Постановление МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И
ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
13 июля 2000 г. № 10/7
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ КНИГ
РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ
КНИГ В ОРГАНАХ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, А
ТАКЖЕ О ПЕРЕДАЧЕ ЭТИХ КНИГ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
АРХИВ
На основании постановления Совета Министров Республики Беларусь
от 7 июня 2000 г. № 821 "Об утверждении Положения о порядке
регистрации актов гражданского состояния в Республике Беларусь"
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., №
59, 5/3405) Министерство юстиции Республики Беларусь и
Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь постановляют:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке хранения книг
регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в
органах записи актов гражданского состояния, а также о передаче этих
книг на хранение в государственный архив.
2. Настоящая Инструкция вступает в силу с момента внесения в
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и ее
официального опубликования.
Министр юстиции Председатель Государственного
Республики Беларусь комитета по архивам и
Г.Н.ВОРОНЦОВ делопроизводству
Республики Беларусь
А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Постановление Министерства юстиции
Республики Беларусь и Государственного
комитета по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
13.07.2000 № 10/7
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке хранения книг регистрации актов гражданского
состояния и метрических книг в органах записи актов
гражданского состояния, а также о передаче этих книг на
хранение в государственный архив
Глава 1. Место хранения и учет книг регистрации актов
гражданского состояния и метрических книг до передачи в
государственный архив
1. Записи актов гражданского состояния, поступившие на хранение
в архив органа загса, подбираются и брошюруются в книги.
В книгах сосредоточиваются записи одного вида акта гражданского
состояния по городу, району, а внутри района - по поселкам и
сельсоветам в алфавитном порядке.
В конце книги указывается количество листов, записей актов
гражданского состояния и ставится печать соответствующего органа
загса.
2. Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические
книги пронумеровываются, учитываются в журнале по учету книг
регистрации актов гражданского состояния и метрических книг и
раскладываются в хронологическом порядке отдельно по видам записей
по каждому району, городу, поселку, сельсовету.
3. Первые экземпляры книг регистрации актов гражданского
состояния, составленные на территории данного района (города), а
также метрические книги, составленные до образования органов загса,
хранятся в архиве органа загса соответствующего местного
исполнительного и распорядительного органа.
Вторые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния
и метрические книги, составленные на территории данной области,
хранятся в областном архиве органов загса, а города Минска - в
Минском городском архиве органов загса.
Глава 2. Оборудование архивов органов загса
4. Для обеспечения сохранности книг регистрации актов
гражданского состояния, а также метрических книг и создания
необходимых условий для работы с ними архиву органов загса
предоставляется специальное помещение.
Помещение архива должно быть изолированным от других помещений
и санитарно-технических коммуникаций, сухим и защищенным от
затопления.
Хранилища книг регистрации актов гражданского состояния и
метрических книг отделяются от рабочих комнат архива. На окнах
первого этажа архивохранилища устанавливаются металлические решетки.
Защита документов от света обеспечивается хранением документов
в шкафах, стеллажах закрытого типа, а также в коробках, папках и
переплетах. Необходимо применение на окнах светорассеивающих стекол,
светонепроницаемых или светорассеивающих штор, жалюзи и т.п.
В качестве искусственного освещения разрешается только
электрическое.
Помещения, отведенные под архивохранилища, должны отвечать
действующим противопожарным нормам.
5. Архивохранилища оборудуются металлическими стеллажами.
Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен; если торцы
стеллажей примыкают к стенам, устанавливаются ограничители, не
допускающие укладку книг регистрации актов гражданского состояния
вплотную к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно
быть 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может
достигать 1-1,2 м, остальных проходов - 70-80 см. Для уменьшения
влияния света на архивные книги стеллажи рекомендуется устанавливать
перпендикулярно стенам в простенках между оконными проемами.
Глава 3. Режим хранения книг регистрации актов гражданского
состояния и метрических книг в архивах органов загса
6. В помещении архива устанавливается специальный режим
хранения, т.е. определенные технические и санитарно-гигиенические
условия, обеспечивающие наилучшую сохранность книг регистрации актов
гражданского состояния и метрических книг, а также необходимые
условия работы с ними.
7. В архивохранилищах должны быть установлены оптимальные
температурно-влажностные режимы. В помещениях с регулируемым
климатом температура воздуха должна соответствовать +17-19°С,
влажность - от 50 до 55%, а в помещениях с нерегулируемым климатом
температура воздуха - +14-20°С, влажность - 45-60%.
Для контроля за температурой и влажностью воздуха в
архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры или
психрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к
обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.
8. Для предохранения архивохранилищ от пыли необходимо:
а) обеспечить максимальную герметичность архивохранилищ и
оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;
б) периодически проводить обеспыливание документальных
материалов с помощью пылесосов и практиковать влажную уборку с
применением 1%-ного раствора формалина;
в) при проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивать
марлей, смоченной 50%-ным раствором глицерина и тщательно отжатой.
9. В случае появления в архивохранилищах плесени, насекомых и
грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению и проведению
дезинфекции помещений архивохранилищ.
10. В архивохранилищах запрещаются:
а) курение;
б) применение нагревательных электроприборов;
в) хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов
питания и т.п.).
11. Дверь в архивохранилище в нерабочее время закрывается,
опечатывается или опломбируется. Печать или пломбир хранится у
заведующего архивом органа загса или у сотрудника, ответственного за
архив; архив открывается и закрывается в их присутствии;
обеспечивается охранный режим архива.
12. При отсутствии специального помещения для архива органа
загса соответствующего местного исполнительного и распорядительного
органа книги регистрации актов гражданского состояния и метрические
книги должны храниться в металлических шкафах.
13. Вход в архивохранилище и ознакомление с записями в книгах
регистрации актов гражданского состояния и метрических книгах
посторонним лицам без разрешения заведующего органа загса
соответствующего местного исполнительного и распорядительного
органа, заведующего областным (Минским городским) архивом органа
загса, а с записями в книгах регистрации усыновления (удочерения)
также без разрешения органов опеки и попечительства запрещается.
14. В случае пожара, наводнения или другого стихийного
бедствия, а также при обнаружении злоумышленного проникновения в
архив посторонних лиц составляется с участием представителя
соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел,
технического надзора, государственного архива и др.) соответствующий
акт и принимаются меры к охране материалов.
15. Обеспечение надлежащих условий хранения книг регистрации
актов гражданского состояния и метрических книг в архивах органов
загса местных исполнительных и распорядительных органов возлагается
на соответствующие местные исполнительные и распорядительные органы,
а в областных (Минском городском) архивах органов загса - на
управления юстиции облисполкомов (Минского горисполкома).
Глава 4. Сроки хранения книг регистрации актов
гражданского состояния, метрических книг и порядок
передачи в государственный архив
16. Книги регистрации актов гражданского состояния и
метрические книги хранятся в архивах органов загса в течение 75 лет
со времени их составления.
По истечении 75 лет вторые экземпляры книг из областных
(Минского городского) архивов органов загса, оформленные согласно
установленным правилам постановки документальной части
делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и
предприятий Республики Беларусь, передаются на хранение в
государственный архив. Недостающие или неисправимо поврежденные
экземпляры книг заменяются книгами, изымаемыми из архивов органов
загса местных исполнительных и распорядительных органов.
17. Архивы органов загса сдают в государственный архив книги
регистрации актов гражданского состояния и метрические книги по
описям и оформляют сдачу актом. Описи составляются в трех
экземплярах, а акты - в двух экземплярах.
Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в
государственном архиве; третий экземпляр описи со вторым экземпляром
акта возвращается в архив органа загса.
Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические
книги должны быть доставлены в государственный архив работниками
архива органов загса.
18. После передачи вторых экземпляров книг регистрации актов
гражданского состояния и метрических книг в государственный архив
оставшиеся первые экземпляры указанных книг в архивах органов загса
местных исполнительных и распорядительных органов подлежат
уничтожению. Акт о выделении к уничтожению книг регистрации актов
гражданского состояния и метрических книг согласовывается
соответственно с областным архивом органа загса и утверждается
соответствующим местным исполнительным и распорядительным органом.
Уничтожение книг регистрации актов гражданского состояния и
метрических книг, как правило, осуществляется путем их переработки
на предприятиях вторичного сырья в присутствии представителя
соответствующего архива органа загса.
|
