Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 09.07.2001 N 28 "Об утверждении Положения о порядке представления документированной информации для формирования и использования Государственного фондового каталога, являющегося информационным ресурсом государственного значения"

Текст документа с изменениями и дополнениями по состоянию на 10 июля 2009 года

Зарегистрировано в НРПА РБ 24 июля 2001 г. N 8/6434

Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемое Положение о порядке представления документированной информации для формирования и использования Государственного фондового каталога, являющегося информационным ресурсом государственного значения.

Председатель А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО

                                       УТВЕРЖДЕНО

                                       Постановление

                                       Государственного комитета

                                       по архивам и делопроизводству

                                       Республики Беларусь

                                       09.07.2001 N 28

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ

ФОРМИРОВАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО ФОНДОВОГО

КАТАЛОГА, ЯВЛЯЮЩЕГОСЯ ИНФОРМАЦИОННЫМ РЕСУРСОМ

ГОСУДАРСТВЕННОГО ЗНАЧЕНИЯ

1. Настоящее Положение о порядке представления документированной информации для формирования и использования Государственного фондового каталога, являющегося информационным ресурсом государственного значения, разработано в соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 29 мая 2001 г. N 784 "О перечне информационных ресурсов, имеющих государственное значение" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., N 56, 5/6111), которое определяет порядок представления документированной информации для формирования и использования Государственного фондового каталога (далее - ГФК).

2. ГФК относится к информационным ресурсам государственного значения и формируется в Государственном комитете по архивам и делопроизводству Республики Беларусь (далее - Госкомархив).

3. ГФК является банком обобщающей информации о составе, содержании и местонахождении государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

4. Основная задача ГФК - сбор, обработка, систематизация и накопление сведений о документах государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь.

5. Источниками формирования ГФК являются:

5.1. государственные архивы (республиканские, областные, зональные архивы, районные и городские архивы по личному составу);

5.2. ведомственные архивы, осуществляющие длительное хранение документов на основании договоров о сроках, условиях хранения и использования документов;

5.3. Национальная академия наук Беларуси, Национальный фонд стандартов Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь, Государственный фонд данных о состоянии окружающей среды и ее загрязнении Государственного комитета по гидрометеорологии Республики Беларусь, Государственный картографо-геодезический фонд Государственного комитета по земельным ресурсам, геодезии и картографии Республики Беларусь, Государственный геологический фонд Производственного объединения по геологоразведочным работам "Белгеология" Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь, осуществляющие постоянное хранение документов;

5.4. государственные музеи и библиотеки.

6. Сведения об архивных документах, изменениях в их составе и объеме представляются в ГФК по состоянию на 1 января каждого года по формам согласно приложениям 1, 2 к настоящему Положению.

7. Представление сведений в ГФК осуществляется в следующем порядке:

7.1. республиканские архивы, ведомственные архивы, осуществляющие длительное хранение документов, Национальная академия наук Беларуси и государственные фонды, осуществляющие постоянное хранение документов, Национальная библиотека Республики Беларусь, музеи республиканского подчинения представляют такие сведения непосредственно в Госкомархив;

7.2. областные, зональные архивы, районные и городские архивы по личному составу, музеи и библиотеки областного, районного и городского подчинения, хранящие документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, представляют их в Госкомархив через отделы по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов.

8. Республиканский и местные органы государственного управления по архивам и делопроизводству оказывают методическую и практическую помощь в подготовке сведений для ГФК.

9. Источники формирования ГФК несут ответственность за достоверность и своевременность представляемых сведений в соответствии с действующим законодательством.

10. Госкомархив с помощью ГФК осуществляет централизованный государственный учет документов, контролирует их состав и содержание, координирует распределение документов между архивами, обеспечивает их использование как базы данных для подготовки научно-справочных изданий и для других целей.

Приложение 1

к Положению о порядке представления

документированной информации для

формирования и использования

Государственного фондового каталога,

являющегося информационным ресурсом

государственного значения

        __________________________________________________

        (название архивного учреждения, библиотеки, музея)

          Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

                        на 1 января _____ г.

----+----T---+-----T------------------+------------------+-------------------+------¬

¦   ¦    ¦   ¦     ¦                  ¦                  ¦Общее количество   ¦      ¦

¦   ¦    ¦   ¦     ¦    Поступило     ¦     Выбыло       ¦дел в фонде        ¦      ¦

¦   ¦    ¦   ¦Наз- ¦                  ¦                  ¦на 01.01.___       ¦      ¦

¦   ¦    ¦   ¦ва-  +----+---T-----+---+----+---T-----+---+--------------+----+      ¦

¦   ¦Но- ¦Ка-¦ние  ¦ан- ¦   ¦     ¦   ¦ан- ¦   ¦     ¦   ¦описано единиц¦не  ¦Приме-¦

¦ N ¦мер ¦те-¦фон- ¦но- ¦   ¦коли-¦ос-¦но- ¦   ¦коли-¦ос-¦хранения      ¦опи-¦чание ¦

¦п/п¦фон-¦го-¦да,  ¦та- ¦го-¦чест-¦но-¦та- ¦го-¦чест-¦но-+----+---------+сано¦      ¦

¦   ¦да  ¦рия¦край-¦ция ¦ды ¦во   ¦ва-¦ция ¦ды ¦во   ¦ва-¦    ¦в том    ¦еди-¦      ¦

¦   ¦    ¦   ¦ние  ¦до- ¦   ¦дел  ¦ние¦до- ¦   ¦дел  ¦ние¦все-¦числе    ¦ниц ¦      ¦

¦   ¦    ¦   ¦даты ¦ку- ¦   ¦     ¦   ¦ку- ¦   ¦     ¦   ¦го  ¦микрофи- ¦хра-¦      ¦

¦   ¦    ¦   ¦     ¦мен-¦   ¦     ¦   ¦мен-¦   ¦     ¦   ¦    ¦льмов    ¦не- ¦      ¦

¦   ¦    ¦   ¦     ¦тов ¦   ¦     ¦   ¦тов ¦   ¦     ¦   ¦    ¦         ¦ния ¦      ¦

+---+----+---+-----+----+---+-----+---+----+---+-----+---+----+---------+----+------+

¦   ¦    ¦   ¦     ¦    ¦   ¦     ¦   ¦    ¦   ¦     ¦   ¦    ¦         ¦    ¦      ¦

¦---+----+---+-----+----+---+-----+---+----+---+-----+---+----+---------+----+-------

Итого: за __________ поступило ____________ фондов, ___________дел

                     выбыло _____________ фондов, ___________ дел

                     смикрофильмировано ____________________ дел

На 01.01.________ г. числятся с N ________  по  N _________  номеров

                     фондов,

                     в том числе:  номеров,  числящихся  в   наличии

                     ___________ фондов ______________ дел;

                     номеров   фондов,  переданных  и   объединенных

                     (дела которых  использовались  и номер занимать

                     нельзя) ___________

                     утраченных ________________ фондов

                     свободных номеров _________________

Директор __________________                _________________________

             (подпись)                           (И.О.Фамилия)

______________________

      (дата)

Приложение 2