Решение Могилевского областного исполнительного комитета от 13 января 2005 г. №2-15 "Об утверждении Инструкции о ведении делопроизводства по обращениям граждан в Могилевском областном исполнительном комитете"

      РЕШЕНИЕ МОГИЛЕВСКОГО ОБЛАСТНОГО ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
                      13 января 2005 г. № 2-15

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН В МОГИЛЕВСКОМ ОБЛАСТНОМ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОМ КОМИТЕТЕ

        ![Изменения и дополнения:
            Решение Могилевского областного исполнительного комитета
         от 30  июня 2005  г. № 14-45 (Национальный реестр  правовых
         актов Республики Беларусь, 2005 г., № 136, 9/4383) 
     
     Могилевский областной исполнительный комитет РЕШИЛ:
     1.  Утвердить прилагаемую Инструкцию о ведении делопроизводства
по   обращениям   граждан  в  Могилевском  областном  исполнительном
комитете.
     2.  Признать  утратившим  силу решение Могилевского  областного
исполнительного  комитета  от  29  ноября  1999  г.  №   30-21   «Об
утверждении  Инструкции  о  ведении делопроизводства  по  обращениям
граждан в Могилевском областном исполнительном комитете».
     
Председатель                                              Б.В.Батура
                                                                    
Управляющий делами                                       Г.А.Воронин
     
                                             УТВЕРЖДЕНО
                                             Решение
                                             Могилевского областного
                                             исполнительного
                                             комитета
                                             13.01.2005 № 2-15

ИНСТРУКЦИЯ
о ведении делопроизводства по обращениям граждан
в Могилевском областном исполнительном комитете

     1.  Инструкция о ведении делопроизводства по обращениям граждан
в Могилевском областном исполнительном комитете (далее - Инструкция)
разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от  6  июня
1996  года  «Об  обращениях  граждан» (Ведамасці  Вярхоўнага  Савета
Рэспублікі  Беларусь,  1996 г., № 21, ст. 376;  Национальный  реестр
правовых  актов  Республики Беларусь, 2004  г.,  №  189,  2/1089)  и
Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям  граждан
в   государственных   органах,   иных   организациях,   утвержденным
постановлением  Совета  Министров  Республики  Беларусь  от  26  мая
2005  г.  №  544  (Национальный  реестр  правовых  актов  Республики
Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16014).
     Действие  настоящей Инструкции не распространяется  на  ведение
делопроизводства  по обращениям граждан, рассматриваемым  в  порядке
конституционного,    уголовного,    гражданского,     хозяйственного
судопроизводства,   производства  по   делам   об   административных
правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными
актами  Республики  Беларусь установлен иной порядок  направления  и
рассмотрения    в   государственных   органах,   иных   организациях
(должностными лицами).   
         -----------------------------------------------------------
            Пункт   1   -   с   изменениями,   внесенными   решением
         Могилевского областного исполнительного комитета от 30 июня
         2005 г. № 14-45
     
            1.  Инструкция о ведении  делопроизводства по обращениям
         граждан  в  Могилевском областном  исполнительном  комитете
         разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от
         6 июня  1996  года  «Об   обращениях   граждан»  (Ведамасці
         Вярхоўнага  Савета  Рэспублікі  Беларусь,  1996 г.,   № 21,
         ст. 376; Национальный   реестр  правовых  актов  Республики
         Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089) и  Положением  о  порядке
         ведения    делопроизводства    по    обращениям    граждан,
         утвержденным  постановлением  Кабинета Министров Республики
         Беларусь  от  1  октября  1996 г.  № 643  (Собрание  указов
         Президента и постановлений Кабинета  Министров   Республики
         Беларусь, 1996 г., № 27, ст. 724).
         -----------------------------------------------------------

     2.  Делопроизводство по обращениям граждан (далее -  обращения)
в   Могилевском   областном   исполнительном   комитете   (далее   -
облисполком),  его  структурных подразделениях ведется  отдельно  от
других     видов    делопроизводства.    Непосредственное    ведение
делопроизводства по обращениям граждан в облисполкоме возлагается на
структурное  подразделение  по  работе  с  обращениями  граждан,   в
комитетах,  управлениях,  отделах облисполкома  -  на  специалистов,
ответственных за работу с обращениями граждан, о чем издается приказ
руководителя.
     Руководитель структурного подразделения облисполкома по  работе
с    обращениями   граждан,   а   также   руководители   структурных
подразделений  облисполкома  несут персональную  ответственность  за
состояние   делопроизводства   по  обращениям   граждан,   постоянно
контролируют  порядок ведения делопроизводства,  а  также  принимают
меры по совершенствованию этой работы.
     3.  Обращения, поступившие в облисполком, в день их поступления
регистрируются  структурным подразделением по работе  с  обращениями
граждан  и  передаются  на рассмотрение соответствующих  должностных
лиц.   Резолюции   по   конкретному  обращению   готовят   советники
председателя облисполкома, его заместителей при участии специалистов
структурного подразделения по работе с обращениями граждан.  Решение
о  порядке рассмотрения обращения должно быть принято не позднее чем
через два рабочих дня после передачи его на доклад руководству.
     На  обращении не должно быть более одной резолюции. Последующие
резолюции   других   должностных  лиц  допускаются,   если   в   них
конкретизируется  порядок  исполнения.  После  принятия  решения   о
порядке    рассмотрения    обращения    структурное    подразделение
облисполкома  по  работе с обращениями граждан сообщает  гражданину,
какому   органу   (должностному  лицу)  поручено   рассмотреть   его
обращение.   
         -----------------------------------------------------------
            Часть  вторая  пункта  3  -  с  изменениями,  внесенными
         решением  Могилевского областного исполнительного  комитета
         от 30 июня 2005 г. № 14-45
     
            На   обращении  не  должно быть более  одной  резолюции.
         Последующие резолюции других должностных  лиц  допускаются,
         если в них конкретизируется порядок исполнения.
         -----------------------------------------------------------

     Решения   о  порядке  рассмотрения  обращений,  поступивших   в
структурные подразделения облисполкома, принимают их руководители.
     4.  Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного  месяца
со  дня  его  регистрации, а обращение, не требующее дополнительного
изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней, если иной срок не
установлен   законодательными  актами   Республики   Беларусь.   При
необходимости   проведения   специальной   проверки,    истребования
дополнительной  информации,  направления  запросов   в   иностранные
государства   и   (или)   международные   организации   председатель
облисполкома, его заместители, управляющий делами облисполкома могут
продлить  срок их рассмотрения в пределах, установленных статьей  10
Закона  Республики  Беларусь «Об обращениях граждан».  Об  изменении
сроков рассмотрения обращения сообщается гражданину.   
         -----------------------------------------------------------
            Часть  первая  пункта  4  -  с  изменениями,  внесенными
         решением  Могилевского областного исполнительного  комитета
         от 30 июня 2005 г. № 14-45
     
            4.  Обращение должно быть рассмотрено не позднее  одного
         месяца со дня  его регистрации, а обращение,  не  требующее
         дополнительного   изучения   и   проверки,  -  не   позднее
         пятнадцати   дней,    если   иной   срок   не    установлен
         законодательными  актами Республики Беларусь.
         -----------------------------------------------------------

     Срок  рассмотрения  обращений, поступивших в  облисполком,  его
структурные подразделения, горрайисполкомы от вышестоящих органов  и
находящихся  у  них  на контроле, исчисляется с даты  поручения  или
сопроводительного письма органа, направившего обращение.
     Обращения,  не соответствующие требованиям законодательства  об
обращениях   граждан,  могут  быть  оставлены  без   рассмотрения  с
сообщением  гражданину  в  пятидневный срок  о  причинах  оставления
обращения без рассмотрения.
     Обращения  по вопросам, решение которых не входит в компетенцию
облисполкома,  а  в  случаях, когда в письменных обращениях  граждан
одновременно   содержатся   вопросы,   относящиеся   к   компетенции
нескольких  государственных органов, иных  организаций  (должностных
лиц),  копии  данных  обращений  в  5-дневный  срок  направляются  в
соответствующие    государственные    органы,    иные    организации
(должностным лицам) с уведомлением об этом граждан либо в 15-дневный
срок  гражданам дается ответ с разъяснением, в какой государственный
орган,  иную организацию (к какому должностному лицу) им  необходимо
обратиться.   
         -----------------------------------------------------------
            Часть   четвертая   пункта  4  -  в   редакции   решения
         Могилевского областного исполнительного комитета от 30 июня
         2005 г. № 14-45
     
            Обращения  по  вопросам,  решение которых  не  входит  в
         компетенцию облисполкома, в пятидневный срок направляются в
         соответствующие  государственные  органы,   организации   с
         сообщением  об  этом обратившемуся гражданину  либо по сути
         обращения  гражданину в пятнадцатидневный срок дается ответ
         с    разъяснением,   содержащим    информацию,   в    какой
         государственный орган,  организацию  (к какому должностному
         лицу) ему необходимо обратиться.
         -----------------------------------------------------------

     Отказ  в  рассмотрении жалобы, поступившей  в  облисполком,  по
истечении трех лет со дня нарушения прав, свобод, законных интересов
граждан или со дня, когда им стало известно об их нарушении,  должен
быть  письменно  мотивирован и направлен  гражданину  в  пятидневный
срок.
     5.  Регистрация  обращений в облисполкоме осуществляется  путем
занесения данных в электронную регистрационно-контрольную карточку с
последующей корректировкой введенной информации и отметками  о  ходе
рассмотрения  обращения.  В структурных подразделениях  облисполкома
регистрация обращений граждан осуществляется с использованием  одной
из  следующих  форм: автоматизированной (электронной), карточной  (в
регистрационно-контрольных   карточках),   журнальной   с   графами,
аналогичными реквизитам регистрационно-контрольной карточки.   
         -----------------------------------------------------------
            Часть  первая  пункта  5  -  с  изменениями,  внесенными
         решением  Могилевского областного исполнительного  комитета
         от 30 июня 2005 г. № 14-45
     
            5.  Регистрация  обращений в облисполкоме осуществляется
         путем  занесения  данных   в  электронную   регистрационно-
         контрольную карточку с последующей корректировкой введенной
         информации и отметками о ходе рассмотрения обращения.
         -----------------------------------------------------------

     В  правом  нижнем углу первой страницы обращения или на  другом
свободном  от  текста месте первой страницы ставится регистрационный
штамп,  в  котором  указываются дата регистрации  и  регистрационный
индекс (входящий номер).
     Каждому   обращению   присваивается   регистрационный   индекс,
состоящий  из  порядкового номера и начальных букв  фамилии  автора,
коллективных и анонимных обращений - соответственно из букв «Кол»  и
«Ан»,   иностранцев   -   «Ин»,  проставляемых   после   порядкового
регистрационного номера.
     Конверты  от  поступивших обращений сохраняются в тех  случаях,
когда  только  по ним можно установить адрес отправителя  или  когда
дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления  и
получения обращения.
     При   поступлении  обращений  от  вышестоящих  органов  и  иных
организаций   в   электронную  регистрационно-контрольную   карточку
вносятся  реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат,
номер и дата сопроводительного письма).
     Регистрационно-контрольные карточки заполняются не менее чем  в
двух  экземплярах (в зависимости от количества исполнителей). Первый
экземпляр  вместе  с  обращением передается  исполнителю,  второй  -
помещается в контрольную картотеку.
     Картотеки   могут   формироваться   по   алфавитному   или   по
административно-территориальному  принципу,  а  также  по   тематике
вопросов,  затронутых в обращениях, при необходимости по алфавитному
указателю фамилий граждан, от которых поступили обращения.
     Всей  переписке  по  обращениям граждан присваивается  входящий
регистрационный индекс обращения.
     6.   При   поступлении  повторных  обращений  им  присваивается
регистрационный   индекс  первого  обращения  и   делается   отметка
«повторно»,   а   при  регистрации  указываются   даты   поступлений
предыдущих   обращений.   При   рассмотрении   повторных   обращений
анализируются    все   предшествующие   документы,    связанные    с
рассмотрением  обращения, за период не более  двух  лет  со  времени
поступления первого обращения.
     Обращения  одного и того же лица по одному и тому  же  вопросу,
направленные  различным адресатам и поступившие для  рассмотрения  в
облисполком,   учитываются  под  регистрационным  индексом   первого
обращения  с  добавлением  дополнительного порядкового  номера.  Они
передаются исполнителю, рассматривающему первое обращение.
     При  личном  приеме  граждан их устные и  письменные  обращения
подлежат регистрации в установленном порядке.
     7.  Контроль за своевременным рассмотрением обращений  граждан,
принятым  по  ним  решениям в облисполкоме осуществляет  структурное
подразделение  по  работе  с  обращениями  граждан,   в   комитетах,
управлениях,   отделах  облисполкома  -  работники,   осуществляющие
ведение делопроизводства по обращениям граждан.
     Обращения, поступившие на рассмотрение от вышестоящих  органов,
требующих  сообщения результатов рассмотрения обращения, берутся  на
особый  контроль.  В  этих  случаях на  обращении  делается  отметка
«контроль».
     Обращения,  на которые даются промежуточные ответы, с  контроля
не  снимаются. Контроль завершается только после полного  разрешения
обращения, если все поставленные в нем вопросы рассмотрены,  по  ним
приняты  необходимые меры и дан письменный ответ. Должностные  лица,
рассматривающие   обращения,   обязаны   обеспечить   контроль    за
исполнением решений, принятых по обращениям.
     Решение  о снятии с контроля обращений в облисполкоме принимают
руководитель   облисполкома,   его   заместители,   а    в    случае
положительного  решения поставленного в обращении вопроса,  а  также
когда   заявителю   даны  исчерпывающие  разъяснения   существующего
законодательства    -   руководитель   структурного    подразделения
облисполкома по работе с обращениями граждан.
     Решение   о   снятии  с  контроля  обращения,  поступившего   в
структурные подразделения облисполкома, принимает его руководитель.
     На   каждом  обращении  после  окончательного  решения  и   его
исполнения  должны  быть надпись «В дело»,  дата  и  личная  подпись
должностного лица, принявшего это решение.
     8.   Ответы  заявителям  дают  председатель  облисполкома,  его
заместители,  управляющий делами или уполномоченные ими  должностные
лица  с  указанием принятых по обращению мер или доводов  отклонения
обращения, разъяснением порядка обжалования принятых решений.
     В  ответах,  направленных  в  порядке  контроля  в  вышестоящие
органы,  необходимо  указывать, что заявителю  дан  ответ,  а  также
фамилию исполнителя и его номер телефона.
     Разъяснения,   данные  заявителю  во  время   личного   приема,
фиксируются в регистрационно-контрольной карточке.
     9.  Исполнители должны возвратить обращения после их разрешения
со  всеми  относящимися к ним материалами (в том числе и  с  копиями
промежуточных  ответов) должностному лицу структурного подразделения
облисполкома  по  работе  с  обращениями  граждан.  Формирование   и
хранение дел у исполнителей не допускаются.
     Обращения,   направленные   для  рассмотрения   в   структурные
подразделения  облисполкома,  горрайисполкомы,  другие  органы,   по
которым  не  требуется  информация, остаются  у  них  на  постоянном
хранении.
     Информация  о  дате  исполнения обращения, а  также  отметка  о
характере  принятого  решения  заносится  ответственным  за  ведение
делопроизводства  по обращениям граждан в регистрационно-контрольную
карточку,  которая  изымается из контрольной картотеки  и  со  всеми
отметками помещается в справочную картотеку.
     10.  Обращения  и  документы, связанные с  их  рассмотрением  и
разрешением,  в том числе по личному приему граждан,  формируются  в
дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел в облисполкоме,
его структурных подразделениях.
     Документы в этих делах располагаются в хронологическом  порядке
их  исполнения. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению
и   разрешению   составляют   в  деле   самостоятельную   группу   и
располагаются   в  хронологической  последовательности,   причем   в
переписке  документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом.
В случае получения повторного обращения или появления дополнительных
документов они подшиваются к первой группе документов.   
         -----------------------------------------------------------
            Часть  вторая  пункта  10  - с  изменениями,  внесенными
         решением  Могилевского областного исполнительного  комитета
         от 30 июня 2005 г. № 14-45
     
            Документы  в  этих делах располагаются в хронологическом
         порядке их поступления и исполнения. Каждое обращение и все
         документы  по  его  рассмотрению и разрешению составляют  в
         деле    самостоятельную    группу    и    располагаются   в
         хронологической   последовательности,  причем  в  переписке
         документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. В
         случае    получения   повторного  обращения  или  появления
         дополнительных  документов они подшиваются к первой  группе
         документов.
         -----------------------------------------------------------

     Срок  хранения  обращений,  документов  по  их  рассмотрению  и
разрешению составляет 5 лет (в случае неоднократного обращения  -  5
лет  с  даты последнего рассмотрения). При необходимости может  быть
принято  решение  об  увеличении срока  хранения  или  о  постоянном
хранении соответствующих обращений.
     11.   Дела,   подлежащие  постоянному  и  временному  хранению,
передаются  в  архив через год после завершения делопроизводства  по
ним.
     По  истечении сроков хранения документы по обращениям  подлежат
уничтожению в установленном порядке.
     12.  Обращения  и  содержащиеся  в  них  критические  замечания
систематически анализируются и обобщаются структурным подразделением
облисполкома  по работе с обращениями граждан с целью своевременного
выявления  и  устранения  причин,  порождающих  нарушения   прав   и
охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения,
а также совершенствования работы по рассмотрению обращений.
     Результаты  анализа  и  обобщения оформляются  ежеквартально  в
виде  справок, обзоров, информаций. Материалы по результатам  работы
за полугодие и год вносятся на рассмотрение облисполкома.
     Руководители     структурных     подразделений     облисполкома
ежеквартально анализируют работу с обращениями граждан на заседаниях
коллегий,  совещаниях с руководителями подведомственных организаций.
Справки,   информации,  выписки  из  решений  по   данному   вопросу
представляются в структурное подразделение облисполкома по работе  с
обращениями граждан.
     Статистические  отчеты  о  работе с обращениями  в  структурных
подразделениях облисполкома составляются ежеквартально  и  до  10-го
числа  месяца,  следующего за отчетным кварталом,  представляются  в
структурное  подразделение  облисполкома  по  работе  с  обращениями
граждан.   
         -----------------------------------------------------------
            Пункт   12   -   с   изменениями,  внесенными   решением
         Могилевского областного исполнительного комитета от 30 июня
         2005 г. № 14-45
     
            12.   Обращения  и  содержащиеся  в  них    практические
         замечания   систематически  анализируются   и    обобщаются
         структурным   подразделением  облисполкома   по   работе  с
         обращениями граждан  с  целью  своевременного  выявления  и
         устранения  причин, порождающих нарушения прав и охраняемых
         законом интересов граждан, изучения общественного мнения, а
         также совершенствования работы по рассмотрению обращений.
            Результаты   анализа  и  обобщения  оформляются  в  виде
         справок, обзоров, информаций по окончании каждого полугодия
         и года и вносятся на рассмотрение облисполкома.
            Руководители  структурных подразделений облисполкома  не
         реже  двух  раз  в  год анализируют  работу  с  обращениями
         граждан на заседаниях коллегий, совещаниях с руководителями
         подведомственных организаций. Справки, информации,  выписки
         из решений по данному вопросу  представляются в структурное
         подразделение облисполкома по работе с обращениями граждан.
            Статистические   отчеты  о  работе  с   обращениями    в
         структурных   подразделениях   облисполкома    составляются
         ежеквартально  и  до  10-го  числа  месяца,  следующего  за
         отчетным   кварталом,    представляются    в    структурное
         подразделение облисполкома по работе с обращениями граждан.
         -----------------------------------------------------------