Постановление МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
26 октября 2006 г. № 64
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В соответствии со статьей 20 Закона Беларуси от 18
июля 2004 года «О нотариате и нотариальной деятельности» и на
основании Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь,
утвержденного постановлением Совета Министров РБ от
31 октября 2001 г. № 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального
делопроизводства (далее - Правила).
2. Установить, что дипломатические агенты дипломатических
представительств и консульские должностные лица консульских
учреждений Республики Беларусь, уполномоченные должностные лица
местных исполнительных и распорядительных органов применяют при
совершении нотариальных действий Правила, если законодательством,
регулирующим делопроизводство в этих учреждениях и органах, не
предусмотрено иное.
3. Внести в Инструкцию о порядке истребования нотариусом
сведений и (или) документов, необходимых для совершения
нотариального действия, утвержденную постановлением Министерства
юстиции Республики Беларусь от 7 июня 2005 г. № 26 (Национальный
реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 91, 8/12699;
№ 105, 8/12766), следующие изменения и дополнения:
в части первой пункта 5 слово «приложению» заменить словами
«приложению 1»;
пункт 7 после слова «действия,» дополнить словами «по форме
согласно приложению 2»;
в приложении слово «Приложение» заменить словами «Приложение
1»;
дополнить приложением 2 следующего содержания:
«Приложение 2
к Инструкции о порядке
истребования нотариусом
сведений и (или) документов,
необходимых для совершения
нотариального действия
АЛФАВИТНАЯ КНИГА
регистрации заинтересованных лиц об истребовании сведений и (или)
документов, необходимых для совершения нотариального действия
-------------T-------T----------------T---------------T-------T-----¬
¦ Фамилия, ¦ Дата ¦ Нотариальное ¦ Отметка о со- ¦Приме- ¦ ¦
¦собственное ¦ реги- ¦действие, за со-¦вершении нота- ¦ чание ¦ ¦
¦имя, отчес- ¦страции¦вершением кото- ¦риального дейс-¦ ¦ ¦
¦тво заинте- ¦ ¦рого обратилось ¦ твия либо о ¦ ¦ ¦
¦ресованного ¦ ¦заинтересованное¦том, что оно не¦ ¦ ¦
¦ лица ¦ ¦ лицо ¦ совершалось ¦ ¦ ¦
+------------+-------+----------------+---------------+-------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ ¦
+------------+-------+----------------+---------------+-------+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
А
___________________
Б
___________________
В
___________________
Г
___________________
Д».
4. Управлениям юстиции областных исполнительных комитетов,
Минского городского исполнительного комитета, Белорусской
нотариальной палате до 20 декабря 2006 г. обеспечить изготовление
реестров, книг, журналов, штампов и переход на их применение
нотариусами с 1 января 2007 г.
5. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в
государственных нотариальных конторах Белорусской ССР, утвержденную
приказом Министра юстиции БССР от 22 октября 1976 г. № 20.
6. Настоящее постановление вступает в силу 1 января 2007 г.
Министр В.Г.Голованов
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства юстиции
Республики Беларусь
26.10.2006 № 64
ПРАВИЛА
нотариального делопроизводства
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Правила нотариального делопроизводства (далее - Правила)
определяют порядок документирования нотариальной деятельности и
порядок организации работы нотариусов с документами.
2. Для целей настоящих Правил применяются следующие основные
термины и их определения:
входящие документы - документы, поступившие в государственную
нотариальную контору, частному нотариусу и принятые ими для
рассмотрения;
исходящие документы - документы, созданные в процессе
деятельности работниками государственной нотариальной конторы,
частным нотариусом (как инициативные, так и документы-ответы),
предназначенные для направления (выдачи) иным лицам;
нотариальные документы - документы, образующиеся в результате
совершения нотариальных действий государственными и частными
нотариусами (далее, если не указано иное, - нотариусы),
уполномоченными должностными лицами местных исполнительных и
распорядительных органов (далее - уполномоченные должностные лица),
дипломатическими агентами дипломатических представительств
Республики Беларусь и консульских должностных лиц консульских
учреждений Республики Беларусь (далее, если не определено иное, -
должностные лица дипломатических представительств и консульских
учреждений Республики Беларусь);
организационно-распорядительные документы - организационные
документы (положения, уставы, инструкции, правила и др.);
распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения,
указания и др.); справочно-информационные (акты, докладные и
объяснительные записки, письма и др.);
оперативное хранение документов - хранение документов в
государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса с момента
их создания и до передачи в ведомственный нотариальный архив;
сведения (документы) о совершении нотариальных действий -
документы, содержащие информацию о совершении нотариальных действий,
их участниках и т.д., предоставление которых нотариусами
предусмотрено законодательными актами Республики Беларусь
(специальные формуляры регистрации финансовой операции, сведения о
нотариальном удостоверении права на наследство и договоров дарения в
налоговые органы).
3. Нотариальное делопроизводство (далее - делопроизводство)
включает:
подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу, хранение и
использование нотариальных документов и документов, на основании
которых совершены нотариальные действия;
ведение реестров, книг, журналов регистрации (учета), в
которых регистрируются (учитываются) нотариальные документы и
документы, на основании которых совершаются нотариальные действия;
оформление, регистрацию и учет документов по истребованию и
предоставлению нотариусами сведений и (или) документов, необходимых
для совершения нотариального действия, их учет и регистрацию;
оформление, передачу, регистрацию, учет и хранение нотариусами
сведений (документов) о совершении нотариальных действий
(специальных формуляров о регистрации финансовой операции, сведений
о нотариальном удостоверении права на наследство и договоров дарения
в налоговые органы);
прием, учет, подготовку, оформление, размножение
(тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование
организационно-распорядительных документов, образующихся в
деятельности государственной нотариальной конторы, частного
нотариуса;
порядок и сроки рассмотрения обращений граждан;
подготовку, оформление, исполнение нотариусами документов
(просьб) об оказании правовой помощи;
оперативное хранение документов в государственной нотариальной
конторе, у частного нотариуса, их подготовку к передаче в
ведомственный нотариальный архив.
4. Нотариальное делопроизводство регулируется Законом
Республики Беларусь от 18 июля 2004 года «О нотариате и нотариальной
деятельности» (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2004 г., № 120, 2/1055), настоящими Правилами, иными
актами законодательства Республики Беларусь:
оформление документов по истребованию и предоставлению
нотариусами сведений и (или) документов, необходимых для совершения
нотариального действия, их учет и регистрация осуществляются в
соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 12 мая
2005 г. № 220 «О некоторых мерах по упрощению порядка совершения
нотариальных действий» (Национальный реестр правовых актов
Республики Беларусь, 2005 г., № 74, 1/6438), Инструкцией о порядке
истребования нотариусом сведений и (или) документов, необходимых для
совершения нотариального действия, утвержденной постановлением
Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 июня 2005 г. № 26
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г.,
№ 91, 8/12699; № 105, 8/12766), иными нормативными правовыми актами;
оформление, передача, регистрация, учет и хранение нотариусами
сведений (документов) о совершении нотариальных действий
осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 19
июля 2000 года «О мерах по предотвращению легализации доходов,
полученных незаконным путем, и финансирования террористической
деятельности» в редакции Закона Беларуси от 11 декабря
2005 года (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2000 г., № 75, 2/201; 2005 г., № 196, 2/1165), постановлением Совета
Министров Республики Беларусь от 16 марта 2006 г. № 367 «Об
утверждении формы специального формуляра регистрации финансовой
операции, подлежащей особому контролю, и Инструкции о порядке
заполнения, передачи, регистрации, учета и хранения специальных
формуляров регистрации финансовых операций, подлежащих особому
контролю» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2006 г., № 53, 5/22072), Инструкцией о порядке представления
органами, должностные лица которых уполномочены совершать
нотариальные действия, и частными нотариусами сведений о
нотариальном удостоверении права на наследство и договоров дарения в
налоговые органы, утвержденной постановлением Министерства юстиции
Республики Беларусь и Министерства по налогам и сборам Республики
Беларусь от 14 декабря 2004 г. № 38/131 (Национальный реестр
правовых актов Республики Беларусь, 2005, № 7, 8/11927);
прием, учет, подготовку, оформление, размножение
(тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование
организационно-распорядительных документов, образующихся в
деятельности государственной нотариальной конторы, частного
нотариуса, осуществляются в соответствии с Примерной инструкцией по
делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных
органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях
Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и
делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13
(Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., № 11) (далее -
Примерная инструкция по делопроизводству), Государственным
стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004, утвержденным
постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации
при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69
(далее - Государственный стандарт РБ 638-2004);
делопроизводство по обращениям граждан в государственных
нотариальных конторах, у частных нотариусов, контроль за их
рассмотрением осуществляются в соответствии с Законом Республики
Беларусь от 6 июня 1996 года «Об обращениях граждан» в редакции
Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi
Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., № 21, ст. 376;
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г.,
№ 189, 2/1089), Декретом Президента Республики Беларусь от 14 января
2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» (Национальный
реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 7, 1/6166),
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая
2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения
делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах,
иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с
обращениями граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16014), постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. № 285 «О мерах по реализации
Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. № 2 «О
совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и
дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики
Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2005 г., № 52, 5/15728);
подготовка, оформление, исполнение нотариусами документов
(просьб) об оказании правовой помощи осуществляются в соответствии с
международными договорами Республики Беларусь, с учетом требований
Методических рекомендаций о порядке оказания учреждениями юстиции
Республики Беларусь правовой помощи учреждениям юстиции иностранных
государств и о порядке обращения за правовой помощью к этим
учреждениям, утвержденных приказом Министерства юстиции Республики
Беларусь от 26 марта 2003 г. № 55.
5. Делопроизводство ведется на одном из государственных языков
Республики Беларусь.
6. Ответственность за организацию делопроизводства в
государственной нотариальной конторе возлагается на руководителя
государственной нотариальной конторы.
Ответственность за организацию делопроизводства при
осуществлении частной нотариальной деятельности возлагается на
частного нотариуса.
7. Руководитель государственной нотариальной конторы назначает
лицо, ответственное за ведение делопроизводства в государственной
нотариальной конторе, о чем издается соответствующий приказ.
Если штат государственной нотариальной конторы состоит из
одного нотариуса, он является лицом, ответственным за ведение
делопроизводства.
Ответственность за ведение делопроизводства по нотариальным
документам, а также за ведение реестров, книг учета, в которых
регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на
основании которых совершены нотариальные действия, несут
соответствующие должностные лица государственной нотариальной
конторы (заведующий, заместитель заведующего, старший
государственный нотариус, государственный нотариус (далее -
государственный нотариус), которые совершают соответствующее
нотариальное действие.
8. При увольнении или переводе на другую работу работника
государственной нотариальной конторы, который осуществлял ведение
делопроизводства, документы, находящиеся в делопроизводстве,
передаются лицу, на которое возлагается ведение делопроизводства, по
акту приема-передачи дел.
9. Работники государственных нотариальных контор, частные
нотариусы несут персональную ответственность за выполнение
требований настоящих Правил, сохранность находящихся у них в
производстве документов.
Об утрате документов в государственной нотариальной конторе
незамедлительно докладывается руководителю государственной
нотариальной конторы, который информирует управление юстиции
областного, Минского городского исполнительного комитета (далее -
управление юстиции). Об утрате документов частным нотариусом
последний незамедлительно информирует соответствующее управление
юстиции для принятия необходимых мер по розыску документов.
10. Непосредственный контроль за соблюдением правил
делопроизводства государственными нотариусами и уполномоченными
должностными лицами осуществляют управления юстиции, частными
нотариусами - управления юстиции совместно с Белорусской
нотариальной палатой.
ГЛАВА 2
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
11. Подготовка и оформление документов в зависимости от их
вида (организационно-распорядительные документы; ответы на обращения
граждан, организаций; документы по истребованию и предоставлению
нотариусами сведений и (или) документов, необходимых для совершения
нотариального действия; документы (просьбы) об оказании правовой
помощи и т.д.) осуществляются в соответствии с нормативными
правовыми актами, перечисленными в пункте 4 Правил.
В случае, если настоящими Правилами и нормативными правовыми
актами, перечисленными в пункте 4 Правил, не предусмотрено иное,
оформление реквизитов документов осуществляется в соответствии с
требованиями, установленными для оформления организационно-
распорядительных документов Примерной инструкцией по
делопроизводству, Государственным стандартом РБ 638-2004.
12. Подготовка и оформление нотариальных документов
осуществляются в порядке, предусмотренном нормативными правовыми
актами, регулирующими порядок совершения нотариальных действий.
При совершении нотариальных действий в соответствии со статьей
59 Закона Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной
деятельности» совершаются удостоверительные надписи и выдаются
свидетельства, которые подписываются нотариусом и скрепляются его
печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь
(далее - гербовая печать).
13. Реестры для регистрации нотариальных действий, реестры для
регистрации запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов
ведутся в соответствии с формами, утверждаемыми Министерством
юстиции Республики Беларусь.
В государственных нотариальных конторах регистрация
нотариальных действий может вестись в нескольких реестрах для
регистрации нотариальных действий, каждому реестру присваивается
самостоятельный номер.
Каждый реестр для регистрации нотариальных действий
закрепляется руководителем государственной нотариальной конторы за
отдельным работником, который является лицом, ответственным за
ведение реестра.
Каждому новому реестру для регистрации нотариальных действий,
заведенному в течение одного календарного года, присваивается
следующий по порядку номер.
В государственных нотариальных конторах допускается сохранять
номер реестра для регистрации нотариальных действий в течение
календарного года, при этом каждый следующий том (книга) такого
реестра закрепляется руководителем государственной нотариальной
конторы за работником.
Ведение частным нотариусом одновременно нескольких реестров
для регистрации нотариальных действий не допускается.
14. Оформление книг регистрации (учета), в которых
регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на
основании которых совершаются нотариальные действия, осуществляется
в соответствии с настоящими Правилами, иными нормативными правовыми
актами.
15. Для регистрации (учета) нотариальных документов и
документов, на основании которых совершаются нотариальные действия,
в государственной нотариальной конторе, частным нотариусом заводятся
следующие книги:
книга учета наследственных дел по форме согласно приложению 1;
алфавитная книга учета наследственных дел по форме согласно
приложению 2;
книга учета заявлений о принятии мер по охране наследства и
(или) управлению им по форме согласно приложению 3;
книга учета ценностей при принятии мер по охране наследства по
форме согласно приложению 4;
алфавитная книга учета завещаний по форме согласно приложению
5;
алфавитная книга запрещений отчуждения недвижимого имущества и
арестов по форме согласно приложению 6;
приходная книга учета депозитных операций по форме согласно
приложению 5 к Инструкции о порядке принятия в депозит нотариальной
конторы денежных сумм и ценных бумаг, утвержденной приказом
Министерства юстиции Республики Беларусь от 16 марта 1999 г. № 57
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г.,
№ 29, 8/169);
расходная книга учета депозитных операций по форме согласно
приложению 6 к Инструкции о порядке принятия в депозит нотариальной
конторы денежных сумм и ценных бумаг;
книга регистрации заинтересованных лиц об истребовании
сведений и (или) документов, необходимых для совершения
нотариального действия, по форме согласно приложению 1 к Инструкции
о порядке истребования нотариусом сведений и (или) документов,
необходимых для совершения нотариального действия;
алфавитная книга регистрации заинтересованных лиц об
истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения
нотариального действия, по форме согласно приложению 2 к Инструкции
о порядке истребования нотариусом сведений и (или) документов,
необходимых для совершения нотариального действия.
16. Реестры, книги, журналы должны быть прошиты, листы их -
пронумерованы.
Количество листов реестра для регистрации нотариальных
действий должно быть заверено подписью начальника управления юстиции
или его заместителя и скреплено печатью управления юстиции.
Количество листов книг, журналов заверяется подписью
руководителя государственной нотариальной конторы, частного
нотариуса и скрепляется его гербовой печатью.
17. Ведение записей в реестрах, книгах, журналах, заполнение и
подписание нотариальных документов карандашом, красными и зелеными
чернилами не допускается.
18. Текст нотариального документа должен быть написан ясно и
четко, числа и сроки должны быть обозначены хотя бы один раз
словами.
Фамилия, собственное имя и отчество гражданина, адрес его
места жительства (регистрации) должны быть написаны полностью,
наименования юридических лиц приведены без сокращений с указанием
адреса их места нахождения.
19. Удостоверительная надпись излагается на документе. Если
удостоверительная надпись не помещается на документе, она может быть
изложена на отдельном листе, который прикрепляется к документу, в
соответствии с пунктом 24 настоящих Правил, при этом текст
удостоверительной надписи должен начинаться на документе.
Для совершения удостоверительных надписей могут применяться
штампы с текстом соответствующей надписи.
При оформлении нотариальных документов могут также применяться
мастичные штампы «копия», «копия с копии», «смотрите на обороте» и
т.п.
20. При оформлении нотариальных документов, предназначенных
для действия за границей, проставления апостиля или легализации
использование мастичных штампов не допускается.
21. Если в удостоверенном (выданном, засвидетельствованном)
документе имеются описки, опечатки, явные арифметические ошибки, не
меняющие существа документа, в него могут быть внесены исправления.
Приписки и исправления, сделанные в тексте документа,
оговариваются после удостоверительной надписи, подписываются
нотариусом с указанием его должности (либо частным нотариусом) и
скрепляются его гербовой печатью.
При этом исправления должны быть сделаны так, чтобы все
ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в
первоначальном тексте.
Если в нотариальный документ вносится несколько исправлений
либо если внесение исправлений технически сложно, допускается
составление текста нотариального документа заново. При этом
документ, подлежащий замене, изымается нотариусом и приобщается к
документам по совершенному нотариальному действию (при их наличии).
Если исправления вносятся в соответствии с частью четвертой
настоящего пункта в нотариальный документ, подписанный лицами,
совершившими нотариальное действие, вновь выдаваемый документ
подписывается этими лицами.
22. Исправления записей в реестрах, книгах, журналах должны
быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое
можно было прочесть в первоначальном тексте, и заверены подписью
нотариуса.
23. Внесение исправлений в нотариальные документы, реестры для
регистрации нотариальных действий осуществляется нотариусом,
совершившим нотариальное действие.
В случае отсутствия государственного нотариуса, совершившего
нотариальное действие, исправления вносятся руководителем
государственной нотариальной конторы либо лицом, его замещающим.
В случае отсутствия частного нотариуса, совершившего
нотариальное действие, исправления вносятся другим частным
нотариусом, который работает в составе одного нотариального бюро с
отсутствующим частным нотариусом, определяемым Белорусской
нотариальной палатой.
Если отсутствует единственный, входящий в состав нотариального
бюро, частный нотариус, исправления вносятся другим частным
нотариусом, определяемым Белорусской нотариальной палатой.
24. Документ, состоящий из двух и более листов, должен быть
прошит (прошнурован) нитью (лентой) белого либо красного цвета, его
листы - пронумерованы.
На скрепляемом документе совершается надпись: «Всего прошито
(либо прошнуровано), пронумеровано и скреплено печатью на _____
листах».
Количество прошитых листов заверяется подписью лица, выдавшего
документ либо совершившего нотариальное действие, с указанием его
должности (либо частного нотариуса) и скрепляется гербовой печатью.
25. Оформление документа включает его подписание и в случаях,
предусмотренных нормативными правовыми актами, - проставление
гербовой печати.
26. Все документы, создаваемые частным нотариусом при
осуществлении им деятельности, подписываются этим частным
нотариусом.
Организационно-распорядительные документы, создаваемые
должностными лицами государственной нотариальной конторы,
подписываются руководителем государственной нотариальной конторы
либо лицом, его замещающим.
Нотариальные документы подписываются государственным
нотариусом, совершившим нотариальное действие.
27. При подписании нотариусом нотариального документа, в
тексте которого либо в тексте удостоверительной надписи на котором
имеется указание фамилии, собственного имени, отчества (фамилии,
инициалов) нотариуса, который его совершил, расшифровка подписи не
производится.
При подписании нотариусом документа, в тексте которого
отсутствует указание его фамилии, собственного имени, отчества
(фамилии, инициалов), расшифровка подписи обязательна.
28. Гербовая печать проставляется на:
нотариальных документах;
свидетельствах о принятии и удостоверении закрытого завещания,
об удостоверении полномочий исполнителя завещания (душеприказчика);
запрещениях отчуждения объекта недвижимого имущества,
налагаемых на основании договора о залоге;
распоряжениях о возмещении расходов за счет наследства;
постановлениях нотариуса об отказе от совершения нотариального
действия, об аннулировании свидетельства о праве на наследство, об
изъятии завещания и передаче его завещателю для уничтожения и т.д.;
протоколах вскрытия и оглашения закрытых завещаний;
просьбах о правовой помощи (поручениях);
составленных нотариусом актах описи наследственного имущества,
об уничтожении всех экземпляров завещания и т.д.;
запросах нотариуса об истребовании сведений и (или)
документов, необходимых для совершения нотариального действия;
справках об обстоятельствах, являющихся основанием для
возврата государственной пошлины, нотариального тарифа, тарифа за
оказание дополнительных платных услуг правового и технического
характера;
иных документах, на которых проставление оттиска гербовой
печати предусмотрено актами законодательства Республики Беларусь, а
также международными договорами Республики Беларусь.
ГЛАВА 3
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
29. Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в государственную нотариальную контору, частному
нотариусу документа путем проставления на нем регистрационного
номера с одновременной записью необходимых сведений о документе в
соответствующих журналах, книгах, реестрах.
Регистрации подлежат все документы, поступившие либо созданные
в ходе осуществления деятельности в государственной нотариальной
конторе либо частным нотариусом.
Не подлежат регистрации личная переписка, поздравительные
открытки, пригласительные билеты и др.
30. Документы, поступившие в государственную нотариальную
контору, к частному нотариусу, проходят первичную обработку и
регистрацию в день поступления.
31. Первичная обработка включает проверку правильности
доставки по адресу на конверте, проверку целостности упаковки,
вскрытие почтовой корреспонденции.
Неправильно доставленная корреспонденция направляется по
назначению, при невозможности установления адресата - возвращается
отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее
использования составляется акт, один экземпляр которого с
поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй
остается в государственной нотариальной конторе, у частного
нотариуса.
Все конверты вскрываются и, как правило, уничтожаются, кроме
случаев, если на документе отсутствует реквизит «дата документа»;
если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты
отправки или получения документа; если дата документа существенно
отличается от даты его получения; если в полученном документе нет
обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после
использования документа подшивается вместе с ним в дело.
Документы на машинных носителях передаются без вскрытия
упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.
32. На всех входящих документах в правом нижнем углу первого
листа документа ставится регистрационный штамп с датой поступления
согласно приложению 7. При регистрации документа поле
регистрационного штампа «№ ______» заполняется в соответствии с
присвоенным документу в соответствующем журнале (книге) номером.
На документах, не подлежащих регистрации, в штампе заполняется
только поле «Дата».
Если корреспонденция не вскрывается, штамп следует ставить на
конвертах (пакетах).
33. Регистрация (учет) входящих и исходящих документов
производится соответственно в журнале регистрации входящих
документов по форме согласно приложению 8 и журнале регистрации
исходящих документов по форме согласно приложению 9, если иное не
установлено настоящими Правилами, иными нормативными правовыми
актами, регулирующими вопросы организации работы с документами в
государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса:
33.1. прием, регистрация и выдача поступивших в депозит
государственной нотариальной конторы, частного нотариуса денежных
сумм и ценных бумаг осуществляются в соответствии с Законом
Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», а
также в порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке принятия в
депозит нотариальной конторы денежных сумм и ценных бумаг;
33.2. регистрация (учет) запросов об истребовании сведений и
(или) документов, необходимых для совершения нотариального действия,
и ответов на них, направляемых в соответствии с Указом Президента
Республики Беларусь от 12 мая 2005 г. № 220, осуществляется в
порядке, предусмотренном Инструкцией о порядке истребования
нотариусом сведений и (или) документов, необходимых для совершения
нотариального действия;
33.3. регистрация (учет) нотариусами сведений (документов) о
совершении нотариальных действий (специальных формуляров регистрации
финансовой операции) осуществляется в порядке, установленном
Инструкцией о порядке заполнения, передачи, регистрации, учета и
хранения специальных формуляров регистрации финансовых операций,
подлежащих особому контролю, утвержденной постановлением Совета
Министров Республики Беларусь от 16 марта 2006 г. № 367;
33.4. регистрация обращений граждан осуществляется в
соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь
от 26 мая 2005 г. № 544.
34. В журнале регистрации входящих документов регистрируются, в
частности:
34.1. письменные обращения (запросы) органов и организаций, за
исключением замечаний и предложений, внесенных в книгу замечаний и
предложений;
34.2. поступающие в государственную нотариальную контору,
частному нотариусу организационно-распорядительные документы;
34.3. заявления с просьбой о совершении нотариальных действий
(о выдаче свидетельства о праве собственности на долю имущества,
нажитого супругами в период брака; о выдаче свидетельства об
удостоверении факта; о совершении исполнительной надписи, о протесте
векселя, о передаче документов на хранение и об их возврате; о
выдаче дубликата документа, удостоверенного или выданного
нотариусом, о выдаче дубликата завещания, приравненного к
нотариально удостоверенному; о принятии (выдаче) в депозит денежных
сумм либо ценных бумаг и т.п.);
34.4. заявления, указанные в пункте 2 статьи 74 Закона
Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности», в
случае, если они являются основанием для заведения наследственного
дела.
В случае, если указанные заявления поступают по уже
заведенному наследственному делу, они регистрируются в книге учета
наследственных дел без присвоения нового порядкового номера и
приобщаются в ранее заведенное наследственное дело.
Заявления о принятии мер по охране наследства и (или)
управлению им также регистрируются в книге учета заявлений о
принятии мер по охране наследства и (или) управлению им;
34.5. заявления завещателя о предоставлении ему завещания для
уничтожения;
34.6. заявления об отмене нотариально удостоверенной
доверенности;
34.7. заявления о вынесении нотариусом постановления об отказе
в совершении нотариального действия;
34.8. заявления заинтересованных лиц, желающих обратиться в
суд для оспаривания права или факта, об удостоверении которых
просит другое заинтересованное лицо, об отложении совершения
нотариального действия;
34.9. иные входящие документы, регистрация которых в журнале
регистрации входящих документов предусмотрена настоящими Правилами,
иными нормативными правовыми актами.
35. После регистрации документы, поступившие частному
нотариусу, рассматриваются им, а поступившие в государственную
нотариальную контору передаются лицом, ответственным за ведение
делопроизводства, руководителю государственной нотариальной конторы,
который передает их исполнение.
36. Всем исходящим документам присваивается регистрационный
индекс, состоящий из индекса дела, в котором будет храниться
документ, и номера, под которым данный документ зарегистрирован в
журнале регистрации исходящих документов, если иной порядок
присвоения регистрационного номера не предусмотрен настоящими
Правилами, иными нормативными правовыми актами.
37. Все нотариальные действия регистрируются в соответствующих
реестрах для регистрации нотариальных действий, для регистрации
запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов, в приходной
книге учета депозитных операций, расходной книге учета депозитных
операций.
38. В каждом нотариальном документе, выданном в результате
совершения нотариального действия, указывается номер, присвоенный
соответствующему нотариальному действию при его регистрации. Номер
указывается в графе нотариального документа «Зарегистрировано в
реестре № ________________________________________________________».
39. Номер, присвоенный нотариальному документу, состоит из
номера реестра для регистрации нотариальных действий и номера
записи, под которым в реестре зарегистрировано нотариальное
действие, в результате совершения которого выдан нотариальный
документ (например: № 1-145, № 14-379 и т.д.).
40. Контроль за сроками и качеством исполнения документов и
содержащихся в них поручений осуществляется руководителем
государственной нотариальной конторы, частным нотариусом.
На контроль в обязательном порядке берутся документы,
поступившие из: Министерства юстиции Республики Беларусь, судов,
прокуратуры, органов уголовного преследования, органов Комитета
государственного контроля Республики Беларусь; таможенных органов по
имеющимся в их производстве делам об административных таможенных
правонарушениях; налоговых органов по проводимым ими налоговым
проверкам; управлений юстиции, средств массовой информации с
указанием о сообщении результатов рассмотрения, а также обращения
граждан.
Руководителем государственной нотариальной конторы, частным
нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие документы.
Для осуществления контроля за исполнением документов в
государственных нотариальных конторах, нотариальных бюро ведутся
специальные контрольные папки.
ГЛАВА 4
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
41. Номенклатура дел государственной нотариальной конторы,
частного нотариуса (далее - номенклатура дел) - это
систематизированный перечень наименований дел, образующихся в
процессе деятельности государственной нотариальной конторы, частного
нотариуса, с указанием сроков их хранения, составленный по форме
согласно приложению 10.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и
определения сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется ежегодно, сроком действия на
календарный год (делопроизводственный год) и вводится в действие с 1
января.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел в графу
«Примечание» вносятся сведения о заведении дел, о включении новых
дел, об изменении сроков хранения, переходящих делах и т.д.
42. Номенклатура дел составляется на основе типовых и
примерных номенклатур дел, утверждаемых Министерством юстиции
Республики Беларусь и соответствующим управлением юстиции.
В номенклатуру должны быть включены все дела, которые ведутся
в государственной нотариальной конторе, частным нотариусом, а также
реестры, книги, журналы.
43. Номенклатура утверждается руководителем государственной
нотариальной конторы, частным нотариусом по согласованию с
ведомственным нотариальным архивом соответствующей области, города
Минска. Один из экземпляров номенклатуры хранится в соответствующем
ведомственном нотариальном архиве.
Если в течение года в государственной нотариальной конторе, у
частного нотариуса возникает необходимость в заведении не
предусмотренных номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в
номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные
номера (строки).
По окончании года в конце номенклатуры составляется итоговая
запись о категориях и количестве заведенных дел согласно приложению
11.
44. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом
постоянного хранения.
45. Документы государственной нотариальной конторы, частного
нотариуса после их исполнения группируются в дела в соответствии с
номенклатурой дел.
В процессе группировки документов (формирования дел)
проверяются правильность оформления документов, наличие подписей,
даты, в необходимых случаях - гербовой печати и др. При выявлении
недостатков в оформлении документы возвращаются исполнителям на
доработку.
Не допускается включение в дела не относящихся к ним
документов, а также черновиков и проектов (рабочих вариантов)
документов.
46. Формирование дел частного нотариуса осуществляет частный
нотариус, в государственной нотариальной конторе - лицо,
ответственное за ведение делопроизводства.
47. В дела группируются документы одного делопроизводственного
года.
В деле документы систематизируются в хронологическом порядке с
января по декабрь (по датам их поступления, исполнения, подписания,
утверждения, удостоверения, выдачи и т.д.).
При этом соблюдая логическую последовательность решения
вопроса, документ-ответ располагается после инициативного документа
(документа-запроса), если иное не предусмотрено настоящими
Правилами.
48. Заявления наследника о принятии наследства; о выдаче
свидетельства о праве на наследство; о принятии наследства и выдаче
свидетельства о праве на наследство; об отказе от наследства;
пережившего супруга наследодателя о выдаче свидетельства о праве
собственности на долю имущества, нажитого супругами в период брака;
лица, понесшего расходы, вызванные смертью наследодателя, охраной
наследства и управлением им, а также расходы на похороны с
требованием о возмещении указанных расходов; кредитора о
предъявлении требований по долгам наследодателя; наследника,
исполнителя завещания, органа местного управления и самоуправления,
других лиц, действующих в интересах сохранения наследственного
имущества; о принятии мер по охране наследства и (или) управлению
им формируются в наследственные дела.
Каждому наследственному делу присваивается номер, состоящий из
порядкового номера, под которым оно зарегистрировано в книге учета
наследственных дел и указываемого через дробь года, в котором оно
заведено.
При формировании наследственных дел после их закрытия в дело
на обложке этого дела проставляется индекс, предусмотренный
номенклатурой дел.
В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с
оформлением наследства.
Если наследственное дело не закончено производством в текущем
году, оно переходит на следующий год под тем же номером и
перерегистрации не подлежит.
49. Иные нотариальные документы (за исключением документов,
связанных с оформлением наследственных прав) подшиваются в дела в
следующем порядке: первым - оставшийся в делах государственной
нотариальной конторы, частного нотариуса экземпляр нотариального
документа, за ним - документы, на основании которых он совершен
(выдан, удостоверен).
50. Годовые планы и отчеты хранятся в делах того года, к
которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени
их составления.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по
номерам и группируются, как правило, вместе с документами, на
основании которых протокол готовился (повестка дня, доклады, проекты
решений и другие документы).
51. Дело с документами не должно превышать 250-300 листов
(30-40 мм толщины). При большем объеме документов дело делят на
самостоятельные тома. Документы каждого следующего тома являются
продолжением предыдущего тома.
ГЛАВА 5
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
52. Дела государственной нотариальной конторы, частного
нотариуса подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дел производится лицом, ответственным за ведение
делопроизводства в государственной нотариальной конторе, частным
нотариусом.
53. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел:
53.1. полному оформлению подлежат дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения.
Полное оформление дел включает в себя подшивку и переплет дел;
нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи,
составление внутренней описи документов дела, оформление реквизитов
обложки дела.
Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
следует подшивать прочной ниткой в 3-4 прокола (переплетать) в дела
с твердой обложкой.
Листы в деле нумеруются черным графическим карандашом или
нумератором. Каждый том дела нумеруется самостоятельно. Номер листа
проставляется в правом верхнем углу. В случае, если на листах уже
имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера
зачеркиваются, а новые ставятся рядом.
В делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле, по
форме согласно приложению 12. Внутренняя опись помещается в начале
дела и подписывается руководителем государственной нотариальной
конторы, частным нотариусом.
В конце дела (тома) на отдельном листе делается заверительная
надпись по форме согласно приложению 13, в которой цифрами и
прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются
исправления в нумерации, оговариваются особенности физического
состояния документов и проставляется дата, а также подписи
руководителя государственной нотариальной конторы и лица,
ответственного за ведение делопроизводства;
53.2. дела временного (до 10 лет включительно) хранения
подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в
скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и
внутренние описи дел не составлять.
54. Обложки для постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения оформляются по форме согласно приложению 14.
На обложке должны быть размещены следующие реквизиты:
"Министерство юстиции Республики Беларусь», наименование
соответствующего управления юстиции (при оформлении дела
государственной нотариальной конторы), наименование государственной
нотариальной конторы либо фамилия, инициалы частного нотариуса,
наименование административно-территориальной единицы, на территории
которой частный нотариус вправе осуществлять нотариальную
деятельность, индекс дела по номенклатуре дел и номер тома,
заголовок дела, срок хранения, дата (год) или крайние даты начала и
окончания дела, количество листов, номер фонда, описи и дела по
описи.
55. В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии
с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи
на обложках подлежат уточнению.
56. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения делаются четко, светостойкими чернилами, тушью или
изготавливаются с использованием компьютерных технологий.
На обложке количество листов в деле указывается на основании
данных заверительной надписи.
57. На завершенные дела постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, архивариусом,
заведующим архивом государственной нотариальной конторы, частным
нотариусом ежегодно составляются описи по форме согласно приложению
15.
Организация работы по экспертизе ценности документов
осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией, которая
создается в составе не менее трех человек соответствующим
управлением юстиции в отношении экспертизы ценности документов
государственных нотариальных контор и соответствующим управлением
юстиции по согласованию с Белорусской нотариальной палатой в
отношении экспертизы ценности документов частных нотариусов.
58. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело
вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело
состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть
вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел
в описи - валовой за несколько лет; графы описи заполняются в точном
соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при
внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется
полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела
обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах
вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок
воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за
несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который
имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел,
содержащих материалы за данный год (после интервала за последней
описательной статьей каждого последующего года); графа описи
«Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их
физического состояния и т.д.
59. Описи дел составляются в двух экземплярах. При передаче
дел в ведомственный нотариальный архив на обоих экземплярах описи
против каждого дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого
экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество
фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и
лица, передавшего дела.
Один экземпляр описи хранится в государственной нотариальной
конторе, второй - в ведомственном нотариальном архиве.
ГЛАВА 6
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ НОТАРИАЛЬНЫЙ АРХИВ
60. С момента оформления (удостоверения, выдачи, составления)
и до передачи в ведомственный нотариальный архив документы хранятся
в государственной нотариальной конторе, у частного нотариуса.
61. Руководитель государственной нотариальной конторы, а также
лицо, ответственное за ведение делопроизводства, архивариус,
заведующий архивом государственной нотариальной конторы несут
ответственность за сохранность документов и дел.
62. Изъятие и выдача каких-либо нотариальных документов из дел
не допускается, за исключением случаев, предусмотренных Законом
Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности»,
настоящими Правилами, иными актами законодательства.
Выдача сведений (документов) по совершенным нотариальным
действиям государственными нотариальными конторами осуществляется в
соответствии со статьей 9 Закона.
При расторжении договора нотариус по требованию стороны,
представившей при заключении расторгаемого договора подлинный
документ, подтверждающий приобретение права собственности или иного
права, возвращает этот документ.
63. Нотариальные документы, а также документы, на основании
которых они совершены, книги учета и реестры, являющиеся документами
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, передаются в
ведомственный нотариальный архив не позднее одного года после
окончания 10-летнего срока их хранения.
Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный
нотариальный архив, как правило, не подлежат и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению управления юстиции они
могут быть переданы в ведомственный нотариальный архив.
Доверенности подлежат уничтожению по истечении трех лет со дня
истечения срока их действия.
64. Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта
производится после подготовки описей дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения за этот же период.
65. Непосредственный отбор документов к уничтожению
осуществляет частный нотариус, в государственной нотариальной
конторе - лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
Проверку правильности произведенного отбора осуществляет
экспертная комиссия.
66. Ответственность за организацию уничтожения документов
несет частный нотариус, руководитель государственной нотариальной
конторы, лицо, ответственное за ведение делопроизводства.
67. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности
документов, согласовывается с экспертной комиссией, руководителем
ведомственного нотариального архива и после этого утверждается
заведующим государственной нотариальной конторой.
Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта
сдаются на переработку.
Сдача документов на переработку оформляется приемо-сдаточной
накладной, номер которой и дата сдачи документов указываются в акте
о выделении к уничтожению. Приемо-сдаточная накладная прикрепляется
к акту о выделении к уничтожению.
68. Передача дел в ведомственный нотариальный архив
осуществляется по графику, составленному ведомственным нотариальным
архивом, согласованному с соответствующим управлением юстиции.
Приложение 1
к Правилам нотариального
делопроизводства
Форма
КНИГА
учета наследственных дел
---------T--------T--------T----T-------T---------T-----------T------¬
¦Порядко-¦Дата по-¦Фамилия,¦Дата¦ Фами- ¦Дата вы- ¦Дата закры-¦Приме-¦
¦вый но- ¦ступле- ¦ соб- ¦смер¦ лия, ¦дачи сви-¦ тия на- ¦чание ¦
¦мер на- ¦ния за- ¦ственное¦ ти ¦ соб- ¦детельс- ¦следствен- ¦ ¦
¦следст- ¦явления ¦имя, от-¦ ¦ствен- ¦ тва о ¦ ного дела ¦ ¦
¦венного ¦ ¦ чество ¦ ¦ ное ¦праве на ¦ ¦ ¦
¦ дела ¦ ¦умершего¦ ¦ имя, ¦наследс- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦отчес- ¦ тво ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦тво за-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦явителя¦ ¦ ¦ ¦
+--------+--------+--------+----+-------+---------+-----------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+--------+--------+--------+----+-------+---------+-----------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 2
к Правилам нотариального
делопроизводства
Форма
АЛФАВИТНАЯ КНИГА
учета наследственных дел
---------------T------T---------------T--------------T--------T-----¬
¦Фамилия, соб- ¦ Дата ¦Порядковый но- ¦Дата закрытия ¦Примеча-¦ ¦
¦ственное имя, ¦смерти¦ мер наследс- ¦наследственно-¦ ние ¦ ¦
¦отчество умер-¦ ¦ твенного дела ¦ го дела ¦ ¦ ¦
¦ шего ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------+------+---------------+--------------+--------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ ¦
+--------------+------+---------------+--------------+--------+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
А
___________________
Б
___________________
В
___________________
Г
___________________
Приложение 3
к Правилам нотариального
делопроизводства
Форма
КНИГА
учета заявлений о принятии мер по охране наследства и (или)
управлению им
----T------T--------T-------T-------T--------T-------T---------T-----¬
¦ № ¦ Дата ¦Фамилия,¦ Фами- ¦ Адрес ¦ Дата ¦Оценка ¦Дата вы- ¦При- ¦
¦п/п¦ по- ¦ соб- ¦ лия, ¦ места ¦принятия¦ на- ¦дачи сви-¦ ме- ¦
¦ ¦ступ- ¦ственное¦ соб- ¦нахож- ¦ мер к ¦следст-¦детельс- ¦чание¦
¦ ¦ления ¦имя, от-¦ствен- ¦ дения ¦ охране ¦венного¦ тва о ¦ ¦
¦ ¦заяв- ¦ чество ¦ ное ¦ на- ¦ на- ¦имущес-¦праве на ¦ ¦
¦ ¦ления ¦заявите-¦ имя, ¦следст-¦следст- ¦ тва ¦наследс- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ля ¦отчес- ¦венного¦венного ¦ ¦ тво ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ тво ¦имущес-¦имущес- ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦умерше-¦ тва ¦ тва ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦го, да-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ та ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦смерти,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ на- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦следст-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦венного¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------+--------+-------+-------+--------+-------+---------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+---+------+--------+-------+-------+--------+-------+---------+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 4
к Правилам нотариального
делопроизводства
Форма
КНИГА
учета ценностей при принятии мер по охране наследства
----T-------T-------------T-------T---------T-------T-------T----------¬
¦№ ¦ Дата ¦Фамилия, соб-¦Подроб-¦Количес- ¦Оценка ¦ Дата ¦Отметка о ¦
¦п/п¦поступ-¦ственное имя,¦ ное ¦тво цен- ¦ценнос-¦ сдачи ¦ выдаче ¦
¦ ¦ ления ¦ отчество ¦описа- ¦ ностей ¦ тей ¦ценнос-¦ценностей ¦
¦ ¦ценнос-¦умершего, да-¦ ние ¦ ¦ ¦ тей и ¦наследни- ¦
¦ ¦ тей ¦ та смерти, ¦ценнос-¦ ¦ ¦ номер ¦ кам или ¦
¦ ¦ ¦ номер на- ¦ тей ¦ ¦ ¦квитан-¦ передаче ¦
¦ ¦ ¦следственного¦ ¦ ¦ ¦ ции ¦их для ре-¦
¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ализации ¦
+---+-------+-------------+-------+---------+-------+-------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-------+-------------+-------+---------+-------+-------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 5
к Правилам нотариального
делопроизводства
Форма
АЛФАВИТНАЯ КНИГА
учета завещаний
--------------T-----------T---------------T----------T--------T-----¬
¦Фамилия, соб-¦Дата удос- ¦ Номер по ре- ¦Отметка об¦Примеча-¦ ¦
¦ственное имя,¦ товерения ¦естру для реги-¦отмене за-¦ ние ¦ ¦
¦отчество за- ¦ завещания ¦страции нотари-¦ вещания ¦ ¦ ¦
¦ вещателя ¦ ¦альных действий¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+-----------+---------------+----------+--------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ ¦
+-------------+-----------+---------------+----------+--------+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
А
___________________
Б
___________________
В
___________________
Г
___________________
Приложение 6
к Правилам нотариального
делопроизводства
Форма
АЛФАВИТНАЯ КНИГА
запрещений отчуждения недвижимого имущества и арестов
--------------------------T-------------T-----------T--------T------¬
¦Фамилия, собственное имя,¦Дата наложе- ¦Дата снятия¦Примеча-¦ ¦
¦отчество физического ли- ¦ния запреще- ¦запрещения,¦ ние ¦ ¦
¦ца, наименование юридиче-¦ ния, ареста ¦ ареста ¦ ¦ ¦
¦ского лица, на имущество ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦которых наложены запреще-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ние, арест ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------+-------------+-----------+--------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ ¦
+-------------------------+-------------+-----------+--------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
А
___________________
Б
___________________
В
___________________
Г
___________________
Приложение 7
к Правилам нотариального
делопроизводства
Форма регистрационного штампа
---------------------------------------¬
¦______________________________________¦
¦(наименование государственной нотари- ¦
¦ альной конторы/ фамилия, инициалы ¦
¦ частного нотариуса) ¦
¦______________________________________¦
¦ ¦
¦ (дата) ¦
¦ № __________________ ¦
L---------------------------------------
Приложение 8
к Правилам нотариального
делопроизводства
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
--------------T----------------T-----------T-----------T------------¬
¦Дата поступ- ¦ Корреспондент, ¦Краткое со-¦ Резолюция ¦ Отметка об ¦
¦ления и номер¦дата и номер по-¦ держание ¦ или кому ¦ исполнении ¦
¦ документа ¦ступившего доку-¦ ¦ направлен ¦ ¦
¦ ¦ мента ¦ ¦ документ ¦ ¦
+-------------+----------------+-----------+-----------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+-------------+----------------+-----------+-----------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 9
к Правилам нотариального
делопроизводства
Форма
ЖУРНАЛ
регистрации исходящих документов
------------------T-------------T------------------T----------------¬
¦Дата и номер до- ¦Корреспондент¦Краткое содержание¦ Отметка об ис- ¦
¦ кумента ¦ ¦ документа ¦ полнении ¦
+-----------------+-------------+------------------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-----------------+-------------+------------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 10
к Правилам нотариального
делопроизводства
____________________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы/фамилия, инициалы
частного нотариуса,
____________________________________________________________________
наименование административно-территориальной единицы, на территории
которой частный нотариус вправе осуществлять нотариальную
деятельность)
Номенклатура дел УТВЕРЖДАЮ
________________ № ________ Руководитель государственной
___________________________ нотариальной конторы(частный нотариус)
(место составления) ______________________________________
на _________________ год (наименование государственной
нотариальной
______________________________________
конторы/ наименование
административно-
территориальной единицы, на
территории которой частный
нотариус вправе осуществлять
нотариальную деятельность)
__________ ___________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Название раздела
--------------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела ¦
+------------T-------------T-------------T-------------T------------+
¦Индекс дела ¦Заголовок де-¦ Количество ¦Срок хранения¦ Примечание ¦
¦ ¦ ла (тома) ¦ дел (томов) ¦дела (тома) и¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦номер статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦
+------------+-------------+-------------+-------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------------+-------------+-------------+-------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
_________________________ ___________ ______________________
(должность/частный (подпись) (И.О.Фамилия)
нотариус)
_________________________
(дата)
________________________
(виза работника ведомственного
нотариального архива)
_________________________
(дата)
Приложение 11
к Правилам нотариального
делопроизводства
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____году
____________________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы/фамилия, инициалы
частного нотариуса,
____________________________________________________________________
наименование административно-территориальной единицы, на территории
которой частный нотариус вправе осуществлять нотариальную
деятельность)
--------------------------------T-------T---------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе ¦
¦ ¦ +-------------T-------------+
¦ ¦ ¦ переходящих ¦ с отметкой ¦
¦ ¦ ¦ ¦ "ЭПК " ¦
+-------------------------------+-------+-------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------------------------+-------+-------------+-------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+-------+-------------+-------------+
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+-------+-------------+-------------+
¦Временного (до 10 лет включите-¦ ¦ ¦ ¦
¦льно) ¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------------------+-------+-------------+-------------+
¦ИТОГО ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------------------+-------+-------------+--------------
_________________________ ___________ ______________________
(должность/частный (подпись) (И.О.Фамилия)
нотариус)
_________________________
(дата)
Итоговые сведения переданы в ведомственный нотариальный архив.
_________________________ ___________ ______________________
(должность) (подпись) (И.О.Фамилия)
_________________________
(дата)
Приложение 12
к Правилам нотариального
делопроизводства
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела
№ ________ том № _______
-------T------------------T-----------------T------------T----------¬
¦№ п/п ¦Наименование сто- ¦Вид нотариального¦Номера лис- ¦Примечание¦
¦ ¦ рон ¦ действия ¦ тов дела ¦ ¦
+------+------------------+-----------------+------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------+------------------+-----------------+------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого _________________________________________________документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи__________________________________
(цифрами и прописью)
_________________________ ___________ __________________
(должность/частный (подпись) (И.О.Фамилия)
нотариус)
_________________________
(дата)
Приложение 13
к Правилам нотариального
делопроизводства
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ
дела № ________
В деле подшито и пронумеровано
____________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
листа(ов) (+ _______ листов внутренней описи), в том числе:
литерные листы______________________________________________________
пропущенные номера__________________________________________________
---------------------------------------------T----------------------¬
¦Особенности физического состояния и формиро-¦ Номера листов ¦
¦ вания дела ¦ ¦
+--------------------------------------------+----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
_________________________ ___________ ______________________
(наименование должности (подпись) (И.О.Фамилия)
лица, составившего
заверительную надпись)
_________________________
(дата)
Приложение 14
к Правилам нотариального
делопроизводства
Дело № __________
Опись № _________
Форма № _________
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
____________________________________________________________________
(наименование соответствующего управления юстиции областного
исполнительного комитета, Минского городского исполнительного
комитета (для государственной нотариальной конторы)
____________________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы/фамилия, инициалы
частного нотариуса, наименование административно-территориальной
единицы, на территории которой частный нотариус вправе осуществлять
нотариальную деятельность)
Дело № ___________ том ____________
____________________________________________________________________
(заголовок дела)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_______________________
(дата)
На __________ листе(ах).
Форма № _________
Опись № _________
Хранить _________ лет.
Дело № __________
Приложение 15
к Правилам нотариального
делопроизводства
____________________________________________________________________
(наименование государственной нотариальной конторы/фамилия, инициалы
частного нотариуса,
____________________________________________________________________
наименование административно-территориальной единицы, на территории
которой частный нотариус вправе осуществлять нотариальную
деятельность)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель государственной
нотариальной конторы (частный нотариус)
_______________________________________
(наименование государственной
нотариальной
_______________________________________
конторы/наименование административно-
территориальной единицы, на территории
которой частный нотариус вправе
осуществлять нотариальную деятельность)
__________ ___________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
ОПИСЬ №
дел __________________________________ хранения
(постоянного/временного (свыше 10 лет)
за ______ год
-----T------T---------T------T-----------T------------------T-------¬
¦ № ¦Индекс¦Заголовок¦ Дата ¦Количество ¦Срок хранения дела¦Приме- ¦
¦п/п ¦ дела ¦дела (то-¦ дела ¦ листов в ¦ (тома), статья по¦ чание ¦
¦ ¦(тома)¦ ма) ¦(тома)¦деле (томе)¦ перечню ¦ ¦
+----+------+---------+------+-----------+------------------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6* ¦ 7 ¦
+----+------+---------+------+-----------+------------------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данную опись (раздел описи) внесено_______________________________
(количество дел цифрами и прописью)
дел с № ____ по № ______ в том числе:
литерные номера____________________________________________________
пропущенные номера__________________________________________________
_________________________ ___________ ______________________
(должность/частный (подпись) (И.О.Фамилия)
нотариус)
_________________________
(дата)
_________________________ ___________ ______________________
(заведующий ведомственным (подпись) (И.О.Фамилия)
архивом)
_________________________
(дата)
______________________________
*Графа 6 опускается при составлении описей дел постоянного
хранения.
|
