Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.04.2013 № 65 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в районных (городских), межгарнизонных военных судах Республики Беларусь"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на ноябрь 2013 года

< Главная страница

Зарегистрировано в НРПА РБ 3 мая 2013 г. N 8/27452

На основании статьи 26 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь", подпунктов 6.30, 6.32 пункта 6, пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в районных (городских), межгарнизонных военных судах Республики Беларусь.

2. Признать утратившими силу нормативные правовые акты Министерства юстиции Республики Беларусь по перечню согласно приложению к настоящему постановлению.

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Исполняющий обязанности Министра А.В.Билейчик

СОГЛАСОВАНО
Председатель
Верховного Суда
Республики Беларусь
        В.О.Сукало
12.04.2013

Приложение
к постановлению
Министерства юстиции
Республики Беларусь
23.04.2013 N 65

1. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 октября 2001 г. N 311 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 110, 8/7435).

2. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2001 г. N 398 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., N 2, 8/7543).

3. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 16 сентября 2003 г. N 183 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 107, 8/10005).

4. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 16 сентября 2003 г. N 184 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 107, 8/10006).

5. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 октября 2003 г. N 214 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 123, 8/10149).

6. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 5 декабря 2003 г. N 241 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 4, 8/10340).

7. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 2 июля 2004 г. N 212 "О внесении изменений в некоторые приказы Министерства юстиции Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 109, 8/11216).

8. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 2 июля 2004 г. N 214 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 109, 8/11209).

9. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2004 г. N 431 "О внесении дополнений и изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 8, 8/11929).

10. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 июля 2005 г. N 211 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 123, 8/12957).

11. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 августа 2005 г. N 240 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 137, 8/13049).

12. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 сентября 2005 г. N 282 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 173, 8/13285).

13. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 января 2006 г. N 11 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 24, 8/13956).

14. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 20 марта 2006 г. N 85 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 56, 8/14211).

15. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 5 мая 2006 г. N 152 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 75, 8/14413).

16. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 июля 2006 г. N 214 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 114, 8/14740).

17. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 августа 2006 г. N 241 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 132, 8/14858).

18. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 декабря 2006 г. N 396 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 1, 8/15532).

19. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 28 февраля 2007 г. N 287 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 57, 8/16003).

20. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 28 февраля 2007 г. N 288 "О внесении дополнений и изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 58, 8/16004).

21. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 июня 2007 г. N 508 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 160, 8/16717).

22. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 16 октября 2007 г. N 620 "О внесении дополнений и изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 261, 8/17280).

23. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 25 октября 2007 г. N 637 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 265, 8/17347).

24. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 3 ноября 2008 г. N 415 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и о признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства юстиции Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 288, 8/19805).

25. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 ноября 2008 г. N 437 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 289, 8/19938).

26. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 12 марта 2009 г. N 98 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 71, 8/20631).

27. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 марта 2009 г. N 115 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 92, 8/20731).

28. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 июня 2009 г. N 187 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 148, 8/21068).

29. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2009 г. N 396 "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., N 17, 8/21771).

30. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 октября 2010 г. N 235 "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., N 239, 8/22811).

31. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 3 января 2011 г. N 2 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 15, 8/23232).

32. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 марта 2011 г. N 71 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., N 40, 8/23520).

33. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 февраля 2012 г. N 56 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., N 27, 8/24975).

34. Приказ Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. N 153 "О внесении дополнений и изменений в Инструкцию по делопроизводству в районном (городском) суде Республики Беларусь и в Инструкцию по делопроизводству в областных, Минском городском судах Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., N 62, 8/25897).

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                       Постановление
                                                       Министерства юстиции
                                                       Республики Беларусь
                                                       23.04.2013 N 65

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В РАЙОННЫХ (ГОРОДСКИХ), МЕЖГАРНИЗОННЫХ ВОЕННЫХ СУДАХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок организации и ведения делопроизводства в районных (городских), межгарнизонных военных судах Республики Беларусь (далее, если не установлено иное, - суды).

2. Действие настоящей Инструкции распространяется в том числе на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью технических средств.

3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников суда. Все работники ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

4. Заведующие канцелярией, секретари суда и секретари судебного заседания (секретари судебного заседания - помощники судьи), другие работники канцелярии, занимающиеся делопроизводством в суде, должны быть ознакомлены с современными формами и методами делопроизводства, со структурой судов, органов и учреждений юстиции Республики Беларусь, нормами уголовного, гражданского и административного права и процесса. Работники, занимающие названные должности, обязаны изучить положения настоящей Инструкции в течение одного месяца со дня поступления на работу.

ГЛАВА 2 РУКОВОДСТВО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ СУДА

5. Председатель районного (городского), межгарнизонного военного суда осуществляет руководство делопроизводством в данном суде и отвечает за его состояние.

Контроль за состоянием делопроизводства в суде может возлагаться распоряжением председателя суда на заместителя председателя суда или помощника, а в судах, где две последние должности не предусмотрены, - на судью. Председатель суда распределяет обязанности между работниками суда.

Председатель суда осуществляет организационные функции по направлениям деятельности суда в соответствии с Кодексом Республики Беларусь о судоустройстве и статусе судей и Положением о председателе районного (городского), межгарнизонного военного суда Республики Беларусь, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2005 г. N 32 "Об утверждении Положения о председателе районного (городского), межгарнизонного военного суда Республики Беларусь и Положения о председателе областного, Минского городского, Белорусского военного суда Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 109, 8/12845).

6. Ведение делопроизводства в суде возлагается на заведующего канцелярией.

Заведующий канцелярией организует и ведет делопроизводство в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Заведующий канцелярией организует работу канцелярии, руководит работой секретарей суда, секретарей судебного заседания (секретарей судебного заседания - помощников судьи) и архива суда.

7. На секретаря суда возлагается ведение делопроизводства по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях.

8. Консультанты, секретари, секретари судебных заседаний (секретари судебных заседаний - помощники судей), делопроизводители, заведующие архивом, архивариусы и другие работники суда выполняют работу согласно установленному распределению обязанностей в суде и в соответствии с настоящей Инструкцией.

ГЛАВА 3 ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

9. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование) проекта, утверждение и размножение.

10. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, основной части и заключения. Во введении указываются события и факты, послужившие основанием для составления документа. В основной части приводятся разъяснения, расчеты, излагаются события, вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.

11. Документы должны оформляться на бланках, разрабатываемых в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. N 69 (далее - СТБ 6.38-2004), и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., N 42, 8/20434).

Изготавливают бланки двух форматов: A4 и A5.

Бланки документов должны иметь поля:

левое - 30 мм;

правое - не менее 8 мм;

верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Выбор формата бланка документа зависит от вида и объема текста бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов документов.

Бланки каждого вида проектируют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Реквизиты бывают постоянные и переменные.

Постоянный реквизит документа - реквизит, нанесенный при изготовлении бланка документа.

Переменный реквизит документа - реквизит, фиксируемый на бланке в процессе его заполнения.

Угловой вариант расположения реквизитов является наиболее рациональным, так как большая часть документов является адресуемыми - письма, справки, докладные записки. Неадресуемые документы (протокол, акт) также могут содержать гриф утверждения, который располагается в той же части листа, что и реквизит "Адресат".

Продольный вариант расположения реквизитов удобен для оформления документов на двух языках.

На общих бланках указывают реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место составления или издания.

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и других документов). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

При изготовлении конкретного документа наименование его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На бланках для писем указывают реквизиты: наименование суда, индекс предприятия связи, почтовый и электронный адрес, номер телефона, номер факса, дату, регистрационный индекс, ссылку на регистрационный индекс и дату входящего документа.

При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы), но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка.

Рукописное оформление документов должно соответствовать его оформлению с помощью технических средств: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.

12. В соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 организационно-распорядительные документы имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации;

код организации по классификатору ОКРБ 004-2001 "Органы государственной власти и управления", утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28 декабря 2001 г. N 52 "Об утверждении, введении в действие и отмене классификаторов и руководящих документов", или по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 "Юридические лица и индивидуальные предприниматели", утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2003 г. N 22 "Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене государственных стандартов Республики Беларусь, межгосударственных стандартов, Правил ЕЭК ООН, руководящих документов, правил и рекомендаций по межгосударственной стандартизации";

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные;

название вида документа;

дата;

регистрационный индекс;

ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

место составления или издания;

гриф ограничения доступа;

адресат;

гриф утверждения;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф приложения;

гриф согласования;

визы;

печать;

отметка об исполнителе;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело);

отметка о поступлении;

отметка о переносе данных на машинные носители.

13. Изготовление и использование бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляются в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. N 357 "Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 66, 1/1414).

14. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов помещается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм. Расположение реквизитов на бланке осуществляется согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

15. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь в соответствии с Положением о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. N 1172 "Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. N 424" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 75, 5/3742), подлежат обязательному учету. Учет бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь ведется в журнале учета и регистрации бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.

Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются и опечатываются.

16. Контроль за использованием и хранением бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, штампов возлагается распоряжением председателя суда на одного из работников канцелярии.

Проверка наличия, использования и хранения бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом (распоряжением) председателя суда. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при использовании и хранении бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения председателя суда.

17. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью канцелярии суда. Указатель рассылки с количеством отправляемых материалов хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.

18. В зависимости от способа передачи информации (по почте, телеграфу, телефону, факсу, электронной почте) различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные письма.

19. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 25.03.2013.

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и другое) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и другое) - дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

20. Индекс присваивается документу при его регистрации. Регистрационный индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел) и порядкового регистрационного номера документа. Например: 02-03/43.

Регистрационными индексами распорядительных документов (приказов, постановлений и других документов) и протоколов являются их порядковые регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа в течение делопроизводственного года.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается только в письмах и включает регистрационный индекс и дату, указанные в документе, на который дается ответ. Ее располагают под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс".

21. Реквизит "Место составления или издания" обязательно указывается на общем бланке. Его располагают под реквизитами "Дата" и "Регистрационный индекс" в соответствии с административно-территориальным делением. На бланках для писем этот реквизит не проставляется.

22. Гриф ограничения доступа размещается в заголовочной части документа выше реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

23. Документы адресуют организациям, структурным подразделениям, конкретным должностным лицам, гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям.

При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименования пишут в именительном падеже. Например:

                                                 Министерство юстиции
                                                 Республики Беларусь

                                                 Министерство юстиции
                                                 Республики Беларусь
                                                 Управление организации и
                                                 аналитического обеспечения
                                                 деятельности судебных
                                                 органов

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:

                                               Министерство юстиции
                                               Республики Беларусь
                                               Начальнику управления кадров
                                               и идеологической работы
                                               Панькову В.А.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                                     Генеральному директору
                                                     объединения "Агропром"
                                                     Иванову В.Ф.

                                                     пр-т Машерова, 23
                                                     220080, г. Минск

При адресовании документа разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 сентября 2004 г. N 1111 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 145, 5/14830). Например:

                                               Государственное учреждение
                                               "Центр судебных экспертиз и
                                               криминалистики Министерства
                                               юстиции Республики Беларусь"

                                               ул. Кальварийская, 43
                                               220073, г. Минск

При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования указывают обобщенно. Например:

                                                  Районные (городские) суды

Реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список на рассылку и на каждом документе указывают только один адресат или обобщенное наименование адресатов.

Если документ является ответным, первым адресатом следует указывать автора инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов.

При направлении документа в вышестоящую организацию одновременное его адресование другим адресатам не допускается, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящей организации.

Адресование документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется)) получателя, затем почтовый адрес. Например:

                                                         Матвееву И.С.
                                                         Партизанский пр-т,
                                                         д. 46, кв. 15
                                                         220086, г. Минск

Каждая составная часть адресата (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы получателя, почтовый адрес) должна начинаться с новой строки. При написании адресата допускаются сокращения: п.я. - почтовый ящик, в.ч. - воинская часть, обл. - область, г. - город, с. - село, р-н - район, ул. - улица, корп. - корпус, кв. - квартира. В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой (25а).

24. Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, имеет юридическую силу только с момента его утверждения.

Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение должностным лицом, в компетенцию которого входят вопросы, излагаемые в документе, или утверждение распорядительным документом: приказом, постановлением, решением или протоколом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный акт издается, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений.

Утверждение документа оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утвердившего документ, включая наименование суда, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

                                                УТВЕРЖДАЮ
                                                Председатель суда
                                                Заводского района г. Минска
                                                Подпись     Л.И.Авчинко
                                                31.10.2012

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации. Например:

                                                      УТВЕРЖДАЮ
                                                      Начальник главного
                                                      управления
                                                      юстиции Минского
                                                      горисполкома
                                                      Подпись    И.И.Иванов
                                                      31.10.2012

При утверждении документа распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса. Например:

                                                    УТВЕРЖДЕНО
                                                    Приказ Министра юстиции
                                                    Республики Беларусь
                                                    31.10.2012 N 4

Слова "УТВЕРЖДАЮ" и "УТВЕРЖДЕНО" печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

25. Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа между реквизитами "Адресат" и "Текст", включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана и датирована. Например:

                                                     Петрову В.Н.
                                                     Прошу подготовить
                                                     обобщение к 16.06.2012
                                                     15.05.2012
                                                     Подпись

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.

При отсутствии на документе места допускается прилагать к документу отдельный лист резолюции с отметкой на документе о наличии такого листа.

При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться, поскольку каждая последующая резолюция необходима только для конкретизации предыдущей.

Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым без пометки "ответственный".

Срок исполнения устанавливается председателем суда исходя из содержания документа, или используются действующие типовые сроки исполнения определенных категорий документов. Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом. Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осуществляющее контроль. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.

26. Краткое содержание документа указывается в заголовке. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать содержание документа. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос "О чем?". Например: приказ "Об изменении...". Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок формулируется исполнителем документа.

Документы формата A4 должны иметь заголовок к тексту. Допускается на документах формата A5 не указывать заголовок к тексту.

27. Отметка о контроле обозначается буквой "К" или словом "Контроль" от руки или штемпелем и помещается на левом поле первого листа документа на уровне реквизита "Заголовок к тексту".

28. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.

Текст документа должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы).

Текст принято начинать с указания причины (основания) для составления документа - вводной части, затем излагаются просьба, предложение, выводы, решения, распоряжения.

Текст документов в соответствии с содержанием допускается разделять на разделы, главы, пункты и подпункты.

Для нумерации используются только арабские цифры, разделенные точками.

29. Реквизит "Отметка о наличии приложения" располагается после текста документа перед реквизитом "Подпись".

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

     Приложение: 1. Акт приема-сдачи работ на 3 л. в 2 экз.
                 2. Протокол согласования на 5 л. в 3 экз.

Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях и другое) выделение отметки о приложении после текста не допускается. Указание о наличии приложения дается в тексте документа.

На документе, являющемся приложением к распорядительному документу, в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного индекса. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. Например:

                                                 Приложение 1
                                                 к приказу Министра юстиции
                                                 Республики Беларусь
                                                 03.04.2013 N 47

30. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписывающего документ, собственноручная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:

Заместитель Министра             Подпись                Расшифровка подписи

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации. Например:

Начальник главного управления
юстиции Могилевского
облисполкома                     Подпись                Расшифровка подписи

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Министр                         Подпись                 Расшифровка подписи

Главный бухгалтер               Подпись                 Расшифровка подписи

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Начальник главного управления                 Начальник главного управления
юстиции Минского горисполкома                 юстиции Минского облисполкома
Подпись    И.И.Иванов                         Подпись    А.Н.Петров
31.10.2012                                    31.10.2012

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших их, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии            Подпись                Расшифровка подписи

Члены комиссии:                  Подпись                Расшифровка подписи

                                 Подпись                Расшифровка подписи

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ: "Заместитель", "Исполняющий обязанности", и его фамилия. Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

31. Согласование документа может проводиться как внутри суда, так и вне его.

Гриф согласования располагают ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа или на отдельном листе согласования.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ, собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

При отсутствии места на документе грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

32. Реквизит "Виза" проставляют на документе, остающемся в организации, ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

В реквизит "Виза" входят наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручная подпись, расшифровка подписи и дата.

Не допускается при визировании делать какие-либо исправления в документе. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".

33. Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом суда (председателем суда, судьей).

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово "ВЫПИСКА" включается в название вида документа. Например:

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Например:

     Верно
     Инспектор отдела кадров      Подпись      А.Г.Леонов
     25.01.2013

Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее - обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями первой - пятой настоящего пункта.

При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь.

На копиях исходящих документов, остающихся в наряде (деле) суда, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию. Например:

     Верно
     Подпись        А.П.Германович

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Суд может заверять копии тех документов, которые созданы в самом суде и получены из вышестоящих судов, документов, предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2012 г. N 1256 "О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц" (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 06.01.2013, 5/36738) и иными актами законодательства.

34. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания. Например:

Корнеев 200 59 79

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами собственного имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными. Например:

16 Маковецкий 200 95 01

АР 26.11.2012 Письмо.doc

При оформлении документа на компьютере реквизит "Отметка об исполнителе" выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

35. Отметка об исполнении документа и направлении его в наряд (дело) помещается на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные: краткие сведения об исполнении, при наличии документа об исполнении - ссылку на его дату и регистрационный индекс, слова "В наряд (дело)", номер наряда (дела) по номенклатуре нарядов (дел), в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа. Например:

В наряд (дело) 02 - 04

Протокол согласования от 03.06.2012 N 74

Подпись

15.09.2012

или

В наряд (дело) 05 - 40

17.06.2012 передано по телефону о прибытии

Подпись

20.06.2012

36. Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на всех входящих документах, располагается на первом листе документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования суда, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. Например:

                                      ----------------
                                      ¦Суд Минского района¦     ¦
                                      +-------------------+     ¦
                                      ¦    26.11.2012     ¦ 16  ¦
                                      ¦                   ¦ мм  ¦
                                      +-------------------+     ¦
                                      ¦       N 264       ¦     ¦
                                      ¦--------------------

                                              42 мм
                                       -------------------

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).

37. К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, постановления, решения.

Приказы и распоряжения подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.

Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.

38. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказ издается по вопросам утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, по вопросам внутренней деятельности суда, по кадровым вопросам приема, перемещения, перевода, увольнения работников.

Приказ оформляется на общем бланке и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются факты, события, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Если приказ издается на основании распорядительного документа вышестоящей организации, констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме, начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", печатается прописными буквами без кавычек с отдельной строки от границы левого поля.

К формулировкам распорядительной части предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречащими по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "о" или "об" и формируется при помощи отглагольных существительных, например "Об утверждении...", или существительных, указывающих на предмет, например "О мерах...".

Приказ подписывается председателем суда.

39. Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные наряды (дела) в зависимости от сроков их хранения:

о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников;

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное основание, в качестве которого могут выступать заявление работника, контракт, служебное письмо другой организации о переводе работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии, и другое.

Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и так далее.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и при необходимости условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и тому подобное.

При переводе на другую работу - новая должность, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Республики Беларусь, изменение оплаты труда.

При увольнении - причина увольнения согласно статьям Трудового кодекса Республики Беларусь.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировки, место направления, наименование организации.

При поощрениях и взысканиях - причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников располагаются после подписи председателя суда.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

40. Распоряжение - разновидность распорядительных документов. Распоряжение - это правовой акт, который издается единолично руководителем организации или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Распоряжение должно содержать следующие обязательные реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующая часть текста отделяется от распорядительной словами "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

41. Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальным органом.

Решение должно содержать реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место издания, заголовок, текст, подпись, визы.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

42. К информационно-справочным документам относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, служебные письма, телеграммы, телефонограммы и другие.

43. Акт - документ, составленный комиссией или специально уполномоченными должностными лицами и подтверждающий установленные факт, событие, действие. В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, акты приема объектов в эксплуатацию, проверок и другие.

Акт содержит следующие реквизиты: наименование суда, название вида документа, дату, регистрационный индекс, место составления, заголовок, текст, подписи.

Дата и место составления, проставленные в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или факта, сформулированное отглагольным существительным в предложном ("акт - о чем?") или родительном ("акт - чего?") падеже. Например: "О выделении к уничтожению нарядов (дел)".

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указываются основание для составления акта, состав комиссии с указанием наименования должности, инициалов и фамилии председателя комиссии и каждого члена комиссии.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения.

Выводы и предложения составителей акта могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

При наличии в акте приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке.

Акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, подписываются проверяющим (руководителем проверки) контролирующего (надзорного) органа, органа, осуществляющего ведомственный контроль, а также представителем проверяемого субъекта, лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта, в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

44. Докладная записка - информационный документ, адресованный вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о результатах проверки, командировки и других фактах, событиях).

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй (основной) части докладной записки излагаются выводы, предложения и просьбы.

45. Объяснительная записка - информационный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и других документов) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.

К первой группе относятся документы, сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа.

Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

46. Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий).

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются председателю суда и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или гражданину и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом. Например:

по состоянию на 11.05.2012

или

за период с 01.01.2011 по 31.12.2011

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов "выдана настоящая", "действительно работает".

При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

Внешние справки подписываются председателем суда, внутренние - их составителями. Справки, за содержание которых несут ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь заверяются личные справки.

Датой справки является дата ее подписания.

47. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения.

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

Письма подписываются председателем суда, судьями и работниками суда согласно их компетенции и распределению обязанностей в суде.

Датой письма является дата его подписания.

48. Телеграммы - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории: "Внеочередные", "Правительственные", "Срочные", "Обыкновенные".

Телеграммы оформляются в двух экземплярах на телеграфном бланке или на обычной бумаге формата A5, один экземпляр передается на телеграф, другой подшивается в наряд (дело).

Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфистом), регистрационный номер, отметка об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего (инициативного) документа, текст, подпись.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер отделения связи, улица, дом, наименование организации или фамилия получателя.

Текст телеграммы печатают на одной стороне листа прописными буквами (кроме сокращенных обозначений знаков препинания) через два интервала. Текст печатается начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Текст телеграммы излагается предельно сжато, не должен превышать 50 слов.

Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб, вопросительный и восклицательный знаки, плюс, минус, деление, проценты, параграф, номер. Даты обозначаются арабскими цифрами, между цифрами разделительные знаки не ставятся.

После текста перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В ней указываются фамилия автора телеграммы и наименование суда, должность автора указывать необязательно.

Ниже подписи проводится черта, под которой указываются телеграфный адрес отправителя телеграммы, должность лица, подписавшего телеграмму, и ставится печать. Здесь же допускается указывать фамилию исполнителя и номер его телефона.

49. Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения требуют документального оформления, используются телефонограммы.

Реквизиты телефонограммы: адресат, название вида документа, дата и регистрационный индекс, часы и минуты ее приема-передачи, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей.

Текст телефонограммы должен быть кратким, без труднопроизносимых слов, сокращений и сложных оборотов.

Телефонограмма подписывается председателем суда.

50. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Текст документа излагается простым и ясным языком с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.

Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и русский.

Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.

51. Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере.

При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.

При подготовке таблиц с использованием средств вычислительной техники межстрочный интервал допускается уменьшать до 11 пт.

52. Документы печатаются на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.

53. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.

Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.

54. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита "Текст"), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения", "Гриф приложения" отделяются друг от друга одинарным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Например:

СОГЛАСОВАНО
                                      Одинарный
Министр юстиции
                                      Точно 14 пт
Республики Беларусь
                                      Одинарный
Подпись О.Л.Слижевский
                                      Одинарный
17.04.2013
                                      Полуторный

55. Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.

56. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв. Например:

ГЛАВА 2 ПОРЯДОК ПЛАНИРОВАНИЯ И РАСХОДОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки. Например:

2.1.

2.2.

2.3.

Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

57. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.

58. При печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;

8 - после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.

59. От нулевого положения печатаются:

реквизит "Название вида документа";

реквизит "Заголовок к тексту";

реквизит "Текст" (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);

реквизит "Отметка о наличии приложения";

реквизит "Отметка об исполнителе";

реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело";

реквизит "Отметка о заверении копии";

реквизит "Гриф согласования" и наименование должности в реквизите "Подпись";

слова "Верно", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

От первого положения печатается начало абзацев в тексте.

От четвертого положения печатается реквизит "Адресат".

От пятого положения печатаются реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения".

От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите "Подпись".

От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.

При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 x 210 мм) реквизиты "Гриф ограничения доступа", "Гриф утверждения", "Гриф приложения", расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).

60. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора, а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от нулевого и восьмого положений табулятора.

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите "Подпись" располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений табулятора.

61. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).

62. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

63. В текстах документов слова "Примечание", "Основание", а также слово "Приложение" в отметке о наличии приложения оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).

64. В конце реквизитов (кроме реквизита "Текст") точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.

65. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Прописными буквами печатаются: реквизит "Название вида документа", слова "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "СОГЛАСОВАНО" - в грифах согласования и утверждения, "ПРИКАЗЫВАЮ" - в приказах, "ПОСТАНОВЛЯЕТ" - в постановлениях, "РЕШИЛ" - в решениях, "ОБЯЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ" - в распоряжениях и указаниях, "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ" - в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.

ГЛАВА 4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

66. Документы (судебные дела, исковые заявления, жалобы и другая корреспонденция, в том числе принятая на личном приеме), поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда, затем передаются исполнителям.

Судебные дела, поступившие в суд после кассационного рассмотрения или пересмотра в порядке надзора в связи с отменой судебного постановления и передачей дела на новое судебное разбирательство, должны быть расписаны председателем суда и переданы судье не позднее следующего дня после возвращения дела.

67. Прием и первоначальная обработка поступающих документов производятся уполномоченным для этого работником канцелярии.

68. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы или иная корреспонденция с отметкой "Срочно".

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки.

Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии суда.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется справка, один экземпляр которой посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение исполнителю.

Конверты поступивших исковых заявлений, кассационных или частных жалоб и протестов, исполнительных документов и обращений граждан, их представителей, юридических лиц, представителей юридических лиц (далее - заявители) должны быть сохранены и приложены к этим документам.

Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

Именные пакеты с надписью "Лично" регистрируются в закрытом виде с указанием сведений, имеющихся на конверте. Они не вскрываются и передаются по назначению.

Документы на электронных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

Обращения заявителей по вопросам организации работы суда, неэтичного поведения работников суда, жалобы на действия и решения судьи, должностного лица органа, ведущего административный процесс, а также жалобы на вступившие в законную силу постановления иных органов по делам об административных правонарушениях, принятые на личном приеме председателя или заместителя председателя суда, а также исковые заявления, заявления и жалобы, требующие разрешения в порядке, установленном процессуальным законодательством, поступившие в суд, регистрируются канцелярией суда в журнале входящей корреспонденции и не позднее следующего рабочего дня передаются на рассмотрение председателю суда.

Лицо, лично подающее исковое заявление и другие материалы, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе проставляется дата, а также фамилия и инициалы лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

69. Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых электронной почтой или средствами факсимильной связи, производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются следующим днем, за исключением кассационных и частных жалоб и протестов, заявлений о составлении мотивировочной части решения, которые регистрируются в день поступления их в суд.

70. Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции. Регистрация поступивших дел и иной корреспонденции может осуществляться посредством ведения электронного журнала.

При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: корреспонденция по гражданским делам, корреспонденция по уголовным делам, корреспонденция по делам об административных правонарушениях, исполнительные документы, поручения судов других районов, поручения судов других государств, с которыми заключены договоры о правовой помощи, и другие.

71. Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям судебного заседания (секретарям судебного заседания - помощникам судьи) с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения к делам:

судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;

расписки в получении судебных повесток, копий постановлений о передаче уголовного дела прокурору для направления в суд, об изменении меры пресечения, о назначении судебного разбирательства, о продлении срока содержания обвиняемого под стражей, копий приговоров, исковых заявлений и судебных решений.

72. Исходящие документы, в том числе направляемые электронной почтой и средствами факсимильной связи, регистрируются в журнале регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции в день подписания.

Предназначенные для отправки документы принимаются полностью оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и отправляются в тот же день до 15 часов.

Работник канцелярии суда перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.

Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях посылаются по назначению заказными бандеролями либо курьерами, а исковые материалы и исполнительные документы - заказными письмами.

На заказную корреспонденцию составляется опись заказных бандеролей (писем) по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции, которая с оттиском календарного штемпеля отделения почтовой связи, подтверждающего дату отправки, передается в бухгалтерию.

Отправка документов, находящихся на электронных носителях, производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд (дело) на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

Оригинал документа, отправляемого по электронной почте или факсимильной связи, с отметкой о его отправлении хранится в наряде (деле).

При отправлении заказной корреспонденции курьерами она регистрируется в разносной книге по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции и вручается адресатам под роспись в этой книге.

Судебные повестки и копии процессуальных документов направляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи заказными письмами с обратными уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к обратной стороне письма, на которой указывается адрес. На лицевой стороне делается отметка "Судебная повестка", "Определение" и т.д.

ГЛАВА 5 РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ УГОЛОВНЫХ, ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ, ДЕЛ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРАВОНАРУШЕНИЯХ И ДРУГИХ МАТЕРИАЛОВ

73. Все уголовные и гражданские дела, поступившие для рассмотрения в данном суде, после регистрации в журнале входящих документов регистрируются на учетно-статистических карточках на уголовное дело по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции, на гражданское дело - по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции и в алфавитном указателе к уголовным делам по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции, к гражданским делам - по форме согласно приложению 10 к настоящей Инструкции, а также проходят компьютерную регистрацию в электронной автоматизированной системе.

Страницы документа:

Стр. 1, Стр. 2, Стр. 3, Стр. 4, Стр. 5, Стр. 6

Archive documents Папярэдні | Наступны


	Под общей редакцией Валерия Левоневского