Зарегистрировано в НРПА РБ 23 декабря 1999 г. N 8/2377
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
директор заместитель
Национального архива Министра образования
Республики Беларусь Республики Беларусь
В.Д.Селеменев Б.М.Хрусталев
10.11.1997 17.02.1998
1. Общие положения
1.1. Документы Министерства образования Республики Беларусь, подведомственных предприятий и организаций его системы, имеющие научное, политическое, народнохозяйственное и социально-культурное значение, включаются в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь и подлежат передаче на государственное хранение в установленные сроки.
1.2. В целях обеспечения сохранности, учета и использования законченных делопроизводством документов Министерства и подготовки их к передаче на государственное хранение, а также в целях осуществления методического руководства и контроля за состоянием и деятельностью архивов и предприятий системы Министерства создается центральный архив.
1.3. Центральный архив Министерства подчиняется руководству Министерства и управляющему делами.
1.4. В своей работе центральный архив руководствуется соответствующими законодательными актами Республики Беларусь, приказами и указаниями Министерства, Основными положениями ЕГСДОУ, правилами, инструкциями и указаниями Госкомитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, инструкциями и рекомендациями Национального архива Республики Беларусь, а также Положением о центральном архиве Министерства.
1.5. Центральный архив работает по плану, утвержденному заместителем Министра, и отчитывается перед ним в своей деятельности.
1.6. Центральный архив возглавляет зав. архивом, назначаемый руководством Министерства в установленном порядке.
2. Состав документов центрального архива
2.1. Центральный архив Министерства образования Республики Беларусь хранит:
- документы постоянного срока хранения, имеющие политическое народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, а также профсоюзных и других общественных организаций Министерства (кроме партийных и комсомольских документов);
- документы по личному составу;
- документы учреждений-предшественников Министерства;
- документы ликвидированных учреждений и организаций, непосредственно подчинявшихся Министерству при отсутствии у них правопреемников;
- научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание фондов центрального архива (описи, каталоги и т.д.);
2.2. В состав центрального архива может входить научно-техническая и другая специальная документация, образовавшаяся в деятельности центрального аппарата Министерства, а также дополняющие документы архива печатные издания и другие материалы для научно-исследовательской и информационно-справочной работы архива.
3. Задачи и функции центрального архива
3.1. Основными задачами центрального архива Министерства являются:
- комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
- обеспечение сохранности, учет и использование документов, состав которых предусмотрен п.2 настоящего Положения;
- подготовка и передача в Национальный архив в установленном порядке документов, подлежащих государственному хранению;
- осуществление контроля за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений Министерства и подведомственных организаций и предприятий в соответствии с требованиями ЕГСДОУ;
- осуществление методического руководства и контроля за состоянием и деятельностью архивов учреждений и предприятий системы Министерства.
3.2. Во исполнение этих задач центральный архив осуществляет следующие функции:
- составляет и ведет списки учреждений системы Министерства образования Республики Беларусь сплошного и выборочного приема документов, а также учреждений, документы которых не подлежат сдаче на государственное хранение, представляет их на рассмотрение ЦЭК Министерства образования Республики Беларусь;
- составляет и ведет списки учреждений-источников комплектования центрального архива, представляет его на рассмотрение ЦЭК Министерства образования Республики Беларусь, ЭПК Национального архива Республики Беларусь и на утверждение руководству Министерства образования Республики Беларусь;
- в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений Министерства образования Республики Беларусь и учреждений - источников комплектования, обработанные в соответствии с требованиями ЕГСДОУ, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством;
- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
- осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов;
- составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК Министерства образования Республики Беларусь и ЭПК Национального архива Республики Беларусь;
- создает, совершенствует и пополняет научно-справочный материал к хранящимся в центральном архиве (описи, каталоги и т.п.) на уровне требований обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом к фондам Национального архива Республики Беларусь;
- ежегодно высылает в Национальный архив Республики Беларусь паспорт архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов согласно установленным формам учета, а также направляет нормативно-методические документы по организации делопроизводства и работе архивов, разработанные Министерством в течение года;
- организует использование архивных документов;
- информирует руководство и сотрудников министерства о составе и содержании фондов центрального архива, выявляет и подбирает документы по заданию руководства Министерства, готовит по материалам архива необходимые справки и информации, используемые аппаратом Министерства в специальных целях, выдает документы во временное пользование, представляет документы для исследований, участвует в подготовке документов к публикации, в установленном порядке выдает справки социально-правового характера и консультирует учреждения и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, подтверждающих трудовой стаж, организует учет эффективности использования материалов архива;
- совместно со службой информации осуществляет необходимые мероприятия, обеспечивающие всестороннее использование архивных документов учреждений и предприятий системы Министерства;
- осуществляет проверки деятельности архивов и организации документов в делопроизводстве в организациях и предприятиях системы. Контролирует правильность формирования дел в делопроизводстве, сохранность их в подразделениях Министерства образования Республики Беларусь, а также подготовку документов к архивному хранению;
- участвует в разработке нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу в системе Министерства образования Республики Беларусь (инструкции, номенклатуры дел, классификаторы, перечни документов со сроками их хранения, положения об архивах);
- осуществляет централизованный учет документов постоянного и долговременного хранения, образующихся в процессе деятельности министерства и подведомственных учреждений;
- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК Министерства образования Республики Беларусь описи дела, подлежащих хранению и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков хранения;
- участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников делопроизводственных служб и архивов учреждений и предприятий системы Министерства;
- совместно с другими подразделениями Министерства внедряет в практику работы центрального архива современные средства хранения, размножения и использования документов, а также обеспечивает их реставрацию.
4. Права центрального архива
4.1. Для выполнения вышеуказанных функций центральному архиву предоставлено право:
- запрашивать от руководителей структурных подразделений Министерства, а также от руководителей подведомственных организаций и предприятий его системы информацию о соблюдении установленных правил работы с документами в делопроизводстве и архивах;
- давать указания подведомственным организациям и предприятиям системы Министерства по вопросам работы архива;
- докладывать руководству Министерства состояние организации документов в делопроизводстве и деятельности архивов Министерства, подведомственных организаций и предприятий;
- участвовать в проведении совещаний работников Министерства, подведомственных организаций и предприятий по вопросам архивов и организации документов в делопроизводстве;
- привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в системе Министерства, Центрального архива Республики Беларусь и в других учреждениях и ведомствах;
- создавать при центральном архиве, а также при архивах подведомственных организаций и предприятий Министерства - Советы и комиссии содействия архивному делу, действующих на общественных началах, организовать по согласованию с руководством Министерства общественные смотры состояния архивов и организации документов в делопроизводстве подведомственных организациях и предприятиях Министерства;
- рассматривать и согласовывать нормативные и методические документы по вопросам организации архивного дела.
5. Структура и штаты центрального архива
5.1. Структура и штаты центрального архива определяются штатным расписанием Министерства в зависимости от объема и количества документов, хранящихся в архиве.
| 
