Стр. 2
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел в центральном аппарате министерства осуществляет Отдел правового обеспечения и кадров (ОПиК).
51. Состав документов личного дела.
Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (постановления) о назначении на должность.
При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Беларуси от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
контракт (для государственных служащих);
справка-объективка;
анкета;
копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению ОПиК в состав личных дел включаются контракты (трудовые договоры) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
В личное дело не включаются:
копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
52. Требования к составлению и оформлению документов личного дела.
52.1. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 6. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".
Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 7.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником ОПиК, который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";
не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;
фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;
в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;
место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";
если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";
в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи). Например:
женат:
жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником ОПиК.
В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 8.
52.2. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
трудовая деятельность;
профессия;
общественная работа, участие в выборных органах;
отношение к воинской службе и воинское звание;
наличие правительственных и других наград и поощрений;
сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
52.3. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке.
В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
52.4. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:
название вида документа (характеристика);
имя, отчество, фамилия характеризуемого;
текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.
Внешняя характеристика подписывается руководителем министерства, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.
53. Учет, хранение, использование и передача в архив личных дел. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 9. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
Личные дела хранятся в ОПиК отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 10.
При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.
Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам центрального аппарата министерства либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя министерства.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 11. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
Приказом Минсвязи, не реже одного раза в пять лет, назначается комиссия по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение Министру.
Личные дела уволенных работников подлежат передаче в ведомственный архив министерства по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
Оформление личных дел при передаче в ведомственный архив министерства осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
Задачи и функции ведомственного архива
54. Составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности министерства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, их индексации и определения сроков хранения. На основе номенклатуры составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Сводная номенклатура дел министерства составляется на основе номенклатур структурных подразделений, она подписывается руководством министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭМК) Национального архива Республики Беларусь (приложение 12). Номенклатура утверждается ежегодно не позднее декабря текущего года.
Ежегодный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется и включается в номенклатуру дел Управления делами.
Ежегодно номенклатура дел уточняется, дополняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководством министерства и вводится в действие с 1 января следующего года.
В номенклатуру дел структурных подразделений включаются документы (дела) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроком хранения, в нее входят документы, образующиеся в деятельности управления (отдела).
В номенклатуру дел не включаются печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени и другие), вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность структурного подразделения.
В сводную номенклатуру также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих органов и общественных организаций (профсоюзного комитета, общественных комиссий и советов).
В номенклатуре дел структурных подразделений следует оставлять несколько резервных номеров.
Графы номенклатуры заполняются в соответствии с установленной формой.
Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в деле. При формировании заголовков дел не следует использовать термины "Материалы", "Общая переписка". В заголовках дел с перепиской следует указывать название корреспондента (если переписка ведется с одним корреспондентом) и о чем переписка. Например: "Переписка с Министерством иностранных дел Республики Беларусь о составлении отчетов по загранкомандировкам".
При переписке с несколькими разнородными корреспондентами их названия в заголовке либо не указывают, либо обобщают, например: "Переписка с организациями связи по выполнению социальных программ". Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения), распорядительные документы министерства (приказы, постановления), планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки дел также располагаются по степени их важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные, то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный, месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими организациями, затем со сторонними организациями.
Срок хранения дел устанавливается согласно действующему типовому перечню с указанием сроков хранения и ссылкой на соответствующую статью перечня. Сроки хранения документов, не отраженные в перечне, определяются экспертной комиссией министерства.
55. Формирование дел - это группировка исполненных документов в деле в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство, контроль за правильным формированием дел осуществляет Управление делами.
Группировка документов в дела производится по отметкам исполнителей на исполненных документах "В дело N " и в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов: наличие подписей, реквизитов, даты, отметка об исполнении.
Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются на доработку.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Не допускается включать в дела черновики, рабочие варианты (проекты), размноженные копии.
В дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих и личных дел.
Объем дела с документами не должен превышать 250 листов. При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома: документы каждого тома являются продолжением следующего.
Документы в деле могут располагаться в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и т.д. Принципы группировки документов могут комбинироваться и варьироваться.
Преимущественное значение имеет вопросно-логический принцип, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (документ-запрос), за ним - документ-ответ.
В делах постоянного хранения документы формируются в прямом хронологическом порядке (с января по декабрь).
Приказы по основной деятельности и по личному составу группируются и формируются в дела раздельно. Приказы по личному составу делятся на три группы:
приказы о приеме, переводе, увольнении, заграничных командировках;
приказы о предоставлении отпусков;
приказы о командировках.
Планы и отчеты к ним хранят в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, отчет за 2003 год, составленный в 2004 году, или план на 2003 год, составленный в 2002 году, должны быть отнесены к 2003 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении этих планов относятся к последнему году действия плана.
Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.
Переписка группируется в дела за период календарного года в порядке разрешения вопросов в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
56. Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов - это определение народно-хозяйственного, социально-культурного, исторического и иного значения документов в целях их отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.
В министерстве создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
ЦЭК назначается приказом министра в составе 3 - 5 человек под председательством одного из заместителей министра.
ЦЭК осуществляют следующие функции:
рассматривают проекты номенклатур;
проводят ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
рассматривают акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов;
осуществляют методическое руководство и контроль за деятельностью подведомственных организаций, не состоящих на учете архивных учреждений.
ЦЭК являются совещательным органом, их решения утверждаются руководством, заседания оформляются протоколом.
Непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится ответственными за делопроизводство работниками управлений (отделов) центрального аппарата министерства.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 13).
57. Оформление дел.
Дела структурных подразделений центрального аппарата министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, их следует подшивать в дела с твердой обложкой. Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом, каждый том дела нумеруется отдельно. В конце дела (тома) делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство, его должность и дата.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается их хранение на скоросшивателях, нумерация листов не производится.
Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме (приложение 14). Обязательными реквизитами являются:
наименование министерства, управления (отдела);
индекс дела по номенклатуре и номер тома;
заголовок дела;
срок хранения;
дата (год) или крайние даты начала и окончания дела.
58. Составление описей дел.
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ежегодно составляются описи (приложение 15). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
В структурных подразделениях описи дел составляются в двух экземплярах. Один экземпляр вместе с делами передается в ведомственный архив, второй остается в структурном подразделении.
Сводная опись дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах, согласовывается Центральной экспертной комиссией и утверждается ЭМК Национального архива.
Сводная опись временного (свыше 10 лет) хранения составляется в 2-х экземплярах, согласовывается с ЦЭК и утверждается руководителем.
Сводная опись дел по личному составу составляется в 3-х экземплярах, согласовывается с ЦЭК и утверждается руководителем.
59. Оперативное хранение документов.
С момента заведения и до передачи в ведомственный архив министерства документы хранятся в структурных подразделениях центрального аппарата министерства.
Руководители структурных подразделений центрального аппарата министерства, работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность дел и документов. Дела находятся в рабочих комнатах структурных подразделений, ответственность за их сохранность несут исполнители.
Выдача документов и дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя и с обязательным включением в дело заверительной копии изъятого документа и акта о причинах выбытия подлинника.
Передача дел в ведомственный архив и на
государственное хранение
60. Документы министерства до передачи на государственное хранение находятся на хранении в ведомственном архиве.
В своей практической деятельности ведомственный архив руководствуется Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", Положением об архиве Министерства связи Республики Беларусь, Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Госкомархива 30 апреля 1997 г. N 5, и Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положением о порядке его применения, утвержденными Постановлением Госкомархива 6 августа 2001 г. N 38.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство в управлениях (отделах, секторах) при методической помощи работника управления делами, ответственного за работу ведомственного архива.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются у исполнителей для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив.
Дела временного хранения (до 10 лет), как правило, в ведомственный архив не сдаются, а хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению руководства они могут передаваться на хранение в ведомственный архив. Передача их может оформляться как описями дел, а также номенклатурой дел.
Отбор документов временного (до 10 лет) хранения к уничтожению осуществляют ответственные за делопроизводство работники управлений (отделов). Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов возлагается на управление делами. Оформляется отбор и уничтожение документов соответствующим актом.
Передача дел от исполнителей в ведомственный архив производится по утвержденному руководством графику.
Передача документов на государственное хранение оформляется 3 экземплярами описи и актом приема-передачи, составленным в 2 экземплярах. Передача дел осуществляется поединично по описям, на всех экземплярах описей делаются отметки о приеме документов в государственный архив.
Составители
Начальник управления делами
Министерства связи и информатизации
Республики Беларусь ПЛЕЩЕНКО А.Г.
Ведущий специалист
управления делами Минсвязи АЛЕШКЕВИЧ Н.А.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Министерства Протокол ЭМК
связи и информатизации Национального архива
Республики Беларусь Республики Беларусь
23.08.2004 N 4 02.09.2004 N 7
Заместитель председателя ЦЭК Председатель ЭМК
А.А.Лупинов Л.И.Мурмыло
Приложение 1
к п. 12а
Государственный герб Республики Беларусь
МIНIСТЭРСТВА СУВЯЗI МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ
I IНФАРМАТЫЗАЦЫI И ИНФОРМАТИЗАЦИИ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
ЗАГАД ПРИКАЗ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
к п. 12б
Государственный герб Республики Беларусь
МIНIСТЭРСТВА СУВЯЗI МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ
I IНФАРМАТЫЗАЦЫI И ИНФОРМАТИЗАЦИИ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
ПАСТАНОВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
к п. 12в
Государственный герб Республики Беларусь
ПАСТАНОВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ
калегii Мiнiстэрства сувязi коллегии Министерства связи
i iнфарматызацыi и информатизации
Рэспублiкi Беларусь Республики Беларусь
________________ N _________
г.Мiнск г.Минск
к п. 12г
Государственный герб Республики Беларусь
МIНIСТЭРСТВА СУВЯЗI МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ
I IНФАРМАТЫЗАЦЫI И ИНФОРМАТИЗАЦИИ
РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
(Мiнсувязi) (Минсвязи)
пр. Ф.Скарыны, 10, пр. Ф.Скорины, 10,
220050, г.Мiнск 220050, г.Минск
Тэл. (8-017) 227 38 61, Тел (8-017) 227 38 61,
факс 227 21 57 факс 227 21 57
E-mail: mpt@belpak.by E-mai: mpt@belpak.by
____________________________________________________________________
_____________ N __________
На N ________ ад _________
к п. 12д
Государственный герб Республики Беларусь
Мiнiстэрства Ministry of Communications
сувязi i iнфарматызацыi and Informatization
Рэспублiкi Беларусь of the Republic of Belarus
Пр. Ф.Скарыны 10, 10, F.Skaryna Ave.,
220050, Мiнск Minsk, 220050
тэл.: +375 17 227 38 61; tel: +375 17 227 38 61
факс: +375 17 226 08 48 fax: +375 17 226 08 48
эл. пошта: mpt@belpak.by e-mail: mpt@belpak.by
____________________________________________________________________
_____________ N __________
На N ________ ад _________
к п. 12е
Государственный герб Республики Беларусь
REPUBLIC OF BELARUS
MINISTRY OF COMMUNICATIONS AND INFORMATIZATION
Phone: +375 17 227 38 61 Telex: 252 964 A PTB BY
Fax: +375 17 226 08 48 Mail: 10, F.Skaryna Avenue,
E-mail: mpt@belpak.by 220050, Minsk,
Republic of Belarus
TELEFAX MESSAGE
Приложение 2
к п. 32.1
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ
1. Технико-экономические задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).
2. Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).
3. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).
4. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
5. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерства с указанием сроков хранения материалов и т.д.).
6. Планы (производственные; научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; работы коллегий и т.д.).
7. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы организаций и т.д.).
8. Программы (мероприятий; командировок и т.д.).
9. Расценки на производство работ.
10. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т.д.).
11. Стандарты.
12. Структура и штатная численность, штатное расписание и изменения к ним.
13. Тарифные ставки.
14. Формы унифицированных документов.
Приложение 3
к п. 43
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА
1. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.
2. Бухгалтерские документы.
3. Письма, присланные в копии для сведения.
4. Письма о разрешении командировок и отпусков.
5. Сообщения о заседаниях, совещаниях, конференциях, программах их проведения, повестках дня.
6. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
7. Сводки и информация, присланные для сведения.
8. Учебные планы, программы.
9. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.
10. Прейскуранты цен, нормы расходов материалов.
11. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
12. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, брошюры, газеты).
13. Ответы на запросы министерства.
14. Документы организаций связи по вопросам назначения кадров.
15. Телеграммы в адрес начальников управлений и отделов центрального аппарата министерства.
Приложение 4
к п. 45
ПЕРЕЧЕНЬ
ТИПОВЫХ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Проекты постановлений Совета Министров Республики Беларусь согласовываются в 3-дневный срок, проекты распоряжений - в 1-дневный срок со дня их получения (не считая выходных дней и дней, объявленных нерабочими), если иной срок не установлен поручением Совета Министров Республики Беларусь.
2. Депутатские запросы - 10 дней, обращения депутатов Национального собрания Республики Беларусь - безотлагательно, а при необходимости дополнительного изучения или проверки - 1 месяц.
3. Постановления, приказы, инструкции вышестоящих органов -согласно указанному в них сроку.
4. Письма учреждений, организаций, предприятий - согласно указанному в них сроку, а при отсутствии указанного срока - не более месяца со дня получения.
5. Письма-запросы и письма-поручения вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или не позднее 15 дней (при отсутствии указанного срока).
6. Телеграммы, требующие срочного решения, - от 2 до 5 дней; остальные - в течение 10 дней.
7. Внутренние распорядительные документы (приказы, постановления) - к указанному в них сроку.
8. Протоколы совещаний - к указанному в них сроку.
9. Планы-графики - к указанному в них сроку.
Приложение 5
к п. 45
Контрольно-отчетная карточка
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31
--------------------+-------------------+--------------------------¬
¦ Срок исполнения ¦ Название ¦ Автор (корреспондент) ¦
¦ ¦ документа ¦ ¦
+-------------------+-------------------+--------------------------+
¦ Дата и индекс ¦ Дата и индекс ¦
¦ поступления ¦ документа ¦
+---------------------------------------+--------------------------+
¦ Краткое содержание ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ Резолюция или кому направлен документ ¦
+------------------------------------------------------------------+
¦ Отметка об исполнении ¦
¦-------------------------------------------------------------------
Лицевая сторона
-------------------------------------------------------------------¬
¦ Контрольные отметки ¦
+--------------------+----------------------+----------------------+
¦ Фонд N ¦ Опись N ¦ Дело N ¦
¦--------------------+----------------------+-----------------------
Оборотная сторона
ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
КОНТРОЛЬНО-ОТЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ
-----------------+-------------------------------------------------¬
¦ Реквизиты ¦ Пояснения к заполнению ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Название вида ¦Заполняется в соответствии с названием вида ¦
¦документа ¦регистрируемого документа. При регистрации писем ¦
¦ ¦графа не заполняется ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Автор ¦При регистрации поступающего документа ¦
¦(корреспондент) ¦записывается название организации (лица) - ¦
¦ ¦автора документа. При регистрации отправляемых ¦
¦ ¦документов записывается название организации ¦
¦ ¦(лица) - корреспондента. Допускается применение ¦
¦ ¦сокращенного названия организации ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Дата документа ¦Дата, присвоенная документу организацией- ¦
¦ ¦автором: число, месяц, год - тремя парами ¦
¦ ¦арабских цифр ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Индекс ¦Индекс, присвоенный документу организацией- ¦
¦документа ¦автором, переносится с поступившего или ¦
¦ ¦отправляемого документа ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Дата поступления¦Дата поступления документа переносится с ¦
¦ ¦регистрационного штампа ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
¦Индекс ¦Индекс, присвоенный документу организацией- ¦
¦поступления ¦получателем, переносится из регистрационного ¦
¦ ¦штампа. После исполнения документа дополняется ¦
¦ ¦номером дела по номенклатуре дел или другим ¦
¦ ¦индексам ¦
+----------------+-------------------------------------------------+
Страницы: | Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
