Зарегистрировано в НРПА РБ 8 августа 2005 г. N 8/12984
На основании Закона Беларуси от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года, Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением", Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан", постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" и Положения о Министерстве иностранных дел Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 31 июля 2006 г. N 978 "Вопросы Министерства иностранных дел Республики Беларусь", Министерство иностранных дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
(преамбула в ред. постановления МИД от 12.02.2008 N 6)
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке работы с обращениями граждан, поступающими в Министерство иностранных дел Республики Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Министр С.Н.МАРТЫНОВ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства
иностранных дел
Республики Беларусь
20.06.2005 N 59а
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, ПОСТУПАЮЩИМИ
В МИНИСТЕРСТВО ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке работы с обращениями граждан, поступающими в Министерство иностранных дел Республики Беларусь (далее - Инструкция), разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях граждан" в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., N 21, ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., N 189, 2/1089), Декретом Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 7, 1/6166), Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498 "О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., N 250, 1/8997), постановлением Совета Министров РБ от 16 марта 2005 г. N 285 "О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2 "О совершенствовании работы с населением" и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 52, 5/15728), постановлением Совета Министров РБ от 26 мая 2005 г. N 544 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 87, 5/16014), постановлением Совета Министров РБ от 17 января 2008 г. N 60 "О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., N 27, 5/26649), постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. N 27 "Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2003 г., N 92, 8/9867), СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и определяет порядок организации работы и ведения делопроизводства по обращениям (предложениям, заявлениям, жалобам) граждан, за исключением индивидуальных предпринимателей и юридических лиц (далее - обращения граждан), организацию личного приема граждан, а также порядок ведения и хранения книги замечаний и предложений в Министерстве иностранных дел Республики Беларусь (далее - Министерство).
(п. 1 в ред. постановления МИД от 12.02.2008 N 6)
2. Термины и определения, применяемые в настоящей Инструкции, употребляются в значении, определенном Законом Республики Беларусь "Об обращениях граждан" и Декретом Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. N 2.
Глава 2
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
3. Обращения граждан, поступившие в Министерство, рассматриваются и исполняются в сроки, установленные статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан.
Обращения должны быть рассмотрены в течение одного месяца со дня их регистрации в отделе документации и контроля управления документации и контроля главного организационно-контрольного управления (далее - ОДК) Министерства, а обращения, не требующие специального дополнительного изучения и проверки и относящиеся к компетенции Министерства, - безотлагательно, не позднее пятнадцати дней.
При необходимости проведения специальной проверки, запроса информации срок рассмотрения обращения может быть продлен Министром иностранных дел Республики Беларусь (далее - Министр), его заместителями, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан.
При необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации срок рассмотрения обращений может быть продлен до шести месяцев Министром (его заместителями) с одновременным уведомлением об этом граждан.
Коллективные обращения (30 или более граждан) по вопросам, входящим в компетенцию Министерства, подлежат рассмотрению с выездом на место нахождения объекта, являющегося предметом обращения, если иное не вытекает из этого обращения.
(п. 3 в ред. постановления МИД от 22.03.2007 N 41)
4. Обращения граждан, направленные в Министерство различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, ставятся на контроль, о чем свидетельствует проставляемый на левом поле документа на уровне заголовка к тексту штамп "Контроль".
Контроль за разрешением обращений граждан возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства, которым согласно резолюции руководства Министерства направлено обращение граждан.
Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан осуществляется ОДК.
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после полного разрешения обращения.
5. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, относящиеся к компетенции Министерства, приняты необходимые меры и гражданам письменно даны ответы в соответствии с законодательством.
6. Ответы на обращения граждан дают уполномоченные должностные лица Министерства.
7. При рассмотрении обращений граждан должностные лица Министерства обязаны:
соблюдать требования, установленные действующим законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и настоящей Инструкцией;
принимать меры для полного, объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений;
уведомлять граждан о решениях, принятых по их обращениям.
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
8. В Министерстве организуется личный прием граждан, который проводится Министром, его заместителями и при необходимости руководителями структурных подразделений и их заместителями.
(п. 8 в ред. постановления МИД от 21.08.2007 N 94)
9. Общее руководство приемом граждан осуществляет заместитель Министра, курирующий главное организационно-контрольное управление. Организацию приема граждан обеспечивают работники отдела организационной работы главного организационно-контрольного управления, ОДК и консульское управление.
(в ред. постановления МИД от 22.03.2007 N 41)
10. Прием граждан осуществляется не реже одного раза в месяц согласно расписанию, утверждаемому Министром, и в доведенные до сведения граждан дни и часы, как правило, по предварительной записи. При изменении согласованного порядка приема ОДК и консульское управление уведомляют об этом граждан.
(в ред. постановления МИД от 22.03.2007 N 41)
11. Предварительная запись граждан на прием к Министру и его заместителям производится в журнале учета приема граждан. При этом при необходимости осуществляется предварительное консультирование граждан работниками Министерства. Ответственность за ведение и хранение журнала возлагается на ОДК.
(в ред. постановления МИД от 22.03.2007 N 41)
12. При устном обращении гражданин должен предъявить документ, удостоверяющий его личность. От записавшихся на прием принимаются заявления и другие документы, о которых докладывается руководству Министерства. При необходимости принятые от граждан документы направляются соответствующим структурным подразделениям Министерства для изучения, вынесения заключения и подготовки проектов поручений руководства, вытекающих из сути обращения.
13. В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть разрешен во время личного приема, обращение может быть изложено гражданином в письменной форме и подлежит последующему рассмотрению в порядке рассмотрения письменных обращений граждан, установленном настоящей Инструкцией.
14. Если при предварительной записи или во время личного приема выясняется, что поставленный вопрос не относится к компетенции Министерства, гражданину даются разъяснения, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) ему следует обратиться для решения вопроса, изложенного в обращении.
15. При личном приеме граждан их письменные обращения регистрируются в соответствии с пунктом 33 настоящей Инструкции.
16. Делопроизводство по письменным обращениям граждан, поданным при личном приеме, осуществляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для письменных обращений граждан.
Глава 4
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ КНИГИ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
17. Книга замечаний и предложений Министерства (далее - книга) предъявляется по первому требованию гражданина. Запрещается требовать от гражданина предъявления документов, удостоверяющих личность, или объяснения причин, вызвавших необходимость внесения замечания и (или) предложения.
18. В книгу вносятся замечания и предложения граждан о деятельности системы Министерства.
19. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге:
замечания и предложения по вопросам, не относящимся к деятельности системы Министерства;
жалобы и заявления, для которых законодательством установлен иной порядок направления и рассмотрения.
20. Уполномоченные Министром и руководителями загранучреждений должностные лица обязаны:
хранить и вести книгу в порядке, установленном постановлением Совета Министров РБ от 16 марта 2005 г. N 285 и настоящей Инструкцией;
предъявлять книгу по первому требованию гражданина;
в течение 15 календарных дней рассматривать изложенные в книге замечания и предложения, не требующие дополнительного изучения и проверки, и принимать по ним меры. При необходимости проведения специальной проверки, получения дополнительной информации Министр или заместители Министра могут продлить срок рассмотрения, но не более чем на 15 календарных дней с одновременным уведомлением об этом гражданина;
вносить в книгу сведения о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан;
в случае отказа в удовлетворении замечания и (или) предложения письменно информировать об этом гражданина в установленный абзацем четвертым части первой настоящего пункта срок с мотивацией причин отказа. Отметка о направленном гражданину ответе вносится в книгу. Копия ответа хранится вместе с книгой.
При отсутствии фамилии гражданина, данных о его месте жительства и (или) работы письменный ответ не направляется и соответствующая отметка о причинах отказа в удовлетворении замечания и (или) предложения вносится в книгу.
21. При рассмотрении обращений граждане имеют право:
знакомиться с материалами, связанными с рассмотрением обращений, в той мере, в какой это не затрагивает прав других граждан и не противоречит требованиям законодательства Республики Беларусь об охране государственных секретов, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайны;
отказаться от направленных ими письменных обращений до принятия по ним решений, направив соответствующее письменное заявление;
обжаловать решения, принятые по их обращениям, в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) и (или) в суд.
22. Книга ведется и хранится в ОДК, консульско-правовом отделе консульского управления Министерства и загранучреждениях Республики Беларусь. Порядок выдачи книги, ее регистрации, ведения, хранения, обмена на новую осуществляется в порядке, установленном постановлением Совета Министров РБ от 16 марта 2005 г. N 285 и настоящей Инструкцией.
23. Реквизиты книги "Дата внесения замечания и (или) предложения", "Фамилия, имя, отчество гражданина", "Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон", "Содержание замечания и (или) предложения" заполняются гражданином.
24. Реквизиты книги "Порядковый номер замечания и (или) предложения", "Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения", "Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)", "Наименование должности, фамилия, инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений" заполняются уполномоченным должностным лицом Министерства, ответственным за ведение книги. Замечания и (или) предложения нумеруются порядковыми номерами с начала календарного года.
25. Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа), в том числе уведомления о продлении срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений, вносятся в книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений по результатам рассмотрения по существу уполномоченными должностными лицами Министерства замечаний и предложений граждан.
26. Книга ведется до полного заполнения всех страниц, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, после чего в течение 5 календарных дней представляется в налоговый орган для получения новой книги в порядке, установленном постановлением Совета Министров РБ от 16 марта 2005 г. N 285.
27. В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года в течение 5 лет - в архиве Министерства.
28. Копии ответов об отказе в удовлетворении замечаний и предложений, уведомлений о продлении срока их рассмотрения хранятся вместе с книгой.
Глава 5
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
29. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется ОДК.
30. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства.
31. Обращения граждан, поступающие в Министерство, регистрируются в ОДК в день поступления в специальном разделе автоматизированной информационной системы регистрации и контроля исполнения "Обращения граждан".
Письменные обращения граждан, поступившие непосредственно в структурное подразделение Министерства или на личном приеме, в тот же день передаются для регистрации в ОДК.
Обращения граждан, поступившие непосредственно в консульское управление Министерства, подлежат регистрации, учету и контролю в консульском управлении в соответствии с настоящей Инструкцией.
32. Письменное обращение должно содержать наименование и (или) адрес Министерства, фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы), изложение сути обращения (предложения, заявления, жалобы), личную подпись гражданина.
К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а также иные документы, необходимые для рассмотрения обращений.
Письменные обращения, не соответствующие требованиям, указанным в части первой настоящего пункта, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения. После устранения нарушений граждане вправе вновь обратиться в Министерство в установленном порядке.
Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.
Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
Решение об оставлении обращения граждан без рассмотрения по существу принимает заместитель Министра по тем вопросам, которые касаются курируемого им направления деятельности Министерства. Данное решение принимается путем подписания ответа на обращение гражданина. Ответ автору о причинах оставления его обращения без рассмотрения по существу (при наличии данных о месте его жительства) в пятидневный срок готовится структурным подразделением Министерства, которому заместителем Министра дано соответствующее поручение.
(часть шестая п. 32 введена постановлением МИД от 12.02.2008 N 6)
33. Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера (например, N А-345). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.
34. На обращениях в правом нижнем углу или другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп входящего документа, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.
При поступлении обращений из Администрации Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, иных государственных органов и организаций, редакций телерадиовещания, газет и журналов, в том числе других государств, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и дата, фамилия должностного лица, подписавшего сопроводительное письмо или поручение).
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Министерство, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с присвоением дополнительного порядкового номера.
34-1. Обращения граждан, направленные в Министерство вышестоящими государственными органами, требующими сообщить результаты их рассмотрения, а также исполнение предписаний о надлежащем решении вопросов, изложенных в обращениях (далее - предписание), и информировании граждан, рассматриваются в Министерстве в установленном порядке.
О результатах рассмотрения обращений граждан и предписаний Министерство информирует вышестоящий государственный орган и граждан. В случае, когда в рассмотрении обращений принимают участие организации системы Министерства, руководство этих организаций дает ответ гражданину, а также представляет в Министерство его копию и необходимую информацию для подготовки ответа в вышестоящий орган.
Предписание готовится структурным подразделением, рассматривающим обращение, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения, в организации системы Министерства при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов.
Предписание подписывается заместителем Министра по вопросам, касающимся направлений курируемой им деятельности. В случае, когда поручение на подготовку предписания структурному подразделению дано Министром, оно подписывается Министром, если иное не указано в его поручении.
При оформлении предписания в наименовании документа в обязательном порядке указывается "Предписание". В предписании отражается обязательность разрешения вопроса по существу, причины, по которым изложенный в обращении вопрос может быть решен положительным образом, определяется срок устранения нарушений. Данный срок должен быть указан в виде календарной даты.
Предписания направляются в подчиненные организации заказными почтовыми отправлениями с уведомлением об их вручении, а в загранучреждения по каналам ведомственной электронной почты или дипломатической почтой.
Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе учетной регистрационной карточки.
(п. 34-1 введен постановлением МИД от 12.02.2008 N 6)
35. Зарегистрированные обращения граждан ОДК направляет на рассмотрение руководства Министерства. Результаты рассмотрения обращений граждан руководством Министерства отражаются в форме резолюции. Последующие резолюции должностных лиц Министерства допускаются, если в них детализируется порядок исполнения. Обращения, которые адресованы руководству структурных подразделений Министерства, направляются непосредственно в структурные подразделения.
(в ред. постановления МИД от 12.02.2008 N 6)
Обращения граждан по существу рассматриваются структурными подразделениями, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов, в соответствии с резолюцией руководства.
При поступлении в Министерство письменных обращений, принятие решений по которым не относится к компетенции Министерства, обращения в пятидневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан.
(в ред. постановления МИД от 12.02.2008 N 6)
Запрещается передавать жалобы граждан в государственные органы, иные организации (должностным лицам), действия (бездействие) которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
36. В случае отказа гражданина от своего письменного обращения должностное лицо Министерства, рассматривающее такое обращение, принимает решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.
37. Ответы на обращения граждан, подготовленные в структурных подразделениях, регистрируются в ОДК.
Регистрационный индекс ответа состоит из индекса структурного подразделения (или индекса по номенклатуре) и входящего номера обращения (например, 03-07/А-345). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями.
38. Обращения граждан после их разрешения возвращаются в ОДК со всеми относящимися к ним материалами. На каждом обращении после его исполнения и окончательного решения делается отметка об его исполнении и направлении в дело. Отметка располагается на нижнем поле первого листа слева и состоит из слов "В дело", номера дела, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя, даты.
39. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе РКК указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу первой страницы повторного обращения делается отметка: "Повторно" и подбираются предшествующие документы за период не более 2 лет со времени поступления первого обращения.
Повторные обращения (устные и письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие результаты проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны, и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении делопроизводства по обращению принимает Министр или его заместитель, курирующий структурное подразделение, в котором было разрешено поступившее обращение.
40. Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, в том числе полученные на личном приеме, а также документы о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, внесенных в книгу замечаний и предложений, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Министерства.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в группе размещаются в хронологическом порядке (в соответствии с последовательностью решения вопроса). Группа документов начинается с обращения, затем следует документ-запрос (в случае присутствия его в переписке), потом документ-ответ, завершается группа документов ответом гражданину и в вышестоящую контролирующую организацию (в случае необходимости).
При формировании дел проверяются правильность направления документа в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неполные и неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
Формирование и хранение дел у исполнителей, за исключением консульского управления, запрещается.
41. Срок хранения документов по обращениям граждан - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего рассмотрения).
Часть исключена. - постановление МИД от 12.02.2008 N 6)
42. Дела и документы по обращениям граждан передаются в архив Министерства через два года после завершения их в делопроизводстве.
(п. 42 в ред. постановления МИД от 12.02.2008 N 6)
43. По истечении срока хранения дела и документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.
(п. 43 в ред. постановления МИД от 12.02.2008 N 6)
44. ОДК, консульское управление, загранучреждения, подчиненные организации систематически анализируют и обобщают сведения, изложенные в обращениях граждан, в целях выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, совершенствования работы Министерства с обращениями граждан.
(п. 44 в ред. постановления МИД от 12.02.2008 N 6)
| 
