Постановление МИНИСТЕРСТВА ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
3 октября 2005 г. № 41
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, ПОСТУПАЮЩИМИ В
МИНИСТЕРСТВО ТОРГОВЛИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996
года «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики Беларусь
от 1 ноября 2004 года и Декретом Президента Республики Беларусь от
14 января 2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением», на
основании Положения о Министерстве торговли Республики Беларусь,
утвержденного постановлением Совета Министров РБ от
31 октября 2001 г. № 1594, Министерство торговли Республики Беларусь
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке работы с
обращениями граждан, поступающими в Министерство торговли Республики
Беларусь.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его
официального опубликования.
Министр А.И.Иванков
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Министерства торговли
Республики Беларусь
03.10.2005 № 41
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке работы с обращениями граждан, поступающими
в Министерство торговли Республики Беларусь
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке работы с обращениями граждан,
поступающими в Министерство торговли Республики Беларусь (далее -
Инструкция), разработана в соответствии с Законом Республики
Беларусь от 6 июня 1996 года «Об обращениях граждан» в редакции
Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасці
Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1996 г., № 21, ст. 376;
Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г.,
№ 189, 2/1089), Декретом Президента Республики Беларусь от 14 января
2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» (Национальный
реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 7, 1/6166) и
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта
2005 г. № 285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики
Беларусь от 14 января 2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с
населением» и внесении изменений и дополнения в некоторые
постановления Совета Министров Республики Беларусь» (Национальный
реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 52, 5/15728),
постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая
2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения
делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах,
иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с
обращениями граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики
Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16014), постановлением Комитета по
архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь
от 24 июля 2003 г. № 27 «Об утверждении Инструкции по оформлению
документов с использованием компьютерных технологий в
республиканских органах государственного управления и иных
государственных организациях, подчиненных Правительству Республики
Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь,
2003 г., № 92, 8/9867), на основании Положения о Министерстве
торговли Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета
Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. № 1594
(Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г.,
№ 105, 5/9330), и определяет порядок работы с обращениями граждан,
поступающими в Министерство торговли Республики Беларусь (далее -
Министерство), порядок ведения делопроизводства по ним, организацию
личного приема граждан, а также порядок ведения и хранения книги
замечаний и предложений в Министерстве.
2. Термины и определения, применяемые в настоящей Инструкции,
употребляются в значении, определенном Законом Республики Беларусь
«Об обращениях граждан» и Декретом Президента Республики Беларусь от
14 января 2005 г. № 2.
ГЛАВА 2
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
3. Обращения граждан, поступившие в Министерство,
рассматриваются и исполняются в сроки, установленные статьей 10
Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан».
Обращения должны быть рассмотрены в течение одного месяца со
дня их регистрации в управлении нормативно-правового обеспечения и
кадровой работы Министерства, а обращения, не требующие
дополнительного изучения и проверки, - не позднее пятнадцати дней,
если иной срок не установлен законодательными актами Республики
Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки,
запроса, информации срок рассмотрения обращения может быть продлен
Министром торговли Республики Беларусь (далее - Министр), его
заместителями, но не более чем на один месяц с одновременным
уведомлением об этом граждан (промежуточный ответ).
При необходимости направления запросов в иностранные
государства и (или) международные организации срок рассмотрения
обращений может быть продлен до шести месяцев Министром (его
заместителями) с одновременным уведомлением об этом граждан.
4. Обращения граждан, направленные в Министерство различными
адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения,
ставятся на контроль с использованием автоматизированной системы
контроля и регистрационно-контрольных карточек (далее - РКК).
Контроль за разрешением обращений граждан возлагается на
руководителей структурных подразделений Министерства,
подведомственных ему организаций, которым согласно резолюции
руководства Министерства направлены обращения граждан.
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с
контроля не снимаются. Контроль завершается, если все поставленные в
обращении вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам
даны ответы в установленные законодательством сроки.
5. Обращение граждан считается разрешенным, если рассмотрены
все поставленные в них вопросы, относящиеся к компетенции
Министерства, приняты необходимые меры и гражданам письменно даны
ответы в соответствии с законодательством.
6. Письменное обращение должно содержать наименование и (или)
адрес министерства, фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его
месте жительства и (или) работы (учебы), изложение сути обращения
(предложения, заявления, жалобы), личную подпись гражданина.
К письменным обращениям могут прилагаться копии решений
(ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами
государственных органов, иных организаций, а также документы,
необходимые для рассмотрения обращений.
Письменные обращения, не соответствующие требованиям,
указанным в части первой настоящего пункта, могут быть оставлены без
рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах
оставления обращения без рассмотрения. После устранения нарушений
граждане вправе вновь обратиться в Министерство в установленном
порядке.
Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением
обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или
совершенном преступлении.
7. При рассмотрении обращений граждан должностные лица
Министерства обязаны:
соблюдать требования, установленные действующим
законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и
настоящей Инструкцией;
принимать меры для полного, объективного, всестороннего и
своевременного рассмотрения обращений;
принимать законные и обоснованные решения;
письменно информировать граждан о решениях, принятых по
результатам рассмотрения письменных обращений, аргументировав их
принятие;
разъяснять порядок обжалования решений, принятых по
обращениям;
принимать в пределах своей компетенции меры по восстановлению
нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов граждан;
решать в установленном порядке вопросы о привлечении к
ответственности лиц, по вине которых допущены нарушения прав, свобод
и (или) законных интересов граждан.
ГЛАВА 3
ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН
8. В Министерстве организуется личный прием граждан, который
проводится Министром и его заместителями. При отсутствии по
уважительным причинам указанных должностных лиц по их поручению
прием граждан могут вести руководители структурных подразделений
Министерства.
9. Общее руководство приемом граждан осуществляет Министр,
курирующий управление нормативно-правового обеспечения и кадровой
работы. Организацию приема граждан обеспечивают помощник Министра,
работники управления нормативно-правового обеспечения и кадровой
работы, выполняющие обязанности секретарей приемных заместителей
Министра.
10. Прием граждан осуществляется не реже одного раза в месяц
согласно расписанию, утверждаемому Министром, и в доведенные до
сведения граждан дни и часы.
11. Предварительная запись граждан на прием к Министру и его
заместителям производится в журналах учета приема граждан.
Ответственность за ведение и хранение журнала возлагается на
помощника Министра (приемную Министра) и работников управления
нормативно-правового обеспечения и кадровой работы, выполняющих
обязанности секретарей приемных заместителей Министра.
12. При устном обращении гражданин должен предъявить документ,
удостоверяющий его личность. При необходимости с согласия граждан,
обратившихся на прием, принимаются заявления и другие документы, о
которых докладывается руководству Министерства.
В случае, если вопрос, изложенный в устном обращении, не может
быть разрешен во время личного приема, обращение может быть изложено
гражданином в письменной форме и подлежит последующему рассмотрению
в порядке рассмотрения письменных обращений граждан, установленном
настоящей Инструкцией.
13. Если при предварительной записи или во время личного
приема выясняется, что поставленный вопрос не относится к
компетенции Министерства, гражданину даются разъяснения, в какой
государственный орган, иную организацию (какому должностному лицу)
ему следует обратиться для решения вопроса, изложенного в обращении.
14. Делопроизводство по письменным обращениям граждан,
поданным при личном приеме, осуществляется в порядке,
предусмотренном настоящей Инструкцией для письменных обращений
граждан.
ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ КНИГИ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
15. Книга замечаний и предложений Министерства (далее - книга)
предъявляется по первому требованию гражданина. Запрещается
требовать от гражданина предъявления документов, удостоверяющих
личность, или объяснения причин, вызвавших необходимость внесения
замечания и (или) предложения.
16. В книгу вносятся замечания и предложения граждан о
деятельности Министерства.
17. Не подлежат обязательному рассмотрению изложенные в книге:
замечания и предложения по вопросам, не относящимся к
деятельности Министерства;
жалобы и заявления, для которых законодательством установлен
иной порядок направления и рассмотрения.
18. Уполномоченные Министром должностные лица обязаны:
хранить и вести книгу в порядке, установленном постановлением
Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2005 г. № 285 и
настоящей Инструкцией;
предъявлять книгу по первому требованию гражданина;
в течение 15 календарных дней рассматривать изложенные в книге
замечания и предложения, не требующие дополнительного изучения и
проверки, и принимать по ним меры. При необходимости проведения
специальной проверки, получения дополнительной информации Министр
или его заместители могут продлить срок рассмотрения, но не более
чем на 15 календарных дней с одновременным уведомлением об этом
гражданина;
вносить в книгу сведения о результатах рассмотрения замечаний
и предложений граждан;
в случае отказа в удовлетворении замечания и (или) предложения
письменно информировать об этом гражданина в пятнадцатидневный срок
с мотивацией причин отказа. Отметка о направленном гражданину ответе
вносится в книгу. Копия ответа хранится вместе с книгой.
При отсутствии фамилии гражданина, данных о его месте
жительства и (или) работы письменный ответ не направляется и
соответствующая отметка о причинах отказа в удовлетворении замечания
и (или) предложения вносится в книгу.
19. При рассмотрении обращений граждане имеют право:
знакомиться с материалами, связанными с рассмотрением
обращений, в той мере, в какой это не затрагивает прав других
граждан и не противоречит требованиям законодательства Республики
Беларусь об охране государственных секретов, коммерческой и (или)
иной охраняемой законом тайны;
отказаться от направленных ими письменных обращений до
принятия по ним решений, направив соответствующее письменное
заявление;
обжаловать решения, принятые по их обращениям, в вышестоящие
государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным
лицам) и (или) в суд.
20. Книга ведется и хранится в управлении нормативно-правового
обеспечения и кадровой работы. Порядок выдачи книги, ее регистрации,
ведения, хранения, обмена на новую осуществляется в порядке,
установленном постановлением Совета Министров РБ от
16 марта 2005 г. № 285 и настоящей Инструкцией.
21. Реквизиты книги «Дата внесения замечания и (или)
предложения», «Фамилия, имя, отчество гражданина», «Адрес места
жительства и (или) работы, контактный телефон», «Содержание
замечания и (или) предложения» заполняются гражданином.
22. Реквизиты книги «Порядковый номер замечания и (или)
предложения», «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или)
предложения», «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и
регистрационный номер ответа)», «Наименование должности, фамилия,
инициалы лица, ответственного за ведение книги замечаний и
предложений» заполняются уполномоченным должностным лицом
Министерства, ответственным за ведение книги. Замечания и (или)
предложения нумеруются порядковыми номерами с начала календарного
года.
23. Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или)
предложений и отметка о направлении ответа гражданину (дата и
регистрационный номер ответа), в том числе уведомления о продлении
срока их рассмотрения, вносятся в книгу не позднее последнего дня
срока рассмотрения замечаний и (или) предложений, изложенных в
книге, по результатам рассмотрения по существу уполномоченными
должностными лицами Министерства.
24. Книга ведется до полного заполнения всех страниц,
предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и
информации об их рассмотрении, после чего в течение 5 календарных
дней представляется в налоговый орган для получения новой книги в
порядке, установленном постановлением Совета Министров Республики
Беларусь от 16 марта 2005 г. № 285.
25. В случае полного заполнения всех страниц книги,
предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и
информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она
хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении
календарного года в течение 5 лет - в архиве Министерства.
26. Копии ответов об отказе в удовлетворении замечаний и
предложений, уведомлений о продлении срока их рассмотрения хранятся
вместе с книгой.
ГЛАВА 5
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
27. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве
ведется управлением нормативно-правового обеспечения и кадровой
работы.
28. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве
ведется отдельно от других видов делопроизводства.
29. Обращения граждан, поступающие в Министерство,
регистрируются в управлении нормативно-правового обеспечения и
кадровой работы в день поступления в специальном разделе
автоматизированной системы регистрации и контроля исполнения
«Обращения граждан» с выдачей РКК.
30. Письменные обращения граждан, поступившие непосредственно
в структурное подразделение Министерства или на личном приеме, в тот
же день передаются для регистрации в управление нормативно-правового
обеспечения и кадровой работы.
31. Именные пакеты с надписью «Лично» передаются адресату в
закрытом виде. Если после вскрытия адресатом пакета в нем окажутся
обращения граждан, они передаются для регистрации в порядке,
установленном настоящей Инструкцией.
32. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех
случаях, когда по ним можно установить адрес отправителя или когда
дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и
получения обращения.
33. Каждому обращению присваивается регистрационный индекс,
состоящий из цифр 68 (номер дела по номенклатуре) и через дефис -
порядкового номера.
34. На обращениях в правом нижнем углу или другом свободном от
текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп
входящего документа, в котором указываются дата регистрации и
регистрационный индекс.
При поступлении обращений из Администрации Президента
Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь,
Национального собрания Республики Беларусь, иных государственных
органов и организаций, редакций телерадиовещания, газет и журналов,
в том числе других государств, в регистрационно-контрольную карточку
вносятся реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат,
номер и дата).
35. Зарегистрированные обращения граждан управление нормативно-
правового обеспечения и кадровой работы направляет на рассмотрение
Министру или его заместителям. Результаты рассмотрения обращений
граждан руководством Министерства отражаются в форме резолюции.
Последующие резолюции должностных лиц Министерства допускаются, если
в них детализируется порядок исполнения.
Обращения граждан по существу рассматриваются структурными
подразделениями, в компетенцию которых входит решение поставленных в
обращениях вопросов, в соответствии с резолюцией Министра или его
заместителей.
36. При поступлении в Министерство письменных обращений,
принятие решений по которым не относится к компетенции Министерства,
в пятидневный срок они направляются в соответствующие
государственные органы, иные организации (должностным лицам) с
уведомлением об этом граждан либо по данным обращениям гражданам в
пятнадцатидневный срок дается ответ с разъяснением, в какой
государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу)
им необходимо обратиться.
Запрещается передавать жалобы граждан в государственные
органы, иные организации (должностным лицам), действия (бездействие)
которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение
данной категории обращений относится к исключительной компетенции
этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).
37. В случае отказа гражданина от своего письменного обращения
должностное лицо Министерства, рассматривающее такое обращение,
принимает решение о прекращении по нему производства, за исключением
случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав,
свобод и (или) законных интересов граждан.
38. Ответы на обращения граждан, подготовленные в структурных
подразделениях, регистрируются в управлении нормативно-правового
обеспечения и кадровой работы.
Регистрационный индекс ответа состоит из индекса структурного
подразделения и регистрационного номера обращения (например,
04/68-112).
39. Обращения граждан после их разрешения возвращаются в
управление нормативно-правового обеспечения и кадровой работы со
всеми относящимися к ним материалами.
На каждом обращении после его исполнения и окончательного
решения делается отметка об его исполнении и направлении в дело.
Отметка располагается на нижнем поле первого листа слева и состоит
из слов «В дело», номера дела, в котором будет храниться документ,
даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении, личной
подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя и
даты. Решение «В дело» подтверждает Министр или его заместитель,
принявшие решение о рассмотрении указанного обращения.
40. Повторным обращениям граждан (повторными считаются
обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же
вопросу) при их поступлении присваивается очередной регистрационный
номер, а в соответствующей графе РКК указывается регистрационный
индекс первого обращения. В правом верхнем углу первой страницы
повторного обращения делается отметка: «Повторно» и подбираются
предшествующие документы за период не более 2 лет со времени
поступления первого обращения.
Повторные обращения (устные и письменные), в которых не
приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства,
рассмотрению не подлежат, если по ним имеются исчерпывающие
результаты проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке.
При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения
необоснованны и переписка с ними по данному вопросу прекращается.
Решение о прекращении делопроизводства по обращению принимает
Министр или его заместитель, курирующий структурное подразделение, в
котором было разрешено поступившее обращение.
41. Обращение граждан и документы, связанные с их
рассмотрением и разрешением, в том числе полученные на личном
приеме, а также документы о результатах рассмотрения замечаний и
предложений граждан, внесенных в книгу замечаний и предложений,
формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел
Министерства.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом
порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и
разрешению составляют в деле самостоятельную группу. Документы в
группе размещаются в хронологическом порядке (в соответствии с
последовательностью решения вопроса). Группа документов начинается с
обращения, затем следует документ-запрос (в случае присутствия его в
переписке), потом - документ-ответ, завершается группа документов
ответами гражданину и в вышестоящую контролирующую организацию (в
случае необходимости).
При формировании дел проверяются правильность направления
документа в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные
обращения граждан, а также неполные и неправильно оформленные
документы подшивать в дела запрещается.
Формирование и хранение дел у исполнителей не допускается.
42. Срок хранения документов по обращениям граждан - 5 лет (в
случае неоднократного обращения - 5 лет после последнего
рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке может
быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном
хранении соответствующих обращений граждан.
43. Дела по обращениям граждан передаются в архив Министерства
через год после завершения делопроизводства по ним.
44. По истечении установленного срока хранения обращения
граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат
уничтожению в порядке, определенном Комитетом по архивам и
делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.
45. Управление нормативно-правового обеспечения и кадровой
работы, подведомственные Министерству организации систематически
анализируют и обобщают обращения граждан в целях выявления и
устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом
интересов граждан, совершенствования работы с обращениями граждан.
|
