Стр. 1
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
В связи с вводом в действие новых республиканских стандартов на организационно-распорядительную документацию ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по ведению делопроизводства в центральном аппарате Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.
2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата министерства ознакомить работников с указанной выше Инструкцией и обеспечить ее выполнение.
3. Контроль за выполнением требований настоящей Инструкции возложить на УД (Плещенко А.Г.).
4. Считать утратившим силу приказ Министерства связи Республики Беларусь от 3 апреля 1997 г. N 64 "Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в аппарате Министерства связи Республики Беларусь".
Министр В.И.ГОНЧАРЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Министерства
связи и информатизации
Республики Беларусь
30.09.2004 N 270
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И ИНФОРМАТИЗАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Общие положения
1. Настоящая Инструкция разработана на основании СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2. Правила ведения делопроизводства, установленные настоящей Инструкцией, распространяются только на документы несекретного характера и обязательны для всех работников центрального аппарата министерства.
Делопроизводство обращений граждан ведется отдельно от общего делопроизводства и регламентируется Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по ним в центральном аппарате и организациях системы Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, утвержденной приказом Минсвязи от 23 августа 2004 г. N 230.
3. Контроль за соблюдением в структурных подразделениях министерства организации делопроизводства и методическое руководство работой с документами возлагается на Управление делами.
4. В центральном аппарате министерства применяется смешанная система делопроизводства, при которой прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции и ее отправление осуществляется централизованно, а исполнение, оформление документов, формирование дел производятся структурными подразделениями.
5. Управление делами формирует в дела и хранит правительственные документы, приказы по основной деятельности, постановления Министерства связи и информатизации Республики Беларусь, остальная входящая корреспонденция и вся исходящая формируется в соответствующих структурных подразделениях.
6. Обработка и учет поступивших в центральный аппарат министерства документов ведется на персональной ЭВМ и систематизируется по корреспондентскому признаку. Учет документов, переданных в структурные подразделения, производится по реестрам.
7. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное исполнение, соблюдение установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений;
ответственность за ведение делопроизводства, ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству, учет и прохождение документов в установленные сроки, группировка и подшивка исполненных документов в дела, подготовка и передача их в ведомственный архив в структурных подразделениях возлагается на специально выделенных работников этих подразделений;
работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству и сохранность находящихся у них служебных документов.
8. Начальники структурных подразделений центрального аппарата министерства обязаны рассматривать все документы в день их получения и требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений.
9. Снятие копий с указов, распоряжений, постановлений Президента Республики Беларусь, Правительства Республики Беларусь не допускается, а с документов "Для служебного пользования" (ДСП) только с письменного разрешения руководителя.
10. Переписка между структурными подразделениями центрального аппарата министерства по вопросам, не требующим документального оформления, и которые могут быть решены в оперативном порядке, не разрешается.
Порядок изготовления и использования бланков документов
с изображением Государственного герба Республики Беларусь
11. Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказу центрального аппарата министерства, в соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 7 июня 1995 г. N 213.
12. Гербовые бланки должны иметь поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм.
Изображение государственного герба помещается в центре верхнего поля распорядительных документов и письма. Диаметр изображения не более 17 мм.
Гербовые бланки министерства изготавливаются на бумаге А4.
В центральном аппарате министерства используются следующие гербовые бланки:
а) бланк приказа (черно-белый);
б) бланк постановления министерства (черно-белый);
в) бланк постановления коллегии (черно-белый);
г) бланк общего письма (цветной и черно-белый);
д) бланк для зарубежной переписки (фирменный) (цветной);
е) бланк "телефакс, международный" (черно-белый).
Образцы гербовых бланков приведены в приложении 1.
13. Гербовые бланки министерства подлежат обязательному учету. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам гербовых бланков в учетно-регистрационной форме (журнале) с использованием следующих реквизитов: вид гербового бланка, дата получения, номер сопроводительного документа, организация - поставщик гербовых бланков, количество экземпляров, серия и номер гербовых бланков, наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы должностного лица получателя гербовых бланков, расписка в получении, примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Учетно-регистрационная форма (журнал) включается в номенклатуру дел министерства.
14. Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах), которые надежно закрываются. Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме (журнале).
15. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на Управление делами. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются приказом министра.
16. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом министра. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационной форме (журнале) после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководства.
17. Допускается тиражирование в центральном аппарате министерства документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью Управления делами. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.
Оформление реквизитов и правила подготовки
служебных документов
18. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.
Для придания документу юридической силы необходимо наличие обязательных реквизитов:
- наименование министерства;
- название вида документа, включая заголовок;
- заголовка к тексту документа;
- текста;
- даты;
- индекса;
- виз;
- подписи;
- номера структурного подразделения, фамилии исполнителя и номера телефона.
Документы должны оформляться на гербовых бланках и иметь комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Отдельные документы допускается оформлять не на гербовых бланках, но с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов.
19. Наименование автора документа.
Наименование автора документа указывается в точном соответствии с положением о министерстве. Сокращенное наименование помещается на гербовом бланке вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении о министерстве.
20. Реквизит "Почтовый адрес отправителя" оформляют в соответствии с "Почтовыми правилами", действующими на территории Республики Беларусь.
На бланке письма ниже реквизитов "Наименование министерства" наносят почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телефакс, телетайп, номер телефона с включением кода автоматической междугородной телефонной связи).
21. Название документа.
Название вида документа печатают прописными буквами (докладные записки, отчеты, планы работы, акты и т.д.). На письмах название документа не указывается.
22. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для утверждаемого документа - дата утверждения; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно с несколькими республиканскими органами государственного управления, датой документа является дата подписания его последним госорганом.
При датировании документов, резолюций на документах, виз, отметок об исполнении применяется цифровой способ: 22.08.2004.
Даты и календарные сроки в тексте документа оформляются словесно-цифровым способом: 22 августа 2004 г., в апреле 2004 г., но за 9 месяцев 2004 года, в 2004 году.
23. Регистрационный индекс документа.
Регистрационный индекс документа присваивается документу при его регистрации. Индекс ответа состоит из номера структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа, например: 10-09/54.
Индексами распорядительных документов являются их порядковые номера в пределах текущего года.
24. Место составления документа.
Реквизит "Место составления документа" располагают на общем бланке под реквизитами "Дата" и "Индекс документа". На бланках писем на этом месте располагают реквизит "Ссылка на номер и дату входящего документа", который включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
25. Адресование документов,
25.1. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:
Министерство экономики
Республики Беларусь
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Например:
Министерство образования
Республики Беларусь
начальнику отдела кадров
Бондареву И.П.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:
Генеральному директору
РУП "Белтелеком"
Круковскому Н.А.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:
Организациям системы
Министерства связи и
информатизации
Республики Беларусь
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:
ООО "Премия для Вас"
ул. Волгоградская, 5
220045, г.Минск
При адресовании документа частному лицу первыми указываются фамилия и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например:
Иванович Е.В.
пр. Ф.Скорины, дом 15, кв. 20,
220086, г.Минск
или
Иванович Е.В.
ул. Молодежная, дом 2, кв. 3,
225861, д. Пески,
Кобринский р-н,
Брестская обл.
Адрес не указывается на документах, направляемых в Совет Министров Республики Беларусь, Администрацию Президента Республики Беларусь, Национальное собрание Республики Беларусь, республиканские органы государственной власти и организации системы Минсвязи.
25.2. При направлении документа нескольким адресатам (не более четырех адресатов) на документе указываются все адресаты, все экземпляры печатаются на бланках. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответом, первым адресатом указывается автор инициативного письма вне зависимости от значимости остальных адресатов. Основному адресату направляется первый экземпляр документа.
25.3. При написании адреса допускаются сокращения: а/я (абонентский ящик), в/ч. (воинская часть), обл. (область), г. (город), р-н (район), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), пр-т., (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "N" не ставится, при литерном написании номера буква пишется слитно с цифрой, например: 25а.
26. Заголовок к тексту документа.
Текст заголовка должен максимально кратко и точно отражать содержание документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, например: приказ (о чем?) "О создании предприятия", протокол (чего?) "Заседания комиссии". В конце заголовка точка не ставится.
27. Текст документа.
Текст служебных документов должен быть кратким, не допускающим различных толкований. Содержание документа, как правило, должно касаться одного вопроса (темы), формируемого в заголовке к тексту.
28. Приложение к документу.
При наличии к документу приложений под текстом перед реквизитом "подпись" помещается отметка о приложении. Слово "Приложение" пишут не отступая от границы левого поля листа документа строчными буквами, кроме заглавной. Если наименование документа-приложения указывается в тексте документа, приложение оформляется по форме:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если приложения в тексте не названы, то перечисляется их название, количество листов и экземпляров каждого:
Приложение: постановление коллегии от 17.02.2004 N 15 на 5 л. в 2 экз., приказ от 17.02.2004 N 45 на 3 л. в 2 экз.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием распорядительного документа, его даты и номера. Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами, причем знак N не ставится.
Например: Приложение 2 к приказу Министерства связи и
информатизации Республики Беларусь от 17.02.2004 N 45.
29. Отметка об исполнителе (составителе) документа.
Исходящий документ должен содержать отметку об исполнителе (составителе). В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа без отступа от границы поля (за исключением рефераток) печатаются: номер структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (номер телефона указывается без черточек). Например:
08 Сидоркевич 223 44 70
30. Подпись документа.
Документ представляется на подпись должностному лицу полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости), вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка - инициалы и фамилия. Например:
Заместитель Министра (личная подпись) И.О.Фамилия
При оформлении документа не на гербовом бланке в наименование должности включается наименование организации. Например:
Министр связи и информатизации
Республики Беларусь (личная подпись) И.О.Фамилия
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих его, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:
Председатель комиссии (личная подпись) И.О.Фамилия
Секретарь -"- -"-
Члены комиссии -"- -"-
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под одной в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Министр (личная подпись) И.О.Фамилия
Главный бухгалтер (личная подпись) И.О.Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Заместитель Заместитель
Министра связи Министра экономики
и информатизации Республики Беларусь
Республики Беларусь (личная подпись)
(личная подпись) И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись оформляется по образцу:
"И.О.Министра или Зам. Министра" (личная подпись) И.О.Фамилия
Замена аббревиатуры "И.О.", "Зам." знаком "/" или предлогом "за" не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ, и его фактической должности.
31. Согласование документа.
Согласование может производиться как внутри министерства, так и вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностными лицами. Виза документа включает в себя указание должности визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Отказ от визирования, замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются", например:
Начальник УЭС
(личная подпись) И.О.Фамилия
06.02.2004
Замечания прилагаются.
Визы проставляются на экземпляре документа, остающемся в структурном подразделении, на лицевой стороне последнего листа документа ниже подписи. Проекты приказов, решений коллегии визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов в центральном аппарате министерства не должны превышать 2-х дней (для каждого согласующего), остальные документы согласовываются в день их поступления на согласование.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "подпись". В случае согласования несколькими государственными органами грифы согласования могут располагаться на отдельно оформленном листе согласования. Грифы согласования размещаются от края левого поля документа либо листа согласования. При наличии двух грифов согласования они располагаются на одном уровне, более двух грифов согласования - на одном уровне двумя вертикальными рядами. Например:
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр финансов Министр экономики
Республики Беларусь Республики Беларусь
(личная подпись) (личная подпись)
И.О.Фамилия И.О.Фамилия
03.02.2004 05.02.2004
32. Утверждение документа.
32.1. Утверждение - один из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 2. Утверждение документа производится грифом утверждения, приказом, постановлением. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. В зависимости от способа утверждения гриф может иметь следующие формы:
УТВЕРЖДАЮ
Министр связи и
информатизации
Республики Беларусь
(личная подпись)
И.О.Фамилия
04.02.2004
УТВЕРЖДЕНО
приказ Министра связи и
информатизации
Республики Беларусь
07.02.2004 N 75
32.2. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать. Оттиск гербовой печати должен захватывать часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего (утвердившего) документ.
Место хранения гербовой печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководителем министерства. Оттиск гербовой печати ставится на документы, подписанные министром и его заместителями.
Документы, подписанные начальниками структурных подразделений центрального аппарата министерства, могут подтверждаться круглой печатью Управления делами.
33. Оформление копий (выписок) документов.
В министерстве можно засвидетельствовать копии (выписки) только тех документов, которые создаются в самом министерстве. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при разрешении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников.
Копии (выписки) должны иметь заверительную отметку, проставляемую под реквизитом "подпись", отметка оформляется по образцу:
Верно
Начальник Управления
делами (личная подпись) И.О.Фамилия
04.02.2004
Размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью Управления делами, на экземплярах указывается тираж и дата размножения. На размноженных экземплярах документа, воспроизводящих факсимильную подпись, печать не ставится.
Правила оформления документов с использованием
компьютерных технологий
34. Документы печатаются на гербовых бланках или обычной стандартной бумаге формата А4 и А5. Формат А4 применяется для указаний, протоколов, актов, докладных записок, справок, телеграмм и других документов, для писем - формат А4 и формат А5. Если документ состоит из нескольких страниц, на гербовом бланке печатается первая страница документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата и качества.
Документы печатаются на одной стороне листа, на двух сторонах допускается печатать только документы со сроком хранения до трех лет.
35. Печатание и оформление документов осуществляется согласно "Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь", утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров от 24.07.2003 N 27.
Оформление текстов документов (писем, приказов, постановлений, протоколов, докладных записок) должно обеспечиваться по установленным в компьютерах шаблонам со следующими параметрами настройки в редакторе Microsoft Word:
- поля страницы: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. В таблицах допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пунктов <*>, в таблицах допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
--------------------------------
<*> Размер шрифта, далее - пт.
- межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; в адресах, заголовках и подписях, а также для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается);
- начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
- выравнивание по ширине и, как правило, без переносов слов (в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов).
Страницы документа нумеруются в центре верхнего листа арабскими цифрами с расстоянием 10 - 15 мм от верхнего края, размер шрифта 14 пт. Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы, первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.
Каждому реквизиту документа отводится определенное положение в соответствии с действующими стандартами.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков (70 мм).
Реквизиты документа (за исключением текста), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга одним интервалом. Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным интервалом. Например:
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству точно 14 пт
при Совете Министров
Республики Беларусь
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата Полуторный
При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
От границы левого поля (без отступа первой строки) печатаются следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ". Если заголовок к тексту превышает 5 строк, его допускается продлевать на 120 мм от левого поля документа.
Реквизит "Адресат" оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
Реквизиты "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу" оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" оформляется с отступом от левого поля 120 мм, на уровне последней строки наименования должности.
При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст - через межстрочный интервал точно 14 пт.
На "Caps Lock" печатаются: названия вида документа, слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, СОГЛАСОВАНО (без кавычек) - в грифах согласования и утверждения; ПРИКАЗЫВАЮ - в приказах, ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ - указаниях, РЕШИЛИ - в протоколах.
В случае оформления резолюций на отдельных листах соблюдаются следующие правила печатания их текста:
а) для рефератки малого размера: формат А6 (105 х 148 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 10 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
- первая строка в абзаце с отступом 10 мм;
- выравнивание по ширине, с переносом слов;
б) для рефератки среднего размера: формат А5 (148 х 210 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 пт, полужирный, полужирный курсив;
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
- выравнивание по ширине, с переносом слов;
в) для рефератки большого размера: формат А4 (210 х 297 мм);
- поля страницы: верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм;
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), размер 14 - 15 пт, полужирный, полужирный курсив;
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение межстрочного интервала (когда текст не вмещается);
- первая строка в абзаце с отступом 12,5 мм;
- выравнивание по ширине, с переносом слов.
Для таблиц, печатаемых на листах формата А3 (594 х 210 мм):
- поля страницы: верхнее и нижнее - 20 мм, левое - 30 мм, правое - 10 мм. Допускается уменьшение левого поля до 20 мм, правого - до 8 мм (когда текст не вмещается);
- шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 15 пт. Допускается уменьшение до 13 пт (когда текст не вмещается);
- межстрочный интервал одинарный. Допускается уменьшение до 11 пт (когда текст не вмещается).
В нижнем левом углу лицевой стороны последней страницы документа (за исключением рефераток) печатаются индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, фамилия исполнителя, номер его служебного телефона (без черточек) (шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr), обычный, размер 9 пт). Например:
10 Сидоров 222 75 49
Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов
36. В центральном аппарате министерства издаются нормативные правовые акты в форме постановлений и приказов.
Нормативные правовые акты, касающиеся прав, свобод и обязанностей граждан или носящие межведомственный характер, принимаются коллегиально в форме постановлений.
Принимаемые министерством иные нормативные правовые акты (инструкции, положения, уставы, правила) утверждаются постановлением или приказом.
Порядок подготовки, оформления, принятия (издания), действия нормативных правовых актов определяется Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. N 361-З "О нормативных правовых актах Республики Беларусь" и Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. N 359 "О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности".
37. В центральном аппарате министерства издаются приказы по основной деятельности, по личному составу (о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, поощрениях) и служебных командировках.
Приказ издается министром, действует на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед министерством.
Приказ должен содержать обязательные реквизиты: наименование министерства, название вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, визы, подпись.
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части.
Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть отсутствует.
Распорядительная часть приказа начинается словами: ПРИКАЗЫВАЮ и разбивается на пункты и подпункты.
Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ, предпоследний пункт приказа должен содержать ссылку на отменяемый (изменяемый, дополняемый) документ с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется оборот: "Признать утратившим силу приказ (заголовок) от (дата), N ...".
Если приказ необходимо довести до всех работников центрального аппарата министерства, в таком случае в него включается пункт: "Приказ довести до всех работников центрального аппарата министерства". Структурные подразделения, должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки, прилагаемом к приказу документа.
Распорядительная часть приказа заканчивается пунктом, в котором указываются должностные лица, ответственные за контроль исполнения документа.
Приказы, издаваемые в центральном аппарате министерства, в обязательном порядке согласовываются с отделом правового обеспечения и кадров.
38. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях, комиссиях, заседаниях коллегий.
Решения совещания (коллегии, заседания и др.) проводятся в жизнь, как правило, приказом Министра либо путем рассылки размноженных протоколов совещаний или выписок из протоколов.
Реквизитами протокола являются: наименование министерства, название вида документа, дата и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подпись.
Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания (заседания) делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы составляется, когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются оперативные совещания (коллегии, заседания и др.). Схема протокола краткой формы (Слушали (без текста выступлений) - решили (постановили).
В протоколах полной формы изложения после раздела "Присутствовали" (фамилии присутствующих перечисляются в алфавитном порядке, сначала члены коллегиального органа, затем приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют). Затем следует раздел "Повестка дня" совещания (заседания), в протоколе краткой формы она отсутствует.
Основная часть протокола полной формы строится по схеме: Слушали - Выступили - Решили (Постановили) - отдельно по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня. Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностных лиц, ответственных за контроль исполнения решений, постановлений или их отдельных пунктов. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
39. Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты (инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.). Акты могут содержать выводы, рекомендации, предложения составителей (акт ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятия, акт проверки, приема объектов и т.д.). Основанием для составления такого акта служит распорядительный документ (приказ). Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, составившей акт, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости - гриф утверждения и согласующие визы.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, его составившие. Если акт составлен комиссией, указываются фамилии председателя и членов комиссии.
В констатирующей части дается краткое описание проделанной работы, фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме, с указанием сроков исполнения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, с указанием должностей.
40. Письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы.
40.1. В зависимости от способа передачи информации различают служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы.
Исходящие документы министерства подписываются министром и его заместителями.
40.2. Письма оформляются на бланках формата А4 и А5 в зависимости от объема текста. Реквизитами письма являются: наименование министерства - автора письма (гербовый бланк со всеми реквизитами), адресата, ссылка на индекс и дату исходящего документа адресата, дата и регистрационный индекс, заголовок к тексту, текст, подпись. Индекс структурного подразделения, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
40.3. Телеграмма, телетайпограмма оформляются в трех экземплярах и подписываются министром или его заместителями. Основные реквизиты телеграммы: место, дата, регистрационный номер, отметка об особом виде телеграммы, адресат, текст, должность и фамилия подписавшего. После текста телеграммы под чертой указывается должность, личная подпись и расшифровка подписи.
Текст телеграммы, телетайпограммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и знаков препинаний. Знаки препинания пишутся сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), кавычки (квч), скобки (скб); полностью словами пишутся следующие знаки: вопросительный, восклицательный, плюс, минус, деление, проценты, параграф; знак N пишется словом "номер" или сокращенно "НР".
Телеграммы, телетайпограммы, исходящие из министерства, заверяются гербовой печатью министерства и отправляются работниками структурных подразделений, занимающимися делопроизводством.
40.4. Телефонограммы оформляются на обычной бумаге формата А4. Реквизитами являются: адресат, дата, время ее передачи или приема, текст, подпись, фамилии передающего и принимающего телефонограмму с указанием должностей. После передачи телефонограмма подшивается в дело, при необходимости ставится на контроль, после приема -передается руководству.
41. Отдельные виды документов при необходимости отправляются адресатам по факсу. Передачу факсов осуществляют структурные подразделения самостоятельно. Передача и прием факсов фиксируется в специальных журналах.
42. Докладные записки, справки, сводки.
42.1. Докладная записка - документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора, так и по указанию соответствующего руководителя.
Докладные записки за пределы министерства оформляются на бланке министерства, внутри министерства - на обычной бумаге формата А4.
Реквизиты: наименование вида документа, дата, регистрационный индекс (если отправляется за пределы министерства), адресат, заголовок, текст, подпись.
Инициативные докладные записки, требующие решения, регистрируются, при необходимости их решение контролируется работником УД, отвечающим за контроль исполнения.
42.2. Справка - документ информационного характера, содержащий констатацию фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Различают справки служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для представления их в другие учреждения (о месте работы, заработной плате и др.).
Справки, выдаваемые частным лицам, оформляются на бланках министерства, внутренние - на обычной бумаге формата А4, А5. Для оформления личных справок целесообразно применять трафаретные бланки.
Реквизиты справки аналогичны реквизитам докладной записки; при необходимости текст справки может заверяться печатью.
Текст личной справки начинается с указания (в именительном падеже) фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: "выдана настоящая" или "действительно работает". Заканчивается текст указанием организации, куда представляется справка.
42.3. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, о предложениях и др.). Сводки оформляются в виде таблиц или графиков.
Организация работы с документами
43. Организация работы с входящей корреспонденцией.
Вся поступившая в адрес министерства корреспонденция принимается только в Управлении делами. Документы, полученные работниками центрального аппарата министерства непосредственно в организациях, адресованные руководству центрального аппарата министерства, должны быть переданы для регистрации в Управление делами.
В Управлении делами вскрывается вся принятая корреспонденция, кроме именных писем с надписью "Лично", которые передаются под роспись адресату (его секретарю). После вскрытия корреспонденции проверяются целостность конвертов, сохранность печатей на ценных письмах. Ошибочно направленные в министерство документы пересылаются по назначению в новом конверте с вложением в него конверта, в котором они поступили, или возвращаются исполнителю.
Конверты сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, а также когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения документов.
Поступившая корреспонденция сортируется на подлежащую и не подлежащую регистрации и регистрируется в день ее поступления, обрабатывается на персональной ЭВМ.
На документах, не подлежащих регистрации (приложение 3), ставится штамп и указывается дата их поступления.
На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится штамп, в котором указывается регистрационный индекс.
Входящая заказная корреспонденция из стран дальнего зарубежья регистрируется в отдельном журнале.
Входящие факсы регистрируются по месту приема.
44. Регистрационный индекс документа.
Регистрационный индекс входящим документам присваивается Управлением делами порядковыми номерами в пределах одного года с дополнением соответствующих буквенных индексов: документы, поступившие из Администрации Президента Республики Беларусь, дополняются индексом "П", Совета Министров Республики Беларусь - "СМ", из Администрации связи РСС - "МС", вся остальная документация - "Б". Например: СМ256, Б457.
Входящие документы, имеющие гриф ограничения доступа, регистрируются в отдельном журнале, и к регистрационному индексу документа добавляется ограничительный индекс "ДСП", например: ДПС-540 (см. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве связи Республики Беларусь, утвержденную приказом Минсвязи от 15 ноября 2000 г. N 204).
45. Порядок направления документов на рассмотрение и исполнение.
Поступившая зарегистрированная корреспонденция направляется на рассмотрение руководству центрального аппарата министерства.
На документы накладывается резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки исполнения (при необходимости), подпись, дата. Резолюция размещается в правом верхнем углу первого документа, на письмах - под реквизитом "адресат", а также может располагаться на прилагаемом к документу отдельном листе (рефератке).
При нескольких резолюциях на документе их содержание не должно дублироваться: каждая последующая резолюция необходима для конкретизации предыдущей.
Срок исполнения устанавливается руководителем исходя из содержания документа, либо используются действующие типовые сроки исполнения определенной категории документов (приложение 4).
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
Срок исполнения документа и дата резолюции оформляются цифровым способом: 03.02.2004.
Рассмотренные руководством документы возвращаются сотрудниками, работающими в приемных, работнику Управления делами для просмотра и при необходимости для взятия их на контроль.
Отметка о контроле содержит букву "К" или слово "Контроль", выполненное от руки цветным карандашом или фломастером. Отметка располагается вверху поля лицевой стороны первого листа. Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты (подпункты), следует указать номера контролируемых пунктов (подпунктов).
К документу, который берется на контроль, выписывается контрольно-отчетная карточка в двух экземплярах, один экземпляр вместе с документом отдается исполнителю, второй - остается в Управлении делами и группируется в картотеке по срокам исполнения (приложение 5).
На один контролируемый документ может быть заведено несколько контрольных карточек в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.
При направлении руководством центрального аппарата министерства документа нескольким исполнителям ответственным за его исполнение является должностное лицо, указанное в резолюции первым (контрольная карточка заполняется только на соответствующего исполнителя). Ответственному исполнителю представляется право созыва соисполнителей, он же является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Исполненный документ должен быть завизирован всеми лицами, указанными в резолюции.
Работниками по делопроизводству производится дальнейшая обработка документов на персональной ЭВМ, на документы, поступившие за день, выводится реестр. Все документы, указанные в реестре, передаются под роспись работникам структурных подразделений, ответственным за ведение делопроизводства.
Документы, предназначенные для ознакомления, вручаются начальникам структурных подразделений. Руководителям организаций связи документы высылаются почтой.
Телеграммы в адрес министра и его заместителей и другая срочная корреспонденция передается по назначению в оперативном порядке.
В экстренных случаях (при отсутствии руководства) ксерокопии срочных документов могут передаваться непосредственно исполнителям.
Получив из Управления делами документы, ответственные за делопроизводство работники структурных подразделений передают их на рассмотрение начальникам структурных подразделений.
46. Исполнение входящих документов.
Получив документ, исполнитель обязан организовать его исполнение в указанный срок.
В случае получения исполнителем документа, ошибочно ему направленного, он обязан доложить об этом начальнику структурного подразделения и при изменении решения руководством министерства передать документ другому исполнителю с переоформлением контрольно-отчетной карточки в УД.
По документам, взятым на контроль, исполнителем в контрольно-отчетной карточке фиксируется ход исполнения документа (вписываются письма, телеграммы, запросы и напоминания по телефону, получаемые на эти запросы ответы), и по мере исполнения документа делается отметка, когда, за каким номером и как исполнен документ (записываются приказы, указания, письма и другие документы министерства, которыми заканчивается решение вопроса) и номер дела, где он будет храниться. Записи об исполнении документа заверяются подписью начальника структурного подразделения.
Одновременно на лицевой стороне копии ответа исполнитель делает отметку "В дело N ____", заверяет подписью, ставит дату и группирует их вместе с относящимися к данному документу материалами для подшивки в дело. Например:
В дело N 10-9
Подготовлен ответ. Исх. N 10-9/55 от 20.01.2004
Подпись
20.01.2004
На документах, по которым поставленные вопросы решены в рабочем порядке, исполнитель на первой странице делает отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет ее своей подписью, указывает дату, а также номер дела, в которое должен быть подшит документ.
Исполненные документы и копии ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения.
Контрольно-отчетные карточки после исполнения документов передаются в Управление делами.
47. Регистрация и отправка исходящих документов.
47.1. Исходящие документы регистрируются в книге регистрации исходящей корреспонденции.
Индекс ответа включает: номер управления (отдела, сектора), номер дела по номенклатуре и порядковый номер документа, например: 10-09/54.
Исходящие документы с грифом "ДСП" регистрируются в журнале регистрации исходящих документов, к регистрационному индексу ответа добавляется ограничительный гриф "ДСП", например: 10-11/55ДСП.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через косую черту, например: 125/78/131.
47.2. Исходящие документы отправляются через Управление делами. Документы для отправления адресатам, за исключением срочных, принимаются до 17.00, документы, поступившие после указанного времени, подлежат отправке на следующий день. Срочная корреспонденция отправляется в оперативном порядке.
47.3. Работники Управления делами, занимающиеся делопроизводством, получив документ на отправку, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие всех реквизитов, подписей, приложений, регистрационного индекса ответа, даты и др.). Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
47.4. Законвертованные документы отправляются через производство "Минская почта". На заказную или отправляемую через фельдсвязь или спецсвязь почту составляется реестр.
48. Регистрация и прохождение внутренних документов.
Внутренние документы регистрируются после их подписания. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, постановления, акта, протокола) является его порядковый регистрационный индекс в пределах данного вида документов, возрастающий в пределах года. Индексация документов - цифровая. Смешанный индекс (буквенный и цифровой) с добавлением к индексу через дефис литеры "к" имеют: приказы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников (N 15-к), с добавлением литеры "л" - приказы о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, командировках (N 17-л).
49. Сроки исполнения документов.
Сроки исполнения правительственных документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (принятия, издания, утверждения) документа, а для всех остальных поступивших - с даты поступления. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день. Если в тексте документа или резолюции срок исполнения не указан, то он не должен превышать одного месяца.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами органов государственной власти. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются руководителем. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или резолюции Министра и его заместителей. Предупреждение исполнителя о приближении сроков исполнения осуществляется за 3 - 4 дня до истечения установленного срока.
Срок исполнения документов может быть изменен только лицом, установившим его, по аргументированной письменной просьбе исполнителя, представленной не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения. Изменение срока вносится в контрольно-отчетную карточку.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документального подтверждения исполнения. Обо всех случаях несвоевременного исполнения документов ставится в известность руководство министерства.
Контроль за сроками исполнения осуществляют:
в структурных подразделениях - лица, ответственные за ведение делопроизводства;
в центральном аппарате министерства - работник Управления делами.
О порядке формирования, ведения и хранения
личных дел работников
50. Общее положение.
Руководящим документом является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. N 2.
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Страницы: Стр.1 | Стр.2 | Стр.3 | Стр.4 |
| 
