Право
Навигация
Новые документы

Реклама


Ресурсы в тему
ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Постановление Совета директоров Национального банка Республики Беларусь от 9 января 2001 г. №3 "Об утверждении руководящего документа Республики Беларусь "Автоматизированная система межбанковских расчетов. Архивы электронных документов. Общие требования"

Текст документа с изменениями и дополнениями состоянию на 30 марта 2007 года (архив)

<< Назад

<<<< >>>>


 
        ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА
                        РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
                        9 января 2001 г. № 3

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РУКОВОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
"АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕЖБАНКОВСКИХ РАСЧЕТОВ. АРХИВЫ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ"

     На  основании статьи 30 Банковского кодекса Республики Беларусь
(Национальный  реестр  правовых  актов Республики Беларусь, 2000 г.,
№ 106,  2/219)  Совет  директоров  Национального  банка   Республики
Беларусь постановляет:
     Утвердить    руководящий    документ    Республики     Беларусь
"Автоматизированная    система    межбанковских   расчетов.   Архивы
электронных документов. Общие требования" (прилагается).

Председатель Правления                                П.П.ПРОКОПОВИЧ

              РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

--------------------------------------------------------------------
         Автоматизированная система межбанковских расчетов

                   АРХИВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

                          Общие требования

           Аўтаматызаваная сiстэма мiжбанкаўскiх разлiкаў

                   АРХIВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДАКУМЕНТАЎ

                       Агульныя патрабаваннi
--------------------------------------------------------------------
РД РБ 07040.1101-2000*                      Дата введения 2001-07-01

     УДК
     Ключевые слова:  архив, архива комплектование, архив документов
электронных, документ электронный, хранение документов электронных
     ОКС 35.240.40
--------------------------------------------------------------------
                            Предисловие

     1. РАЗРАБОТАН    Республиканским    унитарным      предприятием
"Белорусский    межбанковский   расчетный  центр",   Республиканским
унитарным предприятием "Центр банковских технологий"
     2. ВНЕСЕН  Республиканским  унитарным предприятием "Белорусский
межбанковский расчетный центр"
     3. УТВЕРЖДЕН    И  ВВЕДЕН  В  ДЕЙСТВИЕ  постановлением   Совета
директоров  Национального банка Республики Беларусь от 9 января 2001
г. № 3
     4. ВСТУПАЕТ  В  СИЛУ  с момента включения в Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь
     5. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
--------------------------------------------------------------------

     Настоящий  руководящий  документ  не  может  быть тиражирован и
распространен    без   разрешения  Национального  банка   Республики
Беларусь
 ___________________________________
     *Издан на русском языке.

                       1. Область применения

     Настоящий руководящий документ устанавливает общие требования к
процессу  комплектования  и  ведения архивов электронных документов,
используемых в автоматизированной системе межбанковских расчетов при
осуществлении расчетов между ее участниками.
     Настоящий  руководящий  документ  распространяется  на   архивы
электронных документов банков и небанковских финансовых организаций,
являющихся  участниками  автоматизированной  системы   межбанковских
расчетов,  и  оператора  автоматизированной  системы   межбанковских
расчетов.
     Требования  настоящего  руководящего  документа обязательны для
банков и небанковских финансовых организаций, являющихся участниками
автоматизированной  системы  межбанковских  расчетов,  и   оператора
автоматизированной системы межбанковских расчетов.

                       2. Нормативные ссылки

     В  настоящем  руководящем  документе  использованы  ссылки   на
следующие нормативные документы:
     СТБ 982-94 Информационная технология. Термины и определения
     ГОСТ    15971-90   Системы  обработки  информации.  Термины   и
определения
     ГОСТ  16487-83  Делопроизводство  и  архивное  дело.  Термины и
определения
     ГОСТ  28388-89  Системы  обработки  информации.  Документы   на
магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения

                    3. Определения и сокращения

     В настоящем руководящем документе применяются следующие термины
с соответствующими определениями и сокращениями:
     Автоматизированная  система  межбанковских  расчетов;  АС МБР -
часть   Национальной  платежной  системы,  включающая   совокупность
процедур    и    программно-технических    комплексов,   позволяющих
осуществлять  межбанковские расчеты по денежным обязательствам между
банками Республики Беларусь.
     Архив  -  совокупность  архивных  документов,  а также архивное
учреждение  или  структурное  подразделение государственного органа,
предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование,
учет, хранение и использование архивных документов.
     Архивная   опись;  опись  -  архивный  справочник,   содержащий
систематизированный    перечень    единиц    хранения,    а    также
предназначенный  для  их  учета  и  закрепления систематизации (ГОСТ
16487).
     Временное  хранение  архивных  документов  -  хранение архивных
документов    государственными  органами,  а  также   предприятиями,
учреждениями  и  организациями  независимо  от  форм собственности в
создаваемых ими ведомственных или межведомственных архивах в течение
периода,  установленного  действующими  нормативными  документами  и
нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
     Данные  -  информация,  представленная  в  виде,  пригодном для
обработки  автоматическими средствами при возможном участии человека
(ГОСТ 15971).
     Документ  -  материальный  объект  с  информацией, закрепленной
созданным    человеком  способом  для  ее  передачи  во  времени   и
пространстве (ГОСТ 16487).
     Единица  учета  архивных  документов - принятая в архивном деле
единица  счета  количества документов, состоящая из одной или многих
взаимосвязанных единиц хранения (ГОСТ 16487).
     Единица хранения архивных документов - наименьшая единица счета
количества  документов, представляющая собой совокупность документов
либо   физически  обособленный  документ,  имеющие   самостоятельное
значение (ГОСТ 16487).
     Информационно-поисковая   система  -  информационная   система,
обеспечивающая  отбор  и  вывод  информации  по  заданному в запросе
условию.
     Информационно-поисковая    характеристика    -     совокупность
реквизитов,  позволяющих  идентифицировать, учитывать и использовать
документ на стадии архивного хранения.
     Информация  - сведения о фактах, событиях, явлениях, процессах,
понятия или команды (СТБ 982).
     Комплектование  архива  -  систематическое  пополнение   архива
документами, соответствующими его профилю (ГОСТ 16487).
     Контрольный  (эталонный)  экземпляр  электронного  документа  -
оригинал  электронного документа, который служит только для создания
или  восстановления  рабочего экземпляра электронного документа и не
выдается абонентам.
     Копия  электронного  документа  -  документ,  создаваемый путем
удостоверения   в  установленном  законодательством  порядке   формы
внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.
     Машинный  носитель  - магнитный диск, магнитная лента, лазерный
диск  и  иные  материальные  носители,  используемые  для  записи  и
хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.
     Материальный    носитель    информации  -  физический   объект,
предназначенный  для  фиксации  информации  с  целью  ее дальнейшего
использования (бумага, микрофильм, магнитная лента, магнитный диск и
др.) (СТБ 982).
     Обеспечение  сохранности  документов  -  обеспечение физической
сохранности документов и их учет (ГОСТ 16487).
     Объем  документооборота  - количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею за определенный период (ГОСТ 16487).
     Профиль  архива - установленная для данного архива совокупность
содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с
которой  определяется  состав  документов, подлежащих хранению в нем
(ГОСТ 16487).

     Примечание.  Под  формальным  признаком  документа   понимается
способ закрепления информации на носителе.

     Рабочий    экземпляр    электронного    документа  -   оригинал
электронного  документа,  который предназначен для непосредственного
использования,  в  том  числе  для  изготовления оригиналов и копий,
выдаваемых абонентам.
     Регистрация документов - фиксация факта создания либо получения
документов    путем  присвоения  им  порядковых  номеров  и   записи
установленных сведений о них (ГОСТ 16487).
     Реквизит  документа  -  элемент  официального  документа  (ГОСТ
16487).
     Средства    электронной   цифровой  подписи  -  программные   и
технические    средства,    обеспечивающие   выработку  и   проверку
электронной  цифровой  подписи и имеющие сертификат соответствия или
удостоверение  о  признании  сертификата,  выданного  в Национальной
системе сертификации Республики Беларусь.
     Учетно-справочный  аппарат  к  документам архива - совокупность
взаимосвязанных    учетных    документов,   архивных   справочников,
механизированных    и   автоматизированных   информационно-поисковых
систем,  созданных  на единых методологических и научно-методических
основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов.
     Учетный   документ  архива  -  документ  установленной   формы,
фиксирующий  прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных
документов  в  единицах  учета  и  предназначенный  для  контроля за
сохранностью  архивных документов и закрепления их организации (ГОСТ
16487).
     Файл  -  идентифицированная совокупность информации на машинном
носителе,  поддерживаемая  операционной  системой,  в  среде которой
осуществляется создание файла и/или обеспечивается доступ к нему.
     Электронная  цифровая  подпись - набор символов, вырабатываемый
средствами  электронной  цифровой  подписи и являющийся неотъемлемой
частью электронного документа.
     Электронный  документ;  ЭД  -  информация,  зафиксированная  на
машинном  носителе  и  соответствующая  требованиям,   установленным
Законом  Республики  Беларусь  от  10  января  2000  г.  № 357-З "Об
электронном    документе"    (Национальный  реестр  правовых   актов
Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/132).

        4. Общие требования к архивам электронных документов

                        4.1. Общие положения

     4.1.1. В  целях  обеспечения  сохранности  и  использования ЭД,
применяемых при осуществлении межбанковских расчетов через АС МБР, а
также  другой  сопутствующей  информации  должны  вестись  архивы ЭД
банков и небанковских финансовых организаций, являющихся участниками
АС МБР (далее - участники), и оператора АС МБР.
     4.1.2. В  своей  работе архивы ЭД участников и оператора АС МБР
(далее   -  архивы)  руководствуются  законодательством   Республики
Беларусь,  действующими  нормативными  документами  и   нормативными
правовыми    актами    Республики    Беларусь  по  архивному   делу,
методическими  рекомендациями профильного учреждения государственной
архивной  службы Республики Беларусь, а также нормативными правовыми
актами Национального банка Республики Беларусь.
     4.1.3. Архивы   должны  осуществлять  взаимодействие  и   обмен
информацией    с    программно-техническими   комплексами  АС   МБР,
учреждениями    и   организациями  Национального  банка   Республики
Беларусь,  центральным  архивом межбанковских расчетов Национального
банка  Республики Беларусь (далее - центральный архив МБР), органами
государственной  власти  и  управления,  организациями - участниками
межбанковских расчетов.
     Центральный    архив  МБР  осуществляет  свою  деятельность   в
соответствии  с  действующим законодательством Республики Беларусь и
нормативными    правовыми  актами  Национального  банка   Республики
Беларусь.
     4.1.4. Аудит  архивов осуществляет Национальный банк Республики
Беларусь.
     4.1.5. При    отсутствии   у  участника  возможности   создания
собственного  архива  ЭД  допускается  передача  его ЭД на временное
хранение  в  государственный  архив  или  центральный  архив  МБР на
договорной  основе. При этом порядок хранения, учета и использования
ЭД,  указываемый  в  соответствующем  договоре между государственным
архивом  и участником, должен соответствовать требованиям настоящего
руководящего документа.
     4.1.6. В  случае  необходимости допускается хранение в архивах,
кроме  ЭД, иных документов, а также программных средств, необходимых
для функционирования участников (оператора АС МБР).
     Порядок  хранения,  учета  и  использования  этих  документов и
программных средств определяется участниками (оператором АС МБР).

   4.2. Основные задачи и функции архивов электронных документов

     4.2.1. Архивы  участников должны обеспечивать сохранность, учет
и   использование  в  установленном  порядке  и  в  соответствии   с
утвержденными  нормативными  документами  и  нормативными  правовыми
актами  Республики Беларусь, регламентирующими деятельность архивов,
документов, содержащих:
     -  всю  необходимую  информацию  об осуществлении межбанковских
расчетов через АС МБР;
     -  протоколы  событий  и  действий  обслуживающего  персонала в
архиве.
     Архив  оператора АС МБР должен обеспечивать сохранность, учет и
использование    в    установленном  порядке  и  в  соответствии   с
утвержденными  нормативными  документами  и  нормативными  правовыми
актами  Республики Беларусь, регламентирующими деятельность архивов,
документов, содержащих:
     -  информацию,  необходимую  для  оперативного   восстановления
работоспособности АС МБР;
     - данные по обеспечению безопасности, определенные нормативными
правовыми    актами   Национального  банка  Республики  Беларусь   и
техническими документами оператора АС МБР;
     -  данные,  необходимые  для  выработки  и проверки электронных
цифровых подписей ЭД, используемых в АС МБР;
     -   данные,  необходимые  для  проверки  электронных   цифровых
подписей ЭД в течение их сроков хранения в центральном архиве МБР.
     Состав  ЭД, подлежащих хранению в каждом из архивов, зависит от
профиля конкретного архива.
     4.2.2. Для решения этих задач архивы должны выполнять следующие
функции:
     -  прием  ЭД  в  архив,  создание  контрольного  (эталонного) и
рабочих экземпляров ЭД;
     -  ведение  учета  ЭД,  принятых на хранение в архив, в учетных
документах архива;
     -    создание   и  пополнение  учетно-справочного  аппарата   к
хранящимся в архиве ЭД;
     - хранение ЭД в архиве в течение установленных сроков;
     - контроль сохранности ЭД в архиве;
     -  поиск  ЭД с помощью учетно-справочного аппарата и их выборка
из архива;
     -    подготовка    и   выдача  ЭД  на  машинном  носителе   или
удостоверенных копий на бумажном носителе;
     -  подготовка  на  основании хранящихся в архиве ЭД информации,
необходимой  для  разрешения  споров и разногласий между участниками
межбанковских расчетов;
     - ведение учета использования ЭД;
     - экспертиза ценности ЭД;
     -  изъятие  ЭД  из  архива,  их  уничтожение  (утилизация)   по
истечении установленных сроков хранения.
     4.2.3. Порядок  проведения  работ  по  комплектованию и ведению
архивов  определяется соответствующими документами, разрабатываемыми
в архивах согласно требованиям настоящего руководящего документа.

       4.3. Организация работы архивов электронных документов

     4.3.1. Деятельность   архивов,  порядок  проведения  работ   по
комплектованию  и ведению архивов, состав документов, поступающих на
хранение    в   архивы,  регламентируются  следующими   документами,
разрабатываемыми в архивах:
     - положением об архиве;
     - должностными инструкциями персоналу архива;
     - перечнем ЭД и информации, передаваемых в архив;
     - инструкцией по приему ЭД в архив;
     - инструкцией по учету ЭД в архиве;
     -  инструкцией  по  хранению  ЭД  в  архиве  и  их  уничтожению
(утилизации);
     - инструкцией по использованию хранящихся в архиве ЭД.
     Указанные    документы    разрабатываются   в  соответствии   с
действующими  нормативными  документами  и  нормативными   правовыми
актами    Республики    Беларусь,   нормативными  правовыми   актами
Национального    банка  Республики  Беларусь  согласно   требованиям
настоящего руководящего документа.
     4.3.2. Положение  об  архиве  определяет  назначение,   задачи,
функции, права, источники комплектования архива и состав документов,
поступающих на хранение в архив.
     Положение  об  архиве  согласовывается с профильным учреждением
государственной  архивной  службы  Республики  Беларусь, центральным
архивом  МБР  и  утверждается  руководителем   организации-участника
(оператора АС МБР).
     4.3.3. На  имеющиеся  в  архиве  согласно  штатному  расписанию
должности разрабатываются должностные инструкции, которые определяют
квалификационные    требования,    необходимый    уровень    знаний,
обязанности, права и ответственность персонала архива.
     Должностные    инструкции  согласовываются  и  утверждаются   в
порядке, установленном участниками (оператором АС МБР).
     Руководитель  архива (лицо, ответственное за архив) назначается
приказом  руководителя  организации-участника  (оператора  АС  МБР).
Права  и  обязанности  руководителя  архива (лица, ответственного за
архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.
     Ознакомление  персонала  архива с соответствующими должностными
инструкциями    должно   выполняться  под  личную  подпись   каждого
сотрудника архива.
     4.3.4. Перечень    ЭД  и  информации,  передаваемых  в   архив,
разрабатывается в зависимости от профиля каждого конкретного архива,
согласовывается  с  профильным  учреждением государственной архивной
службы    Республики    Беларусь    и   утверждается   руководителем
организации-участника  (оператора  АС  МБР).  Копия  утвержденного и
согласованного документа представляется в центральный архив МБР.
     4.3.5. Инструкция по приему ЭД в архив определяет:
     - порядок приема ЭД в архив;
     -  состав,  формы  и порядок удостоверения документов, вместе с
которыми ЭД передаются в архив;
     -  порядок  и  процедуры  контроля  достоверности и полноты ЭД,
передаваемых на хранение в архив;
     -  процедуры, проводимые в случае приема и отказа в приеме ЭД в
архив;
     -    состав,   формы  и  порядок  удостоверения  документов   с
подтверждением приема или обоснованием отказа в приеме ЭД в архив;
     - перечень и порядок выполнения необходимых работ по подготовке
и записи ЭД, принятых на хранение, на машинные носители архива.
     Инструкция  по  приему  ЭД  в  архив утверждается руководителем
организации-участника (оператора АС МБР).
     4.3.6. Инструкция по учету ЭД в архиве определяет:
     - порядок учета ЭД в архиве;
     - состав и формы учетных документов архива;
     -  состав,  процедуры  ведения  и пополнения учетно-справочного
аппарата к документам архива;
     -    процедуры    регистрации    ЭД    в  учетных   документах,
информационно-поисковых    системах  архива  и  других   документах,
составляющих учетно-справочный аппарат к документам архива.
     Инструкция  по  учету  ЭД  в  архиве утверждается руководителем
организации-участника (оператора АС МБР).
     4.3.7. Инструкция  по  хранению  ЭД  в  архиве и их уничтожению
(утилизации) определяет:
     -  условия  хранения  ЭД  в архиве, а также порядок и процедуры
контроля этих условий;
     - порядок хранения ЭД в архиве;
     - перечень работ по обеспечению сохранности ЭД;
     - порядок и периодичность проведения экспертизы ценности ЭД;
     - форму акта об уничтожении ЭД;
     -  порядок  уничтожения  (утилизации)  ЭД  с  истекшими сроками
хранения.
     Инструкция    по   хранению  ЭД  в  архиве  и  их   уничтожению
(утилизации)    утверждается   руководителем   организации-участника
(оператора АС МБР).
     4.3.8. Инструкция  по  использованию  хранящихся  в  архиве  ЭД
определяет:
     -  порядок  и  виды  доступа к ЭД и учетно-справочному аппарату
архива;
     - порядок работы с ЭД и учетно-справочным аппаратом архива;
     - формы запросов на использование ЭД;
     - состав и формы ответов на запросы;
     - порядок и сроки исполнения запросов;
     -  порядок  удостоверения  и выдачи ответов на запросы, а также
выдачи  ЭД на машинном носителе или удостоверенных копий на бумажном
носителе;
     -  состав  и  формы  документов  архива, используемых для учета
использования ЭД.
     Инструкция по использованию хранящихся в архиве ЭД утверждается
руководителем организации-участника (оператора АС МБР).
     4.3.9. Кроме  документов,  указанных  в  4.3.1, в архивах могут
использоваться  и  другие необходимые документы, регламентирующие их
деятельность.
     Состав документов, регламентирующих деятельность архивов, может
меняться в зависимости от профиля архива, источников комплектования,
сроков   хранения  ЭД  по  согласованию  с  профильным   учреждением
государственной  архивной  службы  Республики Беларусь и центральным
архивом МБР.

       4.4. Порядок передачи электронных документов в архивы

     4.4.1. Отбор  ЭД,  подлежащих  передаче  на  хранение в архивы,
должен  осуществляться  на  основании  утвержденного  перечня  ЭД  и
информации,  передаваемых  в  архивы.  При  этом  совместно  с   ЭД,
содержащими информацию об осуществлении межбанковских расчетов через
АС    МБР,  в  архивы  должны  передаваться  сопутствующие   данные,
характеризующие процессы обработки этих документов в АС МБР.
     Состав  ЭД  и  сопутствующих  данных,  передаваемых  в  архивы,
зависит от профиля каждого архива.
     4.4.2. ЭД  временного  (до 10 лет включительно) хранения должны
передаваться в архивы согласно описи.
     ЭД  постоянного  и  временного  (свыше  10 лет) хранения должны
передаваться    в    архивы   согласно  описи  с   сопроводительными
документами.
     В опись включаются единицы хранения.
     Сопроводительные документы должны описывать характеристики ЭД.
     4.4.3. В  зависимости  от  объемов  документооборота участников
(оператора  АС МБР), способов организации передачи ЭД в архивы из АС
МБР,  сроков  хранения  ЭД,  а также конкретной реализации архивов в
опись  могут  включаться  отдельные ЭД в сопровождении сопутствующих
данных или группы ЭД.
     Как  отдельный  ЭД, так и группа ЭД могут состоять из файла или
группы файлов.
     4.4.4. Сопроводительные документы должны включать:
     - информационно-поисковые характеристики ЭД;
     - документ, подтверждающий факт передачи ЭД в архив.
     4.4.5. Информационно-поисковая характеристика ЭД в общем случае
содержит следующие реквизиты:
     - обозначение и/или наименование ЭД (группы ЭД);
     - дату создания;
     - сведения о создателях;
     -  сведения  об информационной технологии, создающей ЭД (группу
ЭД);
     -  сведения  о технических и программных средствах, необходимых
для воспроизведения ЭД (группы ЭД);
     -  сведения  о  файлах  ЭД  (группы  ЭД)  (имена,   контрольные
характеристики);
     - сведения о защите ЭД (группы ЭД).
     Конкретный  состав  реквизитов  определяется  в  инструкции  по
приему ЭД в архив, разрабатываемой согласно 4.3, при этом могут быть
введены и/или исключены отдельные реквизиты.
     4.4.6. Сопроводительный  документ, подтверждающий факт передачи
ЭД  в  архив,  должен содержать номер и наименование соответствующей
описи, сведения об объеме передаваемой информации и сведения о лице,
передающем ЭД в архив.
     4.4.7. Кроме    документов,    указанных  в  4.4.4,  в   состав
сопроводительных  документов  могут  включаться и другие необходимые
документы.
     4.4.8. Форма  и  порядок  удостоверения  описи, а также состав,
формы    и    порядок   удостоверения  сопроводительных   документов
определяются  в  инструкции  по  приему  ЭД в архив, разрабатываемой
согласно 4.3.
     4.4.9. При  приеме  ЭД  в архивы должен осуществляться контроль
достоверности и полноты ЭД согласно сопроводительным документам. При
этом производится:
     - проверка соответствия ЭД, передаваемых на хранение, описи;
     -  проверка  соответствия  объема переданной информации объему,
указанному в сопроводительных документах;
     -    проверка    соответствия   фактических  характеристик   ЭД
характеристикам, указанным в сопроводительных документах.
     4.4.10. Порядок  и  процедуры  контроля достоверности и полноты
ЭД,  передаваемых на хранение в архив, регламентируются в инструкции
по приему ЭД в архив, разрабатываемой согласно 4.3.
     4.4.11. ЭД,  не  прошедшие  контроль,  не должны приниматься на
хранение в архивы.
     4.4.12. В  случае  приема  или  отказа  в  приеме  ЭД  в  архив
оформляются  соответствующие  документы  с подтверждением приема или
обоснованием отказа в приеме ЭД в архив.
     Состав,    формы    и    порядок  удостоверения  документов   с
подтверждением  приема  или  обоснованием отказа в приеме ЭД в архив
определяются  в  инструкции  по  приему  ЭД в архив, разрабатываемой
согласно 4.3.
     4.4.13. ЭД, принятые на хранение в архивы, подготавливаются для
записи и записываются на машинные носители архивов.
     Перечень и порядок выполнения необходимых работ по подготовке и
записи  ЭД,  принятых  на  хранение,  на  машинные  носители  архива
определяются  в  инструкции  по  приему  ЭД в архив, разрабатываемой
согласно 4.3.

             4.5. Учет электронных документов в архивах

     4.5.1. ЭД,  принятые  на  хранение  в  архивы  и  записанные на
машинные    носители  архива,  должны  регистрироваться  в   учетных
документах архивов в единицах учета.
     4.5.2. Единицей учета в архивах является ЭД или группа ЭД.
     4.5.3. Основными  учетными  документами,  предназначенными  для
регистрации    принятых   на  хранение  ЭД  и  входящими  в   состав
учетно-справочного аппарата к документам архивов, являются:
     - опись переданных на хранение ЭД;
     - журнал учета ЭД, переданных на хранение в архивы;
     -  учетные  карточки ЭД либо иные учетные документы, содержащие
реквизиты ЭД;
     - журнал учета машинных носителей;
     - журнал учета использования ЭД.
     4.5.4. Информация,   заносимая  в  учетные  документы   архива,
формируется  на основании информационно-поисковых характеристик ЭД и
других сопроводительных документов.
     4.5.5. В  случае  необходимости  допускается совмещение учетных
документов архивов.
     4.5.6. Состав  и формы учетных документов архива определяются в
инструкции    по   учету  ЭД  в  архиве,  разрабатываемой   согласно
требованиям 4.3.
     4.5.7. Учетно-справочный  аппарат  к  документам  архивов может
включать другие учетные документы и информационно-поисковые системы,
необходимые  для  обеспечения  учета,  поиска  и  использования ЭД в
архиве,  а  также  безопасного и надежного функционирования архива и
управления доступом к ЭД, принятым на хранение в архивы.
     4.5.8. Процедуры    регистрации    ЭД  в  учетных   документах,
информационно-поисковых    системах  архива  и  других   документах,
составляющих    учетно-справочный   аппарат  к  документам   архива,
определяются  в  инструкции  по  учету  ЭД в архиве, разрабатываемой
согласно 4.3.
     4.5.9. Процесс  комплектования  и  ведения архивов, в том числе
учетно-справочного    аппарата    к    документам   архивов,   может
осуществляться  как  автоматически,  так  и с использованием средств
автоматизации  при  непосредственном  участии персонала архивов. При
этом  может  использоваться  электронный вид документов, применяемых
при комплектовании и ведении архивов.

        4.6. Обеспечение сохранности электронных документов

     4.6.1. Архивы должны обеспечивать гарантированное хранение ЭД в
архивах в течение установленных сроков.
     4.6.2. Сроки  хранения  передаваемых  в  архивы ЭД определяются
нормативными  правовыми  актами  Республики  Беларусь,  нормативными
документами  профильного  учреждения государственной архивной службы
Республики Беларусь, а также соответствующими нормативными правовыми
актами Национального банка Республики Беларусь.
     4.6.3. В    целях    обеспечения   сохранности  ЭД  в   архивах
используется следующий комплекс мер:
     - организация помещений архива и ограничение доступа в них;
     - создание и контроль условий хранения ЭД в архиве;
     - хранение нескольких экземпляров ЭД в архиве;
     -  соответствие  средств манипулирования с машинными носителями
архивных документов и самих носителей установленным требованиям;
     - выполнение профилактического контроля машинных носителей с ЭД
для  определения сохранности ЭД на машинных носителях в соответствии
с ГОСТ 28388.
     4.6.4. Комплекс  помещений  для  хранения  ЭД  в архивах должен
включать  хранилище,  помещение  для  работы  с  документами  (прием
документов,  специальная  обработка и т.д.). Структура, количество и
площади    помещений  определяются  общим  количеством   документов,
характером и объемом работ и перспективами комплектования архива.
     Хранение  машинных  носителей  с  ЭД  должно  осуществляться  в
хранилище,  предназначенном  для  длительного  хранения  информации,
записанной  на машинный носитель. Машинные носители без записи могут
также храниться в хранилище.
     4.6.5. Доступ  в  хранилище  должен  осуществляться  в порядке,
установленном участниками (оператором АС МБР).
     4.6.6. Условия  хранения  ЭД,  создаваемые  и  поддерживаемые в
архивах,  должны обеспечивать длительное хранение машинных носителей
с записанными на них ЭД.
     Условия  хранения  ЭД  в  архиве,  а  также порядок и процедуры
контроля  этих  условий  определяются  в инструкции по хранению ЭД в
архиве и их уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
     4.6.7. Все ЭД, принятые в архивы, должны храниться в нескольких
экземплярах,  один  из  которых  является контрольным (эталонным), а
другие - рабочими.
     В архивах должно быть предусмотрено раздельное (территориально)
хранение  контрольных  и рабочих экземпляров ЭД. Раздельное хранение
контрольных   и  рабочих  экземпляров  ЭД  гарантирует   сохранность
архивных  документов  и  их  восстановление  в  случае частичной или
полной потери данных на одном из носителей.
     4.6.8. В случае хранения в архивах, кроме ЭД, иных документов и
программных средств, необходимых для функционирования участников или
оператора  АС  МБР,  хранение  этих документов и программных средств
должно осуществляться на разных с ЭД машинных носителях.
     4.6.9. В  целях обеспечения сохранности ЭД работа с ними должна
осуществляться только с использованием рабочих экземпляров ЭД.
     Для  восстановления  рабочих экземпляров ЭД в случаях нарушения
целостности  ЭД  на  машинном  носителе  или возникновения сбоев при
считывании ЭД с машинного носителя должны использоваться контрольные
экземпляры ЭД.
     4.6.10. Средства    манипулирования   с  машинными   носителями
архивных  документов  и  сами  носители  должны  отвечать  следующим
основным требованиям:
     -  обеспечивать доступ к носителям для записи или чтения данных
или изъятия носителя;
     -  обеспечивать блокировку случайной записи данных на носитель,
если последний переведен в режим архивного хранения;
     -  обеспечивать  защиту  информации  на  носителях  в аварийных
ситуациях (например, при внезапном отключении питания);
     - предоставлять возможность создания копий;
     -  обеспечивать  считывание с носителя требуемого ЭД или группы
ЭД;
     - обеспечивать возможность утилизации ЭД, срок хранения которых
истек.
     4.6.11. В    соответствии    с    ГОСТ   28388  архивы   должны
обеспечивать:
     -  проведение  профилактического  контроля  сохранности  ЭД  на
машинных  носителях  со  дня  поступления  ЭД  в  архив,   используя
механизмы  контроля  целостности данных и защиты от сбоев и ошибок в
данных;
     -  контроль за истечением срока хранения машинных носителей и в
связи с этим организацию необходимых работ по сохранению ЭД.
     Проведение  указанных  работ  должно  фиксироваться  в  учетных
документах архивов.
     4.6.12. Для    обеспечения    сохранности  ЭД  при   обновлении
информационных  и  компьютерных  технологий  в  случае  модернизации
архивов,  физического износа носителей или по другим причинам должны
обеспечиваться  копирование  или  конвертация ЭД на новые устройства
хранения.
     4.6.13. Порядок  хранения  ЭД  в  архивах,  а также необходимые
работы  по  обеспечению их сохранности регламентируются в инструкции
по    хранению    ЭД   в  архиве  и  их  уничтожению   (утилизации),
разрабатываемой согласно 4.3.

           4.7. Экспертиза ценности и порядок уничтожения
                       электронных документов

     4.7.1. С  целью  обеспечения  сохранности  ЭД, имеющих научную,
практическую  или  иную  ценность,  в  архивах проводится экспертиза
ценности ЭД.
     4.7.2. Экспертиза    ценности    ЭД   проводится   периодически
экспертной  комиссией  организаций-участников  (оператора  АС   МБР)
совместно  с  представителями  архивов  по  истечении  установленных
сроков хранения ЭД.
     Порядок  проведения  экспертизы  ценности ЭД и периодичность ее
проведения  определяются  в  инструкции по хранению ЭД в архиве и их
уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
     4.7.3. После   проведения  экспертизы  ценности  ЭД  на  ЭД   с
истекшими сроками хранения составляется акт об их уничтожении, форма
которого  определяется  в  инструкции  по  хранению ЭД в архиве и их
уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
     4.7.4. В    случае   продления  сроков  хранения  ЭД  либо   их
уничтожения  в  учетных  документах  архива делается соответствующая
отметка.
     4.7.5. При  уничтожении  ЭД  из  архивов  должны  изыматься все
экземпляры ЭД.
     4.7.6. Машинные  носители,  пригодные к повторной эксплуатации,
после  стирания  записанной  на  них  информации  могут  храниться в
архивах и быть использованы для повторной записи информации.
     Машинные  носители, не пригодные к использованию, списываются и
уничтожаются  в установленном порядке, и в учетных документах архива
делается отметка о списании машинных носителей.
     4.7.7. Порядок   уничтожения  (утилизации)  ЭД,  хранящихся   в
архивах,  регламентируется в инструкции по хранению ЭД в архиве и их
уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.

             4.8. Использование электронных документов

     4.8.1. Архивы  должны обеспечивать использование ЭД, хранящихся
в архиве.
     4.8.2. Основными формами использования ЭД являются:
     -  поиск  ЭД с помощью учетно-справочного аппарата и их выборка
из архива;
     -  выдача  ЭД  на машинном носителе или удостоверенных копий на
бумажном носителе;
     -  подготовка  на основании хранящихся в архивах ЭД информации,
необходимой  для  разрешения  споров и разногласий между участниками
межбанковских расчетов.
     4.8.3. Доступ  к  хранящимся  в архивах ЭД и учетно-справочному
аппарату  архива  должен  предоставляться  в  установленном  порядке
юридическим и физическим лицам, имеющим право обращения в архив.
     Порядок  и  виды  доступа  к  ЭД  и учетно-справочному аппарату
архива  определяются  в  инструкции  по  использованию  хранящихся в
архиве ЭД, разрабатываемой согласно 4.3.
     4.8.4. Поиск  ЭД  в архивах, выдача ЭД на машинном носителе или
удостоверенных копий ЭД на бумажном носителе, а также предоставление
информации, основанной на хранящихся в архивах ЭД, осуществляются по
запросу,    содержащему   наименование  (обозначение)  документа   с
указанием его реквизитов либо иных поисковых данных.
     Формы запросов на использование ЭД определяются в инструкции по
использованию хранящихся в архиве ЭД, разрабатываемой согласно 4.3.
     4.8.5. Порядок  удостоверения ответов на запросы определяется в
инструкции  по использованию хранящихся в архиве ЭД, разрабатываемой
согласно 4.3.
     Порядок   удостоверения  копий  ЭД  определяется   действующими
нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
     4.8.6. В  архивах должен проводиться учет использования ЭД. Все
обращения в архив должны регистрироваться.
     4.8.7. Порядок  использования  хранящихся  в  архивах ЭД, сроки
исполнения  запросов,  а  также  состав  и  формы документов архива,
используемых    для  учета  использования  ЭД,  регламентируются   в
инструкции  по использованию хранящихся в архиве ЭД, разрабатываемой
согласно 4.3.

               4.9. Обеспечение безопасности архивов

     4.9.1. Для  достижения необходимого уровня безопасности архивов
в  них  должен  применяться комплекс взаимосвязанных организационных
мер,  программных и технических средств, направленный на обеспечение
целостности,  подлинности,  конфиденциальности  и  доступности   ЭД,
принятых на хранение в архивы.
     4.9.2. В    качестве    организационных   мер  по   обеспечению
безопасности  архивов  следует  использовать  ограничение  доступа в
хранилище,  который  разрешается  только  персоналу  архива и лицам,
имеющим право работы в установленном порядке в хранилище.
     4.9.3. Для  защиты от угроз, связанных с нарушением целостности
и подлинности ЭД, в архивах должны использоваться следующие меры:
     - контроль достоверности и полноты ЭД при их приеме в архивы;
     -  защита хранящихся в архивах ЭД от возможных непреднамеренных
или злоумышленных искажений.
     Контроль  достоверности  и  полноты  ЭД  при их приеме в архивы
должен осуществляться в соответствии с 4.4.9.
     Для исключения возможности непреднамеренного или злоумышленного
искажения  ЭД, принятых на хранение в архивы, машинные носители с ЭД
должны  эксплуатироваться  только  в  режиме  "Чтение". Эксплуатация
машинных носителей в режиме "Запись" допускается при записи принятых
на   хранение  ЭД  на  машинные  носители,  не  заполненные  до   их
максимальной емкости, при изъятии ЭД с истекшими сроками хранения, а
также в случае модернизации архива.
     4.9.4. Для  обеспечения  конфиденциальности  ЭД,  принятых   на
хранение в архивы, используются следующие меры:
     - ограничение и контроль доступа к ЭД;
     - хранение в случае необходимости ЭД в зашифрованном виде.
     Управление  доступом  к  ЭД,  принятым  на  хранение  в архивы,
включает  в  себя  организационные  меры,  программные и технические
средства,  предназначенные  для  разграничения  прав  доступа к ЭД и
учетно-справочному аппарату архивов и установления регламента работы
с ними в зависимости от прав доступа.
     В  случае  необходимости  хранения  ЭД  в  зашифрованном   виде
используемые  в  архивах  программно-технические средства шифрования
должны  устанавливаться  и  сопровождаться  организациями в порядке,
установленном законодательством Республики Беларусь.
     4.9.5. Для  обеспечения доступности ЭД, хранящихся в архивах, и
готовности архивов к функционированию в них используются:
     -  проведение  профилактического контроля используемых архивами
оборудования, машинных носителей и помещений;
     -    резервирование    программных    и  технических   средств,
используемых для работы архивов;
     -  регистрация  и анализ событий, связанных с функционированием
архивов,  действий обслуживающего персонала в архиве и своевременное
устранение выявленных недостатков.




Предыдущий | Следующий

<< Содержание

Обновление Право 2009 Региональное право

Новости законодательства

Новости сайта
Новости Беларуси

Новости Спецпроекта "Тюрьма"

Полезные ресурсы

Разное

Rambler's Top100
TopList

Законы России

Право - Законодательство Беларуси и других стран

ЗОНА - специальный проект. Политзаключенные Беларуси

LawBelarus - Белорусское Законодательство

Юридический портал. Bank of Laws of Belarus

Фирмы Беларуси - Каталог предприятий и организаций Республики Беларусь

RuFirms. Фирмы России - каталог предприятий и организаций.Firms of Russia - the catalogue of the enterprises and the organizations