Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
Зарегистрировано в НРПА РБ 24 августа 2001 г. N 8/6916
УТВЕРЖДЕНО
Председатель Комитета по
архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.Михальченко
26.07.1996
1. Общие положения
1.1. Машиночитаемый документ (МЧД) - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации. МЧД создаются средствами вычислительной техники (ВТ) с использованием машинных носителей: гибких магнитных дисков, магнитных лент, магнитооптических дисков и т.д. В виде МЧД обычно хранятся программы для информационных технологий (ИТ), документация и данные, полученные в результате функционирования программ.
МЧД может состоять из одного или нескольких файлов логически и информационно связанных между собой. МЧД может быть записан на один или несколько машинных носителей. На одном машинном носителе может храниться несколько документов. Основные термины и определения приведены в приложении 1.
1.2. Примерная инструкция по работе с МЧД в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Республики Беларусь <*> подготовлена с целью унификации технологии подготовки, оформления, хранения и учета МЧД, а также порядка передачи их на государственное хранение.
--------------------------------
<*> Далее - "Примерная инструкция".
Примерная инструкция устанавливает общие требования к учету, оформлению, обеспечению сохранности и использованию МЧД для центральных и местных органов власти, организаций, учреждений и предприятий Республики Беларусь <*>, независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности.
--------------------------------
<*> Далее - "организация".
1.3. Вопросы работы с МЧД организаций регулируются Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", нормативно-методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, государственными стандартами Республики Беларусь.
1.4. На МЧД с грифами "Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно" действие Примерной инструкции распространяется в части, касающейся общего порядка работы с документами и подготовки их к сдаче в архив. Особенности оформления и обработки указанных документов регламентируются специальными инструкциями.
1.5. Примерная инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, хранения и использования документов.
Организации ведут учет МЧД на основе самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, согласующихся с положениями Примерной инструкции.
1.6. Инструкции по работе с МЧД организаций, передающих документы на государственное хранение, утверждаются их руководителями по согласованию с архивным учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь. Согласование проводится с целью соблюдения действующего законодательства и нормативных документов, регулирующих вопросы единого учета, оформления, обеспечения сохранности и использования МЧД организаций как составной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.
1.7. Учет, обеспечение сохранности и использование МЧД в организации, методическое руководство работой с документами и передача их на государственное хранение возлагаются на ведомственный архив.
Структура, штаты ведомственного архива устанавливаются в соответствии с положением о нем, в зависимости от объема документов и наличия средств вычислительной и организационной техники.
В случае отсутствия в организации ведомственного архива функции учета и сохранности МЧД возлагаются на руководителей структурных подразделений, создающих и использующих МЧД.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за учет МЧД, который также знакомит работников с нормативными и методическими документами.
1.8. Работники организаций должны быть ознакомлены с установленным порядком работ с документами и инструкцией по работе с МЧД.
Работники структурных подразделений организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, сохранность находящихся у них МЧД. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения.
Передача документов или их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя организации или структурного подразделения.
При увольнении или перемещении работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту передачи.
1.9. Центральные и местные органы управления осуществляют контроль за состоянием учета и сохранности МЧД в подведомственных им учреждениях, организациях, предприятиях.
2. Классификация машиночитаемых документов
2.1. Основные задачи классификации.
Классификация МЧД предназначена для выявления характерных отличий и определенных свойств МЧД, образующихся в процессе деятельности организаций и поступающих на хранение в государственный архив.
Существуют следующие виды классификации МЧД:
по видам носителей информации;
по видам информационных технологий;
по видам комплектности документов, передаваемых в ведомственный архив;
по видам деятельности организаций.
2.2. Классификация машиночитаемых документов по видам машинных носителей.
Классификация МЧД по видам машинных носителей представлена на рис. 1.
2.3. Классификация машиночитаемых документов по видам информационных технологий.
Абсолютное большинство МЧД образуется и используется в сфере создания, документирования и эксплуатации информационных технологий.
Классификация МЧД по видам информационных технологий приведена на рис. 2.
К первой группе следует отнести документы следующих видов автоматизированных систем (АС):
- автоматизированные системы управления (АСУ);
- интегрированные автоматизированные системы управления (ИАСУ);
- автоматизированные системы управления предприятием (АСУП);
- автоматизированные системы обработки данных (информации) (АСОД, АСОИ);
- автоматизированные обучающие системы (АОС);
- автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУТП);
- системы автоматизированного проектирования (САПР).
Ко второй группе следует отнести документы следующих видов систем:
- базы данных;
- системы управления базами данных;
- банки данных.
К третьей группе следует отнести следующие информационные системы:
- информационно-вычислительные системы (ИВС);
- информационно-поисковые системы (ИПС);
- информационно-справочные системы (ИСС);
- информационно-управляющие системы (ИУС);
- информационные сети (ИС);
- информационно-измерительные системы, в т.ч. телеметрические системы (ТМС).
К четвертой группе относятся файлы с информацией, созданные текстовыми редакторами и текстовыми процессорами. В комплекте с локальными файлами обычно поставляются эксплуатационные документы, содержащие сведения о программном средстве обработки данных, или делаются ссылки на эти документы.
К пятой группе следует отнести программные средства, которые включают:
- общесистемные программные средства, в т.ч. операционные системы и программное обеспечение вычислительных сетей;
- прикладные программные средства;
- библиотеки программ.
2.4. Классификация машиночитаемых документов по видам комплектности документов.
Комплектность МЧД определяется системой документации, к которой они отнесены: на программы и программные документы - Единой системой программной документации (ЕСПД); на автоматизированные системы - Комплексом стандартов на автоматизированные системы (КС АС); конструкторские документы - Единой системой конструкторской документации (ЕСКД); технологические документы - Единой системой технологической документации (ЕСТД).
В процессе проектирования и эксплуатации информационных технологий обычно создаются: программы, эксплуатационная, организационно-распорядительная и рабочая документация, наборы данных. Программы и наборы данных представляются в машиночитаемом виде. Документация может быть записана как на машинный, так и на бумажный носитель, поэтому информационные технологии могут быть классифицированы в зависимости от комплектности документов и видов носителей информации.
Классификация информационных технологий представлена на рис. 3.
2.5. Классификация машиночитаемых документов по видам деятельности организаций.
МЧД, образующиеся в процессе деятельности организаций, могут быть классифицированы по видам их деятельности (профилю работы):
- проектная;
- производственная;
- коммерческая;
- финансовая;
- бухгалтерская;
- управленческая и т.д.
------------------¬
¦Машинные носители¦
¦-------+----------
¦
-------------------T--+---------------+--------------¬
¦ ¦ ¦ ¦
--------+--------¬ -------+----------¬ -----+-----¬ ------+---¬
¦Гибкие магнитные¦ ¦Магнитооптические¦ ¦Оптические¦ ¦Магнитные¦
¦диски (дискеты) ¦ ¦ диски ¦ ¦ диски ¦ ¦ ленты ¦
¦----------------- ¦------------------ ¦----------- ¦----------
Рис. 1. Классификация машиночитаемых документов
по видам машинных носителей
--------------------------¬
¦Информационные технологии¦
¦-----------+--------------
¦
-------------+----------T-+----------+----------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------+-----¬ -----+---¬ -----+---¬ -------+----------¬ ----+------¬
¦Автоматизи-¦ ¦Банки и ¦ ¦Информа-¦ ¦Локальные файлы с¦ ¦Программы,¦
¦рованные ¦ ¦базы ¦ ¦ционные ¦ ¦наборами данных, ¦ ¦програм- ¦
¦системы ¦ ¦данных, ¦ ¦системы ¦ ¦созданные ¦ ¦мные ¦
¦ ¦ ¦системы ¦ ¦ ¦ ¦текстовыми ¦ ¦средства ¦
¦ ¦ ¦управле-¦ ¦ ¦ ¦редакторами и ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ ¦текстовыми ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦базами ¦ ¦ ¦ ¦процессорами ¦ ¦ ¦
¦------------ ¦--------- ¦--------- ¦------------------ ¦-----------
Рис. 2. Классификация машиночитаемых документов по видам
информационных технологий
--------------------------¬
¦Информационные технологии¦
¦----------+---------------
¦
--------------------+----------------------¬
¦ ¦
-----------+-------------¬ --------------+------------¬
¦Программы, документация,¦ ¦Программы, наборы данных в¦
¦наборы данных в виде МЧД¦ ¦виде МЧД, документация на ¦
¦ ¦ ¦традиционных носителях ¦
¦----------+-------------- ¦----+-------------+--------
¦ ¦ ¦
-----+---¬ ----+----¬ -----+-------¬
¦Файлы на¦ ¦Файлы на¦ ¦ Печатные, ¦
¦машинном¦ ¦машинном¦ + ¦машинописные¦
¦носителе¦ ¦носителе¦ ¦документы ¦
¦--------- ¦--------- ¦-------------
Рис. 3. Классификация информационных технологий в зависимости
от комплектности документов и видов носителей информации
3. Экспертиза ценности машиночитаемых документов
С целью определения научно-исторического и практического значения проводится экспертиза ценности МЧД.
Экспертиза ценности МЧД осуществляется в подразделениях организации экспертной комиссией организации под методическим руководством ведомственного архива.
Под экспертизой ценности МЧД понимается всесторонняя комплексная оценка информационных технологий на основе принципов и критериев, определяющих народнохозяйственное, научное, политическое, социально-культурное и историческое значение.
Экспертиза ценности МЧД проводится с целью обеспечения сохранности документов, имеющих научно-историческую и практическую ценность, отбора их на государственное хранение в оптимальном объеме, а также выявления документов, не имеющих научно-исторической ценности, утративших практическое значение, и в связи с этим, не подлежащих дальнейшему хранению.
МЧД, образующиеся в результате деятельности организаций, передаются на государственное хранение в случае, если содержащаяся в них информация имеет научно-историческое значение и не повторяется в документах на традиционных носителях.
Комплектность МЧД определяется согласно ведомости технического (эскизного) проекта, ведомости технологических документов, спецификации, ведомости эксплуатационных документов, а также отдельных документов. В ведомость технического (эскизного) проекта записывают документы технического (эскизного) проекта; в ведомость технологических документов - технологические документы; в спецификацию - конструкторские и программные документы; в ведомость эксплуатационных документов - эксплуатационные документы на информационные технологии.
В комплект документов, отбираемых на ведомственное хранение, могут входить документы на машинных носителях, а также документы на традиционных носителях (бумажных носителях), которые являются неотъемлемой частью проекта и записаны в ведомость или спецификацию.
Состав и содержание МЧД на автоматизированные системы определяются комплексом стандартов и руководящих документов: ГОСТ 34.201 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем"; ГОСТ 34.601 "Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания"; РД50-34.698-90 "Методические указания. Информационная технология. Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов" и техническим заданием на создание информационной технологии.
Состав и содержание МЧД на программы и программные документы определяются комплексом стандартов: ГОСТ 19.101 "Единая система программной документации. Виды программ и программных документов"; ГОСТ 19.102 "Единая система программной документации. Стадии разработки"; ГОСТ 19.103 "Единая система программной документации. Обозначение программ и программных документов"; ГОСТ 19.105 "Единая система программной документации. Общие требования к программным документам"; ГОСТ 19.202 "Единая система программной документации. Спецификация. Требования к содержанию и оформлению" и техническим заданием на создание программы.
Экспертиза состава и содержания МЧД информационных технологий осуществляется согласно перечисленным нормативным документам.
Передача МЧД на государственное хранение осуществляется при завершении стадий и этапов проектных работ. Передача МЧД на государственное хранение осуществляется также, если документы выходят из оперативного использования. Это характерно для наборов данных, создаваемых в процессе деятельности подразделений.
Экспертиза ценности проводится в два этапа.
На первом этапе в организации выбираются проекты, МЧД которых подлежат передаче на государственное хранение. Результатом этой работы является составление "Перечня тем, проектов, МЧД которых подлежат передаче на государственное хранение" <*> (приложение 2). При составлении Перечня используют "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" (М., 1989). Экспертизе подвергаются проекты, хранящиеся в ведомственном архиве или в подразделениях организации. В случае отсутствия ведомственного архива руководителем организации назначается лицо, ответственное за составление Перечня. Перечень является основным документом, на основании которого проводится второй этап экспертизы ценности.
--------------------------------
<*> Далее - "Перечень".
Выбор проектов для включения в Перечень для передачи на ведомственное хранение осуществляется на основе системы критериев:
- степень завершения проектных работ;
- значимость для дальнейшего развития науки, техники, производства, народного хозяйства в целом;
- степень новизны предложенных решений;
- коммерческая ценность;
- социальная значимость;
- историческое значение;
- присуждение исследованиям и разработкам международных, государственных и именных премий;
- выдвижение исследований и разработок на соискание премий;
- демонстрация на международных, государственных выставках;
- патентно-лицензионная ценность;
- являются ли осуществляемые проекты основополагающими, фундаментальными исследованиями для конкретных отраслей экономики, науки и техники;
- осуществляются ли они в области смежных наук и приоритетных направлений.
Перечень составляется за весь период деятельности организации или за определенный хронологический период и осуществляется силами специалистов - членов экспертной комиссии организации, в состав которой входят представители организации и государственного архива.
Документы в Перечне расположены по степени значимости, и их состав индивидуален для каждой организации.
В графах Перечня указывают:
в графе "N п/п" - номер по порядку;
в графе "Код темы" - код темы (номер заказа), присвоенный в организации финансово-экономическим отделом;
в графе "Наименование научно-технической разработки" - полное наименование темы, проекта, документации;
в графе "Стадия, этап работы" - стадия (техническое задание, технический (эскизный) проект и т.д.), этап создания проекта;
в графе "Год окончания разработки" - год завершения проекта;
в графе "Организации, принимающие участие в разработке" - полное наименование организаций, принимающих участие в разработке;
в графе "Организация-держатель подлинника" - полное наименование организации-держателя подлинника;
в графе "Количество учетных единиц (МЧД)" - количество МЧД, входящих в проект;
в графе "Обоснование отбора проекта, проблемы (темы) на госхранение" - номер статьи согласно "Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".
В графе "Примечание", как правило, указываются сроки хранения документов с учетом содержания, авторства, времени и места хранения. Например: "Постоянно" - документ подлежит передаче на государственное хранение; "ЭМК" - документ может быть передан на государственное хранение по усмотрению экспертной комиссии; "До минования надобности" - документ имеет ограниченное практическое значение, и его срок хранения определяется самой организацией; "На государственное хранение не передается. Хранится в организации" - уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, справочный характер.
Образец заполнения Перечня приведен в приложении 3.
На втором этапе экспертизы ценности составляют описи МЧД постоянного хранения, подлежащие приему на государственное хранение, и акт о выделении к уничтожению МЧД, утративших историческое и практическое значение.
4. Подготовка машиночитаемых документов для передачи на
государственное хранение
4.1. Составление описей машиночитаемых документов.
Опись МЧД - это архивный справочник, представляющий собой перечень заголовков документов и предназначенный для раскрытия состава и содержания МЧД. Одновременно опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к МЧД. Описи МЧД (приложения 4, 6) составляются на МЧД постоянного хранения специалистами организации совместно с представителем ведомственного архива.
При отсутствии ведомственного архива в организации описи МЧД составляются специалистами организации совместно с работниками государственного архива.
Описи МЧД составляются на основании Перечня в четырех экземплярах и утверждаются экспертной комиссией. При передаче в ведомственный архив на всех экземплярах описи указывается количество включенных в опись документов. Описи подписываются составителем описи, заведующим ведомственного архива, специалистом, ответственным за составление Перечня, и председателем экспертной комиссии организации. Опись утверждается экспертной комиссией государственного архива. Один экземпляр описи передается в государственный архив в качестве контрольного документа, три - остаются в организации.
Опись МЧД постоянного хранения должна иметь титульный лист (приложение 4), описательную статью описи (приложение 6), итоговую запись. К описи составляются историческая справка и предисловие. В опись могут входить: оглавление, список сокращенных слов, указатели к описи. На титульном листе описи указывается тип описи МЧД, например, бухгалтерская, финансовая, проектная, управленческая; название описи для завершенной описи. Если опись поступает в архив разделами, то название описи может отсутствовать. В описательной статье описи в графе "Название рубрики" указываются: название подразделения, название номинала, название комплекса и т.п. в зависимости от схемы систематизации МЧД внутри описи.
При составлении описи МЧД соблюдаются следующие требования: заголовки документов вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе Перечня документов; каждый документ вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Порядок нумерации документов в описи - валовой за несколько лет; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые содержатся в документе; при внесении в опись подряд документов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого документа, а все остальные однородные документы обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о документах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме МЧД, о передаче МЧД другим архивам со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. До передачи на государственное хранение описи и МЧД хранятся в ведомственном архиве или в государственной организации не более 3 лет со дня составления.
Образец заполнения описи приведен в приложениях 5, 7.
4.2. Составление сопроводительных документов.
МЧД постоянного хранения передаются в ведомственный архив с комплектом сопроводительной документации, который включает: удостоверяющий лист (УД), ведомость машинного носителя с записью (ведомость МНЗ) и информационно-поисковые характеристики (ИПХ). Сопроводительные документы составляются специалистами организации.
4.2.1. Этикетка машинных носителей.
Каждый машинный носитель с записанными документами должен иметь этикетку по ГОСТ 27781 "Системы обработки информации. Магнитные носители данных с записью. Правила выполнения этикетки" (приложение 8).
Этикетка состоит из 2 частей.
В первой части этикетки указывают обязательную информацию, во второй - дополнительную. Информацию обязательной части рекомендуется размещать в две строки. Если на первичной этикетке машинного носителя недостаточно места для размещения рядом двух частей, то вторую часть размещают на имеющемся свободном месте. Число граф и строк второй части определяется количеством информации, которую необходимо указать, и наличием места на первичной упаковке для ее размещения. Во второй части этикетки могут быть указаны сведения, необходимые для организации учета, хранения и обращения МЧД.
Образец заполнения этикетки приведен в приложении 9.
4.2.2. Удостоверяющий лист.
Удостоверяющий лист (приложение 10) используется для подписания одного документа, нескольких документов, комплекта документов, включенных в спецификацию, ведомость технологических документов или ведомость технического (эскизного) проекта.
Если УД выполнен на один МЧД, то ему присваивают обозначение этого МЧД с добавлением через дефис кода УД (например: АБВГ.ХХХХХХ.ХХХЭЗ-УД).
Если УД выпускают на комплект документов, включенных в спецификацию или ведомость технического (эскизного) проекта, то ему присваивают обозначение спецификации или ведомости технического (эскизного) проекта с добавлением через дефис кода УД.
Если УД выпускают на комплект технологических документов, то ему присваивают обозначение этого комплекта с добавлением через дефис кода УД.
При выполнении УД на несколько МЧД ему присваивают обозначение одного из этих МЧД с добавлением через дефис кода УД.
Для МЧД, разбитого на части, допускается УД выполнять на МЧД в целом или на каждую часть МЧД.
Обозначение УД должно быть указано в ИПХ в группе реквизитов "Внешние ссылки".
УД входит в комплект подлинников документов.
УД выполняют на листах формата А4, А5. Основную надпись и поля выполняют в соответствии с той системой документации, в рамках которой выпускают УД.
В УД указывают обозначения МЧД, которые он удостоверяет, фамилии лиц, разработавших, изготовивших, согласовавших и утвердивших соответствующий документ. В УД проставляют подписи лиц, фамилии которых в нем указаны, и дату подписания. Подпись лица, разработавшего МЧД, является обязательной.
Если один МЧД разработан и (или) согласован несколькими лицами, то их фамилии, подписи и даты подписания проставляют в соответствующих графах "Разработал" и "Согласовано", а обозначение документа указывают в графе "Обозначение" один раз.
Если несколько МЧД разработаны, изготовлены, согласованы и утверждены одними и теми же лицами, то фамилии и подписи этих лиц и даты подписания проставляют один раз на группу документов. Группы МЧД должны быть отделены разделительной чертой.
УД учитывают и хранят по правилам, установленным для ЛУ (лист утверждения).
В графах УД указывают:
в графе "Обозначение" - обозначение документов (документа), на которые распространяется документ УД;
в графе "Разработал" - фамилии и подписи лиц (лица), разработавших документ (группу документов), указанный в графе "Обозначение", и несущих ответственность за правильность технического решения в этих документах (исходных данных), и дату подписания;
в графе "Изготовил" - фамилию и подпись лица, изготовившего документ (группу документов) на носителе данных, и дату подписания;
в графе "Согласовано" - предприятие или подразделение, согласующее документ (группу документов), указанный в графе "Обозначение", фамилию и подпись лица, согласовавшего документ (группу документов), и дату подписания;
в графе "Утвердил" - фамилию и подпись лица, утвердившего документ (группу документов), и дату подписания.
Основная надпись удостоверяющего листа может оформляться по ГОСТ 2.104 "Единая система конструкторской документации. Основные надписи" или ГОСТ 3.1103 "Единая система технологической документации. Основные надписи", или ГОСТ 2.004 "Правила выполнения конструкторских документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ", или ГОСТ 19.106 "Единая система программной документации. Требования к программным документам, выполненным печатным способом", или по другой системе документации, в которой выпускают МЧД.
Образец заполнения УД приведен в приложении 11.
4.2.3. Ведомость машинного носителя с записью.
Ведомость машинного носителя с записью (приложение 12) содержит сведения о машинном носителе и составе файлов МЧД, записанных на машинном носителе. Ведомость МНЗ также содержит сведения о файлах ИПХ машиночитаемых документов.
Ведомость МНЗ должна быть представлена на бумаге.
В ведомости МНЗ содержатся следующие реквизиты:
- наименование и адрес организации, которая представляет машинный носитель;
- владелец МНЗ - лицо, подразделение, организация;
- номер фонда (проставляется после присвоения архивного шифра);
- заводской (инвентарный) номер машинного носителя;
- идентификатор машинного носителя с записью;
- вид носителя - МЛ, ГМД, МОД, ОД;
- тип носителя - размер носителя;
- устройство управления - тип адаптера;
- наименование системы - наименование операционной системы;
- номер тома (количество томов) - номер тома (количество томов) для многотомных файлов;
- архиватор - название архиватора (идентификатор), версия;
- дата формирования МНЗ;
- заголовок машиночитаемого документа;
- имя файла пользователя;
- имя архивного файла.
Ведомость МНЗ выполняют на листах формата А4.
Образец заполнения ведомости МНЗ приведен в приложении 13.
4.2.4. Информационно-поисковая характеристика.
Каждый МЧД, передаваемый в государственный архив, сопровождается информационно-поисковой характеристикой (приложение 14). ИПХ - это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать МЧД в процессе его обращения.
ИПХ может быть представлена на машинном носителе в виде текстового файла или бумажной копии. Наименование файла ИПХ на каждый МЧД записывается в ведомость МНЗ. ИПХ состоит из двух частей - "общие требования" и "характеристики файлов". В первой части указывают:
- архивный шифр документа - номер фонда, номер описи, номер документа в описи присваивается после составления описи МЧД;
- обозначение документа - обозначение (код), присвоенное организацией-разработчиком;
- заголовок документа - полное наименование документа;
- наименование проблемы - наименование проблемы, рассматриваемой в документе;
- наименование темы, проекта - тематика документа;
- код темы - код темы, присвоенный финансово-экономическим подразделением организации-разработчика;
- класс документа - принадлежность документа к конкретной системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т.п.);
- стадия создания - наименование этапа, на котором разрабатывался документ;
- вид документа - оригинал, подлинник, дубликат, копия;
- аннотация - краткое изложение или ссылка на краткое изложение или эквивалентную информацию в документе;
- дата начала разработки документа - дата, указанная в договоре, техническом задании и т.п.;
- дата конца разработки документа - дата завершения разработки;
- дата копирования документа - текущая дата получения копии документа (заполняется, если вид документа - копия);
- дата окончания срока действия документа - дата, после которой документ считается недействительным;
- дата снятия ограничений - дата, после которой с документа снимаются любые ограничения, указанные в реквизите "классификация защиты";
- технические и программные средства для воспроизведения документа - технические и программные средства, необходимые для воспроизведения (чтения) документа;
- фамилия, имя, отчество и должность автора документа - лицо (лица), являющееся создателем документа и ответственное за его содержание;
- название, краткое название организации-разработчика и ее адрес - полное и краткое наименование и адрес организации, создающей документ от своего имени, т.е. являющейся автором документа;
- название, краткое название организации-распространителя документа и ее адрес - полное и краткое наименование и адрес организации, имеющей права на распространение документа;
- название и адрес организации, обладающей авторскими правами, - организация, к которой переходят авторские права;
- дата авторского права - дата, связанная с авторским правом;
- ссылки на другие документы - перечень документов, на которые в данном документе имеются ссылки, в том числе инструкция по применению;
- название, краткое название организации, разрешающей доступ к документу, и ее адрес;
- классификация защиты - классификация защиты, назначаемая владельцем документа относительно таких аспектов, как его воспроизведение, хранение, требования к уничтожению и т.д. В этом поле может быть указано следующее:
- разрешены все виды работ с МЧД;
- разрешен только просмотр МЧД;
- разрешены просмотр и печать МЧД;
- пофайловая защита.
В поле "право доступа к документу" может быть указан один из следующих вариантов: доступ к МЧД разрешен всем, доступ к МЧД по разрешению. Доступ к МЧД по разрешению осуществляется в пределах значений, установленных полем "классификация защиты". Если пользователь хочет работать без учета "классификации защиты", он должен получить разрешение. Разрешение организации может быть двух видов: разрешен доступ к МЧД в пределах классификации защиты, разрешен доступ к МЧД без ограничений по классификации защиты.
В поле "признак кодирования" указывается: кодируется весь документ или его часть.
Поле "программа подсчета контрольной характеристики" заполняется для МЧД с "пофайловой защитой".
Вторая часть ИПХ "характеристики файлов" заполняется в случае пофайловой защиты МЧД. В ней указывают:
- наименование файла, имя файла пользователя - полное имя и идентификатор файла;
- объем файла в байтах;
- контрольная характеристика для данного файла или имя программы ее подсчета (если в качестве контрольной характеристики используется объем файла, то данная колонка в таблице может отсутствовать);
- средства для воспроизведения документа - технические и программные средства, необходимые для воспроизведения (чтения) документа;
- тип отображения - тип отображения информации документа (графический, текстовый и др.).
Если в поле "классификация защиты" указано "пофайловая защита", то для каждого файла указывается "классификация защиты файла": разрешены все виды работ с файлом, разрешен только просмотр файла, разрешены просмотр и печать файла.
Образец заполнения ИПХ приведен в приложении 15.
5. Учет машиночитаемых документов в ведомственном архиве
5.1. Передача машиночитаемых документов в ведомственный архив.
Передача МЧД в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному ведомственным архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному экспертной комиссией.
МЧД постоянного хранения передаются в ведомственный архив по описи с сопроводительной документацией. Для прочих МЧД опись и сопроводительные документы не оформляются. Для МЧД постоянного хранения, передаваемых в архив на машинных носителях, предусмотрена следующая комплектность документов:
- опись документов на бумажном носителе (приложения 4, 6);
- информационно-поисковая характеристика в виде текстового файла или на бумаге (приложение 14);
- удостоверяющий лист (приложение 10);
- ведомость машинного носителя с записью (приложение 12) на бумажном носителе.
МЧД в зависимости от его объема и емкости машинного носителя может быть записан на одном или нескольких носителях (томах). Несколько документов могут быть записаны на одном томе. При записи одного МЧД на нескольких томах используют один и тот же вид машинного носителя. При необходимости допускается выполнять документ на носителях данных разного вида.
Учетной единицей в ведомственном архиве является МЧД, единицей хранения является том.
5.2. Журнал учета машинных носителей.
При поступлении чистого машинного носителя в ведомственный архив производится проверка физического состояния носителя и его упаковки.
Каждому машинному носителю присваивается инвентарный номер. Инвентарный номер пишется на упаковке машинного носителя. Сведения о поступивших машинных носителях заносятся в журнал учета машинных носителей. В журнале должны содержаться следующие сведения: заводской (инвентарный) номер носителя, вид машинного носителя (МЛ, ГМД, ОД, МОД), тип носителя и его емкость, дата поступления, фамилия и подпись принявшего, обнаруженные дефекты оговариваются в примечаниях. При выдаче носителя для использования в журнале записывается дата выдачи, куда выдан, фамилия и подпись получившего. Форма журнала учета машинных носителей может быть произвольной.
5.3. Учетная карточка машиночитаемых документов.
При приеме МЧД в ведомственный архив проводится проверка физического состояния их носителей и наличия сопроводительной документации для документов постоянного хранения.
На каждый МЧД заводится учетная карточка, в которую вносятся следующие реквизиты:
- наименование организации-держателя подлинника;
- наименование и обозначение документа;
- дата создания документа;
- срок хранения;
- дата и номер акта об уничтожении документа;
- вид носителя, на котором записан документ: МЛ, ГМД, ОД, МОД;
- количество носителей;
- заводские (инвентарные) номера носителей;
- наличие копий документа;
- вид носителя, на который производится копирование;
- количество копий;
- инвентарный номер копии;
- фамилия и подпись лица, ответственного за запись.
В учетной карточке МЧД делается отметка о его подлинности: подлинник, дубликат, копия - для документов на машинных носителях.
Ведомственный архив может вносить изменения в МЧД с временным сроком хранения. Изменение подлинника МЧД осуществляет организация-держатель подлинника путем его замены. Изменение дубликатов и копий производится на основании извещений об изменениях, рассылаемых организацией-держателем подлинника. Извещение об изменениях может содержать следующие реквизиты:
- наименование организации, создавшей подлинник МЧД;
- содержание изменений;
- указание на основания изменений;
- время внесения изменений;
- подпись должностного лица;
- штамп или печать организации, создавшей подлинник МЧД.
Форма карточки может быть произвольной.
5.4. Учетная карточка машинного носителя с записью.
На каждый машинный носитель с записью (МНЗ) заводится учетная карточка, в которой должна быть полностью отражена связь между МНЗ, МЧД и описью, в которую включен МЧД. В карточку вносятся следующие сведения:
- наименование организации-держателя подлинника;
- вид машинного носителя: МЛ, ГМД, ОД, МОД;
- тип носителя;
- емкость машинного носителя в килобайтах;
- заводской (инвентарный) номер носителя;
- срок хранения машинного носителя;
- отметка о подлинности: подлинник, дубликат, копия, контрольная копия;
- дата и номер акта списания носителя;
- дата начала эксплуатации МНЗ;
- идентификатор МНЗ;
- номер тома / количество томов;
- устройство управления;
- наименование системы;
- архиватор;
- архивное обозначение;
- полное имя файла;
- контрольная характеристика файла;
- заголовок МЧД, к которому относится файл;
- сведения о проведении профилактических работ.
Изменения на машинный носитель с записью и в его карточку вносятся только в случае внесения изменений в МЧД.
Форма карточки может быть произвольной.
5.5. Порядок уничтожения машиночитаемых документов.
Уничтожение МЧД оформляется актом (приложение 16). Акты утверждаются руководителем организации. При уничтожении МЧД в его учетную карточку должна быть занесена запись "уничтожен" с указанием основания (даты и номера акта об уничтожении). Уничтожать МЧД можно только после научно-технической обработки за определенный период времени и после выделения документов постоянного хранения. МЧД, которые не подлежат передаче на государственное хранение, могут быть уничтожены в соответствии с разработанным перечнем, без согласования с государственным архивом. Акты прочих МЧД, подлежащих уничтожению, должны быть согласованы с государственным архивом.
Об уничтожении подлинника документа извещаются пользователи, держатели копий данного документа.
Машинные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации хранятся в ведомственном архиве.
Машинные носители, непригодные к работе, списываются и уничтожаются в соответствии с правилами списания и уничтожения материальных ценностей.
5.6. Использование машиночитаемых документов в ведомственном архиве.
МЧД выдаются структурным подразделениям и принимаются от них с записью в журнале приема-выдачи МЧД. Журнал может иметь произвольную форму и должен содержать следующие сведения:
- регистрационный номер МЧД;
- заголовок и обозначение МЧД;
- вид носителя;
- тип носителя;
- инвентарный и заводской номера носителей;
- количество;
- сведения о поступлении и выдаче МЧД.
МЧД постоянного хранения выдаются в комплекте с ИПХ. Документы ограниченного доступа выдаются на основании заявок, подписанных руководителями структурных подразделений. К заявке прилагается список лиц, допущенных к документам.
Учетные документы (журналы и карточки учета документов, описи МЧД, ИПХ) составляют научно-справочный аппарат ведомственного архива.
МЧД в ведомственном архиве в процессе хранения могут копироваться на другие машинные носители (например, в случае технической модернизации архива, физического износа носителей или по другим техническим причинам). В этом случае ведомости МНЗ и ИПХ на МЧД постоянного хранения должны переоформляться в соответствии с выбранными носителями. Машинные носители, непригодные для работы, списываются по акту.
6. Требования к хранению машиночитаемых документов
и машинных носителей
6.1. Общие требования.
Комплекс помещений для хранения МЧД должен включать: хранилище, помещения для специальных работ с документами (приема документов, специальной обработки и т.д.). Структура, количество и площади помещений определяются общим количеством документов, характером и объемом работ и перспективами комплектования фонда.
Хранение МЧД осуществляется в хранилище. Хранилище представляет собой комплекс помещений, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на машинном носителе. Машинные носители без записей также могут храниться в хранилище. Рекомендуется хранить МЧД раздельно по видам носителей данных. Хранить информацию желательно в нескольких экземплярах, один из которых является неприкосновенным (эталон), а другие - рабочей копией для целей использования. Их хранение желательно осуществлять раздельно. Этим достигается гарантия сохранности данных и их восстановление в случае частичной или полной "потери" данных на одном из носителей.
Учет и хранение МЧД осуществляются в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 2.501 "Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения", ГОСТ 19.601 "Единая система программной документации. Общие правила дублирования, учета и хранения" и другими нормативными документами на условия хранения машинных носителей.
6.2. Условия хранения.
Во всех помещениях должны соблюдаться требования пожарной безопасности, предусмотренные ГОСТ 12.1.004 "ССБТ. Пожарная безопасность. Общие требования" и "Типовыми правилами пожарной безопасности для промышленных предприятий".
Пожарная безопасность помещений для хранения документов должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004.
Материалы, используемые для внутренней отделки помещений хранилищ, для изготовления оборудования хранилищ и упаковки документов, не должны собирать пыль и быть источником пыли или агрессивных химических веществ.
Стеллажи и шкафы в хранилищах следует устанавливать перпендикулярно стенам, имеющим оконные проемы, с соблюдением следующих расстояний (в м):
- между стеной без окон и стеллажом (шкафом) - 0,75;
- между стеной и торцом стеллажа (шкафа) - 0,45;
- между рядами стеллажей или шкафов (главный проход) - 1,2;
- между стеллажами (проход между стеллажами) - 0,75;
- между шкафами (проход между шкафами) - 1,5;
- между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - 0,3;
- между стеллажами (шкафами) и отопительными приборами - не менее 1,0;
- высота стеллажей не должна превышать 2,2.
Одной из важных проблем долговременного и надежного хранения информации на машинных носителях является обеспечение условий их хранения в соответствии с нормативными требованиями. На надежность хранения влияют:
- загрязненность среды;
- температурные условия хранения;
- относительная влажность среды;
- воздействие электромагнитных полей.
Основной причиной появления сбоев при считывании информации является наличие пыли, частиц магнитного лака лент и абразивных частиц износа магнитных головок лентопротяжного механизма. В этой связи очень жесткие требования предъявляются к чистоте воздуха в архиве МЧС (в первую очередь в хранилищах). Так, по нормативным данным, предельно допустимая концентрация пыли в воздухе хранилищ и рабочих помещений должна быть не более 0,3 мг/куб.м при величине частиц не более 0,5 мкм. Для предупреждения попадания пыли извне в помещениях рекомендуется поддерживать избыточное давление воздуха (0,05 - 0,1 атм.).
Содержание вредных газов и примесей в воздухе в помещениях хранилищ не должно превышать (в мг/куб.м):
- аммиак - 0,04;
- сернистый газ - 0,005;
- сероводород - 0,008;
- окислы азота - 0,04;
- пары ртути - 0,0003.
Напряженность магнитных полей не должна превышать 400 а/м. Документы на машинных носителях должны храниться на всех участках работы с ними в помещениях с температурой 18 +/- 2 град. C и относительной влажностью 60 +/- 5%.
В тех случаях, когда невозможно обеспечить требуемую температуру, влажность и чистоту воздуха, следует оборудовать помещения кондиционерами и специальными установками для очистки воздуха, вентиляторами.
Кроме стабилизации климатических параметров среды, большое значение имеет защита машинных носителей от магнитных полей. Величина искажений информации определяется не только уровнем электромагнитного поля, но и временем его воздействия. Следует учесть, что хранение МЧД в заводской упаковке также предохраняет их от воздействия магнитных полей и солнечной радиации.
Максимально допустимый срок хранения МЧД определяется физико-химическими свойствами носителей, в результате длительного хранения которых происходят необратимые процессы. Старение носителей происходит под влиянием резких изменений температуры и влажности окружающей среды, под воздействием ультрафиолетовой части светового спектра и ионизирующих излучений. Так как воздействие этих факторов на различные виды основы неодинаково, то и срок хранения различных типов машинных носителей различен.
6.3. Профилактический контроль.
Согласно ГОСТ 28388 "Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения" хранилище должно обеспечивать:
- проведение профилактического контроля сохранности информации на машинном носителе с записью;
- контроль за соблюдением срока хранения машинных носителей и организацию необходимых работ по сохранению МЧД.
Проведение указанных работ фиксируется в учетной карточке МЧД и учетной карточке МНЗ.
По результату профилактического контроля устанавливают очередной срок его проведения.
Профилактический контроль МЧД рекомендуется проводить со дня поступления МЧД в хранилище.
6.4. Меры по обеспечению сохранности машиночитаемых документов.
В целях обеспечения наибольшей сохранности МЧД вход в помещения для их хранения разрешается только сотрудникам архива и лицам, имеющим на это письменное разрешение руководства организации.
Помещения для хранения МЧД должны быть изолированы как от рабочих комнат архива, так и от других служебных и производственных помещений. Эти помещения должны иметь капитальные стены и гарантировать от проникновения влаги, паров, содержащих вредные компоненты, и надежно защищать МЧД от возможных стихийных бедствий (наводнений, пожаров и т.п.).
Окна и двери помещений для хранения МЧД должны быть снабжены надежными запорами. В нерабочее время двери помещений для хранения МЧД должны быть закрыты на замок и опечатаны или опломбированы. Помещения может открыть только лицо, ответственное за хранение документации, или лицо, его заменяющее.
Ключи от входной (наружной) двери помещения для хранения МЧД после окончания работы сдаются охране организации.
Помещения для хранения МЧД должны быть рассчитаны на ожидаемое ежегодное пополнение объема поступающих на хранение машинных носителей. В помещениях должен поддерживаться порядок, исключающий появление пыли, плесени и грибка на документах, стеллажах, оборудовании, грызунов и насекомых.
В помещениях для хранения МЧД категорически запрещается: курение; пользование открытым огнем; применение не предусмотренных производственной необходимостью электроприборов.
Все работники архива обязаны твердо знать и четко выполнять правила противопожарной безопасности, уметь владеть средствами пожаротушения.
Для эвакуации МЧД и других материальных ценностей на случай возникновения пожара, наводнения, других стихийных бедствий и аварий должен быть разработан и утвержден "План эвакуации".
В плане конкретно указывается очередность выноса имущества из помещений архива исходя из степени важности и ценности. Стеллажи, шкафы, сейфы с МЧД должны быть снабжены этикетками, указывающими очередность их спасения.
В экстренных случаях, когда возникает необходимость в нерабочее время войти в хранилище МЧД, ответственное лицо из сотрудников охраны организации вскрывает двери хранилища и принимает все необходимые меры по обеспечению сохранности МЧД.
В любом случае на вскрытие хранилищ МЧД составляется акт, который утверждается руководством организации. Один экземпляр акта должен храниться до очередной проверки наличия МЧД, после чего акт уничтожается в установленном порядке.
7. Передача машиночитаемых документов на
государственное хранение
Передача МЧД на государственное хранение осуществляется специалистами государственного архива совместно с представителями ведомственного архива или подразделения организации на основании графика, разработанного государственным архивом.
МЧД передаются на государственное хранение вместе с описью документов и сопроводительными документами, оформляемыми в соответствии с разделом 4. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 17), составляемым в двух экземплярах. В государственном архиве производится перезапись МЧД на машинные носители архива. Носители ведомственного архива возвращаются.
МЧД могут передаваться в государственный архив как на машинных носителях, так и по коммуникационным каналам связи средствами электронной почты. В первом случае МЧД передаются на государственное хранение в комплекте:
- МЧД на машинных носителях;
- удостоверяющий лист на бумажном носителе;
- опись МЧД на бумажном носителе;
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 | Стр.5 |
| 
