Зарегистрировано в НРПА РБ 25 июля 2007 г. N 8/16861
На основании статьи 32 Банковского кодекса Республики Беларусь Правление Национального банка Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с электронными документами в центральном архиве межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь.
2. Признать утратившим силу постановление Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 5 июля 2000 г. N 20.1 "Об утверждении Правил работы с электронными документами в центральном архиве межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., N 74, 8/3762).
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.
Исполняющий обязанности
Председателя Правления Ю.М.АЛЫМОВ
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол центральной Протокол экспертно-проверочной
экспертной комиссии Белорусского
комиссии Национального банка научно-исследовательского центра
Республики Беларусь электронной документации
30.03.2007 N 2 23.04.2007 N 4
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Правления
Национального банка
Республики Беларусь
10.07.2007 N 142
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ
МЕЖБАНКОВСКИХ РАСЧЕТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция по работе с электронными документами в центральном архиве межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана в соответствии со статьей 32 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливает порядок работы с электронными документами в центральном архиве межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь (далее - центральный архив МБР), обеспечивающий эффективное выполнение им своих функций, а также определяет порядок комплектования, проведения экспертизы ценности, приема, хранения, учета, уничтожения и использования электронных документов центрального архива МБР.
2. Требования, изложенные в настоящей Инструкции, распространяются на центральный архив МБР, расчетный центр Национального банка Республики Беларусь (далее - расчетный центр) и участников автоматизированной системы межбанковских расчетов (далее - АС МБР), которые используют информацию, хранящуюся в центральном архиве МБР, в своей работе.
Глава 2
КОМПЛЕКТОВАНИЕ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. Комплектование центрального архива МБР - это систематическое пополнение центрального архива МБР электронными документами и сопутствующей информацией, накопленной в процессе функционирования АС МБР за один операционный день. Сопутствующая информация характеризует прохождение электронных документов по технологической цепочке межбанковских расчетов.
4. Комплектование центрального архива МБР включает:
определение источников комплектования;
определение состава документов, подлежащих передаче в центральный архив МБР;
прием-передачу документов в центральный архив МБР.
5. Источниками комплектования центрального архива МБР являются участники АС МБР. Центральный архив МБР составляет и ежегодно уточняет список организаций - источников комплектования центрального архива МБР, который согласовывается с центральной экспертной комиссией Национального банка Республики Беларусь (далее - ЦЭК Национального банка), экспертно-проверочной комиссией Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации и утверждается заместителем Председателя Правления Национального банка Республики Беларусь, направляющим деятельность главного управления платежной системы Национального банка Республики Беларусь (далее - главное управление платежной системы).
6. Перечень электронных документов и сопутствующей информации, передаваемой в центральный архив МБР из АС МБР, согласовывается с ведомственным архивом электронных документов Национального банка Республики Беларусь и утверждается заместителем Председателя Правления Национального банка Республики Беларусь, направляющим деятельность главного управления платежной системы. Перечень по мере необходимости обновляется и переутверждается.
7. Прием-передача электронных документов и сопутствующей информации на хранение в центральный архив МБР осуществляется с использованием программно-технических средств автоматизированной системы "Центральный архив МБР" при непосредственном участии персонала управления программно-технической инфраструктуры платежной системы главного управления платежной системы, на которое возложено выполнение функций центрального архива МБР.
8. Выполнение работ по систематизации и подготовке к передаче электронных документов и сопутствующей информации в центральный архив МБР, а также ответственность за целостность и достоверность электронных документов, полноту передаваемой в центральный архив МБР информации возлагается на расчетный центр.
9. Передача электронных документов и сопутствующей информации в автоматизированную систему "Центральный архив МБР" представляет собой передачу файлов, сформированных расчетным центром с использованием специальных программно-технических средств.
Для обеспечения гарантии целостности и полноты электронных документов по межбанковским расчетам центральный архив МБР ежедневно проводит сверку предварительно подготовленных расчетным центром для загрузки в автоматизированную систему "Центральный архив МБР" дневных блоков электронных документов с аналогичной информацией, подготавливаемой головными отделениями банков для загрузки в архивы электронных документов банков, посредством автоматизированной подсистемы документальной синхронизации архивов участников межбанковских расчетов. Порядок функционирования автоматизированной подсистемы документальной синхронизации архивов участников межбанковских расчетов регулируется нормативными правовыми актами Национального банка Республики Беларусь (далее - Национальный банк).
10. Передача электронных документов и сопутствующей информации на хранение в центральный архив МБР осуществляется по описи электронных документов, принятых на архивное хранение (далее - опись) на бумажном носителе уполномоченным сотрудником расчетного центра. Формирование описи осуществляется автоматически по установленной форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.
Опись подписывают сотрудники расчетного центра и управления программно-технической инфраструктуры платежной системы главного управления платежной системы с указанием их должности. Регистрационный индекс описи состоит из очередного порядкового номера, формируемого в течение календарного года, который дополняется датой приема-передачи документов.
Опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у расчетного центра, второй передается в центральный архив МБР.
11. В целях обеспечения сохранности электронных документов, имеющих научную, практическую или иную ценность, отбора их в случае необходимости на государственное хранение, а также определения электронных документов и сопутствующей информации, утративших научное, практическое или иное значение и подлежащих уничтожению, в центральном архиве МБР проводится экспертиза ценности электронных документов.
12. Экспертиза ценности электронных документов проводится ежегодно ЦЭК Национального банка совместно с сотрудником управления программно-технической инфраструктуры платежной системы главного управления платежной системы, ответственным за ведение центрального архива МБР, по истечении установленного срока хранения электронных документов и сопутствующей информации.
13. При проведении экспертизы ценности электронных документов и сопутствующей информации используется перечень документов, образующихся в деятельности Национального банка, с указанием сроков хранения, утвержденный в установленном порядке (далее - перечень).
14. По результатам проведения экспертизы ценности электронных документов и сопутствующей информации составляется акт об уничтожении электронных документов, не подлежащих хранению.
Глава 3
ОБЕСПЕЧЕНИЕ УЧЕТА И СОХРАННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
15. Учет документов - определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.
Учетной единицей (единицей доступа) в центральном архиве МБР является электронный документ.
16. Основными регистрационно-учетными документами центрального архива МБР являются:
опись электронных документов, принятых на архивное хранение;
журнал учета поступлений электронных документов в центральный архив МБР;
журнал учета машинных носителей.
17. Учет электронных документов и сопутствующей информации, поступивших на хранение в центральный архив МБР, ведется в журнале учета поступлений электронных документов согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
При уничтожении электронных документов и сопутствующей информации в журнале учета поступлений электронных документов в графе "Примечание" делают отметку об уничтожении документа со ссылкой на номер и дату документа, на основании которого он был уничтожен. Также в графе "Примечание" делают отметки о создании резервных копий баз данных, проведении профилактического контроля.
18. Для создания резервных копий электронных документов и сопутствующей информации, резервных копий баз данных используются машинные носители - магнитные диски, магнитные ленты, лазерные диски и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники. Для учета машинных носителей в центральном архиве МБР ведется журнал учета машинных носителей согласно приложению 3 к настоящей Инструкции.
При поступлении чистого машинного носителя в центральный архив МБР производится проверка физического состояния носителя и его упаковки. Перед установкой машинного носителя в устройство хранения каждому машинному носителю присваивается идентификационный номер по журналу учета машинных носителей. Идентификационный номер указывается на упаковке машинного носителя.
19. В графе "Примечание" журнала учета машинных носителей делают отметки об уничтожении машинных носителей, проверке их состояния, повторном использовании.
20. Обеспечение сохранности документов - это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов. Для защиты электронных документов от хищения, утраты, несанкционированного доступа к информации, случайного или преднамеренного уничтожения или искажения необходимо хранить их в специальных (отдельных) помещениях, предназначенных для хранения информации, записанной на машинных носителях.
21. Центральный архив МБР обеспечивает гарантированное хранение электронных документов и сопутствующей информации в течение сроков, установленных перечнем, достигаемое использованием механизмов контроля целостности данных и защиты от сбоев и ошибок в данных.
22. Комплекс помещений для хранения электронных документов и сопутствующей информации включает помещение для хранения машинных носителей с электронными документами (хранилище) и помещение для работы с электронными документами (приема документов, специальной обработки, использования). Структура, количество и площади помещений определяются общим количеством электронных документов, характером и объемом работ и перспективами комплектования архива.
23. Хранение электронных документов и сопутствующей информации осуществляется в хранилище. Хранилище представляет собой помещение с расположенным в нем техническим устройством, составляющим часть автоматизированной системы "Центральный архив МБР" и предназначенным для длительного хранения информации, записанной на машинный носитель.
24. В центральном архиве МБР создаются резервные копии электронных документов. Их хранение осуществляется на машинных носителях территориально отдельно (в другом хранилище) от электронных документов, с которых были сделаны копии, - рабочих экземпляров электронных документов.
25. Обработка данных по запросам пользователей должна осуществляться только с использованием рабочих экземпляров электронных документов.
26. В случаях нарушения целостности данных на машинном носителе или возникновения сбоев при считывании данных с машинного носителя для восстановления рабочих экземпляров могут использоваться эталоны электронных документов.
27. Для обеспечения сохранности электронных документов и сопутствующей информации центральный архив МБР должен обеспечивать проведение профилактического контроля сохранности информации на машинном носителе и контроль за соблюдением срока хранения машинных носителей. Профилактический контроль проводится по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц.
28. При обновлении информационных и компьютерных технологий в случае технической модернизации архива, физического износа носителей или по другим техническим причинам центральный архив МБР должен обеспечить копирование или конвертацию электронных документов на новые устройства хранения.
Глава 4
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
29. После проведения экспертизы ценности электронных документов и сопутствующей информации на электронные документы и сопутствующую информацию с истекшими сроками хранения составляется акт об уничтожении электронных документов, не подлежащих хранению, согласно приложению 4 к настоящей Инструкции. Акт согласовывается с центральной экспертной комиссией Национального банка и утверждается заместителем Председателя Правления Национального банка, направляющим деятельность главного управления платежной системы.
30. Электронные документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
31. После утверждения акта все экземпляры электронных документов уничтожаются. Уничтожение электронных документов производится путем удаления информации из автоматизированной системы "Центральный архив МБР".
32. Машинные носители, пригодные к повторной эксплуатации, после уничтожения записанной на них информации хранятся в центральном архиве МБР и могут быть использованы для повторной записи информации с присвоением нового идентификационного номера.
Машинные носители, не пригодные к использованию, списываются и уничтожаются в установленном законодательством порядке.
Глава 5
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
33. Центральный архив МБР организует использование электронных документов, хранящихся в архиве.
Основными формами использования электронных документов центрального архива МБР являются:
выдача заверенных копий электронных документов по межбанковским расчетам на бумажном носителе;
представление информации по межбанковским платежам;
представление информации по безналичным платежам в белорусских рублях и иностранной валюте в порядке, установленном законодательством.
34. Для получения заверенных копий электронных документов по межбанковским расчетам на бумажном носителе из центрального архива МБР или информации по межбанковским платежам заинтересованная организация направляет письменный запрос на имя заместителя Председателя Правления Национального банка, направляющего деятельность главного управления платежной системы.
В тексте письменного запроса должны быть указаны:
цель запроса;
название запроса или наименование (обозначение) электронного документа с указанием его реквизитов.
В экстренных случаях письменный запрос может быть передан по факсу в адрес Национального банка с последующей досылкой его по почте.
Письменные запросы, поступившие в Национальный банк, регистрируются в установленном законодательством порядке и передаются на рассмотрение заместителю Председателя Правления Национального банка, направляющему деятельность главного управления платежной системы, и главному юридическому управлению Национального банка, которое в течение 3 дней подтверждает или не подтверждает правомочность данной организации на получение такой информации.
В соответствии с резолюцией заместителя Председателя Правления Национального банка письменные запросы передаются на исполнение главному управлению платежной системы.
Письменные запросы, поступившие от участников АС МБР, структурных подразделений и организаций Национального банка, содержащие просьбу о получении информации о своих платежах, сразу передаются на исполнение главному управлению платежной системы.
35. Исполнение письменного запроса производится в управлении программно-технической инфраструктуры платежной системы в течение 10 дней со дня поступления. Ответы на срочные письменные запросы выдаются в течение трех дней.
36. Право подписывать ответы на письменные запросы имеет начальник главного управления платежной системы Национального банка или лицо, его заменяющее. Удостоверение выдаваемых на бумажном носителе копий электронных документов производится в установленном порядке должностным лицом, ответственным за ведение центрального архива МБР.
37. Для подтверждения подлинности и целостности электронных документов, хранящихся в центральном архиве МБР, центральный архив МБР осуществляет проверку электронной цифровой подписи.
Для воспроизведения электронного документа центральный архив МБР должен иметь соответствующие программные и технические средства, которые позволят воспроизвести электронный документ на бумажном носителе в течение установленных для него сроков хранения.
38. Учет выдачи копий электронных документов на бумажном носителе и информации по межбанковским платежам ведется в журнале использования электронных документов центрального архива МБР согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.
39. При отсутствии технической возможности, обусловленной отсутствием запрашиваемой информации или невозможностью извлечения информации в запрашиваемом виде, в выдаче информации может быть отказано.
40. Структурные подразделения центрального аппарата Национального банка с целью оперативного использования в своей работе электронных документов центрального архива МБР могут устанавливать автоматизированные рабочие места пользователей.
Приложение 1
к Инструкции по работе
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
Форма описи электронных документов,
принятых на архивное хранение
ОПИСЬ
_____________ N _____
за __________________
----+-------------+-----------+----------+----------+--------------¬
¦ N ¦ Имя файла ¦ Дата ¦ Объем ¦Количество¦ Контрольная ¦
¦п/п¦электронного ¦ создания ¦информации¦документов¦ сумма (CRC) ¦
¦ ¦ документа ¦документов ¦ (байтов) ¦ (файлов) ¦ ¦
+---+-------------+-----------+----------+----------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-------------+-----------+----------+----------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-------------+-----------+----------+----------+---------------
Сдал ____________________________ ___________ ______________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Принял __________________________ ___________ ______________________
(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)
______________________
(дата)
Приложение 2
к Инструкции по работе
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
Форма
ЖУРНАЛ
учета поступлений электронных документов
----+-----------+----------+-----------------+----------+----------¬
¦N ¦ Дата ¦ Дата ¦ Индекс и дата ¦Фамилия и ¦Примечание¦
¦п/п¦поступления¦документов¦описи электронных¦ подпись ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ документов ¦принявшего¦ ¦
+---+-----------+----------+-----------------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+-----------+----------+-----------------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+-----------+----------+-----------------+----------+-----------
Приложение 3
к Инструкции по работе
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
Форма
ЖУРНАЛ
учета машинных носителей
---------------+---------+----------------+--------+--------+------¬
¦Идентифика- ¦Вид (тип)¦Отметка о ¦Содержа-¦Отметка ¦Приме-¦
¦ционный ¦носителя ¦помещении носи- ¦ние ¦о запол-¦чание ¦
¦номер носителя¦и его ¦теля в устройст-¦носителя¦нении ¦ ¦
¦ ¦емкость ¦во хранения ¦ ¦носителя¦ ¦
+--------------+---------+----------------+--------+--------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--------------+---------+----------------+--------+--------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦--------------+---------+----------------+--------+--------+-------
Приложение 4
к Инструкции по работе
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
Форма акта об уничтожении электронных документов,
не подлежащих хранению
Главное управление платежной системы Гриф утверждения
Управление программно-технической
инфраструктуры платежной системы
АКТ
________ N __________
г.Минск
Об уничтожении электронных документов, не подлежащих хранению
Основание: _________________________________________________________
Главное управление платежной системы
Электронные документы и сопутствующая информация по
межбанковским расчетам
----+---------------+-----------+----------+-----------+-----------¬
¦ N ¦ Заголовок и ¦ Дата ¦ Объем ¦Количество ¦ Срок ¦
¦п/п¦ обозначение ¦ (крайние ¦информации¦электронных¦ хранения ¦
¦ ¦ электронного ¦ даты) ¦ (байтов) ¦документов ¦электронных¦
¦ ¦ документа ¦электронных¦ ¦ (файлов) ¦документов ¦
¦ ¦ (файла, ¦ документов¦ ¦ ¦ и номера ¦
¦ ¦ комплекса ¦ ¦ ¦ ¦ статей по ¦
¦ ¦ файлов) или ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦
¦ ¦ группы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ электронных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------------+-----------+----------+-----------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+---------------+-----------+----------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦---+---------------+-----------+----------+-----------+------------
Всего отобрано к уничтожению как не имеющих научно-исторической
ценности и утративших практическое значение _________________
документов (файлов) в объеме ________ Мб за _________ годы.
Машинные носители типа _________________ в количестве ________ шт.
освобождены от информации.
Уничтожение информации произвели:
_________________________________ ___________ ______________________
(наименование должности лиц(а), (подпись) (расшифровка подписи)
производивших(его) уничтожение)
СОГЛАСОВАНО
Протокол центральной
экспертной комиссии
Национального банка
Республики Беларусь
____________ N _____
Приложение 5
к Инструкции по работе
с электронными документами
в центральном архиве
межбанковских расчетов
Национального банка
Республики Беларусь
Форма
ЖУРНАЛ
учета использования электронных документов центрального архива МБР
-------------+-------+---------+----------+-------------+----------¬
¦Автор, дата ¦Дата и ¦ Куда и ¦ Краткое ¦ Количество ¦Примечание¦
¦ и индекс ¦индекс ¦ кому ¦содержание¦экземпляров и¦ ¦
¦ запроса ¦ответа ¦направлен¦ ¦ листов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦
+------------+-------+---------+----------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+------------+-------+---------+----------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦------------+-------+---------+----------+-------------+-----------
| 
