Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
- ведомость МНЗ на бумажном носителе;
- информационно-поисковые характеристики в виде текстового файла или на бумажном носителе.
Во втором случае передаются файлы МЧД и файлы с ИПХ. В этом случае ведомость МНЗ не составляется.
Передача МЧД, описи МЧД с сопроводительными документами осуществляется с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме могут перечисляться:
- номера и наименования описей;
- ИПХ и количество листов в них;
- заводские (инвентарные) номера МНЗ;
- номера ведомостей МНЗ и количество листов в них;
- ссылки на удостоверяющий лист и количество листов в нем.
Если в опись включены также документы на бумажных носителях, то перечисляются названия документов и количество листов в них.
Прием документов осуществляется по контрольному экземпляру описи МЧД, находящемуся в государственном архиве.
Перед передачей документов на государственное хранение представитель государственного архива проводит проверку физического состояния документов. Контроль достоверности МЧД определяется на основании сравнения фактической и расчетной контрольных характеристик файлов, приведенных в ИПХ. При обнаружении дефектов составляется акт. Устранение дефектов проводится силами организации.
При передаче МЧД в государственный архив передаются два экземпляра описи. Передача МЧД проводится поединично по описям. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых МЧД, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и отсутствующие МЧД. Это отражается и в акте приема-передачи документов на государственное хранение.
Приложение 1
ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ <*>
--------------------------------
<*> Термины и определения, используемые в документе, установлены ГОСТ 34.003-90 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения", ГОСТ 19.004-80 "Единая система программной документации. Термины и определения" и приведены в кн. В.И.Першикова, В.М.Савинкова "Толковый словарь по информатике", М., Финансы и статистика, 1991.
Магнитная лента (МЛ) - носитель информации последовательного доступа, представляющий собой тонкую гибкую ленту, состоящую из основы и ферромагнитного слоя.
Гибкий магнитный диск (ГМД) - носитель информации, представляющий собой круглую пластину, покрытую слоем материала, способного запоминать и воспроизводить информацию. Местом размещения информации являются концентрические дорожки.
Магнитооптический диск (МОД) - диск, в котором для хранения и поиска информации используется магнитооптический эффект: запись данных выполняется лазерным лучом и магнитным полем, считывание данных - лазерным лучом, стирание данных - лазерным лучом, размагничивающим соответствующие участки поверхности путем разогрева их до температуры выше точки Кюри.
Оптический диск (ОД) - диск, предназначенный для записи и считывания информации посредством лазерного луча. Стирание и изменение информации не предусмотрено.
В виде МЧД обычно хранятся программы для информационных технологий, документация и данные, полученные в результате функционирования программ.
Определение МЧД тесно связано с такими понятиями, как бит, байт, файл, том, программа, данные, которые используются в информационных технологиях.
Бит - минимальная единица количества информации в ЭВМ, равная одному двоичному разряду. Определенное количество бит составляет размер других единиц, используемых в ЭВМ: байта, килобайта (Кбайт) и др.
Байт - наименьшая адресуемая единица данных или памяти ЭВМ, равная 8 битам.
Под файлом понимают идентифицированную совокупность экземпляров описанного в программе типа данных, находящихся на машинном носителе и доступных программе посредством специальных операций. Файлы могут размещаться на одном или нескольких носителях данных, связанных логически и информационно между собой, которые называются томами. Файлы могут содержать как наборы данных, так и программы.
Под программой понимают упорядоченную последовательность команд, подлежащую обработке, последовательность предложений языка программирования, описывающих алгоритм решения задачи.
Том - съемный носитель данных; стандартный перемещаемый блок внешней памяти, доступ к которому осуществляется с помощью одного механизма записи-чтения.
Многофайловый том - том, содержащий более одного файла.
Данные, используемые при функционировании информационных технологий, разделяют на входные и выходные. Эти данные могут быть записаны в виде МЧД или на традиционные носители (бумага, фотопленка и т.д.).
К входным могут быть отнесены данные на таких носителях информации, с которых информация считывается специальным читающим устройством, например, сканером, с распознаванием знаков алфавита или в графическом виде. Однако эти виды носителей информации являются промежуточными, а введенная и обработанная информация хранится в виде МЧД.
К выходным данным относятся машинограммы. Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в машинописной форме или графическом виде и оформленный в установленном порядке. В случае необходимости машинограмма может храниться на машинном носителе в текстовом или графическом виде.
Характерными для всех информационных технологий являются понятия "объект управления" или "объект автоматизации".
Объект управления (объект автоматизации) - это техника, процесс, коллектив людей, функционирование которых осуществляется посредством управляющих воздействий системы управления. Средством управления являются сигналы, команды, приказы, директивы.
Основными видами информационных технологий, создающих и использующих МЧД, являются:
автоматизированная система (АС) - комплекс программных и технических средств, предназначенных для автоматизации различных процессов, связанных с деятельностью человека. При этом человек является звеном этой системы (в отличие от автоматической системы, функционирующей без участия человека);
автоматизированная система управления (АСУ) - комплекс программных и технических средств, предназначенных для автоматизации управления различными объектами;
автоматизированная система организационного управления (АСОУ) - АСУ, предназначенная для автоматизации управления предприятиями, учреждениями, коллективами людей в процессе их трудовой деятельности. Управление осуществляется на основе документов;
интегрированная автоматизированная система управления (ИАСУ) - совокупность взаимодействующих автоматизированных систем управления. Объектами управления таких АСУ являются министерство, отрасль, республика и т.п.;
автоматизированная система управления предприятием (АСУП) - система управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятия, основанная на использовании средств вычислительной техники и современных экономико-математических методов управления;
автоматизированная система обработки данных (информации) (АСОД, АСОИ) - комплекс программных и технических средств, предназначенных для решения широкого круга вычислительных задач. Обеспечивает ввод данных, обработку их по заданным алгоритмам (программам) и вывод результатов решения в требуемой форме;
автоматизированная обучающая система (АОС) - комплекс программных и технических средств, предназначенных для автоматизированного диалогового обучения, а также для повышения эффективности труда преподавателя. Как правило, включает набор обучающих курсов по одной или нескольким близким учебным дисциплинам;
система автоматизированного проектирования (САПР) - комплекс программных и технических средств, предназначенных для автоматизации процесса проектирования деталей устройств (механизмов, объектов), программ и систем с участием человека;
автоматизированная система управления технологическими процессами (АСУТП) - АСУ, предназначенная для автоматизации управления техническими системами и технологическими процессами. Управление (в отличие от АСОУ) осуществляется на основе вырабатываемых системой сигналов;
информационно-вычислительная (информационно-расчетная) система (ИВС, ИРС) - автоматизированная система, предназначенная для решения как информационных, так и вычислительных (расчетных) задач;
информационно-поисковая система (ИПС) - информационная система, обеспечивающая отбор и вывод информации по заданному в запросе условию;
информационно-справочная система (ИСС) - автоматизированная информационная система, работающая в интерактивном режиме и обеспечивающая пользователей сведениями справочного характера;
информационно-управляющая система (ИУС) - автоматизированная система, которая на основании информации о состоянии объекта вырабатывает и принимает решение на управление им;
информационные сети (ИС) - совокупность АИС, объединенных в единую сеть с помощью средств передачи данных. Пользователь имеет доступ к информации любой АИС, входящей в сеть;
информационно-измерительные системы - автоматизированная система, сочетающая функции системы измерения (например, системы траекторных измерений) и информационной системы;
телеметрические системы (ТМС) - система пересылки аналоговых и цифровых измерений с помощью средств связи;
база данных (БД) - совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ. Является информационной моделью предметной области;
система управления базами данных (СУБД) - комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания и использования баз данных;
банк данных (БнД) - автоматизированная информационная система централизованного хранения и коллективного использования данных. В состав БнД входят одна или несколько баз данных, справочник баз данных, система управления базами данных, а также библиотеки запросов и прикладных программ;
информационная технология (технология обработки информации) (ИТ) - система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и выдачи информации.
Приложение 2
к п. 3
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК
___________________________________
(наименование архивного учреждения)
______________ N __________________
____________________________________________________________________
(наименование ведомства)
____________________________________________________________________
(полное и сокращенное наименование организации)
Перечень
тем, проектов, машиночитаемые документы которых
подлежат передаче на государственное хранение
за _____________________ год
----+----T-----------+------+------+---------+---------+-------+--------+-----¬
¦N ¦Код ¦Наименова- ¦Стадия¦Год ¦Организа-¦Организа-¦Коли- ¦Обосно- ¦При- ¦
¦п/п¦темы¦ние научно-¦(этап)¦окон- ¦ции, при-¦ция-дер- ¦чество ¦вание ¦меча-¦
¦ ¦ ¦технических¦работы¦чания ¦нимавшие ¦жатель ¦учетных¦отбора ¦ние ¦
¦ ¦ ¦разработок ¦ ¦разра-¦участие в¦подлинни-¦единиц ¦проекта,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ботки ¦разработ-¦ка ¦(МЧД) ¦проблемы¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ке ¦ ¦ ¦(темы) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦на гос- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранение¦ ¦
+---+----+-----------+------+------+---------+---------+-------+--------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+---+----+-----------+------+------+---------+---------+-------+--------+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+----+-----------+------+------+---------+---------+-------+--------+------
В перечень включено ____________________ (простоев, комплексов, тем)
(цифрами и прописью)
с N __________ по N __________
Председатель экспертной
комиссии _________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Члены экспертной комиссии _________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
_______________________________________________________
(подпись руководителя организации, расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Форма перечня тем, проектов, машиночитаемые документы которых
подлежат передаче на государственное хранение
Приложение 3
к п. 3
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК
Белорусский
научно-исследовательский
центр машиночитаемых документов
10.01.1996 N 1
Министерство промышленности Республики Беларусь
(наименование ведомства)
Научно-исследовательский институт "Агат", НИИ "Агат"
(полное и сокращенное наименование организации)
Перечень
тем, проектов, машиночитаемые документы которых подлежат
передаче на государственное хранение за 1993 - 1995 годы
----+------+------------+------+------+---------+-------+-------+--------+-----¬
¦N ¦Код ¦Наименование¦Стадия¦Год ¦Организа-¦Органи-¦Коли- ¦Обосно- ¦При- ¦
¦п/п¦темы ¦научно- ¦(этап)¦окон- ¦ции, при-¦зация- ¦чество ¦вание ¦меча-¦
¦ ¦ ¦технических ¦работы¦чания ¦нимавшие ¦держа- ¦учетных¦отбора ¦ние ¦
¦ ¦ ¦разработок ¦ ¦разра-¦участие в¦тель ¦единиц ¦проекта,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ботки ¦разработ-¦подлин-¦(МЧД) ¦проблемы¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ке ¦ника ¦ ¦(темы) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦на гос- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранение¦ ¦
+---+------+------------+------+------+---------+-------+-------+--------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+---+------+------------+------+------+---------+-------+-------+--------+-----+
¦ 1 ¦203049¦Использова- ¦Рабо- ¦1995 ¦ ¦ НИИ ¦ 1 ¦ ¦По- ¦
¦ ¦ ¦ние ¦чая ¦ ¦ ¦"Агат" ¦ ¦ ¦сто- ¦
¦ ¦ ¦современной ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦янно ¦
¦ ¦ ¦компьютерной¦мента-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦техники для ¦ция ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦модернизации¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ПО изделий ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦на базе ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ЭВМ А-43 и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦А-50 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦(структуры ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ЕС ЭВМ) ППП ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦"ТЕХНОЛОГИЯ"¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+------------+------+------+---------+-------+-------+--------+-----+
¦ 2 ¦203049¦Разработка ¦Рабо- ¦1995 ¦ ¦ НИИ ¦ 1 ¦ ¦По- ¦
¦ ¦ ¦архива маши-¦чая ¦ ¦ ¦"Агат" ¦ ¦ ¦сто- ¦
¦ ¦ ¦ночитаемых ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦янно ¦
¦ ¦ ¦документов ¦мента-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ция ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+------------+------+------+---------+-------+-------+--------+-----+
¦ 3 ¦203117¦Передача ¦Рабо- ¦1995 ¦ ¦ НИИ ¦ 2 ¦ ¦То же¦
¦ ¦ ¦цифровой ¦чая ¦ ¦ ¦"Агат" ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦информации ¦доку- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦по телеви- ¦мента-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦зионным ¦ция ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦каналам ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦"ТВ-ПЕЙДЖЕР"¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+------+------------+------+------+---------+-------+-------+--------+------
В перечень включено 3 (три) (проектов, комплексов, тем)
(цифрами и прописью)
с N 1 по N 3
Председатель экспертной
комиссии Заведующий отделом Петров П.П.
должность, подпись, расшифровка подписи
Члены экспертной комиссии ст. научный сотрудник Иванов И.И.
(должность, подпись, расшифровка подписи)
СОГЛАСОВАНО
Федоров В.В.
(подпись руководителя организации, расшифровка подписи)
____________________
(дата)
Форма перечня тем, проектов, машиночитаемые документы
которых подлежат передаче на государственное хранение
(образец заполнения)
Приложение 4
к п. 4.1
____________________________________________________________________
(название государственного архива)
____________________________________________________________________
(наименование ведомства)
____________________________________________________________________
(наименование организации)
Фонд N ____________
Опись N ___________
____________________________________________________________________
(название описи)
____________________________________________________________________
(тип описи)
______________
(крайние даты)
Форма титульного листа описи
машиночитаемых документов
Приложение 5
к п. 4.1
Белорусский научно-исследовательский центр
машиночитаемых документов
(название государственного архива)
Министерство промышленности Республики Беларусь
(наименование ведомства)
НИИ "Агат"
(наименование организации)
Фонд N 1
Опись N 1
Пакеты прикладных программ "ТЕХНОЛОГИЯ" и "ТВ-ПЕЙДЖЕР"
(название описи)
Программная документация
(тип описи)
24.12.93 - 01.12.95
(крайние даты)
Форма титульного листа описи машиночитаемых документов
(образец заполнения)
Приложение 6
к п. 4.1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК ____________
(название)
_________________________
(государственного архива)
___________ N ___________
Фонд N _____
Опись N ____
За _________ год
-------+---------+-------------+---------+-------+------+--------+------¬
¦Номер ¦Название ¦Обозначение ¦Заголовок¦Ед.изм.¦Объем ¦Крайние ¦Приме-¦
¦доку- ¦рубрики ¦документа ¦документа¦(байт, ¦инфор-¦даты до-¦чание ¦
¦мента ¦ ¦(индекс дела)¦ ¦лист) ¦мации ¦кумента ¦ ¦
+------+---------+-------------+---------+-------+------+--------+------¦
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+------+---------+-------------+---------+-------+------+--------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦------+---------+-------------+---------+-------+------+--------+-------
В данный раздел описи включено _________ документов с N ___ по N ___
Всего в опись включено _______________ документов с N ____ по N ____
_____________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи составителя)
________________
(дата)
Зав. ведомственным архивом ______________________________
(подпись, расшифровка подписи)
________________
(дата)
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации N ____
Председатель ЭК (ЦЭК) организации
_________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Машиночитаемые документы переданы на государственное хранение в
____________________________________________________________________
(название государственного архива)
Сдал _______________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Принял _____________________________________________________________
(название государственного архива)
____________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
___________________
(дата) М.П.
Форма описи машиночитаемых документов
Приложение 7
к п. 4.1
УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭМК
Белорусский
научно-исследовательский
центр машиночитаемых документов
30.01.1996 N 2
Фонд N ____
Опись N ___
За 1995 год
------+--------+-------------+------------+------+--------+----------+------¬
¦Номер¦Название¦Обозначение ¦ Заголовок ¦Ед. ¦Объем ¦Крайние ¦Приме-¦
¦доку-¦рубрики ¦документа ¦ документа ¦изм. ¦информа-¦даты ¦чание ¦
¦мента¦ ¦(индекс дела)¦ ¦(байт,¦ции ¦документа ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦лист) ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+--------+-------------+------------+------+--------+----------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+-----+--------+-------------+------------+------+--------+----------+------+
¦ 1 ¦ ¦ КЛСИ ¦ ППП ¦байт ¦2518054 ¦10.07.1994¦ ¦
¦ ¦ ¦466452.025.ПС¦"ТЕХНОЛОГИЯ"¦ ¦ ¦01.12.1995¦ ¦
+-----+--------+-------------+------------+------+--------+----------+------+
¦ 2 ¦ ¦ КЛСИ ¦ ППП ¦байт ¦14918 ¦24.12.1993¦ ¦
¦ ¦ ¦466452.019.ПС¦"ТВ-ПЕЙДЖЕР"¦ ¦ ¦15.06.1995¦ ¦
¦-----+--------+-------------+------------+------+--------+----------+-------
В данный раздел описи включено 2 документов с N 1 по N 2
Всего в опись включено 2 документов с N 1 по N 2
инженер II к. __________________ Волчек А.К.
(должность, подпись, расшифровка подписи составителя)
Дата 25.01.1996
Зав. ведомственным архивом _________________ Дорохов П.П.
(подпись, расшифровка подписи)
________________
(дата)
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК (ЦЭК) организации N 3
Председатель ЭК (ЦЭК) организации
нач. лаборатории ____________ Сергеев Н.В.
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Машиночитаемые документы переданы на государственное хранение в
____________________________________________________________________
(название государственного архива)
Сдал _______________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Принял _____________________________________________________________
(название государственного архива)
____________________________________________________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
___________________
(дата)
Форма описи машиночитаемых документов
(образец заполнения)
Приложение 8
к п. 4.2.1
----------------------+---------------------+----------------------¬
¦ Владелец ¦ Идентификатор МНЗ ¦ Дата ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
¦N Т/Кол. Т ¦Заводской номер (инв. номер) ¦
+---------------------+--------------------------------------------+
¦ ¦ ¦
+---------------------+--------------------------------------------+
¦ Дополнительные сведения ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦-------------------------------------------------------------------
Форма этикетки на машинный носитель
Приложение 9
к п. 4.2.1
----------------------+---------------------+----------------------¬
¦ Владелец ¦ Идентификатор МНЗ ¦ Дата ¦
+---------------------+---------------------+----------------------+
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
| 
