Постановление ГОСУДАРСТВЕННОГО ТАМОЖЕННОГО КОМИТЕТА
РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
16 августа 2004 г. № 70
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ РАССМОТРЕНИЯ
В ГОСУДАРСТВЕННОМ ТАМОЖЕННОМ КОМИТЕТЕ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
ПИСЬМЕННЫХ И УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
-----------------------------------------------------------
Утратило силу постановлением Государственного таможенного
комитета от 27 июля 2005 г. № 51 (зарегистрировано в
Национальном реестре - № 8/13002 от 11.08.2005 г.)
На основании Закона Беларуси от 6 июня 1996 года "Об
обращениях граждан", постановления Кабинета Министров Республики
Беларусь от 1 октября 1996 г. № 643 "Об утверждении Положения о
порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан",
руководствуясь положениями Директивы Президента от 11 марта 2004 г.
№ 1 "О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины",
и в целях совершенствования работы с письменными и устными
обращениями граждан Государственный таможенный комитет Республики
Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке рассмотрения в
Государственном таможенном комитете Республики Беларусь письменных и
устных обращений граждан.
2. Начальникам управлений и самостоятельных отделов
Государственного таможенного комитета Республики Беларусь:
2.1. организовать изучение Инструкции о порядке рассмотрения в
Государственном таможенном комитете Республики Беларусь письменных и
устных обращений граждан с сотрудниками и обеспечить выполнение
содержащихся в ней требований;
2.2. систематически анализировать состояние работы с
обращениями граждан, принимать меры по ее совершенствованию и
обеспечению при этом законных интересов граждан.
3. Настоящее постановление вступает в силу после его
официального опубликования.
Председатель А.Ф.Шпилевский
УТВЕРЖДЕНО
Постановление
Государственного
таможенного комитета
Республики Беларусь
16.08.2004 № 70
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке рассмотрения в Государственном таможенном комитете
Республики Беларусь письменных и устных обращений граждан
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инструкция о порядке рассмотрения в Государственном
таможенном комитете Республики Беларусь письменных и устных
обращений граждан (далее - Инструкция) разработана в соответствии с
Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года "Об обращениях
граждан" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г.,
№ 21, ст.376), постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь
от 1 октября 1996 г. № 643 "Об утверждении Положения о порядке
ведения делопроизводства по обращениям граждан" (Собрание указов
Президента и постановлений Кабинета Министров Республики Беларусь,
1996 г., № 27, ст.724) и другими нормативными правовыми актами
Республики Беларусь.
2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения и
ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан (далее - обращения граждан) в Государственном таможенном
комитете Республики Беларусь (далее - ГТК) и обязательна для
исполнения должностными лицами ГТК.
3. Делопроизводство по обращениям граждан в ГТК ведется
отдельно от других видов делопроизводства отделом документационного
обеспечения организационно-инспекторского управления (далее - ОДО).
4. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции
сотрудниками структурных подразделений ГТК возлагается на ОДО.
5. Руководители структурных подразделений ГТК:
поручают подчиненным изучение вопросов, затронутых в обращениях
граждан, и дают в этой связи необходимые указания;
организуют систематический анализ работы с обращениями граждан
с целью выяснения причин, являющихся основанием для жалоб, и
принятия мер по их устранению;
организуют контроль за сроками и качеством исполнения обращений
граждан;
организуют информирование граждан о результатах рассмотрения
обращений, в том числе о продлении сроков их исполнения;
знакомят вновь принятых сотрудников с содержанием настоящей
Инструкции.
6. Должностные лица ГТК, виновные в неправомерном отказе в
рассмотрении обращения, нарушении без уважительных причин сроков
рассмотрения обращения, принятии решения, противоречащего
законодательству Республики Беларусь, разглашении сведений, ставших
известными в связи с рассмотрением обращения, если это ущемляет
права и законные интересы граждан, в преследовании граждан и членов
их семей за подачу в установленном порядке обращения, несут
ответственность в соответствии с законодательством Республики
Беларусь.
ГЛАВА 2
РЕГИСТРАЦИЯ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
7. Все поступающие письменные обращения граждан принимаются ОДО
в день их поступления и подлежат обязательной регистрации.
8. Регистрация письменных обращений граждан осуществляется в
компьютерной форме путем занесения данных о документе в электронную
карточку с последующей корректировкой введенной информации в ходе
работы по рассмотрению обращения.
9. Регистрационный штамп, в котором указываются входящий номер
(индекс) и дата регистрации обращения, проставляется в правом нижнем
углу первой страницы.
Если расположение авторского текста не позволяет поместить
штамп в указанном месте, то допускается располагать его на другом
свободном от текста месте этой страницы обращения.
10. Регистрационный индекс письменных обращений граждан состоит
из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего
обращения (например, П-1), а коллективных и анонимных обращений - из
букв "Кол" и "Ан", иностранцев - "Ин", проставляемых после
порядкового регистрационного номера (например, 3-Ин).
11. Регистрация обращений граждан, поступивших на иностранных
языках, производится после перевода их на русский язык. Перевод
осуществляется в трехдневный срок отделом международного права и
сотрудничества договорно-правового управления ГТК.
12. Повторным обращениям граждан при их поступлении
присваивается очередной регистрационный индекс, а в графе
"Примечание" электронной карточки указываются регистрационные номера
предыдущих обращений. В правом верхнем углу повторных обращений
граждан и на регистрационно-контрольных карточках ставится отметка
"Повторное".
Повторным является обращение, которое направлено в ГТК от
одного и того же лица по одному и тому же вопросу.
13. Повторное обращение, в котором не приводятся новые доводы
или вновь открывшиеся обстоятельства, проверке не подлежит, если по
нему имеются исчерпывающие материалы проверок и гражданину дан ответ
в установленном порядке. При этом гражданину сообщается, что
повторное обращение безосновательно, и переписка с ним
прекращается.
Решение о прекращении переписки в таких случаях принимает
Председатель ГТК или его заместители.
14. Обращения одного и того же лица по одному и тому же
вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для
рассмотрения в ГТК, учитываются под регистрационным индексом первого
обращения с добавлением дополнительного порядкового номера,
проставляемого через дефис (например, Д-4-1, Д-4-2, Д-4-3).
15. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех
случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или
когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени
отправления и получения обращения.
16. Именные пакеты с пометкой "Лично" учитываются в журнале
учета корреспонденции с пометкой "Лично". На таких конвертах
проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и
ставится учетный номер по журналу. Конверты с пометкой "Лично"
вручаются адресату под роспись в журнале учета корреспонденции с
пометкой "Лично". Если после вскрытия адресатом пакета в нем
окажутся обращения граждан, они передаются для регистрации в общем
порядке.
17. Письменные обращения, полученные от граждан на личном
приеме, подлежат регистрации в общем порядке.
18. При поступлении обращений граждан из Администрации
Президента Республики Беларусь, Совета Министров Республики
Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, средств
массовой информации, республиканских органов государственного
управления и иных организаций в электронную карточку вносятся
реквизиты сопроводительного письма или поручения (адресат, номер и
дата сопроводительного письма).
19. Обращения граждан, направленные в ГТК республиканскими
органами государственного управления, требующими сообщить результаты
рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. Если поступившее
обращение взято на особый контроль по решению руководства ГТК, то в
резолюции руководителем проставляется знак контроля "К" или
указывается срок исполнения. На особый контроль берутся также
обращения граждан, содержащие информацию о неправомерных действиях
сотрудников таможенных органов, нарушении ими норм служебной этики.
На обращениях, взятых на особый контроль, в правом верхнем углу
проставляется штамп "Контроль".
ГЛАВА 3
ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
20. Письменное обращение должно содержать подпись гражданина с
указанием фамилии, имени, отчества, данные о месте жительства или
работы (учебы), изложение сути обращения. Обращения, которые не
включают в себя таких сведений, признаются анонимными и рассмотрению
не подлежат, за исключением тех, в которых содержится информация о
готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.
21. После регистрации обращения граждан передаются на
рассмотрение руководству ГТК согласно распределению обязанностей
между Председателем и заместителями Председателя ГТК.
22. Рассмотрение поступивших обращений должно быть оперативным
и целенаправленным.
23. Повторные обращения передаются на рассмотрение руководству
с регистрационными карточками предыдущих обращений.
24. Обращения одного и того же лица по одному и тому же
вопросу, поступившие для рассмотрения в ГТК от различных адресатов,
передаются исполнителю, рассматривающему первое обращение.
25. Результаты рассмотрения обращений руководством ГТК
отражаются в форме резолюции.
26. Обращения передаются в структурные подразделения под
роспись в регистрационно-контрольной карточке по форме согласно
приложению 1, которая помещается в контрольную картотеку.
27. Срок рассмотрения обращений исчисляется в календарных днях
со дня поступления его в ГТК.
Обращение должно быть рассмотрено не позднее одного месяца со
дня его поступления, а не требующие дополнительного изучения и
проверки - не позднее 15 дней, если иной срок не предусмотрен
законодательными актами Республики Беларусь.
В случаях, когда для разрешения вопросов, поставленных в
обращении, необходимо проведение специальной проверки, запроса
дополнительных материалов, сроки работы с таким обращением могут
быть в порядке исключения продлены Председателем ГТК или его
заместителями, но не более чем на два месяца, с обязательным
уведомлением об этом гражданина.
28. В случае направления запроса о представлении документов или
иной информации, необходимой для рассмотрения обращения, в таможню
данный запрос должен быть исполнен таможней в десятидневный срок,
если иной срок не указан в запросе.
29. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения
должностным лицам тех таможен, решения, действия или бездействие
которых обжалуются.
30. Если поступившие в ГТК обращения граждан не относятся к его
компетенции, то эти обращения в пятидневный срок направляются по
принадлежности с обязательным уведомлением об этом гражданина и
указанием причин, по которым не представляется возможным дать
ответ.
31. На устные обращения граждан, поступающие по телефону,
касающиеся вопросов таможенного законодательства, за исключением
информации о действующих опубликованных нормативных правовых актах,
или обжалования действий должностных лиц таможенных органов,
информация не предоставляется.
Устные обращения граждан могут быть рассмотрены только на
личном приеме.
32. Ответы на обращения граждан печатаются на бланке ГТК и
подписываются руководством ГТК. В случае, когда заявитель не требует
письменного ответа, на самом обращении и в электронной карточке
делается запись, что ответ дан в устной форме, за подписью
должностного лица, рассматривавшего обращение, и указанием даты.
33. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены
все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и
даны исчерпывающие ответы.
34. На разрешенных обращениях граждан должна быть запись:
"Исполнено, в дело", отметка о характере принятого решения:
"Удовлетворено", "Отказано", "Разъяснено", а также дата и личная
подпись должностного лица, направившего документ в дело.
35. Вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращения
заносится в электронную регистрационную карточку.
ГЛАВА 4
ОТПРАВКА ОТВЕТОВ ГРАЖДАНАМ, ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
36. Обращения граждан после их разрешения исполнителями со
всеми относящимися к ним материалами (в том числе и с копиями
промежуточных ответов) возвращаются лицу, осуществляющему
регистрацию обращений граждан. Хранение обращений граждан, на
которые даны ответы, у исполнителей не допускается.
37. Передаваемые в ОДО материалы по каждому обращению должны
быть сформированы в хронологическом порядке.
38. В случае необходимости перевода текста ответа на
иностранный язык организацией такого перевода занимается
ответственный исполнитель.
39. В ОДО проверяется правильность оформления ответов гражданам
(адрес, приложения, подпись и комплектность материалов), документы
упаковываются в конверты, которые передаются в почтовое отделение,
вносятся отметки в электронные регистрационные карточки. Ответы, к
которым прилагаются важные личные документы гражданина, отправляются
заказными письмами.
40. Всей исходящей переписке по обращениям граждан (ответ,
промежуточные запросы) присваивается входящий регистрационный индекс
обращения.
41. Информация о дате исполнения обращения, а также отметка о
характере принятого решения заносится ответственным за ведение
делопроизводства по обращениям граждан в регистрационно-контрольную
карточку, которая изымается из контрольной картотеки и со всеми
отметками помещается в справочную картотеку.
42. Обращения граждан, копии ответов на них, завизированные
должностными лицами, указанными в резолюции руководителя, и
документы, связанные с подготовкой ответа, формируются в
номенклатурное дело ГТК "Обращения граждан и документы по их
рассмотрению". При несоответствии копии ответа подписанному
оригиналу исполнитель делает ксерокопию с подписанного оригинала
ответа.
43. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке
их поступления. Каждое обращение и все относящиеся к нему документы
составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в
хронологической последовательности, причем в переписке
документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. В случае
получения повторного обращения или появления дополнительных
документов они подшиваются к первой группе документов.
44. Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно
оформленные документы в дела не подшиваются, они возвращаются к
исполнителю на доработку.
45. Обращения граждан, неразрешенные по причине непредставления
гражданином в течение месяца запрашиваемых дополнительных
документов, помещаются в дело с пометкой о причине неразрешения
обращения за подписью начальника управления или самостоятельного
отдела. При поступлении в последующем таких документов обращение
изымается из дела и передается исполнителю для рассмотрения и
разрешения.
46. Обращения граждан хранятся в течение 5 лет (в случае
неоднократного обращения 5 лет с даты последнего обращения).
Обращения граждан, которые содержат существенные замечания или
предложения по улучшению деятельности таможенных органов, после
рассмотрения на заседании центральной экспертной комиссии ГТК
допускается оставлять на постоянное хранение. Остальные документы по
обращениям граждан после истечения указанного срока хранения
подлежат уничтожению по акту после рассмотрения этого вопроса на
центральной экспертной комиссии ГТК. Уничтожение включенных в акт
документов и дел производится после того, как описи на дела
постоянного хранения утверждены экспертно-методической комиссией
Национального архива Республики Беларусь за соответствующий период
времени.
ГЛАВА 5
ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ ГРАЖДАН
47. Личный прием граждан осуществляется Председателем ГТК,
заместителями Председателя ГТК, начальниками управлений и
самостоятельных отделов, их заместителями, другими уполномоченными
должностными лицами ГТК.
48. Прием граждан уполномоченными должностными лицами ГТК
осуществляется на их рабочих местах.
49. Графики приема посетителей, в которых указываются фамилии
должностных лиц, дни и часы приема граждан, вывешиваются в местах,
доступных для обозрения посетителей ГТК.
50. Прием граждан проводится в порядке очередности. Герои
Советского Союза и Беларуси, Герои Социалистического Труда, лица,
награжденные орденами Славы и Трудовой Славы трех степеней, депутаты
Палаты представителей и члены Совета Республики Национального
собрания Республики Беларусь, а также депутаты местных Советов,
инвалиды Великой Отечественной войны и инвалиды труда I и II группы,
беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне
очереди.
51. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности
разрешаются в ходе приема. В случаях, если устное обращение
гражданина не может быть разрешено непосредственно во время приема,
оно излагается им в письменной форме. Дальнейшие их учет,
регистрация и рассмотрение ведутся в установленном порядке,
определенном для письменных обращений. На таких обращениях
проставляется штамп "С личного приема".
52. Учет принятых на личном приеме граждан обращений и
результатов их рассмотрения производится в журнале учета посетителей
по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции.
53. Прием граждан Председателем ГТК, заместителями Председателя
ГТК организуют должностные лица организационно-инспекторского отдела
организационно-инспекторского управления.
Должностное лицо организационно-инспекторского отдела
организационно-инспекторского управления выясняет фамилию, имя и
отчество, место жительства, работы посетителя и предлагает изложить
существо вопроса, с которым тот обращается. Если обращение является
повторным, то перед началом беседы изучаются имеющиеся материалы.
Информация о посетителе, о сути обращения и о результатах его
рассмотрения вносится в журнал учета посетителей.
54. Лицо, осуществляющее личный прием граждан, руководствуясь
нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции вправе
принять одно из следующих решений:
удовлетворить обращение, сообщив посетителю порядок и срок
исполнения принятого решения;
отказать в удовлетворении обращения, разъяснив мотивы отказа и
порядок обжалования принятого решения;
принять письменное обращение, если поставленные посетителем
вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему
причины, по которым обращение не может быть разрешено в процессе
приема, порядок и срок его рассмотрения.
55. Если разрешение вопроса, с которым обратился гражданин, не
входит в компетенцию ГТК, то должностное лицо, осуществляющее прием,
разъясняет ему, в какую организацию следует обратиться, и по
возможности оказывает необходимое содействие в этом.
56. Руководство ГТК обязано обеспечить личный прием всех
обратившихся граждан в назначенный день.
ГЛАВА 6
КОНТРОЛЬ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ И РАЗРЕШЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН.
ОТЧЕТНОСТЬ
57. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан в ГТК
возлагается на ОДО, который ежеквартально и по итогам года
представляет Председателю ГТК отчет о динамике обращений граждан и
сроках их рассмотрения в ГТК и таможнях Республики Беларусь.
58. За 2 дня до истечения срока рассмотрения обращения
исполнитель информируется о приближении срока исполнения. Если
обращение не разрешено в установленный срок, то на следующий день
исполнитель предупреждается об этом.
59. Руководители структурных подразделений ГТК обеспечивают
контроль за качеством рассмотрения обращений граждан и соответствием
принимаемых по ним решений действующему законодательству.
60. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы,
с контроля не снимаются. Контроль прекращается только после
вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению
обращения.
61. Контроль за соблюдением установленного порядка рассмотрения
обращений граждан осуществляется как по регистрационно-контрольным
карточкам, так и путем проверки первичных документов. О случаях
нарушения этого порядка ОДО докладывает руководству ГТК.
62. Вопросы работы с обращениями граждан периодически
рассматриваются на оперативных совещаниях руководящего состава ГТК.
Приложение 1
к Инструкции о порядке
рассмотрения
в Государственном
таможенном комитете
Республики Беларусь
письменных и устных
обращений граждан
Регистрационно-контрольная карточка обращения
-------------------------------------------------------------------¬
¦ Регистрационно-контрольная карточка № ____ Контроль ¦
¦ ¦
¦Корреспондент ________________________ ¦
¦ (фамилия, имя, отчество) ¦
¦Исходящий № __________________________ Дата создания _____________¦
¦Вид документа ________________________ ¦
¦Входящий № ___________________________ Дата поступления __________¦
¦Название _________________________________________________________¦
¦Резолюция ________________________________________________________¦
¦Автор резолюции ______________________ Дата резолюции ____________¦
¦Исполнитель __________________________ ¦
¦Дата получения _______________________ Срок исполнения ___________¦
¦Дата переноса ________________________ Исполнено _________________¦
¦Исходящий № __________________________ Номер дела ________________¦
¦Отметка об исполнении ________________ ¦
L-------------------------------------------------------------------
Приложение 2
к Инструкции о порядке
рассмотрения
в Государственном
таможенном комитете
Республики Беларусь
письменных и устных
обращений граждан
Журнал учета посетителей
----------T-------T--------T-------T-------T----------T---------T------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Фамилия, ¦ ¦Отметка о ¦
¦ ¦ ¦Фамилия,¦ ¦Краткое¦инициалы и¦Отметка о¦принятии ¦
¦Регистра-¦Дата ¦имя, ¦Адрес ¦содер- ¦должность ¦результа-¦письменного ¦
¦ционный ¦приема ¦отчество¦посети-¦жание ¦лица, ¦тах ¦обращения ¦
¦номер ¦посети-¦посети- ¦теля ¦устного¦проводив- ¦приема ¦(регистраци-¦
¦ ¦теля ¦теля ¦ ¦обраще-¦шего ¦(принято ¦онный номер ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ния ¦прием ¦решение) ¦и дата) ¦
+---------+-------+--------+-------+-------+----------+---------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+---------+-------+--------+-------+-------+----------+---------+------------+
|
