа, не повторяющуюся в документах на бумажных носителях, или приобретает в электронном виде новое качество, которое значительно повышает удобство ее использования и наглядность.

4. Экспертиза ценности документов в электронном виде и ИР проводится на основании общих и специфических критериев отбора:

4.1. к общим критериям отбора относятся:

функционально-целевое назначение организации;

значимость информации документа в электронном виде или ИР;

время и место создания документа в электронном виде или ИР;

повторение информации документа в электронном виде в документах на иных носителях;

полнота состава частей и элементов документа в электронном виде или ИР;

наглядность информации и удобство ее использования по сравнению с аналогами на бумажных носителях;

возможность обеспечения постоянного хранения документов в электронном виде и ИР;

возможность воспроизведения и обработки документов в электронном виде и ИР без использования дополнительного специализированного программного обеспечения;

наличие сопроводительной документации на документы в электронном виде, ИР и технологической документации на информационную систему, в которой документы возникли и существуют;

4.2. к специфическим критериям отбора относятся:

4.2.1. для организационно-распорядительных документов в электронном виде - сроки хранения, установленные для аналогичных документов на бумажных носителях;

4.2.2. для научно-технической документации в электронном виде:

значимость разработки;

степень новизны, уникальность и оригинальность решения проблемы в конкретной области науки, техники, строительства, производства;

экономическая эффективность внедрения результатов исследований, технической идеи;

фундаментальность научных исследований и прикладных разработок;

степень отражения уровня (отечественного и зарубежного) развития науки и техники в исследовании, проекте объекта строительства или изделия промышленного производства, а также в технологии изготовления изделий;

личность автора проекта или научной разработки (доктор наук, заслуженный архитектор, лауреат государственных или международных премий и другое);

4.2.3. для фоно-, видео- и фотодокументов в электронном виде:

время и место создания;

авторство;

обстоятельства появления оригинала документа;

значение организации (лица), создавшей документ;

подлинность документа;

значение события, информации, зафиксированных в документе;

полнота, достоверность и новизна сообщаемых сведений;

художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, цветовое решение видео- и фотодокументов;

4.2.4. для ИР:

полнота комплектования данного ИР (соотношение информации, имеющейся в составе данного ИР, с общим объемом информации, имеющейся в республике по данному классу предметов или явлений);

достоверность информации;

уникальность ИР, определяемая системой сбора информации;

социальная значимость ИР.

5. Экспертизу ценности документов в электронном виде и ИР, подготовку их к передаче на постоянное хранение в организациях осуществляет центральная экспертная (экспертная) комиссия (далее - ЦЭК (ЭК), которая создается приказом руководителя организации из числа ведущих специалистов по работе с документами в электронном виде и ИР. В состав ЦЭК (ЭК) включается представитель государственного учреждения "Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации" (далее - БелНИЦЭД).

Обязанности по проведению экспертизы ценности документов в электронном виде и ИР могут быть возложены на ЦЭК (ЭК) по проведению экспертизы ценности документов на бумажных носителях при ее наличии в организации. В этом случае в ее состав дополнительно включаются специалисты по работе с документами в электронном виде и ИР, а также представитель БелНИЦЭД.

Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов в электронном виде и ИР без образования экспертной комиссии.

6. Экспертиза ценности документов в электронном виде и ИР проводится на этапах:

проектирования (введения в эксплуатацию) информационной системы, которая будет использоваться для создания и (или) обращения документов в электронном виде, создания и эксплуатации ИР;

по истечении срока временного хранения документов в электронном виде и ИР в организации.

Экспертиза ценности документов в электронном виде и ИР проводится:

6.1. на этапе проектирования (введения в эксплуатацию) информационной системы - в целях определения требований к созданию воспроизводимых и пригодных для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения документов в электронном виде и архивных копий ИР:

6.1.1. для создания и обращения организационно-распорядительной документации - в целях определения требований к внешнему представлению создаваемых с ее помощью документов в электронном виде в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 42, 8/20434). В номенклатуре дел организации в графе "Примечание" делается отметка "ЭД";

6.1.2. для создания и обращения научно-технической документации - в целях:

отбора наиболее значимых проектных, конструкторских, технологических разработок для передачи научно-технической документации по ним на постоянное хранение;

составления перечня разработок научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение, в соответствии с требованиями законодательства по архивному делу и делопроизводству;

6.1.3. для создания и эксплуатации ИР - в целях:

определения сроков хранения ИР;

выявления пополняемых и обновляемых ИР;

определения периодичности создания архивных копий обновляемых ИР и требований к технологии создания архивных копий для пополняемых ИР в момент их вывода из эксплуатации, а для обновляемых ИР - в процессе их эксплуатации;

6.2. по истечении срока временного хранения документов в электронном виде и ИР в организации - в целях включения их в описи для передачи на постоянное хранение или в акты о выделении к уничтожению документов в электронном виде и ИР, не подлежащих хранению.

7. Один экземпляр описи, согласованной и утвержденной в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству, передается в архив ЭД БелНИЦЭД.

На документы в электронном виде, ИР, вышедшие из обращения и не подлежащие передаче на постоянное хранение, составляется акт о выделении к уничтожению документов в электронном виде и ИР, не подлежащих хранению, в порядке, установленном законодательством по архивному делу и делопроизводству.

Экспертиза ценности проводится по каждому виду документов в электронном виде и ИР отдельно.

ГЛАВА 2 ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ АРХИВНЫХ КОПИЙ ОБНОВЛЯЕМЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ

8. К обновляемым ИР относятся ИР, в которых обновляемая информация безвозвратно заменяет предыдущую.

По результатам экспертизы ценности архивная копия может представлять собой:

полную копию обновляемого ИР на момент внесения изменений;

копию удаляемой из ИР информации;

копию прежнего и нового содержания изменяемых записей ИР.

Изготовление архивных копий ИР необходимо, когда объем ИР велик, а вносимые изменения несоизмеримо малы по отношению к его полному объему. В таких случаях первая по времени создания архивная копия обязательно должна представлять собой полную копию содержания ИР.

9. Архивные копии обновляемых ИР создаются каждый раз при внесении в ИР постоянного хранения изменений, приводящих к удалению (утрате) прежней информации. Создание архивной копии не требуется в случаях, когда вносимые изменения не приводят к удалению или изменению уже имеющихся данных или если удаляемая информация по результатам экспертизы ценности признана не имеющей значимости для общества и государства.

Архивная копия ИР представляет собой документ в электронном виде, оформленный и удостоверенный в соответствии с требованиями законодательства по архивному делу и делопроизводству, который является точной копией ИР на фиксированный момент времени или формируется по содержанию ИР в формате архивного хранения. В наименовании такого документа должно быть указано, архивной копией какого ИР он является.

ГЛАВА 3 ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

10. Подготовка документов в электронном виде к передаче на постоянное хранение осуществляется работником, ответственным за работу с документами в электронном виде в организации, совместно с представителями БелНИЦЭД.

11. Подготовка документов в электронном виде к передаче на постоянное хранение включает:

проверку физического и технического состояния носителей, предназначенных для записи документов в электронном виде;

подготовку документов в электронном виде к записи на электронные носители, включая проверку на наличие компьютерных вирусов и других вредоносных программ. Документы в электронном виде должны иметь формат архивного хранения, согласованный с архивом ЭД БелНИЦЭД;

запись документов в электронном виде на носители;

проверку качества записи и воспроизводимости документов в электронном виде;

подготовку комплекта сопроводительной документации к передаче документов в электронном виде на постоянное хранение.

12. Документы в электронном виде передаются на постоянное хранение с сопроводительным письмом, в котором указываются номера и название описей, документы, входящие в комплект сопроводительной документации, вид электронных носителей.

13. В комплект сопроводительной документации входят:

информационно-поисковая характеристика на бумажном носителе или в виде файлов на электронном носителе;

ведомость электронного носителя с записью документов в электронном виде (на бумажном носителе или в виде файлов на электронном носителе);

удостоверяющий лист, содержащий контрольную характеристику передаваемого документа в электронном виде, подписи его разработчиков, заверенные печатью организации.

Состав сопроводительной документации уточняется при каждой передаче документов в электронном виде на постоянное хранение.

14. Документы в электронном виде передаются на постоянное хранение по истечении срока их временного хранения.

15. Документы в электронном виде передаются на постоянное хранение по графику, составленному архивом ЭД БелНИЦЭД совместно со специалистами организации и утвержденному руководителем архива ЭД БелНИЦЭД.

16. Передача документов в электронном виде производится представителем организации, ответственным за их сохранность.

При передаче документов в электронном виде на постоянное хранение проверяется:

подлинность и целостность передаваемых документов;

комплектность и правильность составления сопроводительной документации;

физическое и техническое состояние электронных носителей. В первую очередь производится проверка на наличие компьютерных вирусов и других вредоносных компьютерных программ.

В случае несовместимости программных средств, применяемых для проверки подлинности и целостности передаваемых документов в передающей организации и в архиве ЭД БелНИЦЭД, работник архива ЭД БелНИЦЭД должен в присутствии представителя организации выработать контрольные характеристики документа в электронном виде своими программными средствами. Данные контрольные характеристики указываются в акте приема-передачи документов в электронном виде на постоянное хранение.

В случае неправильной подготовки сопроводительной документации носители с документами в электронном виде возвращаются в организацию на доработку.

17. При первом поступлении документов в электронном виде в архив ЭД БелНИЦЭД организация вместе с комплектом сопроводительной документации представляет историко-архивную справку к фонду, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

18. Прием-передача документов в электронном виде на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов в электронном виде на постоянное хранение по форме, установленной законодательством по архивному делу и делопроизводству.

Акт приема-передачи документов в электронном виде на постоянное хранение составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве ЭД БелНИЦЭД, а другой передается в составившую его организацию.

Архіў дакументаў Папярэдні | Наступны