ПРИКАЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
25 ноября 1999 г. N 52
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ
ЗАЛАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
В целях совершенствования работы государственных архивов
Республики Беларусь по обеспечению конституционного права граждан на
информацию, организации обслуживания пользователей в читальных залах
в соответствии с современными условиями их деятельности приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2000 г. прилагаемые
Правила работы пользователей в читальных залах государственных
архивов Республики Беларусь.
2. Руководителям архивных учреждений Государственной архивной
службы Республики Беларусь привести действующие документы,
регламентирующие организацию работы пользователей в читальных залах,
в соответствие с утвержденными Правилами.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на
Отдел научного использования документов и информации (В.П.Крюк).
Председатель Госкомархива А.Н.МИХАЛЬЧЕНКО
УТВЕРЖДЕНО
Приказ Председателя Государственного
комитета по архивам и делопроизводству
Республики Беларусь
25.11.1999 N 52
ПРАВИЛА
работы пользователей в читальных залах государственных
архивов Республики Беларусь
1. Общие положения
1.1. Правила работы пользователей в читальных залах
государственных архивов Республики Беларусь (далее - Правила)
разработаны в соответствии с действующим законодательством
Республики Беларусь.
1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с
открытыми документами в читальных залах государственных архивов
Республики Беларусь.
1.3. Порядок работы, обязанности сотрудников архивов по
обслуживанию пользователей в читальных залах, их ответственность
определяется законодательством Республики Беларусь, нормативными
правовыми актами Государственной архивной службы Республики
Беларусь.
1.4. Все пользователи имеют равные права на доступ к документам
архива.
1.5. Плата за посещение читальных залов архивов, пользование
документами, научно-справочным аппаратом и библиотекой не взимается.
1.6. Платные услуги пользователям предоставляются архивами в
соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.
1.7. Архивы могут на основании настоящих Правил разрабатывать
документы, регламентирующие использование архивных материалов через
читальные залы, с учетом специфики их состава и особенностей работы
архивов. При этом они не должны противоречить настоящим Правилам.
1.8. Распорядок работы читальных залов определяется
руководством архивов.
2. Порядок допуска пользователей в читальные залы архивов
2.1. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с
планом научных, учебных и иных учреждений или выполняющие служебное
задание, предоставляют официальные письма направивших их
организаций. Пользователи, занимающиеся поиском архивной информации
по собственной инициативе, допускаются в читальные залы на основании
личных заявлений.
2.2. Иностранные пользователи оформляются для работы в
читальных залах архивов на основании официальных писем принимающих
их организаций, иностранных дипломатических представительств и
других зарубежных учреждений, а также личных заявлений.
2.3. В официальных письмах или личных заявлениях указываются
фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание,
ученая степень, тема, цель и хронологические рамки исследования.
2.4. Решение о допуске иностранных пользователей в читальные
залы архивов принимаются республиканскими, областными и зональными
государственными архивами самостоятельно.
2.5. Порядок работы иностранных пользователей в читальных залах
архивов определяется настоящими Правилами.
2.6. Совместные разработки государственных архивов с
иностранными учреждениями или с отдельными пользователями
оформляются договором. Копии архивных документов для таких
разработок предоставляются бесплатно.
2.7. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством
архивов на срок не более одного года с момента оформления. По
истечении этого срока или при изменении темы пользователь
предоставляет новое письмо или личное заявление в соответствии с
требованиями пункта 2.2. Представителям научных учреждений,
систематически работающим в архивах над долговременными плановыми
темами, этот срок может быть продлен руководством архива без
представления нового письма.
2.8. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и
заполняют анкету установленного образца (приложение).
2.9. Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при
предъявлении пользователями документов, удостоверяющих их личность.
3. Права, обязанности и ответственность пользователей
3.1. Пользователям предоставляется имеющийся в архиве
научно-справочный аппарат: описи, каталоги, перечни, обзоры,
путеводители и другие справочники, вспомогательная литература, дела
и документы, в том числе позитивные копии кинодокументов,
фотодокументы (в виде позитивных отпечатков или контрольных
отпечатков на карточках фотокаталога архива), фонодокументы по теме
исследования, а также техническое оборудование для работы с
микрокопиями, аудиовизуальными документами.
3.2. Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют
право:
3.2.1. получать информацию о распорядке работы читальных залов,
услугах, оказываемых архивами через читальные залы, порядке и
условиях их предоставления;
3.2.2. получать консультации архивистов о составе и содержании
документов в соответствии с темой исследования, имеющемся в архивах
научно-справочном аппарате и наличии литературы в библиотеке;
3.2.3. получать информацию, в том числе в письменной форме, о
причинах отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих
ограничениях на выдачу и копирование документов по теме
исследования;
3.2.4. обжаловать отказ в доступе к архивному документу в
установленном законодательством Республики Беларусь порядке;
3.2.5. пользоваться библиотекой и справочно-информационным
фондом архива;
3.2.6. заказывать копии архивных документов, делать выписки из
документов, их рукописные копии по теме исследования;
3.2.7. разрешается использовать с разрешения руководства архива
собственные технические средства (персональный компьютер,
магнитофон, диктофон, микрокалькулятор). Использование таких
технических средств допускается, если это не мешает работе других
пользователей. Не допускается применение технических средств,
имеющих сканирующие устройства (кроме случаев, предусмотренных в
пункте 5.10 настоящих Правил);
3.2.8. проносить в читальный зал и выносить из читального зала
с разрешения его заведующего (сотрудника) машинописный и печатный
текст, гранки научной работы. На вынос рукописных материалов такое
разрешение не требуется;
3.2.9. пользователей могут сопровождать переводчики или
помощники.
3.3. Пользователи обязаны:
3.3.1. соблюдать настоящие Правила работы в читальных залах
государственных архивов Республики Беларусь;
3.3.2. расписываться при каждом посещении в журнале регистрации
и посещений читального зала;
3.3.3. заполнять листы использования просмотренных дел,
указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво),
характер проделанной работы (просмотр, выписки, копия, с указанием
номеров листов) и листы выдачи машинописных копий, фото-,
микрофотокопий и выписок из документов;
3.3.4. после окончания работы при каждом посещении сдавать
предоставленные ему описи, дела, печатные издания сотруднику
читального зала;
3.3.5. соблюдать технические требования обращения с
оборудованием и пленкой при работе с микрокопиями и документами на
специальных носителях;
3.3.6. соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и
порядок во время работы;
3.3.7. публиковать, оглашать и иным образом использовать
полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник
информации, то есть указывать название архива, поисковые данные
документов (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа);
3.3.8. использовать полученную архивную информацию в
коммерческих целях только на основании специальных разрешений
(лицензий), порядок получения которых определяется "Положением о
порядке выдачи специальных разрешений (лицензий) на использование в
коммерческих целях информации, содержащейся в документах
Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на
хранении в государственных архивах", утвержденным Председателем
Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики
Беларусь 30 апреля 1999 г. (Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 1999 г., N 44, 8/368);
3.3.9. не передавать полученные копии другому лицу или
учреждению без согласия архива.
3.4. Пользователи обязаны предоставлять архивам экземпляр
публикации, подготовленной на основе архивных документов.
3.5. Пользователи, виновные в повреждении архивных документов,
могут быть лишены права пользования документами архива.
3.6. Пользователи, причинившие ущерб архиву, несут
ответственность в соответствии с законодательством Республики
Беларусь.
4. Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных
изданий, предоставления научно-справочного аппарата
4.1. Дела и другие архивные материалы предоставляются
пользователям на основании заполненных бланков заказов. При их
получении пользователи обязаны расписаться в бланке заказа за каждую
единицу. Подпись пользователей удостоверяет, что они принимают на
себя ответственность за сохранность документов во время пользования
ими.
4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей,
10-20 дел или 10-20 единиц хранения кинофонодокументов со временем
звучания не более 3 часов, 30-50 калек научно-технической
документации. Руководство архивов вправе установить, исходя из
специфики архива, и другие нормы выдачи дел и документов.
4.3. Описи и другие архивные справочники выдаются пользователю
на срок до 5 дней, особо ценные документы - до 5 дней, уникальные
документы по разрешению руководства архива - на один день, дела,
микрокопии, печатные издания - на один месяц. Продление сроков
хранения и использования в читальных залах описей, дел, документов и
других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов (кроме
уникальных и особо ценных документов), продление сроков
использования уникальных и особо ценных документов согласуется с
руководством архивов. В отдельных случаях оформляется новый заказ.
Сроки повторной выдачи устанавливаются руководством архивов.
В случае непосещения читального зала пользователем в течение
двух недель подготовленные для него материалы возвращаются в
хранилище.
4.4. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов
устанавливаются руководством архивов, но не должны превышать двух
рабочих дней с момента оформления заказа.
Экземпляры описей, справочно-информационные и другие печатные
материалы, хранящиеся в читальных залах, предоставляются
пользователям в день заказа.
4.5. Представителям организаций-фондообразователей,
занимающихся поиском конкретных документов, дела, по возможности,
предоставляются в день обращения и в количестве, необходимом для
окончания работы. На этих пользователей анкета не заполняется, а
ведется журнал учета.
4.6. При наличии фонда пользования подлинные документы в
читальные залы, как правило, не выдаются. В исключительных случаях
подлинные документы могут выдаваться пользователям с разрешения
руководства архива с учетом конкретных обстоятельств (например,
необходимость изучения внешних особенностей документов, проведения
текстологического анализа, неисправность технического оборудования
для работы с микрокопиями, некачественная копия, наличие у
пользователей медицинских противопоказаний для работы с
микрокопиями).
4.7. Кинофотофонодокументы предоставляются пользователям в виде
копий, предназначенных для работы в читальном зале.
4.8. Документы частных архивов, переданные их собственником
(создателем) на государственное хранение, выдаются на условиях,
оговоренных при передаче.
4.9. При окончательной сдаче дел для возвращения их в хранилище
сотрудник читального зала принимает от пользователя дела под
расписку и проверяет листы дела. При обнаружении недостачи листов в
сдающихся делах или их повреждений составляется акт.
4.10. В целях обеспечения сохранности архивных документов не
разрешается:
4.10.1. входить в читальный зал в верхней одежде, вносить
портфели, спортивные и хозяйственные сумки, пластиковые пакеты,
зонты. Курить, принимать пищу, напитки можно только в специально
отведенных местах;
4.10.2. выносить дела из читального зала, передавать их другим
лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или
электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги,
положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать
документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать
листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое;
4.10.3. пользоваться при непосредственной работе с архивными
документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки,
копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими
режущими предметами.
4.11. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать
на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.
4.12. При получении описей, дел, других материалов пользователи
проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника
читального зала.
При обнаружении повреждений или дефектов дел, документов,
микрокопий, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об
этом сотруднику читального зала.
4.13. Отказ или отсрочка в выдаче дел, документов допускается в
случаях:
- их плохого физического состояния;
- запрещений, ограничений на использование архивных документов,
установленных в соответствии с законодательством Республики Беларусь
или фондообразователем при передаче документов на постоянное
хранение;
- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками
архива (справочная работа, тематическая разработка фондов,
подготовка информационных материалов по запросам органов
государственного управления, сборников документов, изготовление
страхового фонда или фонда пользования, проведения проверки наличия
документов, реставрация или копирование документов, оформление
рассекреченных дел);
- выдачи дел и документов во временное пользование другим
учреждениям;
- выдачи их другому пользователю;
- экспонирования заказанных материалов на выставках.
В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие
научного описания и технического оформления.
4.14. Решение об отказе в доступе к архивным документам
принимается в каждом конкретном случае:
в соответствии с пунктом 1 части восьмой статьи 28 Закона
Республики Беларусь от 6 января 1999 г. "О внесении изменений и
дополнений в Закон Республики Беларусь "О Национальном архивном
фонде и архивах в Республике Беларусь" (Национальный реестр правовых
актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11) - руководителем
республиканского органа по архивам и делопроизводству либо его
заместителем;
в соответствии с пунктами 2, 3 и 4 части восьмой статьи 28
настоящего Закона - руководителем архивного учреждения либо его
заместителем.
Об отказе в доступе к архивному документу сообщается гражданину
не позднее чем в трехдневный срок, а по поступившим письменным
запросам гражданина либо организации - в 15-дневный срок, в особо
сложных случаях - не позднее одного месяца со дня получения запроса.
5. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей
5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических
возможностей архивов и физического состояния документов
изготавливаются ксерокопии, микрокопии, электрографические и
светокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов. Качество
изготовленных копий обеспечивается архивами.
5.2. Копирование архивных документов осуществляется по
разрешению руководства архива на основании письменного заказа
пользователя. При оформлении заказа обязательно указываются
поисковые данные документов.
5.3. Копирование документов негосударственной части
Национального архивного фонда Республики Беларусь осуществляется в
соответствии с условиями, установленными фондообразователями или их
правопреемниками (наследниками), передавшими документы на хранение в
государственные архивы.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при
передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
5.4. Копирование документов, составляющих объект авторского
права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных
документов осуществляется с обязательным соблюдением действующего
законодательства Республики Беларусь.
5.5. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются
руководством архивов с учетом технических возможностей и физического
состояния документов.
Изготовление копий производится после оплаты счета
пользователем.
5.6. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится
в исключительных случаях только с разрешения руководства
Госкомархива.
5.7. Не принимаются заказы на копирование документов, при
исполнении которых может быть причинен вред их физическому
состоянию, а также документов, имеющих плохую физическую
сохранность.
5.8. Вопрос о копировании уникальных, особо ценных документов,
а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации,
решается в каждом конкретном случае руководством архива.
5.9. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек,
а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном
объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы
копирования согласовываются в каждом конкретном случае с
руководством архива.
5.10. В исключительных случаях при отсутствии технических
возможностей у архивов допускается копирование документов
техническими средствами пользователей.
Копирование техническими средствами пользователей, в том числе
сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами, производится только с
разрешения руководства архивов в их помещениях и под контролем
сотрудников читальных залов.
Негативы фотокопий и микрофильмов безвозмездно поступают в
распоряжение архива, предоставившего документы.
5.11. При необходимости пользователи по согласованию с
руководством архивов могут самостоятельно копировать в помещении
архивов и под контролем их сотрудников изобразительные и графические
материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы
специалистов (чертежников, художников) с соблюдением правил
обеспечения сохранности.
5.12. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным
лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.
Негативы фотокопий, микрофильмов пользователям не выдаются. В
исключительных случаях с разрешения руководства архивов они могут
быть выданы во временное пользование учреждениям, занимающимся
реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.
5.13. Решение о выдаче разрешений на вывоз копий архивных
документов из Республики Беларусь республиканские, областные и
зональные государственные архивы принимают самостоятельно.
Копии архивных документов могут также направляться иностранным
пользователям через иностранные дипломатические представительства и
принимавшие их организации.
5.14. Организациям Красного Креста, Международной службы
розыска, а также правоохранительным органам зарубежных стран,
занимающимся поиском военных преступников, совершивших злодеяния на
территории Беларуси в годы Второй мировой войны, копии архивных
документов предоставляются бесплатно.
5.15. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные
архивом по заказам пользователей с изъятием из текста при
копировании нерассекреченных частей текста, выдаются им на общих
основаниях.
5.16. Вынос копий документов за пределы архива оформляется
специальным пропуском, подписанным заведующим читальным залом.
Приложение
к Правилам работы пользователей
в читальных залах государственных архивов
Республики Беларусь
Название государственного архива
АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Фамилия _______________________________________________________
Имя _________________________________ Отчество ________________
Место работы (учебы) и должность ______________________________
Образование ___________________________________________________
Ученая степень, звание ________________________________________
Тема и хронологические
рамки исследования ____________________________________________
Цель исследования _____________________________________________
Место жительства ______________________________________________
Телефон (домашний) ___________________ (служебный) ____________
Серия и N документа, удостоверяющего личность _________________
С правилами работы пользователей в читальных залах
государственных архивов Республики Беларусь ознакомился(ась),
обязуюсь их неукоснительно выполнять.
Дата ____________________________ __________________ (подпись)
|
