Постановление МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
5 ноября 2002 г. № 32
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ БЛАНКОВ
СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ, ВЫПУСКАЕМЫХ МИНИСТЕРСТВОМ ЮСТИЦИИ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
В соответствии с постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 22 декабря 2001 г. № 1846 "О некоторых вопросах
изготовления и использования бланков строгой отчетности"
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., №
2, 5/9648) Министерство юстиции Республики Беларусь постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке использования
бланков строгой отчетности, выпускаемых Министерством юстиции
Республики Беларусь.
2. Инструкцию по учету, хранению и расходованию бланков
свидетельств о регистрации актов гражданского состояния в органах
ЗАГСа Белорусской ССР, утвержденную Министром юстиции Белорусской
ССР 28 февраля 1975 г., не применять.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на управление делами Министерства юстиции Республики Беларусь.
Министр В.Г.ГОЛОВАНОВ
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Министр иностранных дел Постановление
Республики Беларусь Министерства юстиции
М.М.Хвостов Республики Беларусь
05.11.2002 05.11.2002 № 32
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке использования бланков строгой отчетности,
выпускаемых Министерством юстиции Республики Беларусь
1. Положение о порядке использования бланков строгой
отчетности, выпускаемых Министерством юстиции Республики Беларусь
(далее - Положение), устанавливает порядок хранения, учета и
использования Министерством юстиции Республики Беларусь (далее -
Министерство юстиции), управлениями юстиции местных исполнительных и
распорядительных органов (далее - управление юстиции), архивами
органов записи актов гражданского состояния (далее - архивы органов
загса), государственными органами, регистрирующими акты гражданского
состояния, в том числе консульскими учреждениями Республики Беларусь
(далее, если не указано иное, - органы загса), бланков строгой
отчетности, выпускаемых Министерством юстиции.
2. Настоящее Положение разработано на основании постановления
Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 2001 г. № 1846 "О
некоторых вопросах изготовления и использования бланков строгой
отчетности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2002 г., № 2, 5/9648) и с учетом требований Положения о порядке
использования бланков строгой отчетности, утвержденного
постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21
февраля 2002 г. № 21 (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2002 г., № 33, 8/7842).
3. Перечень бланков, относящихся к бланкам строгой отчетности,
выпускаемых Министерством юстиции, утвержден приказом Министра
юстиции Республики Беларусь от 29 апреля 2002 г. № 121 "Об
определении перечня бланков, относящихся к бланкам строгой
отчетности":
свидетельство на право занятия нотариальной деятельностью,
лицензия на право занятия частной нотариальной деятельностью,
лицензия на осуществление деятельности по распространению правовой
информации, лицензия на право оказания юридических услуг выдаются
Министерством юстиции на основании решения соответствующей
комиссии.
Бланки свидетельств о регистрации актов гражданского состояния
(далее - бланки свидетельств) используются органами загса и архивами
органов загса.
4. Все бланки строгой отчетности, используемые Министерством
юстиции, органами загса, архивами органов загса, должны
соответствовать типовым или специализированным формам, утвержденным
Министерством юстиции.
5. Заполнение бланков строгой отчетности производится
рукописным способом либо с использованием технических средств
(пишущих машин, компьютеров).
При заполнении бланков рукописным способом запись производится
разборчивым почерком чернилами или пастой синего либо черного цвета.
В случае применения технических средств краситель или порошок должен
быть черного цвета.
Качество пасты, чернил, красителя, порошка, используемых при
заполнении документов, должно обеспечивать сохранность текста
документов в течение установленного законодательством Республики
Беларусь срока их хранения.
Помарки и подчистки в документах не допускаются.
При заполнении бланков сокращение слов не допускается, за
исключением общепринятых.
6. Получение у изготовителя бланков свидетельств о
государственной регистрации актов гражданского состояния,
выпускаемых Министерством юстиции, для использования в органах загса
на территории Республики Беларусь и архивах органов загса
возлагается на управления юстиции; бланков, используемых в
центральном аппарате Министерства юстиции, возлагается на управление
делами Министерства; для использования в консульских учреждениях
Республики Беларусь возлагается на Министерство иностранных дел
Республики Беларусь.
7. Передача бланков свидетельств от одного управления юстиции
другому, Министерству иностранных дел Республики Беларусь не
допускается без письменного разрешения Министерства юстиции.
Передача бланков свидетельств осуществляется по акту передачи,
который составляется в двух экземплярах в произвольной форме.
После непосредственной передачи бланков свидетельств управление
юстиции, передавшее бланки свидетельств, уведомляет об этом
Министерство юстиции, в частности, с указанием наименований,
количества, серий и номеров переданных бланков свидетельств.
8. Отделы записи актов гражданского состояния местных
исполнительных и распорядительных органов, дома (дворцы) гражданских
обрядов, дома (дворцы) бракосочетаний (далее, если не указано иное,
- отделы загса) получают бланки свидетельств по соответствующим
заявкам в управлениях юстиции.
Консульские учреждения Республики Беларусь получают бланки
свидетельств по соответствующим заявкам в Министерство иностранных
дел Республики Беларусь.
Исполнительные и распорядительные органы в поселках и сельских
населенных пунктах получают бланки свидетельств по соответствующим
заявкам в отделах загса соответствующей
административно-территориальной единицы.
9. Заявки на изготовление бланков строгой отчетности
направляются управлениями юстиции, Министерством иностранных дел
Республики Беларусь в управление делами Министерства юстиции не
позднее 1 марта года, следующего за отчетным. При этом бланки
свидетельств заказываются на год, следующий за текущим.
Заявки должны содержать: наименование бланков, конкретное их
количество, серии и номера. При этом заказ определяется из расчета
необходимости наличия двухгодичного запаса бланков свидетельств в
управлениях юстиции.
10. Поступившие бланки строгой отчетности должны быть
оприходованы материально ответственным лицом.
В случаях расхождения фактического наличия с данными
сопроводительных документов, а также в случае обнаружения дефектных
бланков (отсутствие или повреждение защитной сетки, печатного
текста, отсутствие серий и (или) номеров на бланках, наличие
дублированных номеров и другие) составляется акт проверки наличия
бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 1 к
Положению о порядке использования бланков строгой отчетности,
утвержденному постановлением Министерства финансов Республики
Беларусь от 21 февраля 2002 г. № 21 (далее - акт проверки).
При приеме бланков строгой отчетности каждый бланк проверяется
в отдельности.
В акте проверки отражается количество не оказавшихся в наличии
бланков с указанием их серий и номеров, а также наличие дефектных
бланков. Акт проверки составляется в двух экземплярах.
При проверке бланков строгой отчетности, используемых в
центральном аппарате Министерства юстиции, первый экземпляр акта
проверки вместе с дефектными бланками направляется поставщику для
выяснения причин расхождения и принятия надлежащих мер, второй
остается у Министерства юстиции.
При проверке бланков свидетельств Министерством иностранных дел
Республики Беларусь первый экземпляр акта проверки вместе с
дефектными бланками направляется поставщику, второй остается в
Министерстве иностранных дел Республики Беларусь.
При проверке бланков свидетельств управление юстиции первый
экземпляр акта проверки направляет поставщику, второй остается в
управлении юстиции.
При обнаружении дефектных бланков, недостачи или несоответствия
серий или номеров сопроводительным документам бланков свидетельств
отдел загса составляет акт в двух экземплярах: первый вместе с
дефектными бланками направляется в управление юстиции, второй
остается у отдела загса.
11. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, несгораемых
шкафах или металлических ящиках, а в случаях необходимости - в
специально оборудованных помещениях. При этом должен быть
организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой
отчетности. Доступ к бланкам строгой отчетности имеют лица,
ответственные за их хранение, а также в их присутствии вышестоящие
руководители и должностные лица, имеющие право проверки их
деятельности.
12. Приказом Министра юстиции Республики Беларусь (по
согласованию с главным бухгалтером) утверждается перечень
ответственных лиц, на которых возложено ведение учета и хранение
бланков строгой отчетности, используемых Министерством юстиции.
13. Ответственными за хранение бланков свидетельств являются:
13.1. в Министерстве иностранных дел Республики Беларусь -
должностные лица, на которых возложена ответственность за хранение
бланков приказом Министра иностранных дел Республики Беларусь;
13.2. в управлениях юстиции - должностные лица, на которых
возложена ответственность за хранение бланков распоряжением
начальника управления юстиции;
13.3. в архивах органов загса - заведующие архивами или другие
должностные лица, на которых возложена ответственность за хранение
бланков распоряжением начальника управления юстиции;
13.4. в отделах загса - руководители отделов загса либо другие
должностные лица, на которых возложена ответственность за хранение
бланков распоряжением председателя местного исполнительного и
распорядительного органа (глав администраций в областных центрах и
г. Минске);
13.5. в исполнительных и распорядительных органах в поселках и
сельских населенных пунктах - должностные лица, на которых возложена
эта обязанность распоряжением председателя соответствующего местного
исполнительного и распорядительного органа.
14. На время отсутствия лиц, ответственных за хранение бланков
строгой отчетности (отпуск, командировка, болезнь и т.д.), бланки
должны передаваться по акту лицам, временно исполняющим их
обязанности.
15. Учет бланков строгой отчетности, а также учет их выдачи
ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой
отчетности по форме согласно приложению 2 к Положению о порядке
использования бланков строгой отчетности, утвержденному
постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21
февраля 2002 г. № 21 (далее - приходно-расходная книга), которая
должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и
подписана руководителем и главным бухгалтером юридического лица.
16. Бланки строгой отчетности выдаются в подотчет материально
ответственными лицами по приходно-расходным накладным на бланки
строгой отчетности по форме согласно приложению 3 к Положению о
порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденному
постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21
февраля 2002 г. № 21 (далее - приходно-расходная накладная), с
разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица с
указанием их наименований, количества, серий и номеров.
17. При списании использованных бланков строгой отчетности с
материально ответственных лиц составляется акт на списание
использованных бланков строгой отчетности по форме согласно
приложению 4 к Положению о порядке использования бланков строгой
отчетности, утвержденному постановлением Министерства финансов
Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. № 21 (далее - акт на
списание).
18. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой
отчетности должны обязательно сохраняться с составленным на них
реестром в течение месяца после проведения налоговыми органами
проверки соблюдения налогового законодательства.
В органах загса, архивах органов загса испорченные при
заполнении бланки свидетельств, изношенные, найденные или
аннулированные свидетельства, а также свидетельства, сданные в связи
с внесением в записи актов гражданского состояния изменений,
исправлений и дополнений, один раз в год уничтожаются. Уничтожению
по истечении одного года подлежат также свидетельства о регистрации
актов гражданского состояния, присланные другими органами загса,
архивами органов загса Республики Беларусь, иностранных государств и
не полученные гражданами в течение этого срока.
Исполнительные и распорядительные органы в поселках и сельских
населенных пунктах бланки свидетельств, подлежащие уничтожению,
направляют в отделы загса соответствующей
административно-территориальной единицы.
Для уничтожения бланков строгой отчетности, используемых в
Министерстве юстиции, приказом Министра назначается комиссия с
обязательным включением в ее состав представителей администрации,
бухгалтерии, которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению
бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее
необходимость их уничтожения.
Для уничтожения бланков свидетельств, используемых консульскими
учреждениями Республики Беларусь, приказом руководителя заграничного
учреждения Республики Беларусь назначается комиссия из сотрудников
заграничного учреждения, бухгалтера, которая должна проверить
наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать
заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.
В отделах загса уничтожение бланков свидетельств, а также
свидетельств о регистрации актов гражданского состояния, подлежащих
уничтожению, производится комиссией, созданной для этих целей
приказом (распоряжением) председателя местного исполнительного и
распорядительного органа (глав администраций). В архивах органов
загса уничтожение производится комиссией, созданной для этих целей
приказом (распоряжением) начальника управления юстиции.
В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности
упаковываются, опечатываются (пломбируются), о чем составляется акт
с указанием наименований бланков строгой отчетности, количества,
серий и номеров бланков, подлежащих уничтожению.
Бланки строгой отчетности оставляются на хранение у того же
юридического лица. В трехдневный срок акт на списание представляется
на утверждение руководителю юридического лица. Руководителем
юридического лица акт утверждается в течение пяти дней после его
получения.
Фактическое уничтожение бланков строгой отчетности производится
комиссией после утверждения акта на списание, о чем составляется акт
на уничтожение по произвольной форме, который в трехдневный срок
утверждается руководителем юридического лица.
19. Списание уничтоженных бланков строгой отчетности
производится на основании акта. Бланки строгой отчетности
учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".
Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой
отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой
отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции
(работ, услуг).
20. На каждое материально ответственное лицо, работающее с
бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица ведется
карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой
отчетности по форме согласно приложению 5 к Положению о порядке
использования бланков строгой отчетности, утвержденному
постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21
февраля 2002 г. № 21 (далее - карточка-справка).
21. Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности
в местах их хранения производится ежемесячно.
22. В случаях утраты или хищений бланков строгой отчетности
подотчетное лицо немедленно сообщает об этом руководителю
юридического лица. При этом назначенной комиссией производится
проверка и составляется акт с указанием обстоятельств утраты
(хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности
с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю
юридического лица для принятия соответствующего решения.
Отделы загса, архивы органов загса в случаях утраты или хищения
бланков свидетельств обязаны в день обнаружения утраты или хищения
сообщить об этом в управление юстиции, а также в органы внутренних
дел для принятия мер к розыску утерянных или похищенных бланков.
Управление юстиции в каждом конкретном случае утери или хищения
бланков свидетельств обязано немедленно сообщить об этом в
Министерство юстиции, указав при этом наименования, серии и номера
всех утерянных или похищенных бланков.
Консульские учреждения Республики Беларусь в каждом конкретном
случае утери или хищения бланков свидетельств обязаны
незамедлительно сообщить об этом в Министерство иностранных дел
Республики Беларусь.
23. По каждому случаю утери или хищения бланков свидетельств
управлением юстиции должно быть проведено служебное расследование с
целью установления лиц, виновных в утрате бланков, а также приняты
все необходимые меры к обеспечению сохранности бланков.
По каждому случаю утери или хищения бланков свидетельств
консульским учреждением Республики Беларусь должно быть проведено
служебное расследование с целью установления лиц, виновных в утрате
бланков, а также приняты все необходимые меры к обеспечению
сохранности бланков.
В необходимых случаях в отношении лиц, виновных в утрате
бланков свидетельств, материалы должны быть переданы в органы
внутренних дел.
24. При проверках отделов загса, архивов органов загса в
обязательном порядке проверяется состояние учета, хранения и
использования бланков свидетельств о регистрации актов гражданского
состояния.
|
