Зарегистрировано в НРПА РБ 23 января 2001 г. N 8/4789
На основании статьи 30 Банковского кодекса Республики Беларусь (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 106, 2/219) Совет директоров Национального банка Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Утвердить руководящий документ Республики Беларусь "Автоматизированная система межбанковских расчетов. Архивы электронных документов. Общие требования" (прилагается).
Председатель Правления П.П.ПРОКОПОВИЧ
РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕЖБАНКОВСКИХ РАСЧЕТОВ
АРХИВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
АЎТАМАТЫЗАВАНАЯ СIСТЭМА МIЖБАНКАЎСКIХ РАЗЛIКАЎ
АРХIВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДАКУМЕНТАЎ
АГУЛЬНЫЯ ПАТРАБАВАННI
____________________________________________________________________
РД РБ 07040.1101-2000 <*> Дата введения 2001-07-01
УДК
Ключевые слова: архив, архива комплектование, архив документов
электронных, документ электронный, хранение документов электронных
ОКС 35.240.40
____________________________________________________________________
-------------------------------
<*> Издан на русском языке.
Предисловие
1. РАЗРАБОТАН Республиканским унитарным предприятием "Белорусский межбанковский расчетный центр", Республиканским унитарным предприятием "Центр банковских технологий"
2. ВНЕСЕН Республиканским унитарным предприятием "Белорусский межбанковский расчетный центр"
3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 9 января 2001 г. N 3
4. ВСТУПАЕТ В СИЛУ с момента включения в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь
5. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
Настоящий руководящий документ не может быть тиражирован и распространен без разрешения Национального банка Республики Беларусь
1. Область применения
Настоящий руководящий документ устанавливает общие требования к процессу комплектования и ведения архивов электронных документов, используемых в автоматизированной системе межбанковских расчетов при осуществлении расчетов между ее участниками.
Настоящий руководящий документ распространяется на архивы электронных документов банков и небанковских финансовых организаций, являющихся участниками автоматизированной системы межбанковских расчетов, и оператора автоматизированной системы межбанковских расчетов.
Требования настоящего руководящего документа обязательны для банков и небанковских финансовых организаций, являющихся участниками автоматизированной системы межбанковских расчетов, и оператора автоматизированной системы межбанковских расчетов.
2. Нормативные ссылки
В настоящем руководящем документе использованы ссылки на следующие нормативные документы:
СТБ 982-94 Информационная технология. Термины и определения
ГОСТ 15971-90 Системы обработки информации. Термины и определения
ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ 28388-89 Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения
3. Определения и сокращения
В настоящем руководящем документе применяются следующие термины с соответствующими определениями и сокращениями:
Автоматизированная система межбанковских расчетов; АС МБР - часть Национальной платежной системы, включающая совокупность процедур и программно-технических комплексов, позволяющих осуществлять межбанковские расчеты по денежным обязательствам между банками Республики Беларусь.
Архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
Архивная опись; опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации (ГОСТ 16487).
Временное хранение архивных документов - хранение архивных документов государственными органами, а также предприятиями, учреждениями и организациями независимо от форм собственности в создаваемых ими ведомственных или межведомственных архивах в течение периода, установленного действующими нормативными документами и нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Данные - информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека (ГОСТ 15971).
Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16487).
Единица учета архивных документов - принятая в архивном деле единица счета количества документов, состоящая из одной или многих взаимосвязанных единиц хранения (ГОСТ 16487).
Единица хранения архивных документов - наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо физически обособленный документ, имеющие самостоятельное значение (ГОСТ 16487).
Информационно-поисковая система - информационная система, обеспечивающая отбор и вывод информации по заданному в запросе условию.
Информационно-поисковая характеристика - совокупность реквизитов, позволяющих идентифицировать, учитывать и использовать документ на стадии архивного хранения.
Информация - сведения о фактах, событиях, явлениях, процессах, понятия или команды (СТБ 982).
Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю (ГОСТ 16487).
Контрольный (эталонный) экземпляр электронного документа - оригинал электронного документа, который служит только для создания или восстановления рабочего экземпляра электронного документа и не выдается абонентам.
Копия электронного документа - документ, создаваемый путем удостоверения в установленном законодательством порядке формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.
Машинный носитель - магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.
Материальный носитель информации - физический объект, предназначенный для фиксации информации с целью ее дальнейшего использования (бумага, микрофильм, магнитная лента, магнитный диск и др.) (СТБ 982).
Обеспечение сохранности документов - обеспечение физической сохранности документов и их учет (ГОСТ 16487).
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период (ГОСТ 16487).
Профиль архива - установленная для данного архива совокупность содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с которой определяется состав документов, подлежащих хранению в нем (ГОСТ 16487).
Примечание. Под формальным признаком документа понимается способ закрепления информации на носителе.
Рабочий экземпляр электронного документа - оригинал электронного документа, который предназначен для непосредственного использования, в том числе для изготовления оригиналов и копий, выдаваемых абонентам.
Регистрация документов - фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них (ГОСТ 16487).
Реквизит документа - элемент официального документа (ГОСТ 16487).
Средства электронной цифровой подписи - программные и технические средства, обеспечивающие выработку и проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной системе сертификации Республики Беларусь.
Учетно-справочный аппарат к документам архива - совокупность взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов.
Учетный документ архива - документ установленной формы, фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета и предназначенный для контроля за сохранностью архивных документов и закрепления их организации (ГОСТ 16487).
Файл - идентифицированная совокупность информации на машинном носителе, поддерживаемая операционной системой, в среде которой осуществляется создание файла и/или обеспечивается доступ к нему.
Электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа.
Электронный документ; ЭД - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. N 357-З "Об электронном документе" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 7, 2/132).
4. Общие требования к архивам электронных документов
4.1. Общие положения
4.1.1. В целях обеспечения сохранности и использования ЭД, применяемых при осуществлении межбанковских расчетов через АС МБР, а также другой сопутствующей информации должны вестись архивы ЭД банков и небанковских финансовых организаций, являющихся участниками АС МБР (далее - участники), и оператора АС МБР.
4.1.2. В своей работе архивы ЭД участников и оператора АС МБР (далее - архивы) руководствуются законодательством Республики Беларусь, действующими нормативными документами и нормативными правовыми актами Республики Беларусь по архивному делу, методическими рекомендациями профильного учреждения государственной архивной службы Республики Беларусь, а также нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь.
4.1.3. Архивы должны осуществлять взаимодействие и обмен информацией с программно-техническими комплексами АС МБР, учреждениями и организациями Национального банка Республики Беларусь, центральным архивом межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь (далее - центральный архив МБР), органами государственной власти и управления, организациями - участниками межбанковских расчетов.
Центральный архив МБР осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь и нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь.
4.1.4. Аудит архивов осуществляет Национальный банк Республики Беларусь.
4.1.5. При отсутствии у участника возможности создания собственного архива ЭД допускается передача его ЭД на временное хранение в государственный архив или центральный архив МБР на договорной основе. При этом порядок хранения, учета и использования ЭД, указываемый в соответствующем договоре между государственным архивом и участником, должен соответствовать требованиям настоящего руководящего документа.
4.1.6. В случае необходимости допускается хранение в архивах, кроме ЭД, иных документов, а также программных средств, необходимых для функционирования участников (оператора АС МБР).
Порядок хранения, учета и использования этих документов и программных средств определяется участниками (оператором АС МБР).
4.2. Основные задачи и функции архивов электронных
документов
4.2.1. Архивы участников должны обеспечивать сохранность, учет и использование в установленном порядке и в соответствии с утвержденными нормативными документами и нормативными правовыми актами Республики Беларусь, регламентирующими деятельность архивов, документов, содержащих:
- всю необходимую информацию об осуществлении межбанковских расчетов через АС МБР;
- протоколы событий и действий обслуживающего персонала в архиве.
Архив оператора АС МБР должен обеспечивать сохранность, учет и использование в установленном порядке и в соответствии с утвержденными нормативными документами и нормативными правовыми актами Республики Беларусь, регламентирующими деятельность архивов, документов, содержащих:
- информацию, необходимую для оперативного восстановления работоспособности АС МБР;
- данные по обеспечению безопасности, определенные нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь и техническими документами оператора АС МБР;
- данные, необходимые для выработки и проверки электронных цифровых подписей ЭД, используемых в АС МБР;
- данные, необходимые для проверки электронных цифровых подписей ЭД в течение их сроков хранения в центральном архиве МБР.
Состав ЭД, подлежащих хранению в каждом из архивов, зависит от профиля конкретного архива.
4.2.2. Для решения этих задач архивы должны выполнять следующие функции:
- прием ЭД в архив, создание контрольного (эталонного) и рабочих экземпляров ЭД;
- ведение учета ЭД, принятых на хранение в архив, в учетных документах архива;
- создание и пополнение учетно-справочного аппарата к хранящимся в архиве ЭД;
- хранение ЭД в архиве в течение установленных сроков;
- контроль сохранности ЭД в архиве;
- поиск ЭД с помощью учетно-справочного аппарата и их выборка из архива;
- подготовка и выдача ЭД на машинном носителе или удостоверенных копий на бумажном носителе;
- подготовка на основании хранящихся в архиве ЭД информации, необходимой для разрешения споров и разногласий между участниками межбанковских расчетов;
- ведение учета использования ЭД;
- экспертиза ценности ЭД;
- изъятие ЭД из архива, их уничтожение (утилизация) по истечении установленных сроков хранения.
4.2.3. Порядок проведения работ по комплектованию и ведению архивов определяется соответствующими документами, разрабатываемыми в архивах согласно требованиям настоящего руководящего документа.
4.3. Организация работы архивов электронных документов
4.3.1. Деятельность архивов, порядок проведения работ по комплектованию и ведению архивов, состав документов, поступающих на хранение в архивы, регламентируются следующими документами, разрабатываемыми в архивах:
- положением об архиве;
- должностными инструкциями персоналу архива;
- перечнем ЭД и информации, передаваемых в архив;
- инструкцией по приему ЭД в архив;
- инструкцией по учету ЭД в архиве;
- инструкцией по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации);
- инструкцией по использованию хранящихся в архиве ЭД.
Указанные документы разрабатываются в соответствии с действующими нормативными документами и нормативными правовыми актами Республики Беларусь, нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь согласно требованиям настоящего руководящего документа.
4.3.2. Положение об архиве определяет назначение, задачи, функции, права, источники комплектования архива и состав документов, поступающих на хранение в архив.
Положение об архиве согласовывается с профильным учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь, центральным архивом МБР и утверждается руководителем организации-участника (оператора АС МБР).
4.3.3. На имеющиеся в архиве согласно штатному расписанию должности разрабатываются должностные инструкции, которые определяют квалификационные требования, необходимый уровень знаний, обязанности, права и ответственность персонала архива.
Должностные инструкции согласовываются и утверждаются в порядке, установленном участниками (оператором АС МБР).
Руководитель архива (лицо, ответственное за архив) назначается приказом руководителя организации-участника (оператора АС МБР). Права и обязанности руководителя архива (лица, ответственного за архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.
Ознакомление персонала архива с соответствующими должностными инструкциями должно выполняться под личную подпись каждого сотрудника архива.
4.3.4. Перечень ЭД и информации, передаваемых в архив, разрабатывается в зависимости от профиля каждого конкретного архива, согласовывается с профильным учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь и утверждается руководителем организации-участника (оператора АС МБР). Копия утвержденного и согласованного документа представляется в центральный архив МБР.
4.3.5. Инструкция по приему ЭД в архив определяет:
- порядок приема ЭД в архив;
- состав, формы и порядок удостоверения документов, вместе с которыми ЭД передаются в архив;
- порядок и процедуры контроля достоверности и полноты ЭД, передаваемых на хранение в архив;
- процедуры, проводимые в случае приема и отказа в приеме ЭД в архив;
- состав, формы и порядок удостоверения документов с подтверждением приема или обоснованием отказа в приеме ЭД в архив;
- перечень и порядок выполнения необходимых работ по подготовке и записи ЭД, принятых на хранение, на машинные носители архива.
Инструкция по приему ЭД в архив утверждается руководителем организации-участника (оператора АС МБР).
4.3.6. Инструкция по учету ЭД в архиве определяет:
- порядок учета ЭД в архиве;
- состав и формы учетных документов архива;
- состав, процедуры ведения и пополнения учетно-справочного аппарата к документам архива;
- процедуры регистрации ЭД в учетных документах, информационно-поисковых системах архива и других документах, составляющих учетно-справочный аппарат к документам архива.
Инструкция по учету ЭД в архиве утверждается руководителем организации-участника (оператора АС МБР).
4.3.7. Инструкция по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации) определяет:
- условия хранения ЭД в архиве, а также порядок и процедуры контроля этих условий;
- порядок хранения ЭД в архиве;
- перечень работ по обеспечению сохранности ЭД;
- порядок и периодичность проведения экспертизы ценности ЭД;
- форму акта об уничтожении ЭД;
- порядок уничтожения (утилизации) ЭД с истекшими сроками хранения.
Инструкция по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации) утверждается руководителем организации-участника (оператора АС МБР).
4.3.8. Инструкция по использованию хранящихся в архиве ЭД определяет:
- порядок и виды доступа к ЭД и учетно-справочному аппарату архива;
- порядок работы с ЭД и учетно-справочным аппаратом архива;
- формы запросов на использование ЭД;
- состав и формы ответов на запросы;
- порядок и сроки исполнения запросов;
- порядок удостоверения и выдачи ответов на запросы, а также выдачи ЭД на машинном носителе или удостоверенных копий на бумажном носителе;
- состав и формы документов архива, используемых для учета использования ЭД.
Инструкция по использованию хранящихся в архиве ЭД утверждается руководителем организации-участника (оператора АС МБР).
4.3.9. Кроме документов, указанных в 4.3.1, в архивах могут использоваться и другие необходимые документы, регламентирующие их деятельность.
Состав документов, регламентирующих деятельность архивов, может меняться в зависимости от профиля архива, источников комплектования, сроков хранения ЭД по согласованию с профильным учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь и центральным архивом МБР.
4.4. Порядок передачи электронных документов в архивы
4.4.1. Отбор ЭД, подлежащих передаче на хранение в архивы, должен осуществляться на основании утвержденного перечня ЭД и информации, передаваемых в архивы. При этом совместно с ЭД, содержащими информацию об осуществлении межбанковских расчетов через АС МБР, в архивы должны передаваться сопутствующие данные, характеризующие процессы обработки этих документов в АС МБР.
Состав ЭД и сопутствующих данных, передаваемых в архивы, зависит от профиля каждого архива.
4.4.2. ЭД временного (до 10 лет включительно) хранения должны передаваться в архивы согласно описи.
ЭД постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны передаваться в архивы согласно описи с сопроводительными документами.
В опись включаются единицы хранения.
Сопроводительные документы должны описывать характеристики ЭД.
4.4.3. В зависимости от объемов документооборота участников (оператора АС МБР), способов организации передачи ЭД в архивы из АС МБР, сроков хранения ЭД, а также конкретной реализации архивов в опись могут включаться отдельные ЭД в сопровождении сопутствующих данных или группы ЭД.
Как отдельный ЭД, так и группа ЭД могут состоять из файла или группы файлов.
4.4.4. Сопроводительные документы должны включать:
- информационно-поисковые характеристики ЭД;
- документ, подтверждающий факт передачи ЭД в архив.
4.4.5. Информационно-поисковая характеристика ЭД в общем случае содержит следующие реквизиты:
- обозначение и/или наименование ЭД (группы ЭД);
- дату создания;
- сведения о создателях;
- сведения об информационной технологии, создающей ЭД (группу ЭД);
- сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения ЭД (группы ЭД);
- сведения о файлах ЭД (группы ЭД) (имена, контрольные характеристики);
- сведения о защите ЭД (группы ЭД).
Конкретный состав реквизитов определяется в инструкции по приему ЭД в архив, разрабатываемой согласно 4.3, при этом могут быть введены и/или исключены отдельные реквизиты.
4.4.6. Сопроводительный документ, подтверждающий факт передачи ЭД в архив, должен содержать номер и наименование соответствующей описи, сведения об объеме передаваемой информации и сведения о лице, передающем ЭД в архив.
4.4.7. Кроме документов, указанных в 4.4.4, в состав сопроводительных документов могут включаться и другие необходимые документы.
4.4.8. Форма и порядок удостоверения описи, а также состав, формы и порядок удостоверения сопроводительных документов определяются в инструкции по приему ЭД в архив, разрабатываемой согласно 4.3.
4.4.9. При приеме ЭД в архивы должен осуществляться контроль достоверности и полноты ЭД согласно сопроводительным документам. При этом производится:
- проверка соответствия ЭД, передаваемых на хранение, описи;
- проверка соответствия объема переданной информации объему, указанному в сопроводительных документах;
- проверка соответствия фактических характеристик ЭД характеристикам, указанным в сопроводительных документах.
4.4.10. Порядок и процедуры контроля достоверности и полноты ЭД, передаваемых на хранение в архив, регламентируются в инструкции по приему ЭД в архив, разрабатываемой согласно 4.3.
4.4.11. ЭД, не прошедшие контроль, не должны приниматься на хранение в архивы.
4.4.12. В случае приема или отказа в приеме ЭД в архив оформляются соответствующие документы с подтверждением приема или обоснованием отказа в приеме ЭД в архив.
Состав, формы и порядок удостоверения документов с подтверждением приема или обоснованием отказа в приеме ЭД в архив определяются в инструкции по приему ЭД в архив, разрабатываемой согласно 4.3.
4.4.13. ЭД, принятые на хранение в архивы, подготавливаются для записи и записываются на машинные носители архивов.
Перечень и порядок выполнения необходимых работ по подготовке и записи ЭД, принятых на хранение, на машинные носители архива определяются в инструкции по приему ЭД в архив, разрабатываемой согласно 4.3.
4.5. Учет электронных документов в архивах
4.5.1. ЭД, принятые на хранение в архивы и записанные на машинные носители архива, должны регистрироваться в учетных документах архивов в единицах учета.
4.5.2. Единицей учета в архивах является ЭД или группа ЭД.
4.5.3. Основными учетными документами, предназначенными для регистрации принятых на хранение ЭД и входящими в состав учетно-справочного аппарата к документам архивов, являются:
- опись переданных на хранение ЭД;
- журнал учета ЭД, переданных на хранение в архивы;
- учетные карточки ЭД либо иные учетные документы, содержащие реквизиты ЭД;
- журнал учета машинных носителей;
- журнал учета использования ЭД.
4.5.4. Информация, заносимая в учетные документы архива, формируется на основании информационно-поисковых характеристик ЭД и других сопроводительных документов.
4.5.5. В случае необходимости допускается совмещение учетных документов архивов.
4.5.6. Состав и формы учетных документов архива определяются в инструкции по учету ЭД в архиве, разрабатываемой согласно требованиям 4.3.
4.5.7. Учетно-справочный аппарат к документам архивов может включать другие учетные документы и информационно-поисковые системы, необходимые для обеспечения учета, поиска и использования ЭД в архиве, а также безопасного и надежного функционирования архива и управления доступом к ЭД, принятым на хранение в архивы.
4.5.8. Процедуры регистрации ЭД в учетных документах, информационно-поисковых системах архива и других документах, составляющих учетно-справочный аппарат к документам архива, определяются в инструкции по учету ЭД в архиве, разрабатываемой согласно 4.3.
4.5.9. Процесс комплектования и ведения архивов, в том числе учетно-справочного аппарата к документам архивов, может осуществляться как автоматически, так и с использованием средств автоматизации при непосредственном участии персонала архивов. При этом может использоваться электронный вид документов, применяемых при комплектовании и ведении архивов.
4.6. Обеспечение сохранности электронных документов
4.6.1. Архивы должны обеспечивать гарантированное хранение ЭД в архивах в течение установленных сроков.
4.6.2. Сроки хранения передаваемых в архивы ЭД определяются нормативными правовыми актами Республики Беларусь, нормативными документами профильного учреждения государственной архивной службы Республики Беларусь, а также соответствующими нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь.
4.6.3. В целях обеспечения сохранности ЭД в архивах используется следующий комплекс мер:
- организация помещений архива и ограничение доступа в них;
- создание и контроль условий хранения ЭД в архиве;
- хранение нескольких экземпляров ЭД в архиве;
- соответствие средств манипулирования с машинными носителями архивных документов и самих носителей установленным требованиям;
- выполнение профилактического контроля машинных носителей с ЭД для определения сохранности ЭД на машинных носителях в соответствии с ГОСТ 28388.
4.6.4. Комплекс помещений для хранения ЭД в архивах должен включать хранилище, помещение для работы с документами (прием документов, специальная обработка и т.д.). Структура, количество и площади помещений определяются общим количеством документов, характером и объемом работ и перспективами комплектования архива.
Хранение машинных носителей с ЭД должно осуществляться в хранилище, предназначенном для длительного хранения информации, записанной на машинный носитель. Машинные носители без записи могут также храниться в хранилище.
4.6.5. Доступ в хранилище должен осуществляться в порядке, установленном участниками (оператором АС МБР).
4.6.6. Условия хранения ЭД, создаваемые и поддерживаемые в архивах, должны обеспечивать длительное хранение машинных носителей с записанными на них ЭД.
Условия хранения ЭД в архиве, а также порядок и процедуры контроля этих условий определяются в инструкции по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
4.6.7. Все ЭД, принятые в архивы, должны храниться в нескольких экземплярах, один из которых является контрольным (эталонным), а другие - рабочими.
В архивах должно быть предусмотрено раздельное (территориально) хранение контрольных и рабочих экземпляров ЭД. Раздельное хранение контрольных и рабочих экземпляров ЭД гарантирует сохранность архивных документов и их восстановление в случае частичной или полной потери данных на одном из носителей.
4.6.8. В случае хранения в архивах, кроме ЭД, иных документов и программных средств, необходимых для функционирования участников или оператора АС МБР, хранение этих документов и программных средств должно осуществляться на разных с ЭД машинных носителях.
4.6.9. В целях обеспечения сохранности ЭД работа с ними должна осуществляться только с использованием рабочих экземпляров ЭД.
Для восстановления рабочих экземпляров ЭД в случаях нарушения целостности ЭД на машинном носителе или возникновения сбоев при считывании ЭД с машинного носителя должны использоваться контрольные экземпляры ЭД.
4.6.10. Средства манипулирования с машинными носителями архивных документов и сами носители должны отвечать следующим основным требованиям:
- обеспечивать доступ к носителям для записи или чтения данных или изъятия носителя;
- обеспечивать блокировку случайной записи данных на носитель, если последний переведен в режим архивного хранения;
- обеспечивать защиту информации на носителях в аварийных ситуациях (например, при внезапном отключении питания);
- предоставлять возможность создания копий;
- обеспечивать считывание с носителя требуемого ЭД или группы ЭД;
- обеспечивать возможность утилизации ЭД, срок хранения которых истек.
4.6.11. В соответствии с ГОСТ 28388 архивы должны обеспечивать:
- проведение профилактического контроля сохранности ЭД на машинных носителях со дня поступления ЭД в архив, используя механизмы контроля целостности данных и защиты от сбоев и ошибок в данных;
- контроль за истечением срока хранения машинных носителей и в связи с этим организацию необходимых работ по сохранению ЭД.
Проведение указанных работ должно фиксироваться в учетных документах архивов.
4.6.12. Для обеспечения сохранности ЭД при обновлении информационных и компьютерных технологий в случае модернизации архивов, физического износа носителей или по другим причинам должны обеспечиваться копирование или конвертация ЭД на новые устройства хранения.
4.6.13. Порядок хранения ЭД в архивах, а также необходимые работы по обеспечению их сохранности регламентируются в инструкции по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
4.7. Экспертиза ценности и порядок уничтожения
электронных документов
4.7.1. С целью обеспечения сохранности ЭД, имеющих научную, практическую или иную ценность, в архивах проводится экспертиза ценности ЭД.
4.7.2. Экспертиза ценности ЭД проводится периодически экспертной комиссией организаций-участников (оператора АС МБР) совместно с представителями архивов по истечении установленных сроков хранения ЭД.
Порядок проведения экспертизы ценности ЭД и периодичность ее проведения определяются в инструкции по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
4.7.3. После проведения экспертизы ценности ЭД на ЭД с истекшими сроками хранения составляется акт об их уничтожении, форма которого определяется в инструкции по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
4.7.4. В случае продления сроков хранения ЭД либо их уничтожения в учетных документах архива делается соответствующая отметка.
4.7.5. При уничтожении ЭД из архивов должны изыматься все экземпляры ЭД.
4.7.6. Машинные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после стирания записанной на них информации могут храниться в архивах и быть использованы для повторной записи информации.
Машинные носители, не пригодные к использованию, списываются и уничтожаются в установленном порядке, и в учетных документах архива делается отметка о списании машинных носителей.
4.7.7. Порядок уничтожения (утилизации) ЭД, хранящихся в архивах, регламентируется в инструкции по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
4.8. Использование электронных документов
4.8.1. Архивы должны обеспечивать использование ЭД, хранящихся в архиве.
4.8.2. Основными формами использования ЭД являются:
- поиск ЭД с помощью учетно-справочного аппарата и их выборка из архива;
- выдача ЭД на машинном носителе или удостоверенных копий на бумажном носителе;
- подготовка на основании хранящихся в архивах ЭД информации, необходимой для разрешения споров и разногласий между участниками межбанковских расчетов.
4.8.3. Доступ к хранящимся в архивах ЭД и учетно-справочному аппарату архива должен предоставляться в установленном порядке юридическим и физическим лицам, имеющим право обращения в архив.
Порядок и виды доступа к ЭД и учетно-справочному аппарату архива определяются в инструкции по использованию хранящихся в архиве ЭД, разрабатываемой согласно 4.3.
4.8.4. Поиск ЭД в архивах, выдача ЭД на машинном носителе или удостоверенных копий ЭД на бумажном носителе, а также предоставление информации, основанной на хранящихся в архивах ЭД, осуществляются по запросу, содержащему наименование (обозначение) документа с указанием его реквизитов либо иных поисковых данных.
Формы запросов на использование ЭД определяются в инструкции по использованию хранящихся в архиве ЭД, разрабатываемой согласно 4.3.
4.8.5. Порядок удостоверения ответов на запросы определяется в инструкции по использованию хранящихся в архиве ЭД, разрабатываемой согласно 4.3.
Порядок удостоверения копий ЭД определяется действующими нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
4.8.6. В архивах должен проводиться учет использования ЭД. Все обращения в архив должны регистрироваться.
4.8.7. Порядок использования хранящихся в архивах ЭД, сроки исполнения запросов, а также состав и формы документов архива, используемых для учета использования ЭД, регламентируются в инструкции по использованию хранящихся в архиве ЭД, разрабатываемой согласно 4.3.
4.9. Обеспечение безопасности архивов
4.9.1. Для достижения необходимого уровня безопасности архивов в них должен применяться комплекс взаимосвязанных организационных мер, программных и технических средств, направленный на обеспечение целостности, подлинности, конфиденциальности и доступности ЭД, принятых на хранение в архивы.
4.9.2. В качестве организационных мер по обеспечению безопасности архивов следует использовать ограничение доступа в хранилище, который разрешается только персоналу архива и лицам, имеющим право работы в установленном порядке в хранилище.
4.9.3. Для защиты от угроз, связанных с нарушением целостности и подлинности ЭД, в архивах должны использоваться следующие меры:
- контроль достоверности и полноты ЭД при их приеме в архивы;
- защита хранящихся в архивах ЭД от возможных непреднамеренных или злоумышленных искажений.
Контроль достоверности и полноты ЭД при их приеме в архивы должен осуществляться в соответствии с 4.4.9.
Для исключения возможности непреднамеренного или злоумышленного искажения ЭД, принятых на хранение в архивы, машинные носители с ЭД должны эксплуатироваться только в режиме "Чтение". Эксплуатация машинных носителей в режиме "Запись" допускается при записи принятых на хранение ЭД на машинные носители, не заполненные до их максимальной емкости, при изъятии ЭД с истекшими сроками хранения, а также в случае модернизации архива.
4.9.4. Для обеспечения конфиденциальности ЭД, принятых на хранение в архивы, используются следующие меры:
- ограничение и контроль доступа к ЭД;
- хранение в случае необходимости ЭД в зашифрованном виде.
Управление доступом к ЭД, принятым на хранение в архивы, включает в себя организационные меры, программные и технические средства, предназначенные для разграничения прав доступа к ЭД и учетно-справочному аппарату архивов и установления регламента работы с ними в зависимости от прав доступа.
В случае необходимости хранения ЭД в зашифрованном виде используемые в архивах программно-технические средства шифрования должны устанавливаться и сопровождаться организациями в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.
4.9.5. Для обеспечения доступности ЭД, хранящихся в архивах, и готовности архивов к функционированию в них используются:
- проведение профилактического контроля используемых архивами оборудования, машинных носителей и помещений;
- резервирование программных и технических средств, используемых для работы архивов;
- регистрация и анализ событий, связанных с функционированием архивов, действий обслуживающего персонала в архиве и своевременное устранение выявленных недостатков.
| 
