Зарегистрировано в НРПА РБ 10 мая 2001 г. N 8/5959
В соответствии с Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", принятым постановлением Верховного Совета Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. N 3278/XII и в связи с изменениями, происшедшими в структурных подразделениях Министерства торговли Республики Беларусь и составе Центральной экспертной комиссии (ЦЭК), ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Положение о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства торговли Республики Беларусь (приложение на 3 листах) и Положение об архиве (приложение на 4 листах).
2. Считать утратившим силу приказ Министерства торговли Республики Беларусь от 11 июня 1987 г. N 70.
Министр П.А.КОЗЛОВ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Директор Приказ
Национального архива Министерства торговли
Республики Беларусь Республики Беларусь
В.Д.Селеменев 20.02.1998 N 23
05.02.1998
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ
ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЦЭК) N 1
1. Общие положения
1.1. Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
1.2. ЦЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их Министром или заместителем Министра, а в некоторых случаях - экспертно-методической комиссией (ЭМК) Национального архива Республики Беларусь.
1.3. Центральная экспертная комиссия назначается приказом Министерства торговли в составе 7 (семи) человек под председательством заместителя Министра Минторга.
В состав ЦЭК включаются наиболее квалифицированные специалисты структурных подразделений, в обязательном порядке главный бухгалтер, работник делопроизводственной службы и ответственный за архив (исполняет обязанности секретаря).
1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, действующими правилами и инструкциями Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, Национального архива Республики Беларусь, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, настоящим Положением.
2. Функции Центральной экспертной комиссии
Центральная экспертная комиссия Министерства торговли Республики Беларусь осуществляет следующие функции:
2.1. организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу для дальнейшего хранения и к уничтожению с истекшими сроками хранения;
2.2. рассматривает и выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке:
- номенклатуры дел постоянного срока хранения;
- описи дел постоянного хранения и описи дел по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения;
- предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.
3. Права Центральной экспертной комиссии
Для осуществления своих функций ЦЭК предоставляются права:
3.1. давать указания структурным подразделениям Министерства торговли Республики Беларусь по вопросам отбора документов на хранение и уничтожение и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
3.2. запрашивать от структурных подразделений Минторга Республики Беларусь:
- сведения, необходимые для определения сроков хранения документов;
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного хранения и по личному составу;
3.3. заслушивать на своих заседаниях информации ответственных за делопроизводство и архив сотрудников Министерства о качестве оформления и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного хранения и по личному составу;
3.4. приглашать для консультации квалифицированных специалистов Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь и работников Национального архива Республики Беларусь;
3.5. информировать руководство Минторга Республики Беларусь по вопросам деятельности ЦЭК.
4. Организация работы Центральной экспертной комиссии
4.1. Центральная экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-методической комиссией Национального архива Республики Беларусь и получает от нее организационно-методические указания и консультативную помощь.
4.2. Обязательному утверждению ЭМК Национального архива подлежат:
- номенклатура дел;
- описи дел постоянного хранения и по личному составу;
- предложения о сокращении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов;
- предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями.
4.3. Заседания ЦЭК проводятся по мере надобности, но не реже одного раза в год. Решения ЦЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЦЭК оформляются протоколами.
4.4. Ведение делопроизводства ЦЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Директор Приказ
Национального архива Министерства торговли
Республики Беларусь Республики Беларусь
В.Д.Селеменов 20.02.1998 N 23
05.02.1998
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ N 2
1. Общие положения
1.1. Документы Министерства торговли Республики Беларусь, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь.
Документы Национального архивного фонда являются собственностью государства и подлежат государственному хранению в Национальном архиве Республики Беларусь.
До передачи на государственное хранение эти документы в соответствии с Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь в течение 15 лет хранятся в помещении архива Министерства.
1.2. В целях обеспечения сохранности, учета и использования документов Национального архивного фонда, а также подготовки их к передаче на государственное хранение в Министерстве торговли Республики Беларусь создан архив.
1.3. Правовой основой работы архива является Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", принятый постановлением Верховного Совета Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. N 3278/XII.
1.4. В своей работе архив руководствуется законодательством Республики Беларусь, Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, декретами и указами Президента Республики Беларусь, постановлениями и распоряжениями Правительства, приказами Министерства торговли Республики Беларусь, основными правилами работы ведомственных архивов, методическими рекомендациями Государственного комитета по архивам и делопроизводству, Национального архива Республики Беларусь, настоящим Положением.
1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник управления кадров, правового обеспечения, социальной защиты и общих вопросов Министерства торговли Республики Беларусь.
1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства торговли Республики Беларусь осуществляет Национальный архив Республики Беларусь.
2. Состав документов архива
Архив Министерства торговли Республики Беларусь хранит:
2.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения и по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных подведомственных организаций;
2.3. научно-справочный аппарат к документам архива (описи дел, картотеки, указатели).
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. осуществление контроля за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений Министерства торговли Республики Беларусь;
3.1.4. подготовка и своевременная передача документов Национального архивного фонда на государственное хранение с соблюдением правил, установленных Госкомитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь.
3.2. Во исполнение этих задач архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. принимает документы структурных подразделений завершенного делопроизводства через 2 года после завершения их в делопроизводстве;
3.2.2. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;
3.2.3. проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях. Участвует в работе экспертной комиссии;
3.2.4. составляет сводные разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу и представляет их на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Министерства торговли Республики Беларусь и экспертно-методической комиссии Национального архива Республики Беларусь;
3.2.5. создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам (описи, картотеки, указатели и т.п.);
3.2.6. проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве установленным требованиям. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел;
3.2.7. организует использование документов:
- выдает в установленном порядке дела и копии документов для служебного пользования;
- исполняет запросы учреждений, заявления граждан по вопросам социально-правового характера. В установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
3.2.8. представляет в Национальный архив Республики Беларусь сведения о составе и объеме документов по установленной форме;
3.2.9. подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение в Национальный архив Республики Беларусь документы Национального архивного фонда.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства торговли Республики Беларусь;
4.2. запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива;
4.3. вносить руководству Министерства торговли Республики Беларусь предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.
5. Ответственность за архив
5.1. Ответственность за архив возлагается на заведующего архивом управления кадров, правового обеспечения, социальной защиты и общих вопросов (или другого структурного подразделения).
5.2. Права и обязанности ответственного за архив определяются соответствующей должностной инструкцией.
| 
