ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Утверждено: заместитель Министра образования Республики Беларусь
Б.М.Хрусталёв 27.02.1998
Согласовано: директор Национального архива Республики Беларусь
В.Д.Селеменев 10.11.1997
1. Общие положения
1.1. Документы Министерства образования Республики Беларусь,
подведомственных предприятий и организаций его системы, имеющие
научное, политическое, народнохозяйственное и социально-культурное
значение, включаются в состав Национального архивного фонда
Республики Беларусь и подлежат передаче на государственное хранение
в установленные сроки.
1.2. В целях обеспечения сохранности, учета и использования
законченных делопроизводством документов Министерства и подготовки
их к передаче на государственное хранение, а также в целях
осуществления методического руководства и контроля за состоянием и
деятельностью архивов и предприятий системы Министерства создается
центральный архив.
1.3. Центральный архив Министерства подчиняется руководству
Министерства и управляющему делами.
1.4. В своей работе центральный архив руководствуется
соответствующими законодательными актами Республики Беларусь,
приказами и указаниями Министерства, Основными положениями ЕГСДОУ,
правилами, инструкциями и указаниями Госкомитета по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь, инструкциями и рекомендациями
Национального архива Республики Беларусь, а также Положением о
центральном архиве Министерства.
1.5. Центральный архив работает по плану, утвержденному
заместителем Министра, и отчитывается перед ним в своей
деятельности.
1.6. Центральный архив возглавляет зав.архивом, назначаемый
руководством Министерства в установленном порядке.
2. Состав документов центрального архива
2.1. Центральный архив Министерства образования Республики
Беларусь хранит:
- документы постоянного срока хранения, имеющие политическое
народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое
значение, образовавшиеся в результате деятельности структурных
подразделений, а также профсоюзных и других общественных организаций
Министерства (кроме партийных и комсомольских документов);
- документы по личному составу;
- документы учреждений-предшественников Министерства;
- документы ликвидированных учреждений и организаций,
непосредственно подчинявшихся Министерству при отсутствии у них
правоприемников;
- научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание
фондов центрального архива (описи, каталоги и т.д.);
2.2. В состав центрального архива может входить
научно-техническая и другая специальная документация, образовавшаяся
в деятельности центрального аппарата Министерства, а также
дополняющие документы архива печатные издания и другие материалы для
научно-исследовательской и информационно-справочной работы архива.
3. Задачи и функции центрального архива
3.1. Основными задачами центрального архива Министерства
являются:
- комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения;
- обеспечение сохранности, учет и использование документов,
состав которых предусмотрен п.2 настоящего Положения;
- подготовка и передача в Национальный архив в установленном
порядке документов, подлежащих государственному хранению;
- осуществление контроля за организацией документов в
делопроизводстве структурных подразделений Министерства и
подведомственных организаций и предприятий в соответствии с
требованиями ЕГСДОУ;
- осуществление методического руководства и контроля за
состоянием и деятельностью архивов учреждений и предприятий системы
Министерства.
3.2. Во исполнение этих задач центральный архив осуществляет
следующие функции:
- составляет и ведет списки учреждений системы Министерства
образования Республики Беларусь сплошного и выборочного приема
документов, а также учреждений, документы которых не подлежат сдаче
на государственное хранение, представляет их на рассмотрение ЦЭК
Министерства образования Республики Беларусь;
- составляет и ведет списки учреждений-источников
комплектования центрального архива, представляет его на рассмотрение
ЦЭК Министерства образования Республики Беларусь, ЭПК Национального
архива Республики Беларусь и на утверждение руководству Министерства
образования Республики Беларусь;
- в соответствии с графиком, утвержденным в установленном
порядке, принимает документы структурных подразделений
Министерства образования Республики Беларусь и учреждений
- источников комплектования, обработанные в соответствии с
требованиями ЕГСДОУ, не позднее чем через 3 года после завершения их
делопроизводством;
- осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых
на хранение дел;
- осуществляет выявление и учет особо ценных дел и документов;
- составляет и представляет не позднее чем через 4 года после
завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы описей дел
постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК Министерства образования
Республики Беларусь и ЭПК Национального архива Республики Беларусь;
- создает, совершенствует и пополняет научно-справочный
материал к хранящимся в центральном архиве (описи, каталоги и т.п.)
на уровне требований обеспечивающих его преемственность с
научно-справочным аппаратом к фондам Национального архива Республики
Беларусь;
- ежегодно высылает в Национальный архив Республики Беларусь
паспорт архива, сведения об изменении в составе и объеме фондов
согласно установленным формам учета, а также направляет
нормативно-методические документы по организации делопроизводства и
работе архивов, разработанные Министерством в течение года;
- организует использование архивных документов;
- информирует руководство и сотрудников министерства о составе
и содержании фондов центрального архива, выявляет и подбирает
документы по заданию руководства Министерства, готовит по материалам
архива необходимые справки и информации, используемые аппаратом
Министерства в специальных целях, выдает документы во временное
пользование, представляет документы для исследований, участвует в
подготовке документов к публикации, в установленном порядке выдает
справки социально-правового характера и консультирует учреждения и
отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, подтверждающих
трудовой стаж, организует учет эффективности использования
материалов архива;
- совместно со службой информации осуществляет необходимые
мероприятия, обеспечивающие всестороннее использование архивных
документов учреждений и предприятий системы Министерства;
- осуществляет проверки деятельности архивов и организации
документов в делопроизводстве в организациях и предприятиях системы.
Контролирует правильность формирования дел в делопроизводстве,
сохранность их в подразделениях Министерства образования Республики
Беларусь, а также подготовку документов к архивному хранению;
- участвует в разработке нормативно-методических документов по
делопроизводству и архивному делу в системе Министерства образования
Республики Беларусь (инструкции, номенклатуры дел, классификаторы,
перечни документов со сроками их хранения, положения об архивах);
- осуществляет централизованный учет документов постоянного и
долговременного хранения, образующихся в процессе деятельности
министерства и подведомственных учреждений;
- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве,
представляет на рассмотрение ЦЭК Министерства образования Республики
Беларусь описи дела, подлежащих хранению и акты на дела, выделенные
к уничтожению в связи с истечением сроков хранения;
- участвует в проведении мероприятий по повышению деловой
квалификации работников делопроизводственных служб и архивов
учреждений и предприятий системы Министерства;
- совместно с другими подразделениями Министерства внедряет в
практику работы центрального архива современные средства хранения,
размножения и использования документов, а также обеспечивает их
реставрацию.
4. Права центрального архива
4.1. Для выполнения вышеуказанных функций центральному архиву
предоставлено право:
- запрашивать от руководителей структурных подразделений
Министерства, а также от руководителей подведомственных организаций
и предприятий его системы информацию о соблюдении установленных
правил работы с документами в делопроизводстве и архивах;
- давать указания подведомственным организациям и предприятиям
системы Министерства по вопросам работы архива;
- докладывать руководству Министерства состояние организации
документов в делопроизводстве и деятельности архивов Министерства,
подведомственных организаций и предприятий;
- участвовать в проведении совещаний работников Министерства,
подведомственных организаций и предприятий по вопросам архивов и
организации документов в делопроизводстве;
- привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и
консультантов специалистов, работающих в системе Министерства,
Центрального архива Республики Беларусь и в других учреждениях и
ведомствах;
- создавать при центральном архиве, а также при архивах
подведомственных организаций и предприятий Министерства - Советы и
комиссии содействия архивному делу, действующих на общественных
началах, организовать по согласованию с руководством Министерства
общественные смотры состояния архивов и организации документов в
делопроизводстве подведомственных организациях и предприятиях
Министерства;
- рассматривать и согласовывать нормативные и методические
документы по вопросам организации архивного дела.
5. Структура и штаты центрального архива
5.1. Структура и штаты центрального архива определяются штатным
расписанием Министерства в зависимости от объема и количества
документов, хранящихся в архиве.
|
