ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 142 "О внесении изменений и дополнений в постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. № 7 и признании утратившим силу постановления Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 17 марта 2000 г. № 11"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 30 мая 2012 г. N 8/25908

На основании статей 4, 9, 10, 18, 19, 22 и 24 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" и пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в Правила работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. N 7 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 22, 8/13667), следующие изменения и дополнения:

1.1. пункт 1 изложить в следующей редакции:

"1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы государственных архивов (далее - архивы).";

1.2. в пункте 3 слова ", аудиовизуальную и электронную документацию" заменить словами "документацию, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (далее - аудиовизуальные документы) и электронные документы";

1.3. дополнить Правила пунктом 3-1 следующего содержания:

"3-1. Настоящие Правила распространяются также на территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.";

1.4. в пункте 6 слова "условия для использования документов юридическими и физическими лицами" заменить словами "пользователям условия для использования архивных документов";

1.5. из части первой пункта 9 абзац четвертый исключить;

1.6. в пункте 10 слова "вышестоящего органа государственного управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "соответствующего органа архивного дела и делопроизводства";

1.7. в частях третьей и шестой пункта 12, части второй пункта 14, пункте 72, части первой пункта 79, абзаце четвертом части второй пункта 81, пункте 84, части первой пункта 94, пункте 95, части восьмой пункта 109, части шестой пункта 186, части первой пункта 293, приложениях 70 и 71 к Правилам слова "вышестоящий орган управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "соответствующий орган архивного дела и делопроизводства" в соответствующих падеже и числе;

1.8. в части пятой пункта 12 слова "республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Департамент)";

1.9. в абзаце третьем пункта 18 слова "различным формам собственности" заменить словами "государственной и иным формам собственности";

1.10. в части второй пункта 19 слово "сети" заменить словом "системы";

1.11. в пункте 20:

часть первую исключить;

части вторую - четвертую считать соответственно частями первой - третьей;

1.12. в подпункте 23.3 пункта 23 слова "республиканским органом государственного управления по архивам и делопроизводству" и "органами управления по архивам и делопроизводству областей и г. Минска" заменить соответственно словами "республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства" и "структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов";

1.13. абзац третий пункта 26 изложить в следующей редакции:

"архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся на протяжении жизни граждан (их семьи, рода);";

1.14. в части второй пункта 28 слово "организаций" заменить словами "государственных органов, иных организаций (далее - организации)";

1.15. в части второй пункта 30 слова "имени и отчества", в пункте 31, частях пятой и шестой пункта 90, части восьмой пункта 91, приложениях 37, 61, 62, 73, 74, 85 и 89 к Правилам слова "имя, отчество" заменить словами "собственное имя и отчество (если таковое имеется)" в соответствующих падеже и числе;

1.16. в части второй пункта 38 слова "негосударственную собственность" заменить словами "иную форму собственности";

1.17. часть вторую пункта 53 изложить в следующей редакции:

"В помещениях хранилищ производится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами и 0,5%-ми водными растворами антисептиков (капатола, лизоформина, метатина) стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными 2%-ми растворами антисептиков (капатола, лизоформина, метатина) или 5%-м водным раствором катамина АБ.";

1.18. в пункте 55:

часть вторую после слова "секретные;" дополнить словом "уникальные;";

в части пятой слова "Документы, имеющие" заменить словами "Уникальные документы и документы, имеющие";

1.19. в пункте 57:

абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"каждый особо ценный документ заключается во внутреннюю обложку из микалентной бумаги, за исключением документов, выполненных с применением механически нестабильных красителей;";

после абзаца четвертого дополнить пункт абзацем следующего содержания:

"каждый уникальный документ заключается в папку, футляр или коробку из бескислотного картона;";

абзацы пятый - одиннадцатый считать соответственно абзацами шестым - двенадцатым;

абзац десятый изложить в следующей редакции:

"произведения изобразительного искусства с лицевой стороны прокладываются микалентной бумагой (кроме произведений живописи и графики, исполненных в технике, обусловливающей применение механически нестабильных красителей - гуаши, пастельных карандашей, восковых или каолиновых мелков), а поверх рисунков в папке кладется защитный лист - бескислотный картон;";

1.20. в части четвертой пункта 58:

после абзаца первого дополнить часть абзацем следующего содержания:

"дела, содержащие уникальные документы;";

абзацы второй - четвертый считать соответственно абзацами третьим - пятым;

1.21. в части пятой пункта 59:

в первом предложении слова "Особо ценные" заменить словами "Уникальные и особо ценные";

второе предложение после слова "подлинники" дополнить словами "уникальных и";

1.22. абзац второй части первой пункта 60 после слов "при выдаче" дополнить словами "уникальных и";

1.23. в пункте 65 слова "установленном законодательством Республики Беларусь" заменить словами "установленном законодательством, в том числе международными договорами Республики Беларусь";

1.24. в части третьей пункта 66 слова "особо ценные документы, проводятся один раз в 5 лет" заменить словами "уникальные документы, проводятся ежегодно, особо ценные документы - один раз в 5 лет";

1.25. часть пятую пункта 67 после слов "Дела с" дополнить словами "уникальными и";

1.26. в части пятой пункта 69 слова "республиканский орган государственного управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства" в соответствующем падеже;

1.27. в абзаце четвертом части первой пункта 70, части восьмой пункта 71 слово "бумаги" заменить словами "основы (бумаги, пергамента и др.)";

1.28. пункт 72 дополнить частью второй следующего содержания:

"Снятие с государственного учета неисправимо поврежденных уникальных документов и их уничтожение не допускается.";

1.29. часть пятую пункта 74 после слов "К приоритетным относятся" дополнить словами "уникальные и";

1.30. части первую и вторую пункта 75 после слов "совокупность копий" и "Выявление" дополнить соответственно словами "уникальных и";

1.31. пункт 76 дополнить частью пятой следующего содержания:

"Организация хранения копий фонда пользования на электронных носителях (в цифровом формате) должна соответствовать нормативным режимам хранения для данного типа носителей в соответствии с правилами работы с аудиовизуальными документами и правилами работы с электронными документами.";

1.32. в части пятой пункта 80 слово "ведомственного" заменить словом "временного";

1.33. в пункте 84:

часть первую после абзаца седьмого дополнить абзацами следующего содержания:

"список фондов, содержащих уникальные документы, согласно приложениям 41-1, 41-2 - для учета фондов, содержащих уникальные документы;

листы учета и описания уникальных документов согласно приложению 41-3 - для специального государственного учета уникальных документов;";

абзацы восьмой - двадцатый считать соответственно абзацами десятым - двадцать вторым;

абзац четырнадцатый после слов "хранения копий" дополнить словами "уникальных и";

часть третью исключить;

1.34. дополнить Правила пунктом 84-1 следующего содержания:

"84-1. Автоматизацию процесса учета документов, принимаемых на постоянное хранение в государственный архив, и генерацию основных учетных документов обеспечивает соответствующий программный модуль автоматизированной информационной системы архива.

Перечень и формы основных учетных документов программного модуля формируются в соответствии с основными учетными документами архива и определяются Департаментом.";

1.35. в абзацах втором и третьем части первой пункта 88, части первой пункта 99, названии главы 29, пункте 128, части второй пункта 129, части третьей статьи 136, части первой пункта 177, приложении 61 к Правилам слово "государственное" заменить словом "постоянное";

1.36. часть вторую пункта 94 изложить в следующей редакции:

"Карточка фондов является основой для формирования фондовых каталогов: в республиканском органе государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства - Государственного фондового каталога (далее - ГФК), в структурных подразделениях по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов - областных фондовых каталогов.";

1.37. пункт 95 изложить в следующей редакции:

"95. Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов, произошедших в архиве в течение года, представляются один раз в год в установленные сроки (по состоянию на 1 января наступившего года) в соответствующие органы архивного дела и делопроизводства для внесения изменений в фондовые каталоги в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.";

1.38. название главы 20 изложить в следующей редакции:

ГЛАВА 20 УЧЕТ УНИКАЛЬНЫХ И ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ";

1.39. дополнить Правила пунктом 96-1 следующего содержания:

"96-1. Учет уникальных документов ведется:

по списку фондов, содержащих уникальные документы;

по листам учета и описания уникальных документов.

Во всех учетных формах уникальных документов сохраняются прежние архивные шифры.

Фонды, содержащие уникальные документы, вносятся в список фондов в порядке их номеров или по мере выявления. За фондами, содержащими уникальные документы, сохраняются номера по общему списку фондов архива. К списку фондов составляется итоговая запись по состоянию на 1 января каждого года.

Сведения о копировании уникальных документов в целях создания страхового фонда и фонда пользования вносятся в соответствующие учетные документы по мере проведения копирования.";

1.40. пункт 97 изложить в следующей реакции:

"97. В учетных документах, на обложках дел, на ярлыках коробок и связок, топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих уникальные и особо ценные документы, проставляются буквенные индексы "УН" или "ОЦ".

На фонды, по которым начато выявление уникальных документов или особо ценных дел, составляются карточки фондов, которые представляются в фондовые каталоги органов архивного дела и делопроизводства. На карточках фонда проставляются буквенные индексы "ОЦ" или "УН", указываются название фонда, количество уникальных документов или особо ценных дел, аннотация и крайние даты документов. При дальнейшем выявлении по фонду уникальных документов или особо ценных дел данные о них включаются в сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов по состоянию на 1 января каждого года.";

1.41. из пункта 100 слова "личного архива" исключить;

1.42. часть девятую пункта 109 после слов "созданного на" дополнить словами "уникальные и";

1.43. в пункте 113:

абзац первый изложить в следующей редакции:

"113. Комплектование архива документами НАФ исторического прошлого белорусского народа, оказавшимися за пределами Республики Беларусь, а также документами зарубежного происхождения, имеющими историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность для белорусского народа, предполагает:";

в абзаце шестом слова "вышестоящих органов управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "соответствующих органов архивного дела и делопроизводства";

1.44. в пункте 114:

часть первую изложить в следующей редакции:

"114. Источниками комплектования архива являются организации, а также граждане, в процессе деятельности которых образуются документы НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение в архивы в соответствии с законодательством или на основании договора хранения.";

абзац первый части второй изложить в следующей редакции:

"Определение организаций - источников комплектования архива осуществляется на основании следующих основных критериев:";

в абзацах первом и пятом части третьей слова "физическое лицо" заменить словом "гражданин" в соответствующих падеже и числе;

1.45. в пункте 115:

в части первой слова "юридических и физических лиц" заменить словами "организаций и граждан";

части третью и четвертую изложить в следующей редакции:

"Включению организаций в список N 1 или в список N 2 предшествует их обследование работником архива. Итоги обследования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива согласно приложению 72. На основании заключений составляются проекты списков N 1 и 2. Проекты списков рассматриваются на заседаниях ЭМК архива и в установленном порядке представляются на согласование с Центральной экспертно-методической комиссией (далее - ЦЭМК) Департамента. Областные и зональные архивы предварительно согласовывают проекты списков с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов. Согласованные списки N 1 и 2 утверждаются директором архива. Работа по уточнению списков N 1 и 2 проводится систематически и предполагает регулярный контроль за созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций. Изменения и дополнения к спискам N 1 и 2 ежегодно обобщаются и рассматриваются на заседаниях ЭМК архива (республиканскими архивами) или ЭМК архива и ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов (областными и зональными архивами). Списки источников комплектования архива пересоставляются один раз в пять лет.

Список граждан, которые являются источником комплектования архива, ведется по установленной в архиве форме. Список граждан, документы которых включены в состав НАФ, согласовывается ЭМК архива один раз в год и утверждается директором архива.";

дополнить пункт частью пятой следующего содержания:

"При включении документов, образовавшихся на протяжении жизни гражданина (его семьи, рода), в состав НАФ гражданином подписывается охранное обязательство, в соответствии с которым он обязуется создать условия для хранения этих документов. При передаче гражданином права собственности на документы НАФ новому собственнику, за исключением передачи их в собственность государства, аналогичное охранное обязательство подписывается новым собственником. Охранное обязательство составляется согласно приложению 93 в двух экземплярах. Один экземпляр выдается архивом гражданину (новому собственнику), другой хранится в архиве.";

1.46. пункт 116 изложить в следующей редакции:

"116. Примерный состав документов, подлежащих приему в архив, определяется перечнями типовых документов НАФ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - перечень типовых документов с указанием сроков хранения), перечнями документов НАФ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее - ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения), а также перечнями документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел организации. Состав документов служит одним из оснований для избрания наиболее рациональной формы приема.";

1.47. часть первую пункта 118 изложить в следующей редакции:

"118. Экспертиза ценности документов - определение исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.";

1.48. пункты 120 - 122 изложить в следующей редакции:

"120. Экспертиза ценности документов осуществляется органами архивного дела и делопроизводства и архивами в соответствии со следующими полномочиями:

республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства определяет принципы и критерии формирования НАФ, состав документов, относящихся к НАФ, сроки хранения документов, утверждает перечни типовых документов с указанием сроков хранения, согласовывает ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, примерные и типовые номенклатуры дел, акты о выделении к уничтожению документов и дел, отложившихся до 1945 года включительно, решает спорные вопросы по отбору документов на хранение или для уничтожения;

структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов определяют состав документов, относящихся к НАФ и подлежащих хранению в соответствующих архивах, утверждают описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов архивов, согласовывают описи дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивов, решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;

архив организует отбор и своевременную передачу на постоянное хранение документов организаций - источников комплектования, рассматривает списки фондов, документы которых подлежат экспертизе ценности, проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, рассматривает составленные, переработанные описи дел, хранящихся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов архива, описи дел организаций - источников комплектования <*>, согласовывает перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

121. Организационно-методическое руководство и контроль за проведением экспертизы ценности документов осуществляют ЦЭМК Департамента, ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов и ЭМК архивов.

122. При проведении экспертизы ценности документов архивы руководствуются решениями ЦЭМК Департамента, ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов, ЭМК архивов, перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, а также перечнями документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел, научно-справочным аппаратом архива, опубликованными историческими источниками и справочными пособиями.";

1.49. в пункте 124 слова "к уничтожению документов", "вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству", "областного органа управления по архивам и делопроизводству" заменить соответственно словами "к уничтожению документов и дел", "соответствующего органа архивного дела и делопроизводства", "структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов";

1.50. пункты 125 и 126 изложить в следующей редакции:

"125. Архив принимает на постоянное хранение документы государственной части НАФ после истечения сроков их временного хранения, установленных статьей 20 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 136, 2/1875).

126. Работы (услуги), связанные с передачей документов НАФ на постоянное хранение (транспортирование, изготовление коробок и так далее), выполняются за счет средств организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций, которые их передают.";

1.51. в пункте 127 слова "государственное" и "ведомственного" заменить соответственно словами "постоянное" и "временного";

1.52. в пункте 130:

слова "государственное" и "договор" заменить соответственно словами "постоянное" и "договор хранения" в соответствующем падеже;

1.53. пункты 131 - 134 изложить в следующей редакции:

"131. Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, межгосударственных образований, участницей которых является Республика Беларусь, передаются в архивы, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.

132. При реорганизации организаций их документы НАФ передаются правопреемникам этих организаций.

При преобразовании государственных организаций в организации иной формы собственности их архивные документы постоянного хранения передаются в архивы, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника).

133. В случае ликвидации организаций, являющихся источниками комплектования архива, их архивные документы постоянного хранения передаются в соответствующий архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника).

В случае смерти гражданина, являющегося источником комплектования архива, и при отсутствии у него наследников документы гражданина передаются в архив.

134. Архив осуществляет прием на хранение документов, образовавшихся на протяжении жизни граждан (их семьи, рода) (далее - документы личного происхождения), отнесенных к составу НАФ.

Документы личного происхождения поступают в архив:

путем дарения;

путем получения в наследство;

путем покупки;

иными способами, не противоречащими законодательству.";

1.54. в пункте 135:

слова "личных архивах" заменить словами "таких документах";

слова "личного архива" заменить словами "документов НАФ, находящихся в собственности гражданина,";

1.55. из пункта 137 слово "архива" исключить;

1.56. в пункте 138 слова "республиканского органа государственного управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "ЦЭМК Департамента";

1.57. из пункта 139 слова "на хранение" исключить;

1.58. название раздела VII после слов "руководство и" дополнить словом "государственный";

1.59. название главы 31 изложить в следующей редакции:

ГЛАВА 31 МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОМОЩЬ В РАБОТЕ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРОЛЬ ИХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА";

1.60. пункт 140 изложить в следующей редакции:

"140. Методическая помощь архивам организаций осуществляется в целях комплектования документами НАФ, их учета, обеспечения сохранности, использования и ведения ими делопроизводства по следующим направлениям:

отбор документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и обеспечение их сохранности;

разработка и внедрение локальных нормативных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства;

взаимодействие с центральными экспертными (экспертными) комиссиями (далее - ЦЭК (ЭК) организаций;

учет документов НАФ, находящихся на временном хранении;

проведение паспортизации;

ведение делопроизводства;

повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.";

1.61. в пункте 141 слово "нормативных" заменить словами "локальных нормативных правовых актов";

1.62. пункт 143 изложить в следующей редакции:

"143. Архив совместно с организациями:

рассматривает и готовит к согласованию с соответствующими органами архивного дела и делопроизводства или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел, положения об архивах организаций, другие локальные нормативные правовые акты и методические документы.

При согласовании инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах организаций проверяется соответствие их требованиям государственных стандартов, типовых инструкций по делопроизводству, правил работы архивов организаций, перечней типовых документов НАФ с указанием сроков хранения, перечней документов НАФ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения.

Номенклатуры дел представляются на согласование по мере необходимости (в случае существенного изменения функций, задач и структуры организации), но не реже чем один раз в пять лет.";

1.63. пункт 144 изложить в следующей редакции:

"144. Государственный контроль за деятельностью архивов организаций в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности.";

1.64. название главы 32 изложить в следующей редакции:

ГЛАВА 32 МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОМОЩЬ В ОТБОРЕ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ, УПОРЯДОЧЕНИИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОБЕСПЕЧЕНИИ ИХ СОХРАННОСТИ";

1.65. в пункте 145:

абзац первый изложить в следующей редакции:

"145. В целях оказания методической помощи в отборе документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочении документов по личному составу и обеспечении их сохранности архив:";

в абзаце втором слова "подготовке нормативных" заменить словами "разработке локальных нормативных правовых актов";

в абзаце четвертом слова "вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов";

в абзаце шестом слово "пособий" заменить словом "документов";

1.66. абзац четвертый пункта 146 после слова "отчеты" дополнить словом "председателей";

1.67. в абзаце третьем пункта 147 слова "10 декабря отчетного года" заменить словами "1 января текущего года";

1.68. в пункте 148 слова "с вышестоящими органами управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов";

1.69. в пункте 149:

абзац третий исключить;

абзац четвертый считать абзацем третьим;

1.70. в пункте 150:

в части первой слово "государственное" заменить словом "постоянное";

в части третьей слово "области" заменить словом "сфере";

1.71. в части второй пункта 151 слова "дел к уничтожению, материалы" заменить словами "к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, документы";

1.72. часть вторую пункта 161 изложить в следующей редакции:

"АНСА реализуется в рамках автоматизированной информационной системы архива, предназначенной для обработки и интеграции информации, представляемой в электронном виде и обеспечивающей возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне фонда, дела, документа, содержащиеся в информационной системе; файлы ключевых слов; рубрикаторы (именной и систематический); справочники.";

1.73. части четвертую и пятую пункта 162 изложить в следующей редакции:

"Описи на документы государственных органов или документы организаций постоянного хранения утверждаются, а по личному составу - согласовываются ЭМК архива, ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов. Архив должен иметь четыре экземпляра описей: один контрольный и три рабочих, в том числе рабочий вариант описи на внешнем электронном носителе. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, ведущем централизованный учет; рабочие - в соответствующем хранилище и в читальном зале. Хранение, учет и использование описей дел в электронном виде осуществляются аналогично требованиям к хранению, учету и использованию цифровых копий архивных документов.";

1.74. в части второй пункта 163 слова "вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета";

1.75. часть первую пункта 170 после слов "для пользователей" дополнить словом "уникальные,";

1.76. часть первую пункта 174 после слов "о выбытии дел, наличии" дополнить словами "уникальных и";

1.77. в пункте 175:

в части третьей:

после слов "принятого наименования" дополнить часть словами "государственного органа-фондообразователя и";

слово "ее" заменить словами "его (ее)";

в части пятой слова "вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета";

1.78. пункт 193 изложить в следующей редакции:

"193. В каталог включаются сведения, содержащие информацию о сущности событий и фактов, отраженных в документах, раскрывающие закономерности их развития, показывающие характерные особенности их проявления. Отобранные сведения описываются на каталожных карточках согласно приложениям 75, 76. Для автоматизированных каталогов отобранные сведения вводятся в описательные статьи согласно формам соответствующего программного модуля автоматизированной информационной системы.";

1.79. часть четвертую пункта 196 дополнить третьим предложением следующего содержания: "Представление результатов работ автоматизированной информационной системы архива, выполняющей функции каталога, осуществляется в форме журнала учета работ по каталогизации, разработанной с учетом требований автоматизированной обработки информации и являющейся электронным вариантом бумажного аналога.";

1.80. в части первой пункта 210 слова "вышестоящим органом управления по архивам и делопроизводству" заменить словом "Департаментом";

1.81. пункт 214 дополнить частью второй следующего содержания:

"Архив не вправе ограничивать или определять пользователю условия использования информации, полученной им в результате самостоятельного поиска или предоставленной ему в порядке оказания архивом платных услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь или оговоренных в договоре архива с пользователем по информационному обслуживанию.";

1.82. пункт 223 изложить в следующей редакции:

"223. Генеалогические запросы исполняются в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с заключенными с пользователями договорами.";

1.83. в пунктах 231 и 234 слово "архива" заменить словом "письма";

1.84. из части первой пункта 233 слова "и заведующим отделом (или исполнителем)" исключить;

1.85. пункт 239 дополнить частью второй следующего содержания:

"При отсутствии специального помещения обслуживание пользователей осуществляется в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива.";

1.86. пункт 240 изложить в следующей редакции:

"240. Порядок работы пользователей с документами в читальном зале, их права, обязанности и ответственность устанавливаются республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства. Архив обязан ознакомить пользователей с этим порядком.";

1.87. из части первой пункта 244 слова ", частично секретным" исключить;

1.88. в пункте 245 слова "тайне личной жизни" заменить словами "личной тайне граждан";

1.89. дополнить Правила пунктом 245-1 следующего содержания:

"245-1. При поступлении в архив письменного запроса правоохранительных, следственных органов, судов или иных организаций о предоставлении архивных документов, дальнейшее использование которых может нанести вред их сохранности, запрашивающей стороне вместо оригиналов архивных документов выдаются их копии.";

1.90. пункт 246 после слова "прокуратуры," дополнить словами "Следственного комитета,";

1.91. в части третьей пункта 249, части второй пункта 269 слова "по архивам и делопроизводству" заменить словами "в сфере архивного дела и делопроизводства";

1.92. пункты 264 и 265 изложить в следующей редакции:

"264. Руководитель архива организует проведение работы по контролю за сроками секретности архивных документов, имеющих грифы секретности, и информирует руководителей государственных органов, наделенных полномочием по отнесению сведений к государственным секретам, о наличии в архиве секретных архивных документов со сроками секретности содержащихся в них сведений свыше 30 лет, их составе и объемах.

265. Рассекречивание либо изменение степени секретности документов, находящихся на хранении в архиве, осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.";

1.93. пункты 266 - 268 исключить;

1.94. в части первой пункта 286 слова "научным учреждением" заменить словами "научно-исследовательским и методическим центром";

1.95. пункт 288 изложить в следующей редакции:

"288. Архив проводит научные исследования самостоятельно и (или) совместно с другими архивами, научными организациями в рамках государственных программ, плана научно-исследовательской работы (далее - НИР), плана работы архива на год.";

1.96. пункты 289 и 292 исключить;

1.97. в пункте 298, части первой пункта 300 слова "по архивам и делопроизводству" заменить словами "в сфере архивного дела и делопроизводства";

1.98. пункт 299 изложить в следующей редакции:

"299. Государственное архивное учреждение, осуществляющее автоматизацию архивных технологий и изучение возможностей применения новых информационных технологий в архивном деле, определяется приказом директора Департамента. Указанное учреждение осуществляет разработку и сопровождение программного обеспечения (далее - ПО), предназначенного для автоматизации архивного дела, собственными силами или с привлечением специализированных организаций.

Разработка и внедрение АИС проводится в соответствии с нормативными правовыми актами с участием специалистов в сфере архивного дела и делопроизводства.";

1.99. второе предложение пункта 302 изложить в следующей редакции: "В работе по эксплуатации всех программных модулей АИС участвуют работники архива в соответствии с приказом директора.";

1.100. из пункта 305 слово "эффективного" исключить;

1.101. из пункта 306 второе предложение исключить;

1.102. приложение 4 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронной карточки пофондового топографического указателя имеет отличия от формы бумажной карточки пофондового топографического указателя.";

1.103. приложение 5 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронной карточки постеллажного топографического указателя имеет отличия от формы бумажной карточки постеллажного топографического указателя.";

1.104. приложение 14 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронной книги выдачи дел из хранилища имеет отличия от формы бумажной книги выдачи дел из хранилища.";

1.105. приложение 32 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронного списка фондов имеет отличия от формы бумажного списка фондов.";

1.106. приложение 33 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронного листа фондов имеет отличия от формы бумажного листа фондов.";

1.107. в приложениях 35, 36, 38, 44 и 56 к Правилам слова "наименование вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "(наименование структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов)";

1.108. приложение 40 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронного реестра описей имеет отличия от формы бумажного реестра описей.";

после слова "года" дополнить словом "поступило";

1.109. дополнить Правила приложениями 41-1, 41-2 и 41-3 следующего содержания:

"Приложение 41-1
к Правилам работы
государственных архивов
Республики Беларусь

                   Наименование государственного архива

                              Список фондов,
                      содержащих уникальные документы

                                                            Том N _________
                                                           Начат __________
                                                           Окончен ________

                   Форма титульного листа списка фондов,
                      содержащих уникальные документы

                                                      Формат A4 (210 x 297)

Приложение 41-2
к Правилам работы
государственных архивов
Республики Беларусь

-----+--------------+-----------------------+------------+------------
¦ N  ¦ Номер фонда  ¦    Название фонда     ¦   Номера   ¦   Примечание   ¦
¦п/п ¦              ¦                       ¦   описей   ¦                ¦
+----+--------------+-----------------------+------------+----------------+
¦ 1  ¦      2       ¦           3           ¦     4      ¦       5        ¦
+----+--------------+-----------------------+------------+----------------+
¦    ¦              ¦                       ¦            ¦                ¦

Итого на 1 января ______________ года
_______________________ фондов.
 (цифрами и прописью)

Наименование должности
работника государственного архива        Подпись        Расшифровка подписи

Дата

                                                      Формат A4 (210 x 297)

Приложение 41-3
к Правилам работы
государственных архивов
Республики Беларусь

                Лист учета и описания уникального документа

                           1. Описание документа

Название (заголовок) документа ____________________________________________
___________________________________________________________________________
Самоназвание документа ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
Вид документа _____________________________________________________________
Автор документа ___________________________________________________________
Дата (время создания) документа ___________________________________________
Век _______________________________________________________________________
Приблизительная дата ______________________________________________________
Язык документа ____________________________________________________________
Аннотация _________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Историческая справка ______________________________________________________
___________________________________________________________________________
Наличие драгоценных металлов и камней _____________________________________
Палеографические особенности ______________________________________________
___________________________________________________________________________
Печати ____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Художественные особенности оформления документа ___________________________
___________________________________________________________________________
Собственность _____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Юридическая сила документа ________________________________________________

                     2. Физическое состояние документа

Материальный носитель _____________________________________________________
Размеры ___________________________________________________________________
Объем _____________________________________________________________________
Физическое состояние ______________________________________________________
Сведения о реставрации ____________________________________________________
Наличие страховой копии ___________________________________________________
Наличие копии фонда пользования ___________________________________________

                        3. Место хранения документа

Место хранения документа __________________________________________________
Адрес места хранения документа ____________________________________________
___________________________________________________________________________
Архивный шифр:
Номер фонда _______________________________________________________________
Номер описи ____________________ Номер ед. хр. ____________________________
Лист __________________________ Номер ед. уч. _____________________________

                          4. Служебная информация

Кем представлен документ __________________________________________________
Протокол ЭМК (ЭПК) от _____________________________________________________
N _________________________________________________________________________
Протокол ЦЭМК от __________________________________________________________
N _________________________________________________________________________
Данный уникальный документ зарегистрирован под номером ____________________
___________________________________________________________________________

     Примечание.  В  зависимости  от  объема информации, которую необходимо
внести  в  данную  форму, лист учета и описания уникального документа может
заполняться на нескольких листах.

                                                    Формат A4 (210 x 297)";

1.110. приложение 42 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронного списка фондов, содержащих особо ценные дела, имеет отличия от формы бумажного списка фондов, содержащих особо ценные дела.";

1.111. приложение 46 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронного реестра описей, содержащих особо ценные дела, имеет отличия от формы бумажного реестра описей, содержащих особо ценные дела.";

1.112. приложение 57 к Правилам дополнить подпунктом 2.2.11-1 следующего содержания:

     "2.2.11-1. Уникальные документы фондов _______________________________
                                        дел _______________________________
                                     листов _____________________________";

1.113. приложение 58 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронной карточки фонда имеет отличия от формы бумажной карточки фонда.";

1.114. приложение 59 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронных сведений об изменениях в составе и объеме фондов имеет отличия от бумажной формы сведений об изменениях в составе и объеме фондов.";

1.115. в приложении 60 к Правилам:

слово "государственное" заменить словом "постоянное";

слова "О Национальном архивном фонде и архивах" заменить словами "Об архивном деле и делопроизводстве";

1.116. в приложении 62 к Правилам слово "научно-исторической" заменить словами "исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной";

1.117. в приложении 63:

слово "документов" заменить словами "документов и дел" в соответствующем падеже;

слова "ссылки на методические документы для проведения экспертизы" заменить словами "названия и выходные данные нормативных правовых актов, использованных при проведении экспертизы ценности";

слова "вышестоящего органа управления по архивам и делопроизводству" заменить словами "соответствующего органа архивного дела и делопроизводства";

1.118. приложение 73 к Правилам изложить в следующей редакции:

"Приложение 73
к Правилам работы
государственных архивов
Республики Беларусь

               Учетная карточка документов НАФ, находящихся
                        в собственности гражданина

Фондообразователь _________________________________________________________
                               (фамилия, собственное имя,
___________________________________________________________________________
          отчество (если таковое имеется), адрес, номер телефона)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Собственник документов НАФ ________________________________________________
                                   (фамилия, собственное имя,
___________________________________________________________________________
          отчество (если таковое имеется), адрес, номер телефона)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Состав документов НАФ, находящихся в собственности гражданина _____________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Источники информации ______________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Наличие документов в других государственных архивохранилищах ______________
___________________________________________________________________________

-------------------+----------------+------------------+--------------
¦ Дата проведения  ¦ Кем проведены  ¦ Форма проведения ¦ Итоги проведения ¦
¦   переговоров    ¦   переговоры   ¦   переговоров    ¦   переговоров    ¦
+------------------+----------------+------------------+------------------+
¦        1         ¦       2        ¦        3         ¦        4         ¦
+------------------+----------------+------------------+------------------+
¦                  ¦                ¦                  ¦                  ¦

                                                    Формат A4 (210 x 297)";

1.119. в приложении 74:

в названии пункта 4 слово "нормативных" заменить словами "локальных нормативных правовых актов";

в названии подпунктов 6.1 пункта 6 и 9.1 пункта 9 слово "Ведомственное" заменить словом "Временное";

в пункте 7:

название подпункта 7.1 после слов "находящейся на" дополнить словом "временном";

в названии подпункта 7.2 слова "научно-технической документации" заменить словами "разработок научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение";

подпункт 7.4 изложить в следующей редакции:

7.4. Сведения о передаче научно-технической документации в государственный архив

----------+----T----------+-----T------------+-------+----------+------
¦ Дата и  ¦    ¦          ¦     ¦Вид научно- ¦       ¦          ¦          ¦
¦  номер  ¦Годы¦Количество¦Номер¦технической ¦ Номер ¦  Номер   ¦Примечание¦
¦протокола¦    ¦   дел    ¦описи¦документации¦перечня¦разработок¦          ¦
¦   ЭМК   ¦    ¦          ¦     ¦            ¦       ¦          ¦          ¦
+---------+----+----------+-----+------------+-------+----------+----------+
¦    1    ¦ 2  ¦    3     ¦  4  ¦     5      ¦   6   ¦    7     ¦    8";   ¦
+---------+----+----------+-----+------------+-------+----------+----------+
¦         ¦    ¦          ¦     ¦            ¦       ¦          ¦          ¦

в пункте 8:

в названии слово "ведомственном" заменить словом "временном";

в названии подпункта 8.1 слово "Ведомственное" заменить словом "Временное";

в названии и подпункте 8.3 слово "государственное" заменить словом "постоянное";

1.120. приложения 75, 76 к Правилам изложить в следующей редакции:

"Приложение 75
к Правилам работы
государственных архивов
Республики Беларусь

                   Наименование государственного архива

                            Карточка каталожная
                                  именная

Фамилия _________________________________
Собственное имя _________________________
Отчество (если таковое имеется) _________           Дата события __________
_________________________________________           Место события _________
___________________________________________________________________________
                               (содержание)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Фонд N ____________ Опись N _____________ Дело N __________ Лист __________
Язык документа ______________ Способ воспроизведения ______________________

Наименование должности
работника государственного архива        Подпись        Расшифровка подписи

Дата

                                                      Формат A6 (148 x 105)

     Примечание.  Форма электронной именной карточки имеет отличия от формы
бумажной именной карточки.

Приложение 76
к Правилам работы
государственных архивов
Республики Беларусь

                   Наименование государственного архива

                            Карточка каталожная
                               тематическая

                                             Дата события _________________
                                             Место события ________________

Индекс _______________
Рубрика ___________________________________________________________________
Подрубрика ________________________________________________________________
Содержание ________________________________________________________________
Название фонда ____________________________________________________________
Фонд N __________ Опись N ____________ Дело N ____________ Лист ___________
Язык документа _____________ Способ воспроизведения _______________________

Наименование должности
работника государственного архива         Подпись       Расшифровка подписи

                                                      Формат A6 (148 x 105)

     Примечание.  Форма  электронной тематической карточки имеет отличия от
формы бумажной тематической карточки.";

1.121. приложение 78 к Правилам дополнить примечанием следующего содержания:

"Примечание. Форма электронного журнала учета работ по каталогизации документов имеет отличия от бумажной формы журнала учета работ по каталогизации документов.";

1.122. в приложении 81 к Правилам:

слова "Заведующий отделом (исполнитель) Подпись Расшифровка подписи" исключить;

в левом нижнем углу дополнить приложение реквизитом "Отметка об исполнителе";

1.123. дополнить Правила приложением 93 следующего содержания:

"Приложение 93
к Правилам работы
государственных архивов
Республики Беларусь

                          Охранное обязательство
                          собственника документов
                       Национального архивного фонда
                            Республики Беларусь

     В  соответствии  с  Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года
"Об  архивном  деле  и  делопроизводстве в Республике Беларусь" собственник
___________________________________________________________________________
 (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы
___________________________________________________________________________
гражданина, адрес места жительства (места пребывания) и (или) места работы
___________________________________________________________________________
     (учебы гражданина), адрес электронной почты, контактный телефон)
документов НАФ ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
принимает на себя следующие обязательства:
1. Создать условия для хранения и обеспечить сохранность:
1.1. указанных выше документов НАФ;
1.2. страховых копий, уникальных и особо ценных документов.
2. Сообщить в _____________________________________________________________
                        (наименование государственного архива)
в письменной форме в течение 15 дней:
2.1. о смене собственника документов НАФ;
2.2. о новом месте хранения документов НАФ.
3.  Известить  республиканский  орган  государственного  управления в сфере
архивного  дела  и  делопроизводства в письменной форме о намерении продать
документы НАФ или совершить иную сделку по их отчуждению с указанием цены и
других  условий, на которых будет осуществляться отчуждение документов НАФ.
Охранное  обязательство  составляется  в  двух экземплярах, один из которых
хранится в государственном архиве и один у собственника и (или) владельца.

Собственник документов НАФ           Подпись            Расшифровка подписи

Дата

                                                    Формат A4 (210 x 297)".

2. Признать утратившим силу постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 17 марта 2000 г. N 11 "Об утверждении Правил выдачи охранных обязательств при передаче права собственности на архивные документы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 37, 8/3249).

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Министр О.Л.Слижевский

Archiv Dokumente Папярэдні | Наступны