Постановление КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ
МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
23 ноября 2005 г. № 6
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С
ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В КОМИТЕТЕ ПО АРХИВАМ И
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ
БЕЛАРУСЬ И УЧРЕЖДЕНИЯХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996
года «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики Беларусь
от 1 ноября 2004 года, постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке
ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных
органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с
обращениями граждан» Комитет по архивам и делопроизводству при
Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с
обращениями граждан в Комитете по архивам и делопроизводству при
Совете Министров Республики Беларусь и учреждениях Государственной
архивной службы Республики Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его
официального опубликования.
Председатель В.И.Адамушко
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Комитета по архивам
и делопроизводству
при Совете Министров
Республики Беларусь
23.11.2005 № 6
ИНСТРУКЦИЯ
об организации работы с обращениями граждан в Комитете по архивам
и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и
учреждениях Государственной архивной службы Республики Беларусь
1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан в
Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь и учреждениях Государственной архивной службы
Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана в соответствии
с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года «Об обращениях
граждан» в редакции Закона Беларуси от 1 ноября 2004 года
(Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1996 г., № 21,
ст. 376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2004 г., № 189, 2/1089), постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке
ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных
органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с
обращениями граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16014).
2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения
предложений, заявлений, жалоб граждан (далее - обращения граждан),
ведения делопроизводства по обращениям граждан и организацию личного
приема граждан в Комитете по архивам и делопроизводству при Совете
Министров Республики Беларусь (далее - Белкомархив), учреждениях
Государственной архивной службы Республики Беларусь (далее -
учреждения ГАС).
3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение
делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке
конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного
судопроизводства, производства по делам об административных
правонарушениях, а также по обращениям, для которых установлен иной
порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных
организациях.
4. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан
и приема граждан несут руководители Белкомархива, учреждений ГАС.
5. Должностные лица Белкомархива, учреждений ГАС при
рассмотрении обращений граждан обязаны:
соблюдать требования, установленные законодательными актами
Республики Беларусь, настоящей Инструкцией об обращениях граждан;
принимать обоснованные решения по обращениям граждан и
обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
осуществлять контроль за сроками и качеством исполнения
обращений граждан;
информировать граждан о решениях, принятых по результатам
рассмотрения обращений;
осуществлять систематический анализ работы с обращениями
граждан с целью выяснения причин нарушений прав и охраняемых законом
интересов граждан.
6. Делопроизводство по обращениям граждан в Белкомархиве,
учреждениях ГАС ведется централизованно, отдельно от других видов
делопроизводства и возлагается на должностных лиц, ответственных за
ведение делопроизводства по обращениям граждан.
7. Регистрация обращений граждан осуществляется с
использованием одной из форм: автоматизированной (электронной),
карточной (в регистрационно-контрольных карточках) (далее - РКК),
журнальной (с графами, аналогичными реквизитам РКК).
РКК обращений граждан ведутся по форме согласно приложению 1.
8. РКК, как правило, заполняется в двух экземплярах. Первый
экземпляр помещается в контрольную картотеку, второй вместе с
обращением передается в структурное подразделение исполнителю. По
мере исполнения обращений первые экземпляры РКК из контрольной
картотеки перемещаются в справочную, которая систематизируется по
алфавиту фамилий заявителей.
9. Все поступившие в Белкомархив, учреждения ГАС обращения
граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в
день их поступления.
10. Регистрационный штамп, в котором указываются входящий
индекс и дата регистрации обращения, проставляется в правом нижнем
углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста
месте этой страницы.
11. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех
случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или
когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени
получения или отправления обращения.
12. Сопроводительные письма к обращениям граждан
регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с поступившими
обращениями. В РКК, журнале указывается, откуда поступило письмо,
дата и номер сопроводительного письма, делается отметка о
необходимости информирования организации, направившей обращение для
рассмотрения.
13. Письменные обращения, полученные от граждан на личном
приеме, подлежат регистрации в установленном порядке.
14. Регистрационный индекс обращения состоит из начальной буквы
фамилии заявителя и порядкового номера поступившего обращения
(например: Д - 45).
При регистрации коллективных обращений в их индекс включается
буквенное обозначение «КЛ», анонимных - «АН».
15. Обращения одного и того же лица по одному и тому же
вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для
рассмотрения в Белкомархив, учреждения ГАС, учитываются под
регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового
номера, проставляемого через дробь (например: Д - 45/1, Д - 45/2).
16. Повторным обращениям граждан присваивается очередной
регистрационный индекс в течение календарного года. В правом верхнем
углу повторных обращений граждан ставится отметка «Повторно», а в
РКК, журнале указываются индекс и дата поступления предыдущего
обращения.
17. Повторные обращения (устные и письменные), в которых не
приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства,
рассмотрению не подлежат, если по ним имеются результаты
исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном
порядке. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные
обращения необоснованны, и переписка с ним по данному вопросу
прекращается.
Решение о прекращении производства по повторным обращениям
принимают руководство Белкомархива, руководители учреждений ГАС.
18. После регистрации обращения граждан передаются на
рассмотрение руководству Белкомархива, руководителям учреждений ГАС.
Результаты рассмотрения обращений отражаются в форме резолюции.
19. В случаях, когда в письменных обращениях граждан,
поступивших в Белкомархив, учреждения ГАС, содержатся вопросы, не
относящиеся к их компетенции, или в них одновременно содержатся
вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных
органов, иных организаций (должностных лиц), то копии обращений в
пятидневный срок направляются в соответствующие государственные
органы, иные организации (должностным лицам) с обязательным
уведомлением об этом граждан либо в пятнадцатидневный срок гражданам
дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган, иную
организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.
20. Письменное обращение, поступившее в Белкомархив, учреждения
ГАС, должно содержать наименование и (или) адрес организации
(должность, фамилию, имя, отчество должностного лица), в которую
направляется обращение; фамилию, имя, отчество гражданина, данные о
его месте жительства и (или) работы (учебы); изложение сути
обращения; личную подпись гражданина.
К письменным обращениям могут прилагаться копии решений
(ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами
государственных органов, иных организаций, а также иные документы,
необходимые для рассмотрения обращений.
Письменные обращения, не соответствующие установленным
законодательством требованиям, могут быть оставлены без рассмотрения
с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления
обращения без рассмотрения. После устранения нарушений гражданин
вправе вновь обратиться в Белкомархив, учреждение ГАС (к
должностному лицу) в установленном порядке.
Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением
обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или
совершенном преступлении.
21. Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца
со дня их регистрации в Белкомархиве, учреждениях ГАС, а обращения,
не требующие дополнительного изучения и проверки, - не позднее
пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными
актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной
проверки, запроса необходимой информации руководство Белкомархива,
руководители учреждений ГАС, в которые поступили обращения, могут
продлить указанный срок, но не более чем на один месяц с
одновременным уведомлением об этом граждан.
Срок рассмотрения обращений при необходимости направления
запросов в иностранные государства и (или) международные организации
может быть продлен до шести месяцев руководством Белкомархива,
руководителями учреждений ГАС, в которые поступили обращения, с
одновременным уведомлением об этом граждан.
Сроки рассмотрения обращений исчисляются со дня их регистрации
в Белкомархиве, учреждениях ГАС.
22. Контроль за рассмотрением обращений граждан в Белкомархиве,
учреждениях ГАС ведется с использованием одной из форм:
автоматизированной (электронной), карточной, журнальной в порядке,
определенном пунктом 12 Положения о порядке ведения делопроизводства
по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях,
утвержденного постановлением Совета Министров РБ от
26 мая 2005 г. № 544.
Контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан в
Белкомархиве, учреждениях ГАС возлагается на должностных лиц,
ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
23. Обращения граждан, направленные в Белкомархив, учреждения
ГАС вышестоящими государственными органами, иными организациями
(вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты
рассмотрения, берутся на особый контроль.
На обращениях, взятых на особый контроль, в правом верхнем углу
проставляется отметка «Контроль».
Вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращения заносится
в РКК либо в журнал.
24. Ответы на обращения граждан даются в сроки, установленные
статьей 10 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан».
Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по
результатам рассмотрения их письменных обращений.
В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы,
иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на
контроле обращениям граждан, указываются сведения об уведомлении
гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об
исполнителе.
25. Ответы на обращения граждан оформляются на бланке и
подписываются руководством Белкомархива, руководителями учреждений
ГАС.
Индекс ответа состоит из индекса дела по номенклатуре и
регистрационного индекса обращения (например: 3-22/Д - 45).
На каждом обращении граждан после окончательного разрешения
поставленных в нем вопросов делается отметка «В дело», указываются
дата и личная подпись должностного лица, направившего документ в
дело.
26. Учет принятых на личном приеме граждан осуществляется в
книге учета личного приема граждан по форме согласно приложению 2.
В случаях, если устное обращение гражданина не может быть
разрешено непосредственно во время приема, оно излагается им в
письменной форме и с ним ведется работа как с письменным обращением.
На таких обращениях проставляется штамп «С личного приема».
27. Обращения граждан, копии ответов на них и документы,
связанные с их разрешением, документы по личному приему граждан
формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел
Белкомархива, учреждений ГАС.
Документы в делах располагаются в хронологическом или
алфавитном порядке. В случае получения повторного обращения или
появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе
документов. Неисполненные обращения граждан, а также неправильно
оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются
исполнителю на доработку.
Формирование и хранение дел у исполнителей запрещено.
28. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их
рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с
даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном
порядке Белкомархивом, учреждением ГАС может быть принято решение об
увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих
обращений граждан.
29. Дела по обращениям граждан, отобранные на постоянное или
временное (свыше 10 лет) хранение, передаются в архив через год
после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и
материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в
установленном Белкомархивом порядке.
30. Обращения граждан систематически анализируются и обобщаются
в Белкомархиве, в учреждениях ГАС.
Результаты анализа работы с обращениями граждан периодически
рассматриваются на заседаниях коллегии Белкомархива, коллегиальных
органов учреждений ГАС.
Приложение 1
к Инструкции об организации
работ с обращениями граждан
в Комитете по архивам и
делопроизводству при Совете
Министров Республики
Беларусь и учреждениях
Государственной архивной
службы Республики Беларусь
Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан
№ _________________________
(регистрационный индекс)
Фамилия, имя, отчество _____________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон __________
____________________________________________________________________
Дата поступления ___________________________________________________
Количество листов __________________________________________________
Даты, индексы повторных обращений __________________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма ______________
Тематика ___________________________________________________________
Содержание _________________________________________________________
____________________________________________________________________
Резолюция __________________________________________________________
____________________________________________________________________
Исполнитель ________________________________________________________
Документ направлен на исполнение ___________________________________
Дата направления ________________ Срок исполнения __________________
Дата исполнения ____________________________________________________
Ход рассмотрения ___________________________________________________
____________________________________________________________________
Результат решения (№ ____________ дата ответа _____________________)
Отметка о снятии с контроля ________________________________________
Документ подшит в дело № ________ _____ л.
Приложение 2
к Инструкции об организации
работ с обращениями граждан
в Комитете по архивам и
делопроизводству при Совете
Министров Республики
Беларусь и учреждениях
Государственной архивной
службы Республики Беларусь
КНИГА
учета личного приема граждан
----T-------T--------T-----------T----------T-------------T----------T----------¬
¦ № ¦ Дата ¦Фамилия,¦Адрес места¦Содержание¦Фамилия, имя,¦Содержание¦ Отметка ¦
¦п/п¦приема,¦ имя, ¦жительства ¦ вопроса ¦ отчество, ¦поручения ¦ об ¦
¦ ¦ время ¦отчество¦ и (или) ¦ ¦ должность ¦по итогам ¦исполнении¦
¦ ¦ ¦ ¦ работы, ¦ ¦ лица, ¦ приема ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦контактный ¦ ¦ ведущего ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ телефон ¦ ¦ прием ¦ ¦ ¦
+---+-------+--------+-----------+----------+-------------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---+-------+--------+-----------+----------+-------------+----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
|
