Постановление СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
9 января 2001 г. № 3
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РУКОВОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
"АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕЖБАНКОВСКИХ РАСЧЕТОВ. АРХИВЫ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ"
На основании статьи 30 Банковского кодекса Республики Беларусь
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г.,
№ 106, 2/219) Совет директоров Национального банка Республики
Беларусь постановляет:
Утвердить руководящий документ Республики Беларусь
"Автоматизированная система межбанковских расчетов. Архивы
электронных документов. Общие требования" (прилагается).
Председатель Правления П.П.ПРОКОПОВИЧ
РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
--------------------------------------------------------------------
Автоматизированная система межбанковских расчетов
АРХИВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Общие требования
Аўтаматызаваная сiстэма мiжбанкаўскiх разлiкаў
АРХIВЫ ЭЛЕКТРОННЫХ ДАКУМЕНТАЎ
Агульныя патрабаваннi
--------------------------------------------------------------------
РД РБ 07040.1101-2000* Дата введения 2001-07-01
УДК
Ключевые слова: архив, архива комплектование, архив документов
электронных, документ электронный, хранение документов электронных
ОКС 35.240.40
--------------------------------------------------------------------
Предисловие
1. РАЗРАБОТАН Республиканским унитарным предприятием
"Белорусский межбанковский расчетный центр", Республиканским
унитарным предприятием "Центр банковских технологий"
2. ВНЕСЕН Республиканским унитарным предприятием "Белорусский
межбанковский расчетный центр"
3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Совета
директоров Национального банка Республики Беларусь от 9 января 2001
г. № 3
4. ВСТУПАЕТ В СИЛУ с момента включения в Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь
5. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
--------------------------------------------------------------------
Настоящий руководящий документ не может быть тиражирован и
распространен без разрешения Национального банка Республики
Беларусь
___________________________________
*Издан на русском языке.
1. Область применения
Настоящий руководящий документ устанавливает общие требования к
процессу комплектования и ведения архивов электронных документов,
используемых в автоматизированной системе межбанковских расчетов при
осуществлении расчетов между ее участниками.
Настоящий руководящий документ распространяется на архивы
электронных документов банков и небанковских финансовых организаций,
являющихся участниками автоматизированной системы межбанковских
расчетов, и оператора автоматизированной системы межбанковских
расчетов.
Требования настоящего руководящего документа обязательны для
банков и небанковских финансовых организаций, являющихся участниками
автоматизированной системы межбанковских расчетов, и оператора
автоматизированной системы межбанковских расчетов.
2. Нормативные ссылки
В настоящем руководящем документе использованы ссылки на
следующие нормативные документы:
СТБ 982-94 Информационная технология. Термины и определения
ГОСТ 15971-90 Системы обработки информации. Термины и
определения
ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения
ГОСТ 28388-89 Системы обработки информации. Документы на
магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения
3. Определения и сокращения
В настоящем руководящем документе применяются следующие термины
с соответствующими определениями и сокращениями:
Автоматизированная система межбанковских расчетов; АС МБР -
часть Национальной платежной системы, включающая совокупность
процедур и программно-технических комплексов, позволяющих
осуществлять межбанковские расчеты по денежным обязательствам между
банками Республики Беларусь.
Архив - совокупность архивных документов, а также архивное
учреждение или структурное подразделение государственного органа,
предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование,
учет, хранение и использование архивных документов.
Архивная опись; опись - архивный справочник, содержащий
систематизированный перечень единиц хранения, а также
предназначенный для их учета и закрепления систематизации (ГОСТ
16487).
Временное хранение архивных документов - хранение архивных
документов государственными органами, а также предприятиями,
учреждениями и организациями независимо от форм собственности в
создаваемых ими ведомственных или межведомственных архивах в течение
периода, установленного действующими нормативными документами и
нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
Данные - информация, представленная в виде, пригодном для
обработки автоматическими средствами при возможном участии человека
(ГОСТ 15971).
Документ - материальный объект с информацией, закрепленной
созданным человеком способом для ее передачи во времени и
пространстве (ГОСТ 16487).
Единица учета архивных документов - принятая в архивном деле
единица счета количества документов, состоящая из одной или многих
взаимосвязанных единиц хранения (ГОСТ 16487).
Единица хранения архивных документов - наименьшая единица счета
количества документов, представляющая собой совокупность документов
либо физически обособленный документ, имеющие самостоятельное
значение (ГОСТ 16487).
Информационно-поисковая система - информационная система,
обеспечивающая отбор и вывод информации по заданному в запросе
условию.
Информационно-поисковая характеристика - совокупность
реквизитов, позволяющих идентифицировать, учитывать и использовать
документ на стадии архивного хранения.
Информация - сведения о фактах, событиях, явлениях, процессах,
понятия или команды (СТБ 982).
Комплектование архива - систематическое пополнение архива
документами, соответствующими его профилю (ГОСТ 16487).
Контрольный (эталонный) экземпляр электронного документа -
оригинал электронного документа, который служит только для создания
или восстановления рабочего экземпляра электронного документа и не
выдается абонентам.
Копия электронного документа - документ, создаваемый путем
удостоверения в установленном законодательством порядке формы
внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.
Машинный носитель - магнитный диск, магнитная лента, лазерный
диск и иные материальные носители, используемые для записи и
хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники.
Материальный носитель информации - физический объект,
предназначенный для фиксации информации с целью ее дальнейшего
использования (бумага, микрофильм, магнитная лента, магнитный диск и
др.) (СТБ 982).
Обеспечение сохранности документов - обеспечение физической
сохранности документов и их учет (ГОСТ 16487).
Объем документооборота - количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею за определенный период (ГОСТ 16487).
Профиль архива - установленная для данного архива совокупность
содержательных или формальных признаков документов, в соответствии с
которой определяется состав документов, подлежащих хранению в нем
(ГОСТ 16487).
Примечание. Под формальным признаком документа понимается
способ закрепления информации на носителе.
Рабочий экземпляр электронного документа - оригинал
электронного документа, который предназначен для непосредственного
использования, в том числе для изготовления оригиналов и копий,
выдаваемых абонентам.
Регистрация документов - фиксация факта создания либо получения
документов путем присвоения им порядковых номеров и записи
установленных сведений о них (ГОСТ 16487).
Реквизит документа - элемент официального документа (ГОСТ
16487).
Средства электронной цифровой подписи - программные и
технические средства, обеспечивающие выработку и проверку
электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия или
удостоверение о признании сертификата, выданного в Национальной
системе сертификации Республики Беларусь.
Учетно-справочный аппарат к документам архива - совокупность
взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников,
механизированных и автоматизированных информационно-поисковых
систем, созданных на единых методологических и научно-методических
основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов.
Учетный документ архива - документ установленной формы,
фиксирующий прием, выбытие, количество, состав и состояние архивных
документов в единицах учета и предназначенный для контроля за
сохранностью архивных документов и закрепления их организации (ГОСТ
16487).
Файл - идентифицированная совокупность информации на машинном
носителе, поддерживаемая операционной системой, в среде которой
осуществляется создание файла и/или обеспечивается доступ к нему.
Электронная цифровая подпись - набор символов, вырабатываемый
средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой
частью электронного документа.
Электронный документ; ЭД - информация, зафиксированная на
машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным
Законом Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 357-З "Об
электронном документе" (Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 2000 г., № 7, 2/132).
4. Общие требования к архивам электронных документов
4.1. Общие положения
4.1.1. В целях обеспечения сохранности и использования ЭД,
применяемых при осуществлении межбанковских расчетов через АС МБР, а
также другой сопутствующей информации должны вестись архивы ЭД
банков и небанковских финансовых организаций, являющихся участниками
АС МБР (далее - участники), и оператора АС МБР.
4.1.2. В своей работе архивы ЭД участников и оператора АС МБР
(далее - архивы) руководствуются законодательством Республики
Беларусь, действующими нормативными документами и нормативными
правовыми актами Республики Беларусь по архивному делу,
методическими рекомендациями профильного учреждения государственной
архивной службы Республики Беларусь, а также нормативными правовыми
актами Национального банка Республики Беларусь.
4.1.3. Архивы должны осуществлять взаимодействие и обмен
информацией с программно-техническими комплексами АС МБР,
учреждениями и организациями Национального банка Республики
Беларусь, центральным архивом межбанковских расчетов Национального
банка Республики Беларусь (далее - центральный архив МБР), органами
государственной власти и управления, организациями - участниками
межбанковских расчетов.
Центральный архив МБР осуществляет свою деятельность в
соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь и
нормативными правовыми актами Национального банка Республики
Беларусь.
4.1.4. Аудит архивов осуществляет Национальный банк Республики
Беларусь.
4.1.5. При отсутствии у участника возможности создания
собственного архива ЭД допускается передача его ЭД на временное
хранение в государственный архив или центральный архив МБР на
договорной основе. При этом порядок хранения, учета и использования
ЭД, указываемый в соответствующем договоре между государственным
архивом и участником, должен соответствовать требованиям настоящего
руководящего документа.
4.1.6. В случае необходимости допускается хранение в архивах,
кроме ЭД, иных документов, а также программных средств, необходимых
для функционирования участников (оператора АС МБР).
Порядок хранения, учета и использования этих документов и
программных средств определяется участниками (оператором АС МБР).
4.2. Основные задачи и функции архивов электронных документов
4.2.1. Архивы участников должны обеспечивать сохранность, учет
и использование в установленном порядке и в соответствии с
утвержденными нормативными документами и нормативными правовыми
актами Республики Беларусь, регламентирующими деятельность архивов,
документов, содержащих:
- всю необходимую информацию об осуществлении межбанковских
расчетов через АС МБР;
- протоколы событий и действий обслуживающего персонала в
архиве.
Архив оператора АС МБР должен обеспечивать сохранность, учет и
использование в установленном порядке и в соответствии с
утвержденными нормативными документами и нормативными правовыми
актами Республики Беларусь, регламентирующими деятельность архивов,
документов, содержащих:
- информацию, необходимую для оперативного восстановления
работоспособности АС МБР;
- данные по обеспечению безопасности, определенные нормативными
правовыми актами Национального банка Республики Беларусь и
техническими документами оператора АС МБР;
- данные, необходимые для выработки и проверки электронных
цифровых подписей ЭД, используемых в АС МБР;
- данные, необходимые для проверки электронных цифровых
подписей ЭД в течение их сроков хранения в центральном архиве МБР.
Состав ЭД, подлежащих хранению в каждом из архивов, зависит от
профиля конкретного архива.
4.2.2. Для решения этих задач архивы должны выполнять следующие
функции:
- прием ЭД в архив, создание контрольного (эталонного) и
рабочих экземпляров ЭД;
- ведение учета ЭД, принятых на хранение в архив, в учетных
документах архива;
- создание и пополнение учетно-справочного аппарата к
хранящимся в архиве ЭД;
- хранение ЭД в архиве в течение установленных сроков;
- контроль сохранности ЭД в архиве;
- поиск ЭД с помощью учетно-справочного аппарата и их выборка
из архива;
- подготовка и выдача ЭД на машинном носителе или
удостоверенных копий на бумажном носителе;
- подготовка на основании хранящихся в архиве ЭД информации,
необходимой для разрешения споров и разногласий между участниками
межбанковских расчетов;
- ведение учета использования ЭД;
- экспертиза ценности ЭД;
- изъятие ЭД из архива, их уничтожение (утилизация) по
истечении установленных сроков хранения.
4.2.3. Порядок проведения работ по комплектованию и ведению
архивов определяется соответствующими документами, разрабатываемыми
в архивах согласно требованиям настоящего руководящего документа.
4.3. Организация работы архивов электронных документов
4.3.1. Деятельность архивов, порядок проведения работ по
комплектованию и ведению архивов, состав документов, поступающих на
хранение в архивы, регламентируются следующими документами,
разрабатываемыми в архивах:
- положением об архиве;
- должностными инструкциями персоналу архива;
- перечнем ЭД и информации, передаваемых в архив;
- инструкцией по приему ЭД в архив;
- инструкцией по учету ЭД в архиве;
- инструкцией по хранению ЭД в архиве и их уничтожению
(утилизации);
- инструкцией по использованию хранящихся в архиве ЭД.
Указанные документы разрабатываются в соответствии с
действующими нормативными документами и нормативными правовыми
актами Республики Беларусь, нормативными правовыми актами
Национального банка Республики Беларусь согласно требованиям
настоящего руководящего документа.
4.3.2. Положение об архиве определяет назначение, задачи,
функции, права, источники комплектования архива и состав документов,
поступающих на хранение в архив.
Положение об архиве согласовывается с профильным учреждением
государственной архивной службы Республики Беларусь, центральным
архивом МБР и утверждается руководителем организации-участника
(оператора АС МБР).
4.3.3. На имеющиеся в архиве согласно штатному расписанию
должности разрабатываются должностные инструкции, которые определяют
квалификационные требования, необходимый уровень знаний,
обязанности, права и ответственность персонала архива.
Должностные инструкции согласовываются и утверждаются в
порядке, установленном участниками (оператором АС МБР).
Руководитель архива (лицо, ответственное за архив) назначается
приказом руководителя организации-участника (оператора АС МБР).
Права и обязанности руководителя архива (лица, ответственного за
архив) определяются соответствующей должностной инструкцией.
Ознакомление персонала архива с соответствующими должностными
инструкциями должно выполняться под личную подпись каждого
сотрудника архива.
4.3.4. Перечень ЭД и информации, передаваемых в архив,
разрабатывается в зависимости от профиля каждого конкретного архива,
согласовывается с профильным учреждением государственной архивной
службы Республики Беларусь и утверждается руководителем
организации-участника (оператора АС МБР). Копия утвержденного и
согласованного документа представляется в центральный архив МБР.
4.3.5. Инструкция по приему ЭД в архив определяет:
- порядок приема ЭД в архив;
- состав, формы и порядок удостоверения документов, вместе с
которыми ЭД передаются в архив;
- порядок и процедуры контроля достоверности и полноты ЭД,
передаваемых на хранение в архив;
- процедуры, проводимые в случае приема и отказа в приеме ЭД в
архив;
- состав, формы и порядок удостоверения документов с
подтверждением приема или обоснованием отказа в приеме ЭД в архив;
- перечень и порядок выполнения необходимых работ по подготовке
и записи ЭД, принятых на хранение, на машинные носители архива.
Инструкция по приему ЭД в архив утверждается руководителем
организации-участника (оператора АС МБР).
4.3.6. Инструкция по учету ЭД в архиве определяет:
- порядок учета ЭД в архиве;
- состав и формы учетных документов архива;
- состав, процедуры ведения и пополнения учетно-справочного
аппарата к документам архива;
- процедуры регистрации ЭД в учетных документах,
информационно-поисковых системах архива и других документах,
составляющих учетно-справочный аппарат к документам архива.
Инструкция по учету ЭД в архиве утверждается руководителем
организации-участника (оператора АС МБР).
4.3.7. Инструкция по хранению ЭД в архиве и их уничтожению
(утилизации) определяет:
- условия хранения ЭД в архиве, а также порядок и процедуры
контроля этих условий;
- порядок хранения ЭД в архиве;
- перечень работ по обеспечению сохранности ЭД;
- порядок и периодичность проведения экспертизы ценности ЭД;
- форму акта об уничтожении ЭД;
- порядок уничтожения (утилизации) ЭД с истекшими сроками
хранения.
Инструкция по хранению ЭД в архиве и их уничтожению
(утилизации) утверждается руководителем организации-участника
(оператора АС МБР).
4.3.8. Инструкция по использованию хранящихся в архиве ЭД
определяет:
- порядок и виды доступа к ЭД и учетно-справочному аппарату
архива;
- порядок работы с ЭД и учетно-справочным аппаратом архива;
- формы запросов на использование ЭД;
- состав и формы ответов на запросы;
- порядок и сроки исполнения запросов;
- порядок удостоверения и выдачи ответов на запросы, а также
выдачи ЭД на машинном носителе или удостоверенных копий на бумажном
носителе;
- состав и формы документов архива, используемых для учета
использования ЭД.
Инструкция по использованию хранящихся в архиве ЭД утверждается
руководителем организации-участника (оператора АС МБР).
4.3.9. Кроме документов, указанных в 4.3.1, в архивах могут
использоваться и другие необходимые документы, регламентирующие их
деятельность.
Состав документов, регламентирующих деятельность архивов, может
меняться в зависимости от профиля архива, источников комплектования,
сроков хранения ЭД по согласованию с профильным учреждением
государственной архивной службы Республики Беларусь и центральным
архивом МБР.
4.4. Порядок передачи электронных документов в архивы
4.4.1. Отбор ЭД, подлежащих передаче на хранение в архивы,
должен осуществляться на основании утвержденного перечня ЭД и
информации, передаваемых в архивы. При этом совместно с ЭД,
содержащими информацию об осуществлении межбанковских расчетов через
АС МБР, в архивы должны передаваться сопутствующие данные,
характеризующие процессы обработки этих документов в АС МБР.
Состав ЭД и сопутствующих данных, передаваемых в архивы,
зависит от профиля каждого архива.
4.4.2. ЭД временного (до 10 лет включительно) хранения должны
передаваться в архивы согласно описи.
ЭД постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны
передаваться в архивы согласно описи с сопроводительными
документами.
В опись включаются единицы хранения.
Сопроводительные документы должны описывать характеристики ЭД.
4.4.3. В зависимости от объемов документооборота участников
(оператора АС МБР), способов организации передачи ЭД в архивы из АС
МБР, сроков хранения ЭД, а также конкретной реализации архивов в
опись могут включаться отдельные ЭД в сопровождении сопутствующих
данных или группы ЭД.
Как отдельный ЭД, так и группа ЭД могут состоять из файла или
группы файлов.
4.4.4. Сопроводительные документы должны включать:
- информационно-поисковые характеристики ЭД;
- документ, подтверждающий факт передачи ЭД в архив.
4.4.5. Информационно-поисковая характеристика ЭД в общем случае
содержит следующие реквизиты:
- обозначение и/или наименование ЭД (группы ЭД);
- дату создания;
- сведения о создателях;
- сведения об информационной технологии, создающей ЭД (группу
ЭД);
- сведения о технических и программных средствах, необходимых
для воспроизведения ЭД (группы ЭД);
- сведения о файлах ЭД (группы ЭД) (имена, контрольные
характеристики);
- сведения о защите ЭД (группы ЭД).
Конкретный состав реквизитов определяется в инструкции по
приему ЭД в архив, разрабатываемой согласно 4.3, при этом могут быть
введены и/или исключены отдельные реквизиты.
4.4.6. Сопроводительный документ, подтверждающий факт передачи
ЭД в архив, должен содержать номер и наименование соответствующей
описи, сведения об объеме передаваемой информации и сведения о лице,
передающем ЭД в архив.
4.4.7. Кроме документов, указанных в 4.4.4, в состав
сопроводительных документов могут включаться и другие необходимые
документы.
4.4.8. Форма и порядок удостоверения описи, а также состав,
формы и порядок удостоверения сопроводительных документов
определяются в инструкции по приему ЭД в архив, разрабатываемой
согласно 4.3.
4.4.9. При приеме ЭД в архивы должен осуществляться контроль
достоверности и полноты ЭД согласно сопроводительным документам. При
этом производится:
- проверка соответствия ЭД, передаваемых на хранение, описи;
- проверка соответствия объема переданной информации объему,
указанному в сопроводительных документах;
- проверка соответствия фактических характеристик ЭД
характеристикам, указанным в сопроводительных документах.
4.4.10. Порядок и процедуры контроля достоверности и полноты
ЭД, передаваемых на хранение в архив, регламентируются в инструкции
по приему ЭД в архив, разрабатываемой согласно 4.3.
4.4.11. ЭД, не прошедшие контроль, не должны приниматься на
хранение в архивы.
4.4.12. В случае приема или отказа в приеме ЭД в архив
оформляются соответствующие документы с подтверждением приема или
обоснованием отказа в приеме ЭД в архив.
Состав, формы и порядок удостоверения документов с
подтверждением приема или обоснованием отказа в приеме ЭД в архив
определяются в инструкции по приему ЭД в архив, разрабатываемой
согласно 4.3.
4.4.13. ЭД, принятые на хранение в архивы, подготавливаются для
записи и записываются на машинные носители архивов.
Перечень и порядок выполнения необходимых работ по подготовке и
записи ЭД, принятых на хранение, на машинные носители архива
определяются в инструкции по приему ЭД в архив, разрабатываемой
согласно 4.3.
4.5. Учет электронных документов в архивах
4.5.1. ЭД, принятые на хранение в архивы и записанные на
машинные носители архива, должны регистрироваться в учетных
документах архивов в единицах учета.
4.5.2. Единицей учета в архивах является ЭД или группа ЭД.
4.5.3. Основными учетными документами, предназначенными для
регистрации принятых на хранение ЭД и входящими в состав
учетно-справочного аппарата к документам архивов, являются:
- опись переданных на хранение ЭД;
- журнал учета ЭД, переданных на хранение в архивы;
- учетные карточки ЭД либо иные учетные документы, содержащие
реквизиты ЭД;
- журнал учета машинных носителей;
- журнал учета использования ЭД.
4.5.4. Информация, заносимая в учетные документы архива,
формируется на основании информационно-поисковых характеристик ЭД и
других сопроводительных документов.
4.5.5. В случае необходимости допускается совмещение учетных
документов архивов.
4.5.6. Состав и формы учетных документов архива определяются в
инструкции по учету ЭД в архиве, разрабатываемой согласно
требованиям 4.3.
4.5.7. Учетно-справочный аппарат к документам архивов может
включать другие учетные документы и информационно-поисковые системы,
необходимые для обеспечения учета, поиска и использования ЭД в
архиве, а также безопасного и надежного функционирования архива и
управления доступом к ЭД, принятым на хранение в архивы.
4.5.8. Процедуры регистрации ЭД в учетных документах,
информационно-поисковых системах архива и других документах,
составляющих учетно-справочный аппарат к документам архива,
определяются в инструкции по учету ЭД в архиве, разрабатываемой
согласно 4.3.
4.5.9. Процесс комплектования и ведения архивов, в том числе
учетно-справочного аппарата к документам архивов, может
осуществляться как автоматически, так и с использованием средств
автоматизации при непосредственном участии персонала архивов. При
этом может использоваться электронный вид документов, применяемых
при комплектовании и ведении архивов.
4.6. Обеспечение сохранности электронных документов
4.6.1. Архивы должны обеспечивать гарантированное хранение ЭД в
архивах в течение установленных сроков.
4.6.2. Сроки хранения передаваемых в архивы ЭД определяются
нормативными правовыми актами Республики Беларусь, нормативными
документами профильного учреждения государственной архивной службы
Республики Беларусь, а также соответствующими нормативными правовыми
актами Национального банка Республики Беларусь.
4.6.3. В целях обеспечения сохранности ЭД в архивах
используется следующий комплекс мер:
- организация помещений архива и ограничение доступа в них;
- создание и контроль условий хранения ЭД в архиве;
- хранение нескольких экземпляров ЭД в архиве;
- соответствие средств манипулирования с машинными носителями
архивных документов и самих носителей установленным требованиям;
- выполнение профилактического контроля машинных носителей с ЭД
для определения сохранности ЭД на машинных носителях в соответствии
с ГОСТ 28388.
4.6.4. Комплекс помещений для хранения ЭД в архивах должен
включать хранилище, помещение для работы с документами (прием
документов, специальная обработка и т.д.). Структура, количество и
площади помещений определяются общим количеством документов,
характером и объемом работ и перспективами комплектования архива.
Хранение машинных носителей с ЭД должно осуществляться в
хранилище, предназначенном для длительного хранения информации,
записанной на машинный носитель. Машинные носители без записи могут
также храниться в хранилище.
4.6.5. Доступ в хранилище должен осуществляться в порядке,
установленном участниками (оператором АС МБР).
4.6.6. Условия хранения ЭД, создаваемые и поддерживаемые в
архивах, должны обеспечивать длительное хранение машинных носителей
с записанными на них ЭД.
Условия хранения ЭД в архиве, а также порядок и процедуры
контроля этих условий определяются в инструкции по хранению ЭД в
архиве и их уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
4.6.7. Все ЭД, принятые в архивы, должны храниться в нескольких
экземплярах, один из которых является контрольным (эталонным), а
другие - рабочими.
В архивах должно быть предусмотрено раздельное (территориально)
хранение контрольных и рабочих экземпляров ЭД. Раздельное хранение
контрольных и рабочих экземпляров ЭД гарантирует сохранность
архивных документов и их восстановление в случае частичной или
полной потери данных на одном из носителей.
4.6.8. В случае хранения в архивах, кроме ЭД, иных документов и
программных средств, необходимых для функционирования участников или
оператора АС МБР, хранение этих документов и программных средств
должно осуществляться на разных с ЭД машинных носителях.
4.6.9. В целях обеспечения сохранности ЭД работа с ними должна
осуществляться только с использованием рабочих экземпляров ЭД.
Для восстановления рабочих экземпляров ЭД в случаях нарушения
целостности ЭД на машинном носителе или возникновения сбоев при
считывании ЭД с машинного носителя должны использоваться контрольные
экземпляры ЭД.
4.6.10. Средства манипулирования с машинными носителями
архивных документов и сами носители должны отвечать следующим
основным требованиям:
- обеспечивать доступ к носителям для записи или чтения данных
или изъятия носителя;
- обеспечивать блокировку случайной записи данных на носитель,
если последний переведен в режим архивного хранения;
- обеспечивать защиту информации на носителях в аварийных
ситуациях (например, при внезапном отключении питания);
- предоставлять возможность создания копий;
- обеспечивать считывание с носителя требуемого ЭД или группы
ЭД;
- обеспечивать возможность утилизации ЭД, срок хранения которых
истек.
4.6.11. В соответствии с ГОСТ 28388 архивы должны
обеспечивать:
- проведение профилактического контроля сохранности ЭД на
машинных носителях со дня поступления ЭД в архив, используя
механизмы контроля целостности данных и защиты от сбоев и ошибок в
данных;
- контроль за истечением срока хранения машинных носителей и в
связи с этим организацию необходимых работ по сохранению ЭД.
Проведение указанных работ должно фиксироваться в учетных
документах архивов.
4.6.12. Для обеспечения сохранности ЭД при обновлении
информационных и компьютерных технологий в случае модернизации
архивов, физического износа носителей или по другим причинам должны
обеспечиваться копирование или конвертация ЭД на новые устройства
хранения.
4.6.13. Порядок хранения ЭД в архивах, а также необходимые
работы по обеспечению их сохранности регламентируются в инструкции
по хранению ЭД в архиве и их уничтожению (утилизации),
разрабатываемой согласно 4.3.
4.7. Экспертиза ценности и порядок уничтожения
электронных документов
4.7.1. С целью обеспечения сохранности ЭД, имеющих научную,
практическую или иную ценность, в архивах проводится экспертиза
ценности ЭД.
4.7.2. Экспертиза ценности ЭД проводится периодически
экспертной комиссией организаций-участников (оператора АС МБР)
совместно с представителями архивов по истечении установленных
сроков хранения ЭД.
Порядок проведения экспертизы ценности ЭД и периодичность ее
проведения определяются в инструкции по хранению ЭД в архиве и их
уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
4.7.3. После проведения экспертизы ценности ЭД на ЭД с
истекшими сроками хранения составляется акт об их уничтожении, форма
которого определяется в инструкции по хранению ЭД в архиве и их
уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
4.7.4. В случае продления сроков хранения ЭД либо их
уничтожения в учетных документах архива делается соответствующая
отметка.
4.7.5. При уничтожении ЭД из архивов должны изыматься все
экземпляры ЭД.
4.7.6. Машинные носители, пригодные к повторной эксплуатации,
после стирания записанной на них информации могут храниться в
архивах и быть использованы для повторной записи информации.
Машинные носители, не пригодные к использованию, списываются и
уничтожаются в установленном порядке, и в учетных документах архива
делается отметка о списании машинных носителей.
4.7.7. Порядок уничтожения (утилизации) ЭД, хранящихся в
архивах, регламентируется в инструкции по хранению ЭД в архиве и их
уничтожению (утилизации), разрабатываемой согласно 4.3.
4.8. Использование электронных документов
4.8.1. Архивы должны обеспечивать использование ЭД, хранящихся
в архиве.
4.8.2. Основными формами использования ЭД являются:
- поиск ЭД с помощью учетно-справочного аппарата и их выборка
из архива;
- выдача ЭД на машинном носителе или удостоверенных копий на
бумажном носителе;
- подготовка на основании хранящихся в архивах ЭД информации,
необходимой для разрешения споров и разногласий между участниками
межбанковских расчетов.
4.8.3. Доступ к хранящимся в архивах ЭД и учетно-справочному
аппарату архива должен предоставляться в установленном порядке
юридическим и физическим лицам, имеющим право обращения в архив.
Порядок и виды доступа к ЭД и учетно-справочному аппарату
архива определяются в инструкции по использованию хранящихся в
архиве ЭД, разрабатываемой согласно 4.3.
4.8.4. Поиск ЭД в архивах, выдача ЭД на машинном носителе или
удостоверенных копий ЭД на бумажном носителе, а также предоставление
информации, основанной на хранящихся в архивах ЭД, осуществляются по
запросу, содержащему наименование (обозначение) документа с
указанием его реквизитов либо иных поисковых данных.
Формы запросов на использование ЭД определяются в инструкции по
использованию хранящихся в архиве ЭД, разрабатываемой согласно 4.3.
4.8.5. Порядок удостоверения ответов на запросы определяется в
инструкции по использованию хранящихся в архиве ЭД, разрабатываемой
согласно 4.3.
Порядок удостоверения копий ЭД определяется действующими
нормативными правовыми актами Республики Беларусь.
4.8.6. В архивах должен проводиться учет использования ЭД. Все
обращения в архив должны регистрироваться.
4.8.7. Порядок использования хранящихся в архивах ЭД, сроки
исполнения запросов, а также состав и формы документов архива,
используемых для учета использования ЭД, регламентируются в
инструкции по использованию хранящихся в архиве ЭД, разрабатываемой
согласно 4.3.
4.9. Обеспечение безопасности архивов
4.9.1. Для достижения необходимого уровня безопасности архивов
в них должен применяться комплекс взаимосвязанных организационных
мер, программных и технических средств, направленный на обеспечение
целостности, подлинности, конфиденциальности и доступности ЭД,
принятых на хранение в архивы.
4.9.2. В качестве организационных мер по обеспечению
безопасности архивов следует использовать ограничение доступа в
хранилище, который разрешается только персоналу архива и лицам,
имеющим право работы в установленном порядке в хранилище.
4.9.3. Для защиты от угроз, связанных с нарушением целостности
и подлинности ЭД, в архивах должны использоваться следующие меры:
- контроль достоверности и полноты ЭД при их приеме в архивы;
- защита хранящихся в архивах ЭД от возможных непреднамеренных
или злоумышленных искажений.
Контроль достоверности и полноты ЭД при их приеме в архивы
должен осуществляться в соответствии с 4.4.9.
Для исключения возможности непреднамеренного или злоумышленного
искажения ЭД, принятых на хранение в архивы, машинные носители с ЭД
должны эксплуатироваться только в режиме "Чтение". Эксплуатация
машинных носителей в режиме "Запись" допускается при записи принятых
на хранение ЭД на машинные носители, не заполненные до их
максимальной емкости, при изъятии ЭД с истекшими сроками хранения, а
также в случае модернизации архива.
4.9.4. Для обеспечения конфиденциальности ЭД, принятых на
хранение в архивы, используются следующие меры:
- ограничение и контроль доступа к ЭД;
- хранение в случае необходимости ЭД в зашифрованном виде.
Управление доступом к ЭД, принятым на хранение в архивы,
включает в себя организационные меры, программные и технические
средства, предназначенные для разграничения прав доступа к ЭД и
учетно-справочному аппарату архивов и установления регламента работы
с ними в зависимости от прав доступа.
В случае необходимости хранения ЭД в зашифрованном виде
используемые в архивах программно-технические средства шифрования
должны устанавливаться и сопровождаться организациями в порядке,
установленном законодательством Республики Беларусь.
4.9.5. Для обеспечения доступности ЭД, хранящихся в архивах, и
готовности архивов к функционированию в них используются:
- проведение профилактического контроля используемых архивами
оборудования, машинных носителей и помещений;
- резервирование программных и технических средств,
используемых для работы архивов;
- регистрация и анализ событий, связанных с функционированием
архивов, действий обслуживающего персонала в архиве и своевременное
устранение выявленных недостатков.
|
