ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
7 апреля 1998 г. № 206
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА СОЗДАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И НАКОПЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ В ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСАХ ЛОКАЛЬНОЙ
КОМПЬЮТЕРНОЙ СЕТИ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ
В целях повышения эффективности использования вычислительных и
информационных ресурсов локальной компьютерной сети Министерства
образования приказываю:
1. Утвердить Порядок создания, хранения и накопления документов
в информационных ресурсах локальной компьютерной сети Министерства
образования.
2. Сотрудникам аппарата Министерства в процессе работы с
документами в информационном пространстве локальной компьютерной
сети Министерства строго руководствоваться Порядком создания,
хранения и накопления документов в информационных ресурсах локальной
компьютерной сети Министерства образования.
3. Вычислительно-аналитическому центру:
3.1. Организовать до 15 апреля 1998 г. информационные ресурсы
локальной компьютерной сети Министерства в соответствии со
структурой (приложение 1).
3.2. Обеспечить сохранность документов, накопленных в
информационной базе локальной компьютерной сети Министерства, и
оказать методическую помощь сотрудникам Министерства при переходе на
работу с документами в соответствии с Порядком создания, хранения и
накопления документов в информационных ресурсах локальной
компьютерной сети Министерства образования.
3.3. Довести данный приказ до всех сотрудников центрального
аппарата Министерства.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
заместителя Министра Иванова Б.В.
Министр В.И.СТРАЖЕВ
Приложение 1
к приказу Министра образования
Республики Беларусь
07.04.1998 № 206
Структура информационных ресурсов локальной компьютерной
сети Минобразования Республики Беларусь
(типовой элемент)
----------¬
-----+PREZIDNT +-- файлы
¦ L----------
¦ ----------¬
+----+PARLAMNT +-- файлы
¦ L----------
¦ ----------¬
. +----+SOVMIN +--
. ¦ L----------
. ¦ ----------¬ .
----------¬ +----+SNG +-- .
Х ---+ 10DOSHK+--+ L---------- .
L---------- ¦ ----------¬
. +----+VNUTR +--
. ¦ L----------
. ¦ ----------¬
+----+VEDOMSTV +--
¦ L----------
¦ ----------¬
+----+PROCH +-- файлы
¦ L----------
¦ ----------¬
L----+ARCHIVE +-- файлы
L----------
Раздел накопления Папки (каталоги, Папки основных Файлы
документов сетевого подкаталоги), видов документов
информационного структурных корреспондентов
пространства подразделений и и архива
Министерства должностных лиц
Папки основных видов корреспондентов Министерства и архивов:
----------¬
¦PREZIDNT ¦ - Президент Республики Беларусь;
L----------
----------¬
¦PARLAMNT ¦ - Парламент Республики Беларусь;
L----------
----------¬
¦SOVMIN ¦ - Совет Министров Республики Беларусь;
L----------
----------¬
¦SNG ¦ - СНГ (документы, связанные с работой Координационного
L---------- Совета СНГ);
----------¬
¦VNUTR ¦ - центральный аппарат Министерства;
L----------
----------¬
¦VEDOMSTV ¦ - подведомственные учреждения и организации
L---------- Минобразования Республики Беларусь;
----------¬
¦PROCH ¦ - не приведенные выше корреспонденты;
L----------
----------¬
¦ARCHIVE ¦ - архив завершенных документов структурного
L---------- подразделения.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ
Министра образования
Республики Беларусь
07.04.1998 № 206
Порядок создания, хранения и накопления документов в
информационных ресурсах локальной компьютерной сети
Министерства образования Республики Беларусь
1. Заносить каждый документ в информационное пространство
локальной компьютерной сети Министерства в виде отдельного файла
(далее - "файла-документа").
2. Сохранять файл-документ в строго определенном месте
информационных ресурсов локальной компьютерной сети Министерства
(определяется видом корреспондента структурного подразделения,
разрабатывающего документ) под уникальным именем, присвоенным в
соответствии со структурой имени файла-документа (приложение 1).
3. Накопление завершенных файлов-документов (прошедших все
этапы согласования, утверждения и подписания) производить в архивах
(папках ARCHIVE) структурных подразделений.
Приложение 1
к Порядку создания, хранения и накопления
документов в информационных ресурсах
локальной компьютерной сети
Министерства образования
Республики Беларусь
Структура имени файла-документа, сохраняемого в
информационных ресурсах локальной компьютерной сети
Минобразования Республики Беларусь
Номер позиции в имени файла:
1 2 3 4 5 6 7 8
L--+--+--+--+--+--+--+---
1, 2 позиции - идентификатор вида документа:
DK - доклад, выступление, тезисы;
IS - инструкция;
KL - материалы коллегии;
LE - письмо;
ME - методические рекомендации;
RA - распоряжение;
PG - программа;
PL - планы мероприятий;
РО - положение;
PR - приказ;
UK - указание;
ZA - записка;
AT - прочие.
3, 4, 5 - идентификатор отличительных признаков документа может
состоять из цифр, подчеркивания (_) и букв латинского алфавита:
- порядковый номер вида документа в папке: LE017 или LE_17 -
письмо № 17;
- смысловое сочетание символов, передающих содержание
документа.
LEref - письмо о реформе
или
LErf1 - письмо № 1 о реформе
6, 7, 8 позиции имени файла - начальные буквы фамилии
сотрудника Министерства, разрабатывающего документ (записывается
буквами латинского алфавита).
Примеры имен файлов:
LE017LIS
PRrf6SOK
Примечание.
В том случае, если у сотрудников Министерства одинаковые
фамилии или совпадают три первые буквы фамилий, то восьмой символ
имени файла определить по соглашению между однофамильцами.
|
