ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОТДЕЛЕ ЗАГСА
ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА РАЙОННОГО, ГОРОДСКОГО,
РАЙОННОГО В ГОРОДЕ СОВЕТА НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ *)
Одобрено: решение коллегии Министерства юстиции БССР от 28 ноября
1980 г.
-----------------------------------------------------------
Утратила силу постановлением Министерства юстиции от 1
декабря 2005 г. № 62 (зарегистрировано в Национальном
реестре - № 8/13470 от 05.12.2005 г.)
____________________________
*) Настоящая Инструкция не регулирует делопроизводство по
предложениям, заявлениям и жалобам граждан в отделах загса.
1. Общие положения
Правильная постановка делопроизводства в отделе загса исполкома
районного, городского, районного в городе Совета народных депутатов
является одним из основных условий четкой организации работы отдела
и способствует своевременному и правильному оформлению документов, а
также повышению культуры обслуживания граждан и улучшению работы
отдела загса в целом.
1.1. Делопроизводство в отделе загса ведется в соответствии с
настоящей Инструкцией, определяющей единый порядок организации и
ведения делопроизводства в отделах загса исполкомов районных,
городских, районных в городах Советов народных депутатов.
1.2. В отделе загса с одним работником делопроизводство ведется
заведующим отделом. В отделе загса, где имеется несколько
работников, ведение делопроизводства возлагается заведующим на
одного из сотрудников отдела.
1.3. Ответственность за надлежащую организацию и состояние
делопроизводства в отделе, за сохранность книг регистрации актов
гражданского состояния, бланков свидетельств и всех других
документов возлагается на заведующего отделом загса.
1.4. При увольнении или переводе на другую работу лица, на
которое возложено ведение делопроизводства, документы, находящиеся в
делопроизводстве, и архивные дела передаются вновь назначенному
лицу, о чем составляется акт приема-передачи.
2. Правила составления и оформления документов
2.1. Все служебные документы составляются на соответствующих
бланках, отпечатанных типографским или иным способом. При отсутствии
бланков на письмах в левом верхнем углу первого листа проставляется
угловой штамп отдела загса.
2.2. Сопроводительные письма к документам составляются лишь в
тех случаях, когда в них содержатся какие-либо дополнительные
данные, просьбы или рекомендации.
2.3. Документы, составляемые на основании и во исполнение
законов СССР и БССР, указов Президиума Верховного Совета СССР,
Президиума Верховного Совета БССР, постановлений и распоряжений
Совета Министров СССР, Совета Министров БССР, приказов и инструкций
Министерства юстиции СССР, Министерства юстиции БССР, решений
местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетом, а
также актов, издаваемых другими органами государственной власти и
органами государственного управления в пределах их компетенции,
должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа,
его номера, даты и заголовка.
2.4. Записи актов гражданского состояния и свидетельства о
регистрации актов гражданского состояния должны составляться с
соблюдением правил, изложенных в Инструкции о порядке регистрации
актов гражданского состояния в БССР, утвержденной постановлением
Совета Министров БССР от 23 января 1970 г. № 18.
2.5. При снятии копии документа полностью воспроизводится текст
подлинника. На первом листе копии документа (в правом верхнем углу)
ставится отметка "копия" (или "выписка", если воспроизводится часть
текста).
Заверительная надпись состоит из слова "верно", наименования
должности, подписи лица, заверившего копию, расшифровки его подписи
(фамилии, инициалов) и даты заверения копии, например:
Верно: старший инспектор ______________________________ А.М.Петрова
(подпись)
20.01.1981
Копии должны быть удостоверены печатью.
В таком же порядке оформляются копии записей актов гражданского
состояния, которые выдаются (высылаются) органом загса в
соответствии с Инструкцией о порядке регистрации актов гражданского
состояния в БССР.
Повторные свидетельства о регистрации актов гражданского
состояния оформляются так же, как первичные, и выдаются гражданам в
соответствии с Инструкцией о порядке регистрации актов гражданского
состояния в БССР. Сведения, указанные в повторных свидетельствах о
регистрации актов гражданского состояния, должны точно
соответствовать данным, имеющимся в актовой записи. В правом верхнем
углу повторного свидетельства ставится штамп (производится запись)
"повторное".
2.6. Оформление документов, предназначенных для использовании
за границей, производится в соответствии с Инструкцией о порядке
выдачи свидетельств о регистрации актов гражданского состояния,
предназначенных для использования за границей, утвержденной
Министерством юстиции СССР 10 января 1977 г.
2.7. Статистические, финансовые и другие отчеты составляются по
утвержденным формам в установленные сроки.
2.8. На каждом документе (за исключением письма) должно быть
указано его наименование: "Справка", "Отчет", "Докладная записка",
"Объяснительная записка" и т.д.
2.9. Заголовок составляется к служебному документу,
оформленному на бланке формата А4 (210х297 мм), независимо от его
назначения.
Заголовок должен в краткой, лаконичной форме отражать
содержание документа, его рекомендуется формулировать, отвечая на
вопрос "о чем": "О соблюдении сроков регистрации рождений", "Об
исполнении...".
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может
формулироваться обобщенно. Он пишется без кавычек и скобок в левой
части первой страницы документа перед текстом.
Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях, а
также на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5
(148-21O мм).
2.10. Документы адресуются учреждению, его структурному
подразделению или конкретному должностному лицу.
Наименование учреждения указывается в именительном падеже,
например:
Отдел загса исполнительного комитета
Логойского районного Совета народных
депутатов Минской области.
Если документ адресован руководителю учреждения, то
наименование организации должно входить в состав наименования
должности адресата, например:
Заведующему отделом загса
исполнительного комитета Логойского
районного Совета народных депутатов
Минской области
т.Сидоровой Н.А.
Почтовый адрес корреспондента указывается полностью (почтовый
индекс, республика, край, область, город, улица, номер дома) после
названия учреждения, которому направляется документ.
2.11. Приложения к документу перечисляются ниже текста
документа, до подписи, с указанием приложения и количества листов в
каждом приложении.
Если документ имеет приложение, упомянутое в тексте, то следует
указать лишь количество прилагаемых листов и экземпляров.
2.12. Документы, исходящие из отдела загса, подписываются
заведующим отделом или лицом, исполняющим его обязанности. Копии
отправленных документов, остающиеся в отделе загса, должны быть
заверены исполнителем.
В состав подписи входят наименование должности лица,
подписавшего документ, его подпись и расшифровка подписи (фамилия и
инициалы).
Например: Заведующая отделом _________________ Н.А.Сидорова.
(подпись)
При подписании документов, составленных комиссией, указываются
не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии
(председатель комиссии, члены комиссии).
2.13. В случае необходимости утверждения документа гриф
утверждения помещается перед текстом документа, в правом верхнем
углу на первой странице документа. Гриф утверждения должен состоять
из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования
должности лица, утвердившего документ, подписи, ее расшифровки и
даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Председателя
исполнительного комитета Логойского
районного Совета народных депутатов
Минской области
_________ (расшифровка подписи)
(подпись)
20.01.1981
М.П.
Утверждение документа может производиться также изданием
соответствующего распорядительного документа (постановления,
решения, распоряжения, приказа), например:
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжение исполнительного комитета
Логойского районного Совета народных
депутатов Минской области
20.01.1981 № 35
М.П.
2.14. Письма, подлежащие подписанию должностными лицами двух
или более учреждений, печатаются не на бланках. В этом случае на
верхнем поле первого листа проставляются названия этих учреждений.
2.15. Все служебные документы, как правило, печатаются на
пишущей машинке. Недопустимо составление документов карандашом.
2.16. В документах, оформленных на двух и более листах, второй
и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются
посередине листа документа без точек и тире.
2.17. Каждый исходящий документ должен содержать отметку о
непосредственном исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя
и номера его служебного телефона, проставляемых в нижнем левом
углу оборотной или лицевой стороны последнего листа документа. Если
документ исполнялся лицом, подписывающим его, отметка об исполнителе
не производится.
2.18. В письмах-ответах должна содержаться ссылка на исходящий
номер и дату письма-запроса.
Дата является обязательным реквизитом каждого документа. Дата
проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.
При проставлении даты используются только арабские цифры,
которыми обозначается число, порядковый номер месяца, две последнее
цифры года. Если порядковый номер месяца или число состоят из одной
цифры, то перед ними проставляется "0". Например, 6 марта 1981 года
следует писать 06.03.1981.
Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
2.19. На документах, требующих особого удостоверения их
подлинности, ставится печать. Ее следует проставлять таким образом,
чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица,
подписавшего документ.
2.20. Телеграммы направляются только по вопросам, требующим
срочного решения. Телеграммы должны излагаться кратко, без союзов и
предлогов, если это не искажает содержания. Телеграммы пишутся без
переноса слов и без исправления, подпись ставится с новой строки в
правом нижнем углу.
3. Порядок прохождения документов
Порядок прохождения и регистрации входящих документов.
3.1. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и
писем и адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как
правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно
установить адрес отправителя, либо время отправления и получения
материала. Такие конверты прилагаются к поступившим документам.
Лицо, на которое возложено ведение делопроизводства, проверяет
правильность доставки и целостность вложенной корреспонденции. В
случае обнаружения повреждения, отсутствия документов или
несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа
необходимо сообщить об этом отправителю.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по
принадлежности.
3.2. Входящая корреспонденция учитывается в регистрационных
карточках (приложение 1). В отделах загса с небольшим объемом
документооборота (до 500-600 документов в год) регистрация входящих
документов может производиться в журнале учета входящей
корреспонденции (приложение 2).
Не регистрируются газеты, журналы, бланки, брошюры, письма,
поступившие в адрес общественных организаций, поздравительные
открытки, документы с пометкой "лично" и другие документы, которые
непосредственно не связаны с деятельностью отдела загса.
3.3. Бланки регистрационных карточек изготовляются на бумаге
формата А5 (148х210 мм), допускается цветовое различие карточек.
3.4. Регистрационные карточки расставляются в картотеке по
определенной схеме (разделам): по названиям корреспондентов или по
вопросам и делятся на две части - на неисполненные и исполненные
документы.
Карточки из разделов первой части по мере исполнения документов
с проставленными в них необходимыми отметками перемещаются в
соответствующий раздел второй части картотеки.
3.5. На всех входящих документах в правом нижнем углу первого
листа ставится штамп или делается отметка с указанием входящего
номера и даты поступления.
3.6. Зарегистрированная корреспонденция в день ее поступления
передается для рассмотрения заведующему отделом.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие
документы, последние подбираются и передаются заведующему отделом
загса вместе с поступившим документом.
3.7. Распределение поступившей корреспонденции должно быть
произведено заведующим отделом загса, как правило, в день
поступления документа. Резолюция должна содержать ясное и
исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документа,
об исполнителе, а также о сроке исполнения. Резолюция подписывается
и датируется. В отделе загса с одним работником резолюция на
документах не ставится.
3.8. Если документ берется на контроль, на левом поле первого
листа документа проставляется знак контроля "К" или штамп
"Контроль".
3.9. Если поступивший документ не требует исполнения, то
заведующий отделом загса делает на нем пометку об ознакомлении и
направлении документа в дело.
3.10. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
помещается на нижнем поле первого листа документа и содержит
следующие данные: краткую справку об исполнении (если отсутствует
документ, свидетельствующий об исполнении), слово "В дело" и номер
дела, в которое должен быть подшит документ, дату направления
документа в дело, подпись заведующего отделом загса или исполнителя.
Отметка "В дело" проставляется лишь тогда, когда работа над
документом полностью завершена.
Порядок прохождения и регистрации исходящих документов.
3.11. Вся исходящая из отдела корреспонденция подлежит
регистрации в журнале учета исходящей корреспонденции (приложение
3).
3.12. На исходящих документах ставится номер, состоящий из
номера дела по номенклатуре и порядкового регистрационного номера, а
также дата направления.
На копии исходящего документа также проставляется номер и дата
отправления, после чего она подшивается в дело, а в журнале учета
исходящей корреспонденции делается соответствующая отметка.
3.13. Исходящий документ, подготовленный в ответ на документ,
поступивший в отдел загса, не подлежит регистрации в журнале учета
исходящей корреспонденции. На нем проставляется тот же
регистрационный номер, который поставлен на входящем
документе-запросе и дата исправления. В этом случае все отметки о
движении исходящего документа производятся в соответствующих
карточке или журнале, предусмотренных п.3.2 настоящей Инструкции,
после чего вся переписка по данному вопросу подшивается в дело.
3.14. Перед отправкой документов необходимо тщательно проверить
правильность их оформления (точность адреса получателя, правильность
даты отправления, наличие исходящего номера, подписи на документе,
приложений, упоминаемых в документе).
3.15. Исходящая корреспонденция отправляется в день ее
исполнения, а телеграммы и срочная переписка - немедленно.
Документы местным адресатам могут разноситься курьером и
вручаться под расписку в разносной книге или направляются почтой.
3.16. Несколько документов, отправляемых одновременно одному и
тому же адресату, должны быть вложены в один конверт.
4. Организация контроля за исполнением документов.
Сроки исполнения
4.1. Исполнение документов и содержащихся в них поручений
должно постоянно контролироваться.
4.2. Обязательному контролю за исполнением подлежат:
- постановления и распоряжения Совета Министров СССР, Совета
Министров БССР;
- решения, распоряжения и поручения местных Советов народных
депутатов и их исполнительных комитетов;
- запросы, предложения, письма депутатов по их депутатской
деятельности;
- предложения и критические замечания в адрес отдела загса,
содержащиеся в центральной и местной печати;
- поручения и указания Министерства юстиции СССР, Министерства
юстиции БССР;
- поручения и указания отдела загса исполнительного комитета
вышестоящего Совета народных депутатов;
- планы работы отдела загса.
4.3. Осуществление контроля за своевременным и качественным
исполнением поручений и других документов возлагается на заведующего
отделом загса.
4.4. Поступившие в отдел загса поручения и задания исполняются
в указанный в них срок. При отсутствии указания о сроке исполнения в
документе, содержащем поручение, срок исполнения устанавливается
заведующим отделом загса и одновременно решается вопрос, должен ли
данный документ быть взят на контроль.
4.5. Сроки исполнения документа, как правило, не должны
превышать 10 дней, если другие сроки не установлены действующим
законодательством.
4.6. Срок исполнения документа исчисляется с момента его
поступления в отдел загса.
4.7. Организация контроля за исполнением документов должна
обеспечить их своевременное и качественное исполнение. Контроль
ведется с помощью специальной контрольной папки или картотеки. В
качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры
регистрационных карточек, изготовляемых при постановке документов на
контроль.
Контроль за исполнением поручений, содержащихся в решениях и
распоряжениях исполнительных комитетов местных Советов народных
депутатов, осуществляется также с помощью карточек. Контрольные
карточки могут заводиться и на поручения руководства
соответствующего исполкома и вышестоящего органа загса, отданные и
устной форме.
4.8. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены
все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по
существу, после чего документ снимаемся с контроля заведующим
отделом загса и на контрольной карточке проставляется отметка об
исполнении.
4.9. Для учета прихода и расхода бланков свидетельств о
регистрации актов гражданского состояния, выдачи (высылки) повторных
свидетельств, почтовых расходов должны вестись соответствующие книги
(приложения 4-6).
5. Составление номенклатуры дел, порядок формирования
документов в дела, сдача дел в архив
5.1. Номенклатура дел отдела загса разрабатывается заведующим
отделом на основе Перечня документов органов загса с указанием
сроков их хранения, утвержденного Министерством юстиции СССР и
Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июля 1976
г., и согласовывается с общим отделом и архивом соответствующего
исполнительного комитета, а также с вышестоящим органом загса, и
представляется руководителю исполкома на утверждение в установленном
порядке.
5.2. В конце каждого года номенклатура дел отдела загса
уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 1 января
следующего года.
5.3. Все имеющиеся в отделе загса документы после их исполнения
формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.4. При формировании дел необходимо:
- проверить правильность отнесения документов в то или иное
дело;
- проверить правильность оформления документов (наличие
подписи, даты, отметки об исполнении, резолюции "В дело" и т.д.);
- группировать в дело документы одного года, за исключением
дел, формирование которых продолжительностью более одного года
вызывается ходом решения вопроса.
Годовые планы и отчеты должны помещаться в дело того года, к
которому они относятся по своему содержанию, независимо от
времени составления (например, отчет о работе за 1980 год должен
быть отнесен к делу 1980 года, хотя он и составлен в 1981 году).
Документы по каждому вопросу группируются в следующей
последовательности:
- документ, на основании которого возник вопрос
(документ-запрос);
- документ, которым решен данный вопрос (документ-ответ);
- заключения, справки и другие документы, которые располагаются
в хронологическом порядке по датам исполнения.
5.5. Не допускается включение в дело не относящихся к нему
документов, а также черновиков, проектов документов и копий
имеющихся в деле документов.
Изъятие и выдача из дел каких-либо документов не разрешается. В
исключительных случаях (по требованию суда, прокуратуры, органов
следствия или дознания) такое изъятие производится с разрешения
заведующего отделом загса, с обязательным оставлением надлежащим
образом удостоверенной копии документа и приобщением постановления
указанных выше органов или запроса суда об изъятии документа.
5.6. Документы постоянного и временного срока хранения следует
группировать в отдельные дела.
5.7. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.
Приложение большого объема следует формировать в отдельные
тома. Небольшие приложения присоединяются к документам, к которым
они относятся.
При формировании дел не разрешается подшивать в них подлежащие
возврату документы.
Листы дела нумеруются. Нумерация листов производится в правом
верхнем углу каждого листа документа простым черным карандашом. Если
на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то
прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер
ставится рядом. Если дело разделено на тома, то в каждом томе листы
должны иметь отдельную нумерацию.
В конце дела на отдельном чистом листе делается заверительная
надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество
пронумерованных листов. Заверительная надпись должна быть подписана
заведующим отделом загса.
5.8. В начале года в отделе загса в соответствии с
номенклатурой дел оформляются обложки каждого дела.
На обложке указывается полное название организации, номер дела
по номенклатуре и его заголовок, дата, количество листов и срок
хранения. Надписи на обложках дел постоянного хранения следует
производить четко, светостойкими чернилами или тушью.
5.9. Порядок хранения книг регистрации актов гражданского
состояния и передача этих книг на хранение в государственный архив
производятся в соответствии с Условиями хранения книг регистрации
актов гражданского состояния и метрических книг в органах загса, а
также порядок передачи этих книг в государственный архив на
хранение, утвержденными Министерством юстиции СССР 27 февраля 1978
г.
5.10. Сроки хранения в отделе загса других документов и порядок
передачи их в государственный архив определяются Перечнем документов
органов загса с указанием сроков их хранения.
6. Обеспечение сохранности документов
6.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны
обеспечить сохранность документов. Дела с документами должны
храниться в запирающихся шкафах, предохраняться от пыли, воздействия
солнечного света и влаги. На корешках дел указываются их индексы
(порядковый номер по номенклатуре дел).
6.2. Сотрудникам отдела загса запрещается:
- оставлять по окончании работы документы в незакрытых на замок
столах и шкафах;
- оставлять документы на столах в помещениях, где ведется прием
граждан.
6.3. Сотрудники отдела загса не должны допускать нарушений,
которые могут привести к разглашению сведений служебного характера
или утрате служебных документов.
6.4. Вход в помещение, где находятся актовые книги, и
ознакомление с записями актов гражданского состояния и метрическими
книгами посторонним лицам запрещается.
Приложение 1
---------T--------T---------T------T----------T----------T---------
Входящий ¦Откуда ¦Исходящий¦Срок ¦Наименова-¦Отметка об¦Номер
номер ¦поступил¦номер и ¦испол-¦ние или ¦исполнении¦дела, в
(номер по¦документ¦дата ¦нения ¦краткое ¦ ¦которое
порядку) ¦ ¦поступле-¦ ¦содержание¦ ¦подшит
и дата ¦ ¦ния ¦ ¦документа ¦ ¦документ
поступле-¦ ¦документа¦ ¦ ¦ ¦
ния ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
---------+--------+---------+------+----------+----------+---------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7
---------+--------+---------+------+----------+----------+---------
Приложение 2
ЖУРНАЛ
учета входящей корреспонденции
___________________________________________________________
(наименование органа записи актов гражданского состояния)
Начат "___" _____________ 19__ г.
Окончен "___" _____________ 19__ г.
---------T---------T--------T---------T----------T------T----------
Входящий ¦Дата ¦Откуда ¦Исходящий¦Наименова-¦Срок ¦Отметка об
номер ¦поступле-¦поступил¦номер и ¦ние или ¦испол-¦исполнении
(номер по¦ния ¦документ¦дата ¦краткое ¦нения ¦и номер
порядку) ¦документа¦ ¦посту- ¦содержание¦ ¦дела, в
¦ ¦ ¦пившего ¦документа ¦ ¦которое
¦ ¦ ¦документа¦ ¦ ¦подшит
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦документ
---------+---------+--------+---------+----------+------+----------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7
---------+---------+--------+---------+----------+------+----------
Приложение 3
ЖУРНАЛ
учета исходящей корреспонденции
___________________________________________________________
(наименование органа записи актов гражданского состояния)
Начат "___" _____________ 19__ г.
Окончен "___" _____________ 19__ г.
-------------T-------------T-----------T-----------T---------------
Исходящий ¦ Дата ¦ Кому ¦ Краткое ¦ Номер дела, в
номер (номер ¦ направления ¦ направлен ¦ содержание¦ которое подшит
по порядку) ¦ документа ¦ документ ¦ ¦ документ
-------------+-------------+-----------+-----------+---------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
-------------+-------------+-----------+-----------+---------------
Приложение 4
КНИГА *)
по учету прихода и расхода бланков свидетельств о
регистрации актов гражданского состояния
_________________________________________________________
(наименование органа записи актов гражданского состояния)
Начата "___" ____________ 19__ г.
Окончена "___" ____________ 19__ г.
____________________________
*) В отделах загса с большим объемом работы учет прихода и
расхода бланков свидетельств о рождении, заключении брака,
расторжении брака и смерти может вестись в отдельных книгах.
Приход
___________________________
---T-------------T----------------------T----------T-----------------
№ ¦ Дата ¦ Наименование ¦Количество¦С номера по номер
п/п¦ поступления ¦ бланков свидетельств ¦ ¦
---+-------------+----------------------+----------+-----------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
---+-------------+----------------------+----------+-----------------
Расход *)
____________________________
*) Расход бланков в связи с выдачей первичных свидетельств
может учитываться по соответствующим актовым записям.
---T-----T---------T-------------T-------------T-------T-----------
№ ¦Дата ¦Фамилия, ¦Наименование ¦Номер ¦Номер ¦Расписка
п/п¦выда-¦имя ¦свидетельства¦свидетельства¦и дата ¦в получении
¦чи ¦отчество ¦ ¦ ¦актовой¦
¦ ¦заявителя¦ ¦ ¦записи ¦
---+-----+---------+-------------+-------------+-------+-----------
Приложение 5
* &
КНИГА
выдачи (высылки) повторных свидетельств
___________________________________________________________
(наименование органа записи актов гражданского состояния)
Начата "___" ____________ 19__ г.
Окончена "___" ____________ 19__ г.
---T---------T---------T---------------T-------------T-------------T-------T---------
№ ¦Дата ¦Фамилия, ¦Адрес ¦Вид ¦Номер ¦Номер ¦Расписка
п/п¦выдачи ¦имя, ¦заявителя или ¦свидетельства¦свидетельства¦и дата ¦в
¦(высылки)¦отчество ¦наименование и ¦*) ¦ ¦актовой¦получении
¦ ¦заявителя¦местонахождение¦ ¦ ¦записи ¦или номер
¦ ¦ ¦органа загса ¦ ¦ ¦ ¦письма
---+---------+---------+---------------+-------------+-------------+-------+---------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8
---+---------+---------+---------------+-------------+-------------+-------+---------
____________________________
*) В отделах загса с большим объемом работы учет выдачи
(высылки) повторных свидетельств может вестись отдельно по видам
свидетельств.
Приложение 6
КНИГА
учета почтовых расходов
___________________________________________________________
(наименование органа записи актов гражданского состояния)
Начата "___" ____________ 19__ г.
Окончена "___" ____________ 19__ г.
---T------T----------------T-----------------------T---------------
№ ¦ Дата ¦Номер исходящего¦ Куда (кому) направлен ¦Сумма почтового
п/п¦ ¦документа ¦ документ ¦сбора
¦ ¦ ¦ ¦
---+------+----------------+-----------------------+---------------
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5
---+------+----------------+-----------------------+---------------
|
