ИНСТРУКЦИЯ ОБ УЧЕТЕ, СОДЕРЖАНИИ ПОЧТОВЫХ ЯЩИКОВ И КОНТРОЛЕ
ЗА СВОЕВРЕМЕННОЙ ВЫЕМКОЙ ИЗ НИХ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Утверждено: заместитель Министра связи и информатики Республики
Беларусь М.П.Молочко 29.03.1996
1. Развитие сети почтовых ящиков, соблюдение нормативов,
правильное их размещение, учет, содержание в культурном виде и
исправном состоянии, а также контроль за своевременной выемкой из
них корреспонденции возлагаются на центральное предприятие почтовой
связи (почтамт, узел почтовой связи).
Ответственность за содержание в исправности и культурное
состояние почтовых ящиков полностью возлагается на узел почтовой
связи, почтамт, на которых для этой цели создаются специальные
группы работников.
2. Учет почтовых ящиков, находящихся в эксплуатации, в целом по
городу (району) осуществляют почтамты или узлы связи в специальном
журнале (приложение 1).
На каждом почтовом ящике указывается присвоенный ему номер,
сколько раз в день вынимается корреспонденция и время выемки (начало
первой и последней выемки). На почтовых ящиках в сельской местности,
кроме номера, указывается почтовый индекс, час выемки, количество
выемок в неделю, а также день, когда выемка не осуществляется
(например, выемка писем производится в 14 часов, 6 раз в неделю,
кроме воскресенья).
3. Нумерация почтовых ящиков для иногородней и местной
корреспонденции ведется общая в целом по городу (району).
4. Обнаруженные в находящихся в эксплуатации почтовых ящиках
неисправности записываются в журнал учета повреждений (приложение
2).
5. Повреждения устраняются в день их обнаружения и не позже
следующего дня. В случае невозможности устранения неисправностей на
месте почтовый ящик снимается и заменяется исправным за тем же
номером. Снятый для замены ящик тщательно осматривается.
Обнаруженная в нем корреспонденция немедленно передается на
обработку и отправку.
6. В городах, где установлены почтовые ящики для иногородней и
местной корреспонденции с механической выемкой, контроль
осуществляется в следующем порядке:
а) на каждый маршрут и объезд составляется расписание выемки
писем из почтовых ящиков. Почтовые ящики для местной корреспонденции
в расписании выделяются;
б) на каждый маршрут ведется рабочая ведомость по контролю за
выемкой корреспонденции (приложение 3). К ведомости прилагаются две
карточки с контрольными оттисками пуансонов: одна на почтовые ящики
для иногородней, а другая - для местной корреспонденции;
в) в городах и райцентрах, перед выездом на маршрут по выемке
корреспонденции, контролирующее лицо выдает работнику рамки с
сумками и контрольные карточки. На контрольных карточках
проставляются: номер маршрута, дата и время выезда на маршрут,
оттиск календарного штемпеля. Карточка подписывается контролирующим
лицом;
г) по окончании объезда по маршруту корреспонденция сдается на
обработку, а рамки с сумками и контрольные карточки передаются
контролирующему лицу;
д) контролирующее лицо сверяет оттиски пуансонов на контрольных
карточках с контрольными оттисками на карточках, хранящихся при
рабочей ведомости. Результаты сверки записываются в специальную
ведомость (приложение 4), а контрольные карточки связываются
помаршрутно и по каждой выемке в пачки, которые хранятся в течение
трех месяцев, после чего уничтожаются;
е) по выявленным случаям пропуска почтовых ящиков и невыемки из
них корреспонденции немедленно принимаются меры. Причины невыемки
выясняются, одновременно принимаются меры к виновным и
предупреждению таких случаев.
7. Контрольные карточки изготовляются из картона марки "В"
толщиной 0,9 мм по ГОСТ 7950-56 и размером не менее 128х39 мм.
Оттиски пуансонов на контрольных карточках должны быть четкими и
располагаться отдельно друг от друга в линию по горизонтали.
8. Помимо ежедневного контроля за выемкой корреспонденции из
почтовых ящиков посредством контрольных карточек с получением
оттисков пуансонов осуществляется проверка своевременности выемки
путем опускания в почтовые ящики контрольных писем. Такая проверка
проводится не реже двух раз в месяц с охватом не менее 10% почтовых
ящиков на каждом маршруте.
В целях усиления контроля может периодически производиться
замена нескольких (1 и более) пуансонов в почтовых ящиках на каждом
маршруте. При замене пуансонов в контрольных карточках и в рабочей
ведомости делаются соответствующие отметки.
9. Результаты проверки своевременности выемки корреспонденции
путем отправки контрольных писем и замены пуансонов отражаются в
ведомости учета прохождения контрольных писем (приложение 5).
10. Рабочая ведомость по контролю за выемкой корреспонденции из
почтовых ящиков (приложение 3), карточки с контрольными оттисками
пуансонов и ведомости учета прохождения контрольных писем
(приложение 5) хранятся в обеспеченном порядке у контролирующего
лица.
11. Ключевые почтовые ящики, установленные в населенных пунктах
сельской местности, контролируются в предприятиях связи в следующем
порядке:
а) каждый почтовый ящик, установленный в населенном пункте, где
находится предприятие связи, проверяется не менее двух раз в месяц,
а за пределами этого пункта в зоне, обслуживаемой предприятием
связи, - один-два раза в месяц путем опускания в почтовые ящики
писем с вложенными в них контрольными карточками. Такие письма
адресуются на имя начальника предприятия связи, осуществляющего
контроль;
б) контрольные карточки изготовляются на месте из твердой
бумаги или картона размером, установленным для стандартных почтовых
карточек, имеют порядковую нумерацию и графы: дата отправки (число,
месяц, год), время отправки (часы и минуты), дата получения в
предприятии связи (число, месяц, год), время получения (часы и
минуты) и графу для отметок о результатах контроля.
Номер контрольной карточки должен соответствовать номеру
почтового ящика. Каждая контрольная карточка служит не менее как для
8 проверок. Ниже приводится форма контрольной карточки.
Лицевая сторона
Министерство связи и информатики Республики Беларусь
Контрольная карточка №___
для осуществления контроля за выемкой
корреспонденции из почтовых ящиков
______________________________________
(наименование предприятия связи)
Оборотная сторона
-------------------------T----------------------------------------¬
¦ Отправка ¦ Получение ¦
+------------T-----------+-----------T--------------T-------------+
¦ Дата ¦ Время ¦ Дата ¦ Время ¦Отметки о ¦
¦ (число, ¦ (часы, ¦ (число, ¦(часы, минуты)¦результатах ¦
¦месяц, год) ¦ минуты) ¦месяц, год)¦ ¦контроля ¦
+------------+-----------+-----------+--------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+------------+-----------+-----------+--------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------------+-----------+-----------+--------------+--------------
в) при опускании письма с контрольной карточкой в почтовый ящик
в графе "отправка" контролирующим лицом предприятия связи или по
просьбе последнего другими лицами проставляется дата и время. При
возвращении письма с контрольной карточкой на предприятие связи те
же сведения указываются в графе "получение" и одновременно делается
отметка о результатах контроля.
Отрицательные результаты контроля немедленно проверяются.
Одновременно принимаются меры к предупреждению таких случаев;
г) письма с контрольными карточками опускаются в почтовые ящики
работниками предприятий связи, за исключением лиц, на которых
возложены обязанности выемки корреспонденции из почтовых ящиков. В
ящики, находящиеся за пределами населенного пункта, в котором
находится предприятие связи, контрольные карточки могут опускаться и
лицами, не работающими на предприятии связи, в порядке просьбы
руководителя предприятия связи;
д) контрольные карточки в течение 3 месяцев хранятся в
обеспеченном порядке у начальника (заместителя) узла связи, цеха,
участка или отделения связи, после чего сдаются в архив узла
почтовой связи (почтамта). Эти же лица осуществляют контроль за
соблюдением установленной частоты проверки и полнотой охвата
проверкой почтовых ящиков, находящихся на территории, обслуживаемой
предприятием связи.
Приложение 1
ЖУРНАЛ УЧЕТА
почтовых ящиков _________ почтамта (узла почтовой связи)
-------T---------T----T---------------T--------------T---------T----------¬
¦Номера¦ Адреса ¦Типы¦Каким маршрутом¦ Снятие п/я ¦ Дата ¦Примечание¦
¦ п/я ¦установки¦п/я ¦ или ОС +------T-------+установки¦ ¦
¦ п/п ¦почтовых ¦ ¦ обслуживается ¦ дата ¦причина¦(замены) ¦ ¦
¦ ¦ ящиков ¦ ¦ (номер) ¦ ¦ ¦ п/я ¦ ¦
+------+---------+----+---------------+------+-------+---------+----------+
L------+---------+----+---------------+------+-------+---------+-----------
Заместитель начальника почтамта
(узла почтовой связи) ------------ -------------
(подпись) (И.О.Фамилия)
Примечание. После номера почтового ящика для местной
корреспонденции указывается "КР".
Приложение 2
ЖУРНАЛ УЧЕТА
повреждения почтовых ящиков _____________ почтамта
(узла почтовой связи)
------------T---------T---T---------T-------------T----------T-------------¬
¦ Дата ¦ Кем ¦ № ¦ Адрес ¦ Характер ¦ Дата ¦Кто устранил ¦
¦обнаружения¦заявлена ¦п/я¦установки¦неисправности¦устранения¦неисправность¦
¦неисправ- ¦неисправ-¦ ¦почтового¦ ¦неисправ- ¦ (должность, ¦
¦ности ¦ность ¦ ¦ ящика ¦ ¦ности ¦ фамилия) ¦
+-----------+---------+---+---------+-------------+----------+-------------+
L-----------+---------+---+---------+-------------+----------+--------------
Приложение 3
---------------------------------¬
¦Карман для хранения карточек с ¦
¦контрольными оттисками пуансонов¦
¦по данному маршруту ¦
L---------------------------------
РАБОЧАЯ ВЕДОМОСТЬ
по контролю за выемкой корреспонденции из
почтовых ящиков на маршруте № _____
-------T---------------T------T---------------------------------T----------¬
¦ № п/п¦Адрес установки¦ № п/я¦ Номера пуансонов ¦Примечание¦
¦ ¦почтового ящика¦ +----------------T----------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦для иногородней ¦ для местной ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦корреспонденции ¦ корреспонденции¦ ¦
+------+---------------+------+----------------+----------------+----------+
L------+---------------+------+----------------+----------------+-----------
Контролер
Примечания:
1. После номера почтового ящика для местной корреспонденции
указывается "КР".
2. Контрольная карточка с оттиском пуансонов почтовых ящиков
для местной корреспонденции имеет по диагонали красную полосу.
Приложение 4
ВЕДОМОСТЬ НАРУШЕНИЙ,
выявленных при контроле за выемкой корреспонденции
из почтовых ящиков _________
почтамта (узла) за "__"_______ 199_ г.
----------T-----------------------------------------------------------¬
¦ Номера ¦ Нарушения, выявленные контролем ¦
¦маршрутов+-----------T-----------T-----------T-----------T-----------+
¦ ¦1-й объезд ¦2-й объезд ¦3-й объезд ¦4-й объезд ¦5-й объезд ¦
+---------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+
¦ I ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+
¦ II ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+
¦ III ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+
¦ IV ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+
¦ V ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+
¦ VI ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+-----------+-----------+-----------+-----------+-----------+
¦ и т.д. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+-----------+-----------+-----------+-----------+------------
Приложение 5
ВЕДОМОСТЬ УЧЕТА
прохождения контрольных писем, опущенных в
почтовые ящики ____________ почтамта (узла почтовой связи)
------------T------T---------------T-------------T-------T----------T--------¬
¦ Номера ¦ № п/я¦Адрес установки¦Дата и время ¦Дата и ¦Результаты¦Принятые¦
¦контрольных¦ ¦почтовых ящиков¦ опускания ¦время ¦ проверки ¦ меры ¦
¦ писем ¦ ¦ ¦ писем или ¦выемки ¦ ¦ ¦
¦(пуансонов)¦ ¦ ¦ замены ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ пуансонов ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------+------+---------------+-------------+-------+----------+--------+
L-----------+------+---------------+-------------+-------+----------+---------
|
