Постановление СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
10 января 2002 г. № 2
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
ЦЕНТРАЛЬНОГО ДЕПОЗИТАРИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ ПО ГОСУДАРСТВЕННЫМ ЦЕННЫМ БУМАГАМ
И ЦЕННЫМ БУМАГАМ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО
БАНКА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Совет директоров Национального банка Республики Беларусь
постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила работы с электронными
документами Центрального депозитария Национального банка Республики
Беларусь по государственным ценным бумагам и ценным бумагам
Национального банка Республики Беларусь в центральном архиве
электронных документов Национального банка Республики Беларусь.
2. Республиканскому унитарному предприятию "Центр банковских
технологий" и департаменту платежной системы и информатизации в срок
до 1 января 2002 г. обеспечить ввод в промышленную эксплуатацию
автоматизированной системы "Архив электронных документов
Центрального депозитария Национального банка Республики Беларусь".
3. Департаменту платежной системы и информатизации совместно с
департаментом ценных бумаг обеспечить с января 2002 года прием на
хранение в центральный архив электронных документов Национального
банка Республики Беларусь электронных документов Центрального
депозитария Национального банка Республики Беларусь.
Председатель Правления П.П.ПРОКОПОВИЧ
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Совета директоров
Национального банка
Республики Беларусь
10.01.2002 № 2
ПРАВИЛА
работы с электронными документами Центрального депозитария
Национального банка Республики Беларусь по государственным
ценным бумагам и ценным бумагам Национального банка
Республики Беларусь в центральном архиве электронных
документов Национального банка Республики Беларусь
Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Правила работы с электронными документами Центрального
депозитария Национального банка Республики Беларусь по
государственным ценным бумагам и ценным бумагам Национального банка
Республики Беларусь в центральном архиве электронных документов
Национального банка Республики Беларусь (далее - Правила) определяют
порядок проведения экспертизы ценности, хранения, приема, учета,
уничтожения и использования электронных документов и информации,
связанной с электронным документооборотом при осуществлении
переводов ценных бумаг (далее - электронные депозитарные документы)
в центральном архиве электронных документов Национального банка
Республики Беларусь (далее - центральный архив электронных
документов).
2. Правила разработаны на основе Закона Республики Беларусь от
6 октября 1994 г. № 3277-XII "О Национальном архивном фонде и
архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета
Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., № 29, ст.507; 1995 г., № 17, ст.182;
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., №
4, 2/11) и Закона Беларуси от 10 января 2000 г. № 357-З
"Об электронном документе" (Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/132).
3. Центральный архив электронных документов обеспечивает учет,
сохранность, использование и передачу в случае необходимости на
государственное хранение электронных депозитарных документов.
4. Перечень электронных депозитарных документов, а также
информации, связанной с электронным документооборотом при
осуществлении переводов ценных бумаг, подлежащих передаче в
центральный архив электронных документов (далее - перечень
электронных депозитарных документов), составляется уполномоченным
работником Центрального депозитария Национального банка Республики
Беларусь по государственным ценным бумагам и ценным бумагам
Национального банка Республики Беларусь (далее - Центральный
депозитарий) по установленной форме согласно приложению 1 к
настоящим Правилам.
При разработке перечня электронных депозитарных документов
необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов органов
государственной власти и управления, учреждений, организаций и
предприятий Республики Беларусь по организации системы управления,
ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным
имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием
сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного
комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6
августа 2001 г. № 38 (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2001 г., № 86, 8/6616) (далее - Перечень типовых
документов), и номенклатурой дел Центрального депозитария на текущий
год.
Перечень электронных депозитарных документов согласовывается с
центральной экспертной комиссией Национального банка и утверждается
заместителем Председателя Правления Национального банка,
направляющим деятельность департамента ценных бумаг. При внесении
изменений в номенклатуру дел перечень электронных депозитарных
документов обновляется и переутверждается.
Глава 2
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕПОЗИТАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ
5. В целях обеспечения сохранности электронных депозитарных
документов, имеющих научную, практическую или иную ценность, отбора
их в случае необходимости на государственное хранение, а также
определения электронных депозитарных документов, утративших научное,
практическое или иное значение и подлежащих уничтожению, в
центральном архиве электронных документов проводится экспертиза
ценности электронных депозитарных документов.
Экспертиза ценности электронных депозитарных документов
проводится ежегодно центральной экспертной комиссией Национального
банка совместно с представителями центрального архива электронных
документов по истечении установленного срока хранения электронных
документов.
6. При проведении экспертизы ценности электронных депозитарных
документов используется Перечень типовых документов.
7. По результатам проведения экспертизы ценности электронных
депозитарных документов документы постоянного срока хранения
включаются в перечень электронных документов центрального архива
электронных документов, подлежащих передаче на государственное
хранение, а документы с истекшими сроками хранения - в акт об
уничтожении электронных документов, утративших научную, практическую
или иную ценность.
Глава 3
СОХРАННОСТЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕПОЗИТАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ
8. Центральный депозитарий обеспечивает хранение электронных
депозитарных документов в течение финансового года до передачи их в
центральный архив электронных документов.
Центральный архив электронных документов обеспечивает хранение
электронных депозитарных документов в течение сроков, установленных
Перечнем типовых документов, и передачу их в случае необходимости на
государственное хранение.
9. Комплекс помещений для хранения электронных депозитарных
документов включает хранилище и помещение для специальных работ с
документами (прием документов, специальная обработка и т.д.).
10. Хранение электронных депозитарных документов осуществляется
в хранилище. Хранилище представляет собой помещение с расположенным
в нем специальным техническим устройством, составляющим часть
автоматизированной системы центрального архива электронных
документов и предназначенным для длительного хранения информации,
записанной на машинный носитель.
11. В центральном архиве электронных документов создаются
резервные копии электронных депозитарных документов. Их хранение
осуществляется на машинных носителях отдельно (в другом помещении)
от рабочих экземпляров электронных депозитарных документов.
12. Обработка данных по запросам пользователей должна
осуществляться только с использованием рабочих экземпляров
электронных депозитарных документов.
13. В случаях нарушения целостности данных на машинном носителе
или возникновения сбоев при считывании данных с машинного носителя
для восстановления рабочих экземпляров могут использоваться эталоны
электронных депозитарных документов.
14. Для обеспечения сохранности электронных депозитарных
документов при обновлении информационных и компьютерных технологий в
случае технической модернизации архива, физического износа носителей
или по другим техническим причинам центральный архив электронных
документов должен обеспечить копирование или конвертацию электронных
депозитарных документов на новые устройства хранения.
Глава 4
ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕПОЗИТАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ОБЕСПЕЧЕНИЕ
ИХ УЧЕТА
15. Передача электронных депозитарных документов из системы
междепозитарных переводов на хранение в центральный архив
электронных документов осуществляется с использованием
программно-технических средств автоматизированной системы
центрального архива электронных документов при непосредственном
участии персонала Центрального депозитария и центрального архива
электронных документов в текущем году по окончании отчетного года.
Выполнение работ по систематизации и подготовке к передаче
электронных депозитарных документов в центральный архив электронных
документов, а также ответственность за целостность и достоверность
электронных депозитарных документов, полноту передаваемой в
центральный архив электронных документов информации, соответствие
перечню электронных депозитарных документов возлагается на
Центральный депозитарий.
16. Учетной единицей (единицей доступа) в центральном архиве
электронных документов является электронный документ.
17. Основными регистрационно-учетными документами центрального
архива электронных документов являются:
опись принятых на архивное хранение электронных депозитарных
документов;
журнал учета электронных документов, поступивших в центральный
архив электронных документов;
журнал учета машинных носителей.
18. Передача электронных депозитарных документов в
автоматизированную систему центрального архива электронных
документов осуществляется посредством файлов, сформированных
Центральным депозитарием с использованием специальных
программно-технических средств.
19. Передача электронных депозитарных документов в центральный
архив электронных документов осуществляется по описи электронных
депозитарных документов на бумажном носителе уполномоченным
сотрудником Центрального депозитария. Формирование описи
осуществляется автоматически по установленной форме согласно
приложению 2 к настоящим Правилам.
Опись подписывают уполномоченные работники Центрального
депозитария и управления программно-технической инфраструктуры
платежной системы департамента платежной системы и информатизации с
указанием их должности и даты приема-передачи.
Опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается
в Центральном депозитарии, второй передается в центральный архив
электронных документов.
20. Учет электронных депозитарных документов, поступивших на
хранение в центральный архив электронных документов, ведется в
журнале учета электронных документов согласно приложению 3 к
настоящим Правилам.
При уничтожении электронных депозитарных документов в журнале в
графе "Примечание" делают отметку об уничтожении документа со
ссылкой на номер и дату документа, на основании которого был
уничтожен электронный депозитарный документ.
21. Учет машинных носителей в центральном архиве электронных
документов ведется в соответствии с Правилами работы с электронными
документами в центральном архиве межбанковских расчетов
Национального банка Республики Беларусь, утвержденными
постановлением Совета директоров Национального банка Республики
Беларусь от 5 июля 2000 г. № 20.1 (Национальный реестр правовых
актов Республики Беларусь, 2000 г., № 74, 8/3762).
Глава 5
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕПОЗИТАРНЫХ ДОКУМЕНТОВ
22. После проведения экспертизы ценности электронных
депозитарных документов на электронные депозитарные документы с
истекшими сроками хранения составляется акт об уничтожении
электронных документов (далее - акт) согласно приложению 4 к
настоящим Правилам. Акт утверждается заместителем Председателя
Правления Национального банка, курирующим работу департамента
платежной системы и информатизации, и согласовывается с профильным
архивным учреждением государственной архивной службы Республики
Беларусь и с центральной экспертной комиссией Национального банка.
23. Электронные депозитарные документы включаются в акт, если
предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в
котором составлен акт.
24. По истечении установленных сроков хранения все экземпляры
электронных депозитарных документов изымаются из автоматизированной
системы центрального архива электронных документов и становятся
недоступны.
Глава 6
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
25. Центральный архив электронных документов организует
использование электронных депозитарных документов, хранящихся в
архиве.
Обращаться в центральный архив электронных документов с
запросом, в пределах их полномочий, могут структурные подразделения
центрального аппарата, структурные подразделения Национального
банка, органы государственной власти и управления.
26. Основными формами использования электронных депозитарных
документов центрального архива электронных документов являются:
выдача удостоверенных копий электронных депозитарных документов
на бумажном носителе;
представление информации, связанной с электронным
документооборотом при осуществлении переводов ценных бумаг.
27. Для получения удостоверенных копий электронных депозитарных
документов из центрального архива электронных документов
заинтересованная организация направляет официальное письмо-запрос на
имя заместителя Председателя Правления Национального банка,
осуществляющего контроль за деятельностью центрального архива
электронных документов.
Письмо-запрос оформляется на бланке для писем организации -
автора документа и должно содержать все необходимые для данного вида
документов реквизиты. В тексте письма-запроса должны быть указаны:
цель запроса;
название запроса или наименование (обозначение) электронного
документа с указанием его реквизитов.
В экстренных случаях письмо-запрос может быть передано по факсу
в адрес Национального банка с последующей досылкой его по почте.
Ответ на запрос на бумажном носителе выдается только после получения
центральным архивом электронных документов письма-запроса на
бумажном носителе.
Письма-запросы, поступившие в Национальный банк, регистрируются
в управлении организационной работы и передаются на рассмотрение
заместителю Председателя Правления Национального банка,
осуществляющему контроль за деятельностью центрального архива
электронных документов.
В соответствии с резолюцией заместителя Председателя Правления
Национального банка письма-запросы передаются на исполнение в
центральный архив электронных документов. В центральном архиве
электронных документов запросы учитываются в журнале регистрации
входящей корреспонденции.
28. Письма-запросы о выдаче информации из центрального архива
электронных документов, поступившие от республиканских органов
государственного управления, управление организационной работы
предварительно передает на рассмотрение в юридический департамент,
который в течение 3 дней подтверждает или не подтверждает
правомочность данной организации на получение такой информации.
Если организация неправомочна в получении запрошенной
информации, юридический департамент дает автору письма-запроса
аргументированный отрицательный ответ.
29. Исполнение запроса производится в центральном архиве
электронных документов в соответствии с резолюцией заместителя
Председателя Правления Национального банка, как правило, в течение
10 дней со дня поступления.
Центральный архив электронных документов готовит на бланке для
писем сопроводительное письмо автору письма-запроса и изготавливает
копию электронного депозитарного документа на бумажном носителе.
Копия электронного депозитарного документа на бумажном носителе
должна содержать указание на то, что она является копией
соответствующего электронного депозитарного документа.
30. Для подтверждения подлинности и целостности электронных
депозитарных документов, хранящихся в центральном архиве электронных
документов, по просьбе автора запроса центральный архив электронных
документов осуществляет проверку электронной цифровой подписи.
Проверку электронной цифровой подписи электронных депозитарных
документов, хранящихся в центральном архиве электронных документов,
осуществляет республиканское унитарное предприятие "Белорусский
межбанковский расчетный центр".
31. Учет выданных копий электронных депозитарных документов на
бумажном носителе ведется в журнале использования электронных
документов центрального архива электронных документов согласно
приложению 5 к настоящим Правилам.
32. Порядок выдачи информации, связанной с электронным
документооборотом при осуществлении переводов ценных бумаг,
аналогичен порядку выдачи заверенных копий электронных депозитарных
документов. При отсутствии технической возможности в выдаче
информации может быть отказано.
33. Структурные подразделения департамента ценных бумаг
Национального банка с целью оперативного использования в своей
работе электронных депозитарных документов центрального архива
электронных документов могут устанавливать автоматизированные
рабочие места пользователей.
Приложение 1
к Правилам работы с электронными
документами Центрального депозитария
Национального банка Республики Беларусь
по государственным ценным бумагам
и ценным бумагам Национального банка
Республики Беларусь в центральном архиве
электронных документов Национального
банка Республики Беларусь
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Председателя Правления
Национального банка Республики Беларусь
________________ ____________________
(личная подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
Перечень электронных депозитарных документов, а также
информации, связанной с электронным документооборотом при
осуществлении переводов ценных бумаг, подлежащих передаче
в центральный архив электронных документов
-----------------T-------------------T------------------T-----------
Индекс дела по ¦Название раздела, ¦Срок хранения ¦
номенклатуре дел ¦заголовок дела ¦дела и номер ¦Примечание
¦(тома, части) ¦статьи по перечню ¦
-----------------+-------------------+------------------+-----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4
-----------------+-------------------+------------------+-----------
СОГЛАСОВАНО
Протокол центральной
экспертной комиссии
Национального банка
Республики Беларусь
_________ № ______
Приложение 2
к Правилам работы с электронными
документами Центрального депозитария
Национального банка Республики Беларусь
по государственным ценным бумагам
и ценным бумагам Национального банка
Республики Беларусь в центральном архиве
электронных документов Национального
банка Республики Беларусь
ОПИСЬ
электронных депозитарных документов и информации,
передаваемой в центральный архив МБР
Департамент ценных бумаг
ОПИСЬ
_____________ № _____
за __________________
-----T-------T----------T---------------T---------------T-----------
¦ Имя ¦Дата ¦ Объем ¦ Количество ¦Контрольная
№ п/п¦ файла ¦документов¦ информации ¦ документов ¦сумма (CRC)
¦ ¦ ¦ (байт) ¦ (файлов) ¦
-----+-------+----------+---------------+---------------+-----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6
-----+-------+----------+---------------+---------------+-----------
Сдал
____________________ __________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
Принял
____________________ __________________
(должность, подпись) (И.О.Фамилия)
______________
(дата)
Приложение 3
к Правилам работы с электронными
документами Центрального депозитария
Национального банка Республики Беларусь
по государственным ценным бумагам
и ценным бумагам Национального банка
Республики Беларусь в центральном архиве
электронных документов Национального
банка Республики Беларусь
Журнал учета электронных документов
-----T-----------T----------------------------T----------T----------
¦Дата ¦Название, номер и дата ¦Фамилия и ¦
№ п/п¦поступления¦документа, подтверждающего ¦подпись ¦Примечание
¦ ¦поступление ¦принявшего¦
-----+-----------+----------------------------+----------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
-----+-----------+----------------------------+----------+----------
Приложение 4
к Правилам работы с электронными
документами Центрального депозитария
Национального банка Республики Беларусь
по государственным ценным бумагам
и ценным бумагам Национального банка
Республики Беларусь в центральном архиве
электронных документов Национального
банка Республики Беларусь
АКТ
об уничтожении электронных документов
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) Заместитель Председателя Правления
Национального банка Республики Беларусь
АКТ ________________ ____________________
_____________ № ______ (личная подпись) (И.О.Фамилия)
г.Минск ______________
(дата)
О выделении к уничтожению электронных
документов, не подлежащих хранению
Основание: ______________________________ от ___________ № _________
Составлен комиссией:
Председатель _______________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ____________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
____________________________________________________
---T-------------------------T-------------T-----------T----------------------
¦Заголовок и обозначение ¦Дата (крайние¦Количество ¦Срок хранения
№ ¦электронного документа ¦даты) ¦электронных¦электронных документов
п/п¦(файла, комплекса файлов)¦электронных ¦документов ¦и номера статей по
¦или группы электронных ¦документов ¦(файлов) ¦перечню
¦документов ¦ ¦ ¦
---+-------------------------+-------------+-----------+----------------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
---+-------------------------+-------------+-----------+----------------------
Всего __________________________________________ документов (файлов)
(цифрами и прописью)
Составлен в _____ экземплярах:
1-й экземпляр - направлен в _______
2-й экземпляр - в дело № __________
Председатель комиссии _______________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
Члены комиссии: ____________________ _________________
(подпись) (И.О.Фамилия)
____________________ _________________
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол центральной Протокол экспертно-
экспертной комиссии проверочной комиссии
Национального банка архивного учреждения
Республики Беларусь ______________ № ______
_________ № ______ Председатель ЭПК __________________
(подпись)
Приложение 5
к Правилам работы с электронными
документами Центрального депозитария
Национального банка Республики Беларусь
по государственным ценным бумагам
и ценным бумагам Национального банка
Республики Беларусь в центральном архиве
электронных документов Национального
банка Республики Беларусь
Журнал использования электронных документов
центрального архива электронных документов
-------------T--------------T-----------T----------------T----------
Дата и индекс¦ Куда и кому ¦ Краткое ¦Количество ¦
ответа ¦ направлен ¦содержание ¦экземпляров и ¦Примечание
¦ ¦ ¦листов документа¦
-------------+--------------+-----------+----------------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
-------------+--------------+-----------+----------------+----------
|
